Valor Ganado Y La Curva S. Gestión de Múltiples Proyectos. Compartir Recursos Entre Proyectos

UNIDAD DE APRENDIZA JE 6
VALOR GANADO Y LA CURVA S.

GESTIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS.
COMPARTIR RECURSOS ENTRE
PROYECTOS
Método del valor ganado
La gestión del valor ganado o Earned Value Management (EVM) se
utiliza habitualmente en gestión de proyectos para medir el desempeño
de un proyecto. Nos permite entre otras cosas, comparar el total de
trabajo realizado hasta una fecha con el total de trabajo planificado para
esa fecha. Estos análisis de valor ganado nos permitirán evaluar el
estado del proyecto y si es necesario realizar ajustes.
Aplicando el método de Valor ganado se realizan una serie de pasos que
integra un análisis del alcance, el costo y el cronograma de un proyecto
con el fin de ayudar al equipo de dirección a evaluar el rendimiento del
mismo (rentabilidad del proyecto).
Elementos del valor ganado
• Costo Actual (AC) = Costo real de trabajo realizado.
• Valor Ganado (EV) = Suma de todos los costos del presupuesto del trabajo que se esté realizando hasta el
momento de realizar el análisis.
• Valor Planeado (PV) = Costos del presupuesto que tenemos para el proyecto.
• Varianza del Costo (CV) = Identifica la variación del costo que tiene cronograma al momento del análisis.
• Varianza del Cronograma (SV) = Indica si el cronograma está a tiempo o si tiene una varianza.
• Índice del desempeño del costo (CPI) = Permite realizar una medida del valor ganado del proyecto
comparado a los costos reales incurridos.
• Índice del desempeño del cronograma (SPI) = Es una medida real del cronograma del proyecto.
• Estimación a la terminación del proyecto (EAC) = Determina si el presupuesto inicial es suficiente para
completar el proyecto o si por el contrario se tiene que realizar una inversión o se tiene un ahorro al final.
Obtención de la curva S
• La curva de avance o curva “S”, representa en un proyecto el avance real
respecto al planificado en un periodo acumulado hasta la fecha. La curva
recibe el nombre de “S” por su forma: al principio del proyecto hay una
tendencia de costes acumulados crecientes, mientras que estos costes
acumulados decrecen hacia el final.
Obtención de la curva S
• La primera versión de la Curva S se crea a partir del cronograma vigente y el
presupuesto inicial. Posteriormente se puede actualizar conforme se crean las
nuevas versiones. El objetivo es detectar las desviaciones existentes y tomar
medidas para corregirlas. Esta curva indica que porcentaje de avance físico de
trabajo es más bajo al inicio y al final de la actividad. Este hecho se debe a que,
en el inicio del trabajo, se requiere tiempo para familiarizarse con la
documentación, necesidades del cliente y crear el ambiente motivacional sobre
el cuál se desarrollará el proyecto.
• La curva de la “S”, es la curva que muestra la línea base del desempeño
esperado del proyecto. Inicia sin gastos en el día inicial del proyecto,
concluyendo con el 100% del gasto en la fecha última del cronograma.
• Permite comparar el avance real vs el avance planificado, con el propósito de
establecer las desviaciones del proyecto y tomar acciones correctivas. Es el
punto de partida de la técnica de valor ganado.
Proyectos y subproyectos
Los proyectos por más simples que puedan ser se pueden escapar de las manos
rápidamente. Sin darnos cuenta, un simple proyecto de construcción se puede
convertir en un collage de proyectos más pequeños, como diseño, excavación,
cimientos y marketing. Es posible tener un mayor control sobre un proyecto si se
crea proyectos más pequeños en Microsoft Project y se les vincula en un único
archivo de Project para mostrar dónde encajan en el proyecto principal.
El Proyecto principal es un proyecto que contiene otros proyectos (que se
denominan subproyectos). Los subproyectos se utilizan como un medio de dividir
proyectos complejos en partes más fáciles de manejar. Los subproyectos pueden
conservar los vínculos con sus proyectos originales, de modo que todos los
cambios que se realicen en los proyectos insertados en el archivo consolidado se
reflejarán en el archivo de origen.
Insertar subproyectos en un proyecto principal
Mediante la consolidación
de archivos relacionados en
un proyecto principal puede
organizar y administrar de
forma más eficiente
proyectos complejos o varios
proyectos relacionados.
Por ejemplo, asumiendo
fechas de inicio del proyecto
el día 03/02/2020,
calendario estándar y con
dependencias de tipo FC,
elabora los siguientes 3
proyectos:
Consolidar proyectos
Para consolidarlo en un proyecto al que llamaremos TOTAL, se siguen los siguientes pasos.
1. En un proyecto en blanco, definir el calendario laboral y fecha de inicio del proyecto.
2. En la ficha Proyectos, grupo Insertar, clic en el botón Subproyecto.
3. Seleccione los proyectos que se desee

