LA TIPOLOGIA DOCUMENTAL ELECTRONICA

EN LA LEGISLACION COSTARRICENSE
Álvaro Baudrit Barquero

Introducción

El tema que nos ocupa hoy, no es tan sencillo como parece, desde luego estudiado desde la
perspectiva archivística.

Vemos que las diferentes sociedades humanas, desde su creación, han vivido y seguirán viviendo
en constante cambio, es decir, son sociedades dinámicas, no solo en sus comportamientos, actos
o manifestaciones, sino también, en sus modas. Las modas vienen y van a través de las
generaciones, algunas modas y modismos se reiteran al transcurrir el tiempo; el hombre, como ser
humano, está concebido para el cambio, para su crecimiento físico, mental y espiritual,
lamentablemente, en la realidad, ese cambio no siempre es positivo, como debería ser la norma.

Los vocablos, términos o palabras que las personas utilizan para comunicarse entre sí, no escapan
a esos cambios, incluso, usamos varios vocablos para actos y manifestaciones de nuestro
conocimiento.

La Informática no escapa al uso indiscriminado de términos para un mismo concepto; tal es el caso
de “documento”, se le suele llamar de muy diversas maneras: electrónico, informático, óptico,
virtual, magnético, digital, computarizado, automatizado, legible por máquina, entre algunos otros,
que no dudamos hayan.

Para el tema de esta conferencia escogeré “documento electrónico”, solamente para utilizar alguna
de las denominaciones más conocidas.

Se analizará alguna normativa de aplicación para ciertas instituciones públicas que decidieron
modernizar sus comunicaciones, procedimientos o procesos para ser más eficientes y eficaces en
el desarrollo de sus funciones.

Desarrollo

Sea oportuno recordar que el vocablo documento tiene diferentes connotaciones de acuerdo con la
ciencia o disciplina que se trate. Así hallamos conceptos en el campo del Derecho, la Historia, la
Geología, la Archivística, la Arqueología, la Diplomática, entre otras.

Por supuesto la que nos interesa hoy es desde el punto de vista archivístico, anotaré 3 conceptos
de documentos que pueden ser considerados por ustedes y tomar el que más consideren acorde
con las actividades técnicas o profesionales que desarrollen:

Todo objeto que exprese, manifieste o contenga algún tipo de información

Testimonio de la actividad humana fijado en un soporte perdurable

Los producidos o reunidos por individuos o instituciones en razón de las funciones y actividades
que ellos despliegan para conseguir determinados fines

Durante la exposición podrán notar que el interés de suministrar estos conceptos, es con la única
intención de que puedan tener un panorama un poco más amplio para que puedan determinar si
realmente existe el documento electrónico, o bien, si podemos hablar en esos términos “documento
electrónico”, o si se trata, tan solo de modismos que utilizamos para diferenciar el documento
archivístico de otro tipo de documento. Al concluir la exposición no dudo que tendrán suficiente
criterio para tomar su propia opinión.
Ahora presentaré alguna normativa que se encuentra en códigos legales atinentes a este tema,
también mostraré otras leyes que regulan la aplicación de los dispositivos electrónicos de
almacenamiento y tramitación de gestiones por medios informáticos ante diferentes instituciones de
orden público, especialmente, haré énfasis en el Poder Judicial, que es la organización en la cual
laboro.

CODIGO PROCESAL CIVIL

Artículo 368 - Distintas clases de documentos.

Son documentos los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las
fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones
magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.

CÓDIGO DE COMERCIO

ARTÍCULO 632 - A solicitud de los clientes, los bancos certificarán mediante microfilmación,
imagen digital o archivo electrónico, un detalle de los cheques que hayan pagado con cargo a sus
cuentas corrientes. . . La microfilmación o la imagen digital certificada constituirá plena prueba con
respecto a todos los documentos relacionados con la operación de las cuentas corrientes y tendrá
el mismo valor legal que el documento original. (Así reformado por el artículo 187, inciso f), de la
Ley Nº 7732 del 17 de diciembre de 1997)

ARTÍCULO 632 bis - El sobregiro bancario o crédito en cuenta corriente es un contrato por medio
del cual un banco abre un crédito a un cuentacorrentista, para sobregirarse en su cuenta por un
monto mayor a sus haberes. Los giros contra la autorización podrán hacerse mediante cheques,
tarjetas de cajero automático, tarjetas de débito o cualesquiera otros medios que las partes
convengan. ...(Así adicionado por el artículo 166, inciso e), de la Ley Nº 7558 del 3 de noviembre
de 1995) *

CÓDIGO NOTARIAL

Artículo 10° - Solicitud de inscripción

La persona interesada en que se le autorice para ejercer la función notarial … :
a)… b)…
c) La dirección exacta del domicilio y el número de teléfono, facsímil, correo electrónico o apartado
postal, si los tuviere.
d)… e)… f)… g)….

Artículo 27° - Presentación de los índices

Los índices quincenales deben presentarse dentro de los cinco días hábiles siguientes a los días
quince y último de cada mes. Los notarios podrán remitirlos al Archivo Notarial, por correo
certificado o cualquier otro medio que este autorice, con indicación del contenido...

Artículo 73° - Escritura y forma de los documentos

Los documentos notariales deben estar manuscritos o mecanografiados, caracteres legibles y tinta
o impresión indelebles...
Excepto las escrituras matrices del protocolo, los documentos que el notario autorice deben llevar
siempre su firma, el sello blanco, el respectivo código de barras y cualquier otro medio idóneo de
seguridad, determinado por la Dirección Nacional de Notariado...

