NIVEL DE IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS

DENTRO DEL MARCO CONCEPTUAL DE UNA EMPRESA

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia
del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el
control oportunamente, así como también conocer al final del periodo un estado confiable de la situación
económica. Es útil mantener los inventarios en las empresas porque, se tiene en cuenta la capacidad de
predicción con el fin de planear la capacidad y establecer un cronograma de producción, también
fluctuaciones en la demanda ósea una reserva de inventarios a la mano que supone protección,
inestabilidad de los suministros, protección de precios, descuentos por cantidad, menores costos de
pedidos.

Dentro de este contexto, surge el control interno, determinado como un factor clave para lograr un
adecuado manejo corporativo del negocio, pues proporciona la seguridad respecto al logro de los objetivos
y metas trazadas dentro del marco de la eficiencia, eficacia y economía; éstos se constituyen como los tres
pilares que sostienen y resguardan los recursos y bienes de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios, para su
continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para el funcionamiento
acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la demanda,
consecuentemente el objetivo primordial del Control de inventarios es determinar el nivel más económico
de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

En este sentido, los activos corrientes más importantes en el balance general de la mayoría de las
compañías son el efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios. De estos tres el inventario por lo
general es el más valioso. La venta de mercancía a un precio mayor del costo proporciona a las empresas
la principal fuente de utilidades. Si la producción y entrega fuera instantánea, no habría necesidad de
inventarios salvo como una protección en los cambios de precios.

Debido a la materialidad de este activo, un error en su evaluación puede ocasionar una distorsión de
alta incidencia en la situación financiera y en la determinación de los resultados de las operaciones.
Entonces, proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos a
disposición en el momento indicado para así evitar aumento de costos perdidos de los mismos,
permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa a las cuales deben permanecer
completamente adaptado. Por ello la gestión de inventarios debe ser cuidadosamente controlada y
vigilada.

Un adecuado manejo de inventarios depende de la eficiencia en el registro, rotación y evaluación de

los mismos; ya que a través de todo este proceso determinamos los resultados (utilidades o pérdidas) de
una manera razonable, pudiendo así de esta manera establecer la situación financiera de la empresa y las
medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situación.

1. ASPECTOS TEÓRICOS DEL CONTROL INTERNO Y SU RELACIÓN CON LOS

INVENTARIOS.

Para iniciar este enfoque se cita a (Estupiñan 2012, p21.) quien plantea que el control “es el proceso
para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas
correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.” En tanto
(Kirschenbaum, Mangulan, 2004) sostienen que el control interno es la base donde descansan las
actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución,
financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno. El control interno es un
proceso realizado por la junta directiva, la gerencia y demás personal de la entidad, basado en el
establecimiento de estrategias para toda la empresa, diseñadas para identificar eventos potenciales que
puedan afectar a la entidad.

El manejo contable del inventario permite a la empresa poder ejercer control oportuno sobre él,
como también poder contar con una información tanto en cualquier momento como al final del período
contable real, confiable, transparente de la situación económica de la empresa. (Indira López • 14 de Julio
de 2016).

Según la investigación de Edgar Tovar (Venezuela “AUDITOOL” Red Global de Conocimientos en

Auditoría y Control Interno) El control interno es aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos
de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos
departamentos o centros operativos.

El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente, no

solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia
que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las
siguientes ventajas:

 Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios
 Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
 Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
 Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios
  Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.

Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de vista: Control
Operativo y Control Contable.

El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto en términos
cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control empieza a ejercerse con
antelación a las operaciones mimas, debido a que si compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el
nivel de los inventarios. A este control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo.

El control preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando acumulación
excesiva.

La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la eficiencia del control
preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción correctiva. No hay que olvidar que los
registros y la técnica del control contable se utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.

Se destaca la información planteada por Luis Alberto Cámara, socio Director de PKF México, 09
Agosto de 2009. La correcta administración del nivel de los inventarios puede ser un factor de éxito o
fracaso de una empresa. Haciendo un paralelismo entre una empresa y el cuerpo humano, el dinero en
efectivo es como el oxígeno que proporciona el elemento procesador de energía para los órganos, pero los
inventarios son el alimento en sí, sin los cuales el cuerpo simplemente va muriendo. Los dos elementos
son importantes, y uno no puede existir sin el otro. La empresa necesita de las materias primas e insumos
para poder procesar, convertirlo en producto terminado y venderlo, es decir operar su objetivo.

Los procesos típicos en la administración de los inventarios son: compras, recepción, administración
de la existencia, consumos, control de la producción y salida para su venta. Dentro de los controles de
compra de materia prima e insumos, los siguientes riesgos y controles son los más comunes:

Figura 1.Controles de compra

Riesgo

No llevar a cabo la compra con oportunidad, Comprar a un precio por encima del valor Encarecer la adquisición por pagos indebidos y
comprar por debajo de las necesidades o en justo de mercado. comisiones ocultas.
exceso.
 Figura 2. Controles de recepción.

