Taller Selección Adquisición

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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Competencia:
FOMENTAR LA UTILIZACIÓN DE MECANISMOS Y CANALES LEGALES PARA EL ACCESO A LOS
PRODUCTOS FARMACÉUTICOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS, POR PARTE DE LA POBLACIÓN
USUARIA Y LOS ESTABLECIMIENTOS FARMACÉUTICOS

Resultado de Aprendizaje:
1. Identificar prácticas a la comunidad relacionadas con el acceso y uso de productos farmacéuticos y
dispositivos médicos en el marco normativo vigente y de acuerdo con metodologías establecidas.
2. verificar el cumplimiento de la normativa vigente sobre los mecanismos y canales de adquisición de
productos farmacéuticos y dispositivos médicos en establecimientos farmacéutico

Criterios de Evaluación:
Desarrolla actividades encaminadas a la adquisición de los productos farmacéuticos.
Aplica los procesos establecidos en los protocolos para la adquisición de los productos en el
establecimiento farmacéutico.

Actividad: TALLER SELECCIÓN ADQUISICIÓN.

Actividad General:

Realizar caracterización y documentación de los procesos de selección y adquisición de


productos farmacéuticos, teniendo en cuenta los lineamientos normativos y portafolio de
servicios. (55 horas)

1. En parejas de trabajo, desarrollan el taller de procesos de Selección y Adquisición. Anexo se


encuentra el taller que le ayudara a realizar la actividad.

 Ambiente Requerido: Ambiente convencional de formación


 Materiales: Equipos digitales con conexión a internet.

SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS.

1. En la resolución 1403 de 2007, revisa los lineamientos para el desarrollo de los procesos de
Selección y Adquisición e identifica los parámetros definidos para la ejecución de estos procesos
respondiendo a las siguientes preguntas:

a) Qué entiende por Selección de medicamentos o dispositivos médicos

R/ Es el conjunto el conjunto de actividades que realiza el establecimiento farmacéutico para


la adquisición de medicamentos y dispositivos médicos que han sido incluidos en el plan de
compras

b) Qué entiende por Adquisición o compra de medicamentos o dispositivos médicos

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R/ El proceso de adquisición es el conjunto de actividades que realiza la institución o
establecimiento farmacéutico que permite adquirir los medicamentos y dispositivos médicos
que han sido incluidos en el plan de compras, con el fin de tenerlos disponibles para la
satisfacción de las necesidades de los usuarios

C) Describa el proceso de Selección con todas sus actividades

R/

 Identificación de la necesidad: El primer paso es identificar la necesidad del


pedido de la farmacia, ya sea por una solicitud de un cliente o por la falta de
existencias en el inventario.
 Análisis de la prescripción: En caso de ser una solicitud de un cliente, se
analiza la prescripción médica para identificar los medicamentos necesarios
 Búsqueda de medicamentos: Una vez que se han identificado los
medicamentos necesarios, se procede a buscarlos en el inventario de la
farmacia.
 Verificación de disponibilidad: Si se han encontrado los medicamentos, se
verifica la disponibilidad de los mismos.
 Separación de medicamentos: Una vez que se han verificado los
medicamentos y su disponibilidad, se procede a separarlos del inventario y a
etiquetarlos con la información necesaria, como la fecha de caducidad y el
nombre del cliente.
 Preparación del pedido: Una vez que se han separado los medicamentos, se
procede a preparar el pedido de acuerdo con la prescripción médica.
 Revisión de la preparación: Una vez preparado el pedido, se realiza una
revisión final para asegurarse de que no haya errores y de que se hayan incluido
todos los medicamentos necesarios.
 Entrega del pedido: Finalmente, se procede a entregar el pedido al cliente,
asegurándose de que se haya proporcionado la información necesaria, como la
dosificación y las posibles interacciones medicamentosas, así como la forma
adecuada de almacenamiento.

D) Describa el proceso de Adquisición con todas sus actividades

R/

 Identificación de necesidades: en una farmacia, las necesidades de adquisición


pueden provenir de varias fuentes, como la demanda de los clientes, las
recomendaciones médicas, las solicitudes de proveedores, etc.

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 Análisis de existencias: antes de adquirir un producto, se debe realizar un análisis
de las existencias actuales para determinar la cantidad disponible y si se necesitan
nuevos pedidos.

 Selección de proveedores: en el sector farmacéutico, la selección de proveedores


es muy importante debido a la naturaleza delicada de los productos. Se buscan
proveedores confiables que ofrezcan productos de alta calidad y estén dispuestos a
cumplir con las regulaciones y normas de seguridad.

 Recepción de ofertas: los proveedores pueden enviar ofertas para los productos
que se necesitan en la farmacia. Se evalúan las ofertas para determinar cuál ofrece
el mejor valor y cumple con los estándares de calidad.

 Negociación de precios y términos: se negocian los precios y términos de entrega


con los proveedores seleccionados, teniendo en cuenta los requisitos regulatorios y
los plazos de vencimiento de los productos

 Emisión de la orden de compra: se emite una orden de compra al proveedor


seleccionado que especifica los términos y condiciones acordados en la negociación.

 Recepción de bienes: cuando llegan los productos, se realiza una inspección de


calidad para verificar que cumplan con las especificaciones requeridas y que estén
en buen estado.

 Almacenamiento de productos: los productos se almacenan en condiciones


adecuadas y se registran en los sistemas de control de inventario.

 Dispensación: una vez que los productos están disponibles en el inventario, pueden
ser dispensados a los clientes.

 Pago: finalmente, se realiza el pago al proveedor según los términos acordados en


la orden de compra.

c) Qué importancia tiene la evaluación de los proveedores para el proceso de compra y qué
procedimiento se puede llevar a cabo para realizar esta actividad

R/ En la industria farmacéutica, la evaluación de proveedores es crucial para asegurar la


calidad de los productos farmacéuticos. La evaluación de proveedores en este sector puede
ser aún más crítica debido a los altos estándares de calidad, seguridad y regulación
requeridos para los productos farmacéuticos.

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 Calidad de los productos: Los proveedores deben tener un historial de producción
de productos farmacéuticos de alta calidad y cumplir con los estándares
regulatorios requeridos.

 Sistemas de calidad y gestión: Los proveedores deben tener un sistema de


gestión de calidad robusto y documentado para garantizar la trazabilidad, la calidad y
la seguridad de los productos.

 Capacidad de producción: Los proveedores deben tener la capacidad y los


recursos para satisfacer la demanda de la organización y cumplir con los plazos de
entrega acordados.

 Responsabilidad social y ambiental: Los proveedores deben cumplir con los


requisitos legales y éticos, y tener políticas y prácticas sólidas de responsabilidad
social y ambiental.

d) Mencione cinco criterios a evaluar para la selección de un proveedor.

R/

 Calidad de los productos: Es importante que el proveedor tenga una buena


reputación en cuanto a la calidad de sus productos.

 Precio: El precio es un factor importante en cualquier compra, y en el caso de


los productos farmacéuticos no es una excepción.

 Servicio al cliente: El proveedor debe ofrecer un buen servicio al cliente, tanto


en la atención al cliente como en la disponibilidad y tiempo de entrega de los
productos.

 Cumplimiento normativo: Es importante que el proveedor cumpla con todas las


normas y regulaciones establecidas por las autoridades sanitarias.

 Capacidad de suministro: Es fundamental que el proveedor tenga la capacidad


de suministrar los productos en la cantidad y el tiempo requeridos.

G) Cuál es la función del comité de compras y quienes lo integran en una IPS

R/ La función principal del comité de compras es la de garantizar que la IPS adquiera los
productos y servicios necesarios para prestar una atención de calidad a sus pacientes,
de manera eficiente y con los costos más bajos posibles. Para ello, el comité de compras
debe establecer y cumplir con las políticas y procedimientos de adquisición de la IPS,
identificar y evaluar proveedores, y supervisar el cumplimiento de los contratos de
suministro.

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comité de compras está integrado por representantes de las áreas técnicas y
administrativas de la institución, tales como el director médico, el director financiero, el
jefe de compras, un representante de la farmacia, productos y servicios que se van a
adquirir

2. A partir de consulta bibliográfica define:

 Perfil epidemiológico: Es una descripción de las características de una enfermedad o


condición de salud en una población en particular. Incluye información sobre la
frecuencia, la distribución geográfica, la gravedad y los factores de riesgo asociados con
la enfermedad o condición.

 Consumo histórico: Este método utiliza información referida al


consumo de medicamentos, productos biológicos y galénicos efectuado
(cuando menos con un año de anterioridad), permite estimar o proyectar las
cantidades de medicamentos, productos biológicos y galénicos que se
requieren en el Servicio, Centro Asistencial u Órganos Desconcentrado para
atender la demanda, en un periodo de tiempo (12 meses

 Morbilidad: Es la proporción de personas que enferman en un sitio y periodo


Determinado

 Morbimortalidad: es la medida de la cantidad de personas que enferman o mueren por


una determinada causa en un determinado período de tiempo

3. Define las 10 primeras causas de morbilidad de su ciudad o región.

 Enfermedades del sistema circulatorio


 Enfermedades del sistema respiratorio
 Enfermedades del sistema digestivo
 Enfermedades del sistema osteomuscular y del tejido conectivo
 Neoplasias (tumores)
 Enfermedades infecciosas y parasitarias
 Trastornos mentales y del comportamiento
 Enfermedades del sistema genitourinario
 Lesiones, envenenamientos y algunas otras consecuencias de causas externas
 Malformaciones congénitas, deformidades y anomalías cromosómicas

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4. Realiza lectura de la temática relacionada a continuación y resuelve luego, los ejercicios
propuestos y el caso práctico

LECTURA TEMÁTICA

 SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

El decreto 2200 de 2005 en su capítulo I, articulo 3 define la gestión del servicio farmacéutico así: “Es el
conjunto de principios, procesos, procedimientos, técnicas y prácticas asistenciales y administrativas
esenciales para reducir los principales riesgos causados con el uso innecesario o inadecuado y eventos
adversos presentados dentro del uso adecuado de medicamentos, que deben aplicar las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud públicas y privadas, establecimientos farmacéuticos y personas
autorizadas, respecto al o los procesos autorizados en la prestación del servicio farmacéutico. Es
característica fundamental del modelo de gestión del servicio farmacéutico la efectividad, el principio de
colaboración y el compromiso de mejoramiento continuo, y su contenido será básicamente el
determinado en el modelo de gestión del servicio farmacéutico, donde se desarrollarán los criterios y
requisitos establecidos en este decreto”. Con esta definición es evidente que todos los procesos del
servicio farmacéutico deben tener un enfoque de sistema de gestión de calidad, por lo cual se orientará
el curso de tal forma que se puedan desarrollar el proceso de selección debidamente documentado
utilizando procedimientos, formatos, instructivos e indicadores.

Este es un esquema que muestra los subprocesos que se realizan dentro del proceso de selección de
medicamentos y dispositivos médicos. El contenido de estos subprocesos de desarrollará en el
transcurso de este tema.

Lo primero es definir qué persona o equipo de la institución será el responsable del proceso de selección,
como se mencionó anteriormente en las IPS estará a cargo del Comité de farmacia y terapéutica.

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El responsable del servicio farmacéutico deberá preguntarse. En mi institución ¿existe un Comité de
farmacia y terapéutica? Si la respuesta es no, el primer paso antes de iniciar la selección de
medicamentos es conformar el comité así:

MÉTODOS DE SELECCIÓN

Existen diferentes métodos de selección de medicamentos para el servicio farmacéutico entre estos los
más utilizados son: consumo histórico, perfil epidemiológico y oferta y demanda, claro que el ideal es
poder aplicar los 3 diferentes métodos para establecer un listado de medicamentos completo, sin
embargo esto se aplica principalmente a los servicios farmacéuticos dependientes ya que tienen un
grupo interdisciplinario que realiza estas tareas.

Se deben tener en cuenta algunas recomendaciones para la selección de medicamentos, estas son:
- Deben seleccionarse medicamentos de eficacia comprobada
- Prioridad en la selección de monofármacos sobre combinaciones cruzadas o terciarias.
- Debe escogerse frente a medicamentos similares los que presenten mayor eficacia, disponibilidad y
menor costo y efectos adversos en su utilización.

