Notas Dirección Estrategica de Proyectos Tema6

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE MÉXICO

Maestra Claudia González Ruvalcaba.

Materia: Dirección Estratégica de Proyectos.

NOTAS DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

SEMANA 5:
6. Marco de trabajo para proyectos en entornos controlados / Projects in
Controlled Environments
6. Marco de trabajo para proyectos en entornos
controlados / Projects in Controlled Environments
PRINCE por sus siglas en inglés que significa Projects In Controlled Environment es decir
proyectos en un ambiente controlado, es una metodología estructurada y flexible para hacer un
manejo efectivo de la administración y gerencia de proyectos de cualquier tamaño en cualquier
área haciendo un uso efectivo de todas las variables interrelacionadas. PRINCE2 es la
metodología versión 2 revisada y actualizada recientemente.

Esta metodología fue creada en Londres en 1989 como una iniciativa del gobierno para apoyar y
garantizar la forma de desarrollar proyectos. Estaba dirigida en un inicio al área de Sistemas de
Información y luego se convirtió en el estándar a seguir por todas las entidades gubernamentales
en el país y en años siguientes se expendió por toda Europa y el mundo.

La mayoría de multinacionales han ido adoptando esta metodología de gerenciamiento de


proyectos. Esta metodología es una combinación de 7 procesos, 8 componentes y de 3 técnicas.

Procesos:

➢ Starting UP a Project: surge la necesidad de realizar algo.


➢ Initiating a Project: inicia el proyecto con sus métricas.
➢ Directing a Project: administración del proyecto per se.
➢ Managing stage bounderies: manejo efectivo de las diferentes etapas.
➢ Controlling a Stage: midiendo la eficiencia del proyecto.
➢ Managing product delivery: garantizando la entrega de lo deseado.
➢ Closing a Project: cierre formal de un proyecto.

Componentes:

➢ Organisation: define la estructura organizacional del proyecto.


➢ Plans: define los pasos a seguir, los reportes de recursos, etc.
➢ Controls: administración de los procesos.
➢ Business Case: define los beneficios del negocio.
➢ Quality Management: define y mide la calidad del proyecto.
➢ Configuration Management: define las características y cómo serán medidos los productos
a entregar de acorde a sus especificaciones.
➢ Change Control: define el proceso y procedimiento a seguir si hay algún cambio.
➢ Management of Risk: define las variables a considerar y como medir los riesgos que deben
tomarse en un proyecto.
Técnicas:

1) Product-Based Planning: esta técnica involucra otros tres elementos que nos ayudan a la
definición de los productos a entregar, bajo el concepto de producto a entregar es aquel que se
definió como la realización y entrega de los requerimientos solicitados:

a) Product breakdown: un diagrama de los productos.

b) Product description: descripción detallada de (los) producto(s).

c) Product Flor: descripción de la interrelación de productos.

2) Change Controls: esta técnica nos garantiza someter a procesos toda la gerencia del proyecto
basada en tener bajo control cualquier cambio que ocurra.

3) Quality Reviews: esta técnica nos ayuda a revisar los estándares ya existentes y también poder
buscar nuevos que puedan ser aplicados. También nos ayuda a tener procedimientos exitosos así
como tener un acercamiento a revisar cada uno de los elementos y productos a entregar. En esta
técnica también involucra la correcta toma de decisiones del proyecto, el manejo de proveedores y
el manejo de la información.

6.1 PRINCIPIOS

Estos son las obligaciones y las buenas prácticas que darán las pautas y determinarán si el
proyecto se está gestionando genuinamente utilizando la metodología PRINCE2. Hay siete
principios y a menos que se tengan todos en cuenta no estaríamos hablando de un proyecto
gestionado por la metodología PRINCE2. Para que un proyecto sea considerado Price2, debe
cumplir los 7 principios Price2.

I. Justificación comercial continua del proyecto. Se realiza a través de un modelo de negocio o


Business case y se mantiene durante todo el ciclo de vida del proyecto. Prince2 se aplica en
grandes proyectos por ejemplo: Las Olimpiadas.

