Administración de Recursos Humanos

UNIDAD II

ESTUDIO DE LOS PUESTOS

Definición del análisis de puestos

El desarrollo de una estructura organizacional da como resultado puestos

que tienen que ser cubiertos. El análisis de puestos es el procedimiento por el cual
se determinan los deberes la naturaleza de los puestos y los tipos de personas (en
términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlos.

El análisis de puestos proporciona datos sobre los requerimientos del

puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones del puesto (lo
que implica el puesto) y las especificaciones (el tipo de persona que se debe
contratar para ocuparlo).

Como supervisor o especialista de personal, el profesional por lo general tratará

de extraer del análisis de puestos uno o más de los siguientes

Tipos de información

 Actividades del puesto

Por lo común, primero se obtiene información sobre las actividades realmente de

trabajo, desempeñadas tales como limpieza, cortar, galvanizar, codificar o pintar.
En ocasiones, la lista de actividades indica también cómo, porqué y cuando un
trabajador desempeña cada actividad.

 Comportamiento humano

También es posible reunir información sobre el comportamiento humano como

sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. En este punto se
incluye información referente a las exigencias personales del puesto en términos
de gasto de energía, caminar largas distancias y otros.

 Máquinas, herramientas, equipo y auxiliares utilizados en el trabajo

Aquí se incluye la información sobre los productos fabricados, los materiales
procesados, el conocimiento que se maneja o se aplica (como física o derecho) y
los servicios proporcionados (como asesorías o reparaciones).

 Criterios de desempeño

También se reúne información con respecto a los criterios de desempeño (por

ejemplo, en términos de cantidad, calidad o tiempo dedicado a cada aspecto del
trabajo), por medio de los cuales se evaluará al empleado de ese puesto.

 Contexto del puesto

Este punto comprende la información referente a cuestiones como las

condiciones físicas y horarios de trabajo y el contexto social y organizacional, por
ejemplo la gente con la que el empleado deberá interactuar habitualmente.
También puede incluirse información sobre los incentivos financieros y no
financieros vinculados con el empleo.

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 Requerimientos humanos

Finalmente es usual reunir información con respecto a los requerimientos

humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se
relaciona (educación, capacitación, experiencia laboral, etc.) así como los atributos
personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses, etc.) que se
requieren.

Usos de la información del análisis de puestos

La información generada por el análisis de puestos se utiliza como base de

diversas actividades interrelacionadas de la administración de personal.

 Reclutamiento y selección

El análisis del puesto proporciona información sobre el puesto y los

requerimientos humanos necesarios para desempeñar esas actividades.
Esta descripción del puesto y la información de la especificación del puesto
son la base sobre la que se decide qué tipo de personas se reclutan y
contratan.

 Compensaciones

También es necesaria una clara comprensión de lo que cada empleo

representan para estimar su valor y la compensación apropiada para cada
uno. Esto se debe a que la compensación (salario y bonos) está vinculada
generalmente con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos
de seguridad y otros –todos ellos son factores que se identifican por medio
del análisis del puesto. También se verá que muchas empresas clasifican los
puestos en categorías (como secretaria III y IV): el análisis del puesto ofrece
los datos para determinar el valor relativo de cada posición para que pueda
ser clasificada

 Evaluación del desempeño

La evaluación del desempeño consiste en comparar el desempeño real de

cada empleado con el rendimiento deseado. Con frecuencia es mediante el
análisis del puesto que los ingenieros industriales y otros expertos
determinan los criterios que se deben alcanzar y las actividades específicas
que hay que realizar.

 Capacitación

También se utilizará la información del análisis del puesto para diseñar los
programas de capacitación y desarrollo. El análisis y las descripciones del
puesto resultantes muestran el tipo de habilidades –y por tanto de
capacitación- que se requieren.