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Por razones de practicidad y de acuerdo al alcance que define el manual de condiciones esenciales y
procedimientos del servicio farmacéutico en este curso se profundizará solo en el método de selección
de consumo histórico.

 Método de selección de consumo histórico


Este método se basa en la rotación que ha tenido un medicamento durante un período de tiempo
determinado, este método se puede utilizar perfectamente en un servicio farmacéutico independiente que
maneje pequeños volúmenes como lo es por ejemplo una droguería de barrio.

Para este método se pueden consultar las fórmulas médicas Kardex y las historias clínicas, luego se
realiza un listado de medicamentos de acuerdo a su frecuencia, luego se debe confrontar con esquemas
de tratamiento o con los formularios terapéuticos nacionales y de acuerdo a esta información se obtiene
un listado básico de medicamentos.

 Método de selección de perfil epidemiológico


Este método es más complejo que el anterior porque se deben tener presentes las morbilidades, se debe
establecer algunas variables como lo son edad, sexo, estrato social, entre otros. Se deben comparar
esquemas de tratamiento para determinar cuáles son los medicamentos más adecuados para la
comunidad seleccionada.

 Método de selección oferta/demanda


Para la aplicación de este método se debe tener una buena gestión que permita detectar cuáles son las
necesidades que presenta la comunidad y/o la entidad para la cual se esté realizando la selección de los
medicamentos.

Se debe tener un buen estudio de mercado que permita detectar cuáles son las necesidades de los
clientes.

La aplicación de este método tiene el mismo objetivo, el cual es establecer un listado básico de
medicamentos para la institución.

 ADQUISICION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

El abastecimiento es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades de consumo de una


unidad económica en tiempo y calidad.

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La adquisición expresa la compra que se realiza de un producto, un servicio, un inmueble.

En la terminología farmacéutica utilizamos el término adquisición para definir el proceso de compra de


medicamentos y dispositivos médicos cuyo objetivo final es garantizar el abastecimiento de los mismos
en el establecimiento farmacéutico.
Al igual que en el almacenamiento, para garantizar el abastecimiento necesitamos también de
condiciones tales como: infraestructura, equipos y recurso humano.

A continuación, vamos a definir el proceso de Adquisición de medicamentos y dispositivos médicos.

Se puede dividir en tres pasos:

 La planeación, en este paso se establecen las políticas, objetivos y funciones, así como la
definición de las cantidades de compras y la modalidad por utilizar.
 La ejecución, se realiza la solicitud de medicamentos y dispositivos médicos.
 La evaluación proceso, donde se mide su cumplimiento.

El comité de compras es el encargado de establecer y aplicar las políticas de compras, las cuales
incluyen contratación con proveedores, responsabilidades en el proceso, tiempo de ejecución de las
compras, modalidad de compras (si es por compra directa, a través de intermediarios, etc.), aplicación
del listado básico de medicamentos,

ESTIMACION DE NECESIDADES:

El establecimiento farmacéutico es responsable de determinar la cantidad de medicamentos y


dispositivos médicos que requiere para cierto periodo de tiempo teniendo en cuenta: la población
usuaria, perfil epidemiológico, consumo histórico, necesidades de los servicios, la oferta de servicios y el
presupuesto disponible.

 Perfil epidemiológico o morbilidad: Recomendado por la OMS, se basa en la frecuencia de la


morbilidad y protocolos de tratamiento.

Se deben enumerar las enfermedades con sus frecuencias de aparición en la población usuaria
comparados con el número total de casos.

Las principales causas de morbimortalidad, se comparan con las guías o protocolos de tratamiento
para definir los medicamentos indicados para su tratamiento. Se calculan los medicamentos
necesarios en el tratamiento específico para cada morbilidad y por grupo etáreo por un periodo
mínimo de un año.

 Consumo histórico: Es el registro histórico de las cantidades dispensadas en promedio en un


periodo de tiempo.

Este promedio se calcula teniendo en cuenta la información de un periodo (trimestral, semestral,


anual). Sirve también para calcular otros parámetros de control, como niveles mínimos y máximos de
existencia con los cuales puede calcularse al mismo tiempo la cantidad para comprar.