Artículo 122 - Testimonios impresos

No obstante lo anterior, el Registro Nacional, en coordinación con la Dirección Nacional de
Notariado, podrá autorizar el uso de fórmulas impresas, de acuerdo con el formato que se estime
adecuado para cada una de las transacciones legales inscribibles. En tal caso, el Registro
suministrará, a costa del notario, las fórmulas, que podrán adecuarse a las exigencias mecánicas y
tecnológicas empleadas al registrar documentos y contar con los mecanismos de seguridad
exigidos para los testimonios ordinarios…

Artículo 177° - Reforma de la Ley de tránsito por vías públicas terrestres, Nº 7331
Refórmanse el artículo 9, los incisos c) y d) del artículo 14 y los artículos 150 y 159 de la Ley de
Tránsito por Vías Públicas Terrestres, Nº 7331 del 13 de abril de 1993.
Los textos dirán:
“Artículo 150 - Una copia de la boleta de citación o del parte impersonal se remitirá...
La información relativa a estos gravámenes podrá ser transferida electrónicamente al Registro
Público, el cual podrá practicar, por los medios técnicos a su alcance, las anotaciones y
notificaciones”.

“Artículo 159 - ...

La información referente a estos gravámenes podrá ser transferida electrónicamente al Registro
Público, que podrá practicar las anotaciones y notificaciones por los medios técnicos de que
disponga”.

Artículo 178 - Reformas del Código Civil

Refórmase el Código Civil, Ley Nº 7130 del 3 de noviembre de 1989, en las siguientes
disposiciones:
a) ...
b) Los artículos 449, 468, 469, 470, 471, 475, 477, 478, 479, 587 y 1256, cuyos textos dirán:
“Artículo 449 - El Registro es público y puede ser consultado por cualquier persona. Corresponde
a la Dirección de cada Registro determinar la forma y los medios en que la información puede ser
consultada, sin riesgo de adulterarse, perderse ni deteriorarse.”

Artículo 179 - Reformas de la Ley de Aranceles del Registro Público, Nº 4564

Refórmanse los artículos 1º a 9º de la Ley de Aranceles del Registro Público, Nº 4564, del 29 de
abril de 1970. Los textos dirán:
Artículo 2º - Cálculo del arancel
a) ...; b) ...; c) ...; d) ...; e) ...

f) Certificaciones.
1- ... 2- ...
3- La Junta Administrativa del Registro Nacional proporcionará, gratuitamente y por medios
magnéticos, la información contenida en sus bases de datos, a las entidades del Sistema Bancario
Nacional, ... g). ...”

Artículo 4º - Registro Único de Valores

...Esta información es pública y el Registro Nacional la hará pública por medio de su base de datos.

Artículo 5º - Oficina de Tasación

De lo percibido por concepto del arancel registral, la Junta Administrativa del Registro Nacional
destinará las sumas necesarias para la contratación del personal técnico, técnico-registral y
profesional requerido para instalar la Oficina de Tasación, la Oficina de Contabilidad, las cajas
auxiliares y los respectivos programas de cómputo necesarios para agilizar la recaudación del
arancel creado en esta Ley, simplificar el servicio al usuario; así como contratar al personal
necesario a fin de mejorar los servicios de recepción de documentos y atención al público.

Artículo 184º - Adición a la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, Nº 3883
Adiciónanse a la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, Nº 3883 del 30 de
marzo de 1967, los artículos 6 bis, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35 y 36, cuyos textos dirán:

Artículo 32 - El Registro Nacional, mediante los procedimientos técnicos y tecnológicos que

considere seguros y ágiles, establecerá la forma de tramitar y publicitar la información registral.
Los asientos registrales efectuados con estos medios surtirán los efectos jurídicos derivados de la
publicidad registral, respecto de terceros y tendrán la validez y autenticidad que la ley otorga a los
documentos públicos. **

CÓDIGO ELECTORAL

ARTÍCULO 22 - . . .
El Registro Civil deberá entregar, a los partidos políticos, una copia del Padrón actualizado, escrita
o confeccionada por el medio técnico idóneo para reproducirlo, cuando la solicitare algún miembro
de su Comité Ejecutivo Superior, con el propósito de utilizarla en los procesos de convención para
escoger el candidato a la Presidencia de la República."(Reformado por Ley No. 7653, del 28 de
noviembre de 1996)

ARTÍCULO 24 - . . .
Además, el Registro podrá incluir ese Padrón Electoral completo en las bases de datos electorales
que le permitan darle la máxima publicidad. (Reformado por Ley Nº 7653, del 28 de noviembre de
1996)

ARTÍCULO 36 - Las Juntas Cantonales y las Receptoras de Votos avisarán inmediatamente al

Registro, por la vía más rápida del sistema que use el ente encargado de las comunicaciones,
haber recibido el envío mencionado en los artículos 33 y 37. (Reformado por Ley Nº 7653, del 28
de noviembre de 1996)

ARTÍCULO 85 BIS - . . .
TRANSITORIO II - . . . así como la obligación de esta entidad de reglamentar los mecanismos
necesarios para cumplir esa disposición, serán efectivas hasta que exista el sistema de voto
electrónico que permita a cada elector votar en el distrito donde se encuentre en el momento de las
elecciones. (Así adicionado este transitorio II, por el artículo 1º de la Ley Nº 8121 del 3 de agosto
de 2001)

ARTÍCULO 85 TER - . . .
Prohíbese la difusión o publicación, parcial o total, por cualquier medio, de sondeos de opinión
pública o encuestas relativas a procesos eleccionarios, durante los dos días inmediatos anteriores
al de las elecciones y el propio día. (Adicionado por Ley Nº 7653, del 28 de noviembre de 1996)

