ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS.

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Organización y métodos.
En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que
marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su
Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su
ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.
Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa
de analizar los Problemas Estructurales y los Procedimientos de la
Empresa a fin de optimizar su infraestructura para el logro de los
objetivos preestablecidos.
Para llevarlo a la práctica se han desarrollado técnicas que, por
su especialidad, especificidad y complejidad requieren el aporte de
especialistas. Existe una técnica que se orienta a optimizar la
efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de una
organización y ella es la de ORGANIZACIÓN y MÉTODOS.
Organización y Métodos, es el área de la Organización que se ocupa
de analizar los problemas estructurales y los procedimientos de la
empresa a fin de optimizar la infraestructura administrativa para el
logro de los objetivos pre-establecidos.
Del análisis de los objetivos, la estructura, los procedimientos y las
herramientas tecnológicas disponibles, surgirá una propuesta a fin de
optimizar la eficacia y eficiencia del sistema jerárquico e informativo de
la empresa, entendiendo como:
-Eficacia: el grado de alcance de los objetivos
-Eficiencia: la cantidad de recursos para el logro de los mismos y a su
relación con estos.
Organización y Métodos, surge con un criterio de Eficientísimo en
el uso de los recursos, a fin de racionalizar gastos en las áreas de
Servicio, orientándose hacia la Productividad y la Calidad Total.
Aprovechar el enorme potencial que encierra la Tecnología de la
Información (Internet, Workflow, Firma Digital, Digitalización de
Documentos, Cuadro de Mando Integral, Buissines Intelligent,
próximamente Factura Electrónica, etc.) impulsa la necesidad de que
las Organizaciones se vean en la necesidad de encarar verdaderas
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Reingenierías de Procesos a fin de optimizar los Circuitos y los

Sistemas de Información.
La Idea es Mejorar en Calidad, Productividad y Servicio. La
tecnología debe ser usada no solamente para automatizar o alterar
procesos existentes, sino más bien como una
herramienta para cambiar fundamentalmente la forma en que las
organizaciones hacen las cosas. Esto es INNOVACIÓN. Es aquí
donde Organización y Métodos adquieren un valor relevante ya que es
la única área de la Organización que ve a la misma como un todo.

Espectro de las Actividades de Organización y Métodos.

Respecto a la Estructura de la Organización:
-Analizar la estructura.
-Estudiar la estructura jerárquica.
-Reordenar los niveles jerárquicos.
-Crear o suprimir órganos
-Modificar la estructura de dependencia
-Fijar la red de interrelación.
-Analizar las Funciones
Para asignar las funciones en cada caso es necesario que:
-La estructura jerárquica esté definida.
-Los procedimientos administrativos estén normalizados.
-Estén asignadas las áreas de responsabilidad.
La asignación de funciones comprende:
-El análisis y determinación de las funciones.
-La descripción del cargo.
-La descripción de la red de interrelaciones del cargo.
-La fijación de tareas para cada función asignada.
-La autoridad y responsabilidad requerida para la función. Cuáles son
sus límites.
-El perfil de requerimientos personales o técnicos para desempañar la
función.
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Respecto a los Procedimientos (Análisis de los procedimientos)

Detección de errores respecto a:
-Control interno.
-Reiteración de trámites.
-Archivos repetitivos.
-Pasos innecesarios.
-Superposición de funciones.
Diseño de Formularios.
El formulario es una pieza importante dentro un procedimiento por lo
tanto su diseño debe ajustarse a su desarrollo siguiendo
secuencialmente su desarrollo, supliendo en muchos casos
intervenciones escritas en el trámite.
Debe tenerse en cuenta:
-Aplicación de Normas IRAM
-Diseño adecuado para sistematizar la información que contenga.
-Aspectos Legales: Tipo de información a archivar, Periodo de
retención.

Ordenamiento y Distribución de Oficinas:

Es una actividad mediante la cual se determina la mejor
distribución física de los espacios, amoblamientos, equipos, ficheros,
medios de comunicación, etc. de manera de facilitar la circulación de
personas y actuaciones, determinando también la facilidad de acceso
al equipamiento necesario para desarrollar las actividades incluidas en
los procedimientos.

