UNIDAD 3

PLANIL LA DE CÁLCULOS EXCEL PARA WINDOWS

Celia Molinas
Licenciada en Sistemas

Central Corrientes:
Junín 2315 Tel: (03783) 427434
Filial Posadas:
Salta 1484 Tel: (03752) 425443
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 P l a n il la d e C á lc u l o s E x c e l p a r a Wi n d o w s

TEM AS

¿ Que es Excel ?
Los libros de cuentas de Excel
Operaciones sobre las Celdas
Menús y Barras de Herramientas
Introducción a las Fórmulas y Funciones
Filtros
Ordenación
Imprimir Planillas
Insertar Gráficos

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 ¿ Que es Excel ?

Excel es un programa que permite trabajar con hojas o planillas de cálculo. Su principal
función es realizar operaciones matemáticas, pero también la de computar complejas
interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además,
permite colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes.

Los principales elementos de trabajo son:

• Fila: es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

• Título de fila: está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números, que
en el caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65.536.

• Columna: es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

• Título de columna: está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que
en el caso de Excel 97 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA,
AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.

• Celda: es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los

gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra
mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la
celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. Se puede
realizar operaciones, analizar y representar gráficamente los datos que se almacenan
en las celdas.

• Rango: los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de
cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de
una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la
esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4,
D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 se puede ver la
representación del rango de ejemplo.

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Pantalla Inicial de Excel

La ventana inicial de Excel tiene la siguiente apariencia:

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 En Excel, al igual que en Word, existen las Barras de Menú, de Herramientas, de
Desplazamiento, de Estado, más algunas nuevas, como la de Fórmula, Rótulos de Filas y
Columnas, Solapas de Hojas y Botones de Desplazamiento.

La Barra de Fórmulas aparece a continuación de las barras de Herramientas y tiene las

siguientes partes:
• Cuadro de Nombres: que presenta la referencia o el nombre de la celda activa
(aquella en que está posicionado el cursor).
• Flecha hacia abajo: que al presionarla despliega la lista de nombres definidos para el
libro de trabajo activo.
• Área de Entrada: que muestra el contenido de la celda en el momento de escribirlo o
ya ingresado.

Las Solapas de Hojas aparecen a la Izquierda de la Barra de Desplazamiento Horizontal, y

corresponden a los nombres de las hojas del libro de cálculo, ya sea los estándares o aquellos
con que el Usuario las ha nombrado.
Más a la izquierda aparecen los botones que permiten desplazarse a la primera Hoja de
Cálculo, a la anterior de la Hoja de Cálculo activa, a la siguiente y a la final.

Sele cció n de los e le me ntos de una pla nilla de cá lculos

Para seleccionar una celda, simplemente se hace un click sobre ella.

Para seleccionar una fila completa, se hace un click sobre el título de la fila, mientras que
para seleccionar una columna completa, se hace un click sobre el título de la columna.
Por último, para seleccionar un rango se utiliza el llamado método del drag and drop: se
presiona el botón primario del mouse en la casilla de inicio de la selección (una esquina), y
con éste presionado se desplaza o arrastra el mouse hasta que llegue a la esquina opuesta del
rango que se quiere seleccionar.

D esplaz amie nto en el documento activo utiliza ndo e l mouse

Tecla Función
Ayudan a mover una celda a la vez en la dirección que ind ica la
Flechas
flecha
Page Up Ayudan a moverse hacia arriba, una pantalla a la vez
Page Down Ayudan a moverse hacia abajo una pantalla a la vez
Home Ayudan a moverse hacia la celda A de la fila activa
CTRL + Home Ayudan a moverse a la celda A1
CTRL + End Ayudan a moverse a la celda final (derecha)
CTRL + Page Up Ayudan navegar de página a página en manera ascendente
CTRL + Page Down Ayudan a navegar de página a página en forma descendente
Inicio Ir hasta el comienzo de una fila

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Copia r D a tos

Para copiar se debe seguir la siguiente lógica: primero indicar cuál es la fuente, es decir,
lo que se va a copiar. Para esto debe seleccionar lo que se va a copiar. Luego indicar el
destino, donde se va a copiar.
Para hacerlo, primero se debe copiar el objeto o dato al portapapeles. Para ello se utiliza
la opción “Copiar” del menú Edición, presionando Ctrl+C o bien presionando el botón Copiar
( ) que se aloja en la barra de herramientas Estándar.