ARTÍCULO 104 - Se votará mediante papeletas separadas para cada elección. Al imprimirlas, el
Registro Civil ordenará la separación necesaria. No obstante, el Tribunal podrá emplear medios
electrónicos de votación, cuando disponga de instrumentos confiables y seguros. Entonces, podrá
prescindir de las papeletas y los procedimientos inherentes a su uso. (Reformado por Ley Nº 7653,
del 28 de noviembre de 1996)

ARTÍCULO 112 - . . .
Cada papeleta deberá estar firmada por todos los miembros presentes de la Junta. Las firmas se
estamparán en uno de los extremos, al dorso de cada papeleta, agrupadas de modo que sean
visibles al doblarla el elector para introducirla en la urna. Este sistema se empleará mientras no se
incorporen medios de votación electrónicos. (Reformado por Ley Nº 7653, del 28 de noviembre de
1996)

ARTÍCULO 177 - . . .
TRANSITORIO I - . . .
TRANSITORIO II - Se reconocerán los gastos de transporte a los partidos políticos, hasta que
exista el sistema de voto electrónico y cada elector pueda votar en el distrito donde se encuentre
en el momento de las elecciones…

CÓDIGO PROCESAL PENAL

ARTÍCULO 180 – Objetividad

El Ministerio Público y los tribunales tienen el deber de procurar por sí la averiguación de la verdad
mediante los medios de prueba permitidos, cumpliendo estrictamente con los fines de la
persecución penal y los objetivos de la investigación.

ARTÍCULO 182 - Libertad probatoria

Podrán probarse los hechos y las circunstancias de interés para la solución correcta del caso, por
cualquier medio de prueba permitido, salvo prohibición expresa de la ley.

ARTÍCULO 354 - Otros medios de prueba

Los documentos serán leídos y exhibidos en la audiencia, con indicación de su origen.
Los objetos y otros elementos de convicción secuestrados serán exhibidos para su reconocimiento
por los testigos, los peritos o el imputado. Las grabaciones y los elementos de prueba
audiovisuales serán reproducidos.
Las partes y el tribunal podrán acordar, por unanimidad, la lectura, exhibición o reproducción
parcial de esos medios de prueba, cuando esa lectura o reproducción baste a los fines del debate...

Ley del Sistema Nacional de Archivos

ARTÍCULO 8 - Los documentos producidos en las instituciones a las que se refiere el artículo 2 de
la presente Ley, como producto de su gestión, cualquiera que sea su soporte: papel, película,
cintas, "diskettes", serán propiedad de esas instituciones durante su gestión y su permanencia en
los respectivos archivos centrales, salvo lo dispuesto en el artículo 53 de esta Ley. Ninguna
persona, funcionario o no, podrá apropiarse de ellos...

ARTÍCULO 11 - La Junta Administrativa del Archivo Nacional, ... Además, tendrá las siguientes
funciones:
a) …; b) …; c) …; ch) …; d) …; e) …; f) …; g) …;
h) Formular recomendaciones técnicas sobre la administración de documentos producidos por
medios automáticos.

Ley Nº 5695 (Ley de Creación del Registro Nacional)

ARTÍCULO 1º - Créase el Registro Nacional, dependiente del Ministerio de Justicia, el cual

integrará bajo un solo organismo los registros y dependencias que señala el artículo siguiente. Sus
fines serán: unificar criterios en materia de registro, coordinar las funciones, facilitar los trámites a
los usuarios, agilizar las labores y mejorar las técnicas de inscripción; para todo lo cual se
modernizarán los sistemas. (Así reformado por el artículo 1 de la Ley Nº 6934, del 28 de
noviembre de 1983)

ARTÍCULO 12 - Se autoriza a la Junta para vender directamente y sin el trámite de licitación

pública, los materiales, extractos o duplicados y los servicios extraordinarios que de ellos se
deriven, originados en el proceso de sus datos, que con motivo de la modernización y
mecanización de los diferentes registros, están a su disposición, todo sin perjuicio de los
respectivos aranceles.

LEY DE DERECHOS DE AUTOR Y DERECHOS CONEXOS

ARTICULO 1º - ...
Por "obras literarias y artísticas" deben entenderse todas las producciones en los campos literario y
artístico, cualquiera sea la forma de expresión, tales como: libros, folletos, cartas y otros escritos;
además, los programas de cómputo dentro de los cuales se incluyen sus versiones sucesivas y los
programas derivados; también las conferencias, las alocuciones, los sermones y otras obras de
similar naturaleza, así como las obras dramático musicales, las coreográficas, las pantomimas; las
composiciones musicales, con o sin ella y las obras cinematográficas, a las cuales se asimilan las
obras expresadas por procedimiento análogo a la cinematografía, las obras de dibujo, pintura,
arquitectura, escultura, grabado y litografía, las obras fotográficas y las expresadas por
procedimiento análogo a la fotografía; ...(Así reformado por el artículo 1º de la Ley Nº 7397 del 3 de
mayo de 1994)

ARTICULO 4º - Para los efectos de esta ley se entiende por:

a) . . .
l) Reproducción: copia de obra literaria o artística o de una fijación visual o sonora, en forma parcial
o total, en cualquier forma tangible, incluso cualquier almacenamiento permanente o temporal por
medios electrónicos, aunque se trate de la realización bidimensional de una obra tridimensional o
viceversa.(Así reformado este inciso por el artículo 1º inciso b), de la Ley Nº 7979, del 6 de enero
de 2000)...
ll) Publicación: es el hecho de poner copias de una obra o de una fijación visual o sonora a
disposición del público...
n) Programa de cómputo: conjunto de instrucciones expresadas mediante palabras, códigos,
gráficos, diseño o en cualquier otra forma que, al ser incorporados en un dispositivo de lectura
automatizada, es capaz de hacer que una computadora -un aparato electrónico o similar capaz de
elaborar informaciones- ejecute determinada tarea u obtenga determinado resultado. También
forman parte del programa su documentación técnica y sus manuales de uso... (Así reformado por
el artículo 1º de la ley Nº 7397, del 3 de mayo de 1994)

