CONTENIDO

Pag.

INTRODUCCION
1. JUSTIFICACION 2
2. OBJETIVOS 3
2.1. OBJETIVO GENERAL 3
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 5
4. SITUACION ACTUAL Y EVOLUCION DEL SISTEMA DE 7
INFORMACION INSTITUCIONAL
5. INGENIERIA DEL PROYECTO 11
6. MODELO DE LA CONVOCATORIA
6.1. PORTADA 14
6.2. RECOMENDACIONES 15
6.3. INFORMACION GENERAL 16
6.3.1. ORGANIZACIÓN O EMPRESA 16
6.3.2. REPRESENTANTE LEGAL 17
6.3.3. AREAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO DE CONVOCATORIA 17
6.3.4. DEFINICION DE TERMINOS DE LA CONVOCATORIA 18
6.3.4.1. PLAZOS 18
6.3.4.2. PROPONENTES U OFERENTES 19
6.3.4.3. PARTICIPANTES 20
6.3.5. CONDICIONES GENERALES 20
6.3.6. TRAMITACION DE LA PROPUESTA 26
6.3.7. PERIODO DE ELABORACION DE LOS CUADROS DE 27
 ANALISIS Y EVALUACION DE LAS PROPUESTAS

6.3.8. PROCEDIMIENTOS POSTERIORES AL ANALISIS Y 33

EVALUACION DE LAS PROPUESTAS.
6.3.9. CAUSAS DE INVALIDEZ DE LA PROPUESTA Y 34
CONVOCATORIA DESIERTA
6.3.10. CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 36
6.3.11. VALOR DEL PLIEGO 38
6.3.12. FECHAS 39
7. MODELO TERMINOS DE REFERENCIA
7.1. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA 41
7.1.1. SECTOR DE UBICACIÓN 42
7.1.2. SERVICIOS Y PRODUCTOS 42
7.1.3. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL 50
7.1.4. ESTRUCTURA DEL SISTEMA ACTUAL DE INFORMACION 52
7.1.5. RECURSOS INFORMATICOS 54
7.1.6. OBJETO DE LA CONTRATACION 67
7.1.7. ALCANCE DEL SERVICIO A CONTRATAR 67
7.1.8. PRODUCTOS Y RESULTADOS ESPERADOS 70
7.1.9. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO Y TIEMPO DE DESARROLLO 73
7.1.10. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 75
7.1.11. OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE 76
7.1.12. RECURSOS QUE APORTA EL CONTRATANTE 77
7.1.13. PRESUPUESTO ESTIMADO 77
8. VIABILIDAD DEL PROYECTO
8.1. OPERATIVA 78
8.2. TECNICA 83
8.3. TIEMPO 84
8.4. ECONOMICA 85
CONCLUSIONES
ANEXOS
 ANEXOS

ANEXO 1 MODELO PORTADA DE CONVOCATORIA

ANEXO 2 MODELO TABLA DE CONTENIDO CONVOCATORIA
ANEXO 3 INVENTARIO DETALLADO COMPUTADORES
ANEXO 4 INVENTARIO DETALLADO IMPRESORAS Y UPS
ANEXO 5 TABLA VISUAL DE PROCESOS
ANEXO 6 ANALISIS DE COSTOS/BENEFICIOS
ANEXO 7 OFERTA ECONOMICA Y CUADRO PROPUESTA
ANEXO 8 DIAGNOSTICO ESTRATEGICO PCI - POAM
ANEXO 9 CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA
ANEXO 10 CUADRO COMPARATIVO COMPUTADORES Vs PROCESOS
ANEXO 11 NECESIDADES ACTUALES DE RECURSOS INFORMATICOS
ANEXO 12 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA
ANEXO 13 EJEMPLO ESTIMATIVO COSTOS DE INVERSION Y
EJECUCION PLAN ESTRATEGICO INFORMATICO
ANEXO 14 MODELO DE CONTRATO
ANEXO 15 CUADROS DE CALIFICACION
 0. INTRODUCCION

En vista de la ausencia de metodología para la contratación de la preparación de

planes estratégicos informáticos y partiendo de los aportes generados por las
diferentes asignaturas de la especialización de ingeniería de software con énfasis
en telecomunicaciones se propone en este documento un modelo de convocatoria
que involucra la elaboración de términos de referencia, evaluación de ofertas,
selección y contratación de la formulación del Plan estratégico informático para
esta entidad. El documento presenta en detalle cada uno de los pasos de los
procesos de convocatoria o licitación mostrando ejemplo de cada uno de estos en
búsqueda de facilitar el desarrollo de esta actividad clave para el éxito de las
organizaciones. El proceso de licitación o convocatoria, la respectiva selección y
contratación esta sedimentado en la Planeación estratégica corporativa de la
organización, haciendo aplicación de la priorización y la metodología de factores
claves del éxito.
 1. JUSTIFICACION

Los procesos informáticos de las organizaciones se han convertido en elementos

claves para la operación de estas. Hoy por hoy muchas entidades se encuentran
desprovistas de una planeación estratégica informática que garantice el
aprovechamiento de los recursos informáticos en pro del desarrollo de las mismas.
En algunos casos parte de los recursos y procesos informáticos carecen del
sentido para cuyo fin fueron adquiridos, y por ende se critica la función del área de
sistemas pues esta requiere elevadas inversiones desconociéndose su verdadero
efecto benéfico.

En el caso de esta entidad la incertidumbre ronda a la alta gerencia y a la

administración pues se desconocen de las grandes ventajas del proceso de
planeación estratégica informática. Se presenta con frecuencia la formulación de
una planeación escasa que no corresponden a los efectos estratégicos esperados
por la empresa. Tomando en cuenta lo anterior se ha dispuesto proponer el
presente documento de una forma sencilla y didáctica para que converja hacia la
contratación de la formulación de un plan estratégico informático de conformidad
con las necesidades vigentes de la organización e introduciendo la informática
como factor clave de éxito de las estrategias de negocio, a fin de lograr incentivar
a la alta gerencia en los beneficios obtenidos al disponer de una herramienta que
va a permitir evaluar los diferentes adelantos en los Sistemas de Información en
Salud.

Algunos de los beneficios obtenidos por parte de la institución son los siguientes:

 Personal operativo disponible para trabajar en labores de calidad de la

atención.
 Reducción de costos operativos de la institución
 Mejoramiento de la oportunidad de cobro de la cartera
 Estados financieros actualizados
 Perfeccionamiento del sistema de facturación
 Mejoramiento de los ingresos financieros de la institución
 La institución mejoraría sus posibilidades de competir
 Gestión orientada al análisis y a las proyecciones
 Se evitaría la realización de tareas redundantes
 Se podría ofrecer servicios vía sistema abierto (internet)
 Mejoramiento de su imagen organizacional
 Comodidad en el tratamiento de información y por ende de los funcionarios de
esta entidad
 Se evitarían problemas legales debido a que se produciría información más
exacta y confiable.
 2. OBJETIVOS

2.1. OBJETIVO GENERAL

Preparar una guía para el desarrollo de los procesos de elaboración de los términos
de referencia, evaluación de oferentes, selección de propuestas y contratación de
la consultoría para la formulación de un plan estratégico informático, basados en
un proceso de convocatoria que se asimila en gran parte al modelo de licitación
descrito por la Ley 80 de 1993.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Definir los contenidos de los términos de referencia para la contratación de la

consultoría de un plan estratégico informático.
 Determinar los requerimientos que deben tener los oferentes en el proceso de
convocatoria.

 Enseñar las etapas que debe contener un proceso de convocatoria hasta

perfeccionar la contratación resultado de esto.

 Mostrar una forma para la preparación de los cuadros de evaluación de los

oferentes que participan en el proceso de convocatoria.

 Enseñar un modelo de contratación de la planeación estratégica informática.

 Mostrar algunas recomendaciones que se deben tener en cuenta en el

momento de la convocatoria de la consultoría de una planeación estratégica
informática de una organización.
 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Esta Entidad es la más importante no solo por su capacidad instalada para la

atención, sino también por el volumen de información que se debe procesar
diariamente, sin embargo la falta de interés y apoyo por parte de la Gerencia a la
unidad de Sistemas como núcleo para la formulación y ejecución de planes
estratégicos informáticos que apoyen el desarrollo del sistema de información en
salud, ha generado que en la actualidad no se cuente con personal de planta en
esta área y que por lo tanto la rotación y cambio continuo generen un
estancamiento en el desarrollo integral del sistema.

Por lo anterior, se puede demarcar la falta de planeación y definición de

estrategias para la estructuración de un Plan integral de información que involucre
cada uno de los actores que conforma el sector salud. El desconocimiento y la
falta de guías y modelos que puedan orientar la contratación efectiva de una
consultoría en la formulación de planes estratégicos informáticos, son factores
críticos que afectan la estructuración funcional del Sistema de Información.
Algunos de los problemas específicos que podemos resaltar son:

 Deficiencias de software operativo, administrativo y de gestión estandarizado.

 Poca confiabilidad en la información que en la actualidad se procesa, por no

estar actualizada y no ser oportuna.

 Poca utilización de la información para la toma de decisiones y la

retroalimentación en procesos de Gestión y Planeación.

 Diferente capacidad técnica para la aplicación y utilización de la información y

del sistema de información.

 La contratación de asesorías informáticas sin ningún criterio de evaluación o

seguimiento ya que no existe claridad sobre el contenido de los términos de
referencia para este tipo de servicio y en general el desconocimiento sobre los
documentos y soportes que deben acompañar un proceso de convocatoria de
este tipo de consultoría.
 4. SITUACION ACTUAL Y
EVOLUCION DEL SISTEMA DE INFORMACION
INSTITUCIONAL

Para ese entonces la ley 100 y el principio de modernización hicieron que esta
entidad decidiera integrar como elemento esencial personal que velara por el
mejoramiento y automatización de los sistemas de información. Se define como
prioridad el área financiera y suministros y se inicia el proceso de sistematización y
automatización de los módulos de contabilidad, presupuesto e inventarios
teniéndose graves inconvenientes en la actualización de la información, operación
de las aplicaciones y con la no integración de los módulos adquiridos.

Posteriormente se genera la necesidad de facturar en detalle los servicios

prestados a los pacientes basados en el principio de autonomía y autorentabilidad
como empresa social del estado en su razón de ser. Con ello, el programa de
mejoramiento introduce a esta entidad en el año de 1995 la cultura,
organización, sistematización y automatización del proceso de facturación de la
organización, con lo cual se hace necesario que la institución desarrolle estrategias
para implantar tecnología de redes y equipos de cómputo acorde con las
necesidades. A partir de este año se desarrollan planes de acción para el diseño,
construcción o adquisición de nuevos recursos para el sistema de información de la
entidad. La facturación se vuelve la prioridad organizacional y continúa la
problemática de la desintegración del sistema de información automático, la
redundancia de tareas y la falta de uniformidad en la información, debido a la
ausencia de un plan estratégico informático.

El entorno normativo cambiante, como lo es el plan de cuentas, los sistemas

tarifarios, la forma de liquidación de servicios, el plan presupuestal, la codificación
de programas estadísticos, etc., y la necesidad de generar y analizar indicadores
gerenciales de gestión hacen que la organización se preocupe por la estabilidad de
su sistema de información replanteándose un modelo holístico para reorganizar los
recursos de información aunque pese a las dificultades económicas no se obtienen
los resultados esperados.

En el año de 1996 se termina de construir una red de 27 puntos lógicos de datos y

se adquiere equipo de cómputo cliente/servidor para fortalecer la facturación, la
contabilidad, el presupuesto y los inventarios. En este mismo año se desarrolla el
subsistema de información estadístico de consulta y egresos; se adquiere el
sistema de costos y, se fortalece el manejo de indicadores gerenciales de gestión.

