Universidad Nacional del Litoral

Secretaría Académica
Dirección de Articulación, Ingreso y Permanencia
Año 2014

OM
Introducción a la
contabilidad

.C
Leila Di Russo de Hauque
(compiladora)
DD
LA
FI


ISBN en trámite

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 Unidad 6. Registración de
las variaciones patrimoniales

Graciela Paris / Pedro Buchara / Beatriz Brozzú / Ma. Luz Casabianca

Marcela Bayones / Anibal Bertone / Gabriela Cabrera / Gabriel Haquin
Pola Menaker / Soledad Regali / Carmen Zambrini / Hernán Perotti

OM
.C
1. ¿A qué llamamos registros contables?
Una vez captados los datos que generan los hechos económicos que afectan al Patri-
DD
monio de la empresa, los mismos deben ser incorporados al proceso contable por medio
de las cuentas, a los efectos de poder obtener información útil para la toma de decisiones.
Ese procesamiento consta de cuatro pasos:
1. Clasificación
2. Cálculo
3. Registro
LA

4. Almacenamiento

Los dos primeros pasos son tareas pre-

paratorias del procesamiento propiamente
dicho. A través de la clasificación se agru-
FI

pan aquellos hechos de naturaleza similar

y que, en función de ello, reciben el mismo
tratamiento durante el proceso contable.
Un caso se presenta cuando se agrupan
todas las facturas de ventas en cuenta co-


rriente, por un lado, y todas las de ventas

al contado, por otro.

El paso referido a las tareas de cálculo consiste, en los ejemplos planteados, en

proceder a la suma de todas las facturas por venta en cuenta corriente a fin de obte-
ner el total de las mismas y de igual manera, con el mismo fin, las correspondientes
por las ventas al contado.

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Las actividades de registro y almacenamiento constituyen el centro del procesa-

miento contable; a través de las mismas vamos a sistematizar los datos que capta la
Contabilidad.
Por lo expuesto podemos definir a los registros contables (o libros contables) como:

Los medios utilizados para la anotación y el almacenamiento ordenado y sistemático

de la información contable.

OM
2. Clasificación de los registros contables
Presentaremos un esquema referido a la clasificación de los Registros Contables
y su posterior explicación:

Según cómo se ordena Cronológicos Diario

.C
la información Sistemáticos Mayor
Según la información Principales Diario
que reúnen Mayor
DD
Auxiliares Subdiarios
Submayores
Según las exigencias Obligatorios Diario
legales Inventarios y balances
Opcionales
Según su forma Encuadernados
LA

Hojas móviles

2.1. Según cómo se ordena la información

a) Cronológicos: son aquellos en que las variaciones patrimoniales discontinuas se
registran en el orden en que se producen. De allí su denominación: los hechos se vuel-
FI

can en el mismo orden en que se produjeron en el tiempo. Las variaciones patrimonia-

les continuas se suelen registrar al final de cada período mensual.
El registro contable cronológico por excelencia es el libro Diario, así denominado ya que
allí deben anotarse los hechos económicos día a día en el orden en que van ocurriendo.
b) Sistemáticos: son aquellos en que los efectos de los hechos económicos se re-


gistran agrupados por cuentas. En ellos podemos visualizar todos los movimientos que
tuvo cada cuenta.
El libro Mayor es un registro contable sistemático, en el se habilitan una o más hojas
para cada cuenta y en ellas se van anotando todos los movimientos que la afectan.

2.2. Según la cantidad de información que contienen

a) Principales: son aquellos en que se anotan, en forma detallada o resumida, todos

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los hechos económicos que afectan al Patrimonio de la empresa. Se encuentran en

esta categoría el Diario y el Mayor.
b) Auxiliares: estos registros se utilizan para facilitar el manejo del sistema contable
mediante su descentralización. También se los llama analíticos porque la información
que en ellos se vuelca tiene el mayor grado de detalle posible. En esta categoría nos
encontramos con:
b.1) Subdiarios o Diarios Auxiliares: en ellos se efectúa la registración de operacio-

OM
nes de carácter repetitivo (compras, ventas, pagos, cobros) para luego trasladar al
Diario un resumen de las mismas.
Por ejemplo, en función de las operaciones mencionadas, podemos encontrarnos con el
Subdiario de Ventas (en el cual se registran todas las operaciones de Venta), Subdiario de
Compras (operaciones de compra) y Subdiario de Caja (Ingresos y Egresos de Caja).
b.2) Submayores o Mayores Auxiliares: son aquellos que agrupan cuentas simples
o analíticas. Esto permite que el Mayor principal sólo incluya cuentas sintéticas o colec-