En esta actividad se verifica:

-Distribución física de oficinas.

-Recorrido físico de la información.
-Circulación de personas.
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-Accesibilidad de equipos
-Espacios de espera.

Medición del trabajo administrativo.

Es un conjunto de técnicas sistemáticas que permiten establecer

los tiempos de ejecución de las tareas administrativas y en base a ello
establecer las dotaciones necesarias para desarrollar las actividades
previstas dentro de una organización. Todo este espectro de
actividades estará signado por las Herramientas Tecnológicas que la
Organización estará dispuesta a implementar. Mucho tienen que ver
las metas de la Organización en cuanto a si está dispuesta o no a
encarar un verdadero proyecto de Despapelización sobre una
plataforma de Workflow, donde:

-Los documentos viajan por la Red.

-Las tareas se direccionan automáticamente en forma inteligente.
-Las demoras de las tareas disparan alertas o avisos automáticas.
-Los tiempos de proceso disminuyen sustancialmente.
-Los procesos se pueden monitorear en cualquier momento.
Responsabilidades del Área de Organización y Métodos:
-Conjugar los resultados del trabajo de las distintas jurisdicciones con
las exigencias expresadas por los objetivos generales empresariales,
mediante la formulación de un plan de organización cuya finalidad
principal sería la transformación, de las partes que componen el
trabajo de las áreas en unidades lógicas y necesarias, activa y
orgánicamente acopladas en la estructura de la empresa.
-Establecer criterios de departamentalización y confeccionar y/o
actualizar la estructura organizativa de la empresa.
-Redactar el Manual de Organización de la empresa incluyendo las
misiones, funciones, características de cada puesto de trabajo,
responsabilidades, autoridad, dependencia y perfil de cada cargo.
-Proponer la inclusión de los diversos servicios no considerados en la
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estructura organizativa y destacar la adecuada asignación de

responsabilidades y autoridad a dichos sectores.
-Investigar y valorar todas las posibilidades existentes en materia de
reducción de costos en el trabajo administrativo.
-Coordinar y organizar el trabajo de relevamiento y registro de datos,
asegurándose de que se realiza de acuerdo con las exigencias de las
elaboraciones a que habrán de someterse esos mismos datos.
-Analizar de acuerdo con lo previsto en el plan mencionado en el
primer punto, los procedimientos y los métodos seguidos en la
ejecución de los trabajos, para hallar sus
deficiencias y proponer las modificaciones que resulten necesarias
para optimizar su funcionamiento.
-Formular recomendaciones para la eliminación de procedimientos no
económicos, no funcionales, repetitivos e innecesarios.
-Confeccionar los manuales de Procedimientos, del Empleado y del
Puesto de Trabajo, de acuerdo con los diseños aprobados.
-Confeccionar los cursogramas y diagramas de recorrido de los
cursogramas en estudio.
-Elegir de acuerdo a las disponibilidades de la empresa los métodos
de trabajo más idóneos, manteniéndose permanentemente actualizado
respecto a novedades de equipamiento y suministros.
-Ejercer un control eficaz sobre todos los impresos utilizados en la
empresa, asegurándose de su idoneidad tanto desde el punto de vista
de las finalidades para las que han sido confeccionados, como su
diseño, formato, número de copias y destino de cada una de ellas,
proponiéndose como principal objetivo la eliminación de los impresos
inútiles, su unificación y cuando sea posible su fusión; como también
centralizar las órdenes de reimpresión, llevando registro de los
pedidos, consumos estimados, codificaciones, otros.
-Cuidar que la distribución en planta de los puestos de trabajo sea lo
más racional posible en relación con los circuitos administrativos que
deban satisfacer.
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El Analista de Organización y Métodos.