Un proyecto PRINCE2 tiene justificación comercial continua. Una exigencia para un proyecto
PRINCE2 es que:

• Haya motivo justificable para iniciarlo.

• La justificación se mantenga valida durante toda la vida del proyecto.

• La justificación se documente y se apruebe.

• La justificación se documente en un Business Case.

II. Aprender de la experiencia durante todo el ciclo de vida del proyecto. La primera vez que
dirigimos un proyecto, nos equivocaremos mucho y a través de la experiencia dirigiendo proyectos
nos vamos a equivocar menos. Son las famosas lesson learned o el registro del aprendizaje del
proyecto.
Los equipos de los proyectos PRINCE2 aprenden de experiencias previas: las lecciones se
buscan, se hacen constar y se obra en consecuencia durante toda la vida del proyecto. En
PRINCE2, aprender de la experiencia impregna el método:

• Al iniciar el proyecto: Se debería revisar los proyectos anteriores o similares para ver si las
lecciones aprendidas se podrían aplicar.

• A medida que el proyecto progresa: El proyecto debería continuar aprendiendo. Las lecciones
deberían incluir todos los informes y revisiones.

• A medida que el proyecto cierra: El proyecto debería comunicar las lecciones.

III. Roles y responsabilidades bien definidos. Los proyectos se ejecutan o se realizan en una
organización bien definida, lo mejor es que llamen al Equipo de proyecto organización estructurada
y bien definida.

Un proyecto PRINCE2 tiene roles y responsabilidades definidos y convenidos en una estructura


organizativa que cuadra con los intereses comerciales de la empresa, de los usuarios y de los
proveedores como partes interesadas. Partes interesadas primarias:

• Patrocinadores “Comerciales” que endosan los objetivos y aseguran que la inversión comercial
tenga una buena relación Calidad-Precio.

• “Usuarios” que, una vez que el proyecto se ha completado, utiliza los productos para permitir
obtener los beneficios esperados.

• “Proveedores” que proporcionan la pericia y los recursos requeridos por el proyecto (estos
podrían ser internos o externos).

IV. Gestión del proyecto por fases. Se contempla el Preproyecto, inicio, entrega y final y post-
proyecto. Establece un numero de fases suficientes para que , antes de empezar con las fases
caras, se tengan las cosas muy claras.

Un proyecto PRINCE2 se planifica, se supervisa y se controla fase por fase. PRINCE2 resuelve la
cuestión del horizonte de planificación al:

• Dividir el proyecto en una serie de fases de gestión.

• Tener un plan del proyecto de alto nivel y un plan de la fase actual detallado.

• Planificar, delegar, supervisar y controlar el proyecto fase por fase.

V. Gestión por excepción o delegación de autoridad en los niveles de dirección, gestión y


entrega. La palabra gestión por excepción básicamente indica la tipología de los que intervienen en
el proyecto, y hay 3 niveles:

▪ Nivel Gobierno: nivel de alta dirección, del ejecutivo del proyecto para arriba, este nivel va
a soportar la orientación del proyecto.
▪ Nivel Gestión: Será el director de proyecto y su equipo directivo.
▪ Nivel Entrega: Son las personas que se dedican a confeccionar los entregables, el
ambiente mas técnico.
Un proyecto PRINCE2 tiene tolerancias definidas para cada objetivo del proyecto a fin de
establecer límites de autoridad delegada.

Las responsabilidades se establecen al:

• Delegar autoridad de un nivel de gestión al siguiente al fijar tolerancias para seis objetivos para el
nivel de plan correspondiente

o Tiempo: Mas o menos un periodo de tiempo respecto de las fechas límite de terminación.

o Coste: Mas o menos un monto del presupuesto planificado.

o Calidad: Mas o menos una desviación respecto de una meta de calidad.

o Alcance: Variación permitida de los productos del plan.

o Riesgo: Limites respecto de los riesgos totales del plan. O limites a cualquier amenaza
individual.

o Beneficio: Mas o menos una desviación respecto de una meta de mejora.