.C
tivas. Así, por ejemplo, podemos utilizar un Submayor de Clientes en el que registrare-
mos los movimientos de las cuentas de cada uno de ellos individualmente y en el Mayor
Principal concentramos todo en la cuenta Clientes en cuenta corriente.
DD
Estas dos primeras clasificaciones pueden representarse a través del siguiente esquema:

Principales Auxiliares
Cronológicos Diario Subdiarios
Sistemáticos Mayor Submayores
LA

Independientemente de las exigencias legales que veremos a continuación, el libro

Diario y el libro Mayor constituyen los libros imprescindibles para poder llevar adelante
el procesamiento contable.
FI

2.3. Según las exigencias legales

a) Obligatorios: son todos los registros exigidos por las disposiciones legales (Código
de Comercio, Leyes, o Disposiciones Especiales); asimismo, en el caso de sociedades
son los establecidos en el Contrato Social o exigidos por organismos de Contralor.
Según el Código de Comercio toda empresa debe llevar dos libros principales: libro


Diario y libro de Inventarios y Balances.

Este último se abrirá con la descripción exacta del Patrimonio de la empresa al iniciar
sus actividades y al finalizar cada ejercicio se trascribirá el balance de sus actividades.
Existirán otros obligatorios, según el tipo de actividad que realice la empresa y sus
compromisos jurídicos.
b) Opcionales: su uso no es exigido por normas legales; no obstante, resultan im-
prescindibles para llevar adelante el procesamiento contable. El principal ejemplo lo

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constituye el libro Mayor; si bien el Código de Comercio no lo exige, la falta de utiliza-

ción de este libro implicaría no conocer el saldo de las cuentas de manera inmediata,
situación que hace inviable el desarrollo de cualquier sistema contable.

2.4. Según sus características físicas

a) Encuadernados: deben estar encuadernados los registros exigidos por el Código de

OM
Comercio (Diario e Inventarios y Balances) siempre que las registraciones se efectúen ma-
nualmente. En el Diario, previa autorización legal, puede registrarse a través del uso de com-
putadoras. Como esta realidad actualmente ocurre en prácticamente todas las empresas,
el único que obligatoriamente debe estar encuadernado es el de Inventarios y Balances.
b) Hojas Móviles: son registros difundidos actualmente por el uso de computado-
ras. Estas hojas pueden ser encuadernadas una vez impresas, mantenerse sueltas o
en hojas continuas.

.C
Cabe destacar que el libro Diario, si bien puede imprimirse en hojas móviles, debe
hacerse previa autorización, y las hojas que se empleen deben estar numeradas co-
rrelativamente e intervenidas, habitualmente a través de un sello, por el organismo que
DD
autorizó la utilización de las mismas.

3. Aspectos legales de los registros contables

Como los registros contables exigidos legalmente –el Diario y el Inventarios y Balan-
ces– tienen significación jurídica, ya que constituyen el respaldo escrito de todas las
LA

operaciones que realiza la empresa, deben cumplir con ciertos requisitos específicos
que exige el Código de Comercio:
• Deben estar encuadernados y foliados, es decir, numerados correlativamente. No
obstante, recordemos que el Diario, previa autorización del organismo de control, pue-
de llevarse mediante la utilización de hojas móviles.
FI

• Deben estar rubricados, esto es individualizados por el organismo de control que

coloca en ellos una constancia fechada y firmada indicando el destino del libro, el nom-
bre de la empresa a la que pertenece y el número de hojas que el mismo posee.
• Está prohibido en los mismos:
- Alterar el orden de las fechas de las registraciones.


- Dejar blancos o huecos. Las anotaciones deben sucederse una tras otras para
evitar intercalaciones y adiciones.
- Hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas. Todos los errores se salvarán por
nuevas registraciones en las fechas en las que se detecte el error.
- Tachar registraciones.
- Mutilar o arrancar hojas del libro o alterar su encuadernación o foliación.

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4. Sistemas de registración
Existen dos formas de registración, determinadas en función de cómo se utiliza el
libro Diario:
a) Directa: es aquella mediante la cual el libro se utiliza para registrar todos los he-
chos y operaciones que afectan al Patrimonio de la empresa en forma detallada. Nos
vamos a encontrar con este sistema de registración cuando no se utilicen Subdiarios
para las operaciones de carácter repetitivo.