En las empresas existen dos lineamientos fundamentales que

marcan el camino hacia el éxito o hacia el fracaso. Ellos son su
Organización y los Procedimientos Administrativos que determinan su
ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente.

a. Lineamientos que encuadran su actividad:

-El analista debe recordar que siempre actúa como asesor

-El analista siempre aconseja, asiste, sugiere, nunca critica ni imparte
órdenes.
-Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.
-Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas, sin
estudio previo.
-Debe darles participación a las personas entrevistadas, aceptando
sugerencias.
-Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo.
-Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas.

b. Condiciones personales del Analista de Organización y

Métodos:
-Predisposición constructiva para el Cambio: Capacidad para
transformar.
-Originalidad y Creatividad: Presentar soluciones originales
Mente abierta, no dogmática: Receptivo a ideas útiles. Facultad• para
juzgar.
-Elevado nivel de inteligencia: Rapidez para solucionar situaciones
teóricas y prácticas.
-Perseverancia y tenacidad: Capacidad para sobreponerse a
inconvenientes y
frustraciones.
-Capacidad analítica: Implica, observación e identificación de los
hechos;
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verificación de su validez, desintegración en sus partes, habilidad para

relacionar la información con otras logradas anteriormente
-Aptitud hacia las relaciones humanas: Tacto, habilidad, sensibilidad.
-Habilidad para persuadir con estrategia y diplomáticamente: Saber
"vender"
sus productos y lograr compradores para su "mercancía"
-Cumplir inexorablemente con los plazos previstos.
-Facilidad para trabajar en equipo.
http://www.conafor.gob.mx:8080/documentos/docs/21/1325Tema
%204%20Organizaci%c3%b3n%20y%20m%c3%a9todos.pdf

Organización y Métodos

1.1 Concepto

El avance incesante de la complejidad en la Administración y

todos los evidentes defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a
los integrantes de las empresas los cuales han buscado los medios
necesarios para sistematizar, controlar y dar mayor eficiencia a su
administración. Y es así como hoy en día, en la mayoría de las
empresas han sido creadas Centrales de Organización y Métodos
para dar eficiencia y simplicidad al mecanismo administrativo;
Organización y Métodos es uno de los términos que integran la labor
general de la racionalización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es

"Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre
como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer
procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con
la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los
resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de
Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en
la aplicación de la técnica del mencionado servicio.
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Organización y métodos estudia los problemas de estructura y

funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el
aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y
métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una
unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de
eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y
mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de
organización; conseguir economías en el costo de la producción y en
la utilización de mano de obra, pero como regla general a
Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras
unidades en administración.

Se suele preguntar ¿Por qué es necesario emplear un servicio

especializado, si el deber de los administradores es asegurar que las
actividades sean bien organizadas y se apliquen los métodos
adecuados? Y la respuesta a esta interesante interrogante es que
utilizando este servicio, los administradores adquieren los
conocimientos necesarios de Organización y Métodos, y sea capaz de
dirigir un departamento sin ayuda, haciéndose totalmente responsable
de sus actividades. Cada administrador tiene una clara
responsabilidad de asegurar que su sector en los negocios sea
conducido eficientemente y cuando tiene un papel directivo, debe
trazar la forma de la organización y crear los instrumentos apropiados
o métodos para llevar a cabo la función.

La ventaja principal que Organización y Métodos tiene sobre un

administrador es, que su responsabilidad es estudiar los problemas
administrativos y que puede tomarse el tiempo para pensar e indagar
sin tener que preocuparse de abandonar otras responsabilidades,
haciendo estas en base de reunir datos y obtiene la mayoría de su
información a través de personas encargadas de la actividad que se
analiza.Otra de las ventajas, es el desarrollo de las Facultades
Críticas, es decir, pensar en términos de propósitos en vez de medios,
a interrogar sobre lo que se hace y el por qué de ello.
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Un buen servicio del departamento de Organización y Métodos se

caracteriza por:

 Tener tiempo para estudiar los problemas y buscar las

soluciones sin ninguna presión.
 Ser independiente de la unidad bajo estudio y por lo tanto, ser
capacitado para hacer apreciaciones objetivas.
 Adiestramiento en técnicas especializadas que son
complementadas con la experiencia de sus funcionarios.
 Liberación de estrecheces departamentales y enfocar los
problemas desde el punto de vista de las necesidades de la
empresa.

