PLANIFICACION DEL PROYECTO

INGENIERIA DE PROYECTOS II
ING. RUTH L. REYES V.
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MÓDULO DE FORMACIÓN 2:

PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE:

Comprende las pautas para la planificación de proyectos.

Identifica el proceso metodológico para el diseño del proyecto.
Conoce y aplica herramientas de software para el proceso de planificación de
proyectos.
Explica el ciclo de vida del proyecto.
Interpreta el flujograma del proceso de planificación.

DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL

- Guía para la planificación de proyectos y proceso

metodológico para el diseño del proyecto
CONTENIDO
- Herramientas de software para el proceso de
planificación
- Flujograma del proceso de planificación.

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INTRODUCCIÓN

El concepto de planificación se puede definir mediante diversos puntos de vista y

pensamientos de diferentes autores, pero para efectos de la gerencia de proyectos ¿Qué se
entiende por planificación?:

Es elaborar planes con los elementos con que cuenta. Estos planes deberán ser
fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.

Esta herramienta le ha resuelto al hombre casi la mayor parte de sus problemas. La planificación
es una de las principales funciones de las organizaciones, y supone la proyección de metas,
basada en métodos apropiados. Ayuda a tomar decisiones y se constituye en un medio para
lograr algo y no es un fin en sí mismo.

La planificación es permanente y sus acciones deben interpretar la realidad para mejorarla.

Toda planificación tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un conjunto coherente
de acciones que procuran modificar una situación o problema.

Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y actuar en

consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en nuestra planificación. Es
arribar exitosamente a las metas que nos hemos propuesto, de la manera menos costosa, en el
menor tiempo posible y con la mayor calidad posible.

A continuación, se presentan teorias expuestas en la metodología PMI con apoyo de

herramientas de software como el Microsoft Project y MindManager, las cuales facilitan las
actividades de planificación al gerente de proyectos.

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I. GUÍA PARA LA PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS Y

PROCESO METODOLÓGICO PARA EL DISEÑO DEL
PROYECTO

PMI – Project Management Institute es la principal asociación de miembros profesionales del

mundo sin fines de lucro para la profesión de proyectos.

Esta asociación diseñó la guía para la gestión de proyectos denominada PMBOK, en la cual
se presenta la estructura de gestión PMO, que estandariza los procesos relacionados con
los proyectos y hace más fácil compartir recursos, metodologías y herramientas.

Dicha estructura propone los siguientes grupos de procesos:

1. Procesos de inicio
2. Procesos de planificación
3. Procesos de ejecución
4. Procesos de supervisión y control
5. Procesos de cierre

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El primer grupo de procesos denominado “procesos de inicio”, comprende las siguientes

actividades:

Acta de constitución del proyecto: Documento emitido por el iniciador o patrocinador del
proyecto que autoriza formalmente un proyecto y nombra al director de proyectos para
aplicar los recursos a las actividades del proyecto.

Enunciado preliminar del alcance del proyecto: Descripción narrativa del alcance del
proyecto y una descripción del trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y
desarrollar un entendimiento común entre los interesados.

El segundo grupo de procesos comprende la planificación del proyecto, estos procesos

representan el cuerpo principal de la dirección de proyectos ya que define los objetivos y
planifica las acciones requeridas para lograr los objetivos y el alcance del proyecto.

La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el
proyecto incluya todo el trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar el proyecto
con éxito. La Gestión del Alcance del Proyecto se encarga principalmente de la definición y el
control de lo que está y no está incluido en el proyecto. Los procesos de Gestión del Alcance del
Proyecto incluyen:

1. Planificación del Alcance: crea un plan de gestión del alcance del proyecto que documenta
cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto, y cómo se creará y definirá
la estructura de desglose del trabajo (EDT).

2. Definición del Alcance y asignación de tareas: desarrolla un enunciado detallado del

alcance del proyecto como base para futuras decisiones del proyecto.

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Crear EDT (estructura de descomposición del trabajo): subdivide los principales

productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y más fáciles de gestionar.

3. Verificación y control del Alcance: formaliza la aceptación de los productos

entregables completados del proyecto
Control del Alcance: controla los cambios en el alcance del proyecto.