Riesgo Control

Verificación por parte de personal de control de calidad de las

Recibir materiales con cantidades, especificaciones o calidades
cantidades y características del material recibido. En su caso
diferentes a las ordenadas
rechazar, devolver al proveedor y documentar el rechazo.

Registro del material en el sistema de administración del

No registrar apropiadamente el tipo y cantidad del material
inventario y verificación independiente de la recepción del
recibido.
material.

Valuación incorrecta del material en los sistemas de

Registro en el sistema y supervisión del mismo por personal de un
información de la empresa.
área diferente a la que recibe y custodia el almacén.

Fuente: Elaboración Propia (2017)

Figura 3. Controles de administración de la existencia:

Acceso restringido al área de almacenes,

Riesgo Control registro de entradas y salidas tanto de
Pérdida por robo o extravío del material personas como de materiales.
en el almacén.
Conteo físico del inventario regular por lo menos una
vez al año, análisis, investigación y control de las
diferencias y explicación de las mismas. Supervisión de
Pérdida de control sobre la existencia en este proceso por un área diferente a la de custodia de
el almacén. los materiales.

Seguimiento por lo menos mensual al nivel de las

Pérdida de valor de los materiales por existencias y antigüedad de los materiales. Autorización
deterioro o lento movimiento independiente por un nivel adecuado de las
disposiciones o destrucciones del material obsoleto o
dañado

Fuente: Elaboración Propia (2017)

Figura 4. Control de
producción
Riesgo Control
Uso excesivo de materias primas o Utilización de fórmulas de
insumos en la producción, desperdicio
preparación, órdenes o planes de
por arriba de él estándar aceptable, bajo
nivel de producción en relación con los producción con las especificaciones
materiales utilizados. precisas de utilización de las materias

Fuente: Elaboración Propia (2017)

 Figura 5. Consumos de materias primas y salidas para venta:

Control para consumos Control para Ventas

Riesgo
Todas las salidas deben estar autorizadas y todas las salidas deben de
Salidas de inventarios no registradas en el sistema de inventarios. corresponder a un
autorizadas pedido/remisión/factura a un
cliente válido.

Fuente: Elaboración Propia (2017)

1.1. Análisis de las Actividades de control.

Según explica (Perdomo 2008) las actividades de control deben encontrarse integradas dentro del
proceso de la evaluación de riesgos. Una vez que los riesgos hayan sido analizados, la administración
desarrollará actividades de control que deben ser realizadas apropiada y oportunamente. Se aseguran que
se tomen las acciones necesarias para cubrir los riesgos que afecten el logro de los objetivos.

Las actividades de control ocurren a lo largo de la organización, en todos los niveles y todas las
funciones, incluyendo los procesos de aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
revisión de actuación operativa, etcétera. Las actividades de control se clasifican como sigue: controles
preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales o de usuario, controles de
cómputo o de tecnología de información y controles administrativos.

Cualquiera que sea el esquema de clasificación utilizado, las actividades de control deben ser las
apropiadas para minimizar los riesgos. Existe una gama y una variedad de actividades de control
específica que los empleados realizan cada día para asegurarse de que la compañía se adhiera a los planes
de acción y al aseguramiento con respecto al logro de los objetivos.

Continuando con el ejemplo anterior en la evaluación de riesgos identificamos como problemas a la

corriente del niño como un riesgo externo así como al riesgo físico de extravío y/o hurto de alguna
existencia en almacén. Frente a ello las actividades de control que implemente la gerencia, en opinión de
(Ariza& Villasmil 2014) puede ser que anualmente antes de la temporada del niño se tenga como
procedimiento realizar la actividad de medición de impacto y poder prever y tener contingencias y así
cumplir con un control preventivo.
 En lo que respecta al control físico de las existencias la actividad de control será que se tenga bien
documentado y aprobado cualquier ingreso y salida de la misma como control preventivo y la toma de
inventarios como un control correctivo.

Debemos tener presente los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a
muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida
que los mismos se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Todos estos controles que
abarcan, desde el procedimiento para desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta
la operación de un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de costos
de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios, las funciones generales son:
Planeamiento, compra u obtención, recepción, almacenaje, producción, embarques y contabilidad.

Hoy en día, a que los registros y controles de los inventarios según (Márquez 2011) se suelen llevar
aplicando sistemas computarizados, que son más fiables, pocas empresas paralizan sus operaciones una
vez al año para la toma de inventarios, pues es más confiable y se detecta mejor cualquier anomalía si
estos se realizan en forma continua durante todo el año. se sugiere que se tome inventario físico:

a) Cuando se realice la solicitud de compras para cualquier tipo de artículo, pues en ese momento suelen
estar en su cantidad mínima y le será más fácil y rápido el conteo.

b) Divida el almacén en diferentes secciones y ordene que se tomen inventarios físicos rotativos y
esporádicos debidamente planeados.

c) Para los artículos críticos por su valor, por su influencia en la producción o ventas y dependiendo del
índice de rotación de los mismos ordene la toma de inventarios con mayor frecuencia que el resto de los
artículos.

