Actividad Acuerdo 060 de 2001

ACTIVIDAD COMPONENTE PRACTICO CORTE 2 20% ACUERDO 060 DE 2001
LUIS FERNANDO MUÑOZ ORTEGA
Determinar los aspectos relevantes del ACUERDO 060 DE 2001
Hilda Nova Jiménez

Docente
CEDESARROLLO COMFENALCO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
GRUPO 1 – JORNADA NOCTURNA
II SEMESTRE
CARTAGENA DE INDIAS
30 DE ABRIL DE 2023
1. Cuál es el aspecto regulado por el acuerdo 060?
Establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las
entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
2. Definir:
 Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,
producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-
funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona
o institución públicao privada, en el transcurso de su gestión.
 Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
 Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que

llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.
 Documento electrónico de archivo: Es el registro de información

generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una
persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme
a los principios y procesos archivísticos.
 Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los

rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
 Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario público

en ejercicio de su cargo o con su intervención.
 Radicación de comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio

del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y
hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos términos, se
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.
 Registro de Comunicaciones oficiales: Es el procedimiento por medio del

cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como:
Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o
código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación,
Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de
respuesta (Si lo amerita), entre otros.
3. Que es la unidad de correspondencia?
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de

correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental
y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en
los archivos de gestión, centrales e históricos.
4. Aspectos a tener en cuenta en las comunicaciones internas?
Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán

establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la
numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya
sean éstos, manuales o automatizados.
5. A qué hace referencia la conservación documental?
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su

documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y
en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los
documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las
normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la
NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse
las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe
producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación,
copiado y reproducción libre de virus informáticos.
6. A qué hace referencia la imagen corporativa con relación al manejo de

documentos?
Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades
establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios,
cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes
para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número
del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la
dirección del correo electrónico de la entidad.

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