Tema 7 Área de aprovisionamiento

1.La función de aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento tiene por objetivo suministrar al departamento de producción los

materiales necesarios para la fabricación, y al departamento de ventas los productos que ha de
comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso.

La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales:

Compras Se debe realizar una óptima selección de los proveedores, teniendo en cuenta el precio, la
calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago y el servicio posventa, entre otros elementos.

Almacenamiento Se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los

productos comprados o fabricados.

Gestión de inventarios Se ha de determinar la cantidad de existencias que se han de mantener

almacenadas, así como el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción
y la comercialización.

Las existencias: concepto y tipos

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y
que cumplen una función específica. Las existencias también se denominan stocks o inventarios.

Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en función
de su utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento:

Materias primas Son aquellas que, mediante la transformación o la elaboración, se destinan a formar
parte de los productos fabricados.

Productos semielaborados Son los productos elaborados por la empresa y, normalmente, no

destinados a la venta hasta que sean objeto de otra elaboración, incorporación o transformación
posterior.

Productos terminados Son aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo
final o a la utilización que de ellos puedan hacer otras empresas.

Mercaderías o existencias comerciales Son los materiales comprados por la empresa y destinados a
la posterior venta o comercialización, sin transformación.

Otros aprovisionamientos Son los elementos incorporables, como por ejemplo, combustible,
recambios o componentes del producto que no ha fabricado la empresa (embalajes, envases, material
de oficina, etc.).

Subproductos Son productos que fabrica la empresa de carácter secundario o accesorios respecto de
la fabricación principal (como la nata cuando se fabrica leche desnatada).

Residuos Se obtienen al mismo tiempo que los productos. Pueden ser utilizados, vendidos o inservibles
(como el serrín y virutas de madera en una carpintería).

Materiales recuperables Se reutilizan después de la producción (como los retales que se reaprovechan
en una empresa de confección).

2. La gestión de inventarios

La gestión de inventarios es la planificación, administración y control que la empresa realiza de sus

existencias. El objetivo es tener, en todo momento, las existencias necesarias para satisfacer sus
necesidades de producción o venta con el mínimo coste posible.

 La empresa necesita disponer de recursos almacenados por diversos motivos:

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  Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento
inesperado de la demanda.
 Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución
cuando la demanda depende de la época del año.
 Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.

2.1. Clasificación de los costes de las existencias

Los costes de gestión de las existencias se pueden clasificar en cuatro grupos:

Costes de pedido. los costes administrativos de gestionar y realizar los pedidos a los proveedores.

Costes de adquisición. Es la cantidad de producto que compramos al proveedor

Costes de ruptura de stocks. Son los costes que tiene la empresa cuando se queda sin existencias, es
decir, cuando no puede hacer frente al pedido de un cliente por falta de producto o cuando no puede
producir por falta de materias primas o de otras existencias necesarias para la producción.

Costes de mantenimiento de inventario. Son los costes que tiene la empresa por mantener un volumen
de existencias concreto en sus almacenes:

ADMINISTRATIVOS Coste de personal administrativo y del sistema de gestión y administración

OPERATIVOS Coste de personal del almacén, de equipos de manipulación y de los seguros
de las existencias
DE ESPACIO FÍSICO Alquiler del local, amortizaciones, impuestos, seguros del edificio…
ECONÓMICOS Costes de obsolescencia y depreciación de las existencias
FINANCIEROS Costes de intereses pagados por la financiación ajena.

2.2. Gráfica de los movimientos del almacén

Para representar las variaciones en la cantidad de un producto que se producen en el almacén se utilizan
unos ejes de coordenadas que muestran la cantidad de existencias (eje de ordenadas) en función del
tiempo (eje de abscisas).

En el mismo gráfico se pueden representar algunos de los indicadores que se han de tener en cuenta en
la gestión de los inventarios. Estos indicadores son los siguientes:

Stock máximo: Cantidad mayor de existencias de un material que se puede mantener en el

almacén.
Stock mínimo o de seguridad: Cantidad menor de existencias de un material que se puede
mantener en el almacén para evitar ruptura de stock.
Punto de pedido: Nivel de existencias en el que se ha de realizar el pedido, teniendo en cuenta
el plazo de aprovisionamiento.

La gestión de inventarios debe determinar los niveles de stock máximo y de stock de seguridad en la
empresa.

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2.3. Modelo de pedido óptimo o modelo de Wilson

El modelo de Wilson tiene como objetivo determinar la cantidad de pedido y el momento en el que se
ha de realizar para optimizar el sistema de gestión de inventarios, es decir, que garantice un coste
mínimo.

El modelo de Wilson es aplicable siempre que:

 La empresa se aprovisione por lotes de producto de cantidad constante.

 La demanda del producto (cantidades totales que se compran al proveedor o que se fabrican en
producción) sea constante y conocida a lo largo de todo el periodo de gestión.
 El precio del producto y el plazo de aprovisionamiento sean constantes y conocidos.