En el año de 1997 se implementa de manera integrada a la contabilidad los

módulos de cartera, tesorería y activos fijos evitando la redundancia de tareas en
estos procesos, adicionalmente se automatiza la gestión del laboratorio clínico, la
carnetización de los funcionarios, las admisiones de pacientes por urgencias se
realizan en línea en el sistema de facturación, se amplían los liquidadores de los
servicios ambulatorios y, se hace convenio para la información del nivel
socioeconómico en línea por parte de la entidad. Este mismo año se contrata la
ampliación de la red informática para un total de 264 tomas para datos y 132
tomas eléctricas dobles, reguladas con fluido ininterrumpido, la cual se inaugura en
septiembre de 1998.

Actualmente el sistema de información se encuentra incompleto y desintegrado

(Exceptuando contabilidad-cartera-tesorería-inventarios) en gran parte, lo que
hace que las tareas sean redundantes, gran probabilidad de error, demora en la
generación de los informes, etc.

Hasta el momento no se ha desarrollado un estudio objetivo de los procesos,

procedimientos, estructuras de datos y sus relaciones en función de los grandes
beneficios que presenta el aplicar el enfoque de sistemas a las organizaciones.

En la actualidad se desarrolla el plan de contingencia para el año 2000 con efectos

negativos para el caso del software, puesto que la mayor parte de este no soporta
este cambio de fechas. De igual forma se desarrolla el plan de legalización de
software, en dónde el software preinstalado y sin licencia en los computadores del
esta cerca de los $50.000.000.00.

Existe una amplia gama de procesos que por falta de recursos (recurso humano,
equipo de cómputo, software, etc.) se encuentran carentes de sistematización y
automatización, teniéndose conocimiento de que es benéfico la aplicación de las
tecnologías de información a dichos procesos.

A continuación se nombran algunos de estos procesos:

 Citas médicas
 Administración de Historias clínicas
 Gestión de Cirugías
 Epidemiología
 Internación
 Mantenimiento
 Nutrición
 Servicios generales
 Administración de contratos, etc.

Vale la pena resaltar que los recursos de sistematización y automatización

invertidos hasta el momento han mejorado la calidad de los procesos y su
integración y; que, debido a las nuevas tecnologías es posible obtener mejores
resultados fundamentados en el análisis de costos-beneficios y la recuperación de
la inversión.

No obstante, como se puede observar son grandes los logros alcanzados hasta el
momento, sin embargo la falta de continuidad en el personal no ha permitido que
el sistema de información se desarrolle a la misma velocidad que en los demás
actores que integran el sistema, de allí surge la decisión por parte de los asesores
de los asesores de la gerencia contratar la formulación de un Plan estratégico
informático que pueda ser aplicado por la institución, y que promueva y estimule el
optimo desarrollo del Sistema de Información. Sin embargo es evidente la falta de
una herramienta guía que facilite la evaluación y seguimiento de la formulación del
plan estratégico.
 5. INGENIERIA DEL PROYECTO

Para el desarrollo del presente documento, se tomo como plan de trabajo el

proceso de recolección de información, consulta de material existente, entrevistas
y observación, conjugado con los conceptos y conocimientos adquiridos en las
diferentes asignaturas de la especialización de ingeniería de software,
especialmente la de Planeación estratégica y Negociación de tecnología.

Como primera fase, se definió el trabajo a realizar a partir de una problemática

existente tal como se puede observar en las primeras páginas del documento
(introducción, objetivos, justificación y planteamiento del problema). Luego de
superar esta etapa entramos a definir y a delinear lo que consideramos es el
producto esperado del proceso de estudio realizado. En este punto se proponen
los modelos de los diferentes documentos que conforman el proceso de
contratación de una formulación estratégica informática, tales como el documento
de la convocatoria, los términos de referencia, cuadros de evaluación y el contrato.

El documento se encuentra organizado por capítulos y con ejemplos del caso de

estudio, de tal forma que el usuario puede ir directamente al tema de interés de
acuerdo a lo estipulado la tabla de contenido.
 6. MODELO DE LA CONVOCATORIA

El presente capitulo se desarrollará de una manera práctica en la cual se le

describe al usuario cada uno de los elementos que debe contener el documento de
convocatoria y a su vez se da un ejemplo aplicado.

6.1. PORTADA

El documento de la convocatoria debe contener una portada que identifique el

objeto de la misma, su presupuesto y el nombre de la empresa que tiene dicho
requerimiento. Un ejemplo de esta se muestra en el anexo 1. Al igual se debe
colocar una tabla de contenido que identifica la información general de la empresa,
condiciones generales del proceso, valor del pliego y sus documentos anexos, un
ejemplo se muestra en el anexo 2.

6.2. RECOMENDACIONES
En las recomendaciones se especifican los puntos mínimos a considerar por parte
de los oferentes en el momento de enviar la propuesta. Información sobre el
área de la institución que le puede brindar orientación sobre el servicio a contratar
y la convocatoria, y en general las consideraciones necesarias por parte del
proponente.

Ejemplo:

RECOMENDACIONES

1. Leer cuidadosamente el pliego de condiciones y sus anexos antes de elaborar el

contenido de la propuesta.

2. Si tiene alguna duda técnica sobre la convocatoria puede consultarla de manera

presencial en la Oficina de Sistemas, o por escrito al Fax (XXX) XXXXXX

3. Queda entendido que con la sola presentación de la oferta, se acogen y aceptan todas
las condiciones estipuladas en el presente pliego de condiciones.

4. No olvide anexar a la propuesta los documentos indicados en el presente pliego de

condiciones y diligenciar los formularios presentados en los anexos.
No olvide que cualquier error, resultado de una mala suma de alguna columna excluye su
propuesta.

6.3. INFORMACION GENERAL

En este punto se brinda información relacionada con la empresa sobre la cual se va

a prestar el servicio, su representante legal, las áreas involucradas en el proceso
de convocatoria, definición en términos de plazos de recepción, evaluación y
entrega de resultados de las diferentes propuestas y sobre las condiciones que
deben cumplir las personas naturales o jurídicas que deseen participar en el
proceso de convocatoria.

6.3.1. Organización o Empresa. Descripción breve sobre la razón social de

la
empresa, creación y tipo de institución privada o pública.

Ejemplo:

HOSPITAL FEDERAL
Es una Institución que mediante la Ordenanza No. 086 de Diciembre de 1994, se
transformó en una Empresa Social del Estado, de conformidad con el Artículo 194 de la
Ley 100 de 1993. Siendo una entidad pública descentralizada del orden departamental, de
categoría especial, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa,
adscrita a la Dirección Seccional de Salud del Tolima.

6.3.2. Representante Legal. Nombre de la persona o personas naturales o

jurídicas que conforman la estructura administrativa de empresa.

Ejemplo:

Por Decreto No. xxx del xxxx de 19xx emanado de la Gobernación del Tolima, fue
nombrado como Gerente de la Entidad, el doctor XXXXXX.

6.3.3. Areas involucradas en el proceso de convocatoria. Descripción

clara y precisa de cada una de las áreas que van a formar parte integral del
proceso de convocatoria, ya sea para la recepción de ofertas, venta de pliegos o
aclaración de dudas. Es necesario identificar su dependencia organizacional.

Ejemplo:

OFICINA DE SISTEMAS
Depende directamente de la Oficina de Planeación y realiza funciones de apoyo a la
Gestión administrativa y asistencial, se fundamenta en el sostenimiento y mejoramiento
del sistema de información haciendo uso racional de los recursos informáticos generados
por la tecnología.

OFICINA DE PLANEACION

Es la dependencia encargada de programar, coordinar y controlar las adquisiciones y

utilizaciones de bienes muebles y servicios que pueda contratar para el desarrollo de sus
planes y programas.

6.3.4. Definición de términos de la convocatoria. Consiste en la aclaración

de los términos a utilizar en los documentos que hacen parte de los diferentes
procesos de convocatoria, relacionados con plazos, proponentes u oferentes y
participantes.

6.3.4.1. Plazos. El plazo se fijará de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 829

del Código de Comercio así: “.....1o. Cuando el plazo sea de horas, comenzará a
contarse a partir del primer segundo de la hora siguiente, y se extenderá hasta el
último segundo de la ultima hora inclusive;
2o. Cuando el plazo sea de días, se excluirá el día en que el negocio jurídico se
haya celebrado, salvo que de la intención expresa de las partes se desprenda otra
cosa, y

3o. Cuando el plazo sea de meses o de años, su vencimiento tendrá lugar el mismo
día del correspondiente mes o año; si este no tiene tal fecha, se expirará en el
último día del respectivo mes o año. El plazo que venza en día feriado se
prorrogará hasta el día siguiente........”

“...PARAGRAFO 1o. Los plazos de días señalados en la ley se entenderán hábiles;

los convencionales, comunes.

PARAGRAFO 2o. Los plazos de gracia concedidos mediante acuerdo de las partes,
con anterioridad al vencimiento del término, se entenderán como prórroga del
mismo.”

6.3.4.2. Proponentes u oferentes. Es la persona natural o jurídica,

nacional o extranjera, que tengan plena capacidad de obrar, cuya finalidad o
actividad tenga relación directa con el objeto de la convocatoria, según resulte de
sus respectivos estatutos o reglas funcionales y se acredite debidamente y
disponer de una organización con elementos personales y materiales suficientes
para la debida ejecución de los términos de la convocatoria. Así mismo, deberán
acreditar su solvencia económica, financiera, técnica y profesional, requisito este
último que será sustituido por la correspondiente clasificación en los casos en que
con arreglo a la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas sea exigible.
6.3.4.3. Participantes. Podrán participar en la convocatoria, todas aquellas
personas naturales o jurídicas que estén debidamente inscritas en el Registro Unico
de la Cámara de Comercio, calificados y clasificados antes del cierre de la presente
convocatoria con un capital de contratación equivalente igual o superior a la
propuesta.

6.3.5. Condiciones generales. En este punto se aclara el contenido del

objeto de la convocatoria que será el mismo en el momento de realizar el
respectivo contrato. Así mismo es necesario especificar claramente con fechas y
horas la apertura de la misma, las condiciones que se deben tener en cuenta en el
momento de recibir los pliegos de condiciones, su interpretación, y los documentos
que deberán adjuntarse a las propuestas. También se especifican los documentos
que son entregados por parte de la institución a cada una de los oferentes, la
definición de los términos utilizados y las condiciones que los proponentes deben
cumplir en el momento de entregar la respectiva oferta en cuanto a presentación y
pólizas.

Ejemplo:

OBJETO DE LA CONVOCATORIA
El objeto de la presente convocatoria es la contratación de una consultoría para la
formulación de un plan estratégico informático.

APERTURA

Mediante resolución No 0001 de fecha 10 de octubre de 1998, la Gerencia de la entidad

ordenó la apertura de la convocatoria No. 008 para la contratación del servicio de
consultoría y asistencia para la elaboración del plan estratégico informático, a partir del
día 20 del mes de octubre de 1998 a las 8:00 horas.

ESTUDIO E INTERPRETACION DEL PLIEGO DE CONDICIONES

Los proponentes deberán estudiar cuidadosamente el pliego de condiciones y sus anexos,

donde se relacionan las especificaciones de esta convocatoria.

Si alguno de los proponentes encontrare discrepancias u omisiones en las especificaciones

o en las demás partes de los documentos de la convocatoria o tuviere duda acerca de su
significado deberá obtener las aclaraciones escritas del caso antes de presentar su
propuesta. La aclaración al pliego, deberá presentarla el proponente a más tardar cinco
(5) días antes de la fecha fijada para el cierre de la convocatoria.

Cualquier modificación al pliego será anunciada a los proponentes por medio de una
notificación escrita, la que formará parte de dicho pliego.
Después del cierre de la convocatoria, no podrá hacerse reclamo alguno por mala
interpretación, por desconocimiento de la naturaleza, cantidad, condiciones y
características del objeto de la convocatoria y no podrá hacerse modificación alguna a la
misma.

