Herramientas para La Mejora Del Recaudo de Cartera de La Empresa Ips Ocupacional Smart Services en La Ciudad de Barranquilla

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HERRAMIENTAS PARA LA MEJORA DEL RECAUDO DE CARTERA DE LA

EMPRESA IPS OCUPACIONAL SMART SERVICES EN LA CIUDAD DE


BARRANQUILLA

Trabajo Presentado Por:


María Camila De La Hoz Barrios
Jessica De La Hoz Colon
Juan Oliveros Villalobos
Bernardo Puerta
Jose Escamilla

Presentado A:
Mauricio Bonet

Corporación Universitaria Latinoamericana CUL


Facultad de Contaduría Publica
Octubre de 2022

Barranquilla, Colombia
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A nivel mundial cabe destacar que la solvencia financiera y el mantenimiento económico


en las empresas está directamente relacionado con el buen manejo de los recursos
dentro de la organización, de modo que no se venda por obtener una ganancia y ya; sino
que se establezca un proceso de venta donde se tenga en cuenta diferentes factores
como, prestar un buen servicio y/o vender un producto de excelente calidad, hacer
seguimiento al cliente en todo el proceso de la venta y por supuesto hacer la debida
gestión del recaudo de cartera. Así, podemos determinar que la eficiente gestión de las
cuentas por cobrar va a generar la liquidez, la cual es importante para toda empresa u
organización para el cumplimiento de sus obligaciones y poder efectuar con los
compromisos y objetivos trazados.

Podemos resaltar que la gestión de cartera en muchas de las empresas no es


considerada de vital importancia, y es por eso que el fracaso o cierre de estas va
relacionado a que no existe un departamento de cartera, no hay unas políticas de cartera
y cobranza y no se tiene en cuenta el impacto que esta genera en la obtención de
recursos para el desarrollo de las actividades; en cambio hay muchas empresas que
dicen que su buen desempeño y las ganancias obtenidas han sido en gran parte por la
importancia que el departamento de cartera aporta a la compañía.

Una de las empresas más reconocidas a nivel mundial como lo es CLARO, en su sede
en México en su página corporativa habla de la gestión de cartera como un pilar
fundamental de la compañía “El proceso de recuperación de cartera se define como el
proceso formal para contactar a los clientes morosos y tramitar el pago de una cuenta
por concepto de la compra de un producto o servicio.
Este proceso se centra en contactar a los clientes morosos por distintos canales para
informarles el estado de sus facturas o créditos, la obligación de pago y ofrecerles
opciones de normalización y pago integradas. El proceso de recuperación de cartera
busca el equilibrio entre cobrar rápido y mantener la relación con el cliente.

A continuación, te compartimos las cinco estrategias de Telcel Empresas para mejorar la


recuperación de cartera vencida.

 Designar a una persona o un equipo de cobranza.


 Todas las carteras tienen la misma importancia.
 Personalización de la cobranza
 Capacitar y estimular a los ejecutivos de cobranza.
 Usar tecnologías en el proceso”.

En el ejemplo anterior evidenciamos que las empresas crean herramientas,


procedimientos, formatos e instructivos referentes al proceso de cartera, todos estos
relacionados a unas políticas que van de acuerdo a la actividad y operatividad de la
compañía; se debe realizar evaluaciones, seguimientos y un constante control de las
cuentas por pagar, para mantener un buen flujo de caja.

Según el estudio económico de América Latina y el caribe realizado por la Comisión


Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) de las Naciones Unidas, organismo
responsable de promover el desarrollo económico y social de la región, habla sobre el
desempeño de la economía regional del año 2021 y se analiza su evolución en los
primeros meses de 2022, así como las perspectivas de crecimiento para este mismo año.
De igual forma, se examinan los factores externos e internos que han incidido en el
desempeño económico de la región en 2021 y su evolución en 2022, así como la manera
en que condicionarán el crecimiento económico en los próximos años; dentro de todos
los temas que desarrollan citan que la cartera en mora de la región se ha incrementado,
como afecta eso a la economía regional y cuál ha sido su comportamiento en los últimos
años.
Es muy común en la mayoría de empresas colombianas que la cartera no sea de gran
importancia dentro de su operatividad, desconociendo la importancia y los beneficios que
esta aporta en la ejecución de las actividades de la empresa, toda buena gestión parte
desde el momento que captamos al cliente, el proceso de venta de nuestros productos
y/o servicios, el ofrecer siempre productos y servicios de calidad, cumplir con los tiempo
de entrega, hacer estudio a nuestros clientes para determinar si se le puede brindar
créditos y el plazo de pago, y así mismo hacer el seguimiento para que este cumpla con
el pago del dinero.

Todas estas herramientas que podemos implementar en el departamento de cartera de


nuestra empresa deben partir del planteamiento de unas políticas de crédito y cobranza
en las cuales se establecen unos lineamientos y acciones mediante las cuales la empresa
le va a dar manejo a sus recursos de cuenta por cobrar, estableciendo estas políticas
podemos crear un plan de acción, determinar el estado en que se encuentra actualmente
la compañía y dar las mejoras a tener en cuenta para ir estructurando el departamento
de cartera.

Una de las herramientas más utilizadas en Colombia para el tema de cartera es la central
de riesgos centrales (DATACREDITO).

Como también es cierto el deterioro de cartera en el sector salud es un tema que cobra
gran importancia sobre los estados financieros de las entidades prestadoras de salud
(publica o privadas), ya que, con esta información, se pretende tener un estado real sobre
las cuentas por cobrar.

Citando a la Asociación de Clínicas y Hospitales -ACHC1 (...): “Siguen aumentando


deudas a hospitales y clínicas por prestación de servicios de salud, ya superan los 10
billones de pesos”. A corte del 31 de diciembre de 2018, las EPS2 de Colombia le
adeudaba al sector hospitalario más de 10 billones de pesos, de los cuales, 6 billones de
pesos son cartera facturada a más de 60 días por prestación de servicios de salud.

Por consiguientes la IPS Smart Services en la ciudad de barranquilla no es ajena a esta


situación financiera del deterioro de su cartera en el sector salud ,ya que a la fecha , no
cuenta con un área responsable de la gestión de cobro y recuperación de la cartera
efectiva en la empresa IPS Smart Services en la ciudad de barranquilla, ha llevado a que
existan perdidas económicas, que no se cuente con un flujo de efectivo inmediato y que
no se cumplan con las obligaciones de la compañía, como lo son el pago a sus
trabajadores, pago a proveedores, pago de servicios, entre otros. Esta situación se
origina principalmente por la falta de control, el no seguimiento a nuestros clientes por la
falta de herramientas en las políticas de la compañía.

La inexistencia de un área responsable de gestión de cobro y de recuperación de cartera


efectiva, ha conllevado durante años a presentar pérdidas de recursos económicos,
situación originada principalmente por la falta de control, y la carencia de seguimiento
continuo a los deudores, en lo referente al proceso de cartera.

Es así que la IPS Smart Services, cuenta con una serie de debilidades, expuestas a
continuación:

A. Poca organización en los archivos, por consecuente, el encontrar los documentos


puede llevar más tiempo.
B. Cartera en mora, y no posee una acción adecuada para el recaudo.
C. Varias personas para realizar un proceso, por lo tanto, la demora para la toma de
decisiones o acuerdo final.
D. El personal asignado al cobro de la cartera no es fijo, sino ocasional.
E. A los futuros clientes y cliente actuales no se realiza una verificación de nivel de
endeudamiento o capacidad de pago.
F. No manejan cupo aprobado según estudio preliminar

Por tal motivo es necesario herramientas para el mejoramiento de esta situación y


deterioro de cartera ya que en vista de que no exista un control puede ocasionar un
despido masivo o cierre parcial de la IPS al no cumplir con todas sus obligaciones fiscales
y operaciones.
1.1. Formulación del problema

A Lo Cual Surge La Siguiente Pregunta Problema De Investigación: ¿Que herramientas


son de vital importancia para realizar la gestión, recaudo, recuperación y revisión de
cartera de una manera eficaz en la IPS SMART SERVICES en la ciudad de barranquilla?

