CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

ACCESS 2010
Access es un programa que le permite organizar, buscar ordenar, recuperar y presentar información
de una manera profesional.

En este capítulo aprenderemos a utilizar el programa de Access para crear una nueva base de datos
relacional.

Objetivos.

1. Identificar las características de diseño de una base de datos.

2. Crear una tabla y definir campos en una nueva base de datos.
3. Modificar la estructura de las tablas.
4. Crear y usar una consulta un formulario y un informe.
5. Guardar y cerrar una base de datos.

LAS BASES DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado y el
conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor
de Bases de Datos.

A continuación se presentan algunos conceptos básicos que usted encontrará en el manejo de bases
de datos.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión ACCDB para que el ordenador las reconozca
como tal. Casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la
información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional.
En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan
información sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por
cada uno de ellos; las tablas se relacionan deforma que a partir de los datos de la tabla de clientes
podamos obtener información sobre los pedidos de éstos.

Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos.
Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser, clientes o
pedidos. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el código del cliente,
nombre del cliente, dirección, etc. y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le
denomina registro o fila, así todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro
cliente forman otro registro, y así sucesivamente.

Consultas. Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados
en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos,
etc. pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones.

Formularios. Un formulario es el objeto de Access diseñado para la introducción, visualización y

modificación de los datos de las tablas.

Informes. Un informe es el objeto de Access diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir
datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

Macros. Una macro es el objeto de Access que define de forma estructurada las acciones que el
usuario desea que Access realice en respuesta a un evento determinado. Por ejemplo, podríamos
crear una macro para que abra un informe en respuesta a la elección de un elemento de un formulario.

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CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS

Antes de crear la nueva base de datos identificaremos las partes o elementos que forma la pantalla de
Access. Una vez que cargue el programa de Access se observa la Ventana principal o Ventana
inicial la cual se compone de los siguientes elementos.

Ventana Inicial
Base de datos en Barra de título Panel Base de datos en blanco.
blanco seleccionada.

Panel Plantillas
disponibles.

Botón Abrir.

Nombre de la
base de datos.
Plantillas de
office.com en línea.
Ficha Nuevo.

Botón Crear.

Botón Buscar una

ubicación.

Descripción de los elementos de la Ventana inicial.

 Panel Plantillas disponibles. Muestra los distintos métodos para crear una base de datos.
 Base de datos en blanco. Abre una nueva base de datos en blanco.
 Panel base de datos en blanco. Se despliega cuando el botón Base de datos en blanco de
la sección Plantillas disponibles esta seleccionado.
 Botón Buscar una ubicación. Permite que el usuario seleccione una ubicación para
almacenar la nueva base de datos.
 Nombre de la base de datos. Escriba el nombre que contendrá la nueva base de datos.
 Botón Crear. Al dar clic en el botón Crear, Access crea una nueva Base de datos y abre la
Tabla1.
 Botón Abrir. Al dar clic en este botón permite buscar o navegar en las carpetas para abrir una
base de datos ya existente.
 Ficha Nuevo. Cuando esta activa en la vista Backstage, muestra los diversos métodos que
permiten la creación de una nueva base de datos.
 Plantillas de Office.com. Despliega las categorías de plantillas disponibles en el sitio web
Office.com.
 Barra de título. Incluye la Barra de herramientas de Acceso rápido, el nombre del programa
y botones de comandos de uso frecuente.

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Ventana Base de datos

En la ventana Base de datos se diseñan y se crean las tablas para poder introducir los datos. Los
datos contenidos en las tablas deberán ser representados a un sólo tema, por ejemplo una tabla para
los datos de los clientes, una tabla para los datos de los vendedores, una tabla para los datos de los
productos, etc.

A continuación se muestran los elementos que componen a la ventana Base de datos.

Ficha del objeto. Herramientas de tabla activas. Cinta de

Barra de titulo. opciones.

Panel de navegación. Botón cerrar de la

Ventana del objeto.
Ventana del objeto.

Barra de estado.

A continuación se describe la función de cada elemento de la ventana Base de datos.

 Panel de navegación. Muestra los objetos de la base de datos; desde aquí se abren los
objetos de la base de datos, para desplegarlos a la de derecha en la Ventana de objetos.
 Ficha del objeto. Identifica el objeto abierto y permite que el usuario lo seleccione.
 Ventana del objeto. Despliega el objeto (Tabla, Consulta, etc.)
 Botón cerrar de la Ventana del objeto. Cierra el objeto activo (Tabla, Consulta, etc.). También
puede cerrar el objeto abierto si da clic con el botón derecho sobre la Ficha del objeto y del
menú plegable seleccionar la opción Cerrar.
 Cinta de opciones. Grupos de comandos organizados en fichas para realizar tareas
relacionadas con la base de datos.
 Barra de estado. En su extremo izquierdo indica la vista activa y el estado de las acciones que
se están llevando a cabo; en el extremo derecho presenta botones para alternar entre las vistas
Hoja de datos y Diseño.
 Herramientas de tabla. Ofrece las herramientas para trabajar con un objeto tabla; las
Herramientas de tabla sólo están disponibles cuando dicho objeto esta a la vista.
 Barra de título. Muestra el nombre de la base de datos activa.

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Asignación del tipo de los datos y del nombre de los campos

Una vez que se ha dado nombre y se ha guardado la base de datos, el siguiente paso es consultar el
plan de diseño y crear las tablas para introducir los datos necesarios.

Antes de introducir los datos, recordemos que una Base de datos es un conjunto de datos que están
organizados para un uso determinado. Dentro de la Base de datos tendremos la información la cual
estará organizada en Tablas.
Una Tabla es una colección de datos organizados del mismo tipo la cual se encuentra estructurada en
filas y columnas. Cada fila de la tabla representa un Registro mientras que cada columna hace
referencia a un dato del registro llamado Campo.
Observe como está estructurada una tabla:

Observe que la siguiente tabla está dividida en filas

y columnas, la cual contiene 5 columnas que
representan los datos (campos) de un alumno:
Credencial, Nombre, Edad, grupo y Turno

Credencial Nombre Edad Grupo Turno

Una vez que se obtienen los datos o campos y se captura la información se dice que se registran los
datos, por lo tanto se esta creando un registro. A continuación se presentan dos registros en la tabla:
Datos (primer alumno) Datos (segundo alumno)
1250 1624
Chon Díaz Pérez Zoila Najera Ferriz
16 17
A B
Matutino Vespertino

Credencial Nombre Edad Grupo Turno

1250 Chon Díaz Pérez 16 A Matutino
1624 Zoila Najera Ferriz 17 B Vespertino

Observe que las filas representan a los registros.

 Ejercicio
Agregue dos registros más dentro de la tabla (invente los datos para el cuarto registro):
Datos (tercer alumno):
1741 Escriba los datos de este alumno en la
Marcela Castillo García siguiente tabla donde señala la flecha y los
16 datos del cuarto alumnos invéntelos.
B
Vespertino
Credencial Nombre Edad Grupo Turno
1250 Chon Díaz Pérez 16 A Matutino
1624 Zoila Najera Ferriz 17 B Vespertino

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Los nombres de los campos de una tabla deben escribirse con un nombre que haga referencia a lo
que estos contienen, además de un tipo de dato o campo que representa su contenido que almacenan.

La siguiente tabla nos muestra los diferentes tipos de campos.

Tipo de campo Descripción Ejemplo

Texto Para introducir cadenas de caracteres La dirección o nombre de un
hasta un máximo de 255. cliente
Memo Para introducir un texto extenso. Hasta Notas de un registro telefónico
64,000 caracteres. sobre las llamadas
Numérico Para introducir números. Cantidad de artículos pedidos
Fecha/Hora Para introducir datos en formato fecha u Fecha en que se realizó un
hora. pedido, hora en que un empleado
llegó al trabajo
Moneda Para introducir datos en formato número Precio de un artículo.
de tipo moneda.
Autonumérico En este tipo de campo, Access 2010 Cuando se desea enumerar una
almacena datos numéricos generados lista con números consecutivos,
automáticamente. Se garantiza la no
repetición de valores para toda la tabla.
Si/No Campo lógico del tipo Sí/No, Campo que indica si se ha
Verdadero/Falso, etc. completado o no un pedido.
Objeto OLE Contienen datos de diferente naturaleza Para introducir una foto, gráfico,
hoja de cálculo, sonido, etc.
Hipervínculo Inserta un enlace que nos lleva a una Enlace para saltar a una página
página web. web.
Datos adjuntos Almacena datos comprimidos de hasta
-------
2GB y no comprimidos de 700 kb.
Campo Permite crear un campo que almacena
-------
Calculado el valor de un cálculo.
Asistente para Inicia un asistente para crear un campo
-------
búsquedas que permite elegir un valor de otra tabla.

 Ejercicio

Indique en la siguiente tabla el tipo de datos para los campos de la columna izquierda.

Nombre del Campo Tipo de campo

Clave_del _Alumno
Nombre_del_Alumno
Direccion_del_alumno
Fecha_de_Nacimiento
Pago_de_Colegiatura
Foto_del_Alumno
Alumno_Becado

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Tipos de campos

Una vez que hemos identificado el tipo de campo, también puede ser requerido asignar los caracteres
que representarán el tipo de carácter que debe teclear el usuario (llamadas Máscaras) y los
operadores que indican los valores permitidos por los campos.

A continuación se muestran las tablas con los caracteres y los operadores para los campos.

Carácter Significado
.,:;-/ Marcador de posición decimal y separadores de miles, fecha y hora (el
carácter usado realmente depende de lo especificado en “Panel de Control,
Configuración regional de su sistema operativo”)
< Todos los caracteres que sigan a este símbolo se convierten a minúsculas.
> Todos los caracteres que sigan a este símbolo se convierten a mayúsculas.
& Cualquier carácter o un espacio en blanco, para una entrada obligatoria.
C Cualquier carácter o un espacio en blanco, para una entrada opcional.
\ El carácter que siga a este símbolo será literal, es decir se mostrará de forma
directa en la máscara, cuando el usuario este ingresando un valor para el
campo.
0 Un dígito del 0 a 9, para una entrada obligatoria.

9 Un dígito del 0 al 9 o espacio en blanco, para una entrada opcional.

L Una letra de la A a la Z, para una entrada obligatoria.

? Una letra de la A a la Z, para una entrada opcional.

A Una letra de la A a la Z o un dígito del 0 a 9, para una entrada obligatoria.

a Una letra de la A a la Z o un dígito del 0 a 9, para una entrada opcional.

# Un dígito del 0 al 9 o espacio en blanco, para una entrada opcional.

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A continuación se muestran algunos ejemplos de máscaras para los datos.

Descripción Nombre del Tipo Máscara de entrada Ejemplo

campo
Identificación ID Texto ##->CCC 01-OCP
Registro federal
de RFC Texto LLLL000000 LOGK941220
contribuyentes.
Clave única de
registro de CURP Texto LLLL000000LLLLLL00 MADM000530MMSPPS01
población.
Número
TELEFONO Numérico (99)(000)0-00-00-00 (01)(777)4-14-18-32
telefónico
Fecha de
FECHA Fecha/Hora ##/##/### 25/10/2014
nacimiento
Nombre NOMBRE Texto >L<LLLLLLLLLLLLLLL Brenda

A continuación explicaremos el significado de las máscaras, de la tabla anterior.

##->CCC. Esta máscara indica que los dos primeros caracteres pueden ser cualquier número
de 0 al 9 o espacios en blanco y son opcionales. El signo de mayor “>” indica que los tres
caracteres “CCC” que se tecleen a continuación serán convertidos a mayúsculas y se utiliza el
guion (-) como separador.
LLLL000000. Esta máscara indica que es obligatorio teclear primero cuatro letras y después es
obligatorio teclear seis números.
LLLL000000LLLLLL00. Esta máscara indica qué primero es obligatorio teclear cuatro letras,
después es obligatorio teclear seis números, después seis letras y por ultimo dos números.
(99)(0000)0-00-00-00. Esta máscara indica que es opcional teclear los primeros dos números
encerrados entre paréntesis, es obligatorio escribir los siguientes cuatro números encerrados
entre paréntesis, y el resto de los números también es obligatorio escribirlos y están separados
por guiones.
##/##/###. Esta máscara indica que los caracteres que pueden ser números o espacios en
blanco (separados por diagonales) son opcionales.
>L<LLLLLLLLLLLLLLL. Esta máscara indica que el primer carácter (después del signo de >)
que se teclee se convertirá en mayúsculas automáticamente y el resto de los caracteres
(después del <) serán convertidos en minúsculas.

 Ejercicio
En la columna de la derecha escriba la máscara que corresponde a la descripción del campo
solicitado.
Descripción del campo a capturar Máscara de entrada
Escriba un campo con una máscara que acepte sólo letras
mayúsculas con longitud de seis caracteres: RRR-RRR
Escriba un campo con una máscara que acepte sólo 10 números y
que sean obligatorios: 777-5-25-41-15
Escriba un campo con una máscara que los primeros tres caracteres
sean letras mayúsculas y opcionales, los siguientes tres caracteres
que sean números obligatorios y los dos últimos caracteres que sean
minúsculas y que sean opcionales: AAA-788-cc

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Creación de la base de datos NATURAL

Nuestra práctica consistirá en crear una Base de datos (NATURAL.accdb) la cual contendrá
productos de venta de origen natural. Dentro de nuestra base de datos tendremos la Lista de los
artículos que se comercializan, también contendrá a nuestros Clientes, nuestros Proveedores, los
Vendedores y los Pedidos realizados.

Antes de crear una Base de datos debemos determinar su finalidad, es decir, cuál será su uso, no es
lo mismo crear una base datos para ser utilizada en el hogar que una que será usada en el ambiente
laboral, ya que las exigencias y necesidades es completamente diferente.

