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Manual de Proyectos

Contenido
1. Acceso a documentos 7
I. Acceso a la carpeta de proyectos 7
II. Carpeta de proyectos 2020 7
III. Distribución de las carpetas dentro de los proyectos. 9
IV. Carpetas del Directorio. 10
V. Carpetas de monitoreo. 12
2. Tipos de proyectos 14
I. Responsabilidad Social Empresarial: 14
II. Investigación aplicada: 14
III. Desarrollo Tecnológico: 14
IV. Validación y empaquetamiento: 15
V. Emprendimiento: 15
VI. Comerciales: 15
VII. Innovación empresarial: 15
VIII. Instituciones del ecosistema: 15
TABLA DE TIPOS DE PROYECTOS 16
Responsabilidad Social Empresarial 16
Investigación aplicada 16
Emprendimiento: 16
Innovación empresarial 16
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3. Partes de un proyecto 17
3.1 Principales partes 17
I. Modelo de Negocio 17
II. Técnico tecnológico 17
III. Documentario Legal y Administrativo 18
IV. Comunitario Social 19
V. Video 19
VI. Coordinadores 20
VII. Equipo técnico 20
VIII. Presupuesto 21
IX. Flujo de Caja Financiero: 24
3.2 Tabla de estructura de formulación (ejemplo Pimen) 25
4. Fuentes de financiamento 25
4.1. Fuentes Nacionales 25
I. Innóvate Perú 25
II. Concytec 26
4.2. Fuentes internacionales 26
I. Rotary: 26
II. Zayed Sustainability Price 26
4.3 Tabla de fondos 27
5. Funciones de los miembros del área 27
5.1. Principales puestos 27
I. Armador 27
II. Asistente 28
III. Analista 28
IV. Soporte 28
V. Coordinador del Proyecto 29
VI. Jefe del área de proyectos: 29
VII. Formulador Senior 30
VIII. Asesor 30
IX. Asesor Formulador 30
5.2. Tabla referencial 30
5.3. Organigrama 32
5.4. Actividades de apoyo del área de proyectos 32
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I. Monitoreador 32
II. Transcriptor 33
III. Buscador de información 33
5.5. Tabla Referencial 33
6. Proceso para la formulación de proyectos 34
6.1. Procedimiento paso a paso 34
I. Búsqueda de concursos 34
II. Selección de concurso. 34
III. Revisión de Elegibilidad 35
IV. Ingreso al sistema de postulación 35
V. Formulario. 42
VI. Realizar resumen de la propuesta 43
VII. Cronograma o plan de trabajo 43
VIII. Asignación de preguntas. 44
IX. Seguimiento de avances 44
6.2 Procedimiento post- envío del proyecto 45
I. Correo de confirmación de envío y agradecimiento 45
II. Recolección de Información 45
7. Seguimiento de resultados de fondos 46
8. Monitoreo de equipo de trabajo 47
8.1. Gestión del equipo de trabajo 47
8.2. Procedimiento para el registro de un pendiente 48
8.3 Monitoreo al equipo de trabajo 48
I. Reuniones de seguimiento al detalle de los participantes y sus proyectos. 48
II. Método de seguimiento de los proyectos 49
III. Control detallado del cronograma y actividades pendientes 49
IV. Puntos críticos. 49
V. Verificación de las asesorías 49
8.4. Monitoreo de proyectos 49
9. Reuniones del área 50
9.1 CEO 50
I. Ceo y equipo de proyectos 50
II. Ceo y el líder 51
III. Líder y su equipo 51
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IV. Asesores especiales 52

V. Otros 55
VI. Procedimientos para reuniones efectivas 55
10. Inducción a los nuevos asistentes de proyectos. 57
10.1 Formulario de preguntas 57
¿Diferencias entre un proyecto prototipo y uno de validación? 57
¿Cuál es la documentación necesaria para postular a un proyecto de INNOVATE? 57
¿Qué requisitos debe cumplir la entidad solicitante?: 58
¿Cuáles son gastos elegibles y no elegibles? 58
¿Cuál es el principal contenido que tiene que tener el video que va ir anexado a la postulación?
58
11. Horas Adicionales 59
12.Gestión de la base de datos 60
12.1. Contacto con personas/instituciones de la base de datos. 60
I. Enviar correo de presentación modelo. 60
II. Contacto con personas/instituciones por PRIMERA VEZ y que no están en la base de datos. 61
12.2. Entrevistas y reuniones con especialistas 61
13. Conclusiones 63
14. Recomendaciones 63
15. Anexos. 64
15.1. Modelos de Correos y otras comunicaciones. 64
15.2 Modelo de convenios (luego de haber ganado un concurso) 64
15.3 Modelo de resumen de proyectos 66
15.4 Como estructurar una entrevista 66
 6

Introducción

Un manual de procedimientos es una guía con el propósito de establecer la secuencia de

pasos, información para que los asistentes, armadores, coordinadores y demás del área
de proyectos de SANILAB consigan realizar sus funciones de manera más eficiente y
óptima. Así también, describe las responsabilidades de las actividades que serán
desempeñadas.

Es una herramienta muy útil, que permitirá introducir rápidamente a las personas a
entender y realizar sus actividades.

La finalidad de tener los procedimientos en SANILAB es que la rapidez y el desarrollo de

las actividades puedan ser replicadas por el personal nuevo como si ya tuviera
experiencia en el área, así también, puede ayudar al personal antiguo para aclarar dudas
con respecto al área.

Este es el documento más importante del integrante del área de proyectos, el cual tiene
que leer y llevar consigo al momento de ejecutar sus actividades a lo largo de su estadía
en SANILAB.

Es un error grave que el integrante del área de proyectos no utilice el manual y lo deje
olvidado con otros documentos.

Todos los integrantes del área tienen la misión de actualizar y optimizar el manual de
procedimientos

Dando la importancia y lectura debida del manual de procedimientos se pueden eliminar

varios problemas operativos.

La elaboración de este manual ha tenido una duración de 30 horas hasta al mes de junio.
 7

1. Acceso a documentos
I. Acceso a la carpeta de proyectos

Para ingresar a las carpetas debemos dirigirnos al drive del CEO Raúl Muñoz. Para lo
cual tenemos el siguiente procedimiento.

i. Entrar a Gmail.
ii. Ingresar el correo [email protected]
iii. Ingresar el usuario raul.munoz / Contraseña: ***
iv. Automáticamente nos va aparecer el rostro de Raúl en la parte superior derecha
v. Nos dirigimos al drive.
vi. En el drive ingresamos “2020 proyectos concursos”
vii. Visualizar las carpetas.

Una vez adentro nos debe aparecer una pantalla como esta:

i. Reuniones Proyectos: Carpeta donde se guardan las actas, acuerdos de las

reuniones pertinentes del área.
ii. Material inducción: Se encuentra el material de capacitación en formato
documentos y videos que le permitirá a los nuevos integrantes realizar de una
manera más óptima sus funciones.
iii. Proyectos 2020: Se encuentran las carpetas de los proyectos realizados en el
año 2020
iv. Manual de Procedimientos: Se encuentra el manual de procedimientos del área,
toda actualización debe quedar registrado para que todos lo puedan ver.
v. Proyectos 2019: Se encuentran las carpetas de los proyectos realizados en el
2019.
vi. Directorios: Se encuentran los directorios asesores, proveedores y empresas.
vii.Otros: carpetas que han quedado olvidadas.
viii. Carpetas de monitoreo: Se encuentran las carpetas que le permitirá al
coordinador y al CEO realizar el monitoreo del trabajo de todos los proyectos.
 8

II. Carpeta de proyectos 2020

Es una carpeta de color azul donde encuentran las carpetas de los proyectos realizados
en el año 2020. La forma de titular los proyectos es la siguiente:

“INNOVATE-PIMEN 150K FORTYFLOR (Carlos)”

INNOVATE: la fuente de la postulación

PIMEN: El nombre de la convocatoria

150k: Cantidad de dinero del fondo

FORTYFLOR: nombre del proyecto que se envió en una palabra

(Carlos): Nombre del armador del proyecto

“ZAYED 600K SANISYSTEM (Andrea)”

Zayed: Fuente de postulación

600k: Cantidad de dinero del fondo

Sanisytem: Nombre del proyecto

(Andrea): Nombre de la armadora.

Además de ello, las carpetas del drive tienen que tener colores:

● Azul: Proyectos Nacionales

● Verde: Proyectos Internacionales
● Rojo: Otros proyectos.

Esta parte está mejor explicado en los puntos 2: Tipo de proyectos y 4: Fuentes de
financiamiento
 9

III. Distribución de las carpetas dentro de los proyectos.

Todos los proyectos una vez que son subidos tienen que ser guardados en el drive, para
ello se sigue una estandarización de como guárdalos con el objetivo de que se puedan
aprovechar todos los documentos, Excel, Word para que la empresa y los armadores
puedan utilizarlos en otros proyectos.

Vamos a ver la distribución de las capetas de un proyecto de INNOVATE PIMEN 150K.

INNOVATE: Fuente de postulación.

PIMEN: Nombre de la convocatoria

150k: Total del fondo.

Las carpetas de este proyecto están asignadas de la siguiente manera:

 10

i. Técnicos: Son los aportes que han dado las personas que se encargan de
enriquecer la información del proyecto. En esta carpeta están los aportes de los
ingenieros ambientas, agrónomos, etc.

ii. Presupuesto: Es un documento Excel el cual sirve como herramienta para

poder justificar el financiamiento el cual estamos postulando. Este documento se
utiliza internamente por la empresa y no se divulga a otras entidades. En este
presupuesto además están las personas con sus tiempos y los proveedores que
van aportar a la ejecución del proyecto. Se explica más a detalle más abajo.

iii. Plan metodológico: Es un documento Word en donde se describe la

organización del plan de trabajo y secuencial de los objetivos propuestos para el
fondo. Se planifican con detalle todas las actividades que demanden los
proyectos, para determinar sus recursos financieros y humanos. Es un
documento extenso, generalmente de entre 11-20 páginas.

iv. Otros Documentos: Son documentos que han apoyado en la formulación de

proyecto y que no entrar en las categorías de las otras carpetas.

v. Flujos de caja proyectos: Son los posibles flujos de dinero que va tener el
proyecto en el futuro, el cual justifica la inversión realizada en el proyecto. Ver
más detalle más abajo.

vi. Ficha Final: Es documento final de postulación (con todas las preguntas al
100%) que se presentó al concurso.

vii.Equipo del proyecto: Es un documento Excel el cual están todas las personas que
participaron en el proyecto con su respectivo centro de labores, puesto,
participación, número de teléfono y correo.

viii. CVs: Esta el formato Cv de innóvate de los miembros del equipo técnico.

ix. Cronograma: Es el cronograma que se presenta a INNOVATE sobre las

actividades que se van a realizar para cumplir con los objetivos del proyecto.

x. Cartas: Son las cartas de colaboración que firman las entidades asociadas
(empresas, centros de investigación, etc.) en donde afirman que van a participar
y apoyar en el proyecto

xi. COVID: Solo para este proyecto, se calculó la demanda en épocas del COVID.

IV. Carpetas del Directorio.

 11

En la carpeta de directorio podremos 3 directorios, los cuales son:

i. Directorio de proveedores:

Son los contactos de los proveedores que se obtiene al elaborar los presupuestos
de los proyectos.

En el directorio vamos a encontrar la siguiente tabla para el registro:

Ítem Contacto Número Correo Empresa Página Proyecto Cotizado Link drive Precio
Web para Unitario

Que Nombre Número Correo Empresa Página Nombre Para que Link Precio
es lo o de del del web del del función u donde se al cual
que empresa teléfono proveedor proveedor proveedor proyecto objetivo guardó la se
cotización. cotizó
se que o para el se hizo la
Estos
cotizó provee celular cual se cotización tiene que
el ítem cotizó el ir en
ítem carpeta
drive del
proyecto

ii. Directorio de empresas

Son los contactos de empresas que se obtienen al momento de tener una entidad
solicitante pare el proyecto. Debido a dos razones, la primera, es que no todos los
proyectos pueden ir a nombre de Sanilab, la segunda, es que en algunos proyectos
pueda ser que pidan ventas por un monto mayor al que se tiene actualmente. Este
directorio puede servir al momento de encontrar una entidad solicitante para algún
proyecto

Nombre Representante Página Teléfono Correo Ventas 2019 Antigüedad Situación

de la
empresa

Se indica Nuestro Página Teléfono del Correo del Ventas de la Antigüedad Se

el nombre contacto web de representante representante empresa al de la menciona
 12

de la proveniente la 2019. Este empresa. si está en

posible de la empresa dato es Es otro
entidad empresa importante importante, proyecto,
solicitante ya que en ya que es están
las bases se una interesados
van a restricción u otra
encontrar de las información
restricciones bases importante.
del nivel de
ventas.

iii.Directorio de asesores y/o investigadores

Directorio en el cual se colocan el nombre de los asesores o miembros el equipo

técnico que han participado y pueden participar en un proyecto.
Nombre Número Correo Especialidad Lugar Cargo Investigador Proyectos Datos brindados
de actual
trabaj
o

Nombre Número Correo Especialidad Centro Cargo Lugar donde Proyectos 1. Datos
del telefónico del del asesor de que está en los técnicos para
asesor del asesor trabaj ocupa registrado el que el diseño:
asesor o del el asesor asesoró 2. Datos
asesor asesor como y/o teóricos:
en su investigador. estuvo 3. Datos
centro Puede ser. dentro cualitativos:
de -Dina del 4. Artículos
trabajo -Regina equipo científicos:
-Renacyt técnico. 5. Bibliografía:
6. Páginas web:
7. Contactos
con otros
expertos:
8. Contactos
con
instituciones:
9. Informes de
investigación:
10. Otros datos:

V. Carpetas de monitoreo.

Las carpetas del monitoreo se encuentran de color amarillo, sirven para hacer monitoreo
de todos los proyectos que se han postulado, que se están postulando y de las tareas
pendientes. Las carpetas de monitoreo en el drive están con el nombre de:
 13

i. Tabla de control: Es la tabla la cual le permite al coordinador realizar el

monitoreo tanto de los proyectos actuales como de los proyectos que se han
mandado para realizar su seguimiento.