2. Objetivos de la Investigación
El objetivo de esta investigación es Implementar herramientas para mejorar el
proceso de recaudo de la empresa IPS SMART SERVICES.

2.1 Objetivo General

Establecer las herramientas para mejorar el proceso de recaudo de la empresa


IPS SMART SERVICES.

2.2 Objetivos Específicos


 Identificar la cartera vencida.
 Implementar las políticas de crédito y cobranza
 Evaluar el deterioro de la cartera vencida, y decidir a qué porcentaje se
puede recuperar.
 Establecer mecanismo de recuperación de la cartera.
 Presentar informes de la gestión de la cartera.
 Formular los requisitos necesarios para aprobar los créditos de clientes y el
valor asignado para cada uno de ellos.
 Diseño de una guía de gestión de procedimientos de cobros para prevenir
y recuperar la cartera vencida y prevenir futuros vencimientos de los
clientes.
3. Justificación de la Investigación

El presente trabajo de investigación de acuerdo con lo Citando a la Asociación de


Clínicas y Hospitales -ACHC1 (...): “Siguen aumentando deudas a hospitales y clínicas
por prestación de servicios de salud, ya superan los 10 billones de pesos”. A corte del 31
de diciembre de 2018, las EPS2 de Colombia le adeudaba al sector hospitalario más de
10 billones de pesos, de los cuales, 6 billones de pesos son cartera facturada a más de
60 días por prestación de servicios de salud., lo que nos indica que le nivel de deterioro
de la cartera en nuestro país es muy grande tanto es las entidades públicas como
privadas del sector de la salud, generando problemas de flujo de efectivo en las
entidades.

Como es el caso de la empresa IPS SMART SERVICES. Que a pesar de la situación


actual del país en el sector salud , no tiene control adecuado de su recaudo de cartera,
no implementa políticas ni estrategias de cobro a pesar del el gran impacto económico
que este genera en la compañía , cabe resaltar que como objetivo los investigadores
buscar exponer e implementar herramientas para una mejor funcionamiento en el área
de cartera de la compañía, y esta mejores sus indicadores de liquidez y administrativos ,
con las herramientas de cartera y cobranza se podrán utilizar a corto y a largo plazo en
la compañía , la metodología implementada a será la sistema DOFA para evaluar los
problemas administrativos de la compañía en el área asignada , también realizaremos un
evolución de la rotación de cartera , estableceremos un instrumento para mitigación al
riego de créditos futuros es decir una política de cartera y cobranza .
Las compañías que se beneficiaran de esta investigación, serán todas las IPS de
mediana y a gran escala de la ciudad de Barranquilla, que no cuenten con políticas y
estrategias para la recuperación de su cartera.

4. Delimitación
a. Delimitación Temporal: El análisis se realizará en el periodo comprendido
de 1 enero del 2021 al 31 de diciembre del 2022
b. Delimitación Espacial: La empresa IPS SMART SERVICES de la ciudad
de barranquilla ubicada en la calle 68 # 49 - 17
c. Delimitación poblacional: estado de cartera de la empresa IPS SMART
SERVICES
Capitulo II

Antecedentes de la Invetigacion

Marco Referencial

En un tercer trabajo, elaborado por Ana María Barreto Rincón, en el año 2019 Titulado
“Gestión de la Tesorería” se plantea como objetivo, podemos ver que la tesorería tiene
un papel 12 importante en el sistema financiero, ya que tiene como objetivo evaluar la
administración del efectivo de una empresa, tanto en el corto como en el largo plazo y de
esta manera garantizarle a la empresa la liquidez suficiente para poder operar. (López &
Nubia, 2014, pág. 23)

En un Cuarto trabajo, elaborado por Ana María Barreto Rincón, en el año 2019 Titulado
“Incidencia de la morosidad de las cuentas por cobrar en la rentabilidad y la liquidez
estudio de caso de una Empresa Social del Estado prestadora de servicios de salud” se
plantea como objetivo: es dar a conocer que el manejo del dinero el cual con el pasar del
tiempo está sujeto a una pérdida de valor originada por fenómenos económicos

En un Quinto trabajo, elaborado por Ana María Barreto Rincón, en el año 2019 Titulado
“Sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito para la empresa “Profemac” de
la ciudad de Tulcán.” se plantea como objetivo examina la experiencia crediticia de la
empresa comercial con sus clientes, con el propósito de identificar el comportamiento de
éstos con respecto al crédito otorgado, así mismo efectuando procesos direccionados a
fortalecer y regular las políticas con sólidas prácticas en la gestión de cobro y supervisión
del riesgo de crédito comercial a cartera existente en la empresa. (Revelo, 2013, pág.
12). cos no controlados, pero que afectan a la organización. (Cardenas & Velasco, 2014,
pág. 4).
Marco Teórico

2.1 Cartera vencida y Cartera Castigada

Crédito: Forma de financiar los pagos de las compras que adquiere un cliente. (Políticas
de crédito y cobranza Granos Y Alimentos De Colombia Sas Pag 1)

Indicadores: Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el


desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con
los grupos de referencia. (Políticas de crédito y cobranza Granos Y Alimentos De
Colombia Sas Pag 1)

Mora: Incumplimiento de capital y/o intereses, que ha dejado de generar ingresos por
intereses y con riesgos potenciales en su recuperación. (Políticas de crédito y cobranza
Granos Y Alimentos De Colombia Sas Pag 1)

Scoring: Es un sistema de evaluación automática de solicitudes de operaciones de


crédito. (Políticas de crédito y cobranza Granos Y Alimentos De Colombia Sas Pag 1)

Segmentación: División de un mercado en segmentos más pequeños de compradores


que tienen diferentes necesidades, características y comportamientos que requieren
estrategias o mezclas de marketing diferenciadas. (Políticas de crédito y cobranza
Granos Y Alimentos De Colombia Sas Pag 1)

La buena o mala administración de las cuentas por cobrar: impacta directamente en


la liquidez de la empresa, ya que un cobro es el final del ciclo comercial donde se recibe
la utilidad de una venta realizada y representa el flujo del efectivo generado por la
operación general, además de ser la principal fuente de ingresos de la empresa base
para establecer compromisos a futuro” (Zapata, 2014, pág. 35) Según ,lo anterior las
cuentas por cobrar son de suma importancia para cualquier compañía y de este manejo
depende la liquidez y buen funcionamiento de una empresa

Flujo de caja de tesorería: Registra los ingresos y egresos de dinero efectivamente


realizados; corresponden a lo que realmente se recibe o se paga en un período. El
resultado final del flujo de caja de tesorería (diferencia entre ingresos y egresos) en un
período (mes, semestre, año, etc.), se registra en el balance como parte de lo que tiene
la empresa, es decir, del activo; este resultado se pone en una cuenta denominada caja
y bancos o efectivo y bancos. Con la anterior queda demostrado que existe una relación
y una comunicación entre los tres estados financieros, por lo cual es de trascendental
importancia interpretar con claridad los resultados que arroja cada uno de ellos; por
ejemplo, no son lo mismo las utilidades que generó una empresa en el mes de enero
(Estado de resultados o pérdidas y ganancias) por $10 millones y el saldo de $20 millones
que existe en la cuenta caja y bancos del balance, que corresponde al resultado final del
flujo de tesorería. (Rosillo C., 2008 pág. 8). Ítems en que se debe dividir y contener un
flujo de caja de tesorería.

Contabilidad: Es un proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y comunica la


información económica de una organización o empresa, por lo tanto: Según García,
(Garcia, 2008, pág. 19) describe el Concepto de Contabilidad como: “La Ciencia y/o
técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un
negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de
decisiones sobre la actividad”.