Después de determinar la finalidad de la Base de datos y de quienes van a utilizarla, debemos realizar
un análisis (en papel) de las Tablas que almacenará. Determinar las tablas también significa
determinar los Campos de cada tabla, así como el Campo clave (clave principal) que utilizaremos
para accesar a los datos de la tabla.
Otra característica importante son las relaciones que habrá entre las tablas, la cual consiste en crear
una relación mediante un campo en común entre cada unas de las tablas, esto nos sirve para
combinar los datos relacionados entre ambas tablas para su posterior proceso, tal como una consulta
de información.
Por lo tanto debemos considerar los siguientes puntos antes de comenzar crear una base de datos:

 Definir la finalidad de la base de datos.

 Determinar las tablas que se necesitan en la base de datos.
 Determinar los campos de cada tabla.
 Identificar el campo o los campos de acceso de registro de cada tabla (clave principal).
 Determinar las relaciones entre las tablas.
 Perfeccionar el diseño.
 Introducir los datos y crear objetos de la base de datos (Consultas, formularios, etc.)

A continuación se muestran las tablas que contendrá la Base de datos NATURAL.accdb y algunas
consideraciones que debemos tomar en cuenta al momento de crearlas.
Las Tablas con sus campos que crearemos son las siguientes.

Nombre de la tabla: PROVEEDORES

Nombre del campo Tipo de Descripción Tamaño Formato Máscara de Título

datos del entrada
campo
Clave del
PROVEEDORES_ID Número Entero 99 Clave
Proveedor
Nombre del
PROVEEDORES_NOMBRE Texto 100 Empresa
proveedor
Dirección de
PROVEEDORES_DIRECCION Texto 150 Dirección
la empresa
Teléfono del \(99")("999\)9\-
PROVEEDORES_TELEFONO Texto 12 Teléfono
contacto 99\-99\-99
Correo
PROVEEDORES_CORREO Texto electrónico 60 Correo
del contacto
Nombre
Nombre del
PROVEEDORES_CONTACTO Texto 60 del
contacto
contacto

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Nombre de la tabla: VENDEDORES

Tamaño Máscara
Tipo de
Nombre del campo Descripción del Formato de Título
datos
campo entrada
Clave del vendedor
(Tres letras: la
primera del nombre y
VENDEDOR_ID Texto 5 >LLL\-99 Clave
las primeras de los
apellidos y un
número consecutivo)
Nombre del
VENDEDOR_NOMBRE Texto 60 Nombre
vendedor
Nombre de la tabla: LISTA DE PRECIOS
Tamaño Máscara
Tipo de
Nombre del campo Descripción del Formato de Título
datos
campo entrada
Código del
LISTA_ID Número Entero 99 Código
producto
Descripción o
LISTA_PRODUCTO Texto nombre del 100 Producto
producto
Cantidad
LISTA_STOCK Número existente en Entero 9999 Stock
almacén
LISTA_PRECIO Número Precio de venta Entero Moneda Precio
Tipo de producto
NI = Nutrición Tipo de
LISTA_TIPO Texto 50
Interna, NE= producto
Nutrición Externa
Objeto Imagen del
LISTA_IMAGEN Imagen
OLE producto
Código del Código
LISTA_CODPROVEEDOR Número Entero 99
proveedor proveedor
Nombre de la tabla: PEDIDOS

Tamaño Máscara
Tipo de
Nombre del campo Descripción del Indexado de Título
datos campo entrada
Número Número de Entero Si (con Número de
PEDIDOS_NUMPED duplicados)
pedido pedido
Número Código del Entero Código del
PEDIDOS_ID_PRODUCTO
(Asistente) producto producto
Numérico Cantidad Entero Cantidad
PEDIDOS_CANTIDAD
solicitada solicitada
Texto Clave del 5 Clave del
PEDIDOS_ID_VENDEDOR
(asistente) vendedor Vendedor
Fecha/Hora Fecha del Fecha Fecha del
pedido corta Pedido
PEDIDOS_FECHA
(00/00/0
000;0;_)
Texto Cliente 100 Cliente
PEDIDOS_CLIENTE
(asistente)

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Nombre de la tabla: CLIENTES

Tamaño
Tipo de Máscara de
Nombre del campo Descripción del Formato Título
datos entrada
campo
Nombre de la
CLIENTES_NOMBRE Texto empresa/cliente
100 Empresa
Nombre del
CLIENTES_CONTACTO Texto 100 Contacto
contacto
Correo
CLIENTES_CORREO Texto 100 Correo
electrónico
Dirección de
CLIENTES_DIRECCCION Texto 150 Dirección
la empresa
CLIENTES_COLONIA Texto Colonia 60 Colonia
CLIENTES_CIUDAD Texto Ciudad 40 Ciudad
Referencia del
CLIENTES_REFERENCIA Texto 100 Referencia
domicilio
\(999")("999
CLIENTES_TELEFONO Texto Teléfono 20 \)9\-99\-99\- Teléfono
99
Código
CLIENTES_CP Número Código postal Simple 99999
postal
Registro
CLIENTES_RFC Texto federal de 50 RFC
contribuyentes

A continuación procederemos a crear la primera tabla. Antes deberá crear la base de datos
NATURAL.accdb proceda a crearla y grábela en su carpeta de trabajo.

Cree una base de datos en

blanco en su carpeta de
trabajo con el nombre de
NATURAL.accdb

La primera tabla que crearemos será la tabla PROVEEDORES.

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Una vez creada su base de datos dé

clic en la ficha Crear y dé clic en el
botón Tabla.

Antes de empezar a crear nuestra tabla y empezar a escribir los campos, nos cambiarnos a la vista
Hoja de Diseño, con la intención de poder definir todas las características que contendrán los campos
de nuestra tabla, tales como el Tipo, la Descripción, el Tamaño, el Título, etc.

En el botón Vistas seleccione Vista

Diseño.

Escriba PROVEEDORES, como

nombre de la tabla y después dé
clic en Aceptar.

Observe las dos secciones del área de trabajo de la Vista Diseño.

En esta sección escribiremos el

Nombre de los campos, el
Tipo de datos y alguna
Descripción (opcional).

En esta sección (Propiedades del

campo), seleccionaremos algunas
propiedades para el campo tales como
el Tamaño del campo, el Formato del
campo, el Título del campo, etc.

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Escriba el primer campo contemplando las siguientes propiedades.

Nombre del campo Tipo de Descripción Tamaño Formato Máscara Título

datos del de
campo entrada
PROVEEDORES_ID Número Clave del Proveedor Entero 99 Clave

Escriba el nombre del campo y después

presione la tecla Tabulador para pasar a la
columna Tipo de datos o simplemente dé
clic en Tipo de datos (la tecla tabulador se
encuentra al lado izquierdo de la tecla Q y se
muestra con dos flechas izquierda y derecha)

Es recomendable escribir el nombre de la tabla al principio del nombre del campo (PROVEEDORES) y
después la descripción del campo (ID) separado por un guion bajo “PROVEEDORES_ID”. Esto con la
finalidad saber si se va a utilizar en otro proceso dicho campo se conozca a que tabla pertenece.
ID como nombre del campo hace referencia a la identificación del proveedor.

Continuamos escribiendo el campo. Ahora elegiremos el Tipo de datos para el campo.

Nombre del campo Tipo de Descripción Tamaño Formato Máscara Título

datos del de
campo entrada
PROVEEDORES_ID Número Clave del Proveedor Entero 99 Clave

En Tipo de datos dé clic en

la flecha para desplegar las
categorías y elija Número.

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Campo Clave principal

Puede observar que el campo PROVEEDORES_ID por ser el primer campo, es asignado como campo
Clave principal.

Observe a la izquierda
del campo una pequeña
llave, indicando que el
campo es la Clave
principal de la tabla.

Una Clave principal es un campo o conjunto de campos que identifican de forma inequívoca cada
registro de una tabla. Es decir, si dimos de alta o si existiera un registro de un cliente con el código 10,
no podrá haber otro cliente con el mismo número de código.

En caso de que tengamos que relacionar varias tablas entre sí, deberemos definir una clave
principal en cada una ellas, que será del mismo tipo de campo. Así podemos tener dos tablas
relacionadas: una con los datos de los clientes y un campo código como clave principal, y otra con los
pedidos solicitados por los mismos con otro campo código también como clave principal.

Si al crear una tabla no hemos definido una clave principal, al momento de guardarla se mostrará el
siguiente aviso.

En caso de que seleccionemos el botón Sí, se creará automáticamente un campo de tipo

Autonumeración llamado Id.

Campo Clave principal.

Esto prácticamente sucede cuando creamos una tabla con la opción Crear Diseño de tablas.

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Ahora escribiremos la Descripción del campo.

La descripción del campo es opcional, pero es recomendable escribirla, principalmente para quienes
tienen acceso a la base de datos o los administradores. Esto da una referencia de lo que el campo
almacena o alguna característica especial del campo.

Nombre del campo Tipo de Descripción Tamaño Formato Máscara Título

datos del de
campo entrada
PROVEEDORES_ID Número Clave del Proveedor Entero 99 Clave

Presione la tecla Tabulador o

dé clic en la columna
Descripción y escriba: Clave
del proveedor.

A continuación trabajaremos con las propiedades para el campo PROVEEDORES_ID.

La primera propiedad que vamos a cambiar será, seleccionar Entero como Tamaño del campo.

Nombre del campo Tipo de Descripción Tamaño Formato Máscara Título

datos del de
campo entrada
PROVEEDORES_ID Número Clave del Proveedor Entero 99 Clave

En Propiedades dé clic en la
flecha de la propiedad
Tamaño del campo para
mostrar la lista y elija Entero.

En este caso seleccionamos el Tamaño del campo Entero ya que requeriremos que el campo
PROVEEDORES_ID almacene un número consecutivo 01, 02, 03, … como clave de identificación
para cada proveedor.

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Ahora indicaremos una Máscara de entrada para el campo.

Nombre del campo Tipo de Descripción Tamaño Formato Máscara Título

datos del de
campo entrada
PROVEEDORES_ID Número Clave del Proveedor Entero 99 Clave

Dé clic en la propiedad
Máscara de entrada y escriba
99.

La máscara de entrada 99 indica que deberá escribirse sólo dos dígitos (del 0 al 9) para el campo
PROVEEDORES_ID.

Ahora escribiremos la palabra Clave para el Título del campo.

Nombre del campo Tipo de Descripción Tamaño Formato Máscara Título

datos del de
campo entrada
PROVEEDORES_ID Número Clave del Proveedor Entero 99 Clave

Dé clic en la propiedad Título y

escriba: Clave.

Asignamos la palabra Clave como título del campo, con la intención de qué cuando trabajemos en la
vista Hoja de datos se muestre el título del campo. En caso de no escribir un título se mostrará el
nombre del campo.
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Con esto finalizamos la captura del primer campo de la tabla PROVEEDORES. A continuación
grabaremos la tabla y continuaremos escribiendo el resto de los campos.

Dé clic en el botón Guardar.

Ahora continúe escribiendo el resto de los campos tal y como se señalan en la siguiente tabla.

Nombre del campo Tipo de Descripción Tamaño Formato Máscara de Título

datos del entrada
campo
PROVEEDORES_ID Clave del
Número Entero 99 Clave
Proveedor
Nombre del
PROVEEDORES_NOMBRE Texto 100 Empresa
proveedor
Dirección de
PROVEEDORES_DIRECCION Texto 150 Dirección
la empresa
Teléfono del \(99")("999\)9\-
PROVEEDORES_TELEFONO Texto 12 Teléfono
contacto 99\-99\-99
Correo
PROVEEDORES_CORREO Texto electrónico 60 Correo
del contacto
Nombre
Nombre del
PROVEEDORES_CONTACTO Texto 60 del
contacto
contacto

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Dé clic en el segundo renglón y

escriba el segundo campo.

Esta es la estructura de la tabla PROVEEDORES, verifique la imagen con su tabla y recuerde grabar
su tabla.

Lo que procedería a continuación es agregar datos a la tabla.

Antes de comenzar a agregar los datos en la tabla es importante conocer como se puede agregar un
nuevo campo a la tabla, eliminar un campo o editarlo.

Antes de empezara a hacer cualquier cambio en la tabla es recomendable que la grabe.

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Eliminar un campo

Para eliminar un campo simplemente ubique el cursor a la izquierda del nombre del campo (en el
recuadro selector del campo) y al cambiar el cursor a una pequeña flecha apuntando hacia la
derecha dé clic con el botón derecho y del menú contextual elija Eliminar fila.

Ubique el cursor en el
cuadro selector de fila (a
la izquierda del nombre
del campo) y dé clic con el
botón derecho.

Del menú contextual

elija Eliminar fila.

También puede seleccionar el campo y después dar clic con el botón derecho para desplegar el menú
de opciones.
Si elimina el campo presione las teclas Ctrl+Z para deshacer la operación de borrado y recuperar el
campo.

Insertar un campo

Si lo que desea es insertar un campo y que este quede entre dos campos ya existente, ubique el
cursor a la izquierda del segundo campo (por ejemplo si quisiera insertar un campo entre el nombre
del proveedor y la dirección del proveedor, deberá dar clic con el botón derecho en el campo
dirección) y al cambiar el cursor a una pequeña flecha apuntando hacia la derecha dé clic con el
botón derecho en el selector de fila y del menú contextual elija Insertar fila.

Ubique el cursor
a la izquierda Del menú contextual
del nombre del elija Insertar fila.
campo y dé clic
con el botón
derecho.

Recuerde que si inserto una nueva fila presione las teclas Ctrl+Z para deshacer la operación.

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Mover un campo

Si lo que desea es mover un campo y trasladarlo a otra posición, simplemente ubique el apuntador del
mouse a la izquierda del nombre del campo, dé clic en el selector de fila para seleccionar toda la fila
y arrástrelo hacia su nueva posición.

Ubique el cursor a la
izquierda del nombre
del campo y dé clic en
el selector de fila -
para seleccionar toda Observe como al momento de arrastrar el
la fila del campo. campo se visualiza una línea indicando la
nueva posición del campo. Cuando tenga la
nueva ubicación, suelte el botón del mouse
para ubicar el campo en su nueva posición.

Si movió el campo regréselo a su posición original o presione las teclas CTRL+Z.