Dentro de esta capeta se van encontrar otras 2 las cuales son

- Tabla de Control de todos los proyectos

- Tabla de Control de proyectos actuales

Proyecto Armador Equipo Deadline Semáforo % Avance % Avance Puntos

críticos

Nombre del Armador del Formuladores, Fecha en la Estado del % de % de Son

proyecto proyecto asesores, que cierra la proyecto. avance del avance del pendientes
que se está cuyas asistentes, convocatoria proyecto proyecto. que están
proponiendo funciones equipo técnico -Verde: El Se hace un retrasando la
están que están proyecto comparativo correcta
explicadas participando está yendo respecto al ejecución del
al detalle en en el acorde al día anterior plan de
el punto 5 proyecto, plan de trabajo y
trabajo. requieren de
-Amarillo: esfuerzos
El proyecto adicionales
no está para poder
yendo completarlos
acorde al
plan de
trabajo
debido a
algunos
puntos
críticos e
imprevistos
-Rojo: El
proyecto
no está
muy
alejado al
plan de
trabajo,
tiene
puntos
críticos e
imprevistos
y se
encuentra
en peligro
de no
 14

enviarlo al
deadline

ii. Tareas Pendientes: El cuadro de tareas pendientes sirve para que el armador
del proyecto pueda colocar todos los pendientes del proyecto para así darle un
seguimiento tanto del CEO como del Coordinador del área de proyectos.

La explicación al detalle se encuentra en el punto 8.

Imagen Referencial:

2. Tipos de proyectos

I. Responsabilidad Social Empresarial:

Son proyectos que hacen empresas grandes para la contribución activa y voluntaria al
mejoramiento social, económico y ambiental por parte de las empresas, con el objetivo de
mejorar la calidad de vida de las personas.

II. Investigación aplicada:

Son proyectos que generan conocimientos científicos y tecnológicos con aplicación

práctica y directa en el sector productivo o educativo, con el objetivo de solucionar los
problemas de los sectores prioritarios del entorno. Se ciñen a una metodología o
procedimientos establecidos, que garantiza coherencia en la solución del problema.
Link: https://fondecyt.gob.pe/convocatorias/investigacion-cientifica/proyectos-de-
investigacion-aplicada-y-desarrollo-tecnologico-2020
 15

III. Desarrollo Tecnológico:

Se cofinanciarán proyectos a nivel de prototipo a efectos de disminuir riesgos e

incertidumbres tecnológicos antes de su escalamiento o producción a escala comercial.

IV. Validación y empaquetamiento:

La fase de validación y empaquetamiento busca facilitar la introducción al mercado de

productos, servicios o procesos, validación técnica y comercialmente. Se trata de la
innovación sea probada en condiciones reales y aprobadas por clientes potenciales
Link: https://www.innovateperu.gob.pe/convocatorias/por-tipo-de-concurso/concursos-para-
empresas/175-concurso-de-validacion-de-la-innovacion-para-la-microempresa
Bases: https://www.innovateperu.gob.pe/fincyt/doc/empaquetamiento/05/bases/Bases
%20INTEGRADAS%20Validacion-Empaquetamiento%20N5-VF_060420180947.pdf

V. Emprendimiento:

Empresas en edad temprana con potencial de alto impacto, para el cofinanciamiento de

proyectos de despegue comercial basados en modelos de negocio, productos, procesos,
servicios o formas de comercialización innovadoras. Se prioriza a Startup, los cuales son
emprendimientos innovadores con alto potencial de impacto, crecimiento acelerado y alto
potencial de escalamiento.
Link: https://www.innovateperu.gob.pe/convocatorias/por-tipo-de-concurso/concursos-para-
emprendimiento

VI. Comerciales:

Son proyectos que se puede dar bajo la modalidad de licitación con el estado en el cual el
estado nos llama para implementar un proyecto en su zona, para lo cual se tienen que
hacer los ajustes pertinentes para darles una cotización.
Link:
https://docs.google.com/document/d/1Y8vBSFpGZhcijbOrbN2h95O_NbD_B5rAhNFphNlK
Qkc/edit

VII. Innovación empresarial:

 16

Desarrollar una innovación, ya sea en producto, proceso, modelo de organización y/o

comercialización. Además, apoyamos el despegue comercial de las empresas en edad
temprana que presente potencial de crecimiento dinámico y de alto impacto.
Link: https://www.innovateperu.gob.pe/convocatorias/por-tipo-de-concurso/concursos-
para-empresas/99-concurso-de-innovacion-para-la-microempresa
Bases: https://www.innovateperu.gob.pe/fincyt/doc/pimen/16/bases/Bases
%20Integradas%20PIMEN%2016_030120201720.pdf

VIII. Instituciones del ecosistema:

Busca activar ecosistemas regionales de innovación y emprendimiento a nivel nacional, a

través de la financiación de proyectos integrales orientados a la dinamización de la acción
colectiva, generación de relaciones de confianza entre los actores, la planificación
estratégica e implementación del plan de desarrollo del ecosistema.

TABLA DE TIPOS DE PROYECTOS

Tipo de proyecto Definición

Son proyectos que hacen empresas grandes

Responsabilidad Social Empresarial para la contribución activa y voluntaria al
mejoramiento social, económico y ambiental
por parte de las empresas, con el objetivo de
mejorar la calidad de vida de las personas
Investigación aplicada Son proyectos que generan conocimientos
científicos y tecnológicos con aplicación
práctica y directa en el sector productivo o
educativo, con el objetivo de solucionar los
problemas de los sectores prioritarios del
entorno. Se ciñen a una metodología o
procedimientos establecidos, que garantiza
coherencia en la solución del problema

Desarrollo Tecnológico Se cofinanciarán proyectos a nivel de prototipo

a efectos de disminuir riesgos e incertidumbres
tecnológicos antes de su escalamiento o
producción a escala comercial

Validación y empaquetamiento La fase de validación y empaquetamiento

busca facilitar la introducción al mercado de
productos, servicios o procesos, validación
técnica y comercialmente. Se trata de la
innovación sea probada en condiciones reales
y aprobadas por clientes potenciales.

Emprendimiento: Empresas en edad temprana con potencial de

alto impacto, para el cofinanciamiento de
proyectos de despegue comercial basados en
 17

modelos de negocio, productos, procesos,

servicios o formas de comercialización
innovadoras. Se prioriza a Startup, los cuales
son emprendimientos innovadores con alto
potencial de impacto, crecimiento acelerado y
alto potencial de escalamiento

Comerciales Son proyectos que se puede dar bajo la

modalidad de licitación con el estado en el cual
el estado nos llama para implementar un
proyecto en su zona, para lo cual se tienen
que hacer los ajustes pertinentes para darles
una cotización

Innovación empresarial Desarrollar una innovación, ya sea en

producto, proceso, modelo de organización y/o
comercialización. Además, apoyamos el
despegue comercial de las empresas en edad
temprana que presente potencial de
crecimiento dinámico y de alto impacto.

Instituciones del ecosistema Busca activar ecosistemas regionales de

innovación y emprendimiento a nivel nacional,
a través de la financiación de proyectos
integrales orientados a la dinamización de la
acción colectiva, generación de relaciones de
confianza entre los actores, la planificación
estratégica e implementación del plan de
desarrollo del ecosistema.

3. Partes de un proyecto

3.1 Principales partes

I. Modelo de Negocio

La persona encargada del modelo de negocio tiene que definir de manera lógica el
negocio desde un nivel estratégico de manera textual. Entre los conceptos se
encuentra:

i. Propuesta de Valor
ii. Mercado
iii. Canales de Distribución
iv. Fuente de ingresos
 18

v. Estructura de Costos
vi. Socios Clave
vii. Recursos Clave
viii. Fidelización con los clientes.
ix. Actividades Clave

Link de explicación de un modelo de negocio: https://www.youtube.com/watch?

v=i1Le5GYkBT8

II. Técnico tecnológico

Es la persona encargada de manejar la parte científica del proyecto y dentro de sus

funciones se encuentra investigar, averiguar, proponer, definir la tecnología que se
utilizará para implementar el proyecto. Por lo general son ingenieros, agrónomo, biólogos
y doctores. Los ítems de los proyectos que resuelven son:

i. Plan metodológico
ii. Antecedentes de investigación
iii. Objetivos del proyecto
iv. Cronograma del proyecto
v. Impactos
vi. Potencialidad de ser replicado por empresas similares
vii.Descripción del problema y/o necesidad.

Cabe resaltar que para los Objetivos del Proyecto, estos deberán ser elaborados o
esbozados de forma temprana por el CEO o por el responsable de la idea del proyecto y
enviados a todos los participantes y sobre todo a los formuladores. Podrán ser
modificados durante la formulación del proyecto, pero deberá tenerse siempre una idea
clara. Estos se dividen en Objetivo General y Objetivos Específicos. Asimismo, los
Objetivos son necesarios para hacer el Cronograma de Actividades.

El Cronograma de Actividades que se sube al sistema se hace para cada Objetivo

Específico, se marca el mes en que se realizarán dichas actividades y la unidad de
medida, entre otros. Sin embargo, El CEO y el equipo formulador tienen un Cronograma
Interno con las Actividades que se van a realizar.

III. Documentario Legal y Administrativo

La persona encargada de esta función debe encargarse de recopilar y subir al sistema

toda la documentación necesaria para la postulación de un proyecto, según las bases de
cada proyecto. Entre dichos documentos podemos encontrar:

i. CV del equipo técnico

 19

Se deberá subir al sistema los CVS de cada miembro del equipo técnico en la
sección D. Los CVS que proporcionen las personas deberán ser adaptados al
formato que exige Innóvate, el cual se encuentra en los Anexos Word de la
página del concurso. Esos CVs adaptados deberán tener la firma del miembro
del equipo, así como la función que tendrá dentro del proyecto.

Para facilitar esta tarea, si es que el miembro está registrado en el DINA de

Concytec, se puede descargar su CV en el DINA en formato pdf y subirlo al
sistema de Innóvate.

Debido a que ya se cuenta con los CVs adaptados de varios de los miembros y
aliados de Sanilab para concursos anteriores, se puede recuperarlos y
cambiarle el nombre del concurso, la fecha y la nueva función que cumplirá en
el nuevo proyecto.

Se recomienda definir lo antes posible el equipo técnico para poder solicitarle a

los miembros sus CV y sus firmas con anticipación.

ii. Carta de compromiso de colaboración.

Si es que se tienen entidades asociadas para el proyecto, se deberá adjuntar

las cartas de compromiso de cada entidad asociada. El modelo de carta de
compromiso está en los Anexos Word de la página del concurso. También se
puede adaptar una carta enviada a un concurso anterior, en caso se trate de la
misma asociada.

iii. Lista de chequeo de requisitos legales

Es un documento que contiene los requisitos legales que deberá cumplir la

Entidad Solicitante. Este documento deberá ser firmado por el representante
legal de la Entidad Solicitante.

iv. PDTs presentados a SUNAT

Según requerimientos de las bases de cada concurso, piden las declaraciones

anuales de impuesto a la renta presentados a SUNAT de determinados años o
PDTS mensuales, de parte de la Entidad Solicitante. Subirlos al sistema en
formato pdf.

v. Convenio de asociación para la ejecución del proyecto.

En el caso en que se logre ganar un concurso, es decir que el proyecto haya

pasado satisfactoriamente por todas las etapas de evaluación, se firmará un
convenio de asociación con las entidades Asociadas. El modelo de convenio se
encuentra en los Anexos de Este documento.
 20

vi. Estados Financieros

Depende del concurso, a veces los solicita (Revisar bases). Sin embargo,
siempre resulta útil para saber el detalle de los ingresos y costos de
determinados años, para hacer el flujo financiero.

vii. Reporte de Riesgo

Depende del concurso, a veces los solicita (Revisar bases). Estos reportes se
generan gratuitamente en la página de la SBS, completando los datos del DNI.
Por lo cual se requerirá la foto de la parte frontal del DNI de cada miembro del
equipo. Es importante que esta gestión se realice con anticipación, porque no se
sabe si algún miembro reporta un Riesgo Alto. En este caso no podrá participar.

viii. Declaraciones Juradas.

En caso lo exijan las bases o el equipo evaluador de Innóvate, se puede elaborar

con un Word con la declaración de algún asunto en particular y la firma.

IV. Comunitario Social

Personas que tienen contacto con las comunidades, principalmente la de Pachacamac,

su principal función es la de hacer nexo entre la empresa y la comunidad, realizar
estudios de línea base, recopilar data sobre la comunidad y los impactos sociales.

V. Video

Los proyectos extensos de Innóvate y algunos concursos internacionales te piden

presentar el link de un video, con ciertas indicaciones de duración y contenido (Según
bases) Generalmente, este es elaborado por el equipo creativo de Sanilab (diseño
gráfico). Es necesario ponerse de acuerdo con el CEO acerca de quién será esta persona
encargada y el contenido del video. En el caso de que se tenga un video similar
presentado anteriormente a otro concurso, entonces varias partes de ese video antiguo
podrán utilizarse para la elaboración del nuevo video.

