Control Interno

Carrasco Peña, Erwin Andrés

Contabilidad y Finanzas
E201

Elementos del control interno contable y operativo

Ortega Acosta José Alberto

20040675
1.6 Elementos del control interno contable y operativo
Hablando sobre el control interno contable, se debe de seguir una serie de protocolos a seguir para
que todo se encuentre en orden y sin problemas dentro de la institución o empresa. Una pequeña
introducción a lo que se debe de tomar en cuenta para un buen control interno contable son:
Catalogo de cuentas, instructivo para el manejo de cuentas, técnicas de control aplicables a las
operaciones que se registran en cada cuenta contable, guía de contabilización, paquete de estados
financieros y catálogo de formas que inciden en el sistema contable; de la cual se desglosara toda
información de casa una de ellas.

Catálogo de cuentas
Para tener un control dentro de la empresa o institución hablando de manera cuantitativa, se debe de
seguir una serie de pasos cuando hablamos sobre el catálogo de cuentas, para que en cada una de
ellas podamos tener información sobre las transacciones que la empresa tenga en un determinado
tiempo, todo con el fin de analizar todas estas. Todo esto apegado a las necesidades de la empresa
y de la información contable.

Instructivo para el manejo de las cuentas

Podemos entender como instructivo para el manejo de las cuentas como la guía, descripción o
protocolo sobre el cómo se deben de manejar las diferentes cuentas contables dentro de la empresa,
hablando más que nada sobre la descripción de cargo y abono de cada operación y su registro. Este
instructivo nos ayuda a estandarizar los métodos que la empresa establezca o requiera para su buen
funcionamiento interno.

Técnicas de control aplicables a las operaciones que se registren en cada

cuenta contable
Anteriormente, se habló sobre el catálogo de las cuentas y sobre el instructivo para el manejo de las
cuentas, todo con la finalidad de explicar el instructivo del cómo manejar, crear y analizar las cuentas
de la empresa en el ámbito contable. Existen procedimientos generales de los cuales se pueden
tomar como base para realizar los procedimientos de cada una de las cuentas de la empresa en
estos ámbitos.
Fondo fijo de caja
Se le denomina así a la cantidad de dinero en efectivo que se destina o concluye en los gastos o
adquisiciones que tenga a empresa, que se requieran en diferentes departamentos dentro de la
empresa para su buen funcionamiento.
 Para realizar entregas de efectivo debe existir la autorización previa de funcionarios
responsables y la adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.
 Antes de pagar cualquier comprobante debe hacerse una revisión sobre el cumplimiento de
requisitos fiscales y administrativos correspondientes.
 Efectuar arqueos periódicos y sorpresivos para impedir que se mezclen o se dispongan de
efectivos de otros fondos o de los ingresos entrantes para cubrir faltantes.
 Codificar los comprobantes e identificar mediante nombre y firma al responsable que efectuó
el gasto.
Cajas y Bancos
Se le denomina así a la cantidad monetaria que dispone la empresa a corto y a largo plazo, también
incluyendo o denominando en donde se encuentre este dinero, todo para las diferentes erogaciones
que tenga la empresa o las diferentes transacciones económicas que tenga la misma con el paso del
tiempo en la empresa. Para el buen control en este aspecto en la empresa con el paso del tiempo,
existen muchos puntos de los cuales se deben de tomar en cuenta para que no existan cabos
sueltos cuando este en acción la institución.
 Verificar mensualmente que las sumas de los saldos en registros de auxiliares sean igual al
saldo de la cuenta de mayor.
 Elaborar programas de flujo de efectivo para prever oportunamente tanto la inversión de
sobrantes de dinero como la obtención de créditos para cubrir necesidades de liquidez.
 Conciliar mensualmente los estados de cuenta bancarios con el control matriz de las
chequeras y los registros contables.
 Comprobar todo ingreso o egreso mediante un documento que permita saber su origen o
autorización.
Inversiones y valores
 Depositar los valores en la caja fuerte en algún banco u otra institución que físicamente
ofrezcan seguridad.
 Afianzar a todos aquellos empleados que manejen estos valores.
 Las operaciones que se realicen con los valores deben de ser autorizadas por escrito por la
alta administración, dirección, gerencia u otro funcionario facultado para ello.
IVA Acreditable
Se refiere así a el impuesto al valor agregado que la empresa paga a los proveedores al momento de
compra de mercancías.
 Se debe acreditar inmediatamente el impuesto trasladado a los pagos que se hagan a las
autoridades fiscales.
 El área de finanzas de la entidad debe señalar en las facturas o recibos de proveedores de
bienes y servicios si el importe de la operación debe de incluir o no el impuesto al valor
agregado trasladado para efectos de su eventual recuperación.
Cuentas por cobrar a clientes
 Deben efectuarse arqueos sorpresivos a la persona que maneje la documentación soporte de
las cuentas por Cobrar.
 Es imprescindible diseñar políticas adecuadas para el otorgamiento de líneas de crédito.
 Las políticas de cobranza deben contemplar las condiciones de mercado y el giro de la
entidad.
 Debe llevarse un registro, en cuentas de orden, de las cuentas incobrables ya canceladas.
 En caso de que sean relevantes los saldos acreedores de clientes por concepto de anticipos
recibidos, devoluciones, rebajas o descuentos concedidos, los mismos deben ser transferidos
a la cuenta de anticipos de clientes para la presentación en el balance general.
Documentos por cobrar
 Elaborar registros auxiliares de documentos por cobrar.
 Los documentos por pagar deben estar físicamente salvaguardados.
 Los documentos por cobrar deben ser nominativos a favor de la entidad.
 Es necesario verificar el origen de los documentos por cobrar para evitar que con un nuevo
documento se cubran las cuentas por cobrar atrasadas y cuyas probabilidades de cobro sean
dudosas.
 Deudores diversos
 Deben implantarse solidad políticas por escrito para autorizar adelantos o prestamos a cuenta
de sueldos a empleados.
 Los prestamos que se autoricen deben estar garantizados.
 Las personas que manejan las cuentas de deudores diversos deben ser independientes de las
que manejan los ingresos y elaboran los registros contables.
Inventario de mercancía
 Los inventarios deben de estar bajo la custodia de un responsable perfectamente autorizado.
 Para mejor control de las partidas que los integran, los registros contables deben de contar
con informaciones tanto de cantidades como valores.
 Separar contablemente las mercancías cuya venta cause el impuesto al valor agregado de
aquellas que no lo causen.
 Deben existir control sobre los artículos que se consideren obsoletos o que por otra causa han
sido dados de baja en libros y que físicamente se encuentren en el almacén.
 Los inventarios deben de estar convenientemente protegidos contra deterioros físicos y
condiciones climatológicas.
Mercancía de consignación
 Toda entrega de mercancía en consignación debe de estar amparada con nota de salida de
almacén de productos terminados de la entidad, remisión al consignatario.
 Es necesario recabar acuses de recibo al consignatario de mercancía que le es entregada.
 Vigilar que el consignatario cuenta con seguros adecuados para proteger la mercancía que
recibe.
Mercancías en deposito
 En lo aplicable, efectuar visitas periódicas y sorpresivas a los almacenes de depósito para
cerciorarse de que la mercancía que se encuentra completa y en buen estado.
 Vigilar que tanto la entidad como el depositario se apegue a las condiciones establecidas en el
respectivo contrato.
 Vigilar que la suma de los registros auxiliares en mercancía en deposito sean igual al saldo en
la cuenta de mayor.
Inventario de materias primas
 Para mejorar control de las partidas que los integran, los registros contables deben presentar
información tanto de cantidades como valores.
 Los inventarios de materias primas y materiales deben de estar convenientemente protegidos
contra todo tipo de deterioros físicos.
 Establecer medidas de control sobre los inventarios que se encuentren con terceras personas
tales como depositarios, consignatarios, garantes, etc. Efectuar revisiones periódicas y
sorpresivas.
 Con respecto a la recuperación de materias primas y materiales es necesario vigilar que se
cumpla con las siguientes fases de su ciclo.
o El departamento de compras debe de notificar al departamento de almacén que se ha
emitido una orden de compra.
o Conteo de las cantidades recibidas.
 o Entrega de los materiales a los responsables del almacén