Cortar D atos

Si se desea copiar un objeto o dato al portapapeles pero eliminarlo de la hoja actual, se

debe presionar Ctrl+X, presionar el botón Cortar ( ) de la barra de herramientas Estándar
o elegir la opción “Cortar” del menú Edición.

Pegar D atos

Después de copiar o cortar un dato o elemento, el mismo queda almacenado en el

portapapeles con la posibilidad de poder ubicar su contenido en cualquier parte del libro
activo y la cantidad de veces necesarias sin necesidad de volver a copiar o cortar el mismo
elemento o dato. En ese momento, para pegar se utiliza la opción “Pegar” del menú Edición,
presionando Ctrl+V ( ) o presionando el botón Pegar de la barra de herramientas
Estándar.

D esha ce r

Cuando se realiza una operación o se ejecuta algún comando existe la posibilidad de

deshacer la acción realizada. Para ello se utiliza la opción Deshacer del menú Edición.
Para deshacer más rápidamente la última acción, se puede presionar Ctrl+Z o bien

clickear el botón Deshacer ( ) de la barra de herramientas Estándar. Este botón posee a

su derecha una flecha. Si se presiona dicha flecha se despliega un menú que contiene todas
las acciones realizadas desde el momento de abrir el libro actual (las más recientes primero).
Al seleccionar con el mouse las acciones a deshacer, se pueden deshacer varias a la vez.

Rehacer

Si se ha deshecho una acción tambi én existe la posibilidad de rehacerla. Para ello se

utiliza la opción Rehacer del menú Edición.
Para rehacer más rápidamente la última acción deshecha, se presiona Ctrl+Y o se emplea
el botón Rehacer ( ) de la barra de herramientas Estándar. Este botón también posee una

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flecha a su derecha. Al presionarla se despliega el menú que contiene todas las operaciones
deshechas. Seleccionando las acciones a rehacer, se pueden rehacer varias acciones de una
sola vez.

Lo s Li b ro s d e C u e n t a s d e E x ce l

Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft

Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan
presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros. Un
libro de trabajo corresponde al archivo que contiene una o más hojas de cálculo.
Cada uno de estos libros se compone de una serie de planillas donde se encuentra
albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la
información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan hojas.
Para seleccionar una hoja, es decir, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer
simplemente un click sobre la solapa de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la
pantalla. En el ejemplo las solapas son Curso, Aplicación, Negocio.

Cómo ve r las propie da de s de l libro actua l

Se utiliza la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo
que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.

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Cómo crea r un nuevo libro

Para crearlo, se debe entrar con un click al menú Archivo y luego hacer clic en la opción
Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo que tiene dos solapas: General y Soluciones hoja de
cálculos. Simplemente se selecciona la opción Libro de la solapa General y se presiona el
botón Aceptar. Para no pasar por este cuadro de diálogo, se puede hacer un click en el botón
Nuevo de la barra de herramientas Estándar, o bien presionar Ctrl+U.

Cómo abrir un libro de Excel

Carpeta que contiene al archivo

Botón de abrir
Nombre del Botón de
archivo a abrir cancelar
Tipo de archivo

Se debe desplegar el menú Archivo y luego hacer un click sobre la opción Abrir, o bien
presionar el botón Abrir de la barra de herramientas Estándar. De cualquier forma aparecerá
una caja de diálogo denominada Abrir. La misma se divide en varias partes. La primera,
Buscar en, descuelga una lista desplegable en la cual se puede seleccionar la carpeta que
contiene el archivo que se quiere abrir. La segunda, contiene varios íconos útiles, como ser
Subir un nivel, Buscar en, Buscar en el Web, Eliminar, Crear nueva carpeta, Vistas,
Herramientas. La parte central del cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar el archivo a
abrir, y también para entrar a las carpetas. Los botones Aceptar (abre el archivo) y Cancelar

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(cierra la caja de diálogo y cancela la apertura del archivo). La parte inferior de la caja de
diálogo donde figuran las listas desplegables que permiten especificar el nombre y el tipo de
archivo.

Cómo ce rrar un libro

Simplemente se debe seleccionar la opción Cerrar ubicada en el menú Archivo o el botón

x, ubicado en la esquina superior derecha.

Cómo guarda r un libro

Si el archivo ya tiene un nombre y se desea reemplazarlo, se selecciona la opción Guardar

del menú Archivo, o bien haciendo un click sobre el botón Guardar de la barra de
herramientas Estándar. Si el libro no tiene nombre o no desea sobrescribir el libro existente, se
puede emplear la opción Guardar como del menú Archivo, la cual presenta una caja de diálogo
llamada Guardar como.