Tomando en cuenta que todas las propuestas de Organización y

métodos no serán aceptadas, es decir, que no todas merezcan
siquiera ser tomadas en cuenta.

"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el

conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a
mejorar el funcionamiento de la administración pública"

De esta manera, el término de O y M consiste, por una parte, en

conceptuar la organización como la función que se sustenta en buscar
los medios prácticos para distribuir las funciones en las distintas
unidades orgánicas del servicio administrativo respectivo: determinar
su grado de eficiencia, su rentabilidad, así como su facultad de
adaptarse a los cambios del medio, y por otra parte, en conceptuar al
método como el proceso de reflexión abstracta que permite enfocar y
abordar el problema de la organización. Además, se aplica en
administración pública con el fin de obtener un mejor rendimiento de
los recursos destinados a la prestación de servicios.

La esencia de la relación entre Organización y métodos es que los

métodos deben ser acordes con la organización y ésta con los
métodos aplicados. Una variación en la organización ocasiona una
variación en los métodos y, a la inversa, un cambio en los métodos
provoca cambios en la estructura orgánica. El método permite
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descubrir cuáles son las estructuras y procedimientos ideales que

deben aplicarse a la organización para hacerla eficiente y eficaz.

La introducción de esta concepción al sector público se ha

realizado conforme han surgido los problemas en la prestación de los
servicios públicos. Se inició la aplicación de este concepto en las
empresas públicas para las cuales el criterio de rentabilidad y
productividad es importante, a pesar de que el lucro no es su finalidad.
El concepto de O y M se utiliza bajo un enfoque político y social. Y en
el sector privado bajo un enfoque más financiero y de auto-
enriquecimiento, pero al mismo tiempo presta servicios determinados y
particulares.

Las unidades de organización y métodos se crean en cada

dependencia y obedecen a dos objetivos fundamentales:

1. Servir de vinculación entre el órgano central de modernización

administrativa y las dependencias en la ejecución de las
prioridades del mejoramiento administrativo.
2. Analizar los problemas originados en la estructura de la
organización y los problemas derivados del flujo o proceso
administrativo; así como los problemas del cambio de actitud y
comportamiento, en el marco de la modernización administrativa

1.2 Origen de Organización y Métodos

La creación de las unidades de Organización y Métodos se

vincula, por una parte, a los esfuerzos de reorganización
administrativa tendientes a racionalizar y hacer más eficiente cuyos
antecedentes que remontan a 1821, fecha de la aparición del Estado
Mexicano y de la era moderna y por otra parte, al establecimiento del
proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965.La
evolución que ha seguido, se puede dividir en dos fases importantes:
una referente a su origen y formación y otra referente a su
consolidación.
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Esta primera fase abarca el período de 1917 a 1964, que se inicia

con la creación de los departamentos administrativos y termina con la
instalación de las unidades de Organización y Métodos en toda la
administración. Este período se caracteriza por la confusión y el
parcialismo, porque se ligó la función de Organización y Métodos a las
funciones de contabilidad y auditoría con funciones de mejoramiento
administrativo, ya que éstas se encargan de racionalizar el
aprovechamiento de los recursos.

La segunda fase es, a partir de 1965, en donde se dedican a

modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas
experimentadas en el sector privado y consolidan su acción de
revisión permanente tanto de la estructura como del funcionamiento.

Las unidades de O y M se legalizan en 1971 por medio de varios

acuerdos:

1. "Acuerdo por el que se establecen las bases para la promoción y

coordinación de las reformas administrativas"
2. "Acuerdo por el que se dispone que los titulares de cada
departamento deben procurar dar la atención que requiere el
programa de reforma administrativa de su dependencia"
3. "Acuerdo por medio del cual se da a conocer que corresponde a
la Presidencia llevar a cabo visitas periódicas de evaluación en
materia de reforma administrativa y los diagnósticos necesarios"

