Manual Ua6

GESTIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS.
Unidad de
COMPARTIR RECURSOS Aprendizaje 06
PROYECTOS Y SUBPROYECTOS
Los proyectos por más simples que puedan ser se pueden escapar de las manos rápidamente. Sin
darnos cuenta, un simple proyecto de construcción se puede convertir en un collage de proyectos más
pequeños, como diseño, excavación, cimientos y marketing. Es posible tener un mayor control sobre
un proyecto si se crea proyectos más pequeños en Microsoft Project y se les vincula en un único archivo
de Project para mostrar dónde encajan en el proyecto principal.
El Proyecto principal es un proyecto que contiene otros proyectos (que se denominan subproyectos).
Los subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos complejos en partes más fáciles de
manejar. Los subproyectos pueden conservar los vínculos con sus proyectos originales, de modo que
todos los cambios que se realicen en los proyectos insertados en el archivo consolidado se reflejarán
en el archivo de origen.
Insertar Subproyectos en un Proyecto principal

Mediante la consolidación de archivos relacionados en un proyecto principal puede organizar y
administrar de forma más eficiente proyectos complejos o varios proyectos relacionados.
Por ejemplo, asumiendo fechas de inicio del proyecto el día 03/02/2020, calendario estándar y con
dependencias de tipo FC, elabora los siguientes 3 proyectos:
Para consolidarlo en un proyecto al que llamaremos TOTAL, se siguen los siguientes pasos.
Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 1 de 9

1. Cree un proyecto en blanco llamado Consolidado.mpp, de preferencia se debe definir el calendario
laboral y fecha de inicio del proyecto. En este caso, se utiliza el Calendario Estándar y como fecha
de inicio el 03/02/2020.
2. En la ficha Proyectos, grupo Insertar, se tiene la opción Subproyecto:
3. Haga clic en el botón Subproyecto y agregue uno a uno los proyectos que desee consolidar o,
usando las teclas Shift o Ctrl, seleccione los proyectos que se desee añadir. Es conveniente que
dichos proyectos deban aparecer en el orden inverso en que se han de ejecutar en el proyecto
principal, así tenemos:
Hay que tener cuidado y verificar el orden en que aparecen los sub-proyectos, de no estar en el orden
correcto, mover la fila correspondiente al lugar correcto. Así debe quedar:
4. Una vez insertados en el proyecto de consolidación, cada uno de los proyectos puede ser tratado
como si fuera una subtarea, se puede:
a. Establecer dependencias entre los proyectos. Por ejemplo, una dependencia de tipo FC,
seleccionamos los 3 subproyectos y damos clic en el botón Vincular las tareas seleccionadas,
así tenemos:
Al desplegar los subproyectos, tenemos:

b. Establecer dependencias entre las tareas de proyectos diferentes, etc.
Por ejemplo, activando Tarea de resumen del proyecto, anulando las dependencias entre los
subproyectos y estableciendo dependencias del tipo FC entre las tareas T5 y A1; luego, entre
las tareas A4 y X1, tendríamos:
Las tareas entre los subproyectos se vinculan

creando dependencias con notaciones que
marcan la ruta de los subproyectos donde las
tareas se vinculan…
Sugerencias:
✓ Los subproyectos se tratan como tareas de resumen en el proyecto principal. Se pueden aplicar y
anular las sangrías de las tareas de resumen de un subproyecto en el esquema para cambiar su
orden en la jerarquía de tareas. Sin embargo, si se aplican o anulan las sangrías de las tareas en un
subproyecto, y éste está vinculado a su archivo de origen, los cambios efectuados también se
mostrarán en el archivo de proyecto original.
✓ Cuando se consolidan proyectos en un proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos
de proyecto individuales. No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto.
✓ Para insertar un archivo en formato de sólo lectura, seleccione el
proyecto y haga clic en la flecha del botón Insertar y, a continuación,
en Insertar sólo lectura.
✓ Si no desea que el subproyecto se actualice con los cambios del archivo
de proyecto original, o que los cambios del subproyecto se muestren
en el archivo de proyecto original, desactive la casilla de verificación Vincular al proyecto.
✓ Las tareas entre los subproyectos pueden vincularse utilizando los diferentes tipos de
dependencias. En el campo Predecesoras, Project incluye la ruta y la tarea que corresponde al
vínculo que se creado, así tenemos:

