Aplicación de Tablas de Retención Documental

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.
ENSAYO.
La aplicación de tablas de retención documental es una práctica fundamental
para la gestión documental en cualquier organización. La tabla de retención
documental es una herramienta que permite identificar los documentos que se
generan en una entidad, establecer los plazos de conservación y disposición
final, y definir las acciones que se deben tomar para su gestión y conservación.
La tabla de retención documental es un instrumento de control archivístico que
permite a las entidades públicas y privadas cumplir con las obligaciones legales
en materia de gestión documental y garantizar la protección de los derechos de
los ciudadanos y el patrimonio documental del país.
La aplicación de tablas de retención documental permite a las entidades
públicas y privadas establecer criterios claros y objetivos para la gestión
documental, lo que facilita la identificación y localización de los documentos,
reduce los tiempos y costos de búsqueda y recuperación de información, y
mejora la eficiencia y eficacia en la toma de decisiones.
Además, la aplicación de tablas de retención documental permite a las
entidades públicas y privadas cumplir con las obligaciones legales en materia
de transparencia y acceso a la información pública, ya que los ciudadanos
pueden solicitar información pública sobre los documentos que se generan en
una entidad.
La aplicación de tablas de retención documental también es fundamental para
la preservación del patrimonio documental del país, ya que permite identificar
los documentos que tienen valor histórico, cultural, jurídico o administrativo,

establecer los plazos de conservación y disposición final, y definir las acciones
que se deben tomar para su gestión y conservación.
Un ejemplo de aplicación de tablas de retención documental en una entidad
pública encargada de la gestión de recursos humanos. En esta entidad, se
generan diferentes tipos de documentos relacionados con la gestión del
personal, tales como contratos laborales, hojas de vida, evaluaciones de
desempeño, nóminas, entre otros.
Para aplicar una tabla de retención documental en esta entidad, se debería
identificar cada uno de los tipos de documentos que se generan y establecer su
plazo de conservación y disposición final. Por ejemplo, los contratos laborales
podrían tener un plazo de conservación de 10 años después de la terminación
del contrato, mientras que las hojas de vida podrían tener un plazo de
conservación de 5 años después de la última actualización.
Una vez establecidos los plazos de conservación y disposición final, se
deberían definir las acciones que se deben tomar para su gestión y
conservación. Por ejemplo, los documentos que ya no tienen valor
administrativo o legal deberían ser eliminados según las normas establecidas
en la tabla de retención documental, mientras que los documentos que tienen
valor histórico o cultural deberían ser transferidos a un archivo histórico o a una
entidad encargada de su preservación.
La aplicación de una tabla de retención documental en esta entidad permitiría
mejorar la eficiencia y eficacia en la gestión documental, reducir los tiempos y
costos de búsqueda y recuperación de información, cumplir con las

obligaciones legales en materia de gestión documental y transparencia, y
preservar el patrimonio documental del país.
En conclusión, la aplicación de tablas de retención documental es una práctica
fundamental para la gestión documental en cualquier organización. La tabla de
retención documental es una herramienta que permite identificar los
documentos que se generan en una entidad, establecer los plazos de
conservación y disposición final, y definir las acciones que se deben tomar para
su gestión y conservación. La aplicación de tablas de retención documental
permite mejorar la eficiencia y eficacia en la toma de decisiones, cumplir con
las obligaciones legales en materia de transparencia y acceso a la información
pública, y preservar el patrimonio documental del país.
Referencias bibliográficas
https://imety.edu.co/wp-content/uploads/2015/12/1.-DO-GD-01-MINI-MANUAL.pdf
https://sena.territorio.la/content/index.php/institucion/Complementaria/institution/SENA/
Finanzas/51130034_1/Contenido/DocArtic/material_formacion_2.pdf

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APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

La aplicación de tablas de retención documental es una práctica fundamental

para la gestión documental en cualquier organización. La tabla de retención

documental es una herramienta que permite identificar los documentos que se

generan en una entidad, establecer los plazos de conservación y disposición

La tabla de retención documental es un instrumento de control archivístico que

en materia de gestión documental y garantizar la protección de los derechos de

los ciudadanos y el patrimonio documental del país.

La aplicación de tablas de retención documental permite a las entidades

públicas y privadas establecer criterios claros y objetivos para la gestión

documental, lo que facilita la identificación y localización de los documentos,

reduce los tiempos y costos de búsqueda y recuperación de información, y

mejora la eficiencia y eficacia en la toma de decisiones.

Además, la aplicación de tablas de retención documental permite a las

entidades públicas y privadas cumplir con las obligaciones legales en materia

de transparencia y acceso a la información pública, ya que los ciudadanos

pueden solicitar información pública sobre los documentos que se generan en

La aplicación de tablas de retención documental también es fundamental para

la preservación del patrimonio documental del país, ya que permite identificar

los documentos que tienen valor histórico, cultural, jurídico o administrativo,

que se deben tomar para su gestión y conservación.

Un ejemplo de aplicación de tablas de retención documental en una entidad

pública encargada de la gestión de recursos humanos. En esta entidad, se

generan diferentes tipos de documentos relacionados con la gestión del

personal, tales como contratos laborales, hojas de vida, evaluaciones de

desempeño, nóminas, entre otros.

Para aplicar una tabla de retención documental en esta entidad, se debería

identificar cada uno de los tipos de documentos que se generan y establecer su

plazo de conservación y disposición final. Por ejemplo, los contratos laborales

podrían tener un plazo de conservación de 10 años después de la terminación

conservación de 5 años después de la última actualización.

Una vez establecidos los plazos de conservación y disposición final, se

deberían definir las acciones que se deben tomar para su gestión y

conservación. Por ejemplo, los documentos que ya no tienen valor

administrativo o legal deberían ser eliminados según las normas establecidas

en la tabla de retención documental, mientras que los documentos que tienen

valor histórico o cultural deberían ser transferidos a un archivo histórico o a una

entidad encargada de su preservación.

La aplicación de una tabla de retención documental en esta entidad permitiría

mejorar la eficiencia y eficacia en la gestión documental, reducir los tiempos y

costos de búsqueda y recuperación de información, cumplir con las

preservar el patrimonio documental del país.

En conclusión, la aplicación de tablas de retención documental es una práctica

fundamental para la gestión documental en cualquier organización. La tabla de

retención documental es una herramienta que permite identificar los

documentos que se generan en una entidad, establecer los plazos de

su gestión y conservación. La aplicación de tablas de retención documental

permite mejorar la eficiencia y eficacia en la toma de decisiones, cumplir con

las obligaciones legales en materia de transparencia y acceso a la información

pública, y preservar el patrimonio documental del país.

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