INDUCCIÓN

Etapas del proceso de inducción

1. Inducción general o inducción a la organización
En esta primera etapa del proceso de inducción, se debe brindar toda la
información general de la empresa que se considere relevante para el
conocimiento y desarrollo del cargo (dependiendo de este, se profundizará en
algunos aspectos específicos), considerando la organización como un sistema.
Sin embargo, es importante considerar que todo el personal de la empresa son
vendedores o promotores (directos o indirectos) de la misma, lo cual hace que sea
fundamental una orientación de todos hacia una misma imagen corporativa.
En esta etapa se deberá presentar, entre otra, la siguiente información:
 Estructura (organigrama) general de la compañía, historia, misión, visión,
valores corporativos, objetivos de la empresa, principales accionistas y
dimensión o tamaño de la empresa (ventas en pesos o toneladas al año).
 Presentación del video institucional y charla motivacional.
 Productos, artículos y servicios que produce la empresa, sectores que
atiende y su contribución a la sociedad.
 Certificaciones actuales, proyectos en los que está trabajando la empresa y
planes de desarrollo.
 Aspectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, horarios de trabajo,
tiempos de alimentación y marcaciones, prestaciones y beneficios, días de
pago, de descanso y vacaciones entre otros).
 Programas de desarrollo y promoción general del personal dentro de la
organización.
 Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo.
 Los sistemas de retribución, reglamentos, régimen disciplinario y otros
aspectos de interés institucional, que sean pertinentes para el caso.
 Varios (Vigilancia y seguridad interna, dotación general, ubicación de baños,
comedor y vistieres, salidas de emergencia y otros).
 Políticas y compromiso de la gerencia o de la dirección de la empresa con
la salud y la seguridad, y capacitación general en salud ocupacional y
seguridad industrial.
 Sobre este último punto, es importante resaltar que la salud ocupacional es
responsabilidad de la empresa y está a cargo del personal dirigente; por lo
que es responsabilidad de los funcionarios con nivel de dirección y
coordinación, ofrecer adecuadas condiciones de trabajo, controlar la
adopción de medidas preventivas en el desarrollo de las actividades
laborales y velar por la cobertura total del personal a su cargo.
  De igual forma, la compañía debe atribuirle tanta importancia a la seguridad
como a la producción, a la calidad y al control de los costos, ya que se trata
de convencer al trabajador de que él es responsable de la seguridad de su
trabajo.