REQUISITOS Y ANOTACIONES SOBRE LA PRESENTACION DE LA PROPUESTA

DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA

La carpeta de la propuesta deberá estar totalmente diligenciada, foliada y legajada en el

orden siguiente:

1. Recibo de pago del valor del presente pliego de condiciones.

2. Recibo de pago de la garantía de seriedad de la propuesta.

3. Garantía de seriedad de la propuesta, firmada por el proponente.

4. Recibo de pago de la póliza de buen manejo del anticipo

5. Póliza de buen manejo del anticipo, firmada por el proponente.

6. Recibo de pago de la póliza de calidad.

7. Póliza de calidad, firmada por el proponente.

8. Recibo de pago de la póliza de cumplimiento

9. Póliza de cumplimiento, firmada por el proponente.

10. Carta de presentación, firmada por el representante legal.

11. Certificado de existencia y gerencia, expedido por la Cámara de

Comercio con una anterioridad no superior a cuarenta y cinco (45) días.
Si es del caso, el documento de conformación del consorcio o unión temporal
debidamente legalizado.

12. Autorización al Gerente o representante legal para contratar según

los estatutos.

13. Información sobre organización empresarial

 - Portafolio de servicios
 -Organigrama
 - Personal
 - Propiedad, planta y equipo
 -Acreditación de su solvencia económica, financiera, técnica y profesional

14. Certificado de experiencia y cumplimiento de contratos con otras

entidades en los que se halla realizado consultorías similares con una fecha de
expedición no superior a 6 meses.

15. Certificado de calificación y clasificación en el Registro Unico de

Cámara de Comercio, con antigüedad no mayor a treinta (30) días

16. Balance general, estado de ganancias y pérdidas a Diciembre de

1997 y a Junio de 1998, certificado por un contador público debidamente registrado,
quien debe adjuntar tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios.
17. Oferta económica (ANEXO 7)

18.Hojas de vida del equipo de trabajo

Nota. Propuesta que no reúna los anteriores requisitos será excluida de la presente
convocatoria.

DEL PLIEGO DE CONDICIONES

La Entidad entregará a los proponentes el pliego de condiciones con sus respectivos

anexos, donde se describe el servicio a contratar y se consignará el precio unitario del
servicio ofrecido en plaza, que incluirá todos los costos y gastos en que incurra el
oferente.

La propuesta deberá ajustarse en todos sus puntos al pliego y sus anexos, los cuales
deberán ser diligenciados en impresión electrónica y no se podrá cambiar la redacción ni
agregar comentarios.

DEL PRECIO

El precio unitario debe incluir los costos y gastos en que incurra el oferente para prestar
su servicio en plaza. Este valor debe ser especificado en el valor de moneda colombiano
Peso.
Se debe mantener el precio de la oferta económica durante el término del contrato.

El precio unitario incluido en la propuesta, deberá aproximarse al peso.

Las enmendaduras de precios que aparezcan en la propuesta excluirán la oferta, como

también si existe discrepancia entre los subtotales, totales y los montos expresados en
palabras y cifras.

DE LA PRESENTACION

 La propuesta deberá venir debidamente diligenciada, legajada, y foliada en cada una de

sus páginas y documentos, según el orden indicado anteriormente.
 Indicar en ella el nombre ó razón social y su residencia ó domicilio comercial.
 Se presentará en tres sobres cerrados, sellados, firmados por el representante legal y
marcados como original, primera copia y segunda copia.
Si se presenta discrepancia entre el original y la copia, prevalecerá el original.

DE LA FIANZA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA

 El proponente deberá presentar con la oferta y a favor de la entidad, una póliza de

garantía expedida por una compañía de seguros o entidad bancaria, legalmente
establecida en Colombia, por una suma igual al 10% del valor de la propuesta.

Esto garantizará; que si el contrato le es adjudicado, lo formalizará en los términos y

plazo estipulados en este pliego.
Esta póliza deberá presentarse firmada por el proponente, acompañada del recibo de pago
correspondiente y tendrá una vigencia mínima de noventa (90) días calendario contados a
partir de la fecha de cierre de la convocatoria.

Si el proponente a quien se adjudique el contrato rehusa o descuida la legalización del

mismo o deja de otorgar la fianza de cumplimiento requerida en la minuta del contrato, la
entidad hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta y dispondrá de su valor
como indemnización por perjuicios.
A los proponentes no favorecidos se les devolverá, si así los solicitan, la garantía de
seriedad de la oferta, dentro de los cinco (5) días siguientes a la adjudicación.

6.3.6. Tramitación de la propuesta. En este punto se describen cada

uno de los pasos que se realizan desde el momento en que se abre la convocatoria
hasta su cierre. Es necesario definir claramente en fechas y horas la apertura y
cierre de la misma, al igual que los tiempos definidos para la recepción de las
propuestas, indicando el lugar de recibo de las mismas y las condiciones para su
respectiva entrega. Para los participantes que deseen retirar o agregar
documentos a las propuestas es necesario aclarar el procedimiento que deben
seguir antes del cierre de la convocatoria.

Ejemplo:

ENTREGA
Tendrá una duración de veintidos (22) días para la recepción de propuestas.

Las propuestas deben depositarse en la urna dispuesta para tal efecto en la oficina de
planeación, antes del cierre de la convocatoria.

No se aceptan propuestas remitidas por correo ni por fax.

Las propuestas que lleguen después de la hora y fechas señaladas para el cierre de la
convocatoria no serán aceptadas.

RETIRO DE PROPUESTAS Y ADICION DE DOCUMENTOS

El proponente que desee retirar su propuesta deberá presentar una solicitud escrita ante
la Gerencia, explicando los motivos por los cuales hace el retiro de su solicitud la que
deberá estar debidamente firmada por la misma persona cuya firma aparece en el sobre.
La solicitud de retiro debe presentarse con anticipación a la hora de cierre de la
convocatoria.

La propuesta será devuelta sin abrir cuando se abra la urna en el momento del cierre de
la convocatoria.

No se podrá retirar una propuesta después de la hora de cierre de la convocatoria excepto

sí media solicitud escrita de retiro de la misma..
En caso de que el proponente quiera adicionar documentos, podrá depositarlos en la urna,
debidamente cerrado, sellado, marcado y firmados, antes de la hora y fecha límite de
cierre de la convocatoria.

CIERRE DE LA CONVOCATORIA

Se efectuará el último día del término de la entrega de las propuestas a las 15:00 horas.

La Entidad no se hará responsable por la apertura de una propuesta antes de tiempo, en

el caso de que no esté correctamente dirigida, marcada y depositada en el lugar
correspondiente.

Las propuestas se abrirán en el día y hora indicados y los proponentes podrán asistir a la
apertura de las propuestas personalmente o por medio de su delegado debidamente
autorizado por el representante legal.

En la fecha, hora y lugar citados, se hará el registro de cada una de las propuestas.

Se dará a conocer públicamente el valor total de las ofertas en presencia de los

funcionarios delegados por el Gerente para éste efecto.

De esta reunión se levantará un acta y el jefe de la oficina de planeación actuará como

secretario de dicha reunión.
En el acta se consignarán los siguientes datos:

 Número de la convocatoria y fecha de cierre

 Nombre de los proponentes.
 Valor total de cada propuesta
 Varios
 Firma de los asistentes

Los proponentes o sus representantes que asistan a la apertura, podrán firmar el acta si
así lo desean.

Nota: El Gerente tendrá la facultad discrecional de prorrogar el plazo para la presentación

de ofertas antes de su vencimiento por un término total no mayor a la mitad del
inicialmente fijado. Dicha prórroga será anunciada a los proponentes por medio de una
notificación escrita (Adendo), la cual hará parte del pliego de condiciones, que además
será publicada en los mismos diarios donde se efectuó la publicación de la presente
convocatoria.

6.3.7. Periodo de elaboración de los cuadros de análisis y evaluación de

las propuestas. Punto en el cual es necesario identificar con mucha claridad las
personas involucradas en el proceso de evaluación de las propuestas, los tiempos
en los cuales se realizará la actividad y cuales serán los criterios de calificación. En
lo máximo posible tratar de establecer desde un inicio los cuadros de calificación
con el fin de hacer énfasis en el criterio de transparencia del proceso, ver anexo
15.
Ejemplo:

 Las propuestas serán estudiadas por el comité evaluador de propuestas que se designe
para tal efecto por la institución.

 Este hará las recomendaciones al Gerente de las propuestas más favorable para la
respectiva adjudicación, según el orden de calificación de las propuestas en la
evaluación, lo cual se hará mediante acta.

DEL ANALISIS Y CALIFICACION

Tendrá un término de diez (10) días a partir del día siguiente al cierre de la convocatoria.

Las propuestas se analizarán y calificarán con fundamento en los siguientes aspectos:

Nota. Las multas que presente el proponente en la clasificación, inscripción y calificación

en el registro único de proponentes de la Cámara de Comercio se le descontará un veinte
por ciento (20 %) del puntaje total obtenido.

FINANCIERO: Puntaje Máximo 30 puntos discriminados así:

CAPACIDAD DE CONTRATACIÓN: 7 puntos

Dado por el K de la Cámara de Comercio de la siguiente manera:

0-70 1 puntos
71-100 2 puntos
101-200 4 puntos
201 o más 7 puntos

PRECIO: 15 puntos

El análisis de precio se hará por cada ítem y por precio unitario, incluido descuentos y el
IVA, la propuesta que presente menor precio, obtendrá el máximo puntaje y para las
demás propuestas se determinará de acuerdo con la siguiente equivalencia:

Precio en estudio X Número de puntos.

Menor valor unitario

ANALISIS FINANCIERO: 8 puntos

TECNICO: Puntaje máximo 50 puntos discriminados de la siguiente manera:

 Metodologías utilizada 15 puntos

 Personal Utilizado para le realización del proyecto 10 puntos
 Asistencia después de entregado el proyecto 10 puntos
 Soporte técnico 8 puntos
 Capacidad de ampliación 7 puntos
ADMINISTRATIVO: Puntaje máximo 20 puntos discriminados así:

 Organización: 5 puntos
 Cumplimiento de los contratos anteriores:5 puntos
 Experiencia en el mercado: 5 puntos
 Plazo de entrega: 5 puntos

 Se acogerá para la adjudicación, la propuesta que conjugue los aspectos financieros,

técnicos, administrativos y jurídicos de mayor beneficio para la Entidad.

 Cuando existieren dudas en la interpretación de cualquiera de las condiciones de la

propuesta, prevalecerá la interpretación dada por la Entidad, quien se reserva el
derecho de no considerar las propuestas que se aparten de las especificaciones
exigidas en el pliego de condiciones.

 La Entidad se reserva el derecho de rechazar las propuestas de cualquier oferente si a

su juicio no está completamente calificado para suministrar los bienes requeridos en
esta convocatoria.

 Las condiciones establecidas por la Entidad priman sobre cualquier condición estipulada
por el oferente.

 Se tendrán en cuenta las propuestas que se ajusten a cada una de las normas,
especificaciones y exigencias del presente pliego de condiciones.
6.3.8. Procedimientos posteriores al análisis y evaluación de las
propuestas. Definición de cada una de las actividades que se realizan una vez
calificadas las propuestas. Esto indica la presentación de los resultados a la
Gerencia, la publicación de los mismos para que estos sean conocidos por cada
uno de los oferentes, definición de los tiempos de recepción de observaciones por
parte de los mismos y por último la presentación de evaluación y análisis
nuevamente al gerente de acuerdo a las observaciones realizadas por los
proponentes.

Ejemplo:

Presentación de los cuadros de análisis y evaluación de las propuestas a la

Gerencia

Después del análisis y evaluación de las propuestas por parte del comité evaluador se
presentarán a la Gerencia quien los remitirá al día siguiente a la Coordinación Técnica.

Periodo de publicación de los cuadros de análisis y evaluación a los

proponentes

Recibidos los cuadros de evaluación y análisis, la Coordinación Técnica al día siguiente los
publicará a los proponentes o a las personas que estén oficialmente vinculadas al proceso.
Periodo para la recepción de observaciones por parte de los proponentes

Los cuadros de análisis y evaluación de las propuestas permanecerán abiertos a los

oferentes en la Coordinación Técnica durante 3 días; para que estos presenten las
observaciones pertinentes por escrito.