 Asegurar la asignación completa de responsabilidades

El análisis de puestos también es útil para asegurar que todas las

actividades que se tienen que realizar están en efecto asignadas en las
posiciones específicas. Por ejemplo, al analizar el puesto actual del gerente
de producción de su compañía, podría encontrar que se reporta así mismo

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como responsable de dos docenas o más tareas específicas que incluyen la

planeación de los programas semanales de producción, la compra de
materias primas y la supervisión de las actividades diarias de cada uno de
sus supervisores de línea. Sin embargo, hace falta alguna referencia al
manejo de la materia prima o los inventarios del producto terminado. Al
proseguir su investigación encontrará que ninguna de las otras personas de
manufactura es responsable de la administración de los inventarios. Su
análisis de puestos (basado no sólo en lo que los empleados reportan como
sus actividades, sino en su conocimiento del alcance de los puestos. Así, el
análisis de puestos desempeña un papel en la solución de los problemas del
tipo que surgirán si, por ejemplo, no hubiera alguien asignado al manejo de
inventarios.

Pasos en el análisis de puestos

Los seis pasos para realizar un análisis de puestos son:

 Paso 1: Determine el uso de la información del análisis del puesto.

Empiece por identificar el uso que dará a la información, ya que eso determinará
el tipo de datos que reúna y la técnica que utilice para hacerlo. Algunas técnicas –
como entrevistar a los empleados y preguntarles en qué consiste el puesto y
cuáles son sus responsabilidades- son útiles para redactar las descripciones de
puestos y seleccionar a los empleados. Otras técnicas de análisis de puestos no
proporcionan la información específica para las descripciones de puestos, pero
proporcionan clasificaciones numéricas para cada puesto, que se pueden utilizar
para compararlos con propósitos de compensaciones. Por tanto, su primer paso
es determinar el uso de la información del análisis de puestos. Entonces podrá
decidir cómo reunir la información.

 Paso 2: Reúna la información previa.

A continuación, es necesario revisar la información previa disponible, como

organigramas, diagramas de proceso y descripciones de puesto.

Los organigramas muestran la forma en que el puesto en cuestión se relaciona

con otras posiciones y cuál es su lugar en la organización. El organigrama debe
identificar el título de cada posición y, por medio de las líneas que las conectan,
debe mostrar quién reporta a quién y con quién se espera que la persona que
ocupa el puesto se comunique.

Un diagrama de proceso permite una comprensión más detallada del flujo de

trabajo que la que se puede obtener del organigrama. En su forma más simple, un
diagrama muestra el flujo de datos de entrada y datos de salida del puesto
estudiado. En este caso, por ejemplo, se espera que el empleado de control de
inventario reciba inventario de los proveedores, tome las solicitudes de inventario
de los dos gerentes de planta y proporcione lo que le solicitan a estos gerentes,
así como la información del estado de los inventarios actuales. Por último, la
descripción del puesto con el que se cuenta, si existe puede ser un buen punto a
partir del cual podría preparar una descripción revisada del puesto.

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 Paso 3: Seleccione posiciones representativas para analizarlas.

Esto es necesario cuando hay muchos puestos similares por analizar y toma
demasiado tiempo el análisis de, por ejemplo, las posiciones de todos los
trabajadores del ensamble.

 Paso 4: Reúna información del análisis de puesto.

El siguiente paso es analizar realmente el puesto obteniendo los datos sobre las
actividades que involucra, la conducta requerida a los empleados, las condiciones
de trabajo y los requerimientos humanos (como las características y capacidades
necesarias para desempeñar un trabajo).

 Paso 5: Revise la información con los participantes.

El análisis del puesto ofrece información sobre la naturaleza y funciones del

puesto. Esta información debe ser verificada con el trabajador que lo desempeña y
un superior inmediato. El verificar la información ayuda a determinar si es correcta,
si está completa y si es fácil de entender para todos los involucrados. Este paso
de revisión puede ayudarle a obtener la aceptación del ocupante del puesto de los
datos del análisis que se obtuvieron, al darle la oportunidad de modificar la
descripción de las actividades que realiza.

 Paso 6: Elabore una descripción y especificación del puesto.