Para su correcta elaboración, se deberá tener el resumen o idea de proyecto para

mandársela al encargado de hacer el video y éste pueda realizar el guion, el cual deberá
ser aprobado por el CEO. Generalmente, los videos consisten en imágenes o clips de
videos antiguos, a los cuales se les añaden grabaciones de voz del CEO explicando el
nuevo proyecto.

En caso sea una persona externa a Sanilab quien realice el video, entonces habrá que
facilitarle al máximo y presentarle el guion ya elaborado con las imágenes que irán en el
video.
 21

Se recomienda hacer las gestiones con bastante anticipación.

VI. Coordinadores

En los proyectos de Innóvate, generalmente se asigna a un coordinador General y a un

Coordinador Administrativo.

En el caso del Coordinador General, este suele ser la persona que trabaje en la Entidad
Solicitante (si es una empresa). No recibe honorarios. Vendría a ser contrapartida No
Monetaria en el presupuesto.

IMPORTANTE: El coordinador General deberá estar registrado como persona Natural

dentro del Sistema Inngenius.

En el caso del Coordinador Administrativo, se suele poner el Perfil del Coordinador

Administrativo, es decir, no designar a alguna persona de forma oficial por el momento.
Sin embargo, ya que el sistema a veces exige colocar el DNI de alguna persona en la
Sección A, el CO suele designar a un miembro de Sanilab que haya estudiado
Administración o alguna carrera afín, de forma momentánea. En la Sección D de equipo
técnico, se coloca que el administrador es una persona “por definir”.

En caso se gane el concurso, entonces se designará de manera formal a otra persona.

VII. Equipo técnico

En todos los proyectos se requiere listar a las personas que van a cumplir determinadas
funciones para el desarrollo del proyecto. Pueden ser de la entidad solicitante, asociada o
externa. Deberá estar especificada su función y el porcentaje de dedicación al proyecto.
Asimismo, se podrá marcar si es investigador o no. Recibirán honorarios según lo
exprese el CEO. Si hay algún extranjero, se colocará su número de pasaporte. Cada uno
de ellos deberá tener su CV firmado y adaptado al formato del concurso. Por ejemplo:

IMPORTANTE: En caso se decida incluir a algún investigador, éste deberá estar registrado
en el RENACYT para ser considerado como tal. Si no está listado en esa página, entonces no
se lo puede considerar como investigador. No es obligatorio contar con algún investigador en
el equipo, pero esto suma puntos en la evaluación del proyecto.
 22

VIII. Presupuesto

Persona encargada de formular el presupuesto tiene que tener claro que los proyectos
tienen un máximo de RNR (Recursos no reembolsables), este es el máximo de dinero
que te financia un proyecto. Para financiar una cantidad de dinero la empresa solicitante
(nosotros), tenemos que dar una contrapartida. Los montos, así como los porcentajes van
a estar citados en las bases. Por ejemplo:

Item Aporte Innóvate Perú Cofinanciamiento

Monto % % Máximo de
máximo máximo aporte No
(S/.) del total Monetario, del
del total del proyecto
proyecto

Pequeñ 450,000 60% 40%

a y
mediana
empresa

Gran 450,000 50% 50%

empresa

Este es un caso real de la entidad INNOVATE PERU. Como esta en el ejemplo, innóvate
financiar máximo 450,000 soles. ATENCIÓN: esos 450 000 representan el 60% del total
de proyectos. Por ende; la entidad solicitante (nosotros) debemos aportar el 40% de todo
el proyecto ósea 300 000 soles. En conclusión, el proyecto para que te financie la
totalidad debe valer unos 750 mil soles.

Esa cantidad de dinero se va en:

- Honorarios
- Equipos y Bienes Duraderos
- Materiales e insumos
- Consultorías
- Servicio de Terceros
- Pasaje y viáticos (Coordinar con el CEO)
- Gastos de Gestión
- Otros Gastos elegibles.
- Para ver a mejor detalle los gastos elegibles (gastos que financia el proyecto) y
los gastos no elegibles (gastos que no financia el proyecto). Ver alguna de las
bases de los proyectos anteriores de INNOVATE PERU.
 23

Los ítems descritos anteriormente son conocidas como partidas presupuestales las
cuales pueden encontrar en las bases del proyecto:
https://www.innovateperu.gob.pe/fincyt/doc/pimen/16/bases/Bases%20Integradas%20PIMEN
%2016_030120201720.pdf
(Diríjase a la página 25 de estas bases)

¡ATENCIÓN!: Las bases del presupuesto no son iguales en todos los proyectos
siempre hay algunas variaciones en los montos, las partidas presupuestales y los
gastos elegibles. Segundo, todo lo que se ponga en el presupuesto va tener
especificaciones técnicas

Esta contrapartida puede ser con aportes monetarios y no monetarios: ATENCIÓN: los
aportes no monetarios entran en ciertas categorías.

La empresa no cuenta con la suficiente capacidad financiera para solventar una cantidad
de dinero como esta, por lo que se tiene que hacer es poner la mayor cantidad de aporte
no monetario permitida por las bases, poner infraestructura que contamos como si lo
estaríamos comprando y poner aportes de otros concursos.

El aporte no monetario suele estar compuesto generalmente por los honorarios del
equipo técnico de la entidad solicitante.

Importante: Considerar el IGV como contrapartida monetaria en los ítems de las partidas
que así lo requieran en las bases.

Todo presupuesto final debe estar validada por el CEO.

Un presupuesto se llena de la siguiente manera:

Valorizable Marcar (No)

Ítem El nombre del objeto a adquirir mediante financiamiento o que

será aporte de la Entidad Solicitante o asociada.

Especificación Detalles de la descripción, especificaciones técnicas del ítem.

técnica

Unidad de Soles
Medida

Proforma Marcar fecha aproximada de la cotización

Costo Costo del ítem (Sin IGV)

Cantidad Cantidad de ítems

Total La multiplicación del costo por la cantidad

Aporte RNR Son los recursos no reembolsables que otorga innóvate

 24

Contrapartida Importe de dinero que será aportado por la entidad Solicitante

Monetario o asociadas. Generalmente, este monto está compuesto por
el IGV (Según exigencia de las bases)

Contrapartida Aporte no monetario de la entidad Solicitante y Asociadas.

no monetaria Este importe está generalmente compuesto por la valorización
del tiempo de los coordinadores y otros miembros del equipo
(designado por el CEO). Lo que se busca es maximizar este
monto al límite según las bases.

Actividades Aquí se marca la actividad del cronograma que se va a

realizar con el ítem.

Recomendaciones:

Las recomendaciones para la elaboración de un correcto presupuesto es primero

leer las bases, partidas presupuestarias y los gastos elegibles. Segundo, empezar
por la partida presupuestal de honorarios de los técnicos ya que muchas veces los
montos de estos pueden descuadrar un presupuesto.

El presupuesto de los honorarios es diferentes a las otras partidas presupuestales y se

asigna de esta manera:

Porcentaje
de Honorario
Nombre Entidad N° meses Total
Dedicació Mensual
n
Sanilab
Raúl
Internation 30% S/. 2000 11 S/. 6,600
Muñoz
al

La imagen de arriba es un ejemplo del presupuesto del proyecto de “Desarrollo de un

abono social en líquido 100% natural y aromático que incrementa el tiempo de vida,
brillantes, firmeza y apertura de los arreglos florales o flores de corte, ideal para
florerías y uso doméstico.” o En el cual se multiplicó el honorario mensual por el N°
meses por el porcentaje de dedicación, dando un total de S/. 6,600. El cual entró como
aporte no monetario conforme a las bases.

ATENCIÓN: Este es un presupuesto ingresado por el portal de Inngenius, el cual es

menos engorroso que el Sistema en Línea, en este último todo ítem que pongas va
multiplicarlo por el aporte de la entidad asociada y el aporte de la RNR. Ejemplo.

Ejemplo de llenado en el sistema en línea

 25

60% 40%

Item Monto RNR Cofinanciamiento

Filatradora S/.10,000 S/.6000 40000

Ejemplo de llenado del presupuesto en Sistema Inngenius

Filtrador
Item
a
Costo Unitario 10000

Cantidad 2
Costo Total 20000
RNR 16400

Cofinanciamient
o monetario 3600
(IGV=18%)

Cofinanciamient
0
o no monetario

Entidad
Sanilab
Aportante
Actividad Marcar
 26

ATENCIÓN: La persona que haga presupuesto deberá registrar en un Excel aparte los
datos de los proveedores, como nombre de la empresa, número, teléfono, precio, correo
y toda información que se considere importante

IX. Flujo de Caja Financiero:

Quien esté encargado de realizar el flujo de caja financiero debe asegurar la rentabilidad
del modelo de negocio, costear, hacer flujo financiero y proyectar los posibles flujos en el
futuro. Asimismo, proyectar los gastos administrativos, operaciones, marketing, RRHH.
Siempre apoyándose en los flujos ya establecidos anteriormente por Daniel Moreno y en
la información que le otorgue los participantes del proyecto. Con ello se va poder
determinar el nivel de ventas, punto de equilibrio, costos unitarios, el VAN y la TIR. Es
importante que los supuestos en los que se ha basado para hacer las proyecciones estén
incluidos dentro de la descripción del flujo financiero, la cual deberá ser redactada en el
formulario del proyecto.

Ejemplo de flujo de caja financiero del PIMEN 150K abono para flores:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ZojdIqjuLH14VH8qeuIFxEziUaOP-rGA/
edit#gid=703316267

Ejemplo de flujo de caja financiero del COVID 450K:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Mzi_bslxUdt1zq3TsyO2hXZPYPbAb5PR/
edit#gid=439309925

3.2 Tabla de estructura de formulación (ejemplo Pimen)

Proyecto Aspectos Claves Detalle Observaciones

Innóvate Modelo de Realización del Tomar como referencia los

negocio CANVAS documentos de modelo de
negocio.

Técnico Aportar la parte Se encargan

Tecnológico técnica y tecnológica principalmente ingenieros,
el proyecto agrónomos, biólogos , etc.

Documentario Documentos Seguir los formatos de

Legal y requeridos por INNOVATE
Administrativo INNOVATE (Revisar
Bases).

Presupuesto Presupuesto del Acomodar el presupuesto

proyecto por S/. al requisito de las bases
200,000
 27

Finanzas Flujo de caja y Tomar de Referencias de

rentabilidad del los anteriores flujos de caja
proyecto

4. Fuentes de financiamiento
Se recomienda que para estar al tanto de las nuevas convocatorias se debería
revisar constantemente las páginas de estos fondos. Asimismo, sus redes sociales
como facebook, instagram, correos, entre otras.

4.1. Fuentes Nacionales

I. Innóvate Perú

El Programa Innóvate Perú de PRODUCE cofinancia proyectos de innovación

empresarial, Validación, Desarrollo productivo, emprendimiento e instituciones del
ecosistema. Hasta el momento, nos hemos enfocado en dos tipos de proyectos de
Innóvate: a) Concurso de Innovación para la Microempresa y b) Validación de la
Innovación para la Microempresa.

Su página es la siguiente: https://innovateperu.gob.pe/

Siempre devuelve una Matriz de Evaluación con feedback del proyecto. Si el concurso
tiene más de una fecha de corte, se puede volver a postular habiendo desaprobado la
primera evaluación. Sus dos plataformas principales:

El Sistema en Línea (https://sistemaenlinea.innovateperu.gob.pe/)

El Sistema Inngenius (https://inngenius.innovateperu.gob.pe/com-fincyt-seguridad-web/)
Para consultas sobre las bases, publicación de resultados, en general cualquier duda, se
puede escribir a los siguientes correos:
- [email protected]

II. Concytec

El Concytec es la institución rectora del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología e

Innovación Tecnológica, SINACYT, integrada por la Academia, los Institutos de
Investigación del Estado, las organizaciones empresariales, las comunidades y la
sociedad civil. Está regida por la Ley Marco de Ciencia y Tecnología N° 28303.
Está fuertemente orientada a la investigación y desarrollo, por tal motivo, se postula
únicamente a través de la cuenta CTI Vitae de un investigador. Cabe recalcar que
también son exigentes en cuanto al grado académico del investigador. Por ejemplo, para
cierto concurso, el investigador debe contar con maestría, si no cumple, no deja enviar la
propuesta aun estando completa a un 100%.
 28

Su página principal es la siguiente:

https://www.fondecyt.gob.pe/

III. Kunan
Kunan desarrolla premios para identificar emprendimientos sociales con potencial de alto
impacto, e involucra aceleradoras locales en el acompañamiento de los ganadores.
Desafío Kunan: ¡Nuestro gran premio anual junto a Movistar! Busca identificar y financiar
emprendimientos sociales innovadores.
Perumin Inspira: Premio desarrollado con el Instituto de Ingenieros de Minas y el Centro
Internacional de la papa para Emprendimientos Sociales con impacto en la Sierra.
http://www.kunan.com.pe/

IV. Base de datos de la UPCP

4.2. Fuentes internacionales

I. Rotary:

Rotary International es una organización internacional y club de servicio cuyo propósito

es reunir a líderes empresariales y profesionales universitarios y no universitarios, con el
fin de prestar servicios humanitarios en sus comunidades, promover elevadas normas
de ética en todas las ocupaciones y contribuir a fomentar la buena voluntad y la paz en el
mundo.1 Rotary está integrado por clubes rotarios, organizados en más de 200 países y
regiones geográficas, que llevan a cabo proyectos para abordar los problemas del mundo
actual, como por ejemplo: el analfabetismo, las enfermedades, la pobreza y el hambre, la
falta de agua potable y el deterioro del medio ambiente, a la vez que fomentan la
aplicación de elevadas normas de ética en sus respectivos campos.