Modificar el nombre de un campo

Si lo que desea es corregir el nombre de un campo o cambiar alguna de sus propiedades,

simplemente dé clic sobre el nombre del campo, automáticamente se mostrarán todos los datos del
campo y sus propiedades, a continuación modifique el dato o propiedad que desee.

Dé clic sobre el nombre

del campo y observe que
aparecen todos sus
datos y propiedades.

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Campos Fecha/hora con máscara de entrada

En ocasiones en necesario indicar al usuario como debe teclear los datos de entrada de los registros.
Tal es el caso de los campos tipo Fecha, donde podemos indicar que al momento de que se capture la
fecha tenga un formato especifico, como puede ser, que se teclee primero el día, después el mes y
después el año en ese orden. A continuación haremos un ejercicio donde definiremos un campo de
tipo Fecha corta.

Para este ejercicio crearemos una nueva tabla llamada EJEMPLO que después borraremos ya que
sólo nos servirá para explicar el ejercicio.
Dé clic en la ficha Crear y después dé clic en
el botón Tabla.

Cámbiese a la
Vista diseño.

Escriba EJEMPLO
como nombre de la
tabla.

En Tipo de datos
seleccione
Escriba Fecha/Hora.
EJEMPLO_FECHA
como nombre del
campo.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 20

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

A continuación le indicaremos al sistema como deseamos capturar la fecha mediante la propiedad

Formato.

Dé clic en la propiedad Formato y después

dé clic en el botón con la flecha para mostrar
el menú plegable.

El formato que asignaríamos es: dd/mm/aaaa

Dé la lista seleccione Fecha corta.

A continuación asignaremos también una máscara de entrada de tipo Fecha corta.

Dé clic en la propiedad
Mascara de entrada y
después dé clic en el
botón del asistente.

Si le solicita guardar la tabla guárdela.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 21

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

En la ventana del
asistente seleccione
Fecha corta.

Dé clic en Probar y escriba

una fecha. Observe que los
guiones bajos son los
marcadores de posición.

Dé clic en Siguiente.

Es muy probable que desee cambiar la máscara de entrada, por ejemplo que los dígitos del año sólo
sean dos o cambiar el carácter de marcador de posición eso lo podremos hacer en la siguiente
ventana del asistente.

En este cuadro de texto

usted podrá cambiar el
formato de la máscara.

En este menú plegable

se podrá cambiar el
carácter de marcador.

Observe en el ejemplo algunos cambios realizados en la máscara de entrada de la fecha.

Eliminamos dos
dejitos del año.

Cambiamos el carácter
Dé clic en Probar y de marcador.
observe el cambio.

Dé clic en
Finalizar.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 22

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Campo Asistente para búsqueda

Estos campos almacenan valores que podemos seleccionar de una lista. Al momento de crear el
campo puede almacenar los valores de dos formas diferentes, obtener los valores de una tabla
existente o escribir valores directamente para el campo.

En el siguiente ejemplo insertaremos un campo y mediante el asistente le indicaremos los posibles

valores que puede seleccionar el usuario.
El campo se llamará EJEMPLO_TIPO y contendrá los valores NI y NE. NI significa nutrición interna y
NE significa nutrición externa.

En Tipo de datos
seleccione Asistente
Inserte un campo en la para búsqueda.
tabla EJEMPLO con el
nombre EJEMPLO_TIPO

Ya que los campos los escribiremos nosotros mismos y no los tomaremos de una tabla,
seleccionamos la opción Escribiré los valores que desee.

Seleccione la
opción Escribiré
los valores que
desee.
Dé clic en
Siguiente.

Como sólo
necesitaremos una
columna para los
valores dejaremos el
valor de 1.
Escriba los dos
valores que
contendrá el
campo: NI y NE. Dé clic en
Siguiente.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 23

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

En la siguiente ventana se podrá cambiar la etiqueta del campo e indicarle mediante la activación de
una casilla si se desea Limitar la lista o si se desea Permitir seleccionar varios valores.

Para este ejemplo

dejaremos los
valores como
están sin
modificarlos y
daremos clic en
Finalizar.

Si activa la casilla Limitar a la lista sólo podrá seleccionar los valores de la lista y no se aceptará
ningún otro valor para el campo.
Si activa la casilla Permitir varios valores, podrá seleccionar mas de un valor de la lista para el
campo.

Cambie el tamaño
del campo a 2 ya
que el campo sólo
almacenará dos
letras NI o NE.
Recuerde que si
deja los 255
caracteres aumenta
el tamaño de su
base de datos.
Vamos a ver los
valores del
campo. Cambie a
la Vista Hoja de
datos y dé clic en Dé clic en el
Si para grabar los campo
cambios en la EJEMPLO_TIPO
tabla. y despliegue la
lista con los
valores antes
capturados.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 24

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Lo que haremos a continuación será crear un nuevo campo con el Asistente para búsqueda, pero
ahora obtendremos los valores de una tabla existente.

Antes de crear el campo con el Asistente para búsqueda, capturaremos los siguientes registros para
la tabla PROVEEDORES (La tabla PROVEEDORES se creó en la página 10 de este manual).

Dé doble clic sobre la tabla PROVEEDORES o

muéstrela en Vista Hoja de datos.

Capture los siguientes cuatro registros y grabe los cambios en la tabla

Ahora vamos a crear un campo en la tabla EJEMPLO con el Asistente para búsquedas, al cual le
asignaremos los valores del campo PROVEEDORES_NOMBRE de tabla PROVEEDORES.

Una vez que haya capturado los cuatro registros muestre la tabla EJEMPLO en Vista Diseño.

En la tabla Ejemplo inserte En Tipo de datos elija

el campo Asistente para búsquedas.
EJEMPLO_PROVEEDOR.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 25

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Seleccione: Deseo que campo

de búsqueda busque los
valores en otra tabla o
consulta.
Dé clic en Siguiente.

Seleccione la tabla
PROVEEDORES.

Dé clic en Siguiente.

1) Seleccione el campo
PROVEEDORES_NOMBRE 2) Dé clic en el botón con la flecha hacia la
derecha para seleccionar el campo.

3) Al seleccionar el
campo este se
mostrará en esta
ventana.

4) Dé clic en Siguiente.

Puede seleccionar todos los campos al mismo tiempo dando clic en el botón con la doble flecha hacia
la derecha; si lo que desea es quitar todos los campos seleccionados dé clic en el botón con la doble
flecha hacia la izquierda.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 26

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Seleccione el campo
PROVEEDORES_NOMBRE.

Dé clic en Siguiente.

Observe que se muestran los

datos que se dieron de alta
en el campo
PROVEEDORES_NOMBRE.

Dé clic en Finalizar.

Grabe la tabla para

guardar los cambios.
Dé clic en SI.

Ubique el cursor en el borde derecho del

Muestre la tabla campo EJEMPLO_PROVEEDOR y al
EJEMPLO en Vista cambiar el cursor a una cruz con doble flecha
Hoja de dato. dé doble clic para agrandar la columna.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 27

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Dé clic en el botón con la flecha

para mostrar la lista con los
valores. Observe que se
muestran los valores del campo
PROVEEDORES_NOMBRE

Como puede darse cuenta, el crear un campo con el Asistente para búsquedas, nos da la posibilidad
de obtener los valores de una tabla existente o escribir valores directamente para el campo. Esto nos
ahorra el tener que escribir el valor ya que se elije de una lista desplegable.

Campo Autonumeración

Los campos de Autonumeración se utilizan generalmente como índices de las tablas. Estos campos
tienen la particularidad de que el sistema les asigna automáticamente un valor consecutivo iniciando
con el valor de 1 y así consecutivamente.

A continuación vamos a insertar un campo en Autonumérico en nuestra tabla EJEMPLO.

Lo primero que vamos hacer es quitarle la llave de índice al campo EJEMPLO_FECHA para
asignárselo al nuevo campo Autonumérico.

Muestre la tabla EJEMPLO en Vista Diseño.

Dé clic con el botón derecho sobre el cuadro

selector de fila del campo EJEMPLO_FECHA
para mostrar el menú plegable.

Seleccione Clave
principal. Esto hará que la
clave se quite del campo.

Inserte un nuevo campo arriba del campo EJEMPLO_FECHA y asígnele el nombre de EJEMPLO_ID
y que sea de tipo Autonumeración.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 28

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Dé clic en el cuadro selector de fila

del campo EJEMPLO_FECHA y del
menú elija Insertar filas.

Inserte el campo
EJEMPLO_ID y que sea de
tipo Autonumeración.

Muestre la tabla en Vista

Hoja de datos y guarde
los cambios.

Observe que se inserta

automáticamente el valor
1 al campo EJEMPLO_ID.

Seleccione la segunda fila y escriba una fecha

y observe que automáticamente se inserta el
valor 2 para el campo EJEMPLO_ID.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 29

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Campo Objeto OLE

Los campos de tipo Objeto OLE (Object Linked Embedded) se utilizan para introducir una imagen,
un gráfico, hoja de cálculo, sonido, etc.

Muestre la tabla
EJEMPLO en la
Vista Diseño.

Agregue el campo
EJEMPLO_OLE. En Tipo de datos
seleccione Objeto OLE.

Muestre la tabla
EJEMPLO en la
Vista Hoja de
Datos y grabe la
tabla.

A continuación insertaremos una imagen para el primer registro de la tabla.

Dé clic con el botón

derecho sobre el campo
EJEMPLO_OLE y del
menú elija Insertar objeto.

Seleccione la
opción Crear
nuevo.

En Tipo de objeto
seleccione Bitmap Image y
después dé clic en Aceptar.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 30

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe que se abre el programa Paint del sistema operativo Windows.

En el botón Pegar, dé clic en el

texto Pegar y de la lista
seleccione Pegar desde.

Busque en la carpeta
de trabajo
(Access_archivos) la
imagen
BOTELLA_1.jpg
Dé clic en Aceptar.

Dé clic en el botón
Pintar y del menú
elija Salir y volver
al documento.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 31

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe que se muestran las palabras

Bitmap Image señalando que tenemos
una imagen en el campo.
Si desea editar la imagen o mostrarla puede dar doble clic sobre el campo OLE o dé clic con el botón
derecho y del menú elija Objeto de imagen de mapa de bits y después dé clic en Editar.

Dé clic con el botón derecho del mouse

sobre el campo OLE del primer registro
para mostrar el menú.

Elija Objeto de imagen de

mapa de bits y después dé
clic en Editar.

A continuación insertaremos una segunda imagen para el segundo registro de la tabla, pero utilizando
otro método de inserción.

En el segundo registro, dé clic

con el botón derecho sobre el
campo EJEMPLO_OLE y del
menú elija Insertar objeto.

Seleccione la opción
Crear desde archivo y
después dé clic en
Examinar.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 32

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Busque en la carpeta
de trabajo
(Access_archivos) la
imagen
BOTELLA_2.jpg y
selecciónela.
Dé clic en Aceptar.

Dé clic en Aceptar.

Si activa la casilla Vincular, los objetos enlazados residen fuera de Microsoft Access y pueden ser
actualizados de manera independientemente a la base de datos. Este tipo de objetos son gestionados
no por la base de datos sino por la aplicación a la cual están vinculados. Por el contrario, si deja la
casilla desactivada, el objeto es tratado como un objeto incrustado en la tabla y reside completamente
en la base de datos y son gestionados por la propia base de datos.

Observe que se muestra las palabras

Paquete (Package) señalando que
tenemos una imagen empaquetada.

Si damos doble clic sobre el campo OLE del segundo registro se mostrará la imagen en el visor de
fotos de Windows o puede dar clic con el botón derecho sobre el campo OLE y del menú seleccionar
Objeto de Objeto empaquetador de Shell y después elegir Activar contenido.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 33

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Dé clic con el botón derecho del mouse

sobre el campo OLE del segundo
registro para mostrar el menú.

Elija Objeto de Objeto

empaquetador del shell y después
dé clic en Activar contenido.

A continuación agregaremos un tercer registro en la tabla EJEMPLO y para el campo OLE

insertaremos un archivo de sonido.

Inserte un tercer registro y dé clic con el botón derecho

del mouse sobre su campo OLE y del menú elija
Insertar objeto.

Seleccione la opción
Crear desde archivo y
después dé clic en
Examinar.

Busque en la carpeta
de trabajo
(Access_archivos) el
archivo de sonido
SONIDO.mp3 y
selecciónelo.
Dé clic en Aceptar.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 34

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Dé clic en Aceptar.

Dé doble clic sobre el campo OLE del

tercer registro para abrir el archivo de
sonido.

Dé clic en Abrir.

Recuerde que un campo de Objeto OLE (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un
documento de Microsoft Word, gráficos, sonidos u otros datos binarios) puede estar vinculado o
incrustado. Los cambios realizados en un objeto insertado no se reflejan en el objeto original. Y puede
ser de hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco).

Campo Si/No

Estos campos contienen uno de entre dos posibles valores (Sí/No, Verdadero/Falso o
Activado/desactivado). Estos campos pueden usarse cuando se requiere de una respuesta simple ya
sea Si o No, o Verdadero o Falso. Por ejemplo, cuando deseamos conocer si una persona tiene la
preparatoria terminada, o cuando una persona es soltera o casada, etc.

2) En Tipo de datos
seleccione Si/No.

1) Muestre la tabla
EJEMPLO en Vista 3) En la propiedad
Diseño y agregue el Formato seleccione Si/No.
campo
EJEMPLO_NACIONAL.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 35

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

En la propiedad Valor predeterminado deje el valor de 0, que indica que todos los registros tendrán
un No, como valor predeterminado. Si cambiamos al valor de 1 el valor predeterminado será Si.

Muestre la tabla en
Vista Hoja de datos y
guarde los cambios.

Observe que en el campo

EJEMPLO_NACIONAL se
muestra una casilla.

La casilla del campo EJEMPLO_NACIONAL esta desactivada, ya que su valor en la propiedad Valor
predeterminado quedo en cero (0).

Dé clic sobre la casilla para

activarla y asignarle el valor
de Verdadero o Si.

Puede también, presionar la Barra espaciadora para activar o desactivar la casilla.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 36

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

ORDENAR Y FILTRAR

Es posible utilizar las opciones de Ordenar y filtrar de la ficha Inicio para ordenar y mostrar los
registros de una tabla de manera personalizada.