Compartir recursos usando un archivo de recursos
Si trabaja en un entorno en el cual varios administradores de proyectos usan el mismo grupo de
recursos en múltiples proyectos, un archivo de recursos es muy útil.
Un archivo de recursos es mucho más de lo que su nombre implica: es conjunto de recursos que están
disponibles para cualquier proyecto. Cuando se usa un archivo de recursos en Project, puede abrir y
ver las asignaciones de recursos en todos los proyectos.
Creación de un archivo de recursos

Para usar un archivo de recursos, se necesita un archivo de proyecto que contenga todos los recursos
disponibles que va a compartir. Para ser efectivo, se sugiere que se incluya todos los recursos
disponibles en este archivo de recursos, aun cuando solo use algunos de los recursos del archivo de
recursos.
Al incluir todos los recursos en el archivo de recursos, elimina la necesidad de crear varios archivos de
recursos y luego usarlos en uno u otro proyecto.
Ud. crea un archivo de recursos simplemente indicando todos los recursos en la hoja de recursos de
un archivo de Project. El archivo de Project no contiene tareas, pero si es así, no afecta en nada su uso,
pero se recomienda que, para evitar alguna confusión, solo se especifique los recursos más no tareas.
Compartir Recursos
Si se va a usar el archivo de recursos, no indique ninguno en su proyecto, al contrario, conecte su
proyecto al archivo que contiene los recursos compartidos siguiendo los siguientes pasos:
1. Cree un nuevo proyecto para utilizarlo como archivo de recursos (o como en ingles de denomina
resource pool file). Por ejemplo, Archivo de recursos.mpp.
2. Añada los siguientes recursos al proyecto de recursos y es necesario mantenerlo abierto.

3. Abra el proyecto que compartirá recursos (el proyecto que contendrá las tareas más no recursos
denominado también proyecto compartidor). En este caso, se utiliza el archivo P1.mpp.
4. En la ficha Recurso y en el grupo Asignaciones haga un clic en Grupo de recursos y un clic más en
Recursos compartidos, Project muestra la ventana Compartir recursos, así tenemos:
5. En el cuadro Compartir recursos, haga clic en la opción Usar recursos (requiere al menos un grupo
de recursos abierto) y clic en el botón . Aparentemente no habrá ocurrido nada, pero al
pasarnos a la vista Hoja de recursos, tendremos la lista de recursos como si la hubiéramos escrito
manualmente.
NOTAS:
✓ Si hubiera varios archivos de recursos dependiendo el tipo de proyecto que realiza, en la lista
se debe seleccionar el adecuado para el proyecto actual.
✓ Si no se encuentra abierto el archivo que tiene los recursos, este proceso no puede realizarse.
✓ Para que no haya conflicto con la información de recursos o cómo manejar el calendario, se
selecciona El grupo de recursos tiene prioridad, el calendario de los recursos del archivo de
recursos tiene prioridad cuando aparece un conflicto. Si selecciona El proyecto compartidor
tiene prioridad, el calendario de recursos en el archivo que está compartiendo recursos tiene
prioridad cuando un conflicto aparece.
6. Repita este proceso para los proyectos P2.mpp y P3.mpp, al finalizar vaya al archivo de recursos,
ficha de recursos, grupo de recursos y recursos compartidos.

NOTAS: Si observa la hoja de recursos en la vista correspondiente en el archivo que ha
compartido recursos (archivo donde se encuentran las tareas – P1.mpp, P2.mpp y
P3.mpp), se notará que aparecen todos los recursos del archivo de recursos, y aunque
parezca que se encuentran en su proyecto, no lo están, hasta que realice asignaciones
a las tareas.
Si ha indicado recursos en el proyecto y después comparte recursos, el archivo de
recursos aparece junto a los recursos que ha definido, lo que podría causar confusión.
7. Ahora ya puede continuar su trabajo o simplemente cerrar ambos archivos. Por ejemplo, en el
proyecto P1.mpp, añada los siguientes recursos:
Abriendo un proyecto
Una vez implementado los proyectos con los recursos asignados, éstos se pueden guardar y cerrar
como de costumbre. Sin embargo, en la siguiente oportunidad de abrir los proyectos (por ejemplo, el
proyecto P1.mpp) que utilizan un mismo archivo de recursos, Project muestra el siguiente cuadro de
diálogo:
¿Qué opción escoger?