"En los últimos años, Organización y Métodos, no sólo se ha

consolidado mediante el apoyo político y legal que se les otorga, sino
también por su funcionamiento en la práctica"

2. Funciones

El funcionamiento del sistema de Organización y Métodos varía

de acuerdo con el desarrollo de la organización, dentro de la que se
ubica y con las técnicas a las cuales pueden recurrir para el desarrollo
de sus funciones de análisis y diagnóstico administrativo y diseño
organizacional. Las funciones consisten en una orientación general en
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el conjunto de la administración" y se pueden destacar de la siguiente

manera:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el

funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica
que efectúen varias actividades como la realización de un
diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la
organización, la proposición de modificaciones para la
adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la
formulación de manuales administrativos.
2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las
que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de
investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que
le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.
3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que
lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas
administrativas; coordinándose con cada una de ellas e
implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y
capacitación del personal.
4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación.
Para promover la coordinación de los recursos e investigar las
nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de
este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean
aplicadas.
5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización,
donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un
análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y
procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en
los métodos.
6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba
realizar la organización en cada una de sus divisiones.
7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de
métodos y a los principios generales para resolución de
problemas que se plantean en la organización de la cual
dependen.
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8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de

organización y métodos.
9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que
permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las
actividades de los funcionarios y empleados.

"Respecto con las funciones que deben desempeñar los sistemas de

Organización y Métodos, se pueden distinguir tres fases de desarrollo
administrativo"

Se dividen en estas fases ya que va desarrollándose mediante la

dependencia, el mejoramiento, el comportamiento del personal y los
sistemas de la organización
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a. Pueden utilizarse criterios y técnicas administrativas aportadas por

la teoría de la organización clásica, para el estudio de la estructura
y los procesos de trabajo de la empresa; elaborando organogramas
como cuadros de distribución del trabajo, departamentalización y
delegación de tareas.
b. Fase de Desarrollo (Inicio):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y

complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría
moderna de la organización, así como los sistemas y los
proyectos.

c. Fase de Desarrollo (Intermedia):

d. Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a

teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos,
operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

3. Características de los análisis de Organización y Métodos

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o

unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como
informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y
desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más
viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los
recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos
análisis se deben seguir diversos pasos:

1. Conocer el hecho o la situación que se analiza.

2. Describir tal hecho o situación.
3. Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.
4. Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o
componente del hecho específico en estudio.
5. Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de
clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando
analogías.
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6. Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando

en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento
donde se trabaja.
7. Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas
y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y
ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis

de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:

a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la

eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un
procedimiento que considere los factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las
operaciones, modificadores en las formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de
trabajo mediante el análisis de las operaciones de un
procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los
volúmenes de hechos, costos, producción, etc., en períodos
iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más
variables. Una variable puede ser estimada si el valor de otra
variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace
posible las inferencias acerca de las características del personal.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas):
La planeación y control de un conjunto complejo de actividades,
funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y
actividades, asignación de recursos, etc.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una
función objetiva, a través de la elección entre varias alternativas
y sistemas cuyos elementos tienen valores para adquisición,
durabilidad, utilización en diversas etapas.
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k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su

ejecución real, para así proporcionar datos aproximados que
permiten tomar decisiones, haciendo grupos complejos de
variables.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos,
diversas teorías que caracterizan a su dependencia o a las
etapas por las que está desarrollándose, éstas se dividen así:

 Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de

estaciones de servicio, y la mayoría de los modelos suponen una
distribución específica de las llegadas y el tiempo.
 Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la
información se da en forma probable para el desarrollo
sistemático del análisis.
 Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación
de competencia, y aplicar en problemas de productividad
haciéndose responsables pero conociendo las reglas.

