UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SANTO DOMINGO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES

Asignatura:
Sistema de Contabilidad

Tema:
Sistema de Contabilidad General

Profesor (a):
Rodolfo Martínez Lovera

Sección:
16
Sustentantes:
María Estela Alcántara Victorino 100061529
Lorenzo Montero De Oleo 100005418
Génesis Méndez Peña 100404030
Steven Vicioso Díaz 100435424
Starlin Javier Martínez 100471132
ÍNDICE
SISTEMA DE CONTABILIDAD.
10.1. Metodología para elaborar un catálogo de cuentas.
10.1.1. Definición y usos.
10.1.2. Estructura del catálogo de cuentas.
10.1.3. Nombres de las cuentas.
10.1.4. Clasificación.
10.1.5. Descripción de las cuentas.
10.2. Proceso para registrar las operaciones contables.
10.3. Uso de formas y libros.
10.3. Funciones de los procedimientos contables.
10.5. Políticas y controles internos.
10.6. Caso práctico.
INTRODUCCIÓN

CATÁLOGO DE CUENTAS.

El catálogo de cuentas de una empresa es un listado de cada cuenta

que utiliza la organización para registrar las diferentes transacciones
contables que ocurren debido a sus operaciones. Dependiendo del
país, las compañías tienen cierta flexibilidad para elaborar el catálogo
de cuentas de acuerdo a sus necesidades y a lo que mejor se ajuste a
su realidad. El listado estará ordenado de acuerdo a la clasificación de
las cuentas contables, es decir, que se listarán de la siguiente
manera: activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos.

Cada cuenta del catálogo debe de estar acompañada de un

identificador único que puede ser numérico, alfa o alfanumérico,
dependiendo de la preferencia del encargado de preparar el catálogo
y las disposiciones legales de cada país. Para resumir la definición, el
catálogo de cuentas es una herramienta en la cual se establece la
estructura de la empresa para contabilizar las actividades del
negocio.

El tamaño del catálogo de cuentas dependerá siempre de la

complejidad del negocio, así pues en una empresa manufacturera
será normal que el catálogo sea mucho mayor que en una del rubro
comercial.

10.1-METODOLOGIA PARA ELABORAR CATALOGO DE CUENTAS.

El catálogo de cuentas es la base del sistema contable que sirve para

verificar criterios del registro uniforme de las transacciones
realizadas, también es la base y guía en la elaboración de los estados
financieros.

En la elaboración de un catálogo de cuentas, debemos tomar en

consideración el tipo de empresa, sus actividades y operaciones y el
volumen de la misma, preparar una adecuada agrupación y
clasificación de las cuentas y subcuentas.
El catálogo de cuentas es considerado como una herramienta de
aprendizaje para todos los estudiantes de las carreras afines a la
contabilidad, ya que el mismo sirve para familiarizarse con los
términos de la contabilidad. Estos deben ser elaborados de manera
tal que permitan la incorporación de nuevas cuentas que van
apareciendo en la empresa.

Por eso se dice que es necesario que, al crearlo, se haga un análisis

profundo de las operaciones, pensando en el presente y en el futuro
de un negocio.

10.1.1- DEFINICION Y USOS.

El catálogo de cuentas es un documento que tiene una lista analítica

y ordenada de las cuentas o partidas que se emplean en el registro
de las operaciones contables de una empresa.
El catálogo de cuentas es importante para una empresa ya que
contiene una lista donde se clasifican todos los activos, los pasivos,
los ingresos, los egresos y el capital de una empresa.

Funciones del catálogo de cuentas.

Los catálogos de cuentas permiten que todos los trabajadores de una

empresa puedan llevar el registro de las operaciones de la misma.
Facilita la consolidación de cifras financieras.
Facilita la estimación de un presupuesto para un cliente o usuario de
la empresa.

Características principales.

 Deben ser flexibles: Se dice que los catálogos de cuentas deben

ser flexibles ya que deben permitir que se les agreguen nuevas
cuentas de acuerdo con la realidad que viva la empresa. Existen
diversas cuentas que no siempre están presentes en los
catálogos y es necesario que puedan ser incorporadas una vez
surjan.
  Deben ser precisos: Una vez establecido qué tipo de catálogo
de cuenta se pretende utilizar, es necesario que los símbolos
utilizados para clasificar las cuentas no se parezcan unos con
otros. La idea de esto es evitar confusiones y ambigüedades.