Producción en proceso
 El punto medular de un adecuado control de la producción en proceso se encuentra en un
eficiente sistema de contabilidad de costos, por tanto, es necesario cerciorarse de que el
sistema utilizado por la entidad es el ideal y que esta integrado a la contabilidad general.
 Revisar periódicamente los estándares de producción y de costo de fabricación.
 Mantener programas incentivos al personal para reducir costo.
 Los registros auxiliares de producción en procesos deben coincidir con la contabilidad de
costos y con la cuenta de mayor respectiva.
 En cuanto el proceso productivo en si asegura que se cumplan las siguientes condiciones
ideales:
o Ingeniería del producto:
 Las especificaciones de productos deben ser claras y exactas en coordinación
con los departamentos de ventas, mercadotecnia y control de calidad, establecer
programas de investigación de desarrollo de nuevos productos y nuevos usos,
aplicaciones a los productos de línea.
o Ingeniería de producción:
 Tener perfecto conocimiento de la capacidad instalada de toda la planta y de
cada máquina.
 Optimizar los programas de producción para eliminar cuellos de botella
ocasionados por la falta de capacidad en operaciones secuenciales.
 Contar con programas de producción.
Mercancías en transito
 Abrir auxiliares por cada orden de compra de transito con objeto de identificar el precio y
costos de cada uno de ellas, la suma de estos auxiliares debe ser igual o a mayor.
 En el caso de compras por medio de carta de crédito, vigilar que se cumplan todas las
condiciones de la operación.
Materias primas en transito
 Toda erogación por comprar de materias primas o materiales tanto en el país, como en el
extranjero, que este pendiente de surtirse o que ha sido embarcada debe cargarse a esta
cuenta.
 Asegurarse de que los costos y gastos se refieran al embarque que corresponde.
 En el caso de compras por medio de carta de crédito, vigilar que se cumplan todas las
condiciones de la operación.
Anticipos a proveedores
 Al formularse una orden de compra, esta debe basarse en la requisición de almacén
debidamente autorizada.
 El almacén debe informar oportunamente a contabilidad sobre las entregas de mercancía,
materias primas, materiales y bienes o servicios para que estén formulados la liquidación de
las operaciones correspondientes con proveedores.
 Al formularse una orden de compra, esta debe basarse en la requisición de almacén
debidamente autorizada.
 Terrenos
 Los terrenos que se adquieran deben de estar libres de todo gravamen o identificar
plenamente los que hubiere.
 Los terrenos deben escriturarse a nombre de la entidad.
 Deben pagarse oportunamente el impuesto predial y derechos conexos.
 Es necesario mantener en un lugar seguro la documentación original que acredita la
propiedad de los terrenos de la entidad.
Edificios
 Deben identificarse adecuadamente las erogaciones que presenten una inversión de aquellas
que por su naturaleza son gastos.
 La suma de los importes de todos los edificios debe ser igual al saldo en el mayor.
 Llevar a cabo adecuados programas por mantener los edificios en buen estado.
 Respecto a la adquisición de edificios, observar las fases que integran su ciclo:
o Determinación de la necesidad:
 Describir el propósito de la adquisición
 Estimar su costo.
 Tiempo para lograr su adquisición.
 Justificación económica de la inversión de capital propuesta.
Mobiliario y equipo de oficina
 Deben compararse periódicamente lo registros de este activo con el saldo que aparece en el
mayor.
 Se debe informar a la alta administración de las diferencias de importancia encontrada entre
los recuentos físicos y los registros contables.
 Mantener en un lugar seguro la documentación original que acredita las propiedades del
mobiliario y equipo de oficina.
Mobiliario y equipo de trabajo
 Deben compararse periódicamente los registros auxiliares de este activo con el saldo de su
correspondiente cuenta en el mayor.
 El activo fijo mas importante debe estar asegurado.
 Se debe resguardar por secciones o departamentos el mobiliario y equipo motivo del presente
análisis.
 Las personas que tienen bajo su custodia la documentación que acredita la propiedad de
estos activos no deben intervenir en actividades de compras, ventas, manejo de dinero ni en
los registros finales de diario general y mayor.
Herramientas, moldes y troqueles
 Debe hacerse por lo menos una vez al año un inventario físico y comparar sus resultados con
los registros respectivos.
 Integrar a la contabilidad de costos las cuotas para provisionar el uso y consumo de las
herramientas, moldes y troqueles.
 Se deben elaborar resguardos individuales a los trabajadores que se les dota con
herramientas, moldes y troqueles para su labor.
 Las herramientas, moldes y troqueles de mayor valor deben ser objeto de atención, cuidado y
resguardos especiales.

Equipo de transporte y distribución

 Deben compararse periódicamente los registros de este activo con el saldo de su
correspondiente cuenta de mayor.
 Se debe informar a la alta administración de las diferencias de importancia encontrada entre
los recuentos físicos y los registros contables.
 Fijar políticas para la reposición oportuna de unidades en mal estado.
 Asegurarse que los vehículos no sean utilizados en días inhábiles, como por ejemplo fines de
semana y días festivos.
Construcciones e instalaciones en proceso
 Antes de iniciar una construcción o instalación debe tenerse debidamente requisitada la
documentación correspondiente, así como los pagos de los derechos que marquen las leyes u
ordenamientos respectivos.
 Documentar plenamente con el contratista o proveedor los tipos de arreglo para la
construcción del nuevo edificio o instalación, a saber:
o Precio estándar
o Negociación de precios
o Costos totales sujetos a redeterminacion.
 Con relación a los costos de mano de obra, considerar:
o Razonabilidad de los niveles de mando.
o Calidad del trabajo.
o Responsabilidad del contratista sobre pago de cuotas al IMSS, SAR y al INFONAVIT.

Gastos de organización
 Debe existir autorización de personas facultadas por la entidad para invertir en este tipo de
gastos.
 Debe definirse, con claridad, la forma en que, en su caso, las partidas se aplicaran en
resultados.
 Deben de existir registros analíticos que permiten identificar claramente estas partidas, según
naturaleza, y que, a la vez, permitan realizar el cálculo de su aplicación a resultados.
Gastos de instalación
 Deben de existir reglas precisas para poder distinguir las partidas para su correcta
clasificación contable.
 La inversión debe estar respaldada por evidencia que permita comprobar su justificación.
 Debe existir autorización de personas facultadas por la entidad para realizar estos tipos de
gastos.
Gastos de investigación y desarrollo
 Deben existir reglas precisas para poder distinguir las partidas para su correcta clasificación
contable.
 Cada proyecto de investigación y desarrollo, forzosa y necesariamente, debe de ser objeto de
evaluación periódica para ratificar o rectificar su rumbo.
 Prestar atención a no capitalizar partidas que, por su naturaleza, concepto y propósito, en que
tiempo se puede concluir y el presupuesto a asignarle.

Gastos anticipados
 Deben existir autorización de personas facultadas por la entidad para realizar este tipo de
gastos.
 Deben existir reglas precisas para poder distinguir las partidas para su correcta clasificación
contable.
 Debe definirse, con claridad, la forma en que, en su caso, las partidas se aplicaran en
resultados.
Seguros pagados por anticipado
 Es necesario asegurarse de que la cobertura de las pólizas de seguros ampare
razonablemente a los bienes y propiedades de la entidad susceptible y siniestros y por
periodos lógicos.
 Todo tipo de negociación con compañías aseguradoras debe estar amparado por un contrato
de seguro.
 Buscar formulas para eliminar riesgos que permitan la reducción de costos de las pólizas de
seguros.
Promoción y publicidad
 La erogación deberá estar respaldada por evidencia que permite comprobar su justificación.
 Debe definirse la forma en que, en su caso, las amortizaciones se aplicaran a resultados.
 El criterio para amortización debe ser congruente con periodos o ejercicios anteriores.
 Es necesario distinguir que se entiende por promoción y publicidad para algún producto o
aspecto especifico y que se debe entender por imagen institucional.
Impuestos pagados por anticipado
 Es preciso señalar con claridad los lineamientos que permitan distinguir los conceptos que se
refieren a partidas de balance de aquellos referidos el estado de resultados.
 Debe definirse la forma en que, en su caso, se efectuara la aplicación a resultados.
Intereses pagados por anticipados
 Debe existir autorización de personas facultadas por la entidad para concertar financiamiento
bajo estas condiciones.
 Debe definirse la forma en que, en su caso, las amortizaciones de intereses aplicaran
resultados.
 Deben existir registros analíticos que permiten identificar claramente cara partida para que, a
su vez, faciliten el cálculo de su aplicación a resultados.
Gastos preoperativos
 Observar un estricto apego a las disposiciones fiscales con respecto a los criterios de
contabilización y amortización de los gastos preoperativos.
 Vigilar que los comprobantes que soporten los gastos preoperativos cumplan con las
disposiciones ficales y administrativas que les sean aplicables.
 Inversiones y valores a largo plazo
 Debido a que esta cuenta es una extensión de la cuenta de inversiones y valores, le son
aplicables las mismas técnicas de control interno contempladas en esta.

Cuentas por cobrar a largo plazo

 Dado que esta cuenta es una extensión consolidada de cuentas por cobrar a clientes y
deudores diversos, le son aplicables las mismas técnicas de control interno de estas.
Documentos por cobrar a largo plazo
 Dado que esta cuenta es una extensión consolidada de cuentas por cobrar a clientes y
deudores diversos, le son aplicables las mismas técnicas de control interno de estas.
Patentes
 Precisar claramente que el concepto a registrar bajo este procedimiento se refiere a una
patente. No confundirlo con una marca de fabrica o un derecho de autor.
 Definir un proceso interno para la transferencia formal de la acumulación de fastos de
investigación y desarrollo que dan origen de una patente.
 Conservar en lugar seguro y apropiado los registros, derechos o contratos derivados de una
patente en explotación o en suspenso.
Marcas de fabrica
 Precisar claramente que el concepto a registrar bajo este procedimiento se refiere a una
marca de fábricas. No confundirlo don una patente o un derecho de autor.
 Conservar en lugar seguro y apropiado los registros, derechos o contratos derivados de una
patente en explotación o en suspenso.
 Definir un proceso interno para la transferencia formal de la acumulación de fastos de
investigación y desarrollo que dan origen de una patente.
Crédito mercantil
 Estudiar escrupulosamente el efecto fiscal, y su correspondiente tratamiento de cualquier
compra que involucre un crédito mercantil, tanto para el comprador como para el vendedor.
 Estudiar las bases sobre las que se amortizara o absorberá un crédito mercantil pagado,
según convenga financiera y operativamente, y según lo permita o no la legislación fiscal
aplicable.
Proveedores
 La suma de los adeudor a proveedores debe ser igual al aldo que aparece en la
correspondiente cuenta de mayor.
 Es necesario comparar los estados de cuenta de los proveedores con los registros contables.
 Todo saldo deudor que aparezca en esta cuenta, de acuerdo con su importancia relativa,
debe ser clasificado al activo.
 Se debe afianzar a todo el personal que interviene en la función de compras.
Cuentas por pagar
 Un sistema de cuentas por pagar implica no utilizar la cuenta de proveedores.
 Descontar de los pagos de cuentas por pagar los anticipos entregados.
 En esta cuenta se deben reflejar adeudos a cargo de la entidad provenientes del giro de sus
actividades.
 Comprobar que los bienes o servicios que se vayan a pagar se hayan recibido.
 Vigilar las condiciones de pago establecidas por los proveedores con objeto de beneficiarse
con los descuentos de pronto pago o por compras en volumen.

Documentos por pagar a corto plazo

 La persona que autorice el pago de documentos debe ser independiente de la persona que
compra o que solicite erogaciones.
 Debe llevarse un registro detallado de los documentos por pagar.
 Verificar en cada pago que los intereses correspondientes están correctamente calculados.
 Deben cancelarse con sello de pagado los documentos ya pagados.
Acreedores diversos
 Los estados de cuenta de los acreedores deben ser comparados con los registros de
contabilidad de la entidad.
 La suma de todos los auxiliares de acreedores diversos tiene que ser igual a saldo de la
cuenta de mayor.
 Es necesario verificar el pago oportuno a los acreedores diversos con objeto de evitar el pago
de intereses moratorios.
Anticipos de clientes
 Vigilar la transferencia oportuna a la cuenta de clientes cuando se tenga conocimiento de que
se facturó la mercancía o servicio motivo del anticipo.
 Identificar claramente cada anticipo recibido de os clientes.
 Cerciorarse de que el total de los anticipos recibidos de los clientes sea igual al saldo en el
mayor.
IVA percutido
 Mantener un archivo adecuado de todas las declaraciones presentadas del IVA.
 El pago de esta obligación fiscal debe ser oportuno para evitar sanciones.
 Disponer que el IVA acreditable a favor de la entidad se encuentre registrado en la cuenta del
mismo nombre.
Gastos acumulados
 Debe tenerse especial cuidado de incluir todos los gastos que corresponden al ejercicio o
periodo en cuestión.
 Los cálculos aritméticos tienen que efectuarse con un máximo de exactitud y apego a la
realidad.
 Cerciorarse que el total de los gastos acumulados sea igual al saldo en el mayor.

Impuestos por pagar

 La suma de todos los auxiliares debe ser igual a a cuenta de control de mayor.
 Contar con un calendario de obligaciones fiscales.
 El pago de todo tipo de impuestos, derechos o aprovechamientos a que esta sujeta la entidad
debe ser oportuno para evitar sanciones.
Intereses por pagar
 Los cálculos aritméticos deben efectuarse con un máximo de exactitud.
 Mantener la estrecha relación entre el manejo de esta cuenta y las de documentos por pagar.
 Efectuar las retenciones a lugares correspondientes, en acatamiento a las disposiciones
aplicables en materia fiscal.

Dividendos por pagar

 Tomar en cuenta, en el momento del pago de dividendos, las diversas disposiciones fiscales y
legales aplicables.
 Analizar cuidadosamente todos los factores ante de decretar un pago de dividendos para
evitar problemas de liquidez financiera a la entidad.
 Los cupones de dividendos pagados deben ser cancelados y archivados en forma adecuada.
Remanentes por pagar
 Antes de decretar el pago de remanentes, se debe evaluar cuidadosamente las disposiciones
de efectivo y el efecto sobre la liquidez financiera de la sociedad.
 Tomar en cuenta, en el momento del pago de remanentes, las diversas disposiciones fiscales
y legales aplicables.
Documentos por pagar a largo plazo
 Debe llevarse un registro de estos documentos.
 Deben guardarse en lugar seguro los documentos ya pagados.
 La contratación de este tipo de adeudos a cargo de la entidad debe ser autorizada por la alta
administración, evaluando en cada caso de las garantías otorgadas.
Intereses cobrados por anticipado
 Evitar que se lleven a resultados, con el consecuente de pago de impuestos, intereses no
devengados en virtud de que no ha transcurrido el tiempo requerido para que la entidad pueda
exigir este derecho.
 Verificar los cálculos de los intereses llevador a resultados.
Reclamaciones y garantías
 Comprobar con documentación fehaciente los cargos a esta reserva a efectos de cubrir
requisitos de deducibilidad para fines fiscales.
 Establecer claramente y por escrito las políticas aplicables a la aceptación de reclamaciones y
otorgamiento de garantías.
 Asignar a un funcionario responsable la tarea de autorizar la cobertura de reclamaciones y
garantías.
Capital social
 Las acciones deben imprimirse de acuerdo con los términos establecidos en el contrato de
sociedad y las practicas contables y legales en vigor.
 Todos los movimientos y transacciones del capital social, deben respetar las disposiciones
legales aplicables.
 Contra entrega de la parte de la inversión en efectivo o en especie de cada socio, se debe
expedir el certificado correspondiente.
 Los certificados de acciones deben ser guardados en una caja de seguridad, bajo llave, o bien
ser entregados a algún funcionario autorizado por su custodia.
Patrimonio
 No confundir las disposiciones fiscales y legales aplicables a una sociedad mercantil con las
referentes a personas físicas como dueños de una empresa.

Patrimonio social
 Los administradores de una sociedad civil deben vigilar que cada uno de los socios cumplan
con sus obligaciones legales y fiscales.
 No confundir las disposiciones fiscales y legales aplicables a una sociedad mercantil con las
referentes a personas físicas como dueños de una empresa.
Haber social
 Las asociaciones de beneficencia son rígidas por una legislación específica.
 Los administradores de una sociedad civil deben vigilar que cada uno de los socios cumplan
con sus obligaciones legales y fiscales.
 No confundir las disposiciones fiscales y legales aplicables a una sociedad mercantil con las
referentes a personas físicas como dueños de una empresa.
Reserva legal
 El mejor control sobre la constitución de esta reserva es la calidad y contenido de la
información con que se preparó el estado de resultados, y del que se dispone de los recursos
contable-financieros para su constitución o incremento.
Resultados del ejercicio
 El principal elemento de control es la razonabilidad de as cifras consignadas en el estado de
resultados.
 La asamblea general de accionistas debe aprobar que aplicación se dará a las utilidades o
perdidas del ejercicio.
Resultados de ejercicios anteriores
 Todo movimiento a esta cuenta, independientemente del traspaso regular de los resultados
del ejercicio, debe ser autorizado por el órgano máximo de la entidad.
 El pago de dividendos debe realizarse en función del monto de cada aportación o durante el
tiempo a que estuvo impuesto el capital.
 Los cupones de dividendos pagados deben ser cancelados y archivados de forma adecuada.
Costos de ventas
 El costo de ventas debe incluir todos aquellos costos atribuibles a las ventas correspondientes
del ejercicio.
 Implantar un adecuado sistema de contabilidad de costos integrado a la contabilidad general.
 Debe haber consistencia en la aplicación de sistemas y procedimientos para la valuación de
los inventarios y la determinación de costos de ventas.
 Esta cuenta solo debe recibir cargos que correspondan al costo de mercancías o servicios
vendidos, así como diferencias de inventarios, cuando las políticas de la entidad lo dispongan.
Gastos de ventas
 Debe vigilarse, para efectos del control financiero, que los cargos recibidos a esta cuenta sean
consecuencia de actividades eminentemente de ventas.
 Abrir registros auxiliares por cada subcuenta de gasto de naturaleza especifica y, en su caso,
por las subcuentas que sean necesarias.
 Cualquier tipo de gastos cargado a esta cuenta debe de ser previamente autorizado, de
acuerdo con políticas prescritas por la administración.