4. Ubicación dentro de la empresa:

Ya está definido que la función única de Organización y Métodos

corresponde a aconsejar, aunque a veces resulte inefectiva o que
goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de
autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y
Métodos pueda situarse en diferentes lugares en la estructura
administrativa de una empresa. Esta puede ubicarse en los
departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de
secretaría. Lo que se deriva por establecer estos programas en
oficinas o departamentos claves en el corazón de la administración
como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la

administración es muy variada y depende del tipo de relaciones y las
funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado". Los
documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y
métodos dependan de la misma autoridad del organismo al cual
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sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes formas, es

decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u
organismo.

a) Ubicación según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel

jerárquico o máximo nivel de decisión, pero pueden situarse en otro
nivel jerárquico. Existen dos casos

-En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del

subsecretario y de un gerente.

- En una administración descentralizada, donde puede depender

directamente del director o gerente general y del subdirector o
subgerente general.

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge,

cuando un directivo reconoce que la estructura administrativa que
dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y
evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar
personalmente las causas de dicho desfase, decide aumentar su
capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.Realizándose
mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer
la situación como una fase de diagnóstico y considerar los cambios
para una mejoría del sistema de actuación administrativa como una
fase de diseño.

b) Ubicación según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con

sus acciones sustantivas y que agrupa las tareas de programación,
presupuestos, información, administración de recursos humanos y
materiales y control. Se puede ubicar el sistema de Organización y
Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de línea pero con
autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia
para el caso específico y especial del apoyo administrativo en
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Organización y Métodos. Puedes ser una dirección general,

departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo,
auxiliadas por pequeñas unidades de diagnósticos y proyectos
ubicados en las áreas que dadas su importancia o dimensión las
requiera.

c) Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por programas o proyectos es la más resultante

del desarrollo de las relaciones horizontales dentro las organizaciones.
La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una
organización orgánico – ajustable y flexible, identificándose como una
estructura horizontal – diagonal. Es una combinación de la relación de
coordinación y del mando especializado, pero también puede
considerarse como una vinculación entre la estructura programática,
cuando se aplica el presupuesto por programas, cuya base son los
proyectos y la organización.

   Existen dos enfoques para administrar los proyectos de

Organización y Métodos:

-El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor

directo, lo que ubica al más alto nivel con una relación de asesoría en
el organograma.

-El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente

autoridad sobre todas las actividades del proyecto hasta su término y
los funcionarios de línea conserven su autoridad lineal original.

En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de

autoridad que emana de los distintos administradores funcionales y el
flujo horizontal de la autoridad al proyecto.

4.1 Personal de Organización y Métodos

El personal que labora en Organización y Métodos se conoce como

analistas. Éste se encarga de recopilar y analizar información con el fin
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de presentar soluciones alternativas a problemas, así como asesorar

en la implantación de las modificaciones que proponga. El analista
puede ser un técnico o profesional que requiere conocimientos, los
cuales se agrupan en dos tipos:

 Conocimientos Teóricos: Como conocimientos de teoría de la

administración y de la organización, de sistemas y metodología
de la investigación.
 Conocimientos Técnicos: Principalmente que le permitan realizar
diagnósticos administrativos y el diseño organizacional, análisis y
elaboración de organogramas, diagramas de flujo y distribución
de espacio.

El analista debe tener la capacidad de análisis, expresarse con

claridad, saber redactar y presentar informes, ser observadores y
poder trabajar en equipo.

4.2 Obstáculos y limitaciones de Organización y Métodos

Los obstáculos y limitaciones de un sistema de Organización y

Métodos se resumen en tres aspectos:

a. La carencia de un programa general de Organización y Métodos

en las dependencias públicas.
b. La escasez de personal calificado.
c. La resistencia al cambio.

INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA: Organización y métodos, un instrumento de la Reforma
administrativa. San José de Costa Rica. Mayo de 1969. Págs. 90

PETROGLIA, Luis A: Organización y métodos en la América Latina.

Ediciones Machi Córdova 2015. Buenos Aires, Argentina. 1966. Págs.
162

QUIROGA, Gustavo: Organización y Métodos en la Administración

Pública. Editorial Trillas. México 1999. Págs. 405.
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www.monografias.com/trabajos/hipoteorg/hipoteorg

www.monografias.com/trabajos6/napro/napro

www.monografias.com/trabajos11/moconta/moconta

ttps://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym