Arturo Alejandro Silva Padilla

Administración
Unidad 5: CONTROL
5.1 Concepto, importancia y principios del control.
Dentro de ciencias de la comunicación, se habla de control para
referirse a una de las principales funciones administrativas, junto con
la planificación, la organización y la dirección, el control tiene la
función de asegurarse de que las acciones de la organización se
realicen de acuerdo a lo planificado y evaluar la eficacia de los
resultados obtenidos.
El control permite que las actividades y procesos en las empresas se
efectúen de la mejor manera y se pueda solventar los problemas que
surjan, así como obtener aprendizajes a partir de la realización de
estos procesos para poder hacer mejoras a futuro.
Al establecer un sistema de control se requiere que el personal clave
comprenda y esté de acuerdo con su aplicación, que se establezca en
relación con los objetivos y que se evalúe su efectividad para eliminar
lo que no sirve, simplificarlo o combinarlo para perfeccionarlo.
Principios según Munch:
1- Equilibrio: Para cada grado de delegación conferido debe
establecerse el grado del control correspondiente, es decir, que la
autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.
2- Indicadores: Los indicadores de actuación o estándares sirven de
patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en
relación directa con la precisión de los indicadores.
3- Oportunidad: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar
que se aplique antes de que se efectúen errores, es indispensable
que los controles existan en tiempo y forma.
4- Desviaciones: Se presentan en relación con los planes deben ser
analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin de tomar
las medidas necesarias para evitarlas.
5- Costeabilidad: Debe justificar el costo que representa en tiempo y
dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
6- Excepción: El control debe aplicarse preferentemente a las
actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costo y
tiempo con la finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas.
7- Función controlada: El responsable de aplicar el control no debe
estar involucrado con la actividad a controlar.
5.2 Fases del proceso de control.
Fase 1
Establecer estándares: Se establecen los criterios de evaluación o
comparación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal
sale el producto. Implican 4 tipos de estándares:
1- Cantidad (Volumen de producción, cantidad de existencias,
materia prima, horas de trabajo).
2- Calidad (Calidad del producto, especificasiones).
3- Tiempo (Tiempos de producción, tiempo medio de elaboración).
4- Costos (Costos de producción, administración y ventas).
Fase 2
Evaluación del desempeño: Tiene como fin evaluar lo que se está
haciendo.
Fase 3
Comparación de desempeño: Compara el desempeño de las
funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para
verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al
desempeño esperado.
Fase 4
Acción correctivo: Busca corregir el desempeño para adecuarlo al
estándar esperado.

5.3 Tipos de control.

CONTROL PREVIO CONTROL DIRECTIVO

Asegura que las actividades Superviza el recorrido de
planeadas sean ejecutadas los procesos
con propiedad. organizacionales.

CONTROL CORRIENTE CONTROL POSTERIOR

Se lleva a cabo a lo largo Evalua el recorrido y saca
del proceso empresarial. conclusiones pertinentes.
5.4 Herramientas y técnicas de control.
El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo
que se conoce como el sistema de control de la empresa u
organización.
Estás técnicas son aplicadas con el propósito de evaluar el
desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso,
por departamento, por área y en general, a fin de establecer las
desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las acciones
correctivas necesarias.
Técnicas de control:

 Auditoria: De gestión o administrativa, interna, financiera,

contable, externa, legal, operativa, informática.
 Reportes e informes.
 Indicadores de gestión, productividad y desempeño.
 Contabilidad.
 Presupuestos.
 Diagramas.
 Modelos matemáticos.

Decisión para el uso de herramientas y técnicas de control:

- ¿Qué se va a medir?
- ¿Quién llevará a cabo la acción o proceso?
- ¿Con cuáles elementos de control se cuenta?
- ¿Existe un nivel de aceptación de errores?
- ¿A quién le interesa el posible reporte?
- ¿Qué se puede hacer a partir de obtener la información?
5.4.1 Sistemas de información gerencial.
Conjunto de sistemas y procedimientos que recopilan información de
una variedad de fuentes, la compilan y la presentan en un formato
legible.
Los administradores utilizan un sistema de información gerencial para
crear informes que les brindan una visión general exhaustiva de toda
la información que necesitan para tomar decisiones que van desde
minucias diarias hasta estrategias de nivel superior.
Los sistemas de información gerencial de hoy, dependen en gran
medida de la tecnología para compilar y presentar datos.
Un SIG puede proporcionar a los gerentes todo lo que necesitan para
tomar decisiones altamente informadas y realizar un análisis
exhaustivo de los problemas operativos.
En este sistema se puede ver los datos financieros, como los ingresos
y los gastos diarios y atribuirlos a departamentos o grupos específicos.

Tipos de sistemas de información gerencial.

 Sistema de procesamiento de transacciones: Utilizado para
recopilar, procesar y almacenar transacciones que ocurren en
las operaciones diarias de una empresa, también cancela o
modifica transacciones pasadas.

 Sistema de soporte: Ayuda a los tomadores de decisiones a

tomar las mejores decisiones al generar proyecciones
estadísticas a partir de datos analizados.

 Sistema de información gerencial: Estos sistemas hacen uso

de la tecnología de la información para ayudar a los gerentes a
garantizar un funcionamiento sin problemas y eficiente de la
organización.
5.4.2 Informes administrativos.
Un informe administrativo es un documento escrito que da a conocer o
describe el estatus en que se encuentra cualquier actividad, proyecto o
estudio de naturaleza administrativa, ya sea dentro del ámbito
gubernamental o empresarial.
Lo pueden elaborar ciertos funcionarios o jefes de departamento de
una compañía, y va dirigido a los directores de alto nivel, para lograr
mejoras en la gestión.
Partes de un informe administrativo:
 Portada:
Primer página, incluye título, fecha de elaboración y autor.
 Resumen:
Texto explicativo del documento.
 Índice del contenido:
Sirve para que el lector pueda manejarse claramente por todo el
contenido del informe.
Cuerpo principal:
 Introducción: Primer capítulo donde se constituyen sus
objetivos y alcance. Esta parte no debería tener una excesiva
extensión, para poder hojearla con facilidad.
 Nucleo: Inmforme extenso, capítulos con secciones.
 Conclusiones: Se completa la opinión del informe.
 Referencias o anexos.
Tipos de informes administrativos:
 Financieros: Muestra cuánto posee y cuánto debe la empresa
en un momento dado. Brinda una descripción general de cómo
se utilizó el dinero que se ganó o cuánto se pidió prestado para
cubrir las pérdidas.
 Marketing y ventas: Muestra las fortalezas, debilidades y
oportunidades relacionadas con las diferentes líneas de
productos y flujos de ingresos.
 Operaciones: Ayudan a ver dónde fluye el trabajo y dónde se
pueden mejorar ineficiencias.
5.4.3 Punto de equilibrio.
El punto de equilibrio es establecido a través de un cálculo que sirve
para definir el momento en que los ingresos de una empresa cubren
sus gastos fijos y variables, esto es, cuando logras vender lo mismo
que gastas, no ganas ni pierdes, has alcanzado el punto de equilibrio.
Calcular el punto de equilibrio es fundamental para las empresas
evaluar su rentabilidad, ya que de esta forma es posible saber cuánto
necesitan vender para generar lucro.
Principalmente para evaluar la rentabilidad de un negocio, es decir,
con el punto de equilibrio calculado tu empresa sabe cuánto necesita
vender para generar ganancias. Pero, calcular el punto de equilibrio
también funciona para confirmar si tu idea de negocio es buena o no,
en términos financieros.
¿Cómo calcular el punto de equilibrio?
Calcular el punto de equilibrio es simple y hay dos maneras de hacer
el cálculo: en unidades o en valor.
Punto de equilibrio en unidades:
PE = Costos Fijos / (Precio de Venta – Costo de venta)
Es decir, se divide el costo fijo por la diferencia entre el precio unitario
y el costo variable unitario. A la diferencia entre el precio de venta y el
costo variable unitario se le conoce como Margen de Contribución.
Ejemplo: El producto cuesta el valor de $ 50, mi costo variable unitario
es de $ 25 y mis costos fijos suman $ 12.500. Se hace el siguiente
cálculo:
Punto de Equilibrio = 12.500 / (50 – 25) = 500
El punto de equilibrio es 500, esto es, se deben vender 500 unidades
para obtener el punto de equilibrio.
Punto de equilibrio en valor:
PE = Costos Fijos / (1- Costo de venta / Precio de venta)
PE = 25000 / (1- 250/1250)
PE = 25000 / (1- 0.2)
PE = 25000 / 0.8
PE = $31.250
La fórmula anterior indica que para alcanzar el punto de equilibrio la
empresa deberá vender un monto de $31.250. Si multiplicamos 25
unidades por el precio de venta llegaremos al mismo número.