Gastos generales y de administración

 Debe vigilarse, para efectos de control financiero, que los cargos recibidos en esta cuenta
sean consecuencia de actividades eminentemente administrativas.
 Los gastos deben corresponder al periodo en que sucedieron. Cualquier gasto susceptible de
diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.
 Respecto a los gastos por concepto de impuestos y derechos como impuesto predial, IMSS,
INFONAVIT, derechos de agua y alcantarillado, cooperaciones por derrama de obras
públicas, etc.:
o Verificar la procedencia, soporte legal, documentación relativa, cálculos aritméticos,
etc.
o Vigilar que los impuestos y derechos correspondan al periodo en que sucedieron.
o Pagar oportunamente las obligaciones fiscales para evitar multas, recargos y otro tipo
de sanciones.
Perdida en venta de activo fijo
 Observar las disposiciones fiscales aplicables en el caso de venta de activos fijos que fueron
objeto de depreciación acelerada.
 Contabilizar correctamente las ventas de activo fijo.
 Comprobar que el bien activo objeto de venta ya no es utilidad para la entidad.
Gastos Financieros
 Los cargos a esta cuenta deben tener un origen eminentemente financiero.
 Verificar en cada cargo procedencia, documentación soporte, cálculos aritméticos, etc.
 Los gastos deben corresponder al periodo en que sucedieron. Cualquier gasto susceptible de
diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.
Descuentos concebidos por pronto pago
 La entidad debe contar con solidas políticas para el otorgamiento de descuentos por pronto
pago.
 Todo descuento concedido por pronto pago debe ser autorizado por funcionario autorizado
para ello.
 No confundir un descuento por pronto pago con una rebaja o descuento sobre ventas; el
primero es resultante de una decisión eminentemente financiera, el segundo es de tipo
comercial.
 Amortización de crédito mercantil
 Estudiar y definir las bases sobre las que se amortizara o absorberá un crédito mercantil
pagado, según convenga financiera y operativamente, de acuerdo con la legislación fiscal
aplicable.
 El criterio que se decida para la amortización de un crédito mercantil debe permanecer
consistente, salvo decisión en contrario, perfectamente justificada y autorizada.
Ventas
 Las ventas deben incluir su correspondiente costo de ventas atribuible al periodo en que
sucedieron.
 Los presupuestos de ventas siempre deben ser más realistas que optimistas.
 Toda venta debe originar un cargo a caja, cuando es al contado, y a cuentas por cobrar a
clientes, cuando es a crédito.

 Desde el punto de vista mercadotecnia, se deben cumplir las fases que integran su ciclo:
o Determinación de la estrategia producto-mercado:
 Alcance de las capacidades del mercado.
 Requerimiento del mercado:
 Demanda del producto.
 Estado de la competencia.
 Requerimiento de tiempo.
 Facilidades de transporte.
Otros ingresos de operación
 Esta cuenta solo debe recibir créditos por ingresos operativos ajenos al giro de actividades de
la entidad.
 Los criterios de contabilización de otros ingresos deben ser uniformes y consistentes.
 Los ingresos gravados, por ejemplo, rentas y dividendos, deben cumplir con los
ordenamientos que les sean aplicables.
Recuperación de cuentas incobrables
 Se deben ejercer un control en cuentas de orden sobre todas las cuentas que se cancelen
como incobrables.
 Revisar periódicamente este control con objeto de mantener latente la posibilidad de una
recuperación.
Productos financieros
 Los créditos a esta cuenta deben tener un origen eminentemente financiero.
 Vigilar en cada abono la procedencia, documentación soporte, cálculos aritméticos, etc.
 Los gastos deben corresponder al periodo en que sucedieron. Cualquier gasto susceptible de
diferimiento deberá recibir el tratamiento correspondiente.
Estimación para cuentas incobrables
 A efectos de deducir estas cuentas del impuesto sobre la renta, recabar requisitos fiscales
contemplados en la legislación aplicable.
 Se debe llevar el control, por ejemplo, en cuentas de orden, sobre las cuentas cargadas a esta
reserva.
 Documentos descontados
 Los registros auxiliares referidos deben incluir, entre otros conceptos, nombre del girador del
documento, fecha de vencimiento, intereses aplicados, etc.
 Todo documento descontado debe estar registrado en documentos por cobrar para evitar que
se lleven a descuento de documentos apócrifos o inexistentes.
Estimación para obsolescencia de inventarios
 Se debe llevar el control, por ejemplo, en cuentas de orden, sobre los inventarios cargados a
esta reserva.
 La cancelación contra la cuenta de reserva para obsolescencia de inventarios solo debe
hacerse previa autorización de la alta administración o de la administración, según la
importancia de la misma, y después de haber agotado todos los recursos de un eventual
aprovechamiento.