4. Adaptar el alcance

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Planificación del alcance:

Esto implica que antes de abordar cada proyecto, debemos considerar los medios que
necesitaremos para cada proyecto:

Personal del equipo de proyecto.


Herramientas tecnológicas.

Software informático.

Metodología a utilizar.
Procesos que vamos a desarrollar.
Procedimientos.
Fuentes de datos.
etc.

Llegados a este punto, ya disponemos de toda la información que hemos desarrollado en el

enunciado del alcance del proyecto preliminar, así como los medios que necesita el proyecto
para llevarse a cabo. Estamos pues, en disposición de realizar una gestión del alance del
proyecto mucho más detallada y que será clave para el éxito del mismo.

Definición del alcance:

El enunciado del alcance del proyecto se define sobre la base de los principales productos
entregables o servicios contratados, asunciones y restricciones, que se documentan durante
la iniciación del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar.

La definición completa y detallada de alto nivel del alcance definitivo del proyecto la
obtendremos después de haber analizado los productos entregables y los requisitos
tangibles del proyecto.

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Enunciado del Alcance del Proyecto

Describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario

para crear tales productos entregables.

Proporciona un entendimiento común entre los interesados del proyecto.
Describe los principales objetivos del proyecto.

Permite al equipo del proyecto realizar una planificación más detallada.

Guía el trabajo del equipo del proyecto durante la ejecución.

Proporciona la línea base para evaluar si las solicitudes de cambios o

trabajos adicionales están comprendidos dentro o fuera de los límites del
proyecto.

El enunciado del Alcance del Proyecto Incluye:

Objetivos del Proyecto

 Objetivos de Coste.
 Objetivos de Tiempo.
 Objetivos Técnicos.
 Objetivos de Calidad.

Requisitos del Proyecto:


Requisitos de Coste. Los objetivos de coste del presente proyecto serán no superar
los 8 millones de euros de coste de ejecución.

Requisitos de Tiempo. El objetivo de tiempo será terminar la ejecución de la obra en
menos de 24 meses.

Requisitos Técnicos. Los objetivos técnicos serán resolver todas las dificultades e
imprevistos técnicos que sucedan durante la ejecución.

Requisitos de Calidad. Los objetivos de calidad serán los estándares indicados en la
programación del control de calidad.

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Crear la EDT (ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE TRABAJO):


La EDT es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable o
prestación de servicios, del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto,
para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables o servicios
requeridos.
La EDT organiza y define el alcance total del proyecto.

La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y
fáciles de manejar.

EJEMPLO: Resumen de actividades de la EDT

FASE 1. INICIACIÓN Y ESTUDIO DEL PROYECTO


Estudio Técnico (Anteproyecto)
Estudio de Mercado

Estudio de Viabilidad Económica

Evaluación Financiera del Proyecto

Toma de decisión

FASE 2. PLAN DE MARKETING Y COMERCIALIZACIÓN

Diseño Gráfico:

Infografías de la promoción
Videos
Maquetas

Diseño catálogos

Diseño folletos

Diseño imagen corporativa de la promoción
etc.

Análisis de los medios:

Internet

Catálogos
Folletos

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Posters
Tarjetas postales
Objetos de regalo con el logotipo
Vallas publicitarias
Prensa

Radio

TV local

Servicio de atención al cliente (ventas y postventa)

FASE 3. ELABORACIÓN DEL PROYECTO

PROYECTO DE EJECUCIÓN

 Vamos a desglosar el proyecto de ejecución en las siguientes tareas o productos

independientes todas ellas relacionadas entre sí:

Proyecto de Derribo.

Diseño del edificio.

Memoria del Proyecto. Código Técnico Edificación.
Pliego de Condiciones.

Cálculo y diseño de la estructura.
Proyectos de Instalaciones del edificio.
Proyecto de Telecomunicaciones.

Proyecto de Gestión de Residuos.
Proyecto de Actividad.

Análisis de costes del Proyecto. Presupuesto.
Estudio de Seguridad y Salud.

Programación del Control de la Calidad (ejecución y materiales)
SUPERVISIÓN DE FALLOS DEL PROYECTO

Supervisión de la Estructura.

Supervisión del Diseño.
 Supervisión de las Instalaciones.

 Supervisión del Presupuesto

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COORDINACIÓN EN FASE DE PROYECTO


Coordinar diseñador con Ingeniero calculista.
 Coordinar diseñador con Ingeniero en instalaciones.

FASE 4. EJECUCIÓN DEL PROYECTO


Dirección de la Ejecución Material.

Control de la Calidad (ejecución y materiales).
Control de la Seguridad y Salud.

Supervisión de la Contratación.

Coordinación de los Recursos Humanos.

Planificación de la Producción.

Análisis y Control de Costes.

FASE 5. CIERRE DEL PROYECTO


Inspección final de las unidades ejecutadas.
Mostrar las unidades ejecutadas a los compradores.
Entrega de llaves.
Entrega del Libro del Edificio.
Tareas de postventa.
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Gestión del tiempo del proyecto:

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios para lograr la conclusión
del proyecto a tiempo. Los procesos de Gestión del Tiempo del Proyecto incluyen:

1. Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del cronograma que
deben ser realizadas para producir los diferentes productos entregables del proyecto.

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2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las

dependencias entre las actividades del cronograma.

3. Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de recursos

necesarios para realizar cada actividad del cronograma.

4. Estimación de la Duración de las Actividades: estima el número de períodos laborables

que se necesitarán para completar actividades individuales del cronograma.

5. Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las actividades, su duración, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del
proyecto.

6. Control del Cronograma: controla los cambios en el cronograma del proyecto.

II. HERRAMIENTAS DE SOFTWARE PARA EL PROCESO DE

PLANIFICACIÓN

MindManager:

Mindjet MindManager provee una interfase visual intuitiva que rápidamente permite capturar,
organizar y compartir ideas e información. MindManager es el software líder en el mapeo de
información de negocios, mejorando la planeación de proyectos, la organización de procesos
y el manejo de información para individuos y equipos de trabajo. Este software maximiza el
rendimiento de los negocios al mejorar la calidad del pensamiento estratégico, acelerar
proyectos y multiplicar la productividad.

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¿Qué es un mapa?

Un mapa es una representación visual de información e ideas. La idea principal o el título

está ubicado en el centro del mapa. Mientras tanto, las ideas complementarias se
desprenden del centro y se organizan de forma radiante y jerárquica alrededor de ella. Cada
idea se conoce como un tópico. Los tópicos dentro del mapa comienzan desde la hora uno
del reloj y se leen en el mismo sentido en que se mueven las agujas del reloj.

Microsoft Project:

Enterprise Project Management es una plataforma de Microsoft que permite gestionar los
proyectos. El ambiente de trabajo permite gestionar tanto proyectos unitarios como carteras
de proyectos.

Como principales beneficios permite administrar y comprender de forma eficaz las

programaciones de proyectos, establecer expectativas realistas con los equipos de proyectos, la
administración y los clientes, Permite elaborar programaciones, asignar recursos y administrar
presupuestos. Comprender la programación con características tales como Controladores de
tareas para localizar el origen de los problemas, Anulación de nivel múltiple para probar
situaciones, y Resaltado de fondo de celda para sombrear automáticamente las tareas afectadas
por un cambio.

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I. FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

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BIBLIOGRAFIA

UNIVERSIDAD DE CHILE. Guía de apoyo Project Professional. Plan de modernización de

la gestión institucional. 2012. 19p.

CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN. Juan Carlos García. Gerencia de Proyectos.

2013. 78p.

PONS, Juan Felipe. Análisis teórico del PMBOK y su puesta en marcha en proyectos de
edificación. 2009. 236p.

CANO, Walter G. Introducción a la gerencia de proyectos. Medellín. 2006. 23p.

RANDOLPH, W. Alan y POSNER, Barry Z. El reto de dirigir equipos de proyectos y

contingentes de trabajo. Bogotá. 2013. 47p.

CIBERGRAFÍA:

www.iso-21500.es/

www.aenor.es

grupoiso21500.blogspot.com/

www.aec.es

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