1.7 Inventario de Personal

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7 Inventario de Personal
“Ninguna empresa puede tener éxito si no está debidamente organizada”, dijo James
Cash Penney, el fundador de la cadena de tiendas homónima, cuyo negocio se ha
convertido en una de las principales tiendas por catálogo en Estados Unidos. Si no
organizas y gestionas adecuadamente tus recursos humanos, estarás
desperdiciando el potencial de tu pyme. El primer paso para maximizar sus
capacidades consiste en realizar un inventario de personal.
¿Qué es el inventario de recursos humanos?
El inventario de personal es un resumen de las características de los trabajadores

con el objetivo de sistematizar la información sobre cada uno de ellos.
Básicamente, es una gran base de datos en la que incluyes todos los detalles de
interés para tu pyme.
En ese inventario no solo debes reflejar el número de personas que trabajan en tu

negocio y sus datos básicos, sino también detalles sobre sus habilidades,
aptitudes y capacidades, tanto aquellas relacionadas con el puesto que
desempeñan como las que puedan ser útiles de cara a futuros ascensos.
Muchos de los datos que recoge el inventario de recursos humanos son

confidenciales y están sujetos a las leyes de protección de datos, de manera que
solo podrán tener acceso a esa información las personas que hayas autorizado.
Además, debes tomar todas las medidas necesarias para garantizar su seguridad,
prestando especial atención a los archivos digitales y bases de datos.
¿Qué tipos de inventarios de personal existen?
Antes de realizar un inventario de personal, debes preguntarte si te interesa más

recoger datos relacionados con la
gestión administrativa de tu pyme o si te resulta más conveniente recopilar

información enfocada en el desarrollo y el potencial de tus trabajadores.
• Inventario de administración o gestión. Este tipo de inventario de

personal se usa fundamentalmente con fines administrativos para realizar
la contratación, determinar salarios, diseñar incentivos y/o enviar avisos.
Suele incluir información básica sobre los empleados, como el salario base,
categoría, cotizaciones, tributaciones y horarios.
• Inventario de desarrollo o potencial. Este tipo de inventario de recursos
humanos es más completo, ya que no solo tiene en cuenta los aspectos
cuantitativos, sino también los detalles cualitativos de los empleados y los
equipos de trabajo. Por tanto, incluye información como la formación,
trayectoria profesional, expectativas de carrera, logros y aficiones.
En sentido general, los datos que recoge un inventario de recursos humanos se

pueden dividir en cinco grupos básicos:
• Información general. Son datos identificativos, como el nombre, edad,

estado civil, número de hijos, familiares que conviven en el domicilio, fecha
en que el empleado comenzó a trabajar en la empresa, ubicación orgánica,
• cargo actual, sueldo y/o categoría profesional.
• Formación. Se trata de información sobre los conocimientos y habilidades
de los empleados para tener claro el itinerario formativo que han seguido.
Incluye desde la formación académica, los tipos de cursos y las horas
dedicadas a los mismos, hasta el nivel de capacitación y especialización, así
como las distinciones profesionales o el conocimiento de idiomas.
• Antecedentes laborales. Es un resumen de la trayectoria laboral de los
empleados para clarificar su itinerario profesional y personal. Refleja desde
el periodo de tiempo en cada empresa y el puesto ocupado, hasta las
funciones desempeñadas, los ascensos o transferencias, la evolución
salarial y el motivo del cambio.
• Desempeño laboral. Recoge las evaluaciones de desempeño realizadas a la
persona desde que entró a trabajar en la empresa, con el objetivo de formarse
una idea sobre su rendimiento y potencialidades en la
• organización.
• Datos psicológicos. Como parte del proceso de selección de personal se
suelen aplicar pruebas psicotécnicas. Los resultados de esas pruebas, que
revelan aptitudes, características de personalidad, aspiraciones, cociente
intelectual, aficiones y/o valores, pueden incluirse en el inventario de
personal para tener un perfil más completo del empleado.
La importancia del inventario de personal para el funcionamiento de tu pyme
• Herramienta de control y organización del personal
El inventario de personal cobra una relevancia especial en las pymes que tienen más
empleados, ya que permite
mantener organizada la información. Te permitirá planificar el futuro de los
recursos humanos a corto, medio y largo plazo, sabiendo con relativa facilidad y
rapidez cuántas personas permanecerán en su puesto y cuántas lo dejarán por
jubilación o finalización del contrato.
• Identificar posibles candidatos dentro de la organización
Con el inventario de recursos humanos podrás detectar a posibles candidatos para

ascensos o cubrir puestos vacantes, lo cual te permitirá reducir los costes que
implica la rotación de personal. Puedes preparar de antemano un listado de
candidatos que tengan las competencias necesarias para ocupar algunos de los
puestos clave en tu pyme.
• Detectar las necesidades de capacitación