OM
b) Centralizada: en este caso el libro Diario también registra todas las operaciones
que afectan al Patrimonio de la empresa, pero del siguiente modo:
b1) En forma detallada, las operaciones no repetitivas que no se registran en Subdiarios.
b2) En forma resumida, las operaciones de carácter repetitivo que se encuentran
detalladas en los Subdiarios.
Fowler Newton lo representa gráficamente del siguiente modo:

.C Directa

Hechos económicos (todos)

Centralizada

Hechos económicos
DD
Repetitivos Otros

Subdiarios

Libro Diario Libro Diario

LA

5. Medios de registración
La forma en que las operaciones se anotan en los registros contables y los elemen-
tos que para ello se utilizan constituyen los medios de registración.
FI

Podemos encontrarnos con dos tipos diferentes:

a) manual;
b) procesamiento electrónico de datos (Computarizado).

Manual: es la forma de procesamiento más simple. Implica la transcripción manus-



crita de las operaciones.

En este medio se requiere la intervención personal del responsable de las regis-
traciones en la realización de los cálculos y anotaciones. La registración es individual
y sucesiva, primero en el Diario y luego en el Mayor.
Debido a su lentitud su uso actual se encuentra limitado a empresas que no desarro-
llan un número considerable de operaciones.

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Procesamiento Electrónico de Datos (Computarizado): este medio se basa en la uti-

lización de computadoras a las cuales se les debe instalar un software especialmente
diseñado para el procesamiento contable.
Con este sistema sólo es necesario efectuar la registración una única vez, ingresan-
do a través del teclado la imputación de cuentas afectadas por cada hecho económico;
el software es el que se encarga de efectuar la registración en el Diario, trasladarlas al
Mayor y efectuar todos los cálculos y controles necesarios.

OM
6. Los asientos del libro Diario
Las anotaciones que se realizan en los registros contables reciben el nombre de
asientos. Si bien este vocablo puede utilizarse para las anotaciones tanto en registros
cronológicos como sistemáticos, en la jerga contable se lo asocia habitualmente para
designar las anotaciones que se realizan en el libro Diario.

.C
Veamos gráficamente un asiento para describir luego sus características.
DD
Folio Fecha Debe Haber

3
2 78
1 86 03/05/1999 Mercaderías 4 1.000,00
LA

157 a Proveedores 5 7 1.000,00

Compras en cuenta corriente 6
FI

1. Folio: páginas del Mayor en las cuales se ha anotado el movimiento de cada cuenta.
2. Fecha: en las variaciones patrimoniales discontinuas debe consignarse la fecha en que se rea-
lizó la operación que da origen a la registración. En las variaciones continuas es habitual realizarlas el
último día de cada período mensual.
3. Número de Asiento: los asientos se numeran correlativamente desde el 1 en adelante hasta el


último asiento del ejercicio económico. Al iniciar un nuevo ejercicio económico se comienza nueva-
mente desde 1.
4. Cuentas debitadas: se escriben en primer término y contra el margen izquierdo la/s cuenta/s que
recibe/n débito/s. Puede tratarse de una o más cuentas.
5. Cuentas acreditadas: se escriben debajo de las debitadas, separadas del margen izquierdo
y precedidas por la preposición “a”. Puede tratarse de una o más cuentas acreditadas.
6. Explicación: breve descripción del hecho económico que originó el asiento.
7. Importes: el total de débitos debe ser igual al total de créditos para cumplir con las pautas bási-
cas de la partida doble.

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Con el avance del “procesamiento electrónico de datos” y la utilización de software es-

pecífico para el procesamiento contable se fue abandonando la “vieja” costumbre de ano-
tar las cuentas que se acreditan desplazadas del margen izquierdo y precedidas por la pre-
posición “a”. No obstante ello, cuando se registra manualmente, es conveniente mantener
dicha modalidad a los efectos de visualizar rápidamente en el asiento las partidas que se
debitan y las que se acreditan sin necesidad de mirar los columnas de importes, cosa que
debe hacerse cuando se encuentran todas anotadas una debajo de la otra.

