Tablas

Hoja de calculo – Tablas
Ejercicio 12 – Organizando información

- Crear tablas.
- Ordenar registros en función a uno o varios criterios.
- Aplicar filtros de selección para mostrar la información.
En este ejercicio vamos a crear y gestionar una tabla de datos a través de la cual será posible gestionar una
agenda personal. Sigue los siguientes pasos:
1 Creando la tabla
1. Abre un nuevo documento de Excel.
2. En la primera fila de vamos a escribir las cabeceras de cada una de las columnas de nuestra agenda.
Partiendo de la celda A1 y moviéndonos hacia la derecha definiremos los siguientes títulos: Nombre, 1er
Apellido, 2º Apellido, Calle, Num, Piso, Puerta, CP, Teléfono, F. nacimiento.
3. Selecciona el rango de celdas A1:J1 (es el rango de celdas que has rellenado en el punto anterior).
4. Manteniendo la selección del apartado anterior, haz clic en la pestaña “Insertar” del menú superior y
continuación en el grupo “Tablas”, haz clic en el botón “Tabla”. Se abrirá el cuadro de diálogo Crear Tabla
con el rango seleccionado.
5. Marca la casilla La tabla tiene encabezados y pulsa Aceptar.
Se debería de mostrar una tabla del tipo:
2 Introduciendo la información de nuestros amigos

1. Vamos a rellenar la tabla con información de tus amigos (puede ser información ficticia). Observa en la
imagen anterior que habrá aparecido una fila (azul en el ejemplo). En ella debes introducir los datos de uno
de tus amigos.
2. Tras haber introducido la fecha de nacimiento del primer amigo, pero antes de pulsar la tecla intro, pulsa
la tecla TAB. Observa que aparecerá una nueva fila donde introducir los datos de un segundo amigo.
Introduce sus datos.
3 Introducir datos a través de un formulario

Podemos dar un aspecto un poco más profesional a nuestra tabla haciendo que Excel nos pregunte los datos de
los nuevos elementos de nuestra tabla a través de un formulario. Para conseguirlo sigue los siguientes pasos:
1. La opción de utilizar un formulario para introducir datos, no está disponible por defecto en la Cinta de
opciones de Excel. Para añadir esta opción sigue los pasos descritos en este video tutorial:
https://www.youtube.com/watch?v=L4HXW546ad0. Si has seguido los pasos de forma correcta deberías
de ver en la “Barra de herramientas de acceso rápido” (esquina superior izquierda de la pantalla) lo
siguiente:
2. Selecciona el icono “Formulario...” de la barra de acceso rápido. Se mostrará un formulario en el que

aparecerán los campos de tu tabla.
3. Haz clic en el botón “Nuevo”, la ficha del formulario se verá vacía. Rellena los campos con los datos de tu
tercer amigo pasando de un campo a otro con la tecla de tabulación. Al terminar pulsa el botón “Nuevo”
del formulario o la tecla “Intro” de tu teclado.
4. Al hacerlo, el dato introducido en el apartado anterior habrá pasado a estar incluido en tu tabla y el
formulario estará listo para que introduzcas un nuevo registro.
5. Rellena el Nombre y el 1er apellido de otro amigo.
6. Supongamos que nos hemos equivocado al introducir los datos. Pulsa ahora el botón “Restaurar”. Los
valores introducidos desaparecen, volverás a tener el registro en blanco.
7. Repite los pasos 3 y 4 hasta que tengas una tabla con un total de diez amigos. Repite algún apellido en varios
registros, eso no será útil más adelante.
8. Pulsa Cerrar para terminar de introducir nuevos registros.
4 Ordenando registros
Una vez que tenemos los datos en nuestra tabla vamos a ver como los podríamos organizar un poco.
1. En primer lugar, vamos a ordenar la lista por orden alfabético tomando como referencia el primer apellido.
Para ello selecciona cualquier celda de la columna correspondiente a los primeros apellidos. (Columna B).
En el menú superior y teniendo seleccionada la pestaña “Inicio”, haz clic en el botón “Ordenar y filtrar”. Se
mostrará la imagen:
2. Haz clic en los botones ordenar. (El primer botón ordena ascendentemente de la A a la Z, el segundo hace
lo contrario, de la Z a la A). Una vez que hagas clic en la opción “Ordenar de A a Z” la tabla con los datos de
tus amigos deberá aparecer ordenada por orden alfabético de apellido.
3. Observa como las personas de tu tabla que tengan el mismo primer apellido están agrupadas. Sin embargo,
no está claro cuál es el orden en el que deben de ser mostradas (ej: García Sánchez, debería ir después de
García López).
4. Es necesario añadir un segundo criterio de ordenación, de tal manera que aquellas personas en las cuales el
primer criterio de ordenación sea el mismo (tengan el mismo primer apellido) aparezcan organizadas de
forma correcta. En nuestro caso el segundo criterio de organización será el segundo apellido.
5. Para crear un segundo criterio de ordenación haz clic de nuevo en el botón “Ordenar y filtrar”, pero ahora
selecciona la opción “Orden personalizado…”. Se mostrará:
6. Para añadir un segundo criterio de selección, haz clic en el botón “Agregar nivel”. Aparecerá una nueva línea
de organización de datos:
7. Añade en esta nueva línea las opciones necesarias para poder ordenar los datos de la forma deseada (primer
apellido, segundo apellido).
8. Imagina ahora que en la lista hubiera personas que tuvieran los dos apellidos iguales. ¿cuál podría
ser ese tercer apellido? Añade ese tercer criterio a tu tabla.
5 Filtrar datos
En ocasiones una tabla de datos puede tener muchos elementos y con ello puede ser difícil encontrar los datos
que nos pudieran interesar. Excel ofrece la opción de filtrar la información, mostrar solamente los datos que
cumplan una o varias condiciones. Para ello utilizaremos los autofiltros.
1. Observa las celdas de la primera fila de la tabla. En todas ellas hay un botón cuadrado con un icono triangular
en su interior.
2. Si haces clic en cualquiera de esos iconos, aparecerá una lista