Link de la página: www.rotary4455.org

Link del drive de la carpeta del proyecto Rotary:

https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1JCft3eOyncKlN33DHraFh1HuvOjxd2AK

II. Zayed Sustainability Price

Es una convocatoria originaria de los Emiratos Árabes establecido en el 2008, este

premio anual reconoce y premia a los logros de quienes impulsan las soluciones de
sostenibilidad impactantes, innovadoras e inspiradoras en cinco categorías distintas:
salud, alimentos, energía, agua, escuela secundarias globales.

Hemos postulado a la edición del 2019 y a la 2020 en la categoría de agua y

saneamiento.
 29

Link de la página: https://entry.zayedsustainabilityprize.com/ZSPHome

Link del drive del proyecto Zayed:

https://drive.google.com/drive/u/2/folders/1eAiy08v4nce6RSw-A8H1JvHa0F7umOms

III. Sur Sur Innova

El concurso de Ideas Sur-Sur Innova, surge entre La Agencia de Cooperación
Internacional y Desarrollo del Gobierno de Chile, AGCID, y UTEM quienes se asocian, a
través de un convenio de colaboración, para desarrollar el primer concurso de ideas que
vincula lo mejor de los mundos de la innovación social y la cooperación sur-sur. SURSUR
Innova tiene como objetivo Promover la Cooperación Internacional y la Innovación Social
en países de la región a través de la búsqueda de ideas e iniciativas para enfrentar los
desafíos en el contexto de la Pandemia Covid 19 vinculando diversos actores con los
problemas sociales actuales e impulsando el desarrollo.

https://sursurinnova.com/

4.3 Tabla de fondos

Tipología Fuente de Postulación Proyecto enviado

Responsabilidad Social Otros -Mohammed

Empresarial
-Latinoamérica Verde

-VIVA Schmidheiny

-Under 35

-Rotary

Investigación aplicada Concytec -BID COVID 19

-Concytec COVID 19

Desarrollo Tecnológico Innóvate -INNOVATE 150k

Validación y innóvate -Pimen 360k

empaquetamiento

Emprendimiento innóvate -50k Startup 8g

Comerciales Gobierno -Gore Tacna

Innovación empresarial innóvate -Pimen 150k

Instituciones del innóvate -Innova suyo

Ecosistema

Asesoramiento y Espacio -Startup

 30

5. Funciones de los miembros del área

5.1. Principales puestos

I. Armador

El armador es la persona responsable de revisar las bases del proyecto, seguimiento de

la elaboración y seguimiento del proyecto hasta lograrlo subirlo al sistema. Debe ser una
persona con un alto nivel de responsabilidad, comunicación y sobretodo organización.

Entre sus funciones se encuentra:

i. Asistir, brindar información y realizar reportes de las reuniones del área.

ii. Redactar las preguntas para los proyectos.
iii. Integrar las respuestas de los formuladores en el sistema.
iv. Subir y actualizar toda la información en el drive para usarla en futuros
proyectos.
v. Realizar la redacción final de preguntas haciendo el match entre los aportes de
los asesores.
vi. Reportar los avances del proyecto al CEO.
vii. Mantener actualizado el Excel de los pendientes.
viii. Realizar un Gant o cronograma con las tareas y las fechas de entregables para
la realización del proyecto.
ix. Coordinar con miembros del equipo.
x. Realizar seguimiento de las fechas de entregables para lograr avances del
proyecto.
xi. Subir el proyecto y todos los archivos al drive.
xii. Envío de correos Realizar reuniones con el CEO para ver avances

II. Asistente

Es una persona nueva que está en el área o apoya de manera parcial o full time en la
empresa.

Entre sus funciones se encuentra:

i. Buscar datos información en revistas indexadas, base de datos, tesis, fuentes

oficiales, etc.
ii. Asistir en la redacción de las preguntas
iii. Transcribir audios
iv. Realiza cartas.
 31

v. Realizar y hacer seguimiento de las llamadas.

vi. Recopilar la documentación necesaria para la postulación de los proyectos.

III. Analista

Egresado encargado de analizar la información con experiencia en proyectos de por lo

menos de 2 años.

Entre sus funciones se encuentra:

i. Redactar a un nivel avanzado de las preguntas

ii. Corrección de ortografía de las preguntas.
iii. Darle coherencia a la redacción de las preguntas.
iv. Revisar, analizar y mejorar la calidad de la información entregada por los
asistentes.

IV. Soporte

Colaborador que trabaja en otra área, pero apoya en los temas de su área a los
proyectos. Por ejemplo: Medioambiente: apoya en pregunta de impacto ambiental.
Finanzas: Apoya en la realización de flujos de caja

Entre sus principales funciones se encuentra:

i. Aportar al proyecto en las áreas de su dominio

V. Coordinador del Proyecto

Es la persona de realizar las gestiones del área

Entre sus principales funciones se encuentra:

i. Realizar la gestión relacionada con el equipo

ii. Verificar las asistencias
iii. Revisar los planes de trabajo de cada armador
iv. Llevar un recuento de las tareas pendientes de los proyectos
v. Corroborar se presente sus informes mensuales y de horas extras
vi. Revisar los avances de los integrantes del área.
vii. Guiar a los armadores y asistentes para el cumplimiento de sus tareas.
viii. Realizar informes sobre el avance y estado de los proyectos conforme a la
metodología establecida.
ix. Monitorear al equipo.
x. Asegurar la calidad de los entregables de los integrantes del área.
xi. Organizar la información del área en el drive.
xii. Convocar reuniones.
xiii. Realiza seguimiento a los resultados del concurso
 32

xiv. Búsqueda de nuevos formuladores, asesores y consultores.

xv. Buscar fondos para postular
xvi. Revisión de las bases y tomar decisión de postular junto con el CEO
xvii. Hacer informes y reportes.

VI. Jefe del área de proyectos:

Es el CEO Raúl Muñoz.

Entre sus principales funciones se encuentra:

i. Armado y formulación de los proyectos.

ii. Verificar los avances de los proyectos.
iii. Buscar y delegar las empresas y/o aliados necesarios.
iv. Buscar y delegar científicos y/o investigadores necesarios.
v. Revisar aspectos estratégicos del área y de los proyectos.
vi. Decisiones a nivel estratégico de los proyectos.
vii. Tomar la decisión a cuál proyecto postular.
viii. Indicaría los cambios en el puesto del área
ix. Realizar las negociaciones con las entidades asociadas.
x. Asistir a las reuniones con los participantes y asesores.
xi. Análisis a nivel estratégico de los proyectos.
xii. Desarrolla enfoques y estrategias para participar en fondos.
xiii. Toma decisión a que fondo postular con previo visto de la gerencia.
xiv. Informa a la gerencia del estado de los planes y objetivos

VII. Formulador Senior

La persona que cuenta con el puesto de senior, estos son los encargados de cada de
responder por el área. Son encargados de esta por ende son los jefes de las personas
que trabajan en dicha área. Las personas en este puesto pueden mandar sus preguntas
vía texto o vía audios, según le resulte más cómodo.

Entre sus principales funciones se encuentra:

i. Formular las preguntas del proyecto.

ii. Revisar las redacciones finales de las preguntas en las que estuvo a cargo.
iii. Realizar cambios en la redacción de las preguntas

VIII. Asesor

Los asesores pueden ser personas internas o externas de SANILAB, tienen la función de
darle el chequeo a las preguntas ya formuladas para que den sugerencias de algún
cambio o mejora que se le puede hacer a las preguntas. Estas personas son las
encargadas de dar el visto bueno para que se puedan colgar las preguntas en el sistema.
 33

Entre sus principales funciones se encuentra:

i. Revisar las preguntas redactadas

ii. Realizar cambios a las preguntas y hacer cambios mediante audios
iii. Dar el visto final para que las preguntas se suban al sistema.

IX. Asesor Formulador

Tiene las mismas características den asesor del punto 4. Con la excepción que estos
asesores pueden formular una pregunta desde cero, es decir, realizar una pregunta que
no se haya respondido antes en ningún proyecto.

Entre sus principales funciones se encuentra:

i. Redactar preguntas.
ii. Revisar las preguntas redactadas.
iii. Realizar cambios a las preguntas y hacer cambios mediante audios. Dar el visto
final para que las preguntas se suban al sistema.
iv. Coordinar con CEO para definir el enfoque estratégico y la toma de decisiones
de cómo se está llevando la formulación de los proyectos.
v. Coordinar con el CEO la forma en la que se va presentar el proyecto,
vi. Coordinar aspectos documentarios.
vii. Coordinar con el CEO el aporte monetario y los honorarios.

5.2. Tabla referencial

Actividades Claves Observaciones

-Formular las preguntas para los

Armador proyectos.
-Subir y actualizar toda la
información en el drive para usarla
en futuros proyectos
-Realizar la redacción final de
preguntas haciendo el match entre
los aportes de los asesores
-Reportar los avances del proyecto
al CEO.
-Mantener actualizado el Excel de
los pendientes

-Buscar datos Buscar datos en

Asistente -Redactar preguntas tesis, papers,
-Transcribe audios periódicos
-Realiza cartas, llamadas
 34

-Redactar las preguntas

Analista -Analizar la información de los
asistentes.
-Formular la propuesta para
postulación

Aportar al proyecto en las áreas de Deben tener las

Soporte su dominio tareas con
tiempo para que
puedan
acomodar sus
tiempos

-Reunirse con el área, hacer la Debe tener

Coordinador gestión relacionado con el equipo habilidades de
del área del -Llevar las asistencias comunicación y
proyecto -Ver los planes de trabajo de cada empatía, ya que
-Llevar un recuento de las tareas, tiene que hablar
-Ver que se presente sus informes con cada
mensuales y de horas extras miembro del
-Revisar los avances equipo.
-Guiar a los armadores y asistentes

- Armar los proyectos.

Jefe del área - Ver los avances de los proyectos
de proyectos - Revisar aspectos estratégicos del
área y de los proyectos.

-Formular las preguntas del

Formulador proyecto.
Senior -Revisar las redacciones finales de
las preguntas en las que estuvo a
cargo.
-Realizar cambios en la redacción
de las preguntas

-Revisar las preguntas redactadas

Asesor -Realizar cambios a las preguntas y
hacer cambios mediante audios
-Dar el visto final para que las
preguntas se suban al sistema.

-Redactar preguntas
Asesor -Revisar las preguntas redactadas
Formulador -Realizar cambios a las preguntas y
hacer cambios mediante audios
-Dar el visto final para que las
preguntas se suban al sistema.
 35

5.3. Organigrama

5.4. Actividades de apoyo del área de proyectos

I. Monitoreador

II. Transcriptor

Persona encargada de transcribir todos los audios de las reuniones y conversaciones que
se realizan con asesores, entidades, formuladores, etc. para la formulación de los
proyectos.

Entre sus principales funciones se encuentra:

i. Entregar la redacción de las conversaciones, eliminando toda jerga, gentilicio e

información irrelevante que pueda servir para el proyecto.
ii. Registrar datos importantes como datos, estadística, etc.

III. Buscador de información

Persona encargada de buscar datos que enriquezcan los proyectos.

Entre sus principales funciones se encuentra:

i. Buscar contactos en la base de datos

ii. Buscar datos de mercado y/o información relevante para el proyecto
 36

5.5. Tabla Referencial

Actividades claves a apoyar a proyectos Observaciones

Monitorear Llamar a los asesores para que En caso los

respondan las preguntas monitores no
respondan
Llamar a las instituciones para acordar insistir con las
una entrevista llamadas

Conseguir la documentación requerida

para la postulación de los proyectos
como CVs del equipo técnicos firmado,
carta de colaboración, estados
financieros de las entidades, etc.

Transcriptor Entregar la redacción de las La información

conversaciones, eliminando toda jerga, más importante
gentilicio e información irrelevante que es la de las
pueda servir para el proyecto. personas con las
que se hace la
Registrar datos importantes como datos, reunión.
estadística, etc.

Buscar Buscar contactos en la base de datos Debe registrar

informa donde encontró
ción Buscar datos de mercado y/o la información y
información relevante para el proyecto tiene que tener
datos relevantes
como números,
estadística,
tesis, etc.

Recomendación: Como recomendación a la persona que lea, no considere que

estos puestos son fijos, muchas veces el asistente de proyectos tiene que hacer de
Monitoreador, transcriptor o hasta formulador en caso domine algún tema.

6. Proceso para la formulación de proyectos

 37

6.1. Procedimiento paso a paso

I. Búsqueda de concursos

Para encontrar posibles concursos nacionales a los que postular, podemos entrar a las
páginas de Innóvate Perú, Concytec y buscar en la sección de Convocatorias Abiertas.
Asimismo, se puede hacer seguimiento desde las redes sociales.
Para encontrar posibles concursos internacionales para postular, podemos entrar a las
siguientes páginas:
-https://gestionandote.org/category/premiosyconcursos/

El CEO o algún miembro del equipo suele mandar el link de alguna convocatoria al grupo
de WhatsApp “Formulación de Proyectos” o por correo.

