Herramientas para La Mejora Del Recaudo de Cartera de La Empresa Ips Ocupacional Smart Services en La Ciudad de Barranquilla
Herramientas para La Mejora Del Recaudo de Cartera de La Empresa Ips Ocupacional Smart Services en La Ciudad de Barranquilla
Herramientas para La Mejora Del Recaudo de Cartera de La Empresa Ips Ocupacional Smart Services en La Ciudad de Barranquilla
Presentado A:
Mauricio Bonet
Barranquilla, Colombia
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Una de las empresas más reconocidas a nivel mundial como lo es CLARO, en su sede
en México en su página corporativa habla de la gestión de cartera como un pilar
fundamental de la compañía “El proceso de recuperación de cartera se define como el
proceso formal para contactar a los clientes morosos y tramitar el pago de una cuenta
por concepto de la compra de un producto o servicio.
Este proceso se centra en contactar a los clientes morosos por distintos canales para
informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles
opciones de normalización y pago integradas. El proceso de recuperación de cartera
busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.
Una de las herramientas más utilizadas en Colombia para el tema de cartera es la central
de riesgos centrales (DATACREDITO).
Como también es cierto el deterioro de cartera en el sector salud es un tema que cobra
gran importancia sobre los estados financieros de las entidades prestadoras de salud
(publica o privadas), ya que, con esta información, se pretende tener un estado real sobre
las cuentas por cobrar.
Es así que la IPS Smart Services, cuenta con una serie de debilidades, expuestas a
continuación:
2. Objetivos de la Investigación
El objetivo de esta investigación es Implementar herramientas para mejorar el
proceso de recaudo de la empresa IPS SMART SERVICES.
4. Delimitación
a. Delimitación Temporal: El análisis se realizará en el periodo comprendido
de 1 enero del 2021 al 31 de diciembre del 2022
b. Delimitación Espacial: La empresa IPS SMART SERVICES de la ciudad
de barranquilla ubicada en la calle 68 # 49 - 17
c. Delimitación poblacional: estado de cartera de la empresa IPS SMART
SERVICES
Capitulo II
Antecedentes de la Invetigacion
Marco Referencial
En un tercer trabajo, elaborado por Ana María Barreto Rincón, en el año 2019 Titulado
“Gestión de la Tesorería” se plantea como objetivo, podemos ver que la tesorería tiene
un papel 12 importante en el sistema financiero, ya que tiene como objetivo evaluar la
administración del efectivo de una empresa, tanto en el corto como en el largo plazo y de
esta manera garantizarle a la empresa la liquidez suficiente para poder operar. (López &
Nubia, 2014, pág. 23)
En un Cuarto trabajo, elaborado por Ana María Barreto Rincón, en el año 2019 Titulado
“Incidencia de la morosidad de las cuentas por cobrar en la rentabilidad y la liquidez
estudio de caso de una Empresa Social del Estado prestadora de servicios de salud” se
plantea como objetivo: es dar a conocer que el manejo del dinero el cual con el pasar del
tiempo está sujeto a una pérdida de valor originada por fenómenos económicos
En un Quinto trabajo, elaborado por Ana María Barreto Rincón, en el año 2019 Titulado
“Sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito para la empresa “Profemac” de
la ciudad de Tulcán.” se plantea como objetivo examina la experiencia crediticia de la
empresa comercial con sus clientes, con el propósito de identificar el comportamiento de
éstos con respecto al crédito otorgado, así mismo efectuando procesos direccionados a
fortalecer y regular las políticas con sólidas prácticas en la gestión de cobro y supervisión
del riesgo de crédito comercial a cartera existente en la empresa. (Revelo, 2013, pág.
12). cos no controlados, pero que afectan a la organización. (Cardenas & Velasco, 2014,
pág. 4).
Marco Teórico
Crédito: Forma de financiar los pagos de las compras que adquiere un cliente. (Políticas
de crédito y cobranza Granos Y Alimentos De Colombia Sas Pag 1)
Mora: Incumplimiento de capital y/o intereses, que ha dejado de generar ingresos por
intereses y con riesgos potenciales en su recuperación. (Políticas de crédito y cobranza
Granos Y Alimentos De Colombia Sas Pag 1)
Cartera Castigada: Es la cartera que alcanzó una altura de mora o un tiempo de cuotas
sin pagar tan alto que se considera de muy difícil recuperación y por ende se valora como
una perdida dentro de los Estados Financieros de la empresa. El tiempo de mora o sin
pagar para considerar que una cartera es castigada depende de cada empresa y también
de cada producto financiero que la empresa otorgue, esto solo se puede determinar por
el análisis propio que cada compañía haga de su cartera teniendo en cuenta el contexto
macroeconómico en el que se desempeña. Según lo anterior es importante tener un
control del tiempo que se otorga en el momento del crédito, puesto que entre más se
aleje, más difícil será su recaudo y se puede llegar a una pérdida económica importante.
POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZAS TÉRMINOS DEL CRÉDITO
Registro De Clientes
Solicitud de crédito
Toda persona Natural o Jurídica que desee tener crédito con SMART SERVICES, deberá
estar registrado como cliente. Posteriormente si el formato es diligenciado de forma
correcta según el instructivo, y en el mismo el cliente diligencia la Solicitud de Aprobación
de Crédito, se realiza el análisis de riesgo crediticio por parte del Departamento
Financiero y Cartera, de acuerdo al Instructivo de Análisis y Estudio Crediticio descrito en
los numerales 5.1-5.2-5.3-5.4. iv.
Aprobación De Crédito
Razón corriente. Muestra la capacidad que tiene la empresa para el pago de sus
obligaciones de corto plazo. En la medida en que este resultado sea más elevado,
menor es el riesgo de incumplir dicho pago. Su expresión financiera es la siguiente:
Rentabilidad del patrimonio. Indica el rendimiento sobre las utilidades netas que
obtienen los propietarios de la empresa en un período determinado, por comprometer
su dinero en una alternativa de inversión.
Margen EBITDA. Muestra la verdadera utilidad obtenida por la compañía sin incluir
el efecto de la carga impositiva, los costos y gastos financieros y otros gastos que no
generan salida de dinero en efectivo
Hoja De Scoring
Las categorías para la asignación de puntaje, según el criterio evaluado son las
siguientes:
Si el resultado arrojado por el scoring de crédito es superior a 3.0, es decir, clasifica como
riesgo aceptable o riesgo normal, la compañía otorga el crédito.
Los rangos máximos autorizados de montos de crédito por tamaño de empresa serán
definidos por la Gerencia General y por el comité de cartera posterior al análisis del
resultado de crédito.
Categorización Clientes
La categorización del cliente se realizará luego de obtener el resultado del Scoring y junto
con la aprobación de la Gerencia General se asignará el rango del cliente el cual
determina el tiempo aprobado de la facturación a dicho cliente para sus respectivos
pagos, el incumplimiento a esta categorización puede conllevar a la pérdida del crédito
autorizado.
Tipo A Contado
Tipo B 30 días
Tipo C 60 días
Tipo D 90 días
Tipo E 120 días
El cliente que tenga un cupo de crédito y cambie de razón social o NIT, deberá informar
y solicitar conservación de su cupo a través de una carta dirigida a la empresa y diligenciar
el formulario de Inscripción de clientes marcando como Actualización. De otra
manera se manejará como un cliente nuevo.
Para este fin será necesario validar nuevamente la información financiera y/o actualizar
la que existe inicialmente en el formato solicitud de crédito. Para otros casos será
necesario establecer una garantía real (Hipoteca – Pignoración vehículo). Para esto los
costos serán por cuenta del cliente y en el caso de pignoraciones, se deberá anexar póliza
del vehículo con endoso a favor de la empresa. Todo incremento del cupo de crédito debe
ser autorizado por la Gerencia General.
COBRANZAS
A continuación, las Etapas del proceso de cobranza con los términos para su ejecución
y acción.
Se anexa las cartas de recordatorios para el cumplimiento del proceso de gestión
de cartera.
Cheques Posfechados
SMART SERVICES, recibirá cheques posfechados de los clientes que tengan buen
manejo comercial y que además no posean histórico de tres (3) cheques devueltos en un
periodo de un (1) año.
Todo cheque posfechado que sea recibido con fecha posterior al vencimiento de la
factura, deberá ser aprobado por el Gerente General, excepto que el cheque sea
consecuencia de cobro pre-jurídico o jurídico. Ver Instructivo de Cheques Posfechados y
Devueltos.
Cheques Devueltos
Reportes de cartera
Se realizarán comités de crédito y cartera semanales, este comité estará conformado por
el área contable y cartera, Comercial, Gerente Financiero, Auditor Interno y Gerente
General.