Mucho má s que una pla nilla de cá lculos

Excel además de funcionar como una típica planilla de cálculos deja insertar otros
objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones,

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páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la
planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.
Excel es muy relacionable con Access, o sea, con las bases de datos creadas con éste
programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos
conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo
de información –por ejemplo, nombres de personas-, y en un registro se guarda la
información relacionada a esa persona (apellido, nombre, edad, etc.), es decir, el registro hace
referencia al conjunto de campos.

O p e r a c io n e s so b r e la s C e ld a s

Para modificar el contenido de una celda, sólo es necesario ubicarse sobre ella y escribir
su nuevo valor; para borrar la celda señalada por el cursor alcanza con oprimir la tecla
“Delete”. Para hacer operaciones sobre un conjunto de celdas hay que seleccionar primero un
rango; esto se logra moviendo el mouse sin dejar de oprimir el botón izquierdo, hasta cubrir
las celdas que se quieren seleccionar. Una vez hecho esto se debe elegir alguna de las
opciones del menú “Edición”, entre las que se encuentran “Cortar”, “Copiar” y “Pegar”. Si se
elige “Cortar”, el rango seleccionado desaparecerá de la planilla, y se almacenará en el
portapapeles de Windows. La opción “Pegar” se utiliza para depositar las celdas contenidas
en el portapapeles nuevamente en la planilla, basta con ubicar el cursor en la celda de
destino y seleccionar “Pegar”. Con “Copiar” también se almacena el contenido de las celdas
en el portapapeles, pero sin borrarlas de la planilla.

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Forma tos de las Celda s

Excel cuenta con muchas opciones para modificar el formato de las celdas y así adecuar
el aspecto de la planilla a cada necesidad. Para modificar el ancho y el alto de las celdas, se
debe ubicar el puntero del mouse sobre la línea que divide a las etiquetas de las filas y las
columnas. El puntero se transforma en una línea con dos flechas opuestas: esto significa que
manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y moviendo (lateral o verticalmente),
cambia el tamaño de dicha fila o columna.
Para modificar el estilo y tipografía de las celdas, es necesario seleccionar el rango a
modificar y hacer un click sobre los botones correspondientes en la barra de herramientas, de
izquierda a derecha: tipografía, tamaño, negrita, itálica, subrayada, alinear a la izquierda,
centrar y alinear a la derecha. La opción “Celdas” ( ) del menú “Formato” es mucho más
amplia y permite -entre otras cosas- definir el formato de los números contenidos en el rango
de celdas.
Si se tiene, por ejemplo, una fila con valores que corresponden a importes, se debe
seleccionar dichas celdas y elegir, dentro de la lengüeta “Número” la opción “Moneda” ;
después de hacer click en “Aceptar”.

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 Me n ú s y B a r r a s d e H e r r a mi e n t a s

Los menús y barras de herramientas permiten dar instrucciones a Microsoft Excel sobre
lo que se desea hacer.
Un menú muestra una lista de comandos. Al lado de algunos de ellos aparece una
imagen a la que se puede asociar el comando fácilmente. La mayoría de los menús están
situados en la barra de menús, que normalmente se encuentra en la parte superior de la
pantalla.
Una barra de herramientas puede contener botones con imágenes (la misma imagen que
se ve al lado del comando de menú), menús o una combinación de ambos. Excel incluye
numerosas barras de herramientas integradas que se pueden mostrar y ocultar, según sea
necesario. De manera predeterminada, las barras de herramientas integradas Estándar y
Formato están acopladas una al lado de la otra debajo del menú.
En Excel existen dos barras más pero que no son barras de herramientas: son la Barra de
estado y la Barra de fórmulas.
La barra de estado muestra información acerca de la tarea que se está realizando o que se
debe realizar. Se puede hacer visible o invisible mediante la opción Barra de estado que se
encuentra en el menú Ver.

La barra de fórmulas es el lugar donde se debe escribir el texto o introducir fórmulas y

funciones. Se activa o desactiva desde el menú Ver, opción Barra de fórmulas.