• Fijar controles de modo que si se prevé que se excederán esas tolerancias, se involucre de
inmediato al nivel de gestión siguiente para que tome una decisión sobre la manera de proceder.

• Implementar un mecanismo de garantía de modo que cada nivel de gestión pueda tener
confianza en que dicho controles son efectivos.

VI. Enfoque hacía la entrega de productos a través de descriptores de producto de la EDT. El


concepto básico del método será la estructura de desglose de trabajo.

Un proyecto PRINCE2 centra su atención en la definición y la entrega de productos; en particular,


en sus exigencias de calidad. Sin un enfoque en los productos, los proyectos están expuestos a
varios riesgos principales tales como:

• Disputa de aceptación. • Repetición del trabajo.

• Cambio descontrolado (“aumento del alcance” o Scope Creep)

• Insatisfacción de los usuarios.

• Subestimación de las actividades de aceptación.

VII. Adaptación de métodos y controles de gestión a los parámetros o al entorno del


proyecto. Propósito, tamaño, complejidad, importancia, capacidad y riesgo. El séptimo principio es
una referencia al hecho de que, hay que adaptarnos a cada una de las circunstancias.

PRINCE2 se adapta para la corresponder al entorno; tamaño, complejidad, importancia, capacidad


y nivel de riesgo del proyecto. El propósito de la adaptación es:

• Asegurar que el método de gestión del proyecto se relacione con el entorno del proyecto.
• Asegurar que los controles del proyecto se basen en el tamaño, complejidad, importancia,
capacidad y nivel de riesgo del proyecto.

En definitiva, Prince2 es un método estándar que puede aplicarse a todo tipo de organizaciones
(incluyendo Pymes), quizá por ello, desde que comenzó en 1996 en Reino Unido, se ha extendido
por diversos países. Y es que, no sólo enrique al proyecto en el que se aplica, sino que toda la
organización acaba beneficiándose el método.

6.2 ALINEACIÓN CON LA NORMA ISO 21500

El objetivo de la norma ISO 21500 es el de recomendar a las organizaciones (y no a los individuos)


una manera profesional de elaborar los proyectos basada e las mejores practicas del mercado
global. Es por eso que la ISO 21500 se inspira en el PMBok® pero también en Prince2.

ISO 21500 es una norma específica para la gestión de proyectos. Se trata de una guía, no de una
no de una norma de requisitos por lo tanto hay certificación. La gestión de proyectos con las ISO
ofrece una ventaja estratégica a las empresas. La norma ISO 21500 es estándar de conocimiento
internacional.

La norma nace como respuesta a:

▪ La progresiva internacionalización de los proyectos.


▪ La necesidad de armonizar los estándares nacionales preexistentes.
▪ La urgencia por establecer principios y procedimientos comunes de gestión de proyectos a
nivel mundial.
▪ Recoger lo común y lo mejor de todas las normas nacionales.
▪ Ser aplicable a cualquier organización independiente del tamaño y sector empresarial.

6.3 TEMAS O ÁREAS DE CONOCIMIENTO

7 temáticas o áreas de conocimiento que apoyan determinadas áreas clave de la gestión de


proyectos.

1. Caso de negocio: Aborda la manera en que se desarrolla una idea hasta convertirse en
un proyecto viable para la organización.
2. Organización: Está temática describe los puestos, funciones y responsabilidades del
equipo encargado de ejecutar el proyecto.
3. Calidad: Se ocupa de desarrollar la comprensión de los interesados respecto a los
atributos de calidad de los productos a entregar.
4. Planes: Describe los pasos requeridos para desarrollar los planes establecidos y las
técnicas de PRINCE2® que se deben aplicar.
5. Riesgo: Esta temática se ocupa de la manera en la que la gestión del proyecto gestiona
las incertidumbres en sus planes.
6. Cambio: En esta temática se describen la manera en la que se evalúa y actúa para
incorporar los posibles cambios que se producen.
7. Progreso: Se trata el proceso de toma de decisiones para aprobar planes, seguimiento del
avance real y el manejo de excepciones cuando los planes no se cumplen.
6.4 TÉCNICAS Y PROCESOS DE EJECUCIÓN