II. Selección de concurso.

El asistente o el encargado de filtrar concursos ingresa a la página del concurso y evalúa

si se debería postular o no, basándose en los siguientes criterios:

i. Hay dinero o networking

ii. Clasificamos en algunas de las categorías
iii. Si es un proyecto de innovación, validación, investigación y de impacto social o
ambiental.
iv. Qué es lo piden para el proyecto:
v. Si quien postula debe ser persona natural, persona jurídica, pequeña, mediana o
gran empresa, mujer, etc.
vi. Fecha de cierre

Una vez analizado, se procede a conversar con el CEO para que este le dé la validación.
Luego, se discute con el encargado del área de proyectos acerca de quién podría ser la
persona Armadora del proyecto, considerando las cargas actuales de esa persona.

Se conversa con el nuevo Armador acerca del nuevo proyecto, para que de su
aceptación y comunique cualquier posible contratiempo.

III.Revisión de Elegibilidad

Esta persona designada como Armadora deberá entonces leer las bases Integradas
más detenidamente, tomándole especial importancia a los Requisitos de Elegibilidad.
Tener en cuenta que estos requisitos varían según el concurso, y por eso es muy
importante considerarlos desde un principio. Los proyectos grandes suelen requerir de
una empresa que facture mayores montos (Mayor a 150 UITS), mientras que los
concursos internacionales suelen ser más sencillos y cortos, además de que no suelen
requerir documentos legales.

Se tiene una lista de empresas posibles con las que se puede postular, según los
requerimientos de cada concurso. Esta tabla es especialmente útil para los concursos de
 38

Innóvate y Concytec. Cabe resaltar que es importante conversar con el CEO, sobre algún
cambio en las relaciones con estas entidades.

Importante: 1 UIT = s/.4300, 150 UITS = S/. 645,000

IV. Ingreso al sistema de postulación

Se ingresa al sistema de postulación desde la página del concurso. Se tienen distintas

cuentas para distintas personas naturales o jurídicas con las cuales se puede postular.

IMPORTANTE: El armador es la persona encargada de subir las respuestas de los

formuladores al sistema. Debería ser la única persona con acceso al sistema, ya que
cualquier plataforma para cualquier concurso sea nacional o internacional, tiene
problemas cuando ingresan dos personas a la vez. (Se pierde el progreso avanzado por
una o las dos personas). En caso el armador y el jefe designen que sería más práctico
que dos personas tengan acceso en caso se encarguen de diferentes secciones, dichas
personas deberán ponerse de acuerdo un horario para ingresar y avisar siempre cuando
alguien ingrese y salga.

a) Sistema en Línea

Por ejemplo, para el sistema en Línea de Innóvate

(https://sistemaenlinea.innovateperu.gob.pe/), se puede ingresar con la cuenta de Raul
Muñoz como persona natural y postular a los concursos con esa figura o con otras
empresas. Se recomienda postular con la cuenta del CEO para el Sistema en Línea,
ya que todas las novedades y resultados llegarían a su cuenta de correo
directamente.

Ejemplo: Ingreso al sistema en Línea

 39

Una vez dentro del sistema, sale la siguiente pantalla, en la que se muestran los
concursos actualmente vigentes. Se puede visualizar el historial de concursos postulados
seleccionando en la pestaña que dice “Vigente”, cambiando a la opción “Histórico”.

Para crear una nueva postulación a un concurso, se selecciona el botón celeste que dice
“Crear Nuevo” y a continuación seleccionar la opción “Ver todos los concursos”. De esta
forma, se podrá ver la lista de concursos que actualmente están disponibles y abiertas
para postular.

Finalmente, se hace clic en el botón a la derecha de cada concurso. Ahora se podrá

visualizar el formulario editable del concurso.
 40

Como se puede observar, dependiendo del tipo de concurso y su complejidad, el número

de secciones a completar puede variar. Aunque generalmente, la sección primera “A”
consistirá en el llenado de los datos generales de la empresa y los coordinadores, y el
último consiste en el presupuesto del proyecto.

Si uno baja al final de cada sección, se puede observar el porcentaje de avance del
formulario.

El botón a la derecha que dice “Verificar” es bastante útil ya que permite ver los puntos
que faltan llenar. Si se hace clic, aparecerá esta ventana:
 41

Recién se haya llegado al 100% de avance del proyecto, ese botón azul de “Verificar”
se cambiará por un botón de “Enviar”. Si uno hace clic en enviar, aparece otra ventana de
confirmación antes de enviar finalmente el proyecto.

IMPORTANTE: Cabe destacar que para subir los documentos legales, es necesario
hacer clic en el Menú y seleccionar la opción “Carga de Documentos legales” y subir los
documentos requeridos según las bases. Esto es importante ya que el porcentaje de
avance no toma en cuenta la subida de estos documentos y podría marcar 100% y
enviarse el proyecto aunque estos estén faltando.
 42

b) Sistema Inngenius

Mientras que para el Sistema Inngenius (https://inngenius.innovateperu.gob.pe/com-

fincyt-seguridad-web/expirarSesion.do?cses=true), será necesario crear una cuenta
diferente para cada persona natural o jurídica, la cual estará asociada a un correo
electrónico de Sanilab.

Si va a postular con una nueva empresa que no tiene cuenta en el sistema Inngenius,
entonces habrá que crearla. Para ello, hacer clic en la opción “Tengo número de RUC” y
colocar el número de Ruc de la empresa, el cual puede encontrarse en Google. Si es que
se trata de una persona natural, entonces hacer clic en “Soy persona natural”. Luego
podrá completarse el registro. Importante siempre colocar un correo electrónico que
pertenezca a Sanilab, de esta manera cualquier noticia sobre el concurso nos
llegará al correo directamente, haciendo más fácil la comunicación.

Ejemplo: Ingreso al sistema Inngenius con la cuenta de Conacción SAC, la cual está
asociada con el correo [email protected]

Una vez se haya ingresado correctamente, se podrá ver la pantalla de inicio del sistema.
Para crear una nueva convocatoria, hacer clic en la opción de “Convocatorias abiertas”.
 43

Saldrá una lista

de concursos,
para generar la
postulación, hacer clic en la opción “Postúlate”. Aparecerá una ventana para confirmar la
persona jurídica que va a estar postulando. Seleccionar y aceptar.

Una vez creado, entonces ahora se podrá ver la postulación generada en la opción “Mis
Proyectos” en Inicio. Para editar el formulario de la nueva postulación, hacer clic en la
flecha a la izquierda para ampliar la lista de opciones, y seleccionar “Editar”.
 44

Finalmente, se podrá visualizar el formulario de la postulación para el concurso en el

Sistema Inngenius, el cual tiene el siguiente aspecto:

De forma similar al Sistema en Línea, el número de secciones y las preguntas siempre

varían de acuerdo al concurso. En el caso de la imagen, el concurso era el de Validación
de la Innovación, el cual es uno de los concursos más extensos, por ese motivo tiene 5
secciones. Cabe mencionar que la sección A y B para este concurso consiste en
completar los datos de las Entidades participantes y sus antecedentes. La sección C
consiste en descripción del mercado y competidores, mientras que la sección D consiste
en la descripción de la Innovación. Por último, en la sección E se encuentra el
presupuesto.

Sobre los botones que aparecen en la parte inferior de la página:

Si uno hace clic en “Validar”, saldrá una ventana con el porcentaje de avance del
proyecto, así como la lista de preguntas que falta completar en el sistema.

Si uno hace clic en “Guardar” se guardarán los últimos cambios que se han realizado.
Aunque generalmente, el sistema guarda automáticamente los cambios, se recomienda
hacer clic en esta opción cada cierto tiempo.

Si uno hace clic en “Cancelar”, no se guardarán los últimos cambios y se volverá a la

ventana anterior de “Mis Proyectos”.
 45

Si uno hace clic en “Guardar y Enviar” sin estar completado el formulario al 100%,
aparecerá una ventana diciendo que hay cambios no diligenciados y no se podrá mandar
el proyecto. Recién que haya llegado al 100% saldrá una ventana de confirmación para el
envío del proyecto.

Si uno hace clic en “Previsualizar”, sale una ventana con el pdf con la Ficha llenada hasta
ese momento. Se recomienda hacer clic derecho, “Guardar como pdf” para enviar el
avance de la ficha a los Formuladores o Asesores para preguntar por su opinión.

c) Concytec

La manera de postular es la siguiente: Clic en Convocatorias Abiertas 🡪Clic en el

concurso de Interés 🡪 Pestaña Postulación 🡪 Postula aquí

A continuación, se ingresan el usuario y clave de la cuenta CTI Vitae del Investigador

Principal. Si es que nuestro contacto no presentase cuenta CTI Vitae, tendrá que
registrarse en el sistema del DINA, a través de la siguiente página:

(https://ctivitae.concytec.gob.pe/appDirectorioCTI/)

Cabe resaltar que es preferible que la cuenta del investigador esté asociada con un
correo de Sanilab (es cuestión de conversar y negociar con el investigador).

Solo de esa manera podrá iniciarse la postulación al concurso, es decir, acceder al

formulario de preguntas.

El porcentaje de avance sale en la esquina superior izquierda de la página, y presionando

la opción de “Guardar Como” se pueden ver las preguntas que falta completar.
Nuevamente, solo en caso de tener 100% se activará el botón de envío del proyecto.
 46

V. Formulario.

Es necesario siempre hacer un Word con la lista de todas las preguntas del formulario,
para ser enviado por correo a los formuladores y para subirlo al drive.

Si se desea se puede copiar y pegar cada pregunta del formulario en el Word. Una
manera más rápida de hacerlo en convertir el formulario en blanco de pdf a Word
(smalltopdf.com).

Se deberá colocar siempre, al lado de cada pregunta, la explicación de cada pregunta, la

cual contiene la forma como ésta deberá ser respondida. Además de la cantidad de
caracteres y de conocerse de forma temprana, el nombre del formulador que va a
responder dicha pregunta.

Para el Sistema en Línea, esto se puede copiar y pegar fácilmente a un Word. Ejemplo
de una pregunta de Descripción de Prototipo:

Por otro lado, para el Sistema Inngenius, no se puede copiar y pegar tan fácilmente la
explicación para cada pregunta, por lo que se recomienda tomar Captura de Pantalla (hay
un programa bastante útil llamado Lightshot) y pegar el pantallazo en el Word.

No es requerido colocar la parte de presupuesto en el Word Editable, ya que ocupa

bastante espacio y hace más pesado el archivo.
 47

VI. Realizar resumen de la propuesta

Redactar un documento Word sintetizando las principales ideas y aspectos de la

propuesta. Se recomienda incluir imágenes o esquemas. Si no es redactado por el CEO,
entonces deberá pasar por su revisión. Luego de ello subirlo a la carpeta del proyecto
para que todos los formuladores tengan acceso a él (También se envía por correo)

Este documento es importante pues se envía a todos los participantes del proyecto.

Ejemplo de Resumen de Proyecto para Proyecto 360k Obras de Construcción:

https://drive.google.com/file/d/1Sp4YWzh61_9unwQ-BmwTLBhG8ZLUmoUQ/view?
usp=sharing

VII. Cronograma o plan de trabajo

Realizar un cronograma en Word o Excel con las actividades necesarias para la

culminación del proyecto estableciendo las fechas como objetivo para cerrar con las
actividades.

Ejemplo:

VIII. Asignación de preguntas.

El procedimiento sería el siguiente:

 48

i. Se revisan pregunta por pregunta del formulario y sus especificaciones con el

CEO
ii Ver a qué áreas o carreras corresponden las preguntas.
ii. Se plantean los candidatos para resolver las preguntas.
iii. Se avisa por correo o llamada a los candidatos.
iv. Se recibe la confirmación de los candidatos.
v. Se procede a enviar las preguntas a los candidatos.
vi. Se hace el seguimiento.
vii. se reciben las preguntas.
viii. El armador procede a integrarlo en el Word editable y lo sube al sistema

Recomendaciones:

a. Distribuir máximo 4 preguntas por formulador.

b. Establecer horarios de trabajo con los formuladores: RAUL tiene que quedar
formulador, definir un poco mejor los horarios y los acuerdos, mandar correo por
copia formalizando un poyo, en el mismo correo poner el horario de reuniones.

IX. Seguimiento de avances

Las personas que han sido asignadas para responder las preguntas, deberán enviar sus
avances cada cierto tiempo, previo acuerdo.

Se recomienda mantener un Excel para facilitar el monitoreo de cada pregunta. Con

respecto a los seniors, la comunicación se puede hacer directamente mediante una
llamada, wsp o correo.

Para los asesores, primero se tendría que confirmar con el CEO para ver a cuáles
personas se puede llamar sin ningún problema.

Si es que un formulador no envía su parte hasta una fecha crítica, entonces sus
preguntas deberán ser delegadas a otras personas (Conversar con el jefe de proyectos).
 49

6.2 Procedimiento post- envío del proyecto

I. Correo de confirmación de envío y agradecimiento

Posterior al correcto envío del proyecto a través de la plataforma, se deberá enviar un

correo electrónico a todos los participantes, en el que se informará acerca de la fecha y
hora del envío, se expresará agradecimiento por la colaboración, y se adjuntará el
documento final de postulación.
 50

Es recomendable revisar la bandeja de entrada del correo registrado para el concurso

(Revisar también la carpeta de Spam y Notificaciones). Pues el Organizador del
Concurso suele mandar un correo de confirmación del envió de la propuesta.

Dependiendo de qué tan largo fue el proyecto, el CEO dará horas libres (previo acuerdo).

II. Recolección de Información

Pasadas estas horas libres, o antes si se desea, se procederá a recopilar toda la

información relacionada al proyecto en la carpeta Drive del Proyecto.

Esta información consiste en archivos Word, Excel de Flujo y Presupuesto, documentos

de Cotizaciones, Audios, transcripciones, fichas técnicas, bloc de notas, etc.

