1 Fundamentos Legales

ADMINISTRACION Y CALCULO DE LA NOMINA
UNIDAD 1
FUNDAMENTOS LEGALES PARA LA ELABORACION DE NOMINAS
De acuerdo con el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española, la palabra nómina

proviene del latín nomina, que es el plural de nomen, el cual significa nombre.
Asimismo, dicho diccionario señala la acepción actual de nómina, de la manera siguiente:
1. Lista o catálogo de nombres de personas o cosas.

2. Relación nominal de los individuos que en una oficina pública o particular han de percibir
haberes y justificar con su firma haberlos recibido.
En este sentido la nómina puede definirse como el conjunto de percepciones (haberes) a favor de
los trabajadores (individuos) y a cargo de un patrón (oficina pública o particular) que se deriva de
su relación de trabajo.
Dentro de las organizaciones, la nómina representa una de las erogaciones más importantes, dado
su elevado costo monetario, tanto directo (sueldo salarios y prestaciones) como indirecto
(impuestos y otras contribuciones), así como por el diverso número de conceptos que la integran.
Por lo tanto es muy importante que la administración de la empresa mantenga un grado alto de
control sobre la nómina.
Debemos atender en cuestión del control de nóminas la jerarquía de las Leyes en nuestro país por
lo tanto vamos a recordar un poco cuales son aplicables a esta materia.
También es importante destacar que además debemos cuidar tres aspectos y no siempre van a
estar alineados entre sí, estos aspectos son: Legal-Contable-Laboral.
CONSTITUCION
Art. 123 es la base Constitucional que rige el trabajo. Es importante destacar que en 2012 se
hicieron reformas constitucionales en materia laboral las cuales fueron publicadas el 30 de
noviembre de 2012 con entrada en vigor a partir del 1 de diciembre de 2012.
LEY FEDERAL DEL TRABAJO
La Ley Federal del Trabajo es el ordenamiento perse que rige las relaciones de trabajo, se divide en
dos apartados, el apartado A rige las relaciones e3ntre particulares, y el Apartado B rige las
relaciones de trabajo entre el estado y sus trabajadores.
Entre los postulados principales de este ordenamiento tenemos que las disposiciones contenidas
en la Ley, son las mínimas establecidas para ser otorgadas al trabajador, no hay impedimento para
que sean superiores las prestaciones.
Son de observancia general en el país, no debe haber discriminación por sexo, raza, religión, etc.,
No se puede impedir que se dediquen al trabajo que les guste o acomode mientras sea lícito.
Establece que los derechos son irrenunciables, y por lo tanto será nulo de todo derecho si existiere
cláusula de esa manera.
En la plataforma están publicados los enlaces a los documentos completos para que realices la
consulta de sus contenidos.
Si bien la Ley Federal de Trabajo establece las condiciones mínimas en las que se debe prestar un
servicio personal subordinado, existen otras legislaciones en las cuales se debe fijar el patrón para
no caer en infracciones y por ende en sanciones que ponga el Estado al no cumplirlas.
LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA (ISR)
La Constitución establece la obligación de todas las personas a contribuir al gasto público, y asi
como las empresas (personas morales) contribuyen por lo que respecta a sus ganancias, las
personas físicas que prestan un servicio personal subordinado (asalariados) deben contribuir al
gasto público a través del pago de impuestos cuyo monto se establecerá de acuerdo con las
disposiciones contenidas en la Ley del Impuesto sobre la Renta.
En esta disposición utilizaremos mucho los términos exento y gravado, donde exento significa que
ese pago o prestación no se sumará a los ingresos gravables y por tanto no causará impuestos. Y
gravado significa que este monto o prestación se sumará a los ingresos y causará impuestos.
LEY DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL
Esta Ley establece la manera en que está constituido este Instituto, el cual brinda la seguridad
social a la mayoría de la población asegurada en este país.
No es el único sistema de seguridad social, sin embargo, es el más grande.
Las cuotas y aportaciones son tripartitas es decir se conforman por el Estado, el patrón y el
trabajador y en la Ley del IMSS y sus reglamentos se establecen las normas para esta contribución.
LEY DEL INFONAVIT
Esta legislación establece las disposiciones aplicables para el manejo, contribución y operación del
Instituto cuyo objetivo es el de proporcionar a los trabajadores una vivienda digna y económica, y
de esta manera dar cumplimiento al mandato constitucional.
LEY DEL SAR
Una vez que durante la gestión del presidente Salinas de Gortari se estableció la obligación
patronal de contribuir a un fondo para cuando los trabajadores se retirasen, se creó el Sistema de
Ahorro para el retiro, y a través de todos estos años se ha ido modificando su administración , por
lo que hoy nos encontramos en un sistema de AFORES, administradoras de fondos para el retiro,
los cuales están especializados en administrar esos fondos que están en las cuentas individuales de
los trabajadores, y las cuales se van incrementando de acuerdo a las semanas cotizadas.
LEY DEL IMPUESTO SOBRE EROGACIONES Y REMUNERACIONES AL TRABAJO PERSONAL
El Impuesto Sobre Nóminas o ISN es un impuesto estatal que grava la realización de pagos de
dinero por concepto de remuneraciones al trabajo personal en relación de dependencia. Los
sueldos y salarios; dinero pagado por tiempo extraordinario, bonos, primas de antigüedad,
comisiones, ayudas, son considerados remuneración para este impuesto.
Este impuesto alcanza y obliga a las personas físicas o morales que, en su carácter de patrones,
realicen pagos por remuneración a sus trabajadores.
CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS RECURSOS HUMANOS
Es importante mencionar que el departamento de recursos humanos deberá llevar un control

administrativo del personal contratado, de acuerdo con las necesidades de cada empresa.
Dentro de dichos controles se deberá tener:
a) Expediente
Se integrará con todos aquellos documentos que formen el historial del trabajador en la
empresa, mismo que estará compuesto por los siguientes documentos:
1. Solicitud de empleo.
2. Copia del contrato de trabajo.
3. Avisos de alta al IMSS, al RFC, al sindicato etc.
4. Aumentos de sueldo.
5. Calificación de méritos.
6. Castigos, incapacidades etc.
Es recomendable que, a fin de no olvidar detalles de la contratación, se cuente con

una lista de verificación de todos ellos, con el objeto de que el expediente se
encuentre completo.
b) Hoja de servicios
El objetivo que se busca es que una hoja se pueda incluir, en forma resumida y clara, los
datos más importantes acerca del trabajador, tales como:
1. Número asignado al trabajador y su nombre completo

2. Fecha de ingreso a la empresa
3. Número de contratos celebrados con la empresa, la fecha de cada uno de ellos, la
duración de estos y las observaciones formuladas por sus superiores al término del
contrato.
4. Lugar y fecha de nacimiento
5. Estado civil.
6. Nombre del cónyuge
7. Numero de afiliación al IMSS y clínica de adscripción.
8. RFC
9. Numero de cartilla
10. Numero de licencia.
11. Fianza, en los casos que proceda
12. Hoja del examen médico
13. Foto y firma
14. Domicilio
15. Nombre, domicilio y número de teléfono de la persona a la que se avisará en caso de
accidente.
16. Escolaridad, grado máximo de estudios, idiomas que domine y cursos tomados.
17. Antecedentes de trabajo, incluir las fechas de cada trabajo, la empresa en que se
prestó el servicio, el puesto, el sueldo y la causa de separación, además se anotarán
las promociones y ascensos que haya logrado.
18. Promociones y transferencias: fecha de ingreso, departamento y puesto al que haya
sido asignado y categoría que le corresponda.
19. Calificaciones de méritos
20. Control de asistencia. - Se anotarán totales anuales de los días trabajados, vacaciones,
faltas injustificadas, enfermedades generales, riesgos profesionales, permisos con o
sin goce de sueldo, castigos y retardos. Vale la pena señalar que estos datos son
importantes para tener un historial del cumplimiento del empleado, así como para
determinar prestaciones como el reparto de utilidades, y en su caso para justificar el
pago de primas por enfermedades y riesgos profesionales y permisos ante el IMSS.
21. Capacitación y desarrollo.
22. Separación de la empresa: fecha y causa de la misma.

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Asimismo, dicho diccionario señala la acepción actual de nómina, de la manera siguiente:

1. Lista o catálogo de nombres de personas o cosas.

LEY FEDERAL DEL TRABAJO

LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA (ISR)

LEY DEL INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL

No es el único sistema de seguridad social, sin embargo, es el más grande.

LEY DEL INFONAVIT

LEY DEL SAR

LEY DEL IMPUESTO SOBRE EROGACIONES Y REMUNERACIONES AL TRABAJO PERSONAL

CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS RECURSOS HUMANOS

Es importante mencionar que el departamento de recursos humanos deberá llevar un control

Dentro de dichos controles se deberá tener:

Es recomendable que, a fin de no olvidar detalles de la contratación, se cuente con

1. Número asignado al trabajador y su nombre completo

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