ARTICULO 8º - Quien adapte, traduzca, modifique, refunda, compendie, parodie o extracte, de

cualquier manera, la sustancia de una obra de dominio público, es el titular exclusivo de su propio
trabajo; pero no podrá oponerse a que otros hagan lo mismo con esa obra de dominio público...
Las bases de datos están protegidas como compilaciones. (Así reformado por el artículo 1º de la
ley Nº 7397 del 3 de mayo de 1994)

ARTICULO 16 -
1 - Al autor de la obra literaria o artística le corresponde el derecho exclusivo de utilizarla... Por
consiguiente, compete al autor autorizar: a) ... , b) ..., c) ...,
d) La adaptación e inclusión en fonogramas, videogramas, películas cinematográficas y otras obras
audiovisuales.
e) La comunicación al público, directa o indirectamente, por cualquier proceso y en especial por lo
siguiente: i - ..., ii - ...
iii - Los parlantes, la telefonía o los aparatos electrónicos semejantes.
f) ..., g) ..., h) La transmisión pública o la radiodifusión de sus obras en cualquier modalidad,
incluyendo la transmisión o retransmisión por cable, fibra óptica, microonda, vía satélite o cualquier
otra modalidad. i) ...
j) Cualquier otra forma de utilización, proceso o sistema conocido o por conocerse... (Así reformado
por el artículo 1º inciso c), de la Ley Nº 7979, del 6 de enero del 2000)

ARTICULO 82 - Sin perjuicio de los derechos conferidos a los titulares de derechos de autor, los
productores de fonogramas o videogramas tienen el derecho exclusivo de autorizar o prohibir: a)…,
b) …, c) …., d) …, e) …,
f) La ejecución pública por cualquier medio o forma de utilización.
g) La disposición al público de sus fonogramas ya sea por hilo, cable, fibra óptica, ondas
radioeléctricas, satélites o cualquier otro medio análogo que posibilite al público el acceso o la
comunicación remota de obras protegidas, desde el lugar y en el momento que cada uno de ellos
elija.
(Así reformado por el artículo 1º inciso h), de la Ley Nº 7979, del 6 de enero de 2000.)

ARTICULO 103 - Para inscribir una producción, el interesado presentará, ante el Registrador, una
solicitud escrita con los siguientes requisitos: 1) ... , 2)..., 3)..., 4)... 5) Cuando se trate de inscribir
un programa de cómputo o una base de datos, la solicitud se presentará con cualquiera de los
siguientes elementos: el programa, la descripción o el material auxiliar. (Así reformado por el
artículo 1º de la Ley Nº 7397, de 3 de mayo de 1994)

ARTICULO 106 - Toda persona física o jurídica, pública o privada responsable de reproducir una
obra por medios impresos, magnéticos, electrónicos, electromagnéticos o cualquier otro, deberá
depositar, durante los ocho días siguientes a la publicación, un ejemplar … (Así reformado por el
artículo 1º inciso j), de la Ley Nº 7979, del 6 de enero de 2000)

LEY DE JUSTICIA TRIBUTARIA

ARTÍCULO 2 - Se sustituye el Título III del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, cuyo
texto dirá: ...

"Artículo 93 - Sanciones por manejo indebido de la información

Será sancionado, con prisión de uno a tres años, quien oculte o destruya información, libros
contables, bienes, documentos, registros, sistemas y programas computarizados, soportes
magnéticos u otros medios de trascendencia tributaria en las investigaciones y los procedimientos
tributarios".

"Artículo 94 - Sanciones por acceso desautorizado a la información”

"Artículo 95 - Sanciones por manejo indebido de programas de cómputo"
"Artículo 96 - Sanción por facilitar el código y la clave de acceso"
"Artículo 97 - Sanción por prestar código y clave de acceso"

ARTÍCULO 4 - Se reforma el artículo 104 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, cuyo
texto dirá:
"Artículo 104 - Requerimientos de información al contribuyente
Para facilitar la verificación oportuna de la situación tributaria de los contribuyentes, la
Administración Tributaria podrá requerirles la presentación de los libros, los archivos, los registros
contables y toda otra información de trascendencia tributaria, que se encuentre impresa en forma
de documento, en soporte técnico o registrada por cualquier otro medio tecnológico. Sin perjuicio
de estas facultades generales, la Administración podrá solicitar a los contribuyentes y los
responsables:
a) …
b) Información relativa al equipo de cómputo utilizado y a las aplicaciones desarrolladas.
c) Copia de los soportes magnéticos que contengan información tributaria.

LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO

Artículo 15 - Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del
jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) ...
b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los
procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes:
i ...; ii ...; iii ...; iv. Los controles generales comunes a todos los sistemas de información
computarizados y los controles de aplicación específicos para el procesamiento de datos con
software de aplicación.