OM
7. Registración en el libro Mayor
Una vez efectuada la registración de un hecho económico en el libro Diario es ne-
cesario registrarlo en el libro Mayor. Este orden en que se registra hace que el libro
Diario sea un registro de primera entrada, ya que es el primero en el cual se efectúa la
registración, partiendo del documento fuente de la información, y el libro Mayor sea un

.C
registro de segunda entrada, ya que en él se efectúa la registración luego de hacerlo
en el Diario.
Para comprender la registración en el libro Mayor vamos a mayorizar la operación
DD
registrada en el libro Diario en el punto precedente.
Cada vez que mayoricemos operaciones lo vamos a hacer en los esquemas T que
se muestran a continuación, a los efectos de simplificar la tarea y ser más didácticos,
pero se debe tener en cuenta que éste no es el formato que en los registros presenta
habitualmente el libro Mayor, sino el desarrollado en el Capítulo 4 cuando se analizó
el tema Cuentas.
LA

Página 86
D Mercaderías H

1
2 78 Compras en c/c 1.000,00 3
FI

Nuevo Saldo

Página 157
D Prooveedores H


1
2 78 Cpra. merc. en c/c 1.000,00 3

Nuevo Saldo

1. Se traslada aquí la explicación del asiento

2. Número del asiento del que proviene el movimiento
3. Importe del débito/crédito recibido

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8. Vinculaciones entre el libro Diario y el libro Mayor

Ambos libros están estrechamente vinculados. Si observamos el ejemplo de regis-
tración desarrollado observaremos las siguientes relaciones:

• En el Diario se indica en la columna de Folio el número de página del libro

Mayor en que se registró el movimiento de cada una de las cuentas. Esto tiene
como finalidad asegurar que la operación se trasladó y registró en el Mayor, y saber

OM
qué página del Mayor debemos consultar si queremos verificar si el pase se hizo
correctamente.

• En el Mayor se indica el número de asiento que dio lugar al débito o crédito a los
efectos de poder consultar en detalle la operación y todas las cuentas que se debitaron
y acreditaron. Permite también recurrir a dicho asiento a los efectos de verificar si el
pase se hizo correctamente.

.C
8.1. Modelos de registros contables
DD
Se presentan a continuación modelos simples que corresponden al libro Diario Ge-
neral y al libro Mayor General.
No se incluyen modelos de Subdiarios debido a que los mismos pueden adquirir
diversas formas de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
Respecto de los Submayores, tienen el mismo rayado que el libro Mayor General.
La única diferencia radica en que en ellos se registra el movimiento de cuentas
LA

analíticas.

Libro Diario general

FI

Fecha Detalle Folio Debe Haber

1 Detalle de las cuentas que se debitan Del Débitos Créditos

y seacreditan y breve descripción de Mayor
la operación que motivó el registro


1. Corresponde la fecha de operación cuando la variación patrimonial es discontinua y la de la

registración en las continuas.

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Libro Mayor general

Saldo
Fecha Detalle Asiento Debe Haber Deudor Acreedor

1 Descripción de la operación 2

OM
1. Fecha del Asiento de la operación en el libro Diario.
2. Número del Asiento de la registración en el libro Diario.

En este modelo de libro Mayor se calcula el saldo después de cada operación y se

consigna en la columna correspondiente según se trate de un Saldo Deudor o Acree-
dor. Este es el formato del libro Mayor al que hacíamos referencia en el punto 7.

.C
9. La partida doble
DD
Para poder realizar las primeras registraciones necesitamos aplicar la partida doble.
Recordemos que según lo planteáramos en el Capítulo 2, es un método de registración
que se sigue para reflejar, mediante anotaciones en los registros contables, la evolución
de la gestión del ente conforme a un conjunto de premisas.
El mismo se fundamenta, considerando la igualdad contable dinámica:
LA

A + R- = PN + P + R+

En las siguientes premisas o convenciones básicas:

• Las cuentas que se encuentran a la izquierda del signo igual (A y R-) se inician con
anotaciones en su debe y deben tener saldo deudor.
FI

• Las cuentas que se encuentran a la derecha del signo igual (PN, P, R+) se inician
con anotaciones en el haber y deben tener saldo acreedor.
• En las cuentas que se encuentran a la izquierda del signo igual (A y R-) los aumen-
tos se anotan en el debe y las disminuciones en el haber.
• En las cuentas que se encuentran a la derecha del signo igual (PN, P, R+) los au-


mentos se anotan en el haber y las disminuciones en el debe.

• En cada operación registrada el total de débitos debe ser igual al total de créditos.
• En todo momento la suma de los saldos deudores debe ser igual a la suma de los
saldos acreedores.

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Actividades prácticas de autoevaluación

Actividad 1
Respecto de los registros contables, responda si las siguientes consignas son ver-
daderas o falsas fundamentando en cada caso su respuesta.
a) El libro de Inventarios y Balances es un registro imprescindible para llevar adelante
el procesamiento contable.