Depreciación acumulada de edificios

 El procedimiento seguido por la entidad para considerar la depreciación debe ser consistente
con el aplicado en el ejercicio anterior.
 En los movimientos por concepto de baja o venta, se debe cancelar completamente la
depreciación acumulada del bien objeto de la transacción.
 Verificar parcial y anualmente, la corrección de los cálculos para constituir esta reserva.
Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de oficina
 El procedimiento seguido por la entidad para considerar la depreciación debe ser consistente
con el aplicado en el ejercicio anterior.
 Los créditos recibidos en esta cuenta deben ser iguales a los cargos a resultados por
concepto de provisión para depreciación de mobiliario y equipo de oficina.
Depreciación acumulada de mobiliario y equipo de trabajo
 Los créditos recibidos en esta cuenta deben ser iguales a los cargos a resultados por
concepto de provisión para depreciación de mobiliario y equipo de trabajo.
 Cuando se realicen los movimientos por causa de baja o venta, se debe cancelar
completamente la depreciación acumulada del bien objeto de esta transacción.
Depreciación acumulada de equipo de transporte y distribución
 Los créditos recibidos en esta cuenta deben ser iguales a los cargos a resultados por
concepto de provisión para depreciación de transporte y distribución.
 Cuando se realicen los movimientos por causa de baja o venta, se debe cancelar
completamente la depreciación acumulada del bien objeto de esta transacción.
Amortización acumulada de gastos de organización
 El procedimiento seguido por la entidad para considerar la depreciación debe ser consistente
con el aplicado en el ejercicio anterior.
 Cuando se realicen los movimientos por causa de baja o venta, se debe cancelar
completamente la depreciación acumulada del bien objeto de esta transacción.
 Los créditos recibidos en esta cuenta deben ser iguales a los cargos a resultados por
concepto de provisión para gastos de organización.
 Amortización acumulada de gastos de instalación
 Los créditos recibidos en esta cuenta deben ser iguales a los cargos a resultados por
concepto de provisión para gastos de instalación.
 En los movimientos por conceto de baja, se debe cancelar completamente la amortización
acumulada.
Amortización acumulada de patentes
 El procedimiento aplicado por la entidad para registrar estas amortizaciones debe ser
consistente con el aplicado en ejercicios anteriores.
 Verificar, parcial y anualmente, la corrección de los cálculos de estas amortizaciones.
 Los créditos recibidos en esta cuenta deben ser iguales a los cargos a resultados por
concepto de provisión para amortización de patentes.

Amortización acumulada de marcas de fabrica

 El procedimiento aplicado por la entidad para registrar estas amortizaciones debe ser
consistente con el aplicado en ejercicios anteriores.
 Verificar, parcial y anualmente, la corrección de los cálculos de estas amortizaciones.
 Los créditos recibidos en esta cuenta deben ser iguales a los cargos a resultados por
concepto de provisión para amortización de marcas de fábrica.
Devoluciones sobre ventas
 La entidad debe contar consolidas políticas para a aceptación de devoluciones sobre ventas.
 Toda devolución debe ser autorizada por un funcionario responsable, y estar amparada por
una nota de crédito.
Descuentos o rebajas sobre ventas
 La entidad debe contar consolidas políticas para a aceptación de descuentos o rebajas sobre
ventas.
 Evaluar la conveniencia o efecto sobre el cliente de conceder el descuento o rebaja
directamente en la factura; o bien, facturar a precio total y otorgar el beneficio mediante nota
de crédito.

Guía de contabilización
Podemos entender como guía de contabilización al documento que consigna el procedimiento de
registro contable de un conjunto integrado de operaciones interrelacionadas.
Entendido lo anterior, podemos entender que la guía de contabilización es el instrumento o guía que
nos ayuda a conllevar una buena contabilización en la empresa, mediante buen manejo de registros
contables, unificar criterios, análisis de informes.

Paquete de estados financieros

Podemos entender como paquete de estados financieros a todo el conjunto de informes cuantitativos
de una entidad, de la cual nos permite saber el estado de la empresa o institución cuantitativamente
hablando; ofreciéndonos información sobre operaciones, transacciones, registros que se han
obtenido en una fecha determinada.
Estados financiero básicos
  Balance general, también llamado estado de situación financiera o estado de posición
financiera.
 Estado de resultados, también llamado estado de pérdidas y ganancias.
 Estado de cambios en la situación financiera.
 Estado de cambios en el capital contable.
Anexos a los estados financieros
 Pronóstico de fondos
 Estado de origen y aplicación de recursos.
 Estado de fondos disponibles.
 Reporte de antigüedad de saldos en cuentas por cobrar a clientes.
 Reporte de antigüedad de saldos en deudores diversos.
 Reporte de existencia de inventarios.
 Reporte de mercancías en transito y anticipos a proveedores.
 Análisis de pasivo diferido.

Catálogo de formas que inciden en el sistema contable

Se refiere a las formas o formatos que se utilizan como soporte y para dar efecto al proceso
contable, operativo y administrativo.
Para el efecto deben considerarse las siguientes características de ellos:
 Nombre con que se le identifica
 Propósito
 Quien lo formula
 Quien lo origina
 Que lo origina
 Prioridad