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G uía de la s Barra s de H erramientas Está nda r y Forma to

Crea un nuevo Abre un libro Guarda el libro activo

libro existente

Muestra la Aplica el color

Imprime el
presentación seleccionado al texto
libro activo
preliminar resaltado

Corta
Copia contenido de
contenido de Pega contenido de
celdas
celdas celdas seleccionadas
seleccionadas
seleccionadas

Deshace la Rehace la última Aplica la negrita al

última acción acción texto seleccionado

Aplica la
cursiva al Subraya el texto Pega la función
texto seleccionado seleccionada
seleccionado

Alinea los
Alinea los párrafos a
párrafos a la Centra los párrafos
la derecha
izquierda

Realiza la
Combina y centra el
sumatoria del Inicia el asistente
contenido de las
rango para gráficos
celdas
especificado

Inserta un Activa el corrector Copia el formato del

comentario ortográfico texto seleccionado

Aumenta la Disminuye la Establece el porcentaje

sangría sangría de zoom

Inserta el Inserta el estilo Inserta el estilo

estilo euro moneda porcentual

Disminuye Define el color de

Aumenta decimales
decimales relleno de la celda

Orden Muestra la barra de

Orden descendente
ascendente dibujo

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 I n t r o d u c c i ó n a la s F ó r m u la s y F u n c io n e s

La capacidad de realizar operaciones de cálculo entre celdas es lo que convierte a la

planilla en una herramienta muy poderosa.
Excel permite operar con fórmulas los datos ingresados en una hoja de cálculo. Estas
fórmulas pueden hacer referencias a otras celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas que
están en otras hojas de cálculo del mismo libro de trabajo o a celdas de otros libros.
Cada fórmula tiene su propia sint axis, la cual se debe respetar. Esta sintaxis indica que
una fórmula incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse
(argumentos) y los operadores del cálculo.
Para introducir una fórmula en una celda se debe pulsar en la celda donde se desea
insertar la fórmula, introducir dicha fórmula y pulsar enter.
El uso de fórmulas Excel permite analizar los datos usando aritmética, comparaciones,
etc. Para escribir fórmulas se necesitan operadores.
En las formulas pueden utilizarse los operadores matemáticos más comunes: “+”
(suma), “-“ (resta), “*” (multiplicación), “/” (división), “%” (porcentaje), “^”
(exponenciación), “=” (igual), “> ” (mayor que), “<”(menor que), “>=”(mayor o igual que),
“<=”(menor o igual que) y “<>”(no es igual a).
Por ejemplo, la fórmula “=(2^8-128)*44/11” devuelve el resultado, 512, en la celda en la
que fue ingresada.
Para realizar operaciones más complejas se utilizan las funciones; un ejemplo: la fórmula
“=RAIZ(B3)” utiliza la función “RAIZ” para calcular la raíz cuadrada del número contenido
en B3.
Algunas funciones toman como parámetro a un rango de celdas; una de las funciones
más comunes de este tipo es “SUMA”, que lo que hace justamente es calcular la sumatoria de
los valores contenidos en un determinado rango (por ejemplo: “=SUMA(B3:B10)”).
Otras funciones incorporan un argumento lógico que se utiliza para evaluar un rango de
celdas y devolver un resultado en consecuencia. La más elemental de estas funciones es
“CONTAR.SI”, que cuenta la cantidad de celdas dentro de un rango que cumplen con
determinado criterio. Como ejemplo, se puede contar en la lista de precios la cantidad de
ítems que tienen un importe superior a cierta cantidad : ‘=CONTAR.SI(B3 :B8 ;”>50”)’.

Refere ncia s

Es importante usar referencias en vez de los números actuales en las fórmulas por que
esto permite alterar los datos (números) mientras se preservan los cálculos. Cuando se copia
una fórmula y la se pega en otra celda, Excel no copia el valor o resultado sino que copia la
referencia relativa de ésta.
Excel tiene un “wizard” que automatiza el proceso de crear fórmulas.

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 Para usarlo se debe utilizar la opción Función ( ) del menú Insertar. Aparecerá
entonces una ventana como la siguiente:

En esta ventana se pueden observar las funciones disponibles clasificadas según la

categoría, además de una breve descripción de su función. Se podrá seleccionar la función
requerida y luego presionar el botón Aceptar.

F i lt r o s

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de
datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se
especifica para una columna. Los filtros se encuentran en el menú Datos.
Existen dos comandos para aplicar filtros a las listas:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.

• Filtro avanzado, para criterios más complejos .

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta

temporalmente las filas que no se desea mostrar.
Cuando se filtran filas, se puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.

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 Cuando se utiliza el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha
de los rótulos de columna de la lista filtrada.

U so de las flecha s de Autofiltro

Haciendo clic en una de las flechas de Autofiltro se muestra una lista de todos los
elementos visibles y únicos de la columna, incluidos los espacios en blanco y los que no están
en blanco. Si se selecciona un elemento de una lista de una columna específica, se puede
ocultar instantáneamente todas las filas que no contengan el valor seleccionado.
El siguiente ejemplo está filtrado para mostrar únicamente las filas de los artículos de
cantidad 100.