OM
b) El Sistema Directo de registración se basa en la utilización de Subdiarios para la
registración de operaciones repetitivas.
c) En los registros sistemáticos la información se encuentra agrupada por cuentas.

Actividad 2
a) Registre en el libro Diario las operaciones que se detallan a continuación:
1. Una sociedad inicia sus actividades con los siguientes aportes de sus socios: efectivo

.C
por $ 72.000, mostradores y estanterías por $ 15.000 y un automotor valuado en $ 25.000.
2. Se compran mercaderías para su reventa por $ 10.000, abonando el 60% en efec-
tivo y el resto en cuenta corriente.
DD
3. Se abre una cuenta corriente en el Banco Sur depositando $18.100 y una Caja de
Ahorro en el mismo banco depositando $ 5.000. Ambos depósitos se realizan en efectivo.
4. Se venden mercaderías por $ 1.200, 50% en cuenta corriente y el otro 50% docu-
mentado a 30 días con el 5% de interés mensual. Costo de la mercadería $ 900.
5. Se adeuda el alquiler del local comercial correspondiente al mes finalizado, por $ 600.
6. Se remite una Nota de Débito a un cliente por $ 50, en concepto de intereses por
LA

mora en el pago.
7. Compramos escritorios y sillas por $ 3.000 y computadoras para el equipamiento
de la oficina por un importe de $ 8.000, documentando el total de la deuda a 60 días
con un 10% de interés mensual por la financiación obtenida.
8. Se abonan con cheques propios del Banco Sur los sueldos del personal ya liqui-
FI

dados y registrados el mes anterior, por $ 7.500.

9. Se abonan en efectivo las dos primeras cuotas de un seguro contra todo riesgo
sobre el automotor de la empresa, una por el mes transcurrido y otra por el mes a trans-
currir, por un importe de $ 50 cada cuota.
10. Se venden mercaderías recibiendo $ 1.000 en efectivo y 2 cheques de $ 2.500


cada uno, siendo el costo de las mercaderías igual a $ 4.500.

11. Se cancela un pagaré entregado a un proveedor por $ 3.700, el cual incluía inte-
reses anticipados por $ 400. Se libra un cheque del Banco Sur por el total.
12. El Banco Sur nos acredita $ 250 en concepto de intereses ganados en Caja
de Ahorro.

b) Una vez efectuada la registración mayorice los movimientos de la cuenta Caja.

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Solucion de las actividades prácticas

Actividad 1
a) Falso. Los registros imprescindibles son el libro Diario y el libro Mayor.
b) Falso. El sistema directo se basa en la utilización del libro Diario para la registra-
ción de todos los hechos, incluidos los de carácter repetitivo.
c) Verdadero. El libro Mayor, principal registro sistemático, tiene la información agru-

OM
pada por cuentas.

Actividad 2
a)

Detalle Debe Haber

1

.C
Caja 72.000
Instalaciones 15.000
Rodados 25.000
DD
a Capital Social 112.000
2
Mercaderías 10.000
a Caja 6.000
a Proveedores 4.000
3
LA

Banco Sur c/c 18.100

Banco Sur Caja de Ahorros 5.000
a Caja 23.100
4
Documentos a Cobrar 630
FI

Clientes en c/c 600

a Mercaderías 900
a Ganancia por Venta Mercaderías 300
a Intereses Positivos Anticipados 30
5


Alquileres Perdidos 600

a Gastos a Pagar 600
6
Clientes en c/c 50
a Intereses Ganados 50

[Continúa en pág sig.]

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[Continuación]
7
Muebles y Útiles 11.000
Intereses Negativos Anticipados 2.200(1)
a Documentos a Pagar 13.200
8
Sueldos a Pagar 7.500

OM
A Bco. Sur c/c 7.500
9
Seguros 50
Seguros Anticipados 50
a Caja 100
10
Caja 6.000

.C
a Mercaderías 4.500
a Ganancia por Venta Mercaderías 1.500
11
DD
Documentos a Pagar 3.700
Intereses Perdidos 400
a Banco Sur c/c 3.700
a Intereses Negativos Anticipados 400
12
Banco Sur Caja de Ahorros 250
LA

a Intereses Ganados 250

1. 11.000 x 0,1 x 2
FI

b)

D Caja H
1 72.000 2 6.000
10 6.000 3 23.100


9 100
78.000 29.200
48.800

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OM
.C
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