Todos estos documentos los tienen tanto el armador como los participantes del proyecto.

Para obtener toda la información que desarrollaron alguna vez los participantes, el
armador seguirá las siguientes pautas:

i. Se observa el Excel de la lista de participantes del proyecto, con las funciones

asignadas.
ii. Se hace un recuento de las respuestas y de quienes participaron en el desarrollo
de cada una.
iii. Se llama por teléfono a cada participante para confirmar las actividades que
realizaron, qué datos o información necesitaron. Si realizaron alguna búsqueda
de información por Internet, o si se contactaron con alguna persona/proveedor.
iv. Se solicita al participante que mande toda esta información por WhatsApp, por
correo o por el canal que prefiera.
v. Se organiza toda la información en la carpeta de Drive.

En cuanto a la organización de las carpetas en el Drive, se sugiere hacer una

segmentación adecuada según el tipo de documento. Por ejemplo, una carpeta de
documentos legales, que incluya la Lista de Chequeo, las Cartas de Compromiso de
Asociadas, CVs, entre otros. Otra carpeta de Flujo Financiero, otra carpeta para la Ficha
Final.

Por último, el armador deberá redactar un Word de Observaciones Generales del

Concurso, indicando un breve resumen del proyecto, si es que se presentaron problemas
de cualquier tipo o algún dato relevante para el futuro desarrollo del proyecto.
 51

7. Seguimiento de resultados de fondos

Es muy importante tener en mente siempre la fecha de publicación de los resultados del
concurso, en general, estar atento al cronograma del concurso.

Asimismo, es igualmente relevante entrar periódicamente a la cuenta de correo registrado

para el concurso, puesto que la entidad organizadora del Concurso (sea Innóvate,
Concytec, VIVA, etc) estará enviando las observaciones de la Evaluación Legal. Si es
que se ha presentado algún problema, para que sea corregido inmediatamente y
dentro de un plazo.

Cuando llegue la fecha de publicación de resultados, se deberá ingresar a la página del

concurso y buscar la sección de “Resultados”. Si es que hubo suerte y se consiguió el
financiamiento, este resultado llegará de todas maneras al correo electrónico. Por otro
lado, de no aprobarse el proyecto, ello figurará en la lista de resultados (de tratarse de
Innóvate Perú). De tratarse de alguna otro concurso nacional o internacional, puede de
que simplemente la propuesta no figure dentro de la lista de ganadores (CONCYTEC), se
reciba un correo informando de que no se consiguió, o sencillamente no se envíe ningún
correo.

Para este último caso, sin embargo, será preciso enviar un correo a la entidad,
preguntando por el estado de la postulación, pues podría darse el caso de que se haya
postergado la evaluación.

En el caso de Innóvate Perú, los proyectos reciben siempre una matriz de Evaluación, en
la cual se detallan la calificación de los evaluadores de acuerdo a cada criterio. Para
visualizarla, se deberá ingresar a la plataforma:

Para el caso de Sistema en Línea, hacer clic en el ícono de Menú 🡪 Postulación Proyecto
🡪 Resultado Concursos 🡪 Hacer clic en el ícono del PDF debajo de la palabra Matriz.
 52

Para el caso del Sistema Inngenius, hacer clic en el botón Resultados.

Una vez salgan los resultados, comunicar al CEO y organizar una reunión para la
discusión de los resultados del concurso. Asimismo, no olvidar actualizar el Excel de
Estado de las Postulaciones.

8. Monitoreo de equipo de trabajo

8.1. Gestión del equipo de trabajo

Para la gestión del equipo de trabajo el líder del equipo tiene como herramienta el Excel
de pendientes de drive, cuyo link es el siguiente:
https://drive.google.com/drive/u/2/folders/1j_0mxFTrXlurSrS88DkVc5pRc6aGYxXg .

Cuando entren al link podrán ver el siguiente cuadro, cuyo llenado bajo la responsabilidad
del armador y el líder del equipo puede hacer modificaciones según lo crea
correspondiente

Pendiente del proyecto

Nombre del proyecto Desarrollo de un abono

líquido para alarga la vida de
las flores

Armador Carlos

Fecha límite 25 de Mayo

Avance 100%

Formuladores Raúl, Margie, Daniel; Miguel

Maticore

Asistentes Daniela, Melissa

i. Nombre del proyecto. - Va el nombre del proyecto.

ii. Armador. - Persona encargada del proyecto, recaba la información y la sube al
sistema.
iii. Fecha límite. - fecha en la que se vence la convocatoria a donde se está
postulando para el proyecto.
iv. Avance. - Es el porcentaje de en qué está el proyecto. En este caso vemos que
el proyecto está en un 20%.
v. Formuladores. - Personas encargadas de otorgar la información pertinente para
la formulación de los proyectos, los cuales pueden ser externos a SANILAB.
 53

vi. Asistentes. - personas que ayudar a los formuladores y que están a tiempo
completo en SANILAB
vii. Resumen del proyecto. - Mi propuesta seria un link que te dirija a un documento
Word drive donde está el resumen para que se pueda apreciar mejor.

Se deben tener todos los pendientes redactados de manera más precisa posible para una
correcta lectura de parte de los monitoreo de los pendientes
La persona encargada de ver por el monitoreo de los pendientes va realizar un chequeo
de los pendientes y además los pendientes los cuales todavía no se han realizado.

8.2. Procedimiento para el registro de un pendiente

Fecha Estado Pendiente Nota Fecha límite Situació Link
n

27 de 60% Revisar el Revisar en las 20 de mayo Se debe Link del

Abril presupuesto bases las esperar avance del
en el partidas la presupuesto
sistema presupuestales revisión
de
Daniel

i. Fecha del pendiente: Fecha en que se registró el pendiente

ii. Estado: Verde es completado, amarillo es en proceso y atención es todavía no
se ha avanzado nada. En caso de que este amarillo se debe tener en que
porcentaje está avanzando el pendiente.
iii. Pendiente: Es la tarea que se debe realizar para la formulación del proyecto
iv. Notas: son toda la información extra para la correcta ejecución del pendiente o
recomendaciones para su cumplimiento.
v. Fecha límite: es la fecha en la que debe morir ese pendiente.
vi. Situación: la situación es, por ejemplo, si el pendiente era mandar un correo, el
pendiente ya estaría realizado, sin embargo, se debe esperar la respuesta de
ese correo por la respuesta del correo, así que el pendiente estaría en amarillo.
vii. Link: Todos los avances se suben al drive y se tiene que adjuntar el link de este.

8.3 Monitoreo al equipo de trabajo

El líder del equipo de proyectos debe hacer un monitorea a los asistentes del área de
proyectos de manera diaria, con el fin de darle seguimiento a los aportes y que se
corrobore de que se tengan apuntado y cumplidos todos los pendientes. Para cada
reunión del líder del proyecto se debe seguir con el siguiente procedimiento:
 54

I. Reuniones de seguimiento al detalle de los participantes y sus

proyectos.

Se realiza un análisis del Excel de pendientes por parte del líder del área de proyectos
para revisar que se estén cumpliendo con todos.

II. Método de seguimiento de los proyectos

Se debe hacer por medio de una llamada con el armador del proyecto y con todo su
equipo de manera diaria de mínimo 1 hora

III. Control detallado del cronograma y actividades pendientes

Se revisa el cronograma con el armador y el equipo para verificar si es que se están

cumpliendo con las fechas establecidas

IV. Puntos críticos.

i. Se identifican los puntos críticos de los proyectos, los cuales atrasan a la correcto
envió de los proyectos.
ii. Se planea la forma en la que puedan arreglar esos puntos críticos

V. Verificación de las asesorías

Verificar que se tiene los vistos o conformidad de los asesores, CEO y/o formuladores
sobre si ya cumplieron las tareas, indicaciones y/o recomendaciones que se indicaron en
reuniones o consultas anteriores en las fechas oportunas.

8.4. Monitoreo de proyectos

Después de realizadas las reuniones con el equipo de proyectos el líder del equipo de
proyectos tiene que realizar una reunión con el CEO para ver los avances del proyecto.
Para lo cual se debe seguir con el siguiente procedimiento:

I. % de Avance del proyecto

II. Semáforo del proyecto: Se determina el color del proyecto para lo cual se tiene
que
● Rojo. El proyecto no está avanzado y está en peligro de enviarse en la
fecha de cierre
 55

● Amarillo: El proyecto está avanzando con las tareas pactadas en el

cronograma algunos retrasos en algunos pendientes y tareas
● Verde: El proyecto está avanzando conforme según el cronograma

III. Listado de pendientes: se le hace el recuento de todos los pendientes de todos

los proyectos que está viendo en el área.
IV. Listado de puntos críticos
V. Anotar los nuevos pendientes del CEO.

9. Reuniones del área

9.1 CEO

I. Ceo y equipo de proyectos

Se realizan reuniones donde asistirán los miembros del equipo de proyectos y negocios.
En caso no se pueda realizar las llamadas por problemas de internet se tendrá que hacer
una llamada tripartita en celular.

N° Detalle

CEO puede solicitar la reunión cuando crea conveniente, por

Frecuencia
lo general es una reunión a la semana.

Vía WhatsApp (solo 4 integrantes) en caso de más personas

usar Hangouts o Zoom. No realizar reuniones por Microsoft
Canal
Teams. En caso de 3 personas se puede usar llamada
tripartita:
https://www.youtube.com/watch?v=1nf9kMBOqt8

Revisar los avances del día con la lista de pendientes

Exposición de avances los armadores y participantes
Agenda Recibir correcciones en los expuesto
Recibir nuevas indicaciones del CEO
Levantar acta y listar nuevos pendientes para la próxima
reunión.
En estas reuniones debe participar Jeshua
 56

Usar video llamada (al menos 30minutos luego solo audio)

Método
para crear vínculo entre el equipo
Usar formato de “lista de pendientes” y acta de reunión

35 min (temas conocidos con integrantes antiguos) a 2 horas

Tiempo
(nuevos integrantes o temas nuevos)

Monitorear a los trabajadores y velar por la correcta

ejecución de los pendientes.
Finalidad

II. Ceo y el líder

La segunda forma es la reunión entre el líder del área de proyectos y CEO, en el cual dan
una revisión de los avances de cada integrante del equipo, para lo cual el líder debe
informarle los avances de cada uno así también el porcentaje del avance de cada uno. El
líder del área debe guiarnos y darnos ciertas indicaciones en caso no entendamos para
que al terminar nuestra tarea del día se presente de acuerdo a lo que requiere y este
correcto.

N° Detalle

CEO puede solicitar la reunión cuando crea conveniente, por lo

Frecuencia
general de manera diaria.

Via WhatsApp, Hangouts o Zoom. No realizar reuniones por

Canal
Microsoft Teams. O usar llamada telefónica

Informar el avance de los puntos más críticos de los proyectos

Informar sobre el desempeño de cada uno de los miembros en
Agenda %
Recibir nuevas indicaciones del CEO

Método
 57

Usar formato Excel de “Lista de pendientes” y acta de reunión

Tiempo 35 min promedio

III. Líder y su equipo

Antes de cada reunión el encargado debe hacer un chequeo de la evolución de los

pendientes en el Excel “Lista de Pendientes”, para lo cual los asistentes y formuladores
deben especificar los pendientes lo más detallado posible, según se explica más adelante
en el punto “Monitoreo SANILAB”

Las reuniones donde se encuentran todos los participantes deben ser de manera simple y
de manera general, los temas específicos se tocarán de manera privada. Cualquier de los
temas que se va tocar en la reunión deben ser cortos y respondidos de manera rápida, a
fin que no acabare la reunión y pueda mantener el interés de todos los miembros de la
reunión.

N° Detalle

LIDER puede solicitar la reunión cuando crea conveniente,

Frecuencia
por lo general de manera diaria y varias veces al día.

Via WhatsApp, Hangouts o Zoom. No realizar reuniones por

Canal
Microsoft Teams. O usar llamada telefónica

Cada integrante expone al detalle de su proyecto iniciando

Agenda desde los puntos más críticos de los proyectos
Brinda recomendaciones y correcciones sobre el desempeño
de cada miembro

Método

Usar formato Excel de “Lista de pendientes” y acta de

reunión
 58

Reunión de manera simple y rápido

Tiempo Reuniones cortas entre 15 a 30 min, promedio

RECOMENDACIÓN: Las reuniones deben ser puntuales

IV. Asesores especiales

i. Jorge Romero: Jorge es una persona especializada en modelamiento de negocios y

startups para la solicitud de financiamiento. Esta persona es parte de ACM Ventures, la
cual es una incubadora de proyectos de innovación de corte agrícola. Jorge le da
asesoría a SANILAB para que los proyectos que modele tengan el mayor puntaje posible.
Su número es 931140385. A veces puede ser que no responda, lo que hay que hacer en
esos casos es insistir La dinámica para estas llamadas hay que adaptarnos a sus
tiempos, llamarlo varias veces, grabar las reuniones, transcribirlas, mandarle correos etc.

N° Detalle

Cada vez que se necesite asesoría para los proyectos de

Frecuencia
INNOVATE Perú

Canal
Hangouts, Llamada WSP

Armar una lista de puntos a consultar.

Revisar la formulación de los proyectos.
Agenda
Revisar la ficha de postulación.
Modelamiento de los proyectos

Se hace una coordinación previa mediante una llamada y se

plantea una hora en la que va poder el equipo. Cuando se dé
Método
la reunión se debe realizar el procedimiento de reunión
efectiva SANILAB.