 Deben ser racionales: Los catálogos de cuentas deben permitir

que las cuentas puedan ser agrupadas fácilmente.

 Deben ser sencillos: Los símbolos utilizados en los catálogos de

cuentas deben ser sencillos, fáciles de memorizar y recordar. Se
quiere facilitar el registro de las operaciones de la empresa: si
los símbolos son difíciles de recordar, será necesario que quien
lleve el catálogo esté buscando constantemente el manual del
mismo. Esto haría perder tiempo y dificultaría la forma de llevar
el catálogo.

10.1.2- ESTRUCTURA DEL CATALOGO.

Los catálogos están formados por rubro, cuentas y subcuentas.

 Rubro: Se le denomina rubro a las subdivisiones de las

operaciones que integran la situación financiera de una
empresa.
 Cuentas: Es la denominación con la que se clasifican cada una
de las operaciones que integran los rubros; es decir, el activo, el
pasivo, el capital, los ingresos y los egresos.
 Subcuentas: Las subcuentas están conformadas por todos
aquellos elementos que integran una cuenta principal.

10.1.3- NOMBRES DE LAS CUENTAS.

1. Activos: Los activos representan todos lolos bienes y derechos que

posee una empresa. Estos pueden ser físicos (tangibles), como el
dinero, un terreno, un edificio, etc. También pueden ser activos
intangibles como la propiedad intelectual, una marca, entre otros.
2. Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un
negocio con alguna entidad. Así por ejemplo: si una empresa decide
solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta
se compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado.
Esa obligación que tiene el negocio de pagar el préstamo es a lo que
se le llama pasivo.

3. Capital: El capital contable representa las aportaciones de los

propios dueños del negocio, las aportaciones que hacen los
inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un
negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una
empresa.

4. Ingresos: Los ingresos representan el dinero que entra a una

empresa debido a las actividades económicas de la misma. Si una
empresa comercial vende mercancías al contado se contabiliza la
operación dándole un débito a efectivo (activo) y un crédito a Venta
de mercancías (el ingreso).

5. Costos: Un costo es todo desembolso de dinero que se hace con el

objetivo de adquirir un activo que generará beneficios económicos al
negocio. Además del precio del activo que se adquiere, también se
considera un costo a todo el proceso que conlleva poner dicho activo
en funcionamiento. Así por ejemplo, si una empresa decide comprar
mercancías, las cuales deben de ser transportadas hasta el local, se
deberá de registrar la compra de mercancías como un costo y
también el flete (el costo del transporte).

6. Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está

destinado a la distribución de un producto o bien podría ser un
desembolso causado por la administración de una empresa. Un gasto
financia una actividad específica en beneficio de la empresa, pero se
diferencia del costo porque queda consumido al instante. Son
ejemplo de gastos: los salarios administrativos, el pago de la energía
eléctrica, el pago de transporte para la venta de un producto (ojo, no
confundir con el flete, que es el transporte que se paga cuando se
adquiere un producto).
10.1.4- CLASIFICACION DE LAS CUMETAS CONTABLES:

Las cuentas contables se clasifican en dos grupos:

Cuentas Reales y Cuentas NominaleNominales.

 En las cuentas reales se incluyen: Los Activos, Pasivos y el

Capital. Estas tres cuentas son las que se utilizan en el Estado
de Situación Financiera y se les llama «cuentas reales» porque
permanecen abiertas por más de un período contable
conservando sus balances.

 En las cuentas nominales se incluyen: Los Ingresos, Costos y

Gastos. Estas últimas se usan en el Estado de Resultados
(también llamado Estado de Ganancias y/o Pérdidas). Se les
llama nominales porque se cierran tras finalizar cada período
contable, es decir, que solo se utilizan durante un período de
tiempo determinado y luego su balance comenzará en cero.

10.1.5- DESCRIPCIÓN DE LAS CUENTAS

Lista de cuentas que conforman el activo

Caja: Es un activo circulante en el que se refleja el dinero disponible

de una empresa en un momento determinado.