Para este ejercicio seguiremos trabajando con la tabla EJEMPLO (la cual se creó en la página 20 de
este manual).

Muestre la tabla EJEMPLO en Vista Hoja de datos y agregue nuevos registros tal y como se muestra
en la siguiente imagen.

Capture los siguientes registros tal y

como se muestran en la imagen.

Si por alguna razón usted borra algún registró con un campo de tipo Autonumeración y después da
de alta uno nuevo, el nuevo valor para el campo Autonumeración no será el mismo o no será
consecutivo.
Por ejemplo, imagine que se elimina el último registro el cual contiene el valor de 5 en su campo
Autonumeración y después se agrega un nuevo registro, el valor para el nuevo registro no será el
mismo valor de 5 (ya que este ya fue registrado por el programa Access) el número se incrementará al
siguiente valor, es decir el valor para el nuevo campo de Autonumeración será 6 (recuerde que el
campo EJEMPLO_ID es de tipo Autonumeración).

Observe que no son valores continuos ya

que, de la clave 3 se salta al 5 y del 5 se
salta al 7. Es decir faltarían las claves 4 y 6.

Lo que usted podría hacer si requiere que los valores vuelvan a ser valores continuos, es eliminar el
campo Autonuméracion (EJEMPLO_ID) y después volverlo a insertar y automáticamente Access
enumera los registros de forma continua.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 37

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Ordenar de forma Ascendente/Descendente

A continuación ordenaremos los registros de la tabla EJEMPLO de forma Descendente.

Antes de ordenar los registros debemos seleccionar el campo por el cual se desea ordenar la tabla. En
este caso, deseamos ordenar los registros de forma descendente tomando el campo EJEMPLO_ID.

En Vista Hoja de datos dé clic

en el campo EJEMPLO_ID.

Como se puede observar en la imagen anterior los registros están ordenados de forma Ascendente
(1,2,3,4,…) de esta forma los va ordenando Access al momento que se van capturando los registros
en la tabla.

Verifique que las opciones de comando de la ficha Inicio estén seleccionadas o de lo contrario
muéstrelas dando clic en la ficha Inicio.

En las opciones de comando del grupo Ordenar y filtrar, dé clic en la opción Descendente.

Dé clic en la opción Descendente.

Ahora observe que los registros se muestran ordenados descendentemente (6,5,4,3,…)

Observe como los registros se ordenan de mayor a menor.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 38

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Vuelva a dejar los registros de forma Ascendente (recuerde que debe estar seleccionado el campo
EJEMPLO_ID)

Dé clic en la opción Ascendente.

Observe que ahora los registros se

encuentran ordenados de menor a
mayor.

Aplicar filtros

Los filtros, como indica su nombre, sirven para filtrar los datos de los formularios de forma que se
muestren sólo los registros de la tabla o consulta que cumplan las condiciones establecidas. Es decir,
tomando la tabla de EJEMPLO, se puede aplicar un filtro que nos muestre sólo los registros que sus
productos sean nacionales o sólo que nos muestre los productos de cierta marca.
A continuación aplicaremos un filtro en la tabla EJEMPLO donde nos muestre sólo los productos de
origen nacional. Recuerde que la casilla que contiene la marca de la paloma indica que el producto
es nacional.
Ubique el apuntador en el nombre del campo
EJEMPLO_NACIONAL y al cambiar el apuntador a una flecha
apuntando hacia abajo dé clic para seleccionar toda la columna.

Una vez seleccionada la columna del

campo EJEMPLO_NACIONAL, dé clic en
el comando Selección y del menú elija
Esta activada.

Puede también seleccionar la opción Es – 1, ya que cuando una casilla esta activada Access le agrega
el valor de 1.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 39

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe que sólo se muestran los

cuatro registros que contienen la
casilla marcada.

Ahora mostraremos nuevamente todos los registros. Para mostrar todos los registros cuando se ha
aplicado un filtro simplemente dé clic en el botón de comando Alternar filtro.

Dé clic en Alternar filtro para volver

a mostrar todos los registros.

Filtros rápidos

Las opciones de filtro más comunes se encuentran en los comandos de menú o también se pueden
usar filtros rápidos para limitar la información según los datos especificados.
Las opciones de los filtros rápidos cambian automáticamente según el tipo de datos para mostrar
opciones adecuadas para la información numérica, de texto y de fecha.

A continuación aplicaremos un nuevo filtro pero lo haremos utilizando los filtros rápidos que se
encuentran en las columnas de los campos.

El filtro que aplicaremos consiste en mostrar de la tabla EJEMPLO únicamente los registros que
coincidan con un proveedor. En este ejercicio mostraremos sólo los registros del proveedor Herbalife.

Ubique el apuntador del mouse en la flecha que se localiza al lado

derecho del nombre de la columna EJEMPLO_PROVEEDOR y dé clic
para desplegar las opciones de menú.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 40

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe que se seleccionan todos los datos de la columna y se despliega un menú contextual con las
diferentes opciones de filtro.

Hay dos formas para lograr que se muestren únicamente los registros del proveedor Herbalife. La
primera es utilizar los Filtros de Texto (ya que estamos trabajando con un campo de texto) indicando
por medio de un texto los registros que queremos visualizar y la segunda forma es activando y
desactivando las casillas con los registros que queremos ocultar o visualizar.

Seleccione Filtros de texto

y después del menú elija Es
iguala a…

Escriba HERBALIFE (verifique

escribir correctamente de lo
contrario no se mostrarán los
registros) después dé clic en
Aceptar.

Observe que sólo se muestran dos registros, los cuales

cumplen con el criterio del filtro seleccionado.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 41

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Vuelva a mostrar todos los registros.

Dé clic en el botón Alternar filtro para
volver a mostrar todos los registros.

Ahora aplicaremos la segunda opción para mostrar los registros del proveedor Herbalife.

Dé clic en la casilla
Seleccionar todo
para desactivarla (con
esto se logra
desactivar todas las
casillas)
Ubique el apuntador del mouse en la flecha que se
localiza al lado derecho del nombre de la columna
EJEMPLO_PROVEEDOR y dé clic para desplegar
las opciones de menú.

Dé clic en la casilla
HERBALIFE para
activarla (es la única
casilla que debe estar
activada) y después
dé clic en Aceptar.

Observe que sólo se muestran dos registros, los cuales

cumplen con el criterio del filtro seleccionado.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 42

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

RELACIONES

Para pasar al tema de RELACIONES tendremos que terminar de crear todas las tablas para nuestra
base de datos NATURAL. La tabla EJEMPLOS elimínela ya que no será necesario tenerla.

Recuerde que anteriormente creamos una base de datos con el nombre NATURAL (página 8) y
agregamos la tabla PROVEEDORES (página 11), faltaría por crear las tablas: VENDEDORES, LISTA
DE PRECIOS, PEDIDOS y CLIENTES.

Nuestros ejercicios se basan en crear una base de datos (NATURAL) la cual contendrá un listado de
productos naturales que están a la venta. La base de datos también controlará las compras de los
productos, las ventas (pedidos) y a nuestros clientes.

Considere los siguientes aspectos a tomar en cuenta al crear las tablas.

Nombre de la tabla: VENDEDORES.

La tabla de VENDEDORES, nos servirá para controlar y dar de alta a todos los vendedores.

Tamaño Máscara
Tipo de
Nombre del campo Descripción del Formato de Título
datos
campo entrada
Clave del vendedor
(Tres letras: la
VENDEDOR_ID primera del nombre y
(Clave principal)
Texto 5 >LLL\-99 Clave
las primeras de los
apellidos y un
número consecutivo)
Nombre del
VENDEDOR_NOMBRE Texto 60 Nombre
vendedor

Agregue los siguientes 5 registros (vendedores) a la tabla VENDEDORES.

Elimine la tabla
EJEMPLO.

Observe que al dar de alta la clave del vendedor se escriben tres letras que coinciden con la primera
letra del nombre del vendedor y las primeras letras de sus apellidos. Esto es con la finalidad de que
por medio de la clave conocer el nombre del vendedor. Se usa el guion como separador y un número
consecutivo 01,02,03,…

CORPORATIVO CETEC - SICASA 43

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

La siguiente tabla es LISTA DE PRECIOS.

Esta tabla contendrá el listado y el precio de los productos de venta.
La recomendación a considerar al crear la tabla, es que, para el campo LISTA_CODPROVEEDOR el
tipo de datos a seleccionar será el Asistente para búsquedas ya que sus valores deberán ser
seleccionados de una lista. El valor que obtendremos para el campo LISTA_CODPROVEEDOR será
el código del proveedor que se guardo en el campo PROVEEDORES_ID de la tabla PROVEEDORES
(vea el ejemplo de cómo dar de alta un campo con el Asistente para búsquedas en la página 25 de
este manual).

Tamaño Máscara
Tipo de
Nombre del campo Descripción del Formato de Título
datos
campo entrada
LISTA_ID Código del
(Clave principal)
Número Entero 99 Código
producto
Descripción o
LISTA_PRODUCTO Texto nombre del 100 Producto
producto
Cantidad
LISTA_STOCK Número existente en Entero 9999 Stock
almacén
LISTA_PRECIO Número Precio de venta Entero Moneda Precio
Tipo de producto
NI = Nutrición Tipo de
LISTA_TIPO Texto 50
Interna, NE= producto
Nutrición Externa
Objeto Imagen del
LISTA_IMAGEN Imagen
OLE producto
(Asistente
de Código del Código
LISTA_CODPROVEEDOR Entero 99
búsqueda) proveedor proveedor
Número

Después de crear la tabla capture los registros tal y como se muestran en las siguiente figura.
Pida al profesor que le entregue el archivo de Excel LISTA DE PRECIOS.xlsx, el cual contiene el
listado de los registros con los artículos que debe capturar.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 44

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Nombre de la tabla: CLIENTES.

La tabla CLIENTES, contendrá los registros de los clientes.

Tamaño
Tipo de Máscara de
Nombre del campo Descripción del Formato Título
datos entrada
campo
CLIENTES_NOMBRE Nombre de la
(Clave principal)
Texto empresa/cliente
100 Empresa
Nombre del
CLIENTES_CONTACTO Texto 100 Contacto
contacto
Correo
CLIENTES_CORREO Texto 100 Correo
electrónico
Dirección de
CLIENTES_DIRECCCION Texto 150 Dirección
la empresa
CLIENTES_COLONIA Texto Colonia 60 Colonia
CLIENTES_CIUDAD Texto Ciudad 40 Ciudad
Referencia del
CLIENTES_REFERENCIA Texto 100 Referencia
domicilio
\(999")("999
CLIENTES_TELEFONO Texto Teléfono 20 \)9\-99\-99\- Teléfono
99
Código
CLIENTES_CP Número Código postal Simple 99999
postal
Registro
CLIENTES_RFC Texto federal de 50 RFC
contribuyentes

Agregue los siguientes dos registros o clientes a la tabla.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 45

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Tabla PEDIDOS.
La tabla PEDIDOS contendrá los registros con los pedidos solicitados por nuestros clientes.
Para esta tabla los campos PEDIDOS_ID_PRODUCTO, PEDIDOS_ID_VENDEDOR y
PEDIDOS_CLIENTE sus valores serán seleccionados de una lista, por lo que serán de tipo Asistente
para búsqueda.
 Para el campo PEDIDOS_ID_PRODUCTO, se tomarán los valores del campo LISTA_ID de la
tabla LISTA DE PRECIOS.
 Para el campo PEDIDOS_ID_VENDEDOR, se tomarán los valores del campo VENDEDOR_ID
de la tabla VENDEDORES.
 Para el campo PEDIDOS_CLIENTE, se tomarán los valores del campo CLIENTES_NOMBRE
de la tabla CLIENTES.

Tamaño Máscara
Tipo de
Nombre del campo Descripción del Indexado de Título
datos campo entrada
PEDIDOS_NUMPED Si (con
Número de Número de
(este campo no será clave Número Entero duplicados)
principal) pedido pedido
(Asistente
de Código del Código del
PEDIDOS_ID_PRODUCTO Entero
búsqueda) producto producto
Número
Cantidad
PEDIDOS_CANTIDAD Número Entero Cantidad
solicitada
(Asistente
de Clave del Clave del
PEDIDOS_ID_VENDEDOR 5
búsqueda) vendedor Vendedor
Texto
Fecha
Fecha del corta Fecha del
PEDIDOS_FECHA Fecha/Hora
pedido (00/00/0 Pedido
000;0;_)
(Asistente
de
PEDIDOS_CLIENTE Cliente 100 Cliente
búsqueda)
Texto
Nota: Esta tabla no contará con un campo clave ya que el número de pedido podrá duplicarse.
Agregue los siguientes registros de los pedidos tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Observe que se puede repetir el número de pedido ya que es posible

vender más de un artículo con el mismo número de pedido.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 46

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Introducción a las relaciones

Las bases de datos de Access son relacionales, porque sus tablas pueden vincularse (de hecho
conectarse) con otras a través de campos comunes. Los campos comunes son aquellos que contienen
los mismos datos en varias tablas.

Una vez creadas las tablas para cada tema en la base de datos, deberá proveer un mecanismo con la
finalidad de conectar los datos de las tablas necesarias y así obtener información significativa.

Para establecer relaciones entre dos tablas o más, establezca campos comunes entre las tablas
relacionadas y después establezca la relación entre las mismas.
Observe en la siguiente imagen nuestras dos tablas (PEDIDOS y VENDEDORES) antes creadas. En
la tabla de PEDIDOS, insertamos todos los registros con los pedidos solicitados y en la tabla
VENDEDORES se almaceno los registros con los nombres de los vendedores. Observe que hay un
campo común en la tabla PEDIDOS y la tabla VENDEDORES, el campo PEDIDOS_ID_VENDEDOR y
el campo VENDEDOR_ID. Por lo que es posible crear una relación entre ambas tablas por medio de
esos dos campos.

La finalidad de crear un campo común en la tabla PEDIDOS y en la tabla VENDEDORES, es conocer

los pedidos realizados de cada vendedor.

Observe el campo común en las tablas LISTA DE PRECIOS y PEDIDOS por el cual podemos
relacionarlas.

El campo LISTA_ID y el campo PEDIDOS_ID_PRODUCTOS son campos idénticos, que almacenan el

número o el código del producto que se vende.
La relación entre estas dos tablas nos ayudarán a conocer el producto que ha sido solicitado en la
tabla de PEDIDOS, es normal, porque no podemos vender un producto que no existe en la tabla
LISTA DE PRECIOS la cual contiene la lista de los artículos a vender.

A continuación procederemos a crear las relaciones que tendrán las tablas en nuestra base de datos
NATURAL.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 47

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Abra su base de datos NATURAL si es que no se encuentra abierta.

Seleccione la ficha Herramientas de bases de datos y dé clic en el comando Relaciones.

Seleccione la ficha Herramientas

de bases de datos

Dé clic en el botón Relaciones.

Ventana Relaciones

Observe que se
muestra la lista de
todas las tablas de la
base datos NATURAL.

Agregar tablas.

Lo que haremos a continuación será agregar las tablas dentro de la Ventana Relaciones.

Seleccione todas las

tablas y después dé
clic en el botón
Agregar.

Observe que se insertan todas

las tablas de la base datos en
la Ventana Relaciones.
Puede agregar una por una las tablas en la Ventana relaciones o como en esta caso seleccionarlas y
agregarlas todas o sólo seleccionar las que usted desee agregar.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 48

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Cierre la ventana Mostrar tabla.

Dé clic en el botón
Cerrar y cierre la
ventana Mostrar
tabla.

Visualizar la ventana Mostrar tabla

Si desea volver a mostrar la ventana Mostrar tabla sólo dé clic con el botón derecho en la Ventana
relaciones y del menú elija Mostrar tabla.

Dé clic con el botón

derecho sobre la Ventana
relaciones y del menú elija
Mostrar tabla.

Otra forma de visualizar la ventana Mostrar tabla es desde la ficha Diseño, dar clic en el botón
Mostrar tabla.

Ocultar tablas
Para ocultar una tabla en la Ventana relaciones simplemente dé clic con el botón derecho sobre la
barra de titulo de la tabla y del menú elegir Ocultar tabla o simplemente seleccione la tabla y después
dar clic en el botón Ocultar tabla en la cinta de opciones.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 49

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Crear relaciones

La primera relación que crearemos será entre las tablas LISTA DE PRECIOS y la tabla PEDIDOS. Los
campos por los que relacionaremos las tablas son: campo LISTA_ID y el campo
PEDIDOS_ID_PRODUCTOS.
Antes de crear la primera relación, acomode las tablas en la Ventana relaciones tal y como se
muestran en la siguiente figura.

En la Ventana relaciones, arrastre el campo LISTA_ID de la tabla LISTA DE PRECIOS y colóquelo

sobre el campo PEDIDOS_ID_PRODUCTOS de la tabla PEDIDOS.

Arrastre el campo LISTA_ID

sobre el campo
PEDIDOS_ID_PRODUCTOS

En la ventana Modificar relaciones active la casilla Exigir integridad referencial y la casilla

Actualizar en cascada los campos relacionados.

Active la casilla
Exigir integridad
referencial y la
casilla Actualizar
en cascada los
campos
relacionados.

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A continuación explicaremos a detalle las casillas de la ventana Modificar relaciones.

Casilla Exigir integridad referencial. Cuando es seleccionada, le indica a Access que los datos entre
las dos tablas deberán ser validos en ambas tablas. Es decir si existe una relación entre la tabla A y la
tabla B por medio de un campo en común, los dos campos deberán contener los mismos valores. Por
ejemplo si la tabla A contiene el campo principal, entonces en la tabla B no se podrá dar de alta un
registro que no exista en la tabla A ya que al existir integridad referencial debe existir forzosamente
una relación entre ambos registros de las dos tablas.

Imagine el siguiente caso. Tenemos dos tablas A y B, las cuales se encuentran relacionadas por los
campos A_ID y el campo B_ID. Nuestro campo principal está en la tabla A (A_ID) el cual contiene los
registros del 1 al 3. Para poder dar de alta los registros en la tabla B es necesario dar de alta los
mismos valores que están en el campo A_ID para que pueda existir integridad referencial.
Mismos valores
paro los dos
campos (se
cumple la
integridad
referencial)

En este ejemplo
no existe
integridad
referencial ya
que el registro 4
no existe en la
tabla A.

Casilla Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se activa esta casilla, cualquier
cambio que se realice en los valores del campo principal se reflejara automáticamente en el campo de
la tabla a la cual está relacionada dicho campo.

Observe el siguiente ejemplo, la tabla A esta relacionada con la tabla B por los campos A_NOMBRE y
B_NOMBRE. La tabla A contiene el campo principal.

Si cambiamos uno de los valores de la tabla A (por ser el campo principal) automáticamente cambiará
el valor en la tabla B.
Al momento de
cambiar el valor en
Cambiamos el
la tabla A se
nombre del tercer
cambia
registro en la tabla
automáticamente el
A.
valor en la tabla B.

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Casilla Eliminar en cascada los registros relacionados. Al activar esta casilla le indica a Access que
al eliminar los registros que contiene el campo principal los registros relacionados de la otra tabla se
eliminan automáticamente.
Observe que al crear la relación se agrega una línea de unión entre ambos campos de las tablas.

El 1 indica el lado uno de la relación.

La línea de unión conecta los dos

campos comunes creando una relación.

Los caracteres indican el lado varios de la relación.

Relaciones Uno a uno
Es posible crear una relación entre dos tablas siempre y cuando uno de los campos en común sea una
clave principal. Si los dos campos en común son claves principales y se crea una relación entre
ambos campos la relación que se genera será de Uno a uno. Es decir que no existirán claves o
valores repetidos en ambas tablas.
Observe la relación Uno
a uno entre las tablas A
y B y observe que los
campos relacionados
son claves principales.

Relación Uno a uno

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En la relación Uno a uno, los valores de los campos relacionados no deben repetirse.

Ningún valor en las dos

tablas se repite.
Relaciones Uno a varios

Cuando se crea un relación Uno a varios, es cuando se relacionan dos campos en común pero sólo
uno de ellos es la clave principal. En esta relación en la tabla con la relación 1 los valores no se
repiten, mientras que en la tabla con la relación a varios , los valores pueden repetirse.

Relación Uno a varios.

Observe que en la
Observe que en la
tabla A, que es la
tabla B que es la
tabla 1, los valores no
tabla varios , los
se repiten.
valores si se repiten.

A continuación seguiremos creando las relaciones en el resto de las tablas de la base de datos
NATURAL. Considere lo siguiente:
Relacione las tablas VENDEDORES y la tabla PEDIDOS. Tomando los campos: VENDEDOR_ID y el
campo PEDIDOS_ID_VENDEDOR. La tabla VENDEDORES es la 1 y la tabla PEDIDOS es Varios.
Active las casillas: Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados.

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Relacione las tablas PROVEEDORES y la tabla LISTA DE PRECIOS. Tomando los campos:
PROVEEDORES_ID y el campo LISTA_CODPROVEEDOR. La tabla PROVEEDORES es la 1 y la
tabla LISTA DE PRECIOS es Varios.
Active las casillas: Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados.

Por último crearemos la relación entre la tabla CLIENTES y la tabla PEDIDOS.

Relacione las tablas CLIENTES y la tabla PEDIDOS. Tomando los campos: CLIENTES_NOMBRE y el
campo PEDIDOS_CLIENTE. La tabla CLIENTES es la 1 y la tabla PEDIDOS es Varios.
Active las casillas: Exigir integridad referencial y Actualizar en cascada los campos relacionados.

Una vez creadas las relaciones grabe los cambios.

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Eliminar la relación entre dos tablas

Cuando ya no desee la relación entre dos tablas es posible eliminarla. La única condición es que, si
una o ambas tablas están abiertas deberá primero cerrarlas y posteriormente eliminar la relación
desde la Ventana relaciones.

Dé clic con el botón derecho del

mouse sobre la línea de unión
que conecta los dos campos y del
menú elija Eliminar.

En la ventana de advertencia
confirme si desea eliminar de
forma permanente la relación. (Si
la elimina, vuelva a crearla ya que
la necesitaremos más adelante)

Modificar una relación

Si al crear una relación entre dos tablas se le olvida activar una casilla o tal vez activo una de más, es
posible volver a modificar la relación.

Dé clic con el botón derecho del mouse

sobre la línea de unión y del menú
elija Modificar relación. Se abrirá la
ventana Modificar relaciones.

Otra forma de modificar una relación es dar doble clic sobre la línea de unión que conecta los
campos y se abrirá la ventana Modificar relaciones.
Si desea también puede dar clic sobre la línea de unión y desde la Cinta de opciones seleccionar el
botón Modificar relaciones del grupo Herramientas.

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Crear un informe de relación

La ventana de Relaciones representa un mapa en donde puede verse de qué manera se relacionan
las tablas de la base de datos. Una de las ventajas es que es posible imprimir esta información como
un informe. Para esto realice lo siguiente.

Abra la ventana de Relaciones si es que ha cerrado la ventana (ficha Herramientas de bases de

datos y dar clic en el botón Relaciones).

Dé clic en el botón Informe de relación en el grupo Herramientas.

Observe que se crea el informe y se muestra la Vista preliminar.

Cinta de opciones de Vista

preliminar.

Informe de relaciones.

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Cambiar márgenes al informe de relación

A continuación cambiaremos los márgenes del informe para una impresión Normal.

En la Cinta de opciones en el grupo Tamaño de página dé clic en el botón Márgenes y del menú
elija Normal.

Imprimir informe de relación

A continuación, si cuenta con una impresora y esta, está conectada a su equipo (o en red) mande a
imprimir su Informe de relaciones, dando clic en el botón Imprimir.

Guardar informe de relación

Es posible que desee guardar el informe de relación para posibles usos posteriores. Para hacer esto
simplemente dé clic en el botón Guardar localizado en la Barra de acceso rápido y después asigne
un nombre o simplemente dé clic en Aceptar para guardarlo con el nombre que aparece por defecto.

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El nombre del informe se muestra en el Panel de navegación, bajo el titulo Informes. En vista de que
el informe es tan sólo un mapa de las relaciones y en realidad no contiene registros reales, no se le
considera asociado a ninguna de las tablas.

Observe en el Panel de navegación

el Informe ya grabado.

Vista Diseño de Informe

En Vista preliminar no es posible realizar algún cambio al Informe de relación, por lo que es necesario
pasar a la Vista diseño para controlar los objetos de la imagen, por ejemplo, cambiar el tamaño de las
ventanas, Cambiar el color y la fuente del encabezado del Informe, etc. Para esto realice lo siguiente.
En la Cinta de opciones dé clic en el botón Cerrar vista preliminar.

En la Vista diseño simplemente seleccione el objeto que desea modificar y desde la Cinta de
opciones realice los cambios requeridos (y no se olvide guardar los cambios).

Cambie la vista del

Informe seleccionando
la vista deseada en el
grupo Vistas.

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Cerrar el informe relacional

Una vez que haya terminado de crear y corregir su informe de relación, proceda a cerrarlo. Para esto
simplemente dé clic con el botón derecho sobre la ficha con el nombre del informe y del menú elija
Cerrar.
Dé clic con el botón derecho
sobre la ficha con el nombre del
informe y del menú elija Cerrar.

Borre el informe de relación ya que no es necesario tenerlo para nuestros ejercicios. Simplemente dé
clic con el botón derecho del mouse sobre el nombre del Informe de relación y del menú elija Eliminar.

Dé clic con el botón

derecho del mouse
sobre el nombre
del Informe de
relación y del menú
elija Eliminar.

Mostrar registros de relación en las tablas

Par amostrar los registros relacionados de una tabla abra la tabla y muéstrela en Vista Hoja de datos.
Para esto abriremos la tabla LISTA DE PRECIOS observe en la figura anterior que está relacionada
con la tabla PEDIDOS.

En el Panel de navegación de doble clic en la tabla LISTA

DE PRECIOS para mostrarla en Vista Hoja de datos.

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Observe que se muestra al lado izquierdo del primer campo una casilla con el signo +.

Simplemente dé clic en la casilla con el signo de más de cualquier registro y observe que se mostrarán
los registros (que puede ser uno o más) con los que esta relacionado.

Dé clic en la casilla con el signo de más y observe que se mostrarán los

registros (que puede ser uno o más) con los que está relacionado dicho
registro (vuelva a dar clic en la casilla para ocultar los registros).

Observe que al dar clic en la casilla con el signo de más se muestran tres registros de la tabla
PEDIDOS que se encuentran relacionados con el segundo registro de la tabla LISTA DE PRECIOS.
Esto nos ayudará a conocer cuántos pedidos existen de un artículo registrados en la tabla LISTA DE
PRECIOS. En el caso anterior el registro número 2 de la tabla LISTA DE PRECIOS, está relacionado
con los pedidos 4, 6 y 8 de la tabla PEDIDOS.

Dé clic en la casilla con el signo de más del cuarto registro y observe que
se mostrará sólo un registro (el pedido número 10) con el que está
relacionado dicho registro (vuelva a dar clic en la casilla para ocultar los
registros).

Recuerde que debe ver los mismos registros, estos fueron capturados cuando se crearon las tablas
(página 43).

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CONSULTAS

Una vez que hemos capturado suficiente información en nuestra base datos, podemos proceder a
crear objetos que nos permitan accesar a esa información.

Las consultas son objetos de bases de datos cuya función es recuperar información a partir de uno o
varios objetos (tablas u otras consultas) para después desplegar en una sola hoja de datos la
información especificada por el usuario.

Asistente para consultas

Access cuenta con un asistente para crear una consulta de selección simple. Los asistentes son una
característica de los programas que llevan al usuario paso a paso por la realización de un proceso. En
este caso dicho proceso consiste en elegir el origen de los datos y luego indicar los campos que se
quiere incluir en la consulta resultante.
Los objetos a partir de los cuales se seleccionan los datos para crear la consulta se conocen como
origen de los datos (en este caso serian las tablas o alguna otra consulta ya creada).

Abra la base de datos NATURAL si es que no se encuentra abierta.

A continuación crearemos una consulta que nos muestre el nombre del producto, el proveedor que
nos vende el producto y el nombre de nuestro contacto. Recuerde que dentro de una consulta se
pueden mostrar los datos de una o más tablas diferentes.
Para esto el campo nombre del producto lo tomaremos de la tabla LISTA DE PRECIOS y los
campos nombre del proveedor y el contacto los tomaremos de la tabla PROVEEDORES para poder
crea la consulta.
Seleccione la ficha Crear y después dé clic en el botón de comando Asistente para consultas.
1

En la ventana Nueva consulta seleccione Asistente para consultas sencillas y después dé clic en
Aceptar.

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En la ventana Asistente para consultas sencillas, seleccione la tabla LISTA DE PRECIOS y después
en la lista de los campos seleccione el campo LISTA_PRODUCTO.

1) Seleccione la tabla
LISTA DE PRECIOS.

3) Dé clic en el botón
con la flecha derecha
para seleccionar y
2) Dé clic sobre el agregar el campo.
campo
LISTA_PRODUCTO
para activarlo.

A continuación seleccionaremos la tabla PROVEEDORES y agregaremos los campos

PROVEEDORES_NOMBRE y PROVEEDORES_CONTACTO en la lista de campos seleccionados.

1) Seleccione la tabla
PROVEEDORES.

3) Dé clic en el botón
con la flecha derecha
para seleccionar y
agregar el campo.
2) Seleccione el campo
PROVEEDORES_NOMBRE.

5) Dé clic en el botón
con la flecha derecha
para seleccionar y
agregar el campo.
4) Seleccione el campo
PROVEEDORES_CONTACTO.

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6) Dé clic en Siguiente.

En la siguiente ventana le asignaremos un nombre o título a la consulta. Le asignaremos el nombre de

PRODUCTOS Y CONTACTOS.

Escriba el nombre de
PRODUCTOS Y CONTACTOS,
como nombre de la consulta.

Verifique que la opción Abrir

la consulta para ver
información este activada.

Dé clic en
Finalizar.

Observe que se muestra la consulta con los campos seleccionados de la tabla LISTA DE PRECIOS y
PROVEEDORES.

Observe en el Observe el resultado

panel de de la información con
navegación la los campos
nueva consulta. seleccionados de
ambas tablas.

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Diseño de consulta

Otra opción para crear consultas es a través del comando Diseño de consulta. Este método permite
crear una consulta en la vista Diseño con la intención de crear consultas más complejas. Con esta
opción se muestra el cuadro de dialogo Mostrar tabla donde se pueden seleccionar las tablas o
consultas e ir diseñando la nueva consulta.
A continuación crearemos una consulta que nos muestre información de los pedidos realizados por
los vendedores.
Seleccione la ficha Crear y en el grupo Consultas dé clic en el botón Diseño de consultas.

Seleccione la ficha Crear y en

el grupo Consultas dé clic en
el botón Diseño de consultas.

Observe que se muestra el cuadro de dialogo Mostrar tabla y en la parte inferior la Cuadrícula de
diseño.

Observe que se muestra

el cuadro de dialogo
Mostrar tabla.

Observe que se muestra

la Cuadrícula de diseño.

Observe que en la ventana Mostrar tabla se muestran las fichas Tablas, Consultas y Ambas.

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Dé clic en la ficha Consultas y observe que se muestran únicamente las consultas que se han creado
dentro de la base de datos (en este caso sólo tenemos una consulta creada PRODUCTOS Y
CONTACTOS).

Dé clic en la ficha
Consultas.

Observe que se muestran

las consultas que han
sido creadas en la base
de datos.

Puede visualizar tanto las tablas como las consultas, para esto dé clic en la ficha Ambas.

Dé clic en la ficha
Ambas.

Observe que se muestran

las tablas y consultas que
han sido creadas en la
base de datos.

Seleccione la ficha Tablas para mostrar únicamente las tablas de la base de datos.

A continuación agregaremos las tablas VENDEDORES y PEDIDOS.

Seleccione la tabla
VENDEDORES y
después dé clic en
Agregar.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe que la tabla VENDEDORES

se muestra en el Área de tablas.

A continuación agregue la tabla PEDIDOS.

Seleccione la tabla
PEDIDOS y
después dé clic en
Agregar.

Cierre la ventana Mostrar tabla y organice las tablas tal y como se muestran en la siguiente figura y
después agregaremos los campos que se visualizarán en la consulta dentro de la Cuadrícula de
diseño. Los campos que mostraremos en la consulta son: el nombre del vendedor
(VENDEDOR_NOMBRE), la cantidad del pedido (PEDIDOS_CANTIDAD) y la fecha en que se hizo el
pedido (PEDIDOS_FECHA).

Dé doble clic sobre el campo

Observe que al VENDEDOR_NOMBRE para agregarlo en la
dar doble clic Cuadrícula de diseño.
sobre el campo
este se agrega
en la
Cuadrícula de
diseño.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Si desea borrar un campo de la cuadrícula de diseño simplemente bórrelo en la Cuadricula de diseño

y después dé clic en otra columna de la cuadrícula (o borre toda la columna).

A continuación agregaremos el campo PEDIDOS_CANTIDAD en la Cuadricula de diseño.

Dé doble clic sobre el campo

PEDIDOS_CANTIDAD para agregarlo en la
Cuadrícula de diseño.

A continuación agregaremos el campo PEDIDOS_FECHA pero lo haremos directamente desde la

Cuadricula de diseño.

En la Cuadrícula de diseño dé clic

en la tercera columna en la fila
Campo para seleccionarla y dé clic
en el botón con la flecha para
mostrar la lista de los campos.

Seleccione el campo
PEDIDOS_FECHA.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Lo que haremos a continuación es mostrar la información de la consulta con los campos

seleccionados.
En la Cinta de opciones en la ficha Diseño dé clic en el botón Ejecutar.

Dé clic en el botón
Ejecutar.

Observe que se muestran los datos de la consulta. Los datos que seleccionamos para la consulta es el
Nombre del vendedor, la Cantidad del pedido solicitada y la Fecha del pedido.

A continuación para terminar la información de la consulta agregaremos el campo que contiene el

nombre del producto solicitado (LISTA_PRODUCTO).

Muestre la consulta en Vista Diseño.

Dé clic en el botón Vista Diseño.

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Muestre el cuadro de dialogo Mostrar tabla.

Dé clic en el botón
Mostrar tabla.

Ahora agregaremos la tabla LISTA DE PRECIOS en el área de tablas.

Agregue la tabla
LISTA DE PRECIOS
y después cierre el
cuadro de dialogo
Mostrar tabla.

A continuación agregaremos el campo LISTA_PRODUCTO en la Cuadrícula de diseño.

Dé clic en el botón Ejecutar para mostrar los datos de los campos seleccionados.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 69

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe la consulta que hemos ido construyendo junto con los datos seleccionados de las diferentes
tablas.

Finalmente grabaremos la consulta y le asignaremos el nombre de: PEDIDOS SOLICITADOS.

Muestre la consulta en la Vista Diseño y después dé clic en el botón Guardar.

Dé clic en el botón
Guardar.

Escriba el nombre de
PEDIDOS
SOLICITADOS como
nombre de la consulta.

Observe qué en el Panel de navegación se muestra la consulta recién creada.

Observe en el Panel de navegación la

nueva consulta.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Uso de Criterios de consulta

Los criterios son condiciones que se deben cumplir, utilizados para localizar información en particular
dentro de una consulta.

Los criterios permiten realizar preguntas específicas y por tanto proporcionan resultados más
concretos. Por ejemplo, si se desea mostrar las ventas o pedidos de una fecha en especial, se tendría
que escribir los criterios correspondientes para que sólo esos registros se muestren o visualicen.

A continuación se muestran algunos operadores que pueden ser utilizados en los criterios de condición
en una consulta.
Operador Significado
= Igual que Busca valores Iguales al indicado.
> Mayor que Busca valores Mayores al indicado.
< Menor que Busca valores Menores al indicado.
>= Mayor o igual Busca valores Mayores o Iguales al indicado.
<= Menor o igual Busca valores Menores o Iguales al indicado.
<> Distinto Busca valores Distintos al indicado.
valor 1 O valor 2 Busca el valor 1 O el valor 2.
valor 1 Y valor 2 Busca el valor 1 Y el valor 2.
Entre valor 1 Y valor 2 Busca Entre el valor 1 Y el valor 2.
EN Busca valores EN (dentro de…;…;…)
COMO Busca valores COMO (por ejemplo…)

Operadores (especiales) Finalidad

Es nulo / No es nulo Determina si un valor es nulo o no.
Como “Modelo” Busca valores de cadena mediante el operador “?” y el operador “*”.
Entre valor1 y valor2 Determina si un valor numérico se encuentra dentro de un intervalo.
En(valor1, valor2, …) Determina si un valor se encuentra entre un conjunto de valores.

Especificación de criterios de texto

A continuación aplicaremos un criterio para mostrar únicamente ciertos registros que cumplan una
condición dentro de la consulta.
Cuando se escribe texto en un criterio es necesario escribirlo dentro de comillas. Si no se especifican
las comillas para el texto, al presionar Enter o dar clic en una columna diferente (en la Cuadrícula de
diseño), Access coloca las comillas automáticamente para indicar que se trata de una cadena de texto.

Abra la consulta PEDIDOS SOLICITADOS y muéstrela en Vista Hoja de datos.

El criterio que será creado nos servirá para mostrar los pedidos realizados por un sólo vendedor.
Observe en la siguiente imagen los vendedores que tienen pedidos realizados.

Lista de
vendedores

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

A continuación escribiremos un criterio para mostrar sólo los pedidos del vendedor Roberto López
López.
Muestre la consulta en Vista Diseño.

En la Cuadricula de diseño localice la columna VENDEDOR_NOMBRE, y en la fila Criterio, escriba

el siguiente criterio: =Roberto lopez lopez

En la columna VENDEDOR_NOMBRE, en la
fila Criterio escriba: =Roberto lopez lopez
y después presione Enter.

Observe que después de presionar Enter se

agregan las comillas en la cadena de texto.

Con esto le indicamos a Access que sólo muestre los registros que cumplan el criterio asignado (sólo
los vendedores que su nombre sea Roberto López López). Los criterios no son sensibles al uso de
minúsculas o mayúsculas, es decir es lo mismo escribir LOPEZ que escribir López.

Dé clic en Ejecutar para mostrar el resultado.

Observe que únicamente se muestran 3 registros cumplieron con el criterio.

Sólo se muestran los

tres registros que
cumplen el criterio.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 72

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Especificación de criterios numéricos

Habrá algunas ocasiones que deseará localizar registros que nos muestren cierta cantidad o valor.
Dicho valor podrá ser igual, menor o mayor que la cantidad que desea localizar. Para el siguiente
ejercicio escribiremos un criterio que localice los pedidos cuya cantidad solicitada sea igual o mayor a
20 artículos.

Muestre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS en Vista Diseño.

En la Cuadrícula de diseño borre el criterio =Roberto lopez lopez, que se escribió en la columna
VENDEDOR_NOMBRE.

Borre el criterio =Roberto lopez lopez

En la columna PEDIDOS_CANTIDAD en la fila Criterio escriba >= 20.

En la columna PEDIDOS_CANTIDAD en la fila

Criterio escriba >= 20.

Observe que se utilizo el operador de comparación >=.

Dé clic en Ejecutar para mostrar el resultado.

Observe que sólo se muestran 4 registros cumplieron con el criterio.

Únicamente se muestran
los cuatro registros que
cumplen el criterio.

Recuerde que el criterio fue localizar aquellos registros que su cantidad de pedido solicitado fuera
igual o mayor a 20 artículos solicitados.

Nota: Tome en cuenta que los criterios numéricos no llevan comillas.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 73

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Especificación de criterios de fecha

Cuando utilizamos algún campo de tipo Fecha, nos resultará útil crear criterios para localizar registros
que cumplan con alguna fecha en particular.

Para el siguiente ejercicio crearemos un criterio para localizar los registros cuyo pedido se haya
realizado a partir del 1 de enero del 2015 en adelante.

Muestre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS en Vista Diseño.

Borre el criterio escrito en la columna PEDIDOS_CANTIDAD.

Borre el criterio >=20

En la columna PEDIDOS_FECHA escriba el criterio: >31/12/2014 y presione Enter.

En la columna
PEDIDOS_FECHA escriba
>31/12/2014 y presione Enter

Observe que al momento de presionar Enter se agregan el símbolo de # entre la fecha.

Se utiliza el operados > ya que cualquier fecha que sea mayor al 31 de Diciembre del 2014 será a
partir del 1 de enero del 2015.
Dé clic en Ejecutar para mostrar el resultado.

Observe que sólo 4 registros cumplen con el criterio.

Sólo se muestran los cuatro

registros que cumplen el criterio.

Recuerde que el criterio fue localizar los registros que su fecha sea a partir del 1 de enero del 2015 en
adelante.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 74
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Usar criterios compuestos

Es posible especificar más de una condición (criterio) en una consulta, a esto se le llama criterios
compuestos. Los criterios compuestos utilizan los operadores lógicos Y y O. Los operadores lógicos
permiten introducir criterios para el mismo campo o para varios de ellos.

Uso del criterio Y en una consulta

Los criterios compuestos emplean una condición Y para desplegar, en los resultados de una consulta,
los registros que cumplan todas las partes especificadas.

A continuación localizaremos todos los registros de los pedidos que el vendedor sea Roberto lopez
lopez y que su cantidad de pedido sea mayor a 10 artículos.

Muestre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS en Vista Diseño.

En la Cuadrícula de diseño borre cualquier criterio que se encuentre.

En la Cuadricula de diseño localice la columna VENDEDOR_NOMBRE; y en la fila Criterio, escriba

el siguiente criterio: =Roberto lopez lopez
Ubíquese en la columna PEDIDOS_CANTIDAD y en la fila Criterio escriba > 10.

Al especificar criterios en ambos campos y en la misma fila Criterios ha creado una condición Y.

Dé clic en Ejecutar para mostrar el resultado.

Observe que sólo 2 registros cumplen con el criterio.

Nombre Roberto La cantidad solicitada

lopez lopez. es mayor a 10.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Uso del criterio O en una consulta

Use la condición O para especificar múltiples criterios para un sólo campo, o varios criterios para
diferentes campos. Esto será útil cuando desee desplegar los registros que cumplan cualquiera de las
condiciones estipuladas.

Los registros que vamos a localizar en nuestra consulta, serán aquellos que su cantidad de pedido sea
igual a 10 o que sea igual a 25.

Muestre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS en Vista Diseño.

En la Cuadrícula de diseño borre cualquier criterio que se encuentre.

En la columna PEDIDOS_CANTIDAD en la fila Criterio escriba = 10 y en la misma columna pero en la

fila O escriba =25.

Dé clic en Ejecutar para mostrar el resultado.

Observe que sólo 7 registros cumplen con los criterios (=10 o =25).

Es posible escribir los dos criterios en el mismo renglón de Criterios.

Pase a la Vista Diseño, borre los criterios anteriores y después escriba en la columna
PEDIDOS_CANTIDAD en el renglón Criterios: 10 o 25. Después ejecute y observará el mismo
resultado anterior.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 76

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Utilizar comodines en una consulta

Los caracteres comodines sirven como marcadores de uno o más caracteres que se desconoce en los
criterios. Cuando no esté seguro de cual carácter o grupo de caracteres en particular debe incluir en
los criterios, use caracteres comodines (* y ?) en lugar de ellos.

Use el comodín * (asterisco) para representar uno o más caracteres. Por ejemplo, si utiliza el comodín
* en el criterio Ro*, los resultados obtenidos será mostrar todos los registros que sus dos primeros
caracteres sean Ro sin importar el resto de ellos, por ejemplo Roberto, Rosa, Rolando, Romeo, etc.
El comodín * puede usarse al principio, intermedio o al final del criterio: *Ro, R*o, Ro*.

Muestre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS en Vista Diseño.

En la Cuadrícula de diseño borre cualquier criterio que se encuentre.

Lo que haremos será localizar todos los registros del vendedor Carmen Morales Hernández.
Para este ejercicio utilizaremos el operador especial “Como” (cheque la tabla de los operadores
especiales de la página 71).

En la Cuadricula de diseño localice la columna VENDEDOR_NOMBRE; y en la fila Criterio, escriba

el siguiente criterio: Como C* y presione Enter.

Observe que sólo 2 registros cumplen con el criterio: Como C*

El uso de comodines nos facilita la captura ya que no es necesario escribir todos los caracteres para
poder localizar un registro.

Puede utilizar el carácter comodín ? para reemplazar un sólo carácter de una cadena, por ejemplo, si
deseamos localizar los apellidos Jiménez y Giménez simplemente aplique el criterio: Como ?iménez.
Esto hará que se muestren todos los apellidos con las letras imenez sin importar la primera letra. Los
apellidos Jiménez y Giménez cumplen el criterio por lo que serán localizados y mostrados en pantalla.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Usar campos calculados en una consulta

Las consultas pueden crear campos calculados, mismos que se almacenan en un campo calculado.
Dichos campos guardan el valor resultante de una operación matemática. Por ejemplo, podría estar
interesado en multiplicar un campo por otro, digamos el pago por hora de un trabajador por las horas
trabajadas y así obtener el resultado de su pago sin tener que incluir un campo específico para ese
dato en una tabla, lo que resulta útil ya que la tabla será más pequeña y flexible.

Es necesario llevar a cabo dos pasos para obtener un campo calculado en una consulta.
 Asignar el nombre del campo que almacenará los valores calculados y
 Escribir la expresión (fórmula) que realizara el cálculo.

El nuevo nombre de campo debe estar seguido por el signo de dos puntos (:). El nombre de cada
campo utilizado en el cálculo o fórmula deberá estar encerrado entre corchetes. Por ejemplo:

Pago_trabajador:[Nomina_Pago_Hora]*[Nomina_Horas_Trabajadas]

El campo calculado deberá ser capturado en una columna en blanco en la Cuadrícula de diseño en la
fila Campo.

Para nuestro ejemplo calcularemos la Venta de los pedidos realizados por los vendedores. Para esto
necesitaremos agregar el campo LISTA_PRECIO en la consulta y después crear el campo calculado.
Recuerde que para obtener la Venta necesitaremos multiplicar el precio del artículo por la cantidad
vendida.

Muestre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS en Vista Diseño.

En la Cuadrícula de diseño borre cualquier criterio que se encuentre.

Lo primero que haremos será arrastrar el campo PEDIDOS_CANTIDAD hacia la derecha, después del
campo LISTA_PRODUCTO.
Ubique el cursor en la parte superior de la columna PEDIDOS_CANTIDAD y cuando se muestre una
flecha apuntando hacia abajo dé clic para seleccionar toda la columna.

Con el apuntador de Flecha blanca, dé clic y arrastre la columna hasta ubicarla a la derecha del campo
LISTA_PRODUCTO.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 78

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

A continuación agregaremos el campo LISTA_PRECIO. Localice la tabla LISTA DE PRECIOS y de

doble clic en el campo LISTA_PRECIO para agregarlo a la consulta.

Una vez que tenemos los campos que vamos a calcular (PEDIDOS_CANTIDAD y LISTA_PRECIO)
procederemos a crear el campo calculado para obtener la Venta.
Dé clic en la columna vacía en la fila Campo para seleccionarla.

Es posible escribir directamente el campo calculado en la fila Campo, sin embargo lo capturaremos
dese la ventana Zoom ya que tendremos una visión más amplia del cálculo que vamos a capturar.
Dé clic con el botón derecho sobre la fila Campo de la columna vacía y del menú elija Zoom.

Dé clic con el botón derecho

sobre la fila Campo de la
columna vacía y del menú
elija Zoom

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

En la ventana Zoom, escribiremos primero el nombre del campo calculado seguido de dos puntos.
Escriba VENTA:

Enseguida escribiremos la expresión del cálculo de los campos cantidad y precio para obtener la
venta. Escriba la siguiente multiplicación: PEDIDOS_CANTIDAD * LISTA_PRECIO

Dé clic en Aceptar para cerrar la ventana Zoom.

Observe en la cuadrícula de diseño que se muestra el campo calculado de la siguiente manera:
VENTA: [PEDIDOS_CANTIDAD]*[LISTA_PRECIO]
Aun cuando no escribimos los corchetes (o paréntesis cuadrados) Access los asigna automáticamente
a cada campo calculado.

Dé clic en el botón Ejecutar o muestre la consulta en Vista Hoja de datos para ver el resultado.

Observe
el campo
VENTA
calculado.

Utilice una calculadora y realice una o dos operaciones para comprobar los resultados.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 80
CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Agregar formato al campo calculado

Como puede observar las cantidades de la Venta calculada no incluyen el signo de moneda, comas o
decimales.
A continuación agregaremos el signo de pesos, las comas y los decimales a las cantidades de la
Venta.
Muestre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS en Vista Diseño.
Dé clic en la fila Campo de la columna Venta para seleccionarla.

En la ficha Diseño, busque el grupo Mostrar u ocultar y dé clic en el botón Hoja de propiedades.

En la Hoja de propiedades dé clic en el botón con la flecha apuntado hacia abajo de la propiedad
Formato para desplegar la lista de opciones de formato y elija o dé clic en Moneda.

Cierre la ventana Hoja de propiedades. y dé clic en el botón Ejecutar o muestre la consulta en Vista
Hoja de datos para ver el resultado.

Observe el
signo las
comas y
decimales
en el campo
calculado
VENTA

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Datos resumidos o agregados

Cuando usa tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan
periódicamente, resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios.

Access permite revisar datos agregados simples en cualquier hoja de datos (tabla, formulario,
consulta) agregando una fila Total. Se trata de una fila al final de la hoja de datos que puede mostrar
un total acumulado u otros valores agregados.

A continuación aplicaremos un total a las columnas Cantidad, Precio y Venta, en la consulta

PEDIDOS SOLICITADOS.

Muestre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS en Vista Hoja de datos

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Se muestra una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera
columna.

Ahora aplicaremos los totales para las columnas Cantidad, Precio y Venta. Dé clic en la fila de Total
de la columna Cantidad y al mostrarse la flecha dé clic sobre ella y del menú elija Suma.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe en la siguiente figura, el total de las cantidades de los productos vendidos.

Dé clic en la fila de Total de la columna Precio y al mostrarse la flecha dé clic sobre ella y del menú
elija Suma. Y después repita el mismo proceso para la columna Venta.

Finalmente tenemos el total de los productos vendidos, total de los precios de los artículos y el
total de la venta.

Calcular estadísticas y grupos de datos

Las consultas de Access permiten cálculos estadísticos a partir de un grupo de registros. Este tipo de
cálculos se denomina Funciones agregadas.
A continuación se muestra una tabla de las Funciones agregadas.

Nombre de la Propósito
función
Suma Totaliza los valores de un campo.
Promedio Promedia los valores de un campo.
Mínimo Localiza el valor más pequeño en un campo.
Máximo Localiza el valor más grande en un campo.
Cuenta Cuenta el número de registros en un campo.
DesvEst Calcula la desviación estándar de los valores de un campo.
Var Calcula la varianza de los valores de un campo.
Primero Despliega el primer valor de un campo.
Ultimo Despliega el último valor de un campo.
Expresión Crea un campo calculado que incluye una función agregada.
Limita los registros a aquellos que cumplen una condición
Donde
especificada en la fila de Criterios.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Para este ejercicio crearemos una nueva consulta.

Seleccione la ficha Crear y en el grupo Consultas dé clic en el botón Diseño de consulta.

Agregue la tabla LISTA DE PRECIOS.

Para que la función agregada funcione, debemos agregar sólo un campo de la tabla, cuya información
se quiere resumir.
Por ejemplo si deseamos conocer que producto tiene mayor precio, agregaríamos el campo
LISTA_PRECIO, o si deseamos conocer que articulo cuenta con menor cantidad, agregaríamos el
campo LISTA_STOCK.
Para el ejercicio agregaremos únicamente el campo LISTA_PRECIO.

Agregue el campo
LISTA_PRECIO

Muestre la consulta en Vista Hoja de datos o dé clic en el botón Ejecutar y busque el valor máximo
o la cantidad mayor del precio de lista.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe que el valor máximo es 955.

Como pudo observar la búsqueda resulto un poco laboriosa, ya que la hicimos de forma manual (aun
cuando son pocos registros).

Lo que haremos a continuación es utilizar la función agregada Max para localizar de forma automática
el valor máximo de los registros (que en este caso es 955).

Muestre la consulta en Vista Diseño.

En la ficha Diseño en el grupo Mostrar u ocultar, dé clic en el botón Totales.

Observe que se agrega la fila Total en la Cuadrícula de diseño.

Dé clic en la fila de Total y después dé clic en la flecha y del menú elija la función Max.

Muestre la consulta en Vista Hoja de datos y observe el resultado.

Se muestra únicamente el
valor máximo encontrado en
los registros (955).

Pruebe las otras funciones y observe el resultado (no grabe la consulta).

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

FORMULARIOS
En este capítulo se crearán formularios para introducir o ver datos en las tablas de bases de datos.
Los formularios pueden desplegar un registro a la vez, con campos colocados en el mismo orden para
coincidir con un documento de papel de origen con el fin de facilitar la introducción de nueva
información o ver la existente.
En otras palabras, los formularios se usan para una cómoda gestión de los datos (inserción,
modificación y eliminación), pudiéndose usar tanto con tablas como con consultas.
Comando Formulario
A continuación crearemos un formulario que nos muestre los registros de la consulta PEDIDOS
SOLICITADOS utilizando el comando Formulario.
Abra su base de datos NATURAL si es que no se encuentra abierta.
Dé clic sobre la consulta PEDIDOS SOLICITADOS para seleccionarla. Esto es importante ya que el
formulario se creara a partir de la tabla o consulta que se encuentre seleccionada.

Dé clic en la consulta
PEDIDOS SOLICITADOS
para seleccionarla.

Seleccione la ficha Crear y después en el grupo Formularios dé clic en el botón Formulario.

Observe que se crea automáticamente el formulario y se muestra el primer registro.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 86

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Botones de navegación

En la parte inferior de la ventana se muestran los botones de navegación, úselos para desplazarse por
los registros.
Retroceder un registro. Avanzar al último registro.
Registro
Cuadro de texto Buscar.
actual.

Nuevo registro (vacio).

Avanzar al siguiente registro.
Avanzar al primer registro.
Dé clic en los botones de navegación y explore los registros del formulario.

Puede escribir el nombre de un vendedor o

algún precio del producto para buscarlo.

Grabe el formulario con el nombre: FORMULARIO PEDIDOS.

Observe en el Panel de navegación el nuevo formulario.

Observe en el Panel de navegación el nuevo formulario.

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Método Diseño del formulario

Al utilizar el método Diseño del formulario, se crea un formulario en blanco en la Vista Diseño. En la
Vista Diseño puede realizar cambios de diseño en el formulario.

A continuación crearemos un formulario que nos muestre los registros de la tabla LISTA DE
PRECIOS, cuyo Stock sea menor o igual a 25 artículos. Esto con la intención de solicitar más
productos a los proveedores ya que es importante no quedarnos en cero y así poder surtir los pedidos
a nuestros clientes. También nos interesa mostrar en el formulario el nombre del proveedor, el
nombre del contacto y su teléfono para poder hacer los pedidos de compra.

Esto lo haremos utilizando el botón de comando Diseño del formulario.

Cierre el formulario FORMULARIO PEDIDOS que fue creado en el ejercicio anterior.

Seleccione la ficha Crear y después en el grupo Formularios dé clic en el botón Diseño del
Formulario.

En la ficha Diseño dé clic en el botón Agregar campos existentes para mostrar el Panel Lista de
campos.
Panel Lista
de campos.

Sección de
Detalle.

La Vista Diseño del formulario muestra tres secciones: Encabezado del formulario, Detalle y Pie
del formulario. Cada una de ellas marcada por una barra de sección en la parte superior. En este
ejercicio sólo trabajaremos con la Sección de Detalle que es donde se muestran los registros de la
tabla o tablas seleccionadas.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 88

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Agregar Campos
En el Panel Lista de campos, despliegue los campos de la tabla PROVEEDORES (dé clic en la
casilla con el signo más para desplegar los campos).

Dé doble clic sobre los campos: PROVEEDORES_ID, PROVEEDORES_NOMBRE,

PROVEEDORES_TELEFONO y PROVEEDORES_CONTACTO. Esto hará que se inserten en la
Sección de Detalle. Tal y como se muestra en la siguiente figura.

Observe que se muestran las etiquetas y los

cuadros de texto de los campos seleccionados
en la Sección de Detalle.

Observe en el Panel Lista de campos la sección de los Campos disponibles en tablas

relacionadas.

Observe que se
muestra la tabla
LISTA DE PRECIOS
cómo tabla
relacionada a la tabla
PROVEEDORES.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 89

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Despliegue la lista de los campos de la tabla LISTA DE PRECIOS y agregue los campos: LISTA_ID,
LISTA_PRODUCTO, LISTA_STOCK, LISTA_PRECIO y LISTA_IMAGEN.

Al insertar el primer campo la tabla LISTA DE PRECIOS esta se ubica en la sección Campos
disponibles para esta vista, en el Panel Lista de campos.

Muestre el formulario en Vista Formulario.

Observe los registros en el nuevo formulario.

Campos de la tabla
PROVEEDORES.

Campos de la tabla
LISTA DE
PRECIOS.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 90

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Cambiar el diseño del formulario

Lo que haremos a continuación será cambiar un poco el diseño de la vista de los registros en el
formulario y crearemos un filtro donde sólo mostraremos los registros que su cantidad de Stock sea
igual a o menor a 25 artículos. Esto con la intensión de solicitar nuevos productos.
Regrese a la Vista Diseño.

Ubique el apuntador del mouse en el borde derecho de la Sección de Detalle y al cambiar el

apuntador a dos flechas ( ) arrastre el borde hacia la derecha hasta el centímetro 18.
Regla.

Arrastre el borde de la
Sección de Detalle
hacia la derecha hasta
el centímetro 18 para
agrandarla.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 91

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

A continuación agrandaremos los cuadros de texto de los campos PROVEEDORES_NOMBRE,

PROVEEDORES_CONTACTO, LISTA_CONTACTO y LISTA_PRODUCTO. Esto con la intención de
poder ver todo el texto en la Vista Formulario.
Dé clic en el cuadro de texto del campo PROVEEDORES_NOMBRE para mostrar los controles y
ubique el apuntador en el control intermedio del borde derecho del cuadro de texto hasta que cambie a
una flecha de dos puntas .

Dé clic en el cuadro de texto

del campo
PROVEEDORES_NOMBRE
para seleccionarlo y ubique el
apuntador en el control
intermedio del borde derecho
del cuadro de texto.

Arrastre el cuadro de texto hacia la derecha para agrandarlo.

Haremos el mismo proceso para agrandar el cuadro de texto del campo

PROVEEDORES_CONTACTO.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 92

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Por último repita los mismos pasos para agrandar el cuadro de texto de los campos
LISTA_PRODUCTO y LISTA_IMAGEN. Observe en la siguiente imagen los cuadros de texto que se
agrandaron.

A continuación bajaremos un poco los campos de la tabla LISTA DE PRECIOS para separarlos de los
campos del proveedor.

Con el mouse abra un marco para seleccionar los campos LISTA_ID, LISTA_PRODUCTO.
LISTA_STOCK, LISTA_PRECIO y LISTA_IMAGEN (no es necesario que abarque todo el marco de
texto simplemente que lo toque para poder seleccionarlo)

Con el mouse abra un marco

para seleccionar los campos
LISTA_ID, LISTA_PRODUCTO.
LISTA_STOCK,
LISTA_PRECIO y
LISTA_IMAGEN

CORPORATIVO CETEC - SICASA 93

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Una vez seleccionado los campos y sus etiquetas arrástrelas hacia abajo tal y como se muestra en la
siguiente imagen (utilice la flecha hacia abajo para mover los campos).

Con los cuadros de texto de los

campos y las etiquetas
seleccionados use la flecha de su
teclado para moverlos un poco
hacia abajo.

Arrastre el borde inferior de la

Sección de Detalle hacia
abajo para agrandarla si es
necesario.

A continuación dibujaremos un rectángulo que abarque los campos de la tabla LISTA DE PRECIOS.
En la ficha Diseño dé clic en la flecha del grupo Controles para mostrar más controles y después
seleccione el Rectángulo.

Seleccione el control
Rectángulo.

Dibuje un rectángulo que abarque las etiquetas y marcos de los campos de la tabla LISTA DE
PRECIOS.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 94

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Muestre el formulario en Vista Formulario para ver los cambios. Compare su ejercicio con la siguiente
imagen.

Aplicar filtro
Observe en la imagen anterior, en lo botones de navegación se indica que nos encontramos en el
registro 1 de 45.

Esto nos indica que podemos navegar por todos los registros de la tabla LISTA DE PRECIOS. Lo que
haremos a continuación será aplicar un filtro, para que sólo se muestren los registros que la cantidad
de Stock sea igual o menor a 25 artículos.
En la Vista formulario, dé clic en el campo Stock para seleccionarlo y poder aplicarle el filtro.

En la ficha Inicio dé clic en el botón Filtro.

En el menú plegable dé clic en Filtros de número y después elija Menor que…

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CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

En la ventana Filtro personalizado escriba el número 25 y después dé clic en Aceptar.

Observe en los botones de navegación que ahora en el control de registro actual se muestra 1 de 20 (y
ya no de 1 de 45 como anteriormente se mostraba) indicando que sólo podremos mostrar 20 registros
que son los que su cantidad de Stock es menor o igual a 25 artículos.

Los filtros nos

ayudan a mostrar
sólo una porción de Observe la cantidad de
los registros totales. Stock de los registros que
se muestran debe ser
menor o igual a 25.

Si desea quitar el filtro dé clic en el botón Filtrado.

Observe que se vuelven a mostrar los registros del 1 al 45.

Vuelva aplicar el filtro dando clic en el
botón Sin filtrar.
Finalmente grabe el formulario con el nombre de: ARTICULOS SOLICITADOS <=25.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 96

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

INFORMES

Un informe es un objeto de base de datos que resume los campos y registros de una consulta o tabla
en un formato de fácil lectura y apropiado para la impresión. Un informe consiste en información
extraída de consultas o tablas, así como elementos propios del diseño de los informes (Etiquetas,
encabezados y elementos gráficos). Las consultas o tablas que proporcionan los datos subyacentes
para un informe se conocen cómo la Fuente de registros del mismo.

Uso de la herramienta Informe

La herramienta informe constituye la forma más rápida de crear un informe. Esta herramienta
muestra todos los campos y registros de una fuente de registros seleccionada. Puede utilizarla para
desplegar la información subyacente de manera rápida y en un formato fácil de leer, para después
guardarla y modificarla en Vista Presentación o Vista diseño.

A continuación crearemos un informe donde se muestren todos los pedidos y el nombre del
vendedor que realizo el pedido, así como un total general de artículos vendidos.

Abra la base de datos NATURAL si no se encuentra abierta.

En el Panel de navegación seleccione la tabla PEDIDOS.
Seleccione la ficha Crear y después dé clic en el botón Informe.
2
3

Observe que se crea de manera automática un informe con todos los registros y datos de la tabla
PEDIDOS.

Campos

Observe las líneas

Registros punteadas las
cuales indican los
márgenes de la
hoja de impresión.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 97

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Modificar el informe

Todo lo que este fuera de las líneas punteadas (márgenes) no se imprimirá. Por lo que es
recomendable ajustar el contenido para que este quede dentro de los márgenes.

Lo primero que haremos será eliminar uno de los campo del informe. El campo que será eliminado (ya
que no es necesario tenerlo en el informe), es el campo Código del producto.
Dé clic en el campo Código del producto para seleccionarlo.

Dé clic en el campo
Código del producto
para seleccionarlo.

A hora presione la tecla Mayúsculas (o Shift) y dé clic en uno de los registros de la columna Código
del producto y automáticamente se seleccionan todos los registros de esa columna.

Presione la tecla Mayúsculas y dé clic

en uno de los registros de la columna
Código del producto

Presione la tecla Suprimir para eliminar la columna Código del producto.

Columna Código
del producto
eliminada.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 98

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Ahora vamos a recorrer las cuatro columnas hacia la izquierda para ocupar el lugar de la columna que
quedo vacía.

Seleccione los campos y los registros de las columnas Cantidad, Clave del vendedor, Fecha del
pedido y Cliente (recuerde presionar la techa Mayúsculas o Shift para seleccionarlas).

Seleccione las 4 columnas

de la derecha.

Una vez seleccionadas las cuatro columnas arrastre el campo Cantidad y ubíquelo en el espacio vacío
(donde se elimino la columna Código del producto).

Observe que ahora los registros se encuentran dentro de los márgenes de impresión.

Margen de
impresión.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 99

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Lo que haremos a continuación será mostrar el informe en Vista preliminar para revisarlo.

Dé clic en el menú Archivo, elija la opción Imprimir y después dé clic en Vista preliminar..

Observe el informe en la Vista preliminar. Esta es la forma en que veremos el informe ya impreso.
Una vez revisado el informe dé clic en el botón Cerrar vista preliminar.

Dé clic en
el botón
Cerrar
vista
preliminar.

A continuación seguiremos modificando el informe.

Lo que haremos será reducir el tamaño de las columnas de los campos, Número de pedido,
Cantidad, Clave del vendedor y Fecha del pedido.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 100

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Una vez que cerró la Vista preliminar, dé clic en el campo Número de pedido para seleccionarlo y
después ubique el apuntador del mouse sobre el borde derecho de la celda hasta que cambie el
apuntador a una flecha de dos puntas en forma horizontal.

Dé clic en el campo Número

de pedido para seleccionarlo

Ubique el apuntador del mouse sobre el

borde derecho de la celda hasta que cambie
el apuntador a una flecha de dos puntas.

Presione el botón izquierdo Ahora arrastre el borde

del mouse y arrastre el borde inferior de la celda hasta
de la celda hacia la izquierda lograr ver completo el nombre
para reducir la columna. del campo tal y como se
muestra en el ejemplo.

Repita el mismo proceso para reducir el tamaño de las columnas de los campos Cantidad, Clave del
vendedor y Fecha del pedido.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 101

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Lo que haremos a continuación será centrar los nombres de los campos y dar formato de negrita.

Seleccione los cinco nombres de campos.

Seleccione los cinco

nombres de campos.

Seleccione la ficha Formato y después en el grupo Fuente, dé clic en el botón Centrar y en el botón
Negrita.

Observe el efecto en los

nombres de los campos.

Agregar un campo relacionado al informe

A continuación agregaremos otro campo que nos será útil para completar el informe. Este campo es el
Nombre del vendedor.

En el Panel Lista de campos, dé clic en Mostrar todas las tablas (si es que no se encuentran
visibles todas las tablas).

Nota: Es importante que ningún campo o algún registro este seleccionado antes de insertar el nuevo
campo.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 102

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

En la tabla VENDEDORES dé clic en la casilla con el signo de más para desplegar los campos.

A la derecha del campo Cliente, dé clic en la celda vacía para seleccionarla y después de doble clic
sobre el campo VENDEDOR_NOMBRE para insertarlo en la celda seleccionada.

Dé clic en la celda para

seleccionarla

Dé doble clic en el campo

VENDEDOR_NOMBRE para
insertarlo en la celda
seleccionada.
Observe que se inserta tanto el nombre del campo y el registro en la misma fila.

Lo que haremos será arrastrar el registro por debajo del nombre del campo. Dé clic en alguna parte del
informe para quitar la selección del campo y el registro.

Dé clic en alguna parte del informe

para quitar la selección del campo
y el registro.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 103

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Dé clic sobre el registro y arrástrelo por debajo del nombre del campo.

Trate de ajustar la columna del campo Nombre del Vendedor tal y como se muestra en la siguiente
imagen (puede ajustar también la columna del campo Cliente).

Recuerde que debe tomar como limite el

margen de impresión (línea punteada).
Agregar totales al informe

Para finalizar con el informe sumaremos los valores de la columna Cantidad para conocer cuántos
productos se vendieron.

Dé clic en uno de los registros de la columna Cantidad para seleccionar todos los registros.

Dé clic en uno de los

registros de la
columna Cantidad
para seleccionar
todos los registros.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 104

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

En la ficha Diseño en el grupo Agrupación y totales, dé clic en la flecha del botón Totales y del
menú elija Suma.

Observe en la parte inferior de la columna Cantidad el total generado.

Dé doble clic sobre la celda izquierda del total generado, (borre el total de esa columna) y escriba la
palabra Total:

Seleccione la celda del total generado y le aplicaremos un formato de número Coma.

Seleccione la ficha Formato y en el grupo Número dé clic sobre el botón Aplicar formato de número
Coma.

CORPORATIVO CETEC - SICASA 105

CUADERNO DE TRABAJO ACCESS 2010

Observe el formato de número Coma para el total de la cantidad de artículos vendidos.

Finalmente cambiaremos el encabezado del informe. En el área del Encabezado del informe dé doble
clic sobre el encabezado y agregue el texto 2014-2015.

Cambiar el encabezado del informe

Dé doble clic sobre el encabezado y

agregue el texto 2014-2015

Guardar e imprimir el informe

Grabe el informe con el nombre de INFORME PEDIDOS 2014-2015.
Por último muestre el informe en Vista preliminar para ver el informe final.

Si cuenta con una impresora conectada a su equipo dé clic en el botón Imprimir e imprima el informe
final.
CORPORATIVO CETEC - SICASA 106