Tiempo Reuniones cortas entre 15 a 30 min, promedio

 59

Número 931140385

ii. Robert Chuquimbalqui: Médico de la UNMSM, integrante del Centro de Investigaciones

Tecnológicas, Biomédicas y Medioambientales CIBTM de San Marcos, apoya en el
modelo de negocio y en la tecnología que se podría aplicar en los proyectos, además,
participa con nosotros en los proyectos como Entidad Asociada.

N° Detalle

Cada vez que se requiera necesite asesoría para los

Frecuencia
proyectos de INNOVATE Perú y CONCYTEC

Canal Hangouts, Llamada WSP

Armar una lista de puntos a consultar.

Revisar la formulación de los proyectos.
Agenda Revisar la ficha de postulación
Modelamiento de los proyectos

Se hace una coordinación previa mediante una llamada y se

plantea una hora en la que va poder el equipo. Cuando se dé
Método
la reunión se debe realizar el procedimiento de reunión
efectiva SANILAB.

Tiempo Reuniones cortas entre 15 a 30 min, promedio

Número 922635548

iii. Jeshua: Jeshua es arquitecto de profesión, con un alto grado de experiencia en

proyectos de innovación, estuvo realizando proyectos en Shanghái y apoya en la
formulación de los proyectos de SANILAB. Su número es 992821798.

N° Detalle
 60

Frecuencia Semanalmente

Canal
Hangouts, Llamada WSP
Revisar la formulación de los proyectos.

Revisar la ficha de postulación

Agenda
Modelamiento de los proyectos

Se hace una coordinación previa mediante una llamada y se

plantea una hora en la que va poder el equipo. Cuando se dé
la reunión se debe realizar el procedimiento de reunión
Método
efectiva SANILAB.

Tiempo Reuniones de por lo menos 2 horas.

Número 9922821798

V. Otros

Por lo general son nuevas Entidades o personas que no han tenido contacto
anteriormente con SANILAB. Procedimiento:

i. Copiar el correo modelo del Anexo: “Modelo de Correos”

ii. Mandar el correo con los cambios requeridos
iii. Anexar los documentos pertinentes para justificar el motivo del contacto, tales
como: bases, resumen, ficha del proyecto, etc.
ATENCIÓN: Importante siempre adjuntar el resumen del proyecto
iv. Mandar un mensaje al wsp de contacto diciéndole que revise el correo.
v. Llamar al contacto para agendar una reunión.
vi. Agendar la reunión con el asistente de gerencia.
vii. Programar agenda de la reunión con el CEO.
viii. Coordinar la realización de la reunión.

VI. Procedimientos para reuniones efectivas

Imagen Referencial:
 61

Actividades
Preparatorias Anotar las
Realización de la
- Agenda reunión. indicaciones Conclusiones y
-Verificar generales recomendaciones
-Recuento de la
integrantes agenda -Anotar en el -Recuentro
-Verificar Lista de Excel Drive
pendientes

I.Actividades Preparatorias

ii. Realizar la agenda de la reunión. La persona encargada de ser el host de la

reunión tiene que realizar la agenda el cual va mencionar al principio de la
reunión. Por ejemplo.

iii. Verificar unos 15 minutos antes de la reunión con cada miembro si van a estar
disponibles para la reunión, en este paso, se debe mandar un mensaje sino
responden realizar una llamada para verificar que los miembros de la reunión
van a poder hacerse presentes o tienen algún problema por el cual no se van a
presentar, no van a poder estar puntuales, con lo cual puedan avisar a los
demás miembros. Si en caso no hay ningún inconveniente se procede a realizar
la llamada.

iv. Verificar la lista de pendientes: Para la lista de pendientes se tiene que tener en
formato Excel para llevar los pendientes. Se tiene que tener un porcentaje de
avance de cada proyecto y el estado de los pendientes. Para ello se utiliza un
drive que comparte toda el área de proyectos.

Para mayor información de la lista de pendientes ver el punto 5. Y EL link

https://drive.google.com/drive/u/2/folders/1j_0mxFTrXlurSrS88DkVc5pRc6aGYxXg

v. Tener los objetivos claros de la reunión.

vi. Definir los roles de la reunión: La persona que guía la reunión a través de la
agenda. Encargado de tomar nota para poder hacer nueva agenda o
tener puntos importantes
 62

vii.El facilitador que hace que todos puedan hablar e incluso los incita si es que no
han participado.
viii. El que va controlando el tiempo, se recomienda usar cronometro
Recomendación: Los roles van cambiando cada reunión

II. .Realización de la reunión .

i. Realizar el listado de temas de la agenda para la reunión en orden de prioridad

de ser posible y delimitar tiempos a tocarse de forma muy general y abordar
principalmente los puntos de dolor luego los encargados de cada proyecto van a
tener que hacer una reunión aparte para abordar los temas de la agenda de
manera más específica.
ii. El host de la reunión debe cerciorarse que se cumplan con los tiempos, los
temas que se acordaron conversa y evitar profundizar mucho en un tema.
iii. Resolver los conflictos de la agenda.
iv. El encargado del tiempo va avisando cuando se termine la hora de cada punto
en la agenda

III. Anotar las indicaciones generales

i. En cada punto se van hacer aportes, dudas, consultas con lo que el asistente
debe anotar las indicaciones del CEO en el Excel de la lista de pendientes para
poder seguir avanzando con los proyectos.
ii. La agenda y toda la información recaudada en la reunión se envía a cada uno
de los participantes incluyendo a los que no estuvieron por medio de un
documento Word por correo o WSP, con la finalidad de que todos estén
alineados.

IV. Conclusiones y Recomendaciones.

Se hace un recuento general de la lista de los nuevos pendientes para asegurarnos de

que no se haya pasado ninguna indicación. Y para hacer mejor el trabajo el equipo puede
dar algunas recomendaciones o algunas observaciones

Recomendación: Uno de los pilares en el ámbito organizacional es tomar

decisiones correctas y donde se suelen tomar estas decisiones son en las
reuniones. Sin embargo, hay quejas recurrentes de lo improductivas que pueden
llegar a ser por lo que se deben respetar el procedimiento para sacar un mayor
provecho posible.

10. Inducción a los nuevos asistentes de proyectos.

I. MÓDULO 1 DE CAPACITACION. VIDEO DE MODELO DE NEGOCIO, se graba

un video. Además, se podría utilizar el canal de YouTube de INNOVATE para la
capacitación inicial. https://www.youtube.com/watch?v=7eLl_lSWNv8&t=614s
 63

II. PPT de exposición

III. Uso de drive, correos, wasap.

IV. Video explicativo del CEO haciendo una introducción a lo que es SANILAB y su
modelo de negocio.

V. Buscar un video corto donde se explica los componentes de un proyecto con

logros intermedios y fuentes de verificación.

VI. Video explicativo de INNOVATE de como postular a un proyecto

VII. Realizar algunas preguntas: La persona que va ser inducida al área de

proyectos, tiene que responder un formulario de preguntas para confirmar que
ha podido captar la información

10.1 Formulario de preguntas

¿Diferencias entre un proyecto prototipo y uno de validación?

Un prototipo es un primer modelo que sirve como representación o simulación del

producto final y que nos permite verificar el diseño y confirmar que cuenta con las
características específicas planteadas.

La fase de validación busca facilitar la introducción al mercado de productos, servicios o

procesos, validados técnica y comercialmente. Se trata que la innovación sea probada en
condiciones reales y aprobadas por clientes potenciales.

¿Cuál es la documentación necesaria para postular a un proyecto de

INNOVATE?

o CV del equipo técnico.

o Carta de compromiso de colaboración.
o Convenio de asociación para la ejecución del proyecto.
o PDTs de la tributación.
o Documentos de SUNAT.
o Firmas.
o Declaraciones Juradas.

¿Qué requisitos debe cumplir la entidad solicitante?:

i. Acreditar como mínimo dos (2) años de funcionamiento continuo en los últimos
veinticuatro (24) meses, contados retroactivamente desde la fecha de cierre de
cada corte de la convocatoria y acorde a la información del Registro Único de
Contribuyentes (RUC) de la Sunat12.
 64

ii. Encontrarse en estado y condición de contribuyente “Activo” / “Habido”, y con

información actualizada del representante legal en el Registro Único de
Contribuyentes (RUC) de la Sunat.
iii. Contar con capacidad técnica y de gestión que aseguren una contribución eficaz
en las etapas de formulación y ejecución del proyecto13.
iv. Se evaluará positivamente el potencial de escalamiento productivo y comercial
de la asociatividad.

¿Cuáles son gastos elegibles y no elegibles?

Los gastos elegibles son los honorarios, equipos y bienes duraderos, materiales e
insumos, consultorías, servicio de terceros y pasajes y viáticos.

Los gastos no elegibles son:

- Gastos por personal administrativo.

- Gastos fijos (luz, agua, telefonía fija y celular, Internet).
- Capital de trabajo para la empresa.
- Gastos financieros (mantenimiento de cuenta corriente y otros gastos
financieros).
- Adquisición y/o alquiler de equipos, bienes duraderos e insumos no vinculados
con la naturaleza y ejecución del proyecto.
- Adquisición y/o alquiler de inmuebles y adquisición de vehículos.
- Adquisición de bienes usados.
- Financiamiento de deuda.
- Compra de acciones.
- Tecnologías y equipamiento que tengan impacto negativo en el medio ambiente.
- Obras de infraestructura no asociadas al proyecto y compra de terrenos.
- Arrendamiento de locales para oficinas administrativas y alquiler de equipos de
oficina.
- Iniciativas relacionadas con armas, juegos de azar, actividades ilegales,
prohibidas o innecesarias para el logro de los resultados del proyecto.
- Viajes de misiones de negocio, marketing y publicidad relacionados con la etapa
de escalamiento (producción a gran escala y comercialización) posterior al
proyecto.
- Gastos vinculados al escalamiento productivo o comercial de los resultados de
las innovaciones.

¿Cuál es el principal contenido que tiene que tener el video que va ir

anexado a la postulación?

Los videos tienen que evidenciar la funcionalidad y avances del prototipo.

¿Cuál de las siguientes funciones no es una función del armador?

a. Redactar las preguntas para los proyectos.

b. Mantener actualizado el Excel de pendientes
 65

c. Realizar un cronograma de trabajo y Excel con las preguntas del proyecto,

d. Subir todos los archivos de la postulación de un proyecto al drive
e. Todas las anteriores

¿Cada cuánto tiempo son las reuniones con Jeshua?

a. Diariamente
b. Interdiario
c. Semanalmente
d. Mensualmente
e. Cuando el proyecto lo requiera

¿Es la persona encargada de revisar aspectos estratégicos del área de proyectos, tomar
decisiones a cuál proyecto postular y negociar con asesores?

a. Formulador
b. Formulador Senior
c. Coordinador del área de proyectos
d. Jefe del área de proyectos
e. Armador

¿Cuál de las alternativas no forman parte de la estructura de la formulación de proyectos

de Validación?

a. Presupuesto
b. Flujo de Caja Financiero
c. Documentario Legal y Administrativo
d. Técnico tecnológico
e. Análisis de ratios financieros

¿Antes de enviar un correo a una entidad o asesor importante se tiene que copiar el
anexo 11.1 de modelo de correos y otras comunicaciones?

a. V
b. F

11. Horas Adicionales

Las horas extras se envían en un Excel indicando las fechas, horas, tareas asignadas,
agenda y otra información que se crea pertinente, con copia a GTH.

Formato de Registro de Horas Extras:

 66

12.Gestión de la base de datos

Se ha elaborado una base de datos con posibles clientes, proveedores, inversionistas,

instituciones del Gobierno, ONG’s, coworkings, networking en general. Se ha separado
en pestañas según el tipo de entidad. Como: colegios, universidades, viveros,
municipalidades, cementerios, entre otros,
La base de datos se encuentra en el drive del correo de Raúl con nombre “Base de datos
contactos de Gerencia”. El link es el siguiente de acceso es el siguiente:
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1yPydKb4mciN8cGacqr7cc-
62mzJm9Mgtgx9xCqpy45k/edit#gid=399088624&fvid=706851868
Esta base de datos es importante porque el CEO puede preguntar por algún contacto y si
es que no se tiene a la mano hay que buscarlos en el drive. El drive está separado con
varias pestañas, para realizar una búsqueda más rápida en todas las pestañas del libro,
se sugiere presionar en el teclado Control + F 🡪 Más opciones 🡪 Escribir la palabra que
se quiere buscar 🡪 Asegurarse de que esté marcada la opción “All Sheets” 🡪 Finalmente
presionar “Find”

Cada vez que se haga algún nuevo contacto a través de los proyectos, se tiene que
registrar en una nueva fila en el Excel según la categoría a la que pertenece.
Recomendación: Mandar la información de los contactos nuevos al Asistente de Gerencia
(mencionando en qué se quedó/acordó con el contacto) para que los registre en la base
de datos.

12.1. Contacto con personas/instituciones de la base de datos.

I. Enviar correo de presentación modelo.

Ver anexo. Este es un modelo formal de presentación de Sanilab, incluye qué es, a qué
se dedica, Motivo del correo, links de videos para mayor información.
El motivo del correo siempre varía según el propósito que se busca, de acuerdo a la
necesidad del proyecto o lo que considere el CEO.
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Si se tiene número de teléfono, llamar al contacto para preguntar por la recepción del
correo y para agendar una entrevista/reunión (Ver más abajo cómo proceder para su
realización)

Si ya se ha tenido contacto previo con la institución/ persona, entonces enunciar en el

texto del correo que se busca retomar las comunicaciones y proceder con el objetivo,
teniendo en cuenta lo que se hizo por última vez con el contacto (Revisar en los correos
de Raúl)

II. Contacto con personas/instituciones por PRIMERA VEZ y que no están

en la base de datos.