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El comportamiento de los consumos históricos no es fijo, en varias oportunidades se presentan
agotamiento de existencias que afectan su movimiento real. El movimiento de los medicamentos
depende también de la época del año y del perfil epidemiológico de la comunidad en general.

En los establecimientos farmacéuticos por lo general se calcula el consumo promedio mensual y se


obtiene determinando el promedio por mes de los consumos en un periodo de tiempo, cuando hay
desabastecimiento de un producto, en el CPM solo se tienen en cuenta los meses con existencia y
movimiento.

Otras variables a tener en cuenta para generar un buen plan de compras son las siguientes:

 Tiempo de reposición (TR): Es el tiempo durante el cual se realizan todas las actividades propias
de la compra, las cuales varían de acuerdo a la modalidad de compra y de los proveedores
seleccionados. El tiempo se toma desde la fecha en que se inicia la solicitud, hasta el momento en
que se recibe el medicamento. Este tiempo de reposición depende mucho de actividades
administrativas.

Se expresa en fracción de tiempo, expresado en meses.

Ejemplo:

TR: 15 días. Fracción de tiempo = 15 días/30 días = 0.5 meses

 Nivel mínimo existencias (NmE): Es la cantidad de reserva o seguridad para evitar agotamientos
en el inventario que generar inoportunidad en la entrega.

Se obtiene con la aplicación de la siguiente formula: NmE= CPM x TR (expresado en meses).

 Punto de reposición (PR): Es la cantidad en existencia que realmente da inicio al proceso de


compra. Es la relación entre la existencia de seguridad (NmE) y la demanda o consumo promedio
mes (CPM) de un periodo en el cual pueda reponerse la existencia y alcanzar nuevamente un nivel
de normalidad.

Se obtiene con la aplicación de la siguiente formula:

PR= NmE + (CPM x TR) o PR= 2NmE.

 Nivel máximo de existencia (NME): Es la cantidad máxima que se debe tener en inventario. Para
calcularlo se cuenta con el nivel mínimo de existencia (NmE), el consumo promedio (CPM) y el
número de meses estimado para la compra.

Se obtiene con la aplicación de la siguiente formula:

NME= CPM + (NmE x número de meses estimado para la compra).

 Cantidad a comprar: Es la cantidad a solicitar de cada medicamento y dispositivo médico para


cubrir las necesidades del periodo.

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Cantidad a comprar = (NME – NmE) + (PR – E)

Siendo E las existencias actuales en el inventario.

EJERCICIO PROPUESTO:

1. Calcula la cantidad a pedir de los siguientes medicamentos teniendo como base los siguientes datos.
 Irbesartan 150 mg tableta, Existencia actual 128 tabletas. Su movimiento en los meses
anteriores fue el siguiente:
Enero: 280 - Febrero: 260 - Marzo: 230 - Abril: 290 - Mayo: 330

 Cetirizina 10 mg tableta, Existencia actual 40 tabletas, su movimiento en los meses anteriores


fue el siguiente:
Enero: 30 - Febrero: 70 - Marzo: 40 - Abril: 90 - Mayo: 60

 Ácido fusídico 2% crema x 100 g, existencia actual 10 tubos, su movimiento en los meses
anteriores fue el siguiente:
Enero: 12 - Febrero: 8 - Marzo: 6 - Abril: 5 - Mayo:0

 Claritromicina 500 mg tableta; existencia actual 40 tabletas. Su movimiento en los meses


anteriores fue el siguiente:
Enero: 90 - Febrero: 120 - Marzo: 60 - Abril: 0 - Mayo: 30

 Ambos medicamentos se le compran directamente a MK, este proveedor tiene un tiempo de entrega
de los pedidos de 5 días hábiles luego de la solicitud, por lo que por políticas internas se define un
tiempo de reposición de 12 días, además se realizan compras cada 45 días.

 Determine la cantidad a pedir para los cuatro medicamentos y realice la orden de compra en el
Sofware de Salud, Salud 360. Toma pantallazo de esta orden de compra y preséntala como
evidencia anexa a este taller.