Presentación de cuadros de evaluación, análisis y recomendaciones a la

Gerencia

El Comité evaluará nuevamente las observaciones que presenten los proponentes y dará
una respuesta.

Una vez terminado el proceso anterior, el comité presentará a la Gerencia los cuadros
finales de evaluación y calificación, con las recomendaciones concernientes y las actas
respectivas.

6.3.9. Causas de invalidez de la propuesta y convocatoria desierta. Para

que todo el proceso no tenga ningún contratiempo es indispensable exponer en
forma clara y precisa cada uno de los aspectos que se tendrán en cuentan para
que una propuesta pueda participar dentro de la convocatoria, por lo tanto es
indispensable enumerar las pautas que se consideran hacen invalida una
propuesta.
De la misma forma es indispensable especificar bajo que condiciones la institución
considera la convocatoria desierta.

Ejemplo:

INVALIDEZ DE LA OFERTA

 Serán invalidadas las propuestas presentadas por personas naturales o jurídicas que se
encuentren inhabilitadas o que incurran en alguna de las incompatibilidades
contempladas en el Código de Comercio y Código Civil o por consorcios o uniones
temporales conformadas por personas naturales o jurídicas que se encuentren en
situación legal de inhabilidad o incompatibilidad.

 La invalidez tendrá efecto desde el momento en que se descubra dicho hecho, sin
importar la etapa en la cual se encuentre el proceso de adjudicación de la convocatoria.

Además, será motivo de invalidez de la propuesta, las siguientes causas:

a) Cualquier falsedad que se determine en la propuesta

b) Alteraciones o modificaciones de la propuesta
c) No cumplir con alguno de los requisitos establecidos dentro del presente pliego de
condiciones.
CONVOCATORIA DESIERTA

La Entidad podrá declarar desierta la convocatoria en los siguientes casos:

a) Cuando ninguna de las propuestas se ajuste al pliego de condiciones

b) Cuando a juicio de la Entidad existan motivos o causas que impidan la escogencia
objetiva del contratista, para lo cual proferirá el respectivo acto administrativo,
debidamente motivado.

6.3.10. Condiciones generales del contrato. Contiene los aspectos finales

de la convocatoria que se relacionan directamente con el contrato, una vez se ha
seleccionado la propuesta. Allí se especifican los términos establecidos para la
adjudicación del contrato, los plazos para la firma del mismo, si se va a trabajar
con la modalidad de adjudicación parcial o no, el lugar o domicilio que se ha fijado
para el proceso de convocatoria y firma de todos los documentos necesarios y la
reglamentación bajo la cual se va a soportar todo el proceso de contratación.

Ejemplo:

ADJUDICACION DEL CONTRATO

La Entidad hará la adjudicación de esta convocatoria mediante acto administrativo

debidamente motivado; dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de
presentación de los cuadros de evaluación, calificación final y recomendaciones a la
Gerencia por parte del comité de evaluación.

La adjudicación será comunicada por al favorecido por escrito y éste dispondrá de un

plazo máximo de ocho (8) días, después de la comunicación de adjudicación para firmar el
contrato, al cual se le habrán incorporado las condiciones particulares de la oferta.

Si pasado el tiempo indicado el adjudicatario no ha firmado el contrato respectivo, la

Entidad hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta.

Nota: El Gerente, siempre que las necesidades así lo exijan, podrá prorrogar el plazo para
la adjudicación antes de su vencimiento y por un término total no mayor a la mitad del
inicialmente estipulado. En tal caso y si es procedente, se solicitará a los proponentes que
extiendan la validez de su oferta y su correspondiente garantía de seriedad por un periodo
igual al de la prórroga.

Si el proponente favorecido no cumple con los plazos establecidos para la suscripción del
contrato y el otorgamiento de las garantías, será causa suficiente para dejar sin efecto la
adjudicación, en cuyo caso el Gerente podrá adjudicar el contrato al proponente cuya
oferta evaluada sea la de precio inmediatamente inferior a la inicialmente adjudicada, o
iniciar un nuevo proceso de contratación dentro de los términos de la Ley.

ADJUDICACION PARCIAL
Para la presente convocatoria, la Entidad no podrá adjudicar parcialmente, por lo cual no
se aceptarán propuestas parciales.

DOMICILIO

En caso de suscribirse el contrato objeto de la presente convocatoria, se fija la ciudad de

xxxx como domicilio. Las aclaraciones, comunicaciones y correspondencia que envíen los
adjudicatarios deberá dirigirse a xxxxxl - Gerencia - Calle 99 A No. 9 A-90 de xxxx -
Teléfono (092) 612345.

REGIMEN JURIDICO

La Entidad se regirá para regular la presente negociación por el régimen de Derecho

Privado contenido en el Código de Comercio y Código Civil, y podrá discrecionalmente
utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública.

6.3.11. Valor del pliego. Se debe aclarar el valor correspondiente al pliego,

lugar de cancelación del mismo, y en caso de pliegos adicionales también es
necesario estipular su valor. Lo anterior con el propósito de que los diferentes
participantes estén enterados desde el momento en que se publica la convocatoria.
Ejemplo:
El presente Pliego de Condiciones, tiene un valor de CIENTO CINCUENTA MIL PESOS
MONEDA CORRIENTE ($150.000,00), que deben ser cancelados en la tesorería; dicho
recibo de pago debe anexarse a la propuesta. En el momento de pago se hará entrega del
presente pliego de condiciones.

NOTA. El valor del pliego adicional será de $50.000.oo.

6.3.12. FECHAS. Definición de cada una de las fechas dentro del todo el
proceso de convocatoria de acuerdo a los establecido legalmente.

Ejemplo:

5.1. Fecha de apertura de la Convocatoria Nro. 008

AÑO: 98 MES: 10 DIA: 20 HORA: 8:00 A.M.

5.3. Periodo de aclaración de las observaciones al pliego de condiciones

AÑO: 98 MES 11 DIA: 21 AL DIA: 5 MES: 11 AÑO: 98

5.4. Fecha de cierre de la Convocatoria Nro. 008

AÑO: 98 MES: 11 DIA: 10 HORA: 3:00 P.M.

5.5. Periodo de elaboración de los cuadros de análisis y evaluación de las propuestas

AÑO: 98 MES 11 DIA: 11 AL DIA: 20 MES: 11 AÑO: 98

5.6. Presentación de los cuadros de análisis y evaluación de las propuestas a la Gerencia

AÑO: 98 MES 11 DIA: 21

5.7. Periodo de publicación de los cuadros de análisis y evaluación a los proponentes

AÑO: 98 MES 11 DIA: 22 AL DIA: 27 MES: 11 AÑO: 98
5.8. Periodo para la recepción de observaciones por parte de los proponentes
AÑO: 98 MES 11 DIA: 23 AL DIA: 26 MES: 11 AÑO: 98

5.9. Presentación del análisis y evaluación final a la Gerencia:

AÑO: 98 MES 12 DIA: 1

5.10. Termino de la adjudicación del contrato:

AÑO: 98 MES 12 DIA: 4

5.10. Término de Comunicación de adjudicación

AÑO: 98 MES 11 DIA: 9

5.10. Fecha máxima para la suscripción del contrato:

8 días hábiles después de la comunicación de la adjudicación
5.11. Fecha máxima para el otorgamiento de las garantías:
5 días después de la suscripción del contrato.
 7. MODELO TERMINOS DE REFERENCIA

En este capitulo se exponen todos los puntos mínimos que deben desarrollarse
dentro del contenido de los términos de referencia, con el propósito informar a
cada uno de los proponentes los aspectos clave que deben conocer para poder
emitir una propuesta acorde a las necesidades de la organización, tamaño y
magnitud del proceso.

7.1. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA

7.1.1. Sector de ubicación. Identificar la organización sobre la cual se va a

realizar la formulación del Plan Estratégico Informático, se describe si la institución
es de carácter público o privado y el tipo de productos o servicios que genera.
También es importante especificar el tamaño de la empresa tanto en su estructura
organizacional como en el volumen aproximado de transacciones que esta realiza.

Ejemplo:
La Entidad es una organización pública del orden Departamental que presta servicios
especializados de salud a la comunidad. Es una entidad que contribuye al mejoramiento
de la calidad de vida de la comunidad a través del tratamiento y rehabilitación de la salud;
es actor del sistema general de seguridad social en salud y, por tal razón tiene consigo el
compromiso de la autorentabilidad y calidad del servicio.

De esta institución egresan anualmente en promedio 16500 pacientes de los servicios de

internación con 100100 días totales de estancia, manteniendo un porcentaje ocupacional
por encima del 80 % de su capacidad instalada. Atiende anualmente en promedio 26500
consultas de urgencias, 7100 consultas de sala de partos y 50000 consultas externas de
medicina especializada y otros profesionales. Posee un volumen cercano a los 7000 actos
quirúrgicos al año y su producción de apoyo diagnóstico y terapéutico se aproxima a las
500000 actividades al año.

Es notorio de esta forma la magnitud de la institución y el volumen transaccional de

información que se genera por la prestación de la cantidad de actividades anteriormente
mencionadas y la diversidad de servicios que presta.

7.1.2. Servicios y productos. Para el dimensionamiento del Plan Estratégico

Informático es importante identificar por completo la estructura de los productos y
servicios que presta la organización. Igualmente es necesario exponer las
necesidades de información que deben ser resueltas por el sistema de información
tanto de los factores endógenos como exógenos.
Ejemplo:

Productos y servicios que presta

 Urgencias  Neurocirugía
 Consulta médica  Urología
 Procedimientos  Cirugía plástica
 Internación de urgencias  Ortopedia
 Estudios de diagnóstico  Oftalmología
 Transporte de pacientes de urgencias  Otorrinolaringología
 Servicios Ambulatorios y de apoyo  Preanestecia
diagnóstico y terapéutico  Gineco-Obstetricia
 Estudios de apoyo diagnóstico y  Medicina interna
terapéutico  Cardiólogía
 Imagenología  Neumología
 Medicina física y rehabilitación  Neumología pediátrica
 Laboratorio patológico  Neurología
 Laboratorio clínico  Dermatología
 Banco de sangre  Genética
 Unidad Oncológica  Pediatría
 Gastroenterología  SERVICIOS DE INTERNACION
 Sala de Yesos  Unidad de salud mental
 Atención de programas especiales  Unidad de cuidados intensivos adultos
 Control prenatal  Unidad de cuidados intensivos pediátrica
 Control postnatal (puerperio)  Sala de partos
 Control de crecimiento y desarrollo  Servicio de quemados
 Planificación familiar  Internación en las siguientes especialidades
 Programa control de T.B.C  Cirugía general
 Programa de control de lepra  Cirugía plástica
 Programa de prevención y control de  Neurocirugía
V.I.H./SIDA  Urología
 Programa de prevención del maltrato  Ortopedia
infantil  Oftalmología
 Programa de control de la hipertensión  Otorrinolaringología
arterial  Ginecología
 Programa de control de Leishmaniasis  Obstetricia
 Vacunación  Medicina Interna
 Visita familiar  Pediatría
 Educación en salud  Neonatología
 Consulta médica especializada
 Cirugía pediátrica
 Cirugía general

En los lineamientos definidos por la dirección de sistemas de información del Ministerio de

Salud se habla del concepto “información de dominio público” que se refiere a la
publicación de información de interés público en la red REDINSA (Red de información en
salud). Esta clase de información es común para el interior y el exterior de la empresa.