La estructura del método PRINCE2 está organizada principalmente en tres partes: componentes,
procesos y técnicas. Los componentes son áreas de conocimiento que deben aplicarse al proyecto
cuando corresponda, los componentes son implementados mediante los procesos, que son los
elementos que explican qué debe ocurrir y cuándo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Las
técnicas ofrecidas son métodos de trabajo de uso opcional pero muy recomendable.

Prince2 define 8 roles:

▪ Consejo/Junta Directiva (Project Board).


▪ Usuario Representativo (Senior User).
▪ Director Ejecutivo (Executive).
▪ Suministrador/Proveedor Representativo (Senior Supplier).
▪ Jefe de Proyecto (Project Manager).
▪ Jefe de Equipo (Team Manager).
▪ Responsable de Garantía (Project Assurance).
▪ Responsable de Soporte (Project Support).

Modelo de procesos Prince 2

Estos describen una progresión paso a paso del ciclo de vida del proyecto, desde la puesta en
marcha hasta el cierre del mismo. Cada proceso entrega una lista de control para las actividades
recomendadas, los productos y las responsabilidades afines. 7 Procesos de Prince2:

● Puesta en Marcha de un Proyecto: SU (Starting Up a Project). Este proceso es para la


Gestión Superior (la Junta de Proyecto controla el proyecto).

● Dirección de un Proyecto: DP (Directing a Project). Se trata de un proceso pre-proyecto muy


corto que reúne los datos necesarios para comenzar el proyecto.

● Iniciar un Proyecto: IP (Initiating a Project). El proceso examina la justificación del proyecto y


crea la Documentación de Inicio del Proyecto (PID) que incluye el Plan del Proyecto (Project Plan).

● Control de una Fase: CS (Controlling a Stage). Este proceso describe las tareas diarias de
vigilancia y de control que realiza el Jefe de Proyecto sobre el proyecto. Aquí es donde el Jefe de
Proyecto pasa la mayor parte de su tiempo en un proyecto.

● Gestión de la Entrega de Productos: MP (Managing Product Delivery). Este es el proceso de


entrega de los productos. Es donde los productos (Productos Especializados), que van a ser
utilizados por los usuarios, son entregados por los miembros del equipo.

● Gestión de los Límites de Fase: SB (Managing a Stage Boundary). Este proceso proporciona
una forma controlada de completar una fase y planear la siguiente.

● Cierre un proyecto: CP (Closing a Project). Este proceso confirma la entrega de los productos
y el Jefe de Proyecto prepara el cierre del proyecto.
Procesos PRINCE2
Referencias bibliográficas.

Fuentes, A. (2002). Enfoques de Planeación: Un sistema de metodologías, México:


Universidad Nacional Autónoma de México.

Fuentes, A. (2002). Las armas del estratega, México: Universidad Nacional Autónoma de
México.

Grant, A. (2003). The impact of life coaching on goal attainment metacognition and mental
health. Social Behavior and Personality: An international journal, Volume 31, Number 3,
2003, pp. 253-263(11). DOI: https://doi.org/10.2224/sbp.2003.31.3.253

Manuel Guillén Garzaro,. (2009). METODOLOGIA PARA CONTROL DE PROYECTOS


PRINCE2 . 12 de octubre 2018, de Universidad Rafael Landívar Sitio web:
http://www.fgsalazar.net/LANDIVAR/ING-PRIMERO/boletin09/URL_09_SIS01.pdf

Pablo Lledó. (2017). Director de Proyectos. USA: PL Project Managament.

Guerrero, M. (2016). Presentación PDF del tema 6 en Blackboard. Universidad


Tecnológica de México.

Project Management Institute, A Guide To The Project Management Body Of Knowledge


(PMBOK Guides), 6a. Edición

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