Si es que la persona de la institución objetivo es totalmente desconocida para nosotros,

es decir, hemos encontrado sus nombres en la web, pero no su correo y su teléfono. Por
lo general, la primera alternativa es preguntar via WhatsApp/llamada a la persona más
cercana a esa entidad, que ya se encuentra en nuestra base de datos, si nos pudiera
proporcionar algún número de contacto.

En el caso de que no lo tuviera y no se conozca a nadie en la entidad:

Se envía un correo al mail de la entidad que se encontró en la página web de la

institución. Se envía el modelo de correo modificándolo de acuerdo al propósito, se
pregunta por el número de contacto de la persona objetivo. Además, se envía el resumen
del proyecto.

Se llama a la central de la institución, introduciéndose como Sanilab International. Es

recomendable que la persona que realice la llamada sepa bastante del proyecto y esté
apto para responder preguntas sobre el mismo. Asimismo, se sugiere que se diga lo
siguiente:

Buenos días, llamo de parte de Sanilab International. Necesitamos contactarnos urgente

con XXXXX (nombre de persona objetivo), hemos enviado información importante a su
correo. No he tenido mucho éxito encontrando su información de contacto. En todo caso,
¿con quién podría hablar para que me dé una respuesta?

Lo más probable es que se redireccione a números anexos. Sin embargo, será necesario
intentar hasta conseguir el número de contacto deseado.

Otra alternativa es conseguir un contacto mediante redes sociales. Se puede escribir a la

página de la institución, de manera formal, señalando nombre, DNI, que se escribe de
parte de Sanilab International, RUC: XXXXX. Finalmente se escribe el motivo de la
comunicación.

12.2. Entrevistas y reuniones con especialistas

Para tener un conocimiento más real del proyecto, o cuando surgen dudas acerca de
cierto aspecto del proyecto, es muy útil realizar entrevistas a diversos especialistas con
experiencia en el tema.
Dependiendo de la finalidad o propósito de la entrevista, esta puede ser:
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Propósito Encargado Observaciones

de realizar
Entrevista

Búsqueda de datos Armador del -Es importante haber

específicos para el proyecto o realizado una
proyecto, CEO. búsqueda previa en
Internet.

-Se puede entrevistar

a clientes en la base
de datos

Conocer más Armador del Se puede ubicar a

características del proyecto o varios clientes desde
producto/situación del CEO. la base de datos.
mercado (por ejemplo, Encargados de
situación del mercado logística/de compra
de abono durante la de producto.
pandemia Covid 19)

Averiguar las CEO Se tienen contactos

necesidades de alcaldes,
específicas de cierta funcionarios de
comunidad municipalidades,
DIRIS, etc.

Las entrevistas pueden darse de manera presencial o virtual (en la mayoría de los casos).
Con virtual, nos referimos generalmente a una llamada WhatsApp, reunión Zoom,
Hangouts.
Como se puede ver en la tabla de arriba, si el armador se encarga de realizar la
entrevista, entonces esta dependerá de su disponibilidad de su propia agenda y la del
entrevistado.
Solo en las entrevistas con entidades del gobierno es imprescindible que sea el CEO
quien realice la entrevista, pues él tiene experiencia en temas de gestión con gobiernos.

Una vez ubicado el especialista sobre el tema, se envía un correo desde el Gmail de Raúl
(Ver modelo de correo presentación), solicitando formalmente una entrevista. Aquí se
recomienda proponer al especialista 2 fechas para que acomode su horario.
-Luego, se efectúa una llamada telefónica, para confirmar la recepción del correo y
agendar la entrevista en ese mismo momento, teniendo en cuenta la disponibilidad de
Raúl (si es necesaria su presencia) la cual se puede ver en su Google Calendar.

Una vez se haya acordado la fecha y la hora, se avisa a Raúl por mensaje y se agenda
la reunión en su Google Calendar. Es importante colocar los detalles, lo último que se
realizó con el contacto y su cargo en la entidad, así como un poco de su experiencia
relevante, por ejemplo:
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El día de la entrevista, si esta se va a realizar por las plataformas Hangouts, Zoom, es

preciso generar la reunión y mandar el link al entrevistado por correo o WhatsApp, al
menos con 30 minutos de anticipación. También avisar al CEO con antelación.
-De igual forma, si se trata de una llamada WhatsApp, se tendrá que realizar recordatorio
de la entrevista con el CEO.
Es importante tomar notas de todas las entrevistas. Motivo por el cual es importante
preguntar si es que algún otro asistente de apoyo está disponible para la reunión, o sino
que se grabe la entrevista con otro celular o con algún software de grabación de voz.
Este audio será enviado y transcrito por el transcriptor. Quien debe seguir las pautas
mencionadas arriba.

Para maximizar la efectividad de la entrevista, se recomienda, en general:

i. Se prepara una guía de entrevista (o speech). Ver modelo de estructura de

entrevista en anexos.
ii. Se escriben las preguntas.
iii. Se llega 15 minutos antes al punto de reunión (si es presencial).
iv. Anuncia y se consciente del tiempo – Se tienen 30 minutos agendados para hoy.
v. Se termina la entrevista agradeciendo por el tiempo y para poder preguntar
futuras consultas.

13. Conclusiones

1) El manual de procedimientos se ha creado para que el asistente obtenga

información detallada, ordenada, sistemática e integral de todas las
instrucciones, responsabilidades y funciones del área y de los proyectos.
2) El manual de procedimientos es una herramienta poderosa que permite al
asistente, tanto nuevo como antiguo, tener la facilidad de tener un documento
donde se ha plasmado la manera de cómo realizar nuestras actividades tanto
operativas como de los proyectos.
3) El manual de procedimientos es el documento más importante del asistente, el
cual da acompañamiento al asistente de proyectos durante toda su estadía y que
deberá ir mejorando según las experiencias y vivencias.
4) El manual de procedimientos está para ayudar al asistente, para actividades las
cuales no tenga mucho conocimiento o no tenga la suficiente información
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5) Tan importante como la lectura del manual de procedimientos es la lectura de las

bases, si bien las bases de un proyecto no es necesario aprender al pie de la
letra, el manual de procedimientos si se debe tener todo claro y memorizado, ya
con la práctica se hará de manera natural.

14. Recomendaciones

1) Se recomienda a la próxima persona que ocupe el cargo de asistente del área

de proyecto y negocios que tenga una agenda ordenada para que no tenga
complicaciones a la hora de ejecutar las tareas del área. Cuando tenga una
reunión con el ceo que esté atento a las indicaciones y lleve su Excel de
anotaciones para que no tenga

15. Anexos.
15.1. Modelos de Correos y otras comunicaciones.

Estimado(a),

ASESOR

Es un gusto saludarle, te escribe Raúl Muñoz, CEO de SANILAB INTERNATIONAL.

Somos una empresa, de Innovación. Brindamos soluciones únicas en saneamiento
ecológico a través de un sistema innovador patentado que usa baños ergonómicos secos
(sin agua) dirigidos a zonas vulnerables donde transformamos los residuos humanos en
productos beneficiosos para la comunidad.

A través de la presente, queremos contar con su apoyo invitándolo a cambiar las

vidas de muchas familias peruanas necesitadas.

El motivo del presente es para expresarle nuestro interés de conversar con usted, para
contar con su apoyo en el fondo de “NOMBRE DEL FONDO”

En esta oportunidad el motivo de mi correo es para invitarlo a ser parte de nuestro

equipo en el proyecto y poder realizarlo de la mano con SANILAB para sí de la
mano poder beneficiar a millones de familiar que no cuentan con las oportunidades
que tenemos nosotros

ATENCIÓN; Para mandar los correos hay 2 tipos de correos. El primero es de

presentación y el segundo es de correo. En caso sean contactos externos con
cargos importantes hay que mantener la formalidad, ante todo.
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1) Realizar una llamada para consultar si llego a revisar el correo y consolidar una
reunión
2) Informar de la fecha y hora de la reunión con el CEO y su asistente.

15.2 Modelo de convenios (luego de haber ganado un concurso)

CONVENIO DE ASOCIACIÓN PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTO

Conste por el presente documento el convenio de Asociación para la ejecución del

proyecto___________ (nombre del proyecto) celebrado entre
__________________(nombre de la entidad), con RUC _______________, debidamente
representado por ________________________(nombre del representante legal) según
poder que obra inscrito en la partida electrónica N°______ de la oficina Registral de
_______(señalar ciudad), identificado con DNI _________, con domicilio legal en
________________(dirección); _________________________(nombre de la entidad),
RUC _____________, debidamente representado por __________________(nombre del
representante legal), según poder que obra inscrito en la partida electrónica N°_______
de la oficina Registral de ______ (señalar cuidad) identificado con DNI _______, con
domicilio legal en _____________________________(señalar domicilio); y…..(Agregar
entidades si corresponde)

Las partes convienen en lo siguiente:

CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO DEL CONVENIO

Establecer los términos, condiciones y compromisos de las partes para la ejecución de

las actividades del proyecto: “________” (nombre del proyecto) en adelante EL
PROYECTO presentado al Concurso de Proyectos _____________ (nombre del
concurso) a cargo de la Unidad Ejecutora 004 del Ministerio de la Producción – Programa
Nacional de Innovación para la Competitividad y Productividad (PNICP), en adelante
Innóvate Perú. El presente Convenio no genera una persona jurídica ni ningún sujeto
autónomo de derechos.

CLÁUSULA SEGUNDA: DURACIÓN Y VIGENCIA

La vigencia del presente convenio será coincidente con la vigencia del convenio de
adjudicación de recursos no reembolsables celebrado por la Entidad Ejecutora con
Innóvate Perú, por lo que a partir de dicho momento las obligaciones establecidas en el
presente Convenio serán exigibles para las partes. En consecuencia, la fecha de inicio
del presente Convenio es la que corresponde a la fecha en que cualquiera de las
entidades participantes haya realizado un primer depósito en la cuenta corriente del
proyecto y la fecha de término será el que corresponda al cierre del PROYECTO.

CLÁUSULA TERCERA: EJECUCIÓN DEL PROYECTO

Las partes declaran conocer y encontrarse conformes con el PROYECTO y acuerdan que
_____________ (señalar el nombre de la entidad) será responsable directa de su
ejecución y en adelante se denominará la Entidad Ejecutora. La Entidad Ejecutora
contará durante la ejecución del PROYECTO con el apoyo de las entidades que
suscriben el presente Convenio, a quienes en adelante se les denominará Entidades
Asociadas. Las partes se comprometen a ejecutar el PROYECTO y se obligan a cumplir
el tenor de la propuesta técnica y financiera final que será aprobada por Innóvate Perú y
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que formará parte integrante del Contrato de Adjudicación de Recursos No

Reembolsables (RNR).

CLÁUSULA CUARTA: APORTES DE LAS ENTIDADES AL PROYECTO

Las partes acuerdan realizar los siguientes aportes para la ejecución del PROYECTO:

Nombre Aporte no Aporte Monetario

de la monetario
Entidad

S/. S/.

15.3 Modelo de resumen de proyectos

A continuación, les comento un poco sobre “Desarrollo de un abono social en líquido

100% natural y aromático que incrementa el tiempo de vida, brillantes, firmeza y
apertura de los arreglos florales o flores de corte, ideal para florerías y uso
doméstico”. Este nuevo producto lo que busca es aumentar el tiempo de vida,
firmeza y apertura de arreglos florales.

Los problemas que se pretende solucionar con este nuevo producto es:

•Para las florerías:

- Mejorar el tiempo de vida de las flores de corte o arreglos florales de 2 a 5 días; en

comparación que, utilizando solamente agua.

- Reducir la merma de las florerías, según entrevistas a florerías, el deterioro de las

flores puede llegar a generar merma de hasta el 40%. Actualmente se utiliza agua,
azucares y antibacteriano, por lo que las flores, en su mayoría, no llegan en buenas
condiciones para que resulten atractivos a los consumidores. Esto ocasiona que las
florerías tengan que realizar pedidos 3 veces por semana, ya que actualmente no se
compra un abono líquido en las florerías que pueda alargar su vida, aumentar los
brillantes de sus colores y firmeza.

· Para SANILAB:

- Problemas del olor, actualmente nuestro producto tiene un olor asociado a su

materia de origen (excretas humanas) lo que no es atractivo para las florerías por el olor
desagradable.
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Las oportunidades que pretende aprovechar SANILAB son:

1) La tendencia en alta de optar por productos naturales y que sean amigables con el
medio ambiente. Según datos recopilados del Ministerio de Producción y de SUNAT, las
importaciones en unidades de fertilizantes químicos pasaron de 600, 000,000 de dólares
en el 2017 a 400, 000,000 de dólares en el 2019. A diferencia de los fertilizantes
naturales que pasaron de 10 millones de dólares en el 2015 a 14 millones de dólares en
el 2019

2) Demanda insatisfecha: Actualmente en el mercado peruano, solamente existen 2

marcas que pueden hacer lo mismo que hace nuestro producto, estas son, Chrysal Clear
Universal y Crystal Clear® Flower Food Clear 300 que solo vienen en presentaciones de
sobrecitos de 5 o 100 gramos. Que solo pueden usarse máximo entre 1 a 2 veces para
una flor. Nuestro producto viene en una presentación de 500 ml, el cual puede llegar a
servir para 100 flores. Lo que nos vuelve mucho más atractivo frente a nuestros clientes
en comparación de nuestra competencia

15.4 Como estructurar una entrevista