2. Inducción específica o inducción al puesto

En esta segunda etapa del proceso de inducción, se debe brindar toda la
información específica del oficio a desarrollar dentro de la compañía,
profundizando en todo aspecto relevante del cargo. Es supremamente importante
recordar, que toda persona necesita recibir una instrucción clara, en lo posible
sencilla, completa e inteligente sobre lo que se espera que haga, cómo lo puede
hacer (o cómo se hace) y la forma en cómo va a ser evaluada individual y
colectivamente.
Esta etapa, generalmente es liderada por el personal dirigente del cargo, quien
realizará la presentación del jefe inmediato, de los compañeros de trabajo y de las
personas claves de las distintas áreas.
Entre otra, se deberá presentar la siguiente información:
 El tipo de entrenamiento que recibirá en su oficio: breve información sobre
la forma en que será entrenado en su oficio, el responsable y los objetivos
del plan.
 Estructura (organigrama) específica, y ubicación de su cargo y de todas las
personas con las que debe interactuar.
 Diagrama de flujo de generación o producción de los productos y
subproductos o servicios, las maquinarias, equipos, instalaciones,
herramientas y materiales disponibles. En lo posible, hacer un recorrido por
el lugar de trabajo.
 La incidencia que tiene el área en que trabajará con relación a todo el resto
del proceso, cuáles son los clientes internos y externos con los que tendrá
relaciones.
 El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con
la mayor claridad posible las responsabilidades, alcances y funciones
específicas del cargo a desempeñar incluyendo su ubicación dentro del
organigrama y del proceso productivo, sus relaciones e interacciones con
otras áreas y dependencias, los planes de contingencias, los
procedimientos para obtener ayuda de terceros, etc.
 El sistema de turnos de producción, las rotaciones y los permisos: es
necesario que se le comunique lo relativo a horarios de trabajo,
alimentación, pausas, permisos para ausentarse del puesto de trabajo, cuál
es el sistema de rotación de los turnos, etc.
 El panorama específico de factores de riesgo, de acuerdo con la sección o
puesto de trabajo y el mapa de riesgos de la empresa: es indispensable que
las personas conozcan los riesgos a los que se someterán mientras
desempeñan sus funciones y las medidas de control que se implementan
en la empresa para mantenerlos en niveles de baja peligrosidad. Es
importante destacar que en el artículo 62 de la resolución 1295 de 1994, el
gobierno nacional a través del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
estableció la obligatoriedad de los empleadores de informar a los
trabajadores propios o contratados, sobre los riesgos a que se exponen
durante el desarrollo de sus labores. A esto se le llama el derecho de saber
de los trabajadores.
 Los estándares o normas de seguridad por oficio: es recomendable
entregar una copia de los estándares y procedimientos seguros que el
trabajador debe poner en práctica en su puesto de trabajo. Esta información
le servirá al empleado como material de consulta
 Las obligaciones y derechos del empleador y del trabajador en el campo de
la salud ocupacional.
 Mecanismo y proceso para la dotación de ropas de labor: aun cuando
parezca evidente, es necesario que el personal dirigente explique lo relativo
a la ropa de trabajo. Aquí se debe tratar además lo concerniente al uso de
los guardarropas o vestidores, y la reglamentación y procedimientos
establecidos para su empleo.
 Equipos de protección personal requeridos en la sección: es preciso que
antes de entregárselos, se desarrolle una capacitación que tienda a generar
la sensibilización y la consciencia necesaria en el empleado, para lograr
con mayor facilidad y grado de compromiso la aceptación de los mismos y
la adaptación a su uso permanente. Esta capacitación debe considerar
como mínimo los siguientes aspectos:
 El sistema de dotación: es decir cómo y bajo que procedimiento puede el
empleado acceder a estos (préstamo o de dotación personal), tanto en
horarios diurnos como nocturnos y en días feriados.
 El mantenimiento: se refiere a la forma correcta de asearlos y guardarlos,
con el propósito de prolongar su vida útil y mantenerlos en las mejores
condiciones de uso.
 Entrenamiento para uso correcto: el futuro usuario debe conocer con toda
claridad cuál es la forma técnica y correcta para el empleo de los elementos
de protección personal. Es común que debido a la falta de esta información
los protectores sean utilizados en forma incorrecta disminuyendo por esta
causa la eficiencia del mismo con lo cual se somete el trabajador a una
falsa protección. Se debe tener en cuenta que aun cuando la persona
manifieste que conoce el modo de usarlos, se debe efectuar un
reentrenamiento para verificar tal afirmación.
  Estándares de disciplina aplicados a quien no los emplee: el trabajador
debe conocer todo lo relativo al sistema disciplinario usado en la empresa
para el control de los estándares de seguridad establecidos, que se
encuentran establecidas en el reglamento, interno de trabajo, en el
reglamento de higiene y seguridad de la empresa y en el artículo 22 del
Decreto ley 1295 de 1994.
 Procedimiento por seguir en caso de accidente de trabajo: las principales
finalidades de este espacio son las de lograr que se mejore el registro de
los reportes de accidente de trabajo y que se disminuyan las posibilidades
de agravamiento o complicación de lesiones aparentemente leves, que
resultan como consecuencia de estos siniestros.
 Procedimientos básicos de emergencia: todo personal dirigente debe
cerciorarse de que en la etapa de inducción, el trabajador conozca las
emergencias más comunes que se pueden presentar, las salidas y vías de
evacuación, la ubicación de los extintores y otros aspectos generales que la
empresa considere conveniente tratar en este momento, de acuerdo a la
clase de riesgo de su actividad económica.
 Toda esta información debe tratarse con especificidad, dado que de ella
dependerá en buena medida el nivel de desempeño en el proceso del
nuevo empleado.
 Todos los aspectos tratados en este proceso, deben estar por escrito y se
debe de suministrar una copia al trabajador, para que los use como
documentos de consulta permanente. La empresa debe guardar registros
escritos y firmados por el nuevo empleado, como constancia de haber
recibido la capacitación en todas las actividades realizadas en este proceso
de inducción.

3. Evaluación
Luego de finalizar el proceso de inducción, y antes de terminar o durante el
período de entrenamiento y/o de prueba, el personal dirigente del cargo debe
realizar una evaluación con el fin de identificar cuáles de los puntos claves de la
inducción, no quedaron lo suficientemente claros para el trabajador, con el fin de
reforzarlos o tomar acciones concretas sobre los mismos (reinducción, refuerzos y
otros).
Esta evaluación se debe de hacer, con base en los documentos de registro donde
consta que se recibió la capacitación por parte del trabajador.
Adicionalmente, es recomendable, realizar evaluaciones periódicas de algunos
cargos y funciones específicas según criterios propios de cada empresa, ya que
en el día a día de las labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de
forma mecánica, y pueden ser causal de errores de proceso, daños de maquinaria
y hasta de promotores de riesgos accidentes.

Generalmente, este tipo de evaluaciones no están consideradas dentro de los

programas del ciclo operativo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), pese a
que se llevan algunos indicadores que se ajustan de forma correctiva.

Por último, es importante recalcar que se debe de mantener una motivación

permanente del personal, ya que esta es el impulso que permite mantener la
continuidad de la acción. Un buen proceso de inducción no merece terminar en
una falta de motivación.