5.4.4 Estados financieros, auditorias y presupuestos.

Los estados financieros son informes y documentos con información
económica, de un individuo o entidad. Estos informes exponen la
situación económica en que se encuentra una empresa, como así
también sus variaciones y evoluciones que sufren durante un período
de tiempo determinado.
Estado de situación patrimonial o balance general.
Este es un informe de carácter financiero que pone en manifiesto la
situación económica de una entidad en un momento específico de su
vida.
Estados financieros:
- Activo: Conformado por los bienes económicos de una
empresa, documentos con fecha de obra y todo tipo de
erogaciones que le propinen un beneficio futuro a dicha
empresa.
- Pasivo: Toda deuda o compromiso que adquiere una empresa
para su propia financiación o para con terceros.
- Patrimonio neto: Recursos residuales del activo, luego de
deducir el pasivo. Activo - Pasivo = Patrimonio neto
La auditoría administrativa es una revisión completa de la estructura
organizacional de una empresa u organización de cualquier tipo, así
como de sus mecanismos de control, operación y sus recursos
humanos y materiales.
Principios:
Sentido de la evaluación.
Con este tipo de auditorías no se mide el potencial o la idoneidad de
los profesionales o trabajadores dentro de la organización.
Importancia de la verificación.
Una auditoría eficaz no sólo fundamenta sus conclusiones en la
información obtenida, sino que ofrece medios científicos para
interpretarla.
Pensar en términos administrativos.
El foco de los auditores ha de estar puesto siempre en el aspecto
administrativo de la empresa, y no en otras áreas supeditadas a la
gerencia administrativa.
Tipos de auditorias:

FUNCIONAL
Enfocada en el desempeñoy la idoneidad de los cargos
gerenciales y las dinámicas propuestas desde estos.

ANALITICA
Se centra en la comprensión de los procesos mismos que se
ponen en marcha dentro de la estructura de la empresa.
Presupuestos de gastos administrativos.
PRESUPESTO MAESTRO
Sirve para crear una imagen financiera integral, obtener datos globales
y anexar los valores netos totales en un solo documento.
PRESUPUESTO OPERACIONAL
Contempla las actividades relacionadas con la operación de la
empresa: producción, ventas y administración. Aquí deben estar los
precios de los productos, la mano de obra, el coste de los materiales,
los gastos de fabricación, el total de las ventas, los gastos financieros
entre otros.
PRESUPUESTO DE COMPRAS
Realiza la continuación del presupuesto de producción. Incluyen las
compras de egresos, insumos y servicios para poner en marcha la
producción.
PRESUPUESTO DE TESORERIA
Se refiere al crecimiento económico de las empresas, pues es aquel
que permite controlar y prever el dinero disponible de la empresa.
PRESUPUESTO DE MARKETING
Ayuda a organizaciones donar una cierta cantidad de dinero para crear
comunicación y marca.

5.4.5 Técnicas de control de calidad.

Las empresas que tienen la calidad como un valor y como una meta
son aquellas que están en constante mejora. Es decir, trabajan día a
día para conseguir que sus productos, servicios o procesos sean
mejores y aporten un mayor valor.
En definitiva, su desempeño está enfocado a conseguir los mejores
resultados tanto a nivel interno como externo.
 Preliminar: aún no se ha iniciado el proceso productivo.
 Concurrente: sucede cuando se está produciendo o
desarrollando el producto.
  Retroalimentación: centrado en los controles posteriores a la
producción y distribución.
Hoja de recopilación de datos
Podría ser un documento como Excel o Word donde los responsables
incluyan los datos clave para el control de calidad. Para que sean
realmente útiles, se deben establecer los parámetros que necesitamos
recoger, así como la frecuencia de recopilación.
Diagrama de Pareto
Se trata de una representación gráfica de los datos de frecuencias
ordenados de mayor a menor. Esto sirve para que la compañía pueda
identificar cuáles son las causas que más defectos producen. Es decir,
permite visualizar rápidamente aquellos aspectos más urgentes y
darles prioridad.
Diagrama de dispersión
Al igual que la anterior técnica de control de calidad, es una
representación gráfica. En este caso, se estudia la relación existente
entre dos variables.
Se utiliza en la fase concurrente para comprobar qué factores están
alterando la calidad. Las formas más comunes son:
 Correlación lineal positiva: una variable aumenta su valor y
esto hace que la otra también se incremente.
 Correlación lineal negativa: una variable aumenta su valor y
otra disminuye.
 De correlación no lineal: existe una relación entre las variables
analizadas en forma de curva.
 Sin correlación: no existe relación ni influencia entre las
variables de estudio.
Estatificación
Se trata de una técnica de control de calidad que ayuda la clasificación
sobre una característica concreta de calidad. Es decir, se ordena en
base a los diferentes operadores de forma individual, atendiendo a
criterios como: Tipo de defecto, fecha de producción, materiales,
causa, lote.
REFERENCIAS.
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