Artículo 16 - Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan
a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el
conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar
de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus
actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión
documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que
deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las
cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares
subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros,
los siguientes:
a) …, b) …, c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo
institucional, de conformidad con lo señalado en el ordenamiento jurídico y técnico.
Artículo 33 - Potestades. El auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la
auditoría interna tendrán, las siguientes potestades:
a) Libre acceso, en cualquier momento, a todos los libros, los archivos, ...; también tendrán libre
acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. El auditor interno podrá
acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los
archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realicen los entes con los bancos u otras
instituciones, para lo cual la administración deberá facilitarle los recursos que se requieran.
b)...; c)...; d) ...

LEY REGULADORA DEL MERCADO DE VALORES

ARTÍCULO 52 - Aplicación de normas

Las normas de este capítulo se aplicarán, en lo pertinente, a los valores representados por medio
de anotaciones en cuenta electrónica, considerando la naturaleza de esta figura y las reglas
establecidas en el título VII de esta ley.

ARTÍCULO 180 - Medios de transmisión y almacenamiento de datos

La Superintendencia General de Entidades Financieras, la Superintendencia General de Valores y
la Superintendencia de Pensiones Complementarias podrán utilizar medios electrónicos o
magnéticos de transmisión y almacenamiento de datos, para solicitar información a las entidades
fiscalizadas y para mantener sus archivos, actas y demás documentos. La información así
mantenida tendrá valor probatorio equivalente al de los documentos para todos los efectos legales.

TRANSITORIO VIII - El Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero podrá acordar la
obligatoriedad de la representación por medio de anotaciones electrónicas en cuenta, prevista en el
párrafo tercero del artículo 115, incluso para todos los valores que sean objeto de oferta pública,
después de transcurrido un año a partir de la entrada en vigencia de esta ley. Cuando lo haga,
otorgará un plazo prudencial a los emisores para ajustar las emisiones al esquema de anotaciones
electrónicas en cuenta, conforme lo disponga reglamentariamente el propio Consejo.

LEY ORGÁNICA DE LAPROCURADURÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

ARTÍCULO 3 - ATRIBUCIONES:
Son atribuciones de la Procuraduría General de la República:
a) …; b) …; c) …; ch) …; d) …; e) …;f) …;g) …;h) …; i) …;j) …;k) …;
l) Velar por la seguridad, el funcionamiento y la actualización, en los campos informático y jurídico,
del sistema informático de la Institución, constituido por los equipos, sistemas operativos,
programas utilitarios y desarrollados específicamente y las licencias y demás derechos de
propiedad intelectual que lo integran. Este sistema incluye el Sistema Nacional de Legislación
Vigente. Así adicionado este inciso por el artículo 1º, de la ley Nº 7666 del 14 de abril de 1997, el
cual además corre la numeración del antiguo inciso l), que pasa a ser el m). Cualesquiera otras que
las leyes le confieran.

ARTÍCULO 7 - INTEGRACIÓN:
La Procuraduría General de la República estará integrada por el Procurador General, el Procurador
General Adjunto, los Procuradores Adjuntos, los Procuradores Regionales, el Director de
Informática...:
a…; b …; c …; d …; e …; f …; g …; h …; i …; j …; k …; l …; m …; n …; q …; o …; p …
q- Procuraduría de Derecho Informático e Informática Jurídica, a la cual corresponderá, además, la
dirección del Sistema Nacional de Legislación Vigente... (Así reformado por el artículo 2, de la ley
Nº 7666 de 14 de abril de 1997)

ARTÍCULO 41 - DEFINICIÓN: El Sistema Nacional de Legislación Vigente, en adelante, el

Sistema, es el sistema informático-jurídico de la Procuraduría General de la República. En él se
recopila, utilizando los medios tecnológicos adecuados, la legislación promulgada y vigente y se
mantiene siempre actualizada. Además, se incorporan la jurisprudencia pertinente y cualquier otra
información que precise y aclare el sentido de la legislación, con el objeto de que sirvan para
desarrollar la labor consultiva y de abogado del Estado...
Adicionado por el artículo 3 de la ley Nº 7666 del 14 de abril de 1997. El antiguo artículo 41 pasa a
ser el 44.

ARTÍCULO 42 - VENTA DE SERVICIOS DEL SISTEMA: Otórgase personalidad jurídica

instrumental a la Procuraduría General de la República para proporcionar la información del
Sistema, a otras personas, físicas o jurídicas, o instituciones privadas; además, para cobrar por los
servicios derivados de dicho Sistema, incluyendo los telemáticos, fotocopias, trabajos técnicos,
publicaciones y cualquier otro ligado a su naturaleza que ofreciere. Igualmente, queda autorizada,
en casos justificados a criterio de la Institución, para donar estos servicios y contratar la conexión
del Sistema con otras bases de datos o sistemas informáticos o telemáticos de personas físicas o
jurídicas, privadas, nacionales o internacionales, de interés para el Sistema. Adicionado por el
artículo 3, de la Ley Nª 7666 del 14 de abril de 1997. El antiguo artículo 42 pasa a ser el 45

ARTÍCULO 43- AUTORIZACIONES: Las instituciones, empresas y sociedades públicas quedan

expresamente facultadas para colaborar con los recursos informáticos, técnicos y humanos, que
requiera la Procuraduría General de la República para el óptimo funcionamiento, desarrollo y
difusión del Sistema

LEY DE LA AUTORIDAD REGULADORA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS

Artículo 24 - Suministro de información

A solicitud de la Autoridad Reguladora, las entidades reguladas suministrarán informes, reportes,
datos, copias de archivos y cualquier otro medio electrónico o escrito donde se almacene
información financiera, contable, económica, estadística y técnica relacionada con la prestación del
servicio público que brindan. Para el cumplimiento exclusivo de sus funciones, la Autoridad
Reguladora tendrá la potestad de inspeccionar y registrar los libros legales y contables,
comprobantes, informes, equipos y las instalaciones de los prestatarios

LEY ORGÁNICA DEL PODER JUDICIAL

Artículo 6 bis - Tendrán la validez y eficacia de un documento físico original, los archivos de
documentos, mensajes, imágenes, bancos de datos y toda aplicación almacenada o transmitida
por medios electrónicos, informáticos, magnéticos, ópticos, telemáticos o producidos por nuevas
tecnologías, destinados a la tramitación judicial, ya sea que contengan actos o resoluciones
judiciales. Lo anterior siempre que cumplan con los procedimientos establecidos para garantizar su
autenticidad, integridad y seguridad.

Las alteraciones que afecten la autenticidad o integridad de dichos soportes los harán perder el
valor jurídico que se les otorga en el párrafo anterior.

Cuando un juez utilice los medios indicados en el primer párrafo de este artículo, para consignar
sus actos o resoluciones, los medios de protección del sistema resultan suficientes para acreditar
la autenticidad, aunque no se impriman en papel ni sean firmados.

Las autoridades judiciales podrán utilizar los medios referidos para comunicarse oficialmente entre
sí, remitiéndose informes, comisiones y cualquier otra documentación. Las partes también podrán
utilizar esos medios para presentar sus solicitudes y recursos a los tribunales, siempre que remitan
el documento original dentro de los tres días siguientes, en cuyo caso la presentación de la petición
o recurso se tendrá como realizada en el momento de recibida la primera comunicación.

La Corte Suprema de Justicia dictará los reglamentos necesarios para normar el envío, recepción,
trámite y almacenamiento de los citados medios; para garantizar su seguridad y conservación; así
como para determinar el acceso del público a la información contenida en las bases de datos,
conforme a la ley. (Así adicionado por el artículo 9 de la Ley No. 7728 Reorganización Judicial del
15 de diciembre de 1997)

Artículo 47 bis - La Corte Suprema de Justicia podrá ordenar la destrucción o el reciclaje de los
expedientes, siempre que no sean necesarios para algún trámite judicial futuro, que no tengan
interés histórico, o cuando se encuentren respaldados por medios electrónicos, informáticos,
magnéticos, ópticos, telemáticos o cualquier otro medio con garantía razonable de conservación. Al
efecto se publicarán las listas de expedientes por destruir en el Boletín Judicial. . . . (Así adicionado
por el artículo 9 de la Ley No. 7728 Reorganización Judicial del 15 de diciembre de 1997)

Artículo 147 - La Corte podrá disponer la utilización de sistemas informáticos para notificaciones,
citaciones, comunicación entre oficinas judiciales y externas, públicas o privadas, archivo, manejo
de documentación e información, atención al usuario, y para cualquier otro acto en que se
demuestre que el uso de la informática agiliza el procedimiento, caso en el que las constancias
propias del sistema resultan suficientes para acreditar la realización del acto procesal que las
generó, salvo prueba en contrario. (Así reformado por el artículo 9 de la Ley Nº 7728
Reorganización Judicial del 15 de diciembre de 1997)

LEY DE NOTIFICACIONES, CITACIONES Y OTRAS COMUNICACIONES JUDICIALES

Artículo 15 - Oficina central de notificaciones. Cuando lo estime conveniente, la Corte Suprema de

Justicia podrá crear oficinas centrales de notificaciones, en los circuitos judiciales donde sea
necesario, para que se encarguen de practicar las notificaciones...

Artículo 16 - Advertencia de notificación. La Corte Suprema de Justicia quedará autorizada para

ofrecer un servicio de advertencia de notificación a las partes y sus abogados, cuando lo
solicitaren, usando nuevos sistemas de comunicación. En estas advertencias, se incluirán
sucintamente los datos fundamentales del proceso y el resumen de la notificación normal, la que
siempre deberá efectuarse por el medio pertinente...

Artículo17 - Citaciones, comunicaciones y traslado de documentación interna

Las disposiciones anteriores serán aplicables, en lo compatible, a citaciones, comunicaciones y
traslado de documentos y expedientes entre oficinas y dependencias del Poder Judicial en todo el
país. Se autoriza a la Corte Suprema de Justicia para organizar y reglamentar lo relativo a esas
formas de comunicación.

Artículo 19 - Reformas
Refórmanse las siguientes disposiciones:
a )...; b) ...;
El artículo 268 del Código Procesal Civil, cuyo texto dirá:
"Artículo 268 - Contenido y finalidad del arraigo...
Quien solicite el arraigo también podrá pedir que se usen los medios de comunicación previstos en
la ley, para trabar el embargo preventivo en bienes del arraigado..."
d) ...; e) ...; f) ...

LEY DEL REGISTRO Y ARCHIVOS JUDICIALES

Artículo 18 - La Sección de Archivo tendrá las siguientes funciones:

1. ...; 2. ...;
3. Preparar índices, bajo sistemas modernos, para la debida localización de expedientes y otros
documentos, y facilitar su consulta.
4. ...; 5. ...; 6. ...

Artículo 22 - Para satisfacer las necesidades del servicio público, la Corte Plena podrá, en
cualquier momento, introducir el sistema de microfilmación o el de computación electrónica. Con
ese fin queda autorizada para llevar a cabo la organización o reorganización que considere
necesaria.

Artículo 23 - La Corte Plena dictará las normas prácticas para la aplicación de esta ley.
REGLAMENTOS INTERNOS DEL PODER JUDICIAL

REGLAMENTO DE NOTIFICACIONES Y COMUNICACIONES POR MEDIOS ELECTRONICOS

Artículo 1 - Se autoriza a los Tribunales de Justicia del I y II Circuitos Judiciales de San José, para
notificar resoluciones judiciales por medios electrónicos.

Artículo 2 - Todos los días y horas son hábiles para practicar notificaciones por medios
electrónicos.

Artículo 4 - El notificando se tendrá por notificado a partir del día siguiente del envío de la
comunicación, es decir, en el momento en que el funcionario o el auxiliar judicial designado, pulse
la opción de envío en el sistema y quede registrada en el buzón de la oficina, despacho o parte que
se notifica.

Artículo 6 - En los despachos receptores, se designará a un auxiliar judicial como responsable de

revisar no menos de dos veces por audiencia, el módulo de consulta del Sistema de Envío
Electrónico de Notificaciones.

Artículo 7 - Si por error se enviare una notificación electrónica a un destinatario que no

corresponde, éste comunicará de inmediato tal situación al despacho judicial de origen, para que lo
enmiende y proceda a remitir la notificación electrónica a la oficina correcta. A partir de ese
momento, se tendrá por efectuada la notificación.

Artículo 8 - . . .
En caso de que el receptor de una notificación por correo electrónico estime que no es auténtica,
deberá confirmar ante el despacho judicial emisor su autenticidad dentro de las veinticuatro horas
siguientes. . . .

Artículo 10 - En caso de que el Sistema de Envío Electrónico de Notificaciones se interrumpa por

más de una audiencia, el Juez determinará si la notificación debe realizarse en el lugar señalado
por la parte con tal de no irrogar indefensión.

Artículo 13 - Se autoriza a las Oficinas Administrativas para que remitan sus notificaciones y
comunicaciones mediante correo electrónico. Ampliado, Corte Plena el 15 de mayo del 2000

Consejo Superior el 24 de agosto de 2004

Autoriza a las autoridades judiciales de la materia de familia a realizar las solicitudes de citas al
Laboratorio de Ciencias Forenses por cualquier medio (correo electrónico, teléfono y fax), lo
anterior con el fin de agilizar el proceso de citación

REGLAMENTO DE LA OFICINA CENTRALIZADA DE NOTIFICACIONES, CITACIONES Y OTRAS

COMUNICACIONES JUDICIALES

Artículo 2 - La Oficina tendrá a su cargo, en forma centralizada, la práctica de las notificaciones y

citaciones judiciales a realizar por las oficinas pertenecientes al Circuito que por su naturaleza
necesitaren de su intervención. . . .

Artículo 5 - ...
"Cuando la transmisión se realice por medio de un servidor de fax, verificada en la pantalla, el
funcionario o servidor que la realizó, llenará el acta de la diligencia y la agregará al expediente,
junto con el registro emitido por el servidor de fax." (Modificado Corte Plena 21 de mayo de 2001)
Corte Plena el 11 de noviembre de 1996
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS COMUNICACIONES POR MEDIOS ELECTRONICOS
DE LAS OFICINAS JUDICIALES

Artículo 1 - De acuerdo la sesión Nº 19-2000 celebrada el 15 de mayo del 2000, artículo XV, las
oficinas administrativas y despachos jurisdiccionales, quedan facultadas para comunicar por
medios electrónicos, los acuerdos y decisiones adoptadas por Corte Plena y el Consejo Superior,
así como cualquier otra comunicación oficial. A esos efectos, deberán tomas las medidas
necesarias para utilizar este mecanismo como su principal medio de comunicación.

Artículo 2 - Para practicar comunicaciones por medios electrónicos, todos los días y horas son
hábiles...

Artículo 5 - Para las comunicaciones de oficina a oficina, en cada una de ellas deberá revisarse no
menos de dos veces por audiencia la Bandeja de Entrada del correo electrónico. . . .

Consejo Superior el 09 de agosto del 2001

MANUAL DE COMO NOTIFICAR POR CORREO ELECTRONICO

¿ COMO NOTIFICAR POR CORREO ELECTRÓNICO ?

Periódico La Nación del 16 de julio del 2000 y del 25 de febrero del 2001, se publicaron avisos
dirigidos a los usuarios interesados en este servicio, respecto de la prueba que debía realizar el
Departamento de Tecnología de la Información de la casilla electrónica que se pretende señalar.
"Lista de Correos Autorizados"

Cargar el Correo Electrónico Debe de iniciar el programa de Microsoft

Outlook y dejarlo minimizado.
Activar la opción de "Mostrar un a) Cuando llega un mensaje nuevo, el
mensaje de notificación cuando llegue sistema nos puede avisar mediante la
el mensaje nuevo" aparición de un sobre cerrado en la parte
inferior derecha de la pantalla (a la par del
reloj). Para leerlo, haga el doble click con
el mouse encima del sobre. (ver imagen)
Otra forma de enterarse es activando la
opción de mostrar un mensaje, para esto:
a) En el menú de HERRAMIENTAS (ver
imagen), seleccione OPCIONES (ver
imagen), marque " Correo Electrónico y
chequee la tercera opción del primer
párrafo: "Mostrar un mensaje de
notificación cuando llegue correo nuevo "
(ver imagen) b) Presione el botón de
aceptar
Continúa el columnar con la Continúa el columnar con la explicación
explicación hasta finalizar todo el hasta finalizar todo el procedimiento (esto
procedimiento es solo una muestra)
REGLAMENTO PARA EL USO DE FAX COMO MEDIO DE NOTIFICACIÓN EN LOS
DESPACHOS JUDICIALES