En la mayoría de los casos, una descripción y especificación de un puesto son dos

resultados concretos del análisis de la posición. La descripción del puesto
(repetimos) es una relación por escrito de las actividades y responsabilidades
inherentes al puesto, así como de sus características importantes como las
condiciones de trabajo y los riesgos de seguridad. La especificación del puesto
resume las cualidades personales, características, capacidades y antecedentes
requeridos para realizar el trabajo, y podría ser un documento separado o parte de
la misma descripción del puesto.

Métodos para reunir información sobre el análisis de puestos

Una vez que se ha reunido la información previa y que ha sido identificado

el puesto que analizará, el siguiente paso es obtener la información sobre los
deberes, responsabilidades y actividades del puesto. Existen varias técnicas que
usted puede utilizar para reunir estos datos de las cuales las más importantes
serán analizadas en esta sección.

En la práctica, es posible utilizar cualquiera de ellas o combinar las técnicas que

se apliquen mejor a sus propósitos, por lo tanto, una entrevista podría ser
adecuada para elaborar una descripción del puesto, mientras que el cuestionario
de análisis de posición que estudiaremos es más apropiado para determinar el
valor de un puesto con fines de compensación.

¿Quién reúne la información sobre el puesto?

La obtención de los datos para el análisis del puesto requiere por lo general de un
especialista en recursos humanos, el ocupante del puesto y su supervisor. El
especialista (como el gerente de recursos humanos, un analista de puestos o un
consultor) podría tener que observar y analizar el trabajo que se realiza y después

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preparar una descripción y especificación del puesto. El supervisor y el empleado

participarán también, quizás llenando cuestionarios en los que se listen las
actividades del subordinado. Tanto el supervisor como el trabajador podrían
revisar y verificar las conclusiones del análisis del puesto con respecto a sus
actividades y deberes. Por lo tanto, el análisis del puesto suele implicar un
esfuerzo común entre el especialista, el supervisor y el trabajador.

El análisis de puestos y la igualdad en las oportunidades de

empleo

El análisis de puestos desempeña un papel crucial en los intentos de las

empresas por cumplir con la legislación para la igualdad en las oportunidades de
empleo. Las normas federales y las decisiones de la Corte exhortan al empresario
a realizar un análisis exhaustivo del puesto antes de utilizar una herramienta de
selección (como una prueba) para predecir el desempeño en el mismo.

La razón principal es que un empleador debe poder mostrar que sus

herramientas de selección y evaluaciones del desempeño están en realidad
vinculadas con el rendimiento en el trabajo en cuestión; para esto se requiere un
análisis completo del puesto que describa la naturaleza de esa posición.

A continuación se presentan los métodos más populares para obtener la

información para el análisis de puestos.

 La entrevista

Existen tres tipos de entrevistas que se pueden utilizar para obtener datos
para el análisis de puestos: entrevistas individuales con cada empleado,
entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeñen el mismo
trabajo, y entrevistas con uno o más supervisores que tengan un conocimiento a
fondo del puesto que se está analizando.

La entrevista grupal se emplea cuando un gran número de personas

realizan un trabajo similar o idéntico, ya que de esta manera se obtienen
rápidamente y a bajo costo datos sobre el puesto. Por lo general, el supervisor
inmediato del trabajador asiste a la sesión del grupo; si no es así, es necesario
entrevistar al supervisor por separado para obtener su punto de vista sobre los
deberes y responsabilidades del puesto.

Cualquiera que sea el tipo de entrevista que se utilice, es importante que el

entrevistado entienda perfectamente la razón de la misma, ya que existe una
tendencia a malinterpretar estas entrevistas como “evaluaciones de eficiencia”.
Cuando se da el caso, los entrevistados pueden no estar dispuestos a describir
con precisión sus trabajos o los de sus subordinados.