Requerimientos exógenos:

 Ministerio de salud
 Indicadores de gestión
 Facturación por morbilidad de egreso y consulta
 Intervenciones y procedimientos ambulatorios y con internación
 Producción consolidada
 Proyectos
 Superintendencia Nacional de salud
 Estados financieros
 Ejecuciones presupuestales
 Facturación y cuentas por cobrar
 Mantenimiento
 Información de calidad
 Revisoría Fiscal
 Informes financieros y contables de tipo típicos y atípicos
 Contraloría Departamental
 Informes financieros y contables típicos y atípicos
 Las entidades promotoras de salud y las administradoras del régimen subsidiado
 Informe de morbilidad y mortalidad de los pacientes atentidos afiliados o
beneficiarios de la EPS
 Facturación de los servicios de salud prestados
 Soportes de la prestación de los servicios
 Secretaría Departamental del Tolima y Municipal de Ibagué
 Morbilidad de egresos y de consulta
 Mortalidad
 Indicadores gerenciales de gestión
 Enfermedades de notificación obligatoria
 Informes epidemiológicos
 Proyectos
 Facturación Régimen vinculado
 Cuenta de cobro al situado fiscal
 Ejecuciones presupuestales
 Informes de costos
 Otros informes financieros
 Contratos
 Las Administradoras de riesgos profesionales
 Datos sobre la atención de los pacientes ARP
 Incapacidades
 Otras IPS y usuarios del servicio
 Portafolio de servicios y productos
 Información al público
 Copia de historia clínica
 Carnet para citas
 Tarifas de los servicios y productos
 Información acerca de procedimientos para acceder a los servicios y productos
 Entidades de Investigación judicial y otras
 Certificado de atención de pacientes
 Copia o resumen de la historia clínica
 Copia de procesos disciplinarios

Requerimientos endógenos:

 Junta Directiva y Gerencia

 Producción
 Indicadores gerenciales de gestión
 Resultado del estudio de costos
 Estados y proyecciones financieras
 Ejecuciones y proyecciones presupuestales
 Situación de la cartera
 Estrategias de reducción de costos, control y mejoramiento de los ingresos
financieros
 Planes, programas y proyectos
 Oficina de Planeación
 Información catastral
 Información del recurso humano
 Información financiera
 Información del proceso de control interno
  Información jurídica
 Información de la normatividad requerida
 Información epidemiológica
 Información de mantenimiento
 Información estadística, de producción e indicadores de gestión
 Requerimientos de reorganización o modificación de la infraestructura
 Rendimiento de la producción/programación
 Información de capacidad instalada, demanda, oferta, población asignada
 Oficina de Coordinación de Control Interno
 Información sobre planes, programas y proyectos de la institución
 Información acerca de nuevos procedimientos
 Contratos de la institución
 Información sobre programación de la producción
 Oficina Jurídica y de Control Disciplinario
 Contratos de la institución
 Faltas de los funcionarios de la institución
 Información de entidades judiciales externas
 Normas, Leyes, Decretos, Resoluciones, Políticas

 Requerimientos administrativos de información:

 Sección Financiera
 Sección de Personal
 Hojas de Vida y sus actualizaciones
 Novedades nómina
 Ordenes de trabajo
 Contratos de personal
 Comprobantes cancelación Ley 100
 Manual de funciones
 Sección de Mantenimiento
 Solicitudes de mantenimiento
 Necesidades de construcción o modificación física
 Cotizaciones y fichas técnicas
 Sección de Suministros
 Cotizaciones
 Necesidad de suministros
 Programación de consumo de medicamentos
 Sugerencias en la adquisición de suministros
 Facturas de venta de los proveedores
 Remisiones
 Respuestas de compañía de seguros
 Sección Estadística
 Formularios SIS de producción y calidad de la producción
 Información demográfica de la población (pacientes)
 Información sobre admisión de pacientes programados
 Sección de Servicios Generales
 Necesidades de servicios generales
 Utilización de recursos de servicios generales
 Información acerca de los recursos de comunicaciones
 Grupo de Biblioteca
 Actualizaciones bibliográficas
 Necesidades Bibliográficas de los usuarios de la biblioteca
 Requerimientos de prestamos
 Grupo de Archivo y Correspondencia
 Información de contratos
 Resoluciones
 Correspondencia externa
 Correspondencia interna
 Documentación para archivar
 Las necesidades asistenciales de información:
 División de Servicios Clínicos
 Programación de la producción del servicio
 Producción del servicio
 Indicadores del servicio
 Morbilidad y mortalidad del servicio
 Encuestas de calidad de la atención
 División de Servicios Quirúrgicos
 Programación de la producción del servicio
 Producción del servicio
 Indicadores del servicio
 Morbilidad y mortalidad del servicio
 Encuestas de calidad de la atención
 División de Servicios Ambulatorios y de apoyo Diagnóstico y Terapéutico
 Programación de la producción del servicio
 Producción del servicio
 Indicadores del servicio
 Morbilidad y mortalidad del servicio
 Encuestas de calidad de la atención
 División de Servicios de Urgencias
 Remisiones de pacientes
 Información sobre forma de vinculación de pacientes en el SGSS
 Solicitudes judiciales de información
 Programación de la producción del servicio
 Producción del servicio
 Indicadores del servicio
 Morbilidad y mortalidad del servicio
 Encuestas de calidad de la atención
7.1.3. Organización funcional. Es indispensable que para una buena
formulación del Plan Estratégico Informático se describa la organización
administrativa, asistencial, técnica y operativamente, identificando las diferentes
áreas funcionales y la estructura jerárquica de las misma, con el objeto de que las
alternativas planteadas por la entidad consultora tengan en cuenta estos factores.

Ejemplo:

La Entidad actualmente para efecto de su organización funcional se divide en dos grandes

áreas: la asistencial y el área administrativa. El área administrativa compuesta por las
secciones de suministros, personal, mantenimiento, servicios generales, registros clínicos
y financiera se encuentra bajo la línea de autoridad de un administrador; el área
asistencial compuesta por las divisiones clínicas, quirúrgicas, urgencias y, de apoyo
diagnóstico y terapéutico se encuentran bajo la autoridad del coordinador técnico. Tanto
al coordinador técnico como el administrador de la organización responden ante la
gerencia por la parte operativa y administrativa de la institución. Adicionalmente el
gerente es asesorado por las oficinas de planeación, control interno, jurídica y
comunicaciones y publicaciones.
7.1.4. Estructura del sistema actual de información. Se debe describir en
forma clara y precisa la situación actual en que se encuentra la empresa hoy en día
en relación con los sistemas de información. Un análisis de sus oportunidades,
fortalezas, debilidades y amenazas (DOFA) dan un punto de partida sobre los
factores claves del éxito. Sin embargo es necesario identificar cada uno de los
procesos realizados en las diferentes áreas de la organización facilitando su
interpretación mediante un diagrama visual de procesos.

Lo anterior permitirá que el oferente tenga una mayor visión sobre la organización
en estudio.

Ejemplo:

El área de informática tiene factores externos que inciden en el buen funcionamiento de la

institución, por ello es necesario realizar un cuadro comparativo entre las debilidades,
fortalezas, amenazas y oportunidades que pueden afectar el normal funcionamiento de
los sistemas de información dentro de la organización.

Posteriormente se expondrán los procesos que se realizan y el manejo de la información

a partir de los diagramas de flujo de datos correspondientes, la descripción de los
procesos, el diccionario de flujo de datos, el diagrama entidad-relación y el diccionario de
datos.
 FACTORES INTERNOS DEBILIDADES FORTALEZAS
 Recursos informáticos  Amplio cubrimiento de la red de
reducidos área local
 Ausencia de capacitación de  Personal de sistemas altamente
los usuarios del sistema comprometido
 Falta de capacitación del  Funcionarios altamente
personal de sistemas comprometidos con los procesos
 Ausencia de la división de que se desarrollan
sistemas en la estructura  Actitud de cambio por parte de
orgánica los funcionarios
 Falta de recurso humano  Alto compromiso por parte de la
para sistemas de información alta gerencia de la organización
FACTORES EXTERNOS  Sistema de información
desintegrado y con
redundancia de tareas
OPORTUNIDADES  Renovar y ampliar los  Implementación de la Intranet
 Tecnologías de recursos informáticos como recurso de investigación
información a muy  Implementar programas de  Planeación de la prestación de
bajo costo capacitación que mejoren la servicios a través de Internet
 Casas de software con cultura informática de los  Aplicación del enfoque de
desarrollos maduros funcionarios sistemas para la reducción de
en sistemas de  Adquirir, arrendar o construir costos, el control de los gastos y
información un software que soporte el el mejoramiento de los ingresos
 Capacitación a muy sistema de información de la  Capacitar al personal del grupo
bajo costo institución de sistemas en nuevas
 Recurso humano a  Incorporar el grupo de tecnologías que apliquen a la
bajo costo sistemas dentro de la institución
 Modernización de las estructura orgánica  Publicaciones a través de la red
empresas del estado  Fortalecer el recurso humano local de la institución (Plataforma
de sistemas, adicionando una estratégica, boletines, etc.)
secretaria para la oficina
AMENAZAS  Desarrollar plan de  Crear el comité de sistemas de
 Año 2000 contingencia año 2000 información para análisis de
 Cambios normativos y  Definir estructura de datos indicadores y retroalimentación
de lineamientos en los para la operación de la administrativa y asistencial,
S.I. de las IPSs institución con base en la mejoramiento de la cultura de
 Exigencias ante el normatividad vigente información
sistema general de  Crear o Fortalecer los
seguridad social en subsistemas requeridos para
salud (Requisitos cumplir con los requisitos
esenciales) esenciales para la prestación
de los servicios
A continuación se muestra un diagrama de descomposición funcional que permite apreciar
en forma jerárquica los primeros niveles de procesos y subprocesos de la totalidad de la
organización. Se puede notar que los procesos mayores de información del interior de la
Entidad se resumen en 13.

Ver anexo 5 tabla visual de procesos

7.1.5. Recursos informáticos. Por tratarse de la contratación de la

formulación del Plan Estratégico Informático para la organización, es indispensable
describir los recursos informáticos con que se cuenta tanto de hardware, software
como del personal de sistemas existente encargado de administrar, proponer y
ejecutar los diferentes proyectos. Es recomendable que se realice el inventario
detallado de hardware y software identificando no solo su ubicación y procesos
que allí se realizan sino también su estado actual de funcionamiento.

Ejemplo:

En la Entidad actualmente se cuenta con la siguiente infraestructura tecnológica tanto de

hardware como de software, con el siguiente recurso humano especializado en el manejo
y aplicación de las tecnologías informáticas.

 1. HARDWARE

 1.1. LA RED DE AREA LOCAL

 Se posee una red de área local Ethernet 10baseT, su cableado se encuentra en
capacidad de soportar 264 estaciones de trabajo en ambiente cliente/servidor. La
red local de la institución está certificada como categoría 5 y su sistema de
alimentación eléctrica regulada e ininterrumpida tiene una capacidad de 30 Kva, lo
que podría soportar estimadamente una carga de 100 computadores. La red
lógica está organizada en 3 centros de cableado distribuidos estratégicamente para
abastecer la mayor parte de los requerimientos de la institución incluyendo el
edificio principal, mantenimiento, unidad de salud mental y el edificio ubicado a la
entrada de la institución. La red eléctrica de computadores se abastece de un
cuarto de UPSs creado en el sótano, en dónde hay en funcionamiento una UPS de
15 Kva, 2 UPSs de 6.5 Kva y 1 UPS de 2 Kva.

La red informática se encuentra soportada en su parte cliente/servidor por los

sistemas operativos Microsoft Windows 95, Windows 3.11 y Windows NT.

 1.2. COMPUTADORES E IMPRESORAS

La institución posee 69 computadores y 6 terminales brutas. De los 69

computadores, existen 50 conectados en la red de área local. El 35 % de los
equipos ya cumplieron su vida útil y presentan continuamente problemas técnicos.
Mediante el desarrollo de la etapa de sensibilidad del hardware del plan de
contingencia año 2000, se coloca en duda que el equipo de cómputo se encuentre
preparado para soportar el cambio de milenio.
 También posee un total de 62 impresoras, de las cuales hay 3 de inyección de
tinta, 5 laser, 1 de trabajo pesado y las demás son impresoras de punto para
trabajos sencillos. Gran parte de estas impresoras ya cumplieron su vida útil.