1.2. Control contable de inventarios.

A este respecto, (López 2011) sostiene que Mediante el establecimiento del sistema de inventario
perpetuo, que descansa en tres cuentas del libro mayor, denominadas: almacén, costo de ventas y ventas ,
en este ámbito, la cuenta de almacén tiene el carácter de colectiva, y su saldo es analizado por subcuentas,
una para clase de artículo, formando el auxiliar de almacén con tarjetas, hojas sueltas, disco o cinta
magnética donde se registran todas las entradas, salidas y
existencias de casa clase de artículo, tanto en unidades como en importes a precio de costo, ahora bien, la
suma de saldos de la subcuentas del auxiliar de almacén, será igual al saldo global de la cuenta de mayor
“Almacén”; cualquier discrepancia se investiga y corrige.

En cuanto al Ambiente de control, este se determina por Aspectos que son particularmente significativos
al examinar los inventarios y el costo de los productos vendidos, entre ellos están:
1. Compromiso con la competencia y políticas y prácticas de recursos humanos, ayudan a garantizar
que se asigne al personal calificado y capacitado la responsabilidad de comprar bienes y servicios, de
recibirlos y almacenarlos. El compromiso con la competencia del personal de la planta contribuye a
garantizar que el proceso de manufactura sea eficaz y eficiente y que se lleva a cabo las actividades
obligatorias de control.

2. Integridad y valores éticos, las compras y los desembolsos en efectivo son las actividades que
ofrecen gran oportunidad de que los empleados, los mismo que los ejecutivos- cometan fraude. La
comunicación de la integridad y de los valores éticos de estos últimos contribuye a dos cosas: los
desembolsos se destinan a bienes autorizados y legítimos que se reciben en realidad; la contabilidad de la
compras es correcta.

3. Estructura organizacional y asignación de autoridad y de responsabilidad. El control interno

mejora cuando la estructura organizacional del cliente es apropiada, cuando los niveles de autoridad y de
responsabilidad en las actividades de compra y producción se comunican con toda claridad. Es muy
importante que el personal encargado de comprar, de recibir y de producir conozca su responsabilidad
referente a aplicar los controles.

1.2.1. Evaluación del riesgo. El riesgo de error material en los estaos financieros disminuye cuando los
ejecutivos evalúan y administran los riesgos relacionados con la compra y con la producción de bienes y
servicios ente los aspectos que les interesan figuran los siguientes:

1) disponibilidad de una oferta de bienes, de servicios y de mano de obra calificada;

2) estabilidad de precios y tarifas salariales;

3) generación de suficiente flujo de efectivo para pagar las compras;

4) cambios en la tecnología que afectan a los procesos de manufactura;

5) obsolescencia del inventario.

1.2.2. Monitoreo. Los controles de monitores del ciclo de compras incluyen el establecimiento de un
proceso formal para obtener retroalimentación de los proveedores, entre otras cosas sus quejas referentes
al pago. Uno de los controles del ciclo de producción consiste en que los supervisores de producción
observen la ejecución de varias actividades y funciones, así como evaluaciones de calidad y del
desempeño. También los gerentes deberían tener un proceso formal para atender las recomendaciones de
los auditores internos, tendientes a mejorar las funciones de compra y de producción, lo mismo que las
actividades respectivas de control.

Cabe destacar que el objetivo de la gestión de los inventarios para (Hugos 2003), es mantener una
estabilidad en la disponibilidad de productos, lo cual no significa mantener altos niveles de inventario,
sino que se debe balancear el inventario para lograr bajos niveles que garanticen alto nivel de servicio al
cliente.

Aunado a ello se hace referencia lo planteado por Vieira y Roux (2012), quienes manifiestan que
existen 3 interrogantes que son fundamentales para el éxito en las operaciones logísticas, que son: ¿Cómo
definir el desempeño logístico?, ¿cómo medir los resultados? y ¿qué acciones de mejora deben ser
implementadas?

En este sentido, para dar respuesta a estas interrogantes generalmente existen 2 tipos de acciones: el
diagnóstico y la auditoría, siendo la diferencia fundamental entre éstas que el diagnóstico es ampliamente
utilizado y permite determinar fortalezas y debilidades sin tener necesariamente un referente previamente
establecido, mientras que la auditoría utiliza referentes previamente establecidos como normas,
procedimientos, reglamentos, buenas prácticas entre otros; para poder comparar lo auditado con un
requisito determinado.

3. CONCLUSION

Como conclusión es necesario resaltar y recordar que El sistema de control interno en las
organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la
eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades
básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la
empresa que aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las
mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles
se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos
coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos,
verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia,
productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la
gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son
importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de
afinar su funcionabilidad dentro de la organización.

El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administración de empresas

debido a que es un componente fundamental de la productividad. Si se mantienen inventarios demasiado
altos, el costo podría llevar a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un
inventario "parado" inmoviliza recursos que podrían ser mejor utilizados en funciones más productivas de
la organización.