Define el lineamiento de las condiciones para que un cliente que tenga un crédito
otorgado pierda el mismo por incumplimiento.
El cliente que se atrase en el pago de una (01) factura, se le suspenden los créditos
temporalmente hasta que cumpla sus compromisos vencidos y solo se autorizan
despachos de mercancía y nuevas compras de contado (en efectivo o pago
anticipado). Los pedidos podrán ser retenidos por exceder el cupo o simplemente por
mora.
El atraso repetitivo de un cliente en el pago de sus facturas, 03 facturas año
calendario, tendrá como consecuencia la revisión del cupo de crédito autorizado, de
acuerdo con el concepto emitido en el comité de cartera.
El cliente que se atrase en el pago de una (01) de sus facturas por más de 60 días
fecha de vencimiento de la factura, tendrá como consecuencia la suspensión
automática y/o cancelación del cupo de crédito.
Cobros Prejúridicos
Todo cliente que cumpla con el rango de vencimiento superior a 60 días, pasará de forma
inmediata a cartera pre jurídica, teniendo en cuenta, que de acuerdo a la situación estas
pueden pasar directamente a cobro jurídico.
No pasarán a cobro pre jurídico aquellas facturas que posean acuerdo de pago
debidamente firmado por el cliente y aprobado por la Gerencia General y en caso de
incumplimiento de este acuerdo, las facturas pasarán de inmediato a cobro jurídico.
Como parte del cobro pre jurídico, la persona de Cartera y el Asesor comercial efectuarán
una visita a las instalaciones del cliente para llegar a un acuerdo firmado de pago e
informar que su incumplimiento generará reporte en la central de riesgo.
Cobros Jurídicos
Todas las cuentas mayores a 120 días, o aquellas que estime la Gerencia General serán
tratadas bajo el cobro jurídico, además de las que vengan de la etapa de pre jurídico. La
empresa utilizará los mecanismos establecidos por la ley para efectuar el cobro jurídico
debido al incumplimiento en los acuerdos previamente pactados.
Bloqueo De Clientes
Esta opción aplicara inmediatamente para los clientes que están en la etapa de pre
jurídico y jurídico, además de aquellos que en su historial evidencien malos hábitos de
pago, o cheques devueltos por primera vez, que sugieran el retiro del crédito. Esta
decisión de bloquear en casos de mal hábito de pago será definida en el comité de crédito
y cartera.
Deterioro: Las cuentas por cobrar se reconocerán inicialmente por su valor justo (valor
facturado o nominal) y posteriormente por su costo amortizado (valor actual o real) de
acuerdo con el método de tasa de interés efectiva (cuentas por cobrar con plazo de
vencimiento superior a 90 días con la tasa máxima legal vigente de usura), menos la
provisión por pérdidas por deterioro del valor.
Criterios:
- registrar la Provisión de la cartera mayor a 360 días por tercero, durante el año en
curso mensualmente.
- El área de cartera deberá Registrar las Recuperaciones de cartera Vs. provisiones
de años anteriores.
Castigo: Corresponderá al área de cartera realizar seguimiento de las partidas que deben
deteriorarse según los resultados de la gestión de cartera y según los criterios de
deterioro mencionados en el punto anterior. Adicionalmente, el área de cartera deberá
informar mensualmente al Comité de Crédito y Cartera de las partidas sujetas a
deteriorar, y asimismo deberá solicitar aprobación.
Una vez recibida la aprobación de los montos a deteriorar, el área de cartera deberá
elaborar las actas correspondientes del castigo de cartera. Tal como se indica en el
Artículo 145 del Estatuto Tributario Nacional: Deducción de deudas de dudoso o difícil
cobro; Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, podrán deducir las cantidades
razonables que fije el reglamento como deterioro de cartera de dudoso o difícil cobro,
siempre que tales deudas se hayan originado en operaciones productoras de renta,
correspondan a cartera vencida y se cumplan los demás requisitos legales.
Los cambios de condiciones a efectuar de cada cliente deberán ser documentados en las
actas del Comité de Crédito y Cartera. Adicional a lo anterior la información básica del
cliente deberá ser actualizada periódicamente, esta labor será responsabilidad del área
comercial.
Descuentos Financieros
Este descuento financiero no es una política comercial y como tal su aplicación requiere
la aprobación de la Gerencia General y no es para ofrecerlo a los clientes.