2.4. Modelo ABC de gestión de inventarios

Este modelo se utiliza para clasificar por importancia relativa las diversas existencias de una empresa
cuando esta tiene unos inventarios con mucha variedad de productos y no puede destinar ni el mismo
tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos, ya que tienen una influencia diferente sobre la
gestión de esos inventarios.

La idea que subyace tras el modelo ABC es que cada categoría de existencias requiere de un nivel de
control diferente; cuanto mayor sea el valor invertido en los elementos almacenados, más estrecho
deberá ser ese control.

El modelo ABC se basa en clasificar las existencias en tres categorías:

Existencias A. Forman aproximadamente el 20% de los artículos del almacén y en conjunto suponen el
60-80% del valor total de las existencias. Estas existencias hay que controlarlas y analizarlas
detalladamente, dado que tienen el valor económico más relevante.

Existencias B. Son existencias menos relevantes que las anteriores. A pesar de ello, se debe mantener un
sistema de control. Suponen el 30% de los artículos del almacén, con un valor del 10-20% del almacén.

Existencias C. Son existencias que tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento.
Representan el 50% de las de existencias de la empresa, pero menos del 5-10% del valor total del
almacén.

2.5. El sistema JIT (just-in-time) de gestión de inventarios

El sistema JIT se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que no se
necesita, es decir, hasta que no haya un pedido firme de clientes o una orden de fabricación.

Este sistema tiene como objetivo básico reducir las existencias en inventario y las relaciona con la
satisfacción inmediata de los pedidos de clientes o las órdenes de fabricación. El inventario JIT es el nivel
de existencias mínimo para mantener el funcionamiento de la producción y el aprovisionamiento de la
empresa eficazmente.

La finalidad del sistema JIT es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir
los plazos de producción y de entrega a los clientes (reaccionando ágilmente ante los cambios de la
demanda) y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rápidamente los problemas
operativos.

3. Valoración de las existencias

Las existencias, como cualquier bien de la empresa, tienen una valoración económica cuantificable.
Además de su importancia dentro del aprovisionamiento de la empresa, suponen una inversión
considerable de recursos que hay que controlar, valorar y administrar.

3.1. Valoración de las entradas del almacén

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La normativa establece que las entradas de existencias en el almacén se han de valorar, según su
naturaleza, al precio de adquisición o al coste de producción:

Si las existencias son productos comprados por la empresa al exterior, se valoran al precio de
adquisición. Si, por el contrario, son productos producidos internamente en la empresa, se valoran al
coste de producción. El contenido de estas dos normas es el siguiente:

Precio de adquisición. Es el importe total de la compra, según la factura del proveedor y sin incluir el IVA
deducible, más todos los gastos que haya generado la operación (transportes, seguros, envases,
impuestos no repercutibles, etc.).

Precio de adquisición = Importe de facturas de los productos (sin incluir el IVA deducible) + Gastos de
la operación

Coste de producción. Es la suma del precio de adquisición de las materias primas y de los materiales
consumidos en la fabricación, de los costes directos de la producción (mano de obra, energía, etc.) y de
la parte proporcional de los costes indirectos (otros salarios, alquiler del local, etc.) imputables a la
producción.

Coste de producción = Materias primas + Otros consumos + Otros costes directos de fabricación +
Costes indirectos de la empresa

3.2. Valoración de las salidas del almacén según los criterios PMP y FIFO

La normativa vigente propone y recomienda dos criterios de valoración. Se trata de los criterios PMP y
FIFO, dos métodos diferentes que permiten calcular ordenadamente el valor de las existencias
almacenadas por la empresa en cualquier momento y situación.

La normativa recomienda de forma general aplicar el criterio PMP, aunque permite también la aplicación
del criterio FIFO cuando la dirección de la empresa considere que favorece su control y gestión.

Criterio PMP (precio medio ponderado). Consiste en valorar todas las existencias que están
almacenadas con un mismo valor que se ha de calcular y modificar cada vez que se produce una nueva
entrada. Si pi es el precio o valor y que la cantidad de existencias o de producto entrante, el PMP se
calcula de la siguiente manera:

PMP = ∑ (Precio * Cantidad) / Cantidad Total

Las entradas se registran a su valor y las existencias y las salidas al PMP correspondiente.

Criterio FIFO («primera entrada, primera salida»). El valor de salida de los productos del almacén es el
precio de las primeras unidades físicas que entraron. De esta forma, las existencias salen del almacén
valoradas en el mismo orden en que entraron. Las existencias se registran según su valor de entrada
respetando el orden cronológico.

3.3. Ficha de control de existencias

Para sistematizar y registrar los movimientos de las existencias se utiliza una ficha de almacén o ficha de
control de existencias, documento que registra individualmente todos los productos que se tienen en
existencias, su valoración, y las entradas y salidas que se producen ordenadas cronológicamente.
Además, se reflejan otras informaciones que son características de los productos almacenados.

Las fichas de almacén o de control interno se emplean para cualquier tipo de producto almacenable:
materias primas, combustible, productos terminados, elementos incorporables, etc