Caja chica: Es un activo circulante y esta representa la cantidad de

dinero que tiene la empresa para realizar pagos menores.

Banco: Es un activo circulante y comprende todo el efectivo

disponible que tiene la empresa depositado en los bancos.

Cuentas por cobrar: Son un activo circulante y representan todo lo

que los clientes deben a la empresa.
Activos fijos: Son los bienes tangibles que tiene una empresa y que
son adquiridos con el propósito de usarlos siempre.
Entre estos se encuentran: equipo de oficina, edificios, terrenos,
papelería y artículos de escritorio, maquinarías, entre otros.

Lista de cuentas que conforman el pasivo

Impuestos por pagar: Son los pagos que hace el comerciante a las
compañías aseguradoras, por los cuales adquieren bienes de su
negocio contra incendios robos y accidentes.

Intereses cobrados anticipadamente: Son los intereses que se pagan

antes de la fecha del vencimiento del crédito. En este caso presenta
en la que los préstamos en los cuales los intereses se descuentan de
la entidad originalmente recibida.

Alquileres pagados por adelantado: Corresponden al monto

adquirido por concepto de alquiler el cual debe ser cancelado por
anticipado, ya sea por condiciones de contrato suma por inicio de
alquiler donde por lo general se cobra mesas del mismo por
anticipado.

Cuentas por pagar: son deudas que posee una empresa a sus
acreedores y proveedores como resultado de la adquisición de bienes
y servicios.

Proveedores: puede ser una persona o una empresa que abastece a

otras empresas con existencias y bienes, artículos principalmente, los
cuales serán transformados para venderlos posteriormente o que
directamente se compran para su venta. Un proveedor también
ofrece servicios profesionales intangibles como horas de consultoría,
formación, etc.
Cuentas por pagar a largo plazo: La diferencia que presentan con la
primera, es que su pago se realizará de manera posterior al año. Este
tipo de Cuentas por pagar, suele tener un control menor por parte de
la empresa. El hecho de que sus pagos se hagan de manera
esporádica, evita que la empresa realice un riguroso seguimiento.

Lista de cuentas que conforman el capital.

Capital social: Se refiere a los importes correspondientes a los

aportes de los accionistas.

Utilidades retenidas: Es el importe de la utilidad obtenida.

Pérdidas acumuladas: Se refiere a las pérdidas que ha tenido la

empresa a lo largo de su historia, y que hacen que disminuya el
capital obtenido.

Actualización del capital contable: representa el ajuste por

repercusión de los cambios en los precios que se tienen que
reconocer en la información financiera en Economías de alta
inflación, está integrado con la actualización de las partidas que
forman el capital contable y el exceso o insuficiencia en esa
actualización.

Lista de cuentas que conforman el ingreso.

Ventas: Es el monto total cobrado por productos o servicios

prestados.

Prestación de Servicios: Los ingresos procedentes de la venta de

bienes y de la prestación de servicios se valorarán por el valor
razonable de la contrapartida, recibida o por recibir, derivada de los
mismos o será el precio acordado para dichos bienes o servicios,
deducido: el importe de cualquier descuento, rebaja en el precio u
otras partidas similares que la empresa pueda conceder, así como los
intereses incorporados al nominal de los créditos.
Intereses Ganados: Representa la Ganancia por intereses a nuestro
favor.

Ingresos por Comisiones: Cantidades fijas o variables percibidas

como contraprestación a servicios de mediación realizados de
manera accidental.

Ganancia en Venta de Activo: es un beneficio que resulta de una

disposición de un activo de capital, tales como valores (acciones),
bonos o inmuebles, cuando el importe obtenido en la enajenación
excede el precio de compra. La ganancia es la diferencia entre un
precio de venta más alto y un precio de compra más bajo. [1]Por el
contrario, una pérdida de capital surge si los ingresos de la venta de
un activo de capital son menores que el precio de compra.

Lista de cuentas que conforman el costo.

Compras: En esta cuenta incluimos todas las mercancías que

compramos durante el período contable con el objeto de volver a
venderlos. En general, incluirá en la cuenta compra, la adquisición de
mercancía que normalmente entran en la empresa con ánimo de
venderlas y cumplir con el objeto para el cual fue creada la misma.

Devoluciones en Compras: Cuando la empresa devuelve por

cualquier circunstancia mercancías compradas, aunque esta
operación disminuirá la compra de mercancía no se abona a la cuenta
compras.

Descuentos en Compras: Por lo general cuando se realiza alguna

compra de magnitud elevada ya sea por cantidad o por monto a
cancelar se realiza un descuento sobre dicha compra.

Fletes en Compras: Comprende esta cuenta todos los transportes

que afectan a las compras que se realizaran, tanto si estos
transportes figuran en las facturas como si se pagan de manera
independiente.
Gastos Aduanales en Compras: Además de los impuestos
arancelarios, la mercancía importada deberá soportar otra serie de
gastos como son: derecho de puerto, revisión, composición de
bultos, caletas, etc., (se suelen pagar en base al peso o volumen de la
mercancía), comisiones, estampillas, derechos consultares, etc., (se
suelen pagar en base al valor de la mercancía).

Lista de cuentas que conforman el Gasto.

Gastos de Ventas: Son los gastos correspondientes al departamento

de Ventas, es decir que tienen que ver directa o indirectamente con
las Ventas; entre las principales Cuentas están: Sueldos a
Vendedores, Salarios Personal obrero de Despacho, Gastos de
Embalaje en Ventas, Patente Municipal, Impuesto al valor Agregado
IVA, entre otros.

Gastos Administrativos o Financieros: Son todos los demás gastos

normales y necesarios de la empresa, pero que no tienen que ver con
las ventas. Las principales Cuentas son: Sueldos Personal de la
Empresa, Gastos legales, Honorarios profesionales, Servicios
Públicos, Publicidad y Propaganda, Impuesto Sobre la Renta, las
Depreciaciones de los activos, entre otras.

Gastos de alquiler: Comprende todos aquellos gastos extras por

concepto de alquiler sobre el local de ventas. En determinadas
oportunidades la compañía por diferentes razones se ve en la
necesidad de alquilar algún local donde alojara las ventas ya sea por
razones geográficas, estrategias de mercado etc.

Gastos de publicidad: Son egresos que se hacen para impulsar la

venta de productos y que se registran en los periodos que
correspondan con base en una distribución preestablecida en el
tiempo.
10.2-PROCESO DEL REGISTRO DE LAS OPERACIONES
CONTABLES.

El proceso del registro de las operaciones contables puede

dividirse en Tres de las fases que abarca el ciclo contable:

 Apertura o inicial: supone la apertura de los libros de

contabilidad, tanto en el caso de una empresa que inicia su
actividad por primera vez, como en el de aquélla que ya ha
venido desarrollando una actividad productiva en ejercicios
precedentes.

 Desarrollo o gestión: se extiende a lo largo del ejercicio

económico anual y tiene la finalidad de interpretar y
registrar contablemente las operaciones que surgen como
consecuencia de la actividad de la empresa.

 Conclusión o cierre: consiste en un trabajo de recopilación

y síntesis, por el cual se introducen determinadas
modificaciones o ajustes a las cuentas, esta recopilacion
permite elaborar una informacioninformación contable de
los estados financieros, que luego se ponen a disposición
de todos los usuarios.

10.3 USO DE FORMA Y LIBROS CONTABLES.

Las formas contables son aquellas que sirven para registrar las
operaciones del ente económico; se elaboran en original y tantas
copias sean necesarias; no obstante, hay otros documentos externos
que son apoyo de las transacciones y que sirven de soportes básicos
tales como:
Documentos, títulos o valores: Los títulos-valores son documentos
necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo
que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido crediticio,
corporativos o de participación y de tradición o representativos de
mercancías.

Facturas de ventas: Es un instrumento que sirve como constancia

para el vendedor y para el comprador de la operación realizada.
Describe en ella lo que se ha comprado y por ende vendido, y el
precio pagado. En este caso el hecho descrito es la operación de
compraventa.

Documentos de ajustes contables: Son los documentos que

respaldan las operaciones en las cuales se modifica las cifras de los
libros contables o registros contables.

Nota de contabilidad: La nota de contabilidad es un documento

interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros
contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes
externos, u operaciones para las cuales no existen documentos
internos específicos.

Descripción.

Todos los soportes contables deben contener la siguiente

información general:

 Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

 Nombre, número y fecha del comprobante.
 Descripción del contenido del documento.
 Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y
contabilizar los comprobantes

Nota de débito: Es un documento que se le envía al comprador o

cliente para avisarle de que ha aumentado la cantidad de su deuda
por algún motivo. Con este documente se le avisa que se le cargado,
o que debe, una cantidad de dinero por un concepto que se
especifica en la nota.
Se utiliza cuando un comprador quiere informar a un vendedor de
que ha aumentado el precio de su deuda o que la cantidad que había
pagado era errónea y debe pagar más.

Libros Contables: Los libros contables son aquellos documentos se

refleja y se plasma toda la información económica, financiera y
contable de una compañía. Es decir, en los libros contables aparecen
todos los datos necesarios para poder entender el funcionamiento
económico-financiero de una compañía.

Estos libros se actualizan periódicamente coincidiendo con el

ejercicio contable. Los libros contables pueden tener carácter
obligatorio o voluntario.

Libros contables obligatorios:

Hay una serie de libros contables que son obligatorios porque así lo
establece el legislador. A pesar de que en cada país se pueden
establecer unos u otros, los más habituales son los siguientes:

 Libro Diario: En el Libro Diario se contabilizan todas las

operaciones que realiza la empresa. Visualmente, se configura
como una sucesión de asientos contables, ordenados de forma
cronológica.

 Libro de inventario: El libro de inventario incluye el

denominado balance de sumas y saldos de los balances de
comprobación. Es decir, se va actualizando de manera
periódica todas las cuentas con saldo de la empresa (activos,
pasivos, patrimonio neto, gasto e ingreso).
El último balance de sumas y saldos debe coincidir con el
Balance realizado para las Cuentas Anuales. Además en el libro
de inventario hay que incluir el balance inicial y el denominado
inventario de existencias, es decir, las unidades físicas que
componen las existencias de la compañía y su valoración
(usando alguno de los métodos de valoración aceptados).
  Cuentas Anuales: Las Cuentas Anuales son unos informes
financieros que reflejan la información económico-financiera
de la compañía. Las Cuentas Anuales son 5 documentos:
Balance de Situación, Cuenta de resultados, Estado de Cambios
en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y la
Memoria. Las Cuentas Anuales se realizan una vez al año,
esdecires decir, no se van modificando periódicamente, como
los anteriores.

Los libros contables obligatorios tienen que depositarse y legalizarse

en el Registro Mercantil. Además de ello, previamente han tenido
que ser aprobadas por la Junta General de Socios.

Libros contables voluntarios.

Hay otra serie de libros contables que el legislador no establece su

obligatoriedad. Sin embargo, para el funcionamiento interno de la
empresa, estos libros contables resultan muy útiles y pueden mejorar
la eficiencia de la misma. Sobre los libros contables voluntarios no
existe obligación de aprobación por parte de los socios ni de depósito
y legalización en el Registro.

Los más habituales son los siguientes:

 Libro Mayor: El Libro Mayor representa un resumen de todas
las cuentas contables. Visualmente, se configura en forma de T,
anotando todos los movimientos que afecten al debe y al haber
de la cuenta correspondiente. Nos da una imagen visual muy
práctica del saldo que tiene una cuenta en cualquier momento
del ejercicio. El saldo es la diferencia entre el debe y el haber,
siendo saldo deudor cuando el debe es superior al haber y
saldo acreedor, cuando el haber es superior al deber.

 Libros Auxiliares: Las empresas, de acuerdo con el Código de

Comercio, pueden llevar además de los libros obligatorios
todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su
gestión. Ejemplo de este tipo de libros pueden ser los de caja,
bancos, entradas de almacén, salidas de almacén etc.
10.4- FUNCIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

A medida que crecen las empresas, estas van estableciendo normas y

pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo de los
empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a
cabo los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y
decisiones rutinarias. Para llevar a cabo la primera, se requiere de un
mayor conocimiento tanto del funcionamiento operativo como de
criterios solidamentesólidamente adquiridos en el desempeño del
cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente
factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la
compañía no vea improvisada su acción ante hechos de la misma
naturaleza.