INDICADORES DE CONTROL
Son los parámetros utilizados para monitorear el cumplimiento de los objetivos y metas
trazados por la organización. Para el seguimiento que garantice el cumplimiento de los
objetivos trazados se utilizaran inicialmente los siguientes indicadores que son:
Porcentaje de cartera vencida a más de 60 días: Indica que porcentaje del 100%
de mi cartera tengo vencida a mas de 60 días. Este indicador permite ver claramente
los asesores que afectan directamente el recaudo y ponen en riesgo los recursos de
la empresa. Su resultado debe ser menor al 3% del total de la cartera.
Porcentaje de cartera Difícil Cobro: Valor total Cartera Difícil Cobro / Valor total
Cartera. Indica que porcentaje del 100% de mi cartera tengo de difícil cobro (proceso
Jurídicos). Este indicador permite ver claramente los asesores que afectan
directamente el recaudo y ponen en riesgo los recursos de la empresa. Su resultado
debe ser menor al 1% del total de la cartera.
Cartera vencida: Registra los créditos, en todas sus modalidades que no hubieran sido
canceladas dentro de los plazos establecidos por la cooperativa (COAC CREA considera
como cartera vencida a partir de los 15 días), o registra también las operaciones
contingentes pagadas por la institución por cuenta de los clientes. La cartera por vencer
y la cartera que no devenga intereses mantiene una sub clasificación por maduración, es
decir en función del rango del vencimiento futuro de las operaciones, cuotas o dividendos;
y, la cartera vencida mantiene una sub clasificación en función de los días que se
mantiene cada operación, cuota o dividendo como vencida (Jimenez, 2009, pág. 56).
Cuentas incobrables: Se refiere a aquellos sujetos con los cuales se llevó a cabo un
determinado negocio a crédito y que por determinadas circunstancias ya no van a
Cancelarse el saldo adeudado (Panes, 2019, pág. 2).
Cartera: “Conjunto de documentos emitidos a favor de la empresa que los tiene, los
cuales son títulos de crédito que incorporan un derecho literal y autónomo cuyo ejercicio
o transferencia es imposible independientemente del título; los cuales tienen la calidad
de bienes muebles, tales como: letras de cambio, pagarés, cheques, obligaciones de las
sociedades o debentures, certificados de depósito, bonos de prenda, cartas de porte,
conocimientos de embarque, facturas cambiarias, cédulas hipotecarias, vales, bonos
bancarios y certificados fiduciarios. Otros escritores sobre esta materia indican que
cartera de una empresa, es el lugar donde se guardan los documentos mercantiles”
(Mendez, 2011, pág. 35).
Supervision de Credito (Lawrence J. y Chad J., 2012) El aspecto final que una empresa
debe considerar en su administración de las cuentas por cobrar es la supervisión de
crédito, que consiste en una revisión continua de sus cuentas por cobrar para determinar
si los clientes están pagando de acuerdo con los términos de crédito establecidos. Si los
clientes no pagan a tiempo, la supervisión de crédito advertirá a la compañía del
problema. Los pagos lentos son costosos para una compañía porque prolongan el
periodo promedio de cobro, incrementando así la inversión de la empresa en las cuentas
por cobrar. Dos técnicas que se usan con frecuencia para la supervisión de crédito son
el periodo promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por cobrar. Adicionalmente,
las compañías utilizan varias técnicas comunes de cobro Lo que nos quieren decir los
autores Lawrence y Chad, es que las cuentas por cobrar deben ser tratadas
cuidadosamente ya que de ellas depende que la empresa tenga la rentabilidad que
necesita, por eso debemos controlarla periódicamente y asi poder observar si los clientes
estan cumpliendo los términos de crédito. Con esta supervisión se preparan informes que
advierten a los administradores si algo anda mal. Se puede utilizar algunas 36 técnicas,
las mas utilizadas son: periodo promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por
cobra.
Descripción Rol
Este rol corresponde a quien efectivamente realiza la tarea. Responsable R
Este rol se responsabiliza de que la tarea se realice y es el que
Aprobador A
debe rendir cuentas sobre su ejecución.
Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para
Consultado C
realizar la tarea.
Este rol debe ser informado sobre el avance y los resultados de
Informado I
la ejecución de la tarea.
Cuadro de operacionalización de las Variables