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MANUAL DE USO
MODULO DE
TRAMITE
DOCUMENTARIO

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Tabla de contenido
1. MODULO DE TRAMITE DOCUMENTARIO .................................................................................................3
1.1 RECEPCION DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS......................................................................................3
1.2 DERIVAR UN DOCUMENTO HACIA OTRA OFICINA DE FORMA RAPIDA ...............................................................5
1.3 COMO HACER UN PROVEIDO A UN EXPEDIENTE Y DESPACHARLO .....................................................................6
1.4 COMO ARCHIVAR UN TRAMITE DE NUESTRA BANDEJA DE MANERA RAPIDA .....................................................7
1.5 COMO ARCHIVAR UN TRAMITE ADJUNTANDO UN DOCUMENTO COMO RESPUESTA ........................................8
1.6 COMO GENERAR DOCUMENTOS INTERNOS Y PONERLOS EN CIRCULACION DENTRO DEL SISTEMA....................9
1.7 COMO RESPONDER UN EXPEDIENTE EN NUESTRO BUZON CON UN INFORME, MEMORANDUM, ETC. .............11
1.8 COMO SUBIR AL SISTEMA OTROS DOCUMENTOS Y PONERLOS EN CIRCULACION.............................................12
1.9 COMO CAMBIAR CONTRASEÑA, SUBIR FIRMA DIGITAL Ó FIRMA ESCANEADA .................................................14
2.0 COMO BUSCAR UN EXPEDIENTE Y SABER SU UBICACION .................................................................................15
2.1 COMO GENERAR CUADERNO DE CARGO VIRTUAL ...........................................................................................17

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1. MODULO DE TRAMITE DOCUMENTARIO
1.1 RECEPCION DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

Para poder realizar el proceso de recepción de documentos externos o internos que llegan desde cualquier otra oficina o
de la misma oficina de mesa de partes ya sea un documento EXTERNO ö INTERNO ingresamos al sistema dándole doble
click al botón ubicado en nuestro escritorio

Le damos doble click en la aplicación software de tramite documentario

Seguidamente ingresamos nuestro usuario y contraseña que nos asignó el administrador del sistema

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Una vez dentro del sistema le damos click en el botón RECIBIR nos saldrá una ventana donde veremos los documentos
que tenemos por recibir indicándonos datos como lugar de procedencia, trabajador que nos envía el documento.

Una vez que recibimos el expediente automáticamente este se almacena en nuestro Buzón donde podremos encontrar
todos los expedientes que hemos recibido o que tenemos por atender, para poder ver los documentos que se encuentran
en nuestro poder le damos click en el botón MI BUZON

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1. Opción para poder archivar de forma rápida cualquier expediente que tengamos en nuestro buzón
2. Derivar Expediente con alguna glosa ó observación forma rápida hacia otra oficina
3. Generar proveído al expediente seleccionado y despacharlo ó archivar notificando al administrado.
4. Opción para poder genera un informe, memorándum etc. Y anexar al expediente principal seleccionado y despacharlo hacia otra oficina
correspondiente creándose un documento principal que viaja con un documento adjunto anexado
5. Esta opción tiene la misma función que el botón 4 pero está en vez de generar un documento nos dejara elegir y adjuntar cualquier archivo con
formato PDF
6. Esta opción se utiliza para poder subdividir un tramite solicitando respuesta a diferentes oficinas a la vez, mientras se utilice esta opción el
documento principal quedara inmóvil hasta que a las oficinas que se les haya solicitado información devuelvan las respuestas solicitadas
7. Opción para visualizar documentos

1.2 DERIVAR UN DOCUMENTO HACIA OTRA OFICINA DE FORMA RAPIDA

Una vez en nuestra en bandeja procedemos a seleccionar el documento que vamos a derivar a otra oficina de manera
rápida con un pequeño mensaje o glosa, seleccionamos y le damos click en el botón derivar seleccionamos la ubicación
destino de la oficina destino y le damos click en la opción despachar

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Seguidamente en la ventana que nos aparece en la sección de ambiente podemos digitar el nombre de la oficina o el
trabajador ó bien dar click en la lupa para que nos liste las diferentes oficinas, colocamos una glosa de envío y le damos
click en despachar para terminar con el envío.

1.3 COMO HACER UN PROVEIDO A UN EXPEDIENTE Y DESPACHARLO

Primero seleccionamos el documento el cual podrá se cualquiera que se encuentre en nuestro buzón de documentos al
cual se le va generar un proveído y le damos click en el botón proveído

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1.4 COMO ARCHIVAR UN TRAMITE DE NUESTRA BANDEJA DE MANERA RAPIDA

Para poder archivar un expediente que se encuentre en nuestro poder en nuestro buzón el cual hayamos resuelto de
manera positiva o talvez sea simplemente un documento para conocimiento primeramente debemos elegir el documento
a archivar y darle click en el botón archivar

Le damos click en el Boton +

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Llenamos motivo o justificación del archivamiento y aceptar

1.5 COMO ARCHIVAR UN TRAMITE ADJUNTANDO UN DOCUMENTO COMO

RESPUESTA

Esta opción es utilizada para fines de poder archivar un trámite como por ejemplo que el trámite sea de alguna persona
que solicita una licencia de Funcionamiento, partida de nacimiento o emisión algún tipo de documento por parte de la
municipalidad y el cual se necesita que dicho documento sea cargado como respuesta final por parte del funcionario y que
este le llegue y se le notifique al administrado a su bandeja de trámites pendientes y por correo electrónico.