Actualmente existen requerimientos de equipo informático para la renovación de

equipo por obsolescencia y para abastecer nuevas necesidades.
En el anexo 3 se presenta la relación de computadores y terminales existentes en
la Entidad y en el anexo 4 la relación de impresoras.

 2. SOFTWARE

La Entidad posee como software de propósito general en los clientes Microsoft

windows 95 y Windows 3.11. y en los servidores Microsoft Windows NT. En el
área financiera se posee software integrado para el apoyo en los procesos de
contabilidad, cartera, tesorería, activos fijos, presupuesto e inventarios; este
software, se encuentra desarrollado en Acu-Cobol 85. Existe otro software para el
proceso de liquidación de servicios prestados a los pacientes, el cual es utilizado en
línea y desde varios centros de producción para facilitar el proceso; este software
se encuentra desarrollado en Visual-Basic utilizando un motor de base de datos
Access. Desde este punto de vista existe una desintegración del proceso de
liquidación y el subsistema financiero (contabilidad, tesorería y cartera), pues no
existe una interfase automática que transfiera los datos requeridos al subsistema
financiero. Adicionalmente el sistema de recaudo actualmente opera en forma
manual (con cajas registradoras), lo que hace que la redundancia de tareas
disminuya la eficiencia de los procesos.
En el área estadística se tiene un software para la administración de las tarjetas
índices del historial y un software para el registro y consulta de información
acerca de las consultas médicas, de otros profesionales y egresos. Este software
se encuentra desintegrado, pues debiera existir una interfase entre la base de
datos del tarjetero índice y los pacientes de consulta o egresos. Es esencial que
exista de igual manera una relación en línea entre los pacientes registrados en el
tarjetero índice y el subsistema de liquidación (facturación).

Los procesos de laboratorio clínico se encuentran automatizados con un software

denominado OMEGA desarrollado por el laboratorio Grunenthal de la ciudad de
Bogotá. Este software facilita procesos de registro de pacientes y petición de
exámenes, planeación del trabajo de los bacteriólogos, registro e impresión de
resultados y transferencia en línea entre algunos equipos de procesamiento ó
análisis de muestras y el subsistema de información.

La Entidad posee un software para la contabilización de los costos de producción

desarrollado en foxpro, el cual se encuentra totalmente desintegrado del resto de
los procesos de la empresa.

Además, se posee un software inactivo para el proceso de registro, consulta y

análisis del sistema catastral físico. Este software se encuentra desarrollado en
Visual-basic y opera con un motor de datos SQL-Server.

Para el manejo de nómina existe un software, el cual no es de propiedad de la

Entidad, bajo el cual se realiza el sistema de liquidación e impresión de nómina de
los funcionarios de la institución.
 El área asistencial se encuentra desierta de las bondades de los procesos de
automatización.

Hasta el momento el uso del recurso de software en la institución ha sido

provechoso pues ha permitido mejorar la agilidad y calidad de la información
requerida para la operación de la empresa, pero como se puede apreciar existe
desintegración de los procesos en cuanto a la automatización, presentándose aún
redundancia de tareas (duplicidad de esfuerzos) y ausencia de madurez en la
calidad y oportunidad de la información.

 3. RECURSO HUMANO

Existen falencias en la cultura de los procesos de información de la organización

debido a la ausencia de una capacitación constante. Aunque se ha realizado
capacitación interna y externa, con la ayuda del SENA, el nivel del recurso humano
usuarios del sistema no es el más adecuado para operar en forma óptima el
sistema. Existen graves inconvenientes en la continua capacitación de
funcionarios que por alguna razón renuncian a sus puestos de trabajo; al igual que
con aquellos que ingresan sin conocimientos del sistema de información a trabajar
como usuarios del sistema sin una inducción previa al respecto.

 4. LA DIVISION DE SISTEMAS

La oficina de sistemas se encuentra ubicada en un espacio mínimo para su normal

operación, pues esta ha ido creciendo de conformidad con la disposición de equipo
de cómputo servidor, equipo secretarial, stock de repuestos, mesón de diagnóstico
y reparación de equipo, etc.

Se encuentra conformada por un grupo de trabajo constituido por 2 ingenieros de

sistemas y un tecnólogo. Los ingenieros de sistemas se encuentran vinculados
bajo ordenes mensuales de trabajo y el tecnólogo es de nombramiento provisional.

El equipo actual de trabajo aunque no se encuentra definido en el organigrama,

labora bajo la coordinación de la oficina de planeación, de la forma como se
muestra en el siguiente diagrama.

GERENCIA

OFICINA DE PLANEACION

GRUPO DE SISTEMAS
Funciones que actualmente realiza el Personal de Sistemas

INGENIERO DE SISTEMAS (ADMINISTRADOR DE RECURSOS INFORMATICOS)

Es la persona encargada de realizar actividades de control de mantenimiento preventivo

y correctivo de hardware, velar por el aseguramiento del hardware, administrar las copias
de seguridad del sistema, administrar los medios magnéticos y ópticos de aplicaciones,
hacer el almacenamiento histórico de información en medio magnético u óptico,
administrar la biblioteca informática, planear las provisiones de suministros informáticos
(repuestos y accesorios), coordinar la constante capacitación del usuario referente al uso
de los recursos informáticos, administrar la red y las bases de datos.

De manera general las funciones son:

 Laborar basado en la misión y objetivos del División de Sistemas de información.

 Velar por el sostenimiento de la plataforma de cómputo
 Garantizar la seguridad de la información almacenada en medio magnético u óptico
en las bases de datos de la División de Sistemas
 Administrar la red física y lógica de datos.
 Coordinar lo pertinente para capacitar a los usuarios finales del Sistema de
información en el uso y cuidado del equipo de cómputo.
 Administrar los recursos físicos, magnéticos y ópticos de la oficina de Sistemas
 Velar por la legalidad del software
 Ejecutar las demás funciones que le sean asignadas y que sean a fines con la
naturaleza del cargo.
TECNICO EN INFORMATICA (SOPORTE TECNICO)

Es la persona responsable del soporte técnico en hardware básico y software de propósito

general, asesora a los usuarios en el aprovechamiento de los recursos informáticos,
realiza procesos técnicos con la información como migración de datos, cierres periódicos,
etc.. Realiza labores auxiliares administrativas.

Las funciones a nivel general son las siguientes:

 Laborar basado en la misión y objetivos del departamento de sistemas.

 Garantizar el soporte técnico y/o “help desk” a los usuarios del sistema de la
institución para dar solución a los problemas de hardware y software de propósito
general.
 Apoyar técnicamente las actividades desarrolladas por la oficina de sistemas
(Instalación de equipos, actualizaciones, reinstalaciones de software, cortes o
migraciones especiales con los datos, conversión de archivos, etc.)
 Apoyar la prevención y corrección de problemas con virus informáticos.
 Configurar equipo informático (Tarjetas de red, Fax-modem, Multimedia, etc.)
 Apoyar la gestión operativa de la oficina mediante organización de la correspondencia,
solicitud de fotocopias, recolección de documentos necesarios para la operación de la
oficina, digitación de oficios, etc.
 Dar solución operativa al sistema de contingencia para el caso de daño de equipo
informático, base de datos o cualquier otro incidente que requiera solución de
emergencia.
 Ejecutar las demás funciones que sean asignadas y sean afines con la naturaleza del
cargo
COORDINADOR SISTEMAS DE INFORMACION

 Definir la misión y objetivos del Departamento de Sistemas de información que sea

coherente en relación con la misión y objetivos de la institución.
 Definir las políticas del Sistema de Información y el uso de la informática
 Planificar estratégicamente el desarrollo del sistema de información de la institución
(Planes de desarrollo, de acción, de renovación de equipo por obsolescencia, de
contingencia, etc.)
 Implementar los diferentes planes de contingencia en relación al sistema
automatizado de información.
 Velar por el desarrollo de los planes, resultado de la conservación y mejoramiento del
sistema de información de la institución.
 Participar activamente en el análisis, diseño, adquisición, construcción e implantación
de los subcomponentes del sistema de información de la organización.
 Propender por la oportunidad, calidad y veracidad de la información que se produce,
se procesa y se genera.
 Propender por la orientación y apoyo en la realización y análisis de informes típicos y
atípicos que requiera la gerencia y la administración.
 Orientar a la gerencia y a la administración en cuanto a la adquisición de soluciones
de sistemas que tengan efectos positivos en la organización.
 Ejecutar las demás funciones que sean asignadas y sean afines con la naturaleza del
cargo.
PROGRAMA DE INDUCCION

NIVEL DEL CARGO Técnico y Tecnológico CODIGO 4110

DENOMINACION DEL Técnico en informática
CARGO
ESPECIALIDAD LABORAL Técnico en informática

 Dar a conocer el marco legal que rige los sistemas de información a nivel Nacional,
Departamental, Municipal.

 Presentación de la ubicación del cargo dentro de la estructura orgánica de la

institución, haciendo énfasis en el surgimiento histórico de la dependencia en dónde
labora, su misión y visión futura.

 Entregar las funciones estipuladas en el manual de funciones de la Oficina, indicando

las políticas internas de desarrollo de las mismas y su sistema de evaluación.

 Presentar las herramientas informáticas a utilizarse en el desarrollo de su función.

 Dar a conocer los recursos informáticos de la institución : Equipo, niveles de

capacitación, redes, aplicaciones (Software) y bases de datos del sistema de
información.

 Comunicar acerca de la necesidad de adquirir responsabilidades en el apoyo del

desarrollo de subcomponentes del sistema de información.

 Dar a conocer los mecanismos de seguridad de información y planes de contingencia

de sistemas.
 Presentar sus responsabilidades en el plan de emergencia y hacer entrega de la tarjeta
de acción y el brazalete.

 Dar a conocer los procedimientos que tienen que ver con la oficina de sistemas.

 Ilustrar acerca del manejo interno y externo de la correspondencia administrativa.

 Presentación del funcionario a los usuarios del sistema de información.

NIVEL DEL CARGO PROFESIONAL CODIGO

DENOMINACION DEL Ingeniero de Sistemas
CARGO
ESPECIALIDAD LABORAL Ingeniero de Sistemas

 Dar a conocer el marco legal que rige los sistemas de información a nivel Nacional,
Departamental, Municipal.

 Presentación de la ubicación del cargo dentro de la estructura orgánica de la

institución, haciendo énfasis en el surgimiento histórico de la dependencia a cargo, su
misión y visión futura.

 Entregar las funciones estipuladas en el manual de funciones de la Oficina de

Planeación, indicando las políticas internas de desarrollo de las mismas y su sistema
de evaluación.

 Enseñar las políticas de sistemas de información de la División de Sistemas de

información.

 Presentar las herramientas para el desarrollo de soluciones informáticas.

 Dar a conocer los recursos informáticos de la institución : Equipo, niveles de
capacitación, redes, aplicaciones (Software) y bases de datos del sistema de
información.

 Dar a conocer los mecanismos de seguridad de información y planes de contingencia

de sistemas.

 Presentar sus responsabilidades en el plan de emergencia y hacer entrega de la tarjeta

de acción y el brazalete.

 Dar a conocer el sistema de control de contratación que deberá apoyar.

 Dar a conocer los procedimientos que tienen que ver con la oficina de sistemas de
información.

 Presentación del funcionario a los usuarios del sistema de información.

NIVEL DEL CARGO PROFESIONAL CODIGO 3110

DENOMINACION DEL Coordinador de sistemas de
CARGO información
ESPECIALIDAD LABORAL Ingeniero de Sistemas

 Dar a conocer el marco legal que rige los sistemas de información a nivel Nacional,
Departamental, Municipal.

 Presentación de la ubicación del cargo dentro de la estructura orgánica de la

institución, haciendo énfasis en el surgimiento histórico de la dependencia a cargo, su
misión y visión futura.
 Entregar las funciones estipuladas en el manual de funciones de la Oficina de
Planeación, indicando las políticas internas de desarrollo de las mismas y su sistema
de evaluación.