desplegable asociada con todos los valores que toma ese campo
en la tabla. Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo
“1er Apellido”, aparecerá una lista similar a:
3. La lista ofrece una serie de opciones para realizar el filtrado de
datos. Por ejemplo, si sólo dejamos marcado el apellido
“Moreno”, Excel filtrará todos los registros que tengan
Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán'
de la lista.
4. Filtra ahora la lista de contactos. Solamente mostraremos los
registros que tengan los primeros apellidos repetidos varias.
Utilizaremos el Filtro.
5. Para eliminar el filtrado y volver a mostrar la tabla completa, haz clic de nuevo sobre el icono de autofiltrado
del campo “1er apellido” y selecciona la opción (Todas). Observa como ahora aparecen todos los registros.
6. Esta herramienta es muy poderosa y permite filtrar de muchas formas diferentes. Copia tu tabla de datos
en una nueva pestaña de Excel (en el mismo documento, pero en una nueva pestaña):
7. Aplicar un filtro que muestre solamente a los amigos que hayan nacido después del año 2003.
Los iconos de autofiltrado se pueden mostrar u ocultar haciendo clic en la opción “Filtro”
del botón “Ordenar y filtar”.
6 Filtro color
La herramienta filtrar también permite trabajar con otras opciones como el color de las celdas. Realiza la
siguiente práctica.
1. Copia la tabla original de datos en una nueva pestaña. Cambia el nombre de la pestaña por “filtro color”.
2. Elimina la columna CP.
3. Añade una nueva columna a la tabla. La nueva columna ha de estar situada tras el segundo apellido y
su cabecera se ha de llamar Instituto.
4. La idea es utilizar esa columna para indicar que personas de la lista son alumnos de tu instituto.
5. Para ello vamos a utilizar un código de color. Aplica un color verde al fondo de las celdas de los alumnos
del instituto.
6. Utiliza el filtro por color para mostrar solamente a los alumnos del centro.
7 Filtro texto
Copia de nuevo la tabla original en una nueva pestaña.
1. Copia la tabla completa en una nueva página de tu hoja de cálculo. Cambia el nombre de la pestaña
por “filtro texto”
2. Utiliza el filtrado de texto para mostrar los registros de las personas cuyo primer apellido comienza a
partir de la letra F y hasta los de aquellas personas en las que comienza por V (siguiendo un orden
alfabético).
3. Copia la tabla completa en una nueva página (pestaña) y crea un filtro de texto de tu invención. Cambia
el nombre de la pestaña. Describe en una celda el funcionamiento de este filtro.
4. Guarda el resultado en la carpeta de Drive que compartes con tu profesor con el nombre tablas.xlsx.

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2 Introduciendo la información de nuestros amigos

3 Introducir datos a través de un formulario

2. Selecciona el icono “Formulario...” de la barra de acceso rápido. Se mostrará un formulario en el que

2. Si haces clic en cualquiera de esos iconos, aparecerá una lista

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