Cuando se elige la primera opción, Project abre su archivo y también el archivo de recursos, pero el
archivo de recursos se abre como de solo lectura.
El mensaje “[Solo Lectura]” aparece junto al nombre del archivo de recurso indicando que no se podrán
hacer cambios en dicho archivo y grabarlos, ya que el archivo podría estar siendo usado por otros
usuarios a la vez. En la ficha Vista, grupo Ventana, clic en el botón Cambiar ventana y tenemos:
Si selecciona la segunda opción, Project abre su archivo (el que contienen las tareas). Si previamente
no ha asignado recursos y va a la vista hoja de recursos, no visualizara ningún recurso. Si ha asignado
recursos, en la hoja de recursos, sólo aparecerán los recursos asignados, por consiguiente, no se
podrán añadir otros recursos. Cuando la hoja de recursos se encuentra en blanco, no puede hacer
ningún tipo de cambios que involucren recursos en su proyecto.

Abriendo el archivo de recursos
Cuando se abre en forma independiente el archivo de recursos observará que aparece el siguiente
cuadro solicitando que elija 1 de las 3 opciones:
✓ La opción Abrir el grupo de recursos como solo lectura para permitir a otras personas
trabajar en proyectos conectados a dicho grupo: hace que Project abre el archivo de recursos
para que pueda actualizarlo con los cambios hechos a su proyecto y las otras personas lo
puedan utilizar a la vez.
Si olvido actualizar el archivo de recursos después de hacer cambios en su proyecto que
afecten la información del archivo de recursos, Project muestra un mensaje solicitando que
actualice el archivo de recursos, al Aceptar, Project actualiza el archivo de recursos por Ud.
✓ La opción Abrir el grupo de recursos en modo de lectura-escritura para poder realizar
cambios en la información de los recursos (como tasas, etc.), aunque esto no permitirá que
otras personas actualizasen el grupo con nueva información, se puede utilizar cuando se
desea actualizar costos o disponibilidad de la información. Otros usuarios no podrán actualizar
el archivo de recursos con nueva información. Si Project le pregunta para guardar cualquier
archivo que comparte el archivo de recursos, guárdelos.
✓ La opción Abre el grupo de recursos en modo de lectura y escritura y el resto de archivos que
comparten en un nuevo archivo principal de proyecto. Se puede obtener acceso a este
archivo nuevo desde la pestaña Ver (Vista), comando Cambiar ventanas, hace que Project
abre el archivo de recursos y crea un proyecto consolidado que incluye todos los archivos que
están compartiendo el archivo de recursos.
Vaya al archivo consolidado. Puede hacer actualizaciones y los otros usuarios podrán trabajar
al mismo tiempo en los archivos que comparten el archivo de recursos, además de observar
las actualizaciones que realiza mientras trabaja. Así tenemos:

Eliminar vínculo con el archivo de recursos
Para eliminar el vínculo de un proyecto con el archivo de recursos se puede seguir cualquiera de los
siguientes pasos:
1. Abre el archivo de recursos usando la 2 opción: Abrir el grupo de recursos en modo de lectura-
escritura para poder realizar cambios en la información de los recursos (como tasas, etc.),
aunque esto no permitirá que otras personas actualizasen el grupo con nueva información.
2. Luego, abre el proyecto que tiene las tareas, en este caso, P1.mpp.
3. En la ficha Recurso, grupo Asignaciones, despliega las opciones de Grupo de recursos y elige la
opción Recursos compartidos. Project muestra el cuadro de diálogo:
4. Con la opción: Usar recursos propios, haz un clic en el botón para desvincular el proyecto
del archivo de recurso. Los recursos del archivo de recursos se copian al proyecto desvinculado y
se administra independientemente.

Manual Ua6

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Ua6

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Manual Ua6

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

GESTIÓN DE MÚLTIPLES PROYECTOS.

Insertar Subproyectos en un Proyecto principal

Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 1 de 9

Al desplegar los subproyectos, tenemos:

Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 2 de 9

Las tareas entre los subproyectos se vinculan

Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 3 de 9

Creación de un archivo de recursos

Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 4 de 9

Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 5 de 9

¿Qué opción escoger?

Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 6 de 9

Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 7 de 9

Unidad de Aprendizaje 06 Pág. 8 de 9

También podría gustarte