añadir.
4. Clic en el botón Insertar.
Hay que tener cuidado y verificar el orden
en que aparecen los subproyectos, de no
estar en el orden correcto, mover la fila al
lugar correspondiente.
5. Una vez insertados en el proyecto de consolidación, cada uno de los proyectos puede ser tratado como
si fuera una subtarea y se puede Establecer dependencias entre los proyectos. Por ejemplo, una
dependencia de tipo FC, seleccionamos los 3 subproyectos y damos clic en el botón Vincular las tareas
seleccionadas, así tenemos:
Desplegando las tareas de cada

subproyecto tenemos:
6. Establecer dependencias entre las tareas de los subproyectos diferentes, etc. Por ejemplo, activando
Tarea de resumen del proyecto, anulando las dependencias entre los subproyectos y estableciendo
dependencias del tipo FC entre las tareas T5 y A1; luego, entre las tareas A4 y X1, tendríamos:
Las tareas entre los subproyectos se

vinculan creando dependencias con
notaciones que marcan la ruta de los
subproyectos donde las tareas se
vinculan…
Compartir recursos usando un archivo de recursos
Si trabaja en un entorno en el cual varios administradores de proyectos usan el
mismo grupo de recursos en múltiples proyectos, un archivo de recursos es muy
útil.
Un archivo de recursos es mucho más de lo que su nombre implica: es conjunto
de recursos que están disponibles para cualquier proyecto. Cuando se usa un
archivo de recursos en Project, puede abrir y ver las asignaciones de recursos en
todos los proyectos.
Para usar un archivo de recursos, se necesita un archivo de proyecto que
contenga todos los recursos disponibles que va a compartir. Para ser efectivo, se
sugiere que se incluya todos los recursos disponibles en este archivo de recursos,
aun cuando solo use algunos de los recursos del archivo de recursos.
Compartir recursos
Si se va a usar el archivo de recursos, no indique ninguno en su proyecto, al contrario, conecte
su proyecto al archivo que contiene los recursos compartidos siguiendo los siguientes pasos:
1. Cree un nuevo proyecto para utilizarlo como archivo de recursos (o como en ingles de
denomina resource pool file). Por ejemplo, Archivo de recursos.mpp.
2. Añada los siguientes recursos al proyecto de recursos y es necesario mantenerlo abierto.
Compartir recursos
3. Abra el proyecto que compartirá recursos (el proyecto que contendrá las tareas más no recursos
denominado también proyecto compartidor). En este caso, se utiliza el archivo P1.mpp.
4. En la ficha Recurso y en el grupo Asignaciones haga un clic en Grupo de recursos y un clic más
en Recursos compartidos, Project muestra la ventana Compartir recursos, así tenemos:
5. En el cuadro
Compartir recursos,
haga clic en la opción
Usar recursos y clic
en el botón Aceptar.
Abriendo un proyecto
Una vez implementado los proyectos con los recursos asignados, éstos se pueden guardar
y cerrar como de costumbre. Sin embargo, en la siguiente oportunidad de abrir los
proyectos (por ejemplo, el proyecto P1.mpp) que utilizan un mismo archivo de recursos,
Project muestra el siguiente cuadro de diálogo:
Cuando se elige la primera opción, Project abre su archivo y también el archivo de recursos, pero el
archivo de recursos se abre como de solo lectura. El mensaje “[Solo Lectura]” aparece junto al nombre del
archivo de recurso indicando que no se podrán hacer cambios en dicho archivo y grabarlos, ya que el
archivo podría estar siendo usado por otros usuarios a la vez.
Abriendo el archivo de recursos
Cuando se abre en forma independiente el archivo de recursos observará que aparece el
siguiente cuadro solicitando que elija 1 de las 3 opciones:
La primera opción hace que Project abra el archivo de recursos para
que pueda actualizarlo con los cambios hechos a su proyecto y las
otras personas lo puedan utilizar a la vez.
Si olvido actualizar el archivo de recursos después de hacer cambios
en su proyecto que afecten la información del archivo de recursos,
Project muestra un mensaje solicitando que actualice el archivo de
recursos, al Aceptar, Project actualiza el archivo de recursos por Ud.
La segunda opción se puede utilizar cuando se desea actualizar costos
o disponibilidad de la información. Otros usuarios no podrán
actualizar el archivo de recursos con nueva información. Si Project le
pregunta para guardar cualquier archivo que comparte el archivo de
recursos, guárdelos.
La tercera opción hace que Project abre el archivo de recursos y crea
un proyecto consolidado que incluye todos los archivos que están
compartiendo el archivo de recursos.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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3. Seleccione los proyectos que se desee

Desplegando las tareas de cada

Las tareas entre los subproyectos se

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