Ventajas y desventajas

La entrevista es tal vez el método más ampliamente utilizado para determinar los
deberes y responsabilidades de un puesto; su uso generalizado refleja sus
muchas ventajas. Además, entrevistar al trabajador permite a la persona detectar
actividades y comportamientos que de otra forma podrían no salir a la luz.

Por ejemplo, las actividades importantes que sólo ocurren en ocasiones o la

comunicación informal (entre, digamos, un supervisor de producción y el gerente

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de ventas) que no aparecen en el organigrama, podrían ser detectadas por un

entrevistador hábil. Además, una entrevista puede ofrecer la oportunidad de
explicar los objetivos y resultados del análisis de puesto y permitir al entrevistado
dar a conocer acuerdos o puntos de vista que de lo contrario no llegarían a oídos
de la gerencia. Una entrevista es también una forma relativamente sencilla y
rápida de obtener información.

El problema principal de esta técnica es la deformación de la información, ya sea

debido a una falsificación directa o un malentendido involuntario. El análisis del
puesto, es con frecuencia el preludio a un cambio en la remuneración determinada
para un puesto. Por tanto, en ocasiones el personal lo considera como una
evaluación de desempeño que podría (y a menudo sucede) afectar su sueldo. Es
por ello que los empleados tienden a exagerar ciertas responsabilidades al tiempo
que minimizan otras. De ahí que obtener información válida puede ser un proceso
lento y penoso.

Preguntas comunes:

A pesar de sus inconvenientes, las entrevistas son muy utilizadas. Las preguntas
que se formulan con más frecuencia son:

¿Qué puesto ocupa?

¿Cuáles son los principales deberes de su puesto?, ¿Qué hace exactamente el
ocupante del puesto?
¿Cuáles son los requisitos de educación, experiencia, capacidad y (cuando sea
adecuado) certificación y permisos?
¿En qué actividades participa?
¿Cuáles son las responsabilidades y deberes del puesto?
¿Cuáles son las exigencias básicas o criterios de desempeño que caracterizan el
trabajo?
¿En qué consisten exactamente sus actividades?
¿Cuáles son sus responsabilidades? ¿Cuáles son las condiciones de trabajo y el
ambiente en el que se desarrolla?
¿Cuáles son las exigencias físicas del puesto? ¿Y las exigencias emocionales y
mentales?
¿Cuáles son las condiciones de higiene y seguridad?
¿Existen peligros o condiciones de trabajo poco comunes a las que esté
expuesto?

No obstante estas preguntas, por lo general la mayoría está de acuerdo en que las
entrevistas más fructíferas siguen un formato estructurado o una lista de
verificación. El cuestionario de análisis de puestos incluye una serie de preguntas
detalladas respecto a temas como el propósito general del puesto;
responsabilidades de supervisión, y responsabilidades del puesto; y la educación,
experiencia y aptitudes necesarias. Un formulario como éste también puede ser
utilizado por un analista de puestos para reunir información por medio de la
observación del trabajo que se está realizando o mediante la administración de un
cuestionario, dos métodos que se explicarán en breve.

Normas para la entrevista

Hay varios aspectos que deben tenerse en consideración cuando se realiza una
entrevista de análisis del puesto.

 Primero, si se trabaja en un análisis del puesto, la persona que lo haga y el

supervisor deben trabajar juntos para identificar a los empleados que sepan

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más sobre el mismo, así como aquellos que podrían ser más objetivos en la
descripción de sus deberes y responsabilidades.
 Segundo, se debe establecer una ambiente de cordialidad con el
entrevistado, conocer su nombre, hablarle en un lenguaje fácil de entender,
comentar en forma breve el propósito de la entrevista y explicarle cómo fue
que esa persona resultó elegida para responderla.
 Tercero, es necesario seguir una guía estructurada o lista de verificación,
en la que se incluyan las preguntas y se tengas espacio para las
respuestas. Esto asegura que se identificaron previamente las preguntas
importantes y que todos los entrevistadores (si hay más de uno) hacen
todas las preguntas requeridas. Sin embargo, es necesario asegurarse de
que el empleado tenga cierta libertad para responder y que haya algunas
interrogantes abiertas como: ¿hubo algo que no quedó cubierto con
nuestras preguntas?
 Cuarto, cuando las actividades no se realizan con regularidad –por
ejemplo, cuando el trabajador no desempeña el mismo trabajo una y otra
vez a lo largo del día- se le debe pedir que haga una lista de sus deberes
en orden de importancia así como la frecuencia con que los realiza. Eso
asegurará que las actividades cruciales que se efectúan con poca
frecuencia –como los deberes ocasionales de una enfermera en las sala de
emergencia- no se pasen por alto.