La organización administrativa en una compañía puede establecerse

a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes
grupos:

 Procedimientos contables
 Procedimientos no contables

PROCEDIMEINTOS CONTABLES: Procedimientos contables procesos

e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones en los libros contables.Dentrocontables. Dentro del ciclo
de operaciones de una empresa, se definen los procedimientos
contables, como todos aquellos procesos, secuencia de pasos e
instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden establecer
procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos
generales de cuentas de los estados financieros.

Algunos ejemplos de procedimientos contables, son los siguientes:

 Recepción de inventarios.
 Ventas de productos.
 Fabricación de productos.
 Registro de estimaciones.
  Destrucción de inventarios.

PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES

Procedimientos no contables aquellos que no afectan las cifras de los

estados financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente mencionados,
los procedimientos no contables no afectan las cifras de los estados
financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los
siguientes:

 Procedimiento para cambiar datos de una cuenta correntista.

 Procedimiento para contratación de empleados.
 Procedimiento para cambio de horario laborable.
 Procedimiento para tramitar reclamos de clientes.

10.5- POLÍTICAS Y CONTROLES INTERNOS.

Las políticas: Las políticas en las organizaciones son el principio bajo

el cual se desarrolla el sistema de control interno, pues las mismas lo
fortalecen por medio de lineamientos claros para la ejecución de los
procesos, las actividades y las funciones de cada uno de sus
miembros. Los modelos de políticas ofrecen a la administración una
guía sobre su diseño, permitiendo la optimización de los recursos
para su construcción, por medio de una herramienta que cuenta con
políticas de los diferentes procesos que pueden ser desarrollados en
las organizaciones.

Controles internos: El Control Interno se define como el conjunto de

normas, principios, fundamentos, procesos, procedimientos,
acciones, mecanismos, técnicas e instrumentos de Control que,
ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que
conforman una institución pública, se constituye en un medio para
lograr una función administrativa de Estado integra, eficaz y
transparente, apoyando el cumplimiento de sus objetivos
institucionales y contribuyendo al logro de la finalidad social del
Estado.
El Control Interno no es un evento aislado, es una serie de acciones
de control que ocurren de manera constante, a través del
funcionamiento y operación de cada institución pública, debiendo
reconocerse como un componente integral de cada sistema o parte
inherente a la estructura administrativa y gestión de cada organismo
y entidad pública, y asistiendo a la Máxima Autoridad de manera
permanente, en cuanto al manejo de la institución y alcance de sus
objetivos se refiere.

Objetivos del control interno:

 La obtención de la información financiera oportuna, confiable y

suficiente como herramienta útil para la gestión y el control.
 Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de
información no financiera para utilizarla como elemento útil
para la gestión y el control.
 Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y
conservación de los recursos financieros, materiales, técnicos y
cualquier otro recurso de propiedad de la entidad.
 Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el ogro
de sus objetivos y misión.
 Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se
desarrollen en el marco de las normas constitucionales, legales
y reglamentarias.

Elementos del control interno

Dentro del marco integrado se identifican cinco elementos de

control interno que se relacionan entre sí y son inherentes al estilo
de gestión de la empresa. Estos son:

 Ambiente de Control
 Evaluación de Riesgos.
 Actividades de Control.
 Información y Comunicación.
 Supervisión o Monitoreo.
Entorno de control: El entorno de control marca la pauta del
funcionamiento de una empresa e influye en la concienciación de sus
empleados respecto al control. Es la base de todos los demás
componentes del control interno, aportando disciplina y estructura.
Los factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores
éticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de
dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna
autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados y la atención y orientación que
proporciona al consejo de administración.

"El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales,

incluyendo la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el
entorno en que trabaja, los empleados son el motor que impulsa la
entidad y los cimientos sobre los que descansa todo". El Entorno de
control propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos
y la preparación del hombre que hará que se cumplan.

Evaluación de los riesgos: La evaluación de los riesgos consiste en la

identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo
han de ser gestionados los riesgos.

"La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta,
estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los
riesgos correspondientes en las distintas áreas". La evaluación del
riesgo no es una tarea por cumplir de una vez para siempre. Debe ser
un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la
evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o
la mejora continua de los procesos.