Mostrar un subconjunto de fila s e n una lista me diante filtros

Sólo se puede aplicar filtros a una lista de una hoja de cálculo a la vez.
Primeramente se debe hacer clic en la celda de la lista que se desea filtrar. Luego
seleccionar Filtro del menú Datps y hacer clic Autofiltro.
Para presentar sólo las filas que contienen un valor específico, se debe hacer clic en la
flecha de la columna que contiene los datos que se desea presentar. Hacer clic en el valor
correspondiente.

Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar operadores de
comparación distintos a Es igual a, se debe hacer clic en la flecha de la columna y después en
Personalizar.

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 Aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

En Descripción se debe seleccionar el tipo de comparación a realizar y en el cuadro

siguiente especificar el dato sobre el cual se realizará la comparación.
Para presentar las filas que cumplen dos condiciones, se debe introducir el operador de
comparación y el valor que se desea y hacer clic en el botón Y. En las casillas del segundo
operador y el segundo valor, seleccionar las opciones que se requieran.
Para presentar las filas que cumplen una u otra condición, se debe introducir el operador
de comparación y el valor que se desea y hacer clic en el botón O. En las casillas del segundo
operador y el segundo valor, introducir las opciones correspondientes.

O r de na c ió n

Orden es la forma de organizar los datos según los valores o los tipos de datos. Los datos
pueden ordenarse por orden alfabético, num érico o por fecha y podrá ser un orden
ascendente o descendente.

O rdenar fila s e n orden a scende nte e n función del contenido de una columna

Si previamente se ha ordenado una lista en la misma hoja de cálculo, Excel utilizará las
mismas opciones de ordenación a menos que se cambien.
Primero es necesario hacer clic en una celda de la columna que se desea ordenar. Luego,
hacer clic en la opción Ordenar del menú Datos o bien, en el botón correspondiente de la
barra de herramientas de acuerdo al orden que se desea dar, ascendente ( ) descendente (

).
Al seleccionar la opción Ordenar del menú Datos aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo. El mismo permite especificar más de un criterio de ordenación.

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 I m p r im i r P l a n il la s

Normalmente las hojas de cálculo se imprimen, ya sea para acompañar informes o como
documentos de trabajo inmediato. Para imprimir sin cuadrícula se debe seleccionar, del
menú Archivo, la opción “Configurar Página”.

V ista prelimina r

La vista preliminar es una herramienta que permite visualizar la hoja antes de

imprimirla. Permite, además, ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de
página, el formato completo de la hoja.

Para ir a vista preliminar, se debe seleccionar el menú Archivo y elegir la opción Vista
preliminar, o bien presionar el botón , de la barra de herramientas.

Aparece el siguiente cuadro de diálogo:

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 En el centro de la ventana aparece una página de la hoja de cálculo activa. Se puede
observar como en la parte inferior de la ventana informa el número de página activa y el
total páginas del libro.
En caso de tener más de una página, se puede cambiar la página a visualizar utilizando
los botones para ir a la página anterior ( ) y siguiente ( ). También se puede
pulsar la tecla Re Pág del teclado. para ir a la página siguiente o pulsar la tecla Av Pág del
teclado. Si la hoja sólo tiene 1 página éstos botones están desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en
una lupa, de tal forma que se puede ampliar o reducir cualquier zona de la página.
Al situarse sobre cualquier parte de la página y hacer un clic, se ampliará esa parte de la
página. Si se vuelve a hacer un clic se volverá a visualizar la página entera. Esto se puede
hacer presionando el botón de zoom ( ).
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, se debe hacer un clic sobre
el botón “Configurar” ( ) para que aparezca el cuadro de Configurar página.
Para volver a la hoja de trabajo se debe hacer un clic sobre el botón “Cerrar”
( )para cerrar la Vista preliminar.

Configurar Pá gina

Antes de imprimir una hoja de cálculo se pueden modificar factores que afectan a la
presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página,
tamaño del papel, entre otros.

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 Si se desea modificar algunos de estos factores es necesario primero seleccionar en el
menú Archivo la opción Configurar Página. Aparece un cuadro de diálogo como el que
sigue:

Este cuadro consta de 4 solapas o pestañas. La primera de ellas se denomina Página.