RESPONDA LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:

2. Que es clasificación VEN Y ABC en términos de adquisición.


3. Que es comité de compras y comité de Farmacia y Terapéutica.

CASO PRÁCTICO

1. SELECCIÓN DE MEDICAMENTOS POR PERFIL EPIDEMIOLÓGICO

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El Hospital Universitario San Juan de la Cruz de tercer nivel de atención, por medio de su Comité de
Farmacia y Terapéutica; ha definido el listado básico de medicamentos para las 10 principales causas de
morbilidad que frecuentan la institución en un periodo de seis meses:

CIE-10 MORBILIDAD FRECUENCIA


I10X HIPERTENSION ESENCIAL (PRIMARIA) 1589
I209 ANGINA DE PECHO, NO ESPECIFICADA 1476
ENFERMEDAD PULMONAR OBSTRUCTIVA
J440 CRONICA C/INFECC. AG.DE VIAS RESPIRATORIAS 1218
INFERIORES
OTRAS GASTROENTERITIS Y COLITIS NO
A090 1043
ESPECIFICADAS DE ORIGEN INFECCIOSO
DIABETES MELLITUS NO INSULINODEPENDIENTE
E119 1012
SIN MENCION DE COMPLICACION
OTROS TRASTORNOS RESPIRATORIOS
J988 745
ESPECIFICADOS
J129 NEUMONIA VIRAL, NO ESPECIFICADA (VIRUS) 642
EPILEPSIA Y SINDROMES EPILEPTICOS
G403 325
IDIOPATICOS GENERALIZADOS
C186 TUMOR MALIGNO DEL COLON DESCENDENTE 102
ENFERMEDAD POR VIRUS DE LA
B24X 87
INMUNODEFICIENCIA HUMANA (VIH)

Para determinar el o los medicamentos necesario como tratamiento para cada una de las morbilidades
se tomará como referencia las pautas indicadas en las Guías de Práctica Clínica (GPC) desarrolladas
por el Ministerio de Salud y Protección Social
http://gpc.minsalud.gov.co/gpc/SitePages/buscador_gpc.aspx

GUÍA PRÁCTICA DESCRIPCIÓN DÍAS TOTAL


CIE 10 FR. POSOLOGÍA
CLÍNICA MEDICAMENTO TTO UNDS
Hipertensión Arterial
I10X 1589
Primaria
Síndrome coronario
I209 1476
agudo
Enfermedad pulmonar
J440 1218
obstructiva crónica
Enfermedad diarreica
A090 1043
aguda en niños < 5 años
Diabetes tipo II en
E119 1012
población > de 18 años
Recién nacido con
J988 745
trastorno respiratorio
Neumonía en niños y
J129 642
niñas < de 5 años
Epilepsias en adultos y
G403 325
niños
C186 Cáncer de colon y recto. 102
B24X Infección por VIH/Sida en 87

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adolescentes y adulto

2. ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS POR CONSUMOS HISTORICOS

Realice la estimación de necesidades del servicio farmacéutico para el mes de septiembre, con base en
los medicamentos obtenidos en el punto anterior. En la tabla que se muestra a continuación se asignaron
los datos de los consumos históricos; en donde deberá hallar: el consumo promedio, el punto de
reposición, el nivel mínimo de existencia, el nivel máximo de existencia y la cantidad a pedir de cada uno
de los medicamentos.
Se estableció por el comité que las compras están definidas para 45 días y el tiempo de reposición es de
ocho (8) días de acuerdo con la gestión.

CIE DESCRIPCIÓN
MAR ABR MAY JUN JUL AGO E CP NmE PR NME CAP
10 MEDICAMENTO
190
I10X 1875 1987 1672 1789
0
1855 619
184
I209 1374 1325 1214 1620
2
1124 423
120
J440 1096 1045 1425 1356
1
1036 312
111
A090 1527 1324 1201 1003
4
989 326
120
E119 980 978 1025 1119
1
1146 359

J988 879 956 789 858 997 825 245


101
J129 598 625 958 1049
0
986 269

G403 425 333 452 412 369 472 92


C186 239 149 125 232 145 197 27
B24X 78 98 120 117 86 73 19

Una vez hallada la cantidad a pedir debe identificar el precio de adquisición de cada uno de los
medicamentos con el fin de priorizar la compra utilizando los métodos de clasificación ABC y VEN.

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