 Presentar los planes de sistemas en desarrollo y por desarrollar, indicando el estado

de los mismos, las estrategias, objetivos y metas de cada uno de ellos.

 Dar a conocer el grupo de trabajo a su cargo y los recursos informáticos con los que
cuenta la institución para ejecutar las actividades.

 Comunicar acerca del sistema de reporte periódico y aperiódico de información, su

oportunidad y calidad.

 Dar a conocer las relaciones con entes externos que posee la oficina de sistemas de
información en la actualidad, en contrataciones, convenios, proveedores u otros que
contribuyen con el ejercicio de las funciones.

 Presentar sus responsabilidades en el plan de emergencia y hacer entrega de la tarjeta

de acción y el brazalete.

 Dar a conocer el sistema de realización, ejecución y control de contratos.

 Ilustrar acerca del manejo interno y externo de la correspondencia administrativa.

 Dar a conocer los procedimientos que tienen que ver con la oficina de sistemas.

 Presentación del funcionario a los usuarios del sistema de información.

7.1.6 Objeto de la contratación. Definición clara y precisa del servicio o
producto a contratar, debe especificarse la acción a realizar por parte de la firma
consultora aclarando si la contratación llega únicamente hasta la formulación del
Plan Estratégico Informático o si va hasta el desarrollo e implementación del
mismo.

Ejemplo:

La contratación del Servicio de Consultoría y Asistencia para la elaboración del Plan

Estratégico Funcional del área de informática.

7.1.7. Alcance del servicio a contratar. En este punto el contratante

deberá especificar los parámetros bajo los cuales se debe elaborar el Plan
Estratégico Informático, y los módulos que deberá involucrar en la formulación del
mismo, con el fin de que los resultados obtenidos alcancen los objetivos
propuestos.

Ejemplo:

El estudio realizado por la empresa consultora deberá llegar hasta la Elaboración del Plan
Estratégico Informático y por lo tanto deberá tener en cuenta los siguientes parámetros,
para la formulación del mismo:

 Deberá contemplar los requerimientos de información de todas las unidades

estratégicas exógenas y endógenas de la organización.
 Deberá cumplir con la normatividad vigente para los procesos del sistema general de
seguridad social en salud.
 El sistema de información automatizado deberá ser integrado y en línea evitando la
redundancia de tareas y la demora en la generación de informes.
 Deberá existir una base de datos corporativa robusta que soporte el alto volumen de
almacenamiento, procesamiento y consulta de datos de la organización
 Deberá estar encaminado a facilitar la generación de indicadores gerenciales de
gestión (de eficiencia técnica, financiera, de productividad y de calidad)
 Deberá apoyar el control del gasto, de la producción y la facturación.
 Deberá ser un sistema fácil de configurar y flexible para hacer los cambios que se
requieran con el cambio de las disposiciones del entorno
 Su plataforma operativa deberá ser robusta para soportar la administración de la base
de datos, de la red, y de los demás recursos del sistema.
 Deberá contener seguridad para evitar que intrusos accedan información confidencial
o no permitida de conformidad con los niveles establecidos.
 Deberá estar preparado para soportar el nuevo milenio.
 El sistema se deberá adaptar a las necesidades de la institución y no la institución a la
forma de operación del sistema.
 Preferiblemente el software general del sistema de información de la institución
deberá ser de propiedad de esta, para poder crear, modificar o actualizar cualquier
requerimiento futuro de información.

De acuerdo a lo enunciado anteriormente, el plan estratégico deberá contemplar los

siguientes módulos:

 Intranet como apoyo al proceso investigativo y de mejoramiento de la calidad de la

producción.

 Un sistema de información básico integrado para:

 Admisiones
 Gestión de información de centros de producción

 Internación
 Urgencias
 Servicios ambulatorios y de apoyo diagnóstico y terapéutico

 Laboratorio clínico
 Imagenología
 Oncología
 Citas médicas
 Consulta médica
 Laboratorio patológico
 Trabajo Social
 Rehabilitación
 Banco de sangre
 Nutrición y dietética
 Gestión de información de cirugías

 Estadísticas

 Administración de historias clínicas

 Estadísticas de producción asistencial y calidad epidemiológica

 Administración de contratos
 Facturación
 Cartera
 Tesorería, pagaduría

 Caja y Bancos
 Cuentas x pagar
  Presupuesto
 Contabilidad
 Costos
 Inventarios
 Activos fijos
 Mantenimiento de equipo
 Nómina y recursos humanos

 Programación de turnos

 Enfermería
 Cirugía
 Facturación
 Consulta médica

 Carnetización de funcionarios

 Subsistema de información epidemiológico

 Módulo de administración de proyectos
 Módulo de análisis administrativo y gerencial
 Subsistema de biblioteca

7.1.8. Productos y resultados esperados. En este punto el contratante

debe indicar los resultados esperados y la documentación que debe ser entregada
por parte de la firma consultora. En el plan de sistemas propuesto por parte de la
entidad consultora, se deben especificar los objetivos, metas, arquitectura de los
sistemas propuestos, diagrama de la arquitectura propuesta de los sistemas y los
datos, objetivos y descripción de los sistemas de información que la componen y
las bases de datos requeridas, responsabilidades de las áreas funcionales en
relación con los sistemas de información, organización de la función de sistemas,
perfil de los funcionarios requeridos, organigrama, estrategias de procesamiento y
organización de los recursos computacionales, asignación de prioridades y
recursos, cronograma de desarrollo, programa de adquisición de máquinas y
programa de inversión.

Ejemplo:

El proceso de Consultoría en la formulación del Plan Estratégico Informático, deberá por lo

tanto entregar la siguiente documentación como resultado a este proceso:

 Documento del Plan Estratégico Informático, debe contener:

 Diagnostico estratégico PCI (pérfil de capacidad interna de la compañía) – POAM

(Perfil de oportunidades y amenazas en el medio), anexando formatos utilizados
para la evaluación. Ver anexo 8 cuadros comparativos

 Matriz DOFA
 Estudio y análisis de competencia
 Análisis de Vulnerabilidad
 Visión del área de informática
 Misión del área de informática
 Objetivos del área de informática
 Areas estratégicas
 Definición de estrategias básicas y sus responsables
 Evaluación de estrategias
  Plan de acción para cada estrategia básica
 Formulación y definición de los proyectos informáticos

 Proyectos de contingencia año 2000

 Proyecto de adquisición y actualización de equipo por requerimiento u
obsolescencia
 Proyecto de legalización de software
 Proyecto de adquisición y/o construcción de un software integrado para el
sistema de información
 Proyecto de capacitación informática y de sistemas

 Arquitectura de los sistemas propuestos

 Modelo de datos
 Diseño de la infraestructura de datos
 Descripción de archivos
 Diccionario de flujos y datos
 Dimensionamiento de Plataformas Tecnológicas (Hardware y Software)
 Modelo dinámico del sistema
 Elaboración del presupuesto estratégico del área de informática
 Cronograma de Desarrollo

 Documento de especificación funcional, debe contener:

 Objetivos del nuevo sistema los cuales provienen del Plan Estratégico de Sistemas
 Diagrama de contexto
 Descripción del nuevo sistema (entradas-procesos-datos-productos)
 Arquitectura de la información modelo entidad-relación

7.1.9. Organización del proyecto y tiempo de desarrollo. En cualquier

organización ya sea esta de carácter público o privado es indispensable que la alta
gerencia se involucre en el proceso de la Planeación Estratégica Informática, sin
importar si se contrata o se realiza por personal de la organización la formulación y
desarrollo del mismo. Es por ello que en este punto se deben definir los
integrantes internos y externos responsables del éxito del proyecto.

Para la contratación con una entidad consultora es necesario especificar la

organización del grupo interdisciplinario definiendo a su vez los tiempos y
resultados esperados en cada una de las etapas identificadas, con el fin de
concretar las responsabilidades y tareas que deberá cumplir cada uno de los
participantes tanto de la firma consultora como de la misma organización.

Ejemplo:

La formulación del Plan estratégico Informático deberá ser desarrollado por el grupo
planificador que involucra Personal representante y personal de la empresa consultora.

Este grupo deberá apoyarse en los siguientes comités:

 Comité director de sistemas, el Gerente de la institución y los usuarios claves de las

diferentes áreas involucradas.
 De la empresa consultora el comité de desarrollo y operación, el comité de Planeación,
el comité de diseño y el Gerente o su representante.

Se definirá por parte de la Entidad un líder del grupo de trabajo, quien será el encargado
de verificar que lo estipulado en el contrato realmente se lleve a cabo.
Por lo anterior el proyecto deberá ser realizado en las siguientes fases:

 Fase de análisis e investigación: Deberá redactarse en el plazo de dos meses a partir

de la fecha de contratación y se someterá a revisión del equipo destinado, quien
deberá dar el visto bueno al mismo antes de poder abordar la siguiente fase. Deberá
desarrollar las siguientes etapas:

 Definición de horizonte de tiempo

 Principios Informáticos
 Diagnóstico estratégico- análisis DOFA
 Direccionamiento estratégico, donde se encuentren ya definidos
 Visión
 Misión
 Objetivos estratégicos
 Areas estratégicas
 Las estrategias básicas y sus responsables
 Evaluación de estrategias
 Plan de acción para cada estrategia básica

 Fase de Desarrollo: Se desarrollará en un plazo de cuatro meses a partir de la revisión

y aprobación de la fase de análisis e investigación. Asimismo deberá ser sometido de
nuevo a la comisión designada, para su conformidad o reparos. Deberá desarrollar las
siguientes etapas

 Formulación y definición de los proyectos estratégicos informáticos

 Proyectos de contingencia año 2000

 Proyecto de adquisición y actualización de equipo por requerimiento u
obsolescencia
 Proyecto de legalización de software
  Proyecto de adquisición y/o construcción de un software integrado para el
sistema de información
 Proyecto de capacitación informática y de sistemas

 Arquitectura de los sistemas propuestos

 Modelo de datos
 Diseño de la infraestructura de datos
 Dimensionamiento de Plataformas Tecnológicas (Hardware y Software)
 Modelo dinámico del sistema
 Elaboración del presupuesto estratégico del área de informática
 Cronograma de Desarrollo

7.1.10. Obligaciones del contratista. Con el propósito de evitar

contratiempos en la ejecución del contrato es indispensable que se establezcan las
responsabilidades que tiene el contratista durante el desarrollo del objeto del
mismo.

Ejemplo:

 El contratista esta obligado a acatar al pie de la letra los términos de referencia

expuestos en el presente documento y todos los términos de la convocatoria a la cual
se presento.

 Deberá presentarse para las reuniones de revisión, seguimiento y control de la

ejecución del proyecto.
7.1.11. Obligaciones del contratante. El contratante por formar parte
integral del contrato esta obligado en este punto a identificar todos los parámetros
con los cuales se compromete con el fin de facilitar al contratista la adecuada
ejecución del mismo.

Ejemplo:

 Cumplir con todos los requisitos acordados en la convocatoria y en los términos de

referencia.

 Colaborar en todo lo posible con la consecución de la información básica que

conforma el sistema de información.

 Colocar todas las herramientas logísticas y el personal necesario para el desarrollo de

la consultoría.

7.1.12. Recursos que aporta el contratante. Es indispensable aclarar de

antemano los recursos tecnológicos, humanos y físicos y en general los recursos
logísticos que colocará a disposición del contratista la organización, con el fin de
evitar mal entendidos durante la ejecución del contrato.

Ejemplo:

El contratante colocará a disposición del contratista, el personal del Departamento de

Informática, para que realicen las labores de concertación y sensibilización con los
usuarios claves de las diferentes dependencias.

7.1.13. Presupuesto estimado. Se debe realizar un estimativo del valor

presupuestado para la ejecución de la consultoría, calculando los costos estimados
involucrando el personal, los recursos tecnológicos y físicos necesarios por parte de
la firma consultora para la ejecución efectiva del objeto del contrato.