Primeramente, seleccionamos el trámite a archivar y emitir un documento y le damos click en el botón proveído

Click en la opción +

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En la siguiente ventana procedemos a llenar los campos según el tipo de documento que se va a emitir y hacer llegar al
administrado y posteriormente archivar esta opción de respuesta solo funcionara para los documentos que hayan sido
presentados de forma virtual a través de la plataforma web de vuestra institución

1.6 COMO GENERAR DOCUMENTOS INTERNOS Y PONERLOS EN CIRCULACION

DENTRO DEL SISTEMA

El sistema de Tramifacil tiene la opción de poder generar documentos internos ya sean estas cartas, informes,
memorándum, etc. Desde el mismo sistema ya que viene integrado con un editor propio de texto que es igual al conocido
Microsoft Word con el cual se puede generar o abrir desde el mismo archivo generado con Word y editarlos y ponerlos en
circulación en el sistema.
Pasos a seguir para poder generar documentos internos, en la pantalla principal ubicamos el botón Generar Documentos
internos y le damos click

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En la siguiente ventana procederemos a rellenar los datos como tipo de documento, destino y a empezar a digitar el
contenido de nuestro documento y para culminar le damos click en el botón guardar.

Para terminar en la siguiente ventana nos saldrá nuestro documento ya generado indicando todos los datos como destino
y tipo de documento, listo para poner en circulación

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1.7 COMO RESPONDER UN EXPEDIENTE EN NUESTRO BUZON CON UN
INFORME, MEMORANDUM, ETC.
Para poder responder un expediente generando un documento y que este vaya atado al expediente principal simplemente
seguimos el siguiente procedimiento seleccionamos el documento a responder y le damos click en la misma línea al icono
de WORD sigamos los siguientes pasos que ilustramos a continuación.

Desde nuestro buzón ubicamos el expediente que queramos responder:

Una vez echo click nos saldrá esta ventana que ya conocemos como usarla donde nos pedirá que llenemos datos de tipo
de informe y asunto con el que se va responder documento.

Una vez generado el documento y guardado nos quedara de la siguiente manera:

Nos saldrá el siguiente boton donde nos hará una previa del documento que estamos adjuntando para finalizar
simplemente le damos click en poner en circulación y el expediente que respondimos se pondrá en circulación y estará
en la oficina destino esperando a ser aceptado para que puedan visualizarlo

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1.8 COMO SUBIR AL SISTEMA OTROS DOCUMENTOS Y PONERLOS EN

CIRCULACION
En esta opción el sistema está pensado para poder poner en circulación cualquier otro tipo de documento que no sea
necesaria mente generado en el sistema cabe decir que este puede ser por ejemplo un requerimiento o una orden de
compra, servicios, certificación o cualquier otro documento que tengamos en formato PDF para poder hacer correr los
vistos buenos o poner en conocimiento para su aprobación.

Para esto utilizaremos la opción de OTROS DOCUMENTOS INTERNOS que tiene maso menos la misma lógica de uso
generación de documentos internos

Le damos click en el botón +

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En la siguiente llenaremos y los datos necesarios y adjuntaremos el PDF que queremos poner en circulación dentro del
sistema y le damos click en guardar y poner en circulación.

Y finalmente le damos click en el botón poner en circulación

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En la siguiente ventana nos mostrara un resumen del documento y una vista previa del
documento

1.9 COMO CAMBIAR CONTRASEÑA, SUBIR FIRMA DIGITAL Ó FIRMA

ESCANEADA

El sistema tiene las opciones de poder cambiar contraseña cargar firma digital o una imagen de nuestra firma y sello
convencional y subirlo al sistema, Estas opciones las encontraremos en el icono de perfil ubicado en la parte superior
derecha de nuestra pantalla

Acá tendremos las opciones desde donde podremos cambiar contraseña o cargar firma o certificado digital

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2.0 COMO BUSCAR UN EXPEDIENTE Y SABER SU UBICACION

Para poder saber la ubicación de cualquier documento tenemos un botón para poder hacer ese tipo de consultas el
botón esta ubicado en la parte inferior izquierda

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En la siguiente ventana procedemos a ingresar el R.U.T., asunto del trámite ó tipo documento el cual estamos podemos
buscar documentos ingresando cualquiera de estas opciones y el sistema nos mostrara resultados según los parámetros
ingresados

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2.1 COMO GENERAR CUADERNO DE CARGO VIRTUAL
Para poder generar un cuaderno de cargo digital de los documentos que hayamos generado y despachado seguimos los
siguientes pasos:

Este es un ejemplo de una guía generada en el sistema desde donde podremos ver varios detalles para que al otro lado
puedan firmarnos el cargo tengamos en cuenta que este cuaderno de cargo puede ser generado N veces durante el día
pero lo normal o común es que se genere 02 veces al día uno al medio día y otro por la tarde, recordemos que cuando
llevemos los expedientes y la guía para que nos recepcionen la entrega, también debe hacerse la recepción virtual del
expediente en el sistema ambos actos deberán ser al mismo tiempo para no desvirtuar la ubicación del documento y este
quede al aire para que con fines de búsqueda o ubicación del expediente podamos saber la ubicación exacta del documento

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