Permite seleccionar la orientación del papel, vertical u horizontal.
En el recuadro Escala permitirá indicar si se desea que la salida a impresora venga
determinado por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente
la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, y así se
imprimiría en una sola hoja).
En la parte derecha se dispone de 3 botones: uno para ir directamente a la Vista
preliminar. Otro para ir a la impresión y otro para ir a opciones específicas de la impresora
seleccionada para imprimir.
La solapa Márgenes permite modificar los márgenes superior, inferior, derecho e
izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto éstos están a 0. Si la hoja tiene encabezado o
pie de página, también permite indicar a cuántos centímetros del borde del papel se debe
situar.
En la solapa Encabezado y Pie de Página hay dos recuadros donde aparecerán posibles
encabezados o pies de página a utilizar.
En la solapa Hoja se pueden activar cualquiera de las siguientes opciones:
• Líneas de división: para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
• Blanco y negro: por si se asignan colores en la hoja y se utiliza una impresora en
blanco y negro.
• Calidad de borrador: para realizar una impresión rápida de la hoja. Sólo tendrá
sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

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 • Títulos de filas y columnas: para imprimir los encabezados de filas (los números de
filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas
superiores) de la hoja.

Imprimir

Para imprimir la página activa se debe seleccionar del menú Archivo la opción Imprimir,
o bien, hacer clic sobre el botón Imprimir ( ) de la barra de herramientas.
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora predeterminada.

En el recuadro Imprimir, se puede indicar si se desea imprimir todo el libro, o sólo las
hojas activas, o bien, selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.
En el recuadro Intervalo de páginas, se debe indicar si se desean imprimir todas las
páginas, o bien sólo un rango, especificándolo a continuación.
En Copias, indicar el número de copias a realizar. Y finalmente, presionar el botón
Aceptar.

I n se r t a r G r á fi c o s

Cuando se acumula mucha información en una misma planilla resulta extremadamente

difícil obtener una idea clara de cómo se relacionan los datos. Las tablas de Excel son muy
prácticas para operar, pero en ocasiones se requiere tener una idea global de su significado,
la mejor manera de presentar los datos es a través de un gráfico.
Los gráficos suelen estar formados por diversos elementos independientes –un título,
una leyenda, etc. -, los cuales no necesariamente han de tener la misma posición, ni el mismo

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color, ni el mismo tamaño. Para cambiar el aspecto de un elemento gráfico, se hace un clic
sobre éste co n el botón secundario del mouse y aparece un menú contextual que contiene las
diversas opciones de edición existentes para el elemento seleccionado.
Se pueden crear gráficos incrustados u hojas de gráficos. Los gráficos incrustados hacen
referencia a un tipo de objeto gráfico situado en una hoja de cálculo y que se guarda con ella
cuando se guarda el libro. Resultan de utilidad cuando se desea ver o imprimir un gráfico
que contiene datos de origen u otra información en una hoja de cálculos. Mientras que las
hojas de gráficos se refieren a una hoja de un libro que contiene únicamente un gráfico. Resulta
de utilidad cuando se desea ver un gráfico en una hoja distinta de la que incluye los datos.
En la siguiente figura se puede ver un ejemplo de gráfico estadístico.

Cómo crea r un grá fico

Excel dispone de un asistente para guiar paso a paso en la creación de gráficos. Para
iniciar una sesión de trabajo con él, simplemente se debe hacer un click sobre el icono de la

barra de herramientas llamado Asistentes para gráficos ( ). Aparecerá un cuadro de

diálogo donde se puede elegir el tipo de gráfico. Antes de empezar, no obstante, es preferible
seleccionar las columnas cuyos datos se desea que aparezcan en el gráfico, aunque esta
operación también se puede realizar durante el proceso. En el cuadro de diálogo (que
contiene dos fichas: Tipos estándar y Tipos personalizados), se debe elegir el tipo de gráfico y,
luego de hacerlo, elegir a la derecha el subtipo de gráfico ha emplear. En la ficha Tipos
personalizados se podrán seleccionar el modelo.

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 Luego de hacer esto, pasamos al paso 2 que contiene dos fichas también: Rango de datos y
Serie. En este paso hay que seleccionar el rango de los datos. Para hacerlo se debe escribir el
rango en el cuadro de texto Rango de datos.

El paso 4 contiene seis fichas: Títulos, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulo y Tabla de
datos.

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 En el último paso se presenta un cuadro de diálogo donde se puede seleccionar si el
gráfico es requerido en una hoja nueva del libro actual o bien como un objeto en una hoja
existente.

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