Artículo 1 - Las oficinas centralizadas de notificación que fueren creadas de conformidad con la Ley
número 7637 (de notificaciones, citaciones y otras formas de comunicaciones judiciales), al igual
que los demás despachos judiciales, a los que se les haya dotado de fax, o que cuenten con los
servicios de transmisión por fax a través de las unidades administrativas regionales o la sección de
comunicaciones, podrán notificar por este medio a las partes que así lo hayan solicitado de modo
expreso e inequívoco. El fax receptor puede estar instalado en cualquier lugar del territorio nacional

Artículo 2 - A las oficinas indicadas en el artículo anterior, las notificaciones se les hará por este
medio, aunque no hubieren señalado forma para oír notificaciones. Las demás instituciones y
oficinas públicas y las personas públicas o jurídicas, podrán señalar un número de fax para recibir
notificaciones, de manera general para todos los asuntos en que sean parte y que se tramiten en
un determinado Circuito, o en una oficina judicial.

Artículo 5 - Para hacer la notificación, se transmitirá el documento original contenido de la

resolución pertinente, …
Cuando la transmisión se realice por medio de un servidor de fax, verificada en la pantalla, el
funcionario o servidor que la realizó, llenará el acta de la diligencia y la agregará al expediente,
junto con el registro emitido por el servidor de fax. (Reformado por acuerdo de Corte, sesión N° 22-
01 del 2 de julio del 2001, artículo IV

Artículo 8 - Quien deba realizar la notificación hará un mínimo de cinco intentos, con intervalos de
al menos 10 minutos, para enviar el fax al número señalado, de los cuales se dejará constancia en
el expediente, con especificación de día y hora.
Corte Plena el 11 de noviembre de 1996

La legislación anotada es tan solo una muestra de deposiciones legales atinentes a instituciones
que cuentan con autorización para implementar sistemas informáticos de avanzada, incluso,
aspectos novedosos que no se estén aplicando aún hoy día.

Los invito a investigar sobre estos aspectos normativos con el fin de conocer más a fondo lo que la
legislación nacional contempla y prevé al respecto.

Pasaré recordar un poco de teoría sobre la tipología documental archivística:

Clases de documentos:

Textuales
Gráficos
Fotográficos
Sonoros
Audiovisuales
Legibles por máquina
Electrónicos

Tipología documental

Tradicionales:
Son aquellos tipos de documentos que tomaron auge con la invención del soporte papel y cuyo uso
diario, prácticas administrativas y leyes, hicieron que se les denominaran como los conocemos hoy
día. Por ejemplo: circulares, facturas, memorandos, cheques, entre todos los demás que
conocemos; las actas que son un tipo documental muy particular, dentro de estas tenemos actas
de órganos colegiados que no son otra cosa que documentos que registran la actividad
administrativa, política, financiera, económica, comercial, “militar”, judicial, legislativa, electoral y,
por qué no, histórica de una organización pública o privada.
No tradicionales:

¿Cuál es el tipo documental no tradicional?

¿Será aquel que necesita de una máquina o equipo para ser visto, leído y/o escuchado ?

Veamos el caso del “microfilme”, hasta que no se inventó, los archivistas no se imaginaban que
podrían tener los mismos tipos documentales de siempre (cartas, memorandos, facturas, cheques,
actas, entre los demás) en un soporte diferente.

¿Cómo llamamos a estos tipos documentales?

¿Bastará con solo mencionar su clase, o debemos identificarlos como: expediente microfilmado,
discurso microfilmado y así con los demás tipos?

Las grabaciones sonoras...,

Situación similar al microfilm. El discurso, la declaración, seguirán siendo, precisamente eso
mismo, discursos y declaraciones, por mencionar tan solo dos ejemplos.

NO SE ESTAN INVENTANDO TIPOS DOCUMENTALES NUEVOS, me refiero concretamente A

LA TERMINOLOGÍA

¿Será correcto entonces llamarles a aquellos documentos que se encuentran en soportes

magnéticos, electrónicos, digitales, etcétera, documentos electrónicos, informáticos, digitales,
informatizados, automatizados, ópticos, entre otros varios términos?

Documento “electrónico”
Debemos estar convencidos que hoy día escribimos de forma diferente, registramos datos en
memorias magnéticas en donde el flujo de los electrones es la nueva tinta; las memorias eléctricas
o electrónicas, sin importar los soportes de que estén constituidas, son el nuevo papel; y los bits
que representan caracteres alfabéticos y numéricos son el nuevo abecedario.

El documento electrónico en sentido estricto, se refiere al documento contenido en soportes

informáticos.

El documento electrónico en sentido amplio, se refiere al documento impreso, producto de la

utilización de una computadora y una impresora.

Jurídicamente: Elemento para acreditar hechos, que utiliza medios tecnológicos que se basan en
impulsos electromagnéticos diferenciándose de los documentos tradicionales (papel)
principalmente por el soporte.1

Aquel creado, elaborado, fijado, transmitido y que es conservado en algunos de los dispositivos,
formatos o soportes que utiliza la tecnología informática para fijar o almacenar información.

Tipología documental “electrónica”

¿Estará correcto hablar de tipología documental electrónica?

¿Estará dada ya la tipología documental?
¿Estará definida por la clase documental textual?
¿Podemos esperar nuevos tipos de documentos, independientemente de la tecnología que esté en
boga?

Correo electrónico
¿Será este un verdadero ejemplo de un nuevo tipo documental?
1
Mendoza Navarro, Aída Luz. Apuntes para el estudio de la selección documental, 1997, p.213
Con esta conferencia espero haberles dejado la inquietud de cuestionar, analizar, investigar y crear
criterio sobre el tema de la tipología documental, en especial la “electrónica”.