Ejemplo:

El valor estimado para la prestación del servicio son Cuarenta Millones de Pesos mcte.,
que involucran los costos del personal operativo de la empresa consultora y los gastos en
que estos incurran en el proceso de investigación y desarrollo del proyecto.
 8. VIABILIDAD DEL PROYECTO

La viabilidad se presenta en dos aspectos, análisis de viabilidad que representa el

método utilizado para medir la viabilidad de la implantación de la planeación
estratégica en la institución.

La viabilidad propiamente dicha corresponde a la medida del beneficio obtenido

gracias al desarrollo de la planeación estratégica.

Se definen para este estudio cuatro categorías de viabilidad

2.3.1 Operativa. Es la medida del correcto funcionamiento de la solución

pedida a los problemas definidos dentro de la organización los cuales se enmarcan
en la formulación del plan estratégico informático.
Ejemplo:

Los criterios de viabilidad operativa se fundamentan en el hecho de no disponer de un

plan estratégico aplicable a toda la organización. Actualmente por convenio se adelanta el
programa de la plataforma estratégica, que se requiere como base del desarrollo de la
planeación estratégica de la organización.

Se ha planteado como política desde el año de 1997 una priorización estratégica

organizacional, dando origen a la necesidad de la presentación del plan estratégico de
sistemas de información, el cual se fundamenta en la optimización de los procesos,
mejoramiento del control de la producción y la calidad de la producción; y reducción de
los costos.

Medición de la viabilidad operativa. Para la media de la viabilidad operativa se han

tomado los siguientes aspectos en consideración:

 Importancia de la solución del problema y determinación de la funcionalidad de la

solución pensada.

La aplicación de las tecnologías de la información y los sistemas de información se han

convertido en factor clave de eficiencia y éxito en los diferentes estamentos del sistema
general de seguridad social. Esta situación ha planteado la necesidad de la
modernización, autorentabilidad y competitividad de las entidades de salud del sector
oficial.
 Un plan estratégico de sistemas de información se constituye como elemento
estratégico para el mejoramiento de la calidad de sus servicios, oportunidad de los
procesos de información desde los diferentes un punto de vista del nivel
organizacional.

 Opinión y actitud de los usuarios finales y los directivos ante la implantación de la

planeación estratégica.

Realizado un estudio preliminar que permitía conocer la opinión de los usuarios se

determinó entre las mayores tendencias las siguientes:

 Personal de sistemas altamente comprometido

 Funcionarios altamente comprometidos con los procesos que se desarrollan
 Actitud de cambio por parte de los funcionarios
 Alto compromiso por parte de la alta gerencia de la organización

Bases para analizar la urgencia del problema y la eficacia de la solución PIECES

P Prestaciones Manera en la cual proporciona el sistema la productividad y

el tiempo de respuesta apropiado.

I Información Se establece como suministra el sistema a los usuarios

finales y los directivos la información en un formato útil y de forma precisa,
pertinente y a tiempo.
E Economía En este punto se determina como ofrece el sistema un nivel de
servicio adecuado y la suficiente capacidad para reducir los costos de la Empresa o
aumentar sus beneficios.

C Control El sistema debe ofrecer controles adecuados que lo protejan de

fraudes y desfalcos y garanticen la seguridad y la precisión de los datos y la
información

E Eficacia El sistema debe hacer un uso máximo de los recursos disponibles,

incluidas las personas, el tiempo, el flujo de papeles, los plazos mínimos de
proceso y similares

S Servicios Se determina como el sistema ofrece los servicios solicitados de

forma fiable a aquellos que lo solicitan. Especifica como de logra que el sistema
sea fiable y confiable.

Evaluación de la funcionalidad

En este punto es indispensable que se especifique la situación de la alta gerencia y

los usuarios administrativos y operativos frente al proyecto propuesto y su
disposición en cuanto a colaboración y compromiso en el desarrollo del mismo.
Ejemplo:

 Apoyo de los directivos al sistema

La alta gerencia está comprometida en establecer los mecanismos que permitan el

mejoramiento en la administración y responder de esta manera a los múltiples frentes
que plantean una disponibilidad de la información en forma inmediata, constituyéndose
en un instrumento de primer orden en el logro de la rentabilidad y funcionalidad.

¿Qué opinan los usuarios finales del sistema?

El grado de compromiso de los funcionarios encargados de las diferentes áreas

funcionales, ha venido en aumento como consecuencia de las labores de capacitación en
la planeación estratégica institucional, en el cual se ha hecho énfasis en la Misión, Visión,
principios y valores; de igual manera se encuentran funcionarios en proceso de
capacitación en el área informática

Usuarios finales o directivos pueden resistirse al cambio o simplemente no utilizarlo.

Existe un pequeño porcentaje de usuarios que eventualmente van a presentar una

actitud de rechazo hacia las nuevas implementaciones hacen parte del personal de mayor
antigüedad y presentan una formación en una cultura diferente a la actual.

Alteración el entorno de trabajo de los usuarios finales

Se suministraran aspectos generales sobre las áreas estratégicas de la organización y los
módulos básicos del sistema de información que deberán ser tenidos en cuenta en la
formulación del plan estratégico informático.

Adaptación de los usuarios finales y directivos al cambio.

Se prevé que con la puesta en marcha del plan estratégico se logre mediante los
procesos de capacitación, charlas, folletos y demás recursos de divulgación, una
adaptabilidad al entorno planteado.

2.3.2 Técnica. La viabilidad técnica analiza lo que será práctico y razonable

de implantar, respondiendo a tres cuestiones principales:

La tecnología o la solución propuesta?

Se requiere verificar si la tecnología tiene la madurez suficiente para ser aplicada

con sencillez a nuestros problemas. Como se explica en los anexos Una tecnología
madura posee una mayor base de clientes a partir de la cual se puede obtener
asesoramiento sobre posibles problemas o mejoras.

Disposición actual de la tecnología necesaria

 Debe realizar el dimensionamiento de la nueva plataforma tecnológica
 Proyectos informáticos específicos que nacen de la planeación estratégica
 Determinar que requerimientos hay para cada uno
 Debe proponerse las necesidades técnicas
 Debe actualizarse la plataforma tecnológica HW y S/F
 Se debe verificar si está disponible esta tecnología en nuestro sistema de
información y si se tiene la capacidad de usarla.
 La tecnología puede ser practica y estar disponible y ser necesaria
efectivamente pero se dispone en este preciso momento?
 Si no podemos conseguir la tecnología entonces la alternativa es técnicamente
inviable.
 ¿ Disponemos de los conocimientos técnicos necesarios y son razonables los
plazos?
 Capacitación para cada área
 Podemos aplicar la tecnología adecuadamente ?
 tenemos los conocimientos ?
 Verificar la curva del aprendizaje.

2.3.3 De Tiempo. Son razonables los plazos del proyecto ? (6 meses ) este
proyecto inicia con la formulación de un plan Estratégico Informático a seis (6)
meses plazo deseable. Verificar las multas por no cumplimiento de normas

2.3.4 Económica. Verificamos si vale la pena intentar obtener los beneficios

derivados de resolver el problema. Es casi imposible calcular los costos en esta
etapa ya que las necesidades de los usuarios finales y las soluciones técnicas
alternativas deben identificarse.

Se debe realizar el análisis de Costo/Beneficio para determinar algunos de los

costos que se evitarían con la implantación de un plan estratégico que permita
desarrollar diversos proyectos a nivel de Software y/o Hardware.

Mediante un proyecto y la implementación de una estructura de sistema de

información, se evitará la redundancia de procesos que se detallan a continuación.
Ejemplo:

Tarea Dependencias Número de veces

Identificación de pacientes Facturación, Trabajo social, 6 Veces
laboratorio clínico, Estadística
(Tarjetero índice, Sis1, Sis110)
Movimiento de inventario Suministros, Contabilidad 2 Veces
Datos liquidación de servicios Facturación, Centros de 3 Veces
producción, cartera
Recaudos Cajeros, Tesorería pagaduría, 5 Veces
Cartera, Contabilidad,
Presupuesto
Censo de camas y pacientes Epidemiología, Celaduría, 7 Veces
Estadísticas, Nutrición,
Facturación, Jefes de servicios,
Trabajo Social
Registro de consulta médica Médicos, Estadística 2 Veces
Registro individual de egreso Secretaria del servicio (Piso), 3 Veces
Estadística, Facturación
(Epicrisis)
Información de citología Citología, Laboratorio de 2 Veces
patología
Información de producción Centros de producción, 3 Veces
Estadística, Costos

Para determinar las implicaciones a nivel general en periodos de tiempo definidos se ha

realizado el estimativo detallado en el anexo 5 análisis de costos/beneficios

Técnicas de análisis de Costo beneficio

Existen varias técnicas para determinar un estudio de la relación Costo/Beneficio
en este documento se plantea un método general de costos, para posteriormente
en la etapa de análisis de las propuestas analizar bajo un mismo patrón las
diferentes propuestas

 Costos asociados al desarrollo del problema

Equipo de trabajo interdisciplinario, De común acuerdo se determinará un Líder de

cada Empresa

Ejemplo:

Personal de la Empresa Consultora Personal de la Entidad

Gerente Gerente
Departamento de planeación, Jefe de Sistemas Ingeniero Interface
Desarrollo ( Ejecutivo de cuenta)
Y demás personas Coordinador de las etapas
Persona clave de cada unidad estratégica

Tabla de personal integrante del Grupo Interdisciplinario

Se puede determinar al inicio del proyecto y puede ser ajustado en cada etapa del
proyecto la participación de personal adicional de acuerdo con la propuesta
indicada..

Determinación del Costo de personal

 Costos asociados al funcionamiento del sistema

Estos costos deben especificarse por parte del oferente en su propuesta pues varia
de una propuesta a otra, deben detallarse a manera específica para cada una de
las etapas involucradas en la implantación.

Debe contener información complementaria a la suministrada en el presente

pliego.

Actual.

.- Costos de personal
.- Uso informático
.- Formación
.- Costos de suministros duplicaciones y equipos
 Beneficios que suministrará el sistema.

Los beneficios generalmente aumentan ganancias o reducen costes. Para este

proyecto debe especificarse en la medida de lo posible la cuantificación de éstos
beneficios a saber :

 Beneficios tangibles

Deben corresponder a aquellos que permitan fácilmente su cuantificación.

Los principales beneficios tangibles deben determinar con base a los factores
relacionados con ahorros mensuales , anuales y el impacto en los factores de
ganancia de la empresa.

Ejemplo:

.- Menor cantidad de errores de procesos

.- Mayor Productividad.
.- Menor tiempo de Respuesta
.- Eliminación de tareas
.- Reducción de gastos
.- Aumento del número de pacientes atendidos
.- Optimización de la utilización de equipos médicos
.- Aumento de cobertura
.- Mejores créditos
.- Reducción de perdidas de créditos

 Beneficios intangibles

Son aquellos que corresponden a unos factores difíciles de cuantificar

como lo es el beneficio intangible de una buena disposición del cliente
interno y externo.

Ejemplo:

.- Mejor satisfacción del cliente interno y externo

.- Mejora en la moral de los empleados
.- Mejor servicio a la comunidad
.- Mejoramiento de la imagen institucional
.- Mejores tomas de decisión
 CONCLUSIONES

Las Instituciones del Sector Salud públicas, hoy en día deben ser competitivas y
autorrentables, de ello se deriva que su organización funcional y
administrativamente debe ser Planeada de una forma estratégica que le permita
obtener el mayor beneficio de los factores internos y externos que puedan
afectarla.

Entre las herramientas potenciales para desarrollo organizacional y el

establecimiento de los Sistemas de Información acordes a un entorno cambiante,
se encuentran las tecnológicas y el recurso humano calificado, por consiguiente es
necesario considerar el área funcional de Sistemas como uno de los componentes
más importantes de la institución a la cual se le debe realizar un Plan Estratégico
Informático correlacionado con el Plan estratégico Corporativo.

Es importante resaltar que la formulación del plan debe contener en su totalidad

los elementos de una planeación estratégica funcional.

anexos