Por último, al término de la entrevista es necesario revisar y verificar los datos.

Normalmente se consigue repasando la información con el supervisor inmediato
del trabajador y con el empleado mismo.

 Cuestionarios

Otro método eficaz de obtener información para el análisis del puesto es pedir a
los empleados que respondan cuestionarios en los que describan los deberes y
responsabilidades relacionados con su empleo.

Lo que hay que decidir en este caso es qué tan estructurado debe ser el
cuestionario y las preguntas que se tienen que incluir. En un extremo, algunos
cuestionarios son listas de verificación muy estructuradas. Cada empleado recibe
un inventario de quizás cientos de tareas o deberes específicos (como “cambiar y
cortar cable”) y se le pide que marque si desempeña o no esa labor y, si es así,
cuánto tiempo le toma. Por otro lado, el cuestionario puede ser abierto y sólo pedir
al empleado que “describa las actividades principales de su puesto”. En la
práctica, el mejor cuestionario suele estar a la mitad de estos dos extremos. Un
cuestionario típico de análisis de puestos puede tener varias preguntas abiertas
(“describa las actividades principales de su puesto”), así como preguntas
estructuradas (referentes, por ejemplo, a la experiencia previa requerida).

Ya sea estructurado o no estructurado, cualquier cuestionario tiene ventajas y

desventajas. Un cuestionario es, primero, una forma eficaz y rápida de obtener
información de un gran número de empleados; es menos costoso que entrevistar,
por ejemplo, a cientos de empleados. Por otra parte, el desarrollo y prueba del
cuestionario (tal vez para asegurarse que los trabajadores entienden las
preguntas) puede ser un proceso costoso y tardado. Por tanto, los costos de
desarrollo potencialmente más elevados tienen que ser ponderados frente el
tiempo y costo que se ahorraría al no tener que entrevistar a muchos empleados

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Proceso de las Descripciones de Puestos

La descripción de puestos es una relación por escrito de lo que hace el

trabajador, cómo lo hace y bajo que condiciones se realiza el trabajo. En ésta se
listan conocimientos, habilidades y aptitudes para desarrollar el trabajo
satisfactoriamente. Aunque no existe un formato normalizado para redactar
descripciones de puestos, la mayoría contienen las siguientes secciones:

1. Identificación del puesto: Esta sección contiene varios tipos de información,

tales como: título del puesto, estatus, código, fecha, título del supervisor
inmediato, grado o nivel del puesto, y en algunos casos la escala salarial del
puesto.

2. Resumen del puesto: Este debe describir la naturaleza general del puesto
listando las funciones o actividades generales.

3. Relaciones, responsabilidades y deberes: Muestra las interacciones del

empleado con otras personas dentro y fuera de la organización. En una
sección separada se detalla una lista de las responsabilidades y deberes
principales del puesto.

4. Autoridad: Se definen los límites de autoridad del trabajador, incluyendo sus

limitaciones en la toma de decisiones, la supervisión directa de otros
trabajadores y las limitaciones presupuestarias.

5. Criterios de desempeño: Esta cumple con dos propósitos, ofrecer a los

empleados pautas objetivas que deben intentar alcanzar y permite a los
supervisores un instrumento imparcial de medición de resultados.

6. Condiciones de trabajo: En esta sección se pueden incluir elementos tales

como nivel de ruido, condiciones peligrosas o calor.

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