• Al tener una imagen más clara de los puestos que ocupan todos tus
empleados y las funciones que desempeñan, podrás detectar
posibles necesidades de formación. La formación profesional no solo
mejora la motivación de los trabajadores y aumenta su compromiso con la
organización, sino que también influye positivamente en la productividad y/o
competitividad de tu pyme.
• Optimizar el trabajo del Departamento de Recursos Humanos
Un inventario de personal bien definido, completo y actualizado se convierte en una

herramienta particularmente valiosa para el departamento de Recursos Humanos,
ya que optimiza el proceso de búsqueda e investigación para suplir vacantes o
rediseñar los planes retributivos.
• Mejorar la escala retributiva
El inventario de recursos humanos te ayudará a perfilar mejor la escala retributiva

de cada puesto, de manera que sea más justa. Te aporta elementos sólidos para
ofrecer un aumento a los trabajadores que realmente se lo merecen por
su rendimiento, aptitudes y/o cualificación.
• Diseñar políticas de responsabilidad social más satisfactorias
La información que brinda el inventario de personal, desde las cargas familiares de

los empleados hasta su edad o expectativas laborales, te permitirá diseñar planes
de conciliación o retribución flexible más específicos que
realmente satisfagan las necesidades de tus trabajadores. De esta manera, podrás
aportarles valor con políticas de responsabilidad social que realmente mejoren su
calidad de vida y conviertan tu pyme en una empresa para la que da gusto trabajar.
• Comprender mejor la estructura de la empresa

• El inventario de personal agiliza el análisis de la estructura de la empresa,
proporcionando una mejor comprensión de la misma, ya sea por áreas
funcionales, distribución de género, niveles jerárquicos, pirámide de edades,
categorías profesionales, niveles de formación, unidades de trabajo o índices
de rotación interna y movilidad. Así, podrás formarte una imagen más
fidedigna de tu fuerza laboral.
• Facilitar la toma de decisiones estratégicas
El inventario de personal es un instrumento muy valioso a la hora de tomar

decisiones estratégicas en tu pyme con vistas a una posible promoción,
reorganización del organigrama o actualización del personal. Puedes utilizarlo
como punto de partida para proyectar nuevos planes de acción que faciliten la
consecución de tus objetivos de negocio, de manera que puedas saber si necesitas
aumentar el personal y poner en marcha un plan de reclutamiento o si, al contrario,
debes aplicar recortes.
En resumen, la planificación estratégica de los recursos humanos es una necesidad

de primer orden para las pymes que quieran ser competitivas, pues, a la larga,
representa un ahorro de costes. Un buen inventario de personal te ayudará a conocer
mejor a tus empleados para diseñar estrategias a medida que te permitan optimizar
el factor humano, según cambien las demandas del mercado o tus objetivos de
negocios.
Inventario de personal ¿Qué es y por qué es tan importante? (conavalsi.com)

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¿Qué es el inventario de recursos humanos?

El inventario de personal es un resumen de las características de los trabajadores

En ese inventario no solo debes reflejar el número de personas que trabajan en tu

Muchos de los datos que recoge el inventario de recursos humanos son

¿Qué tipos de inventarios de personal existen?

Antes de realizar un inventario de personal, debes preguntarte si te interesa más

gestión administrativa de tu pyme o si te resulta más conveniente recopilar

• Inventario de administración o gestión. Este tipo de inventario de

En sentido general, los datos que recoge un inventario de recursos humanos se

• Información general. Son datos identificativos, como el nombre, edad,

La importancia del inventario de personal para el funcionamiento de tu pyme

• Herramienta de control y organización del personal

• Identificar posibles candidatos dentro de la organización

Con el inventario de recursos humanos podrás detectar a posibles candidatos para

• Detectar las necesidades de capacitación

Un inventario de personal bien definido, completo y actualizado se convierte en una

• Mejorar la escala retributiva

El inventario de recursos humanos te ayudará a perfilar mejor la escala retributiva

su rendimiento, aptitudes y/o cualificación.

• Diseñar políticas de responsabilidad social más satisfactorias

La información que brinda el inventario de personal, desde las cargas familiares de

• Comprender mejor la estructura de la empresa

El inventario de personal es un instrumento muy valioso a la hora de tomar

En resumen, la planificación estratégica de los recursos humanos es una necesidad

Inventario de personal ¿Qué es y por qué es tan importante? (conavalsi.com)

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