Actividades de control: Las actividades de control son las políticas y

los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las
instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar que
se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos
relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay
actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y
en todas las funciones.
Las actividades de control existen a través de toda la organización y
se dan en toda la organización, a todos los niveles y en todas las
funciones, e incluyen cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones,
verificaciones, conciliaciones, análisis de la eficacia operativa,
seguridad de los activos, y segregación de funciones.

En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en;

controles preventivos, controles de detección, controles correctivos,
controles manuales o de usuario, controles informáticos o de
tecnología de información, y controles de la dirección.
Independientemente de la clasificación que se adopte, las actividades
de control deben ser adecuadas para los riesgos.

Información y comunicación: Se debe identificar, recopilar y

comunicar información pertinente en forma y plazo que permitan
cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas
informáticos producen informes que contienen información
operativa, financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas
que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada.
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino
también información sobre acontecimientos internos, actividades y
condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestión así
como para la presentación de información a terceros.
En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas
de información. La tecnología de información se ha convertido en
algo tan corriente que se da por descontada. En muchas
organizaciones los directores se quejan de que los voluminosos
informes que reciben les exigen revisar demasiados datos para
extraer la información pertinente.
En tales casos puede haber comunicación pero la información está
presentada de manera que el individuo no la puede utilizar o no la
utiliza real y efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI
debe estar integrada en las operaciones de manera que soporte
estrategias proactivas en lugar de reactivas.
Supervisión o monitoreo: Los sistemas de control interno requieren
supervisión, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el
adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se
consigue mediante actividades de supervisión continuada,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La
supervisión continuada se da en el transcurso de las operaciones.
Incluye tanto las actividades normales de dirección y supervisión,
como otras actividades llevadas a cabo por el personal en la
realización de sus funciones. El alcance y la frecuencia de las
evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una
evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de
supervisión continuada.

Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser

notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el
consejo de administración deberán ser informados de los aspectos
significativos observados.

"Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las

modificaciones pertinentes cuando se estime necesario. De esta
forma el sistema puede reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo
con las circunstancias. Es preciso supervisar continuamente los
controles internos para asegurarse de que el proceso funciona según
lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian
los factores internos y externos, controles que una vez resultaron
idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la
dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.

Dentro de los beneficios de contar con un buen sistema de control

interno están:
 Reducir los riesgos de corrupción
 Lograr los objetivos y metas establecidos
 Promover el desarrollo organizacional
 Lograr mayor eficiencia, eficacia y transparencia en las
operaciones
 Asegurar el cumplimiento del marco normativo
  Proteger los recursos y bienes del Estado, y el adecuado uso de
los mismos
 Contar con información confiable y oportuna
 Fomentar la práctica de valores
 Promover la rendición de cuentas de los funcionarios por la
misión y objetivos encargados y el uso de los bienes y recursos
asignados

Implementación del sistema de control interno

Para poner en funcionamiento un sistema de control interno se
deben cumplir las tres fases siguientes:

Planificación: Se inicia con el compromiso formal de la Alta Dirección

y la constitución de un Comité responsable de conducir el proceso.
Comprende además las acciones orientadas a la formulación de un
diagnóstico de la situación en que se encuentra el sistema de control
interno de la entidad con respecto a las normas de control interno
establecidas por la CGR, que servirá de base para la elaboración de
un plan de trabajo que asegure su implementación y garantice la
eficacia de su funcionamiento.

Ejecución: Comprende el desarrollo de las acciones previstas en el

plan de trabajo. Se da en dos niveles secuenciales: a nivel de entidad
y a nivel de procesos. En el primer nivel se establecen las políticas y
normativa de control necesarias para la salvaguarda de los objetivos
institucionales bajo el marco de las normas de control interno y
componentes que éstas establecen; mientras que en el segundo,
sobre la base de los procesos críticos de la entidad, previa
identificación de los objetivos y de los riesgos que amenazan su
cumplimiento, se procede a evaluar los controles existentes a efectos
de que éstos aseguren la obtención de la respuesta a los riesgos que
la administración ha adoptado.

Evaluación: Fase que comprende las acciones orientadas al logro de

un apropiado proceso de implementación del sistema de control
interno y de su eficaz funcionamiento, a través de su mejora
continúacontinua.