Cartera Castigada: Es la cartera que alcanzó una altura de mora o un tiempo de cuotas
sin pagar tan alto que se considera de muy difícil recuperación y por ende se valora como
una perdida dentro de los Estados Financieros de la empresa. El tiempo de mora o sin
pagar para considerar que una cartera es castigada depende de cada empresa y también
de cada producto financiero que la empresa otorgue, esto solo se puede determinar por
el análisis propio que cada compañía haga de su cartera teniendo en cuenta el contexto
macroeconómico en el que se desempeña. Según lo anterior es importante tener un
control del tiempo que se otorga en el momento del crédito, puesto que entre más se
aleje, más difícil será su recaudo y se puede llegar a una pérdida económica importante.
POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZAS TÉRMINOS DEL CRÉDITO

Segmentación y registro de clientes

Registro De Clientes

Todo cliente, persona Natural o Jurídica, deberá diligenciar el formato de Inscripción de


clientes, según el instructivo para el diligenciamiento del mismo y aportar los documentos
soportes que se exigen para el proceso.

Verificación Y Aprobación Creación Clientes

El Área administrativa y contable verificará la legalidad de la constitución del cliente, a


través de listas de control tanto nacionales (Fiscalía, Contraloría, Cámara de Comercio,
centrales de riesgos afiliadas) como en listas vinculantes y no vinculantes extranjeras,
además de comprobar su actividad económica y documentos soportes presentados, el
área financiera autorizará en un término no mayor de 48 horas hábiles la creación del
cliente e inicio de su actividad (antigüedad) con la empresa.

Solicitud de crédito

Toda persona Natural o Jurídica que desee tener crédito con SMART SERVICES, deberá
estar registrado como cliente. Posteriormente si el formato es diligenciado de forma
correcta según el instructivo, y en el mismo el cliente diligencia la Solicitud de Aprobación
de Crédito, se realiza el análisis de riesgo crediticio por parte del Departamento
Financiero y Cartera, de acuerdo al Instructivo de Análisis y Estudio Crediticio descrito en
los numerales 5.1-5.2-5.3-5.4. iv.

El área de cartera de comunicará al departamento comercial la aprobación/rechazo de la


respectiva solicitud en un término no mayor a 1 día hábil, transcurrido desde el recibo en
el área de la solicitud y envío de la documentación por parte del cliente.

La decisión de otorgamiento dependerá de la capacidad de pago, el nivel de


endeudamiento y la experiencia crediticia que tenga el cliente al momento de solicitar el
crédito. Toda aprobación de crédito debe ser autorizada por le Gerencia Financiera y
como parte del cierre del proceso de aprobación de crédito debe quedar como soporte El
Pagaré firmado con la carta de instrucciones para diligenciar el Pagaré.

Aprobación De Crédito

Es la herramienta fundamental para la toma de decisiones por parte del Departamento


Financiero y Cartera, al momento de otorgar el crédito. Contempla el análisis financiero
de la información que se le solicita al cliente, y de la verificación de la misma se asigna
un SCORING a los criterios de evaluación:
- Antigüedad de los clientes
- La experiencia comercial se evaluará internamente, tomando como referencia el
monto de los consumos y el cumplimiento en las fechas de pago establecidas en
la negociación.
- Se evaluará financieramente al cliente a través de los estados financieros básicos
tales como: el balance general y el estado de resultados.
- Se analizarán los resultados obtenidos en los siguientes grupos de indicadores:
liquidez, endeudamiento, rentabilidad y EBITDA.
- Reportes Crediticios e información de entidades financieras.

Scoring Análisis De Crédito

Como herramienta para el análisis de la información suministrada por el solicitante del


crédito, la empresa utilizará una hoja de SCORING para evaluar las características y
condiciones del mismo a través de las variables que se describen a continuación. Es de
anotar que esta información es de carácter reservado y por tanto es utilizada por la
organización solo para efectos de tomar la decisión del otorgamiento del crédito.

 Antigüedad de constitución. Se determina la antigüedad de la empresa constituida por


cámara de comercio (no superior a 3 meses de expedida) y que contenga como objeto
social actividades afines a la distribución, comercialización y venta de productos
alimenticios.

 Razón corriente. Muestra la capacidad que tiene la empresa para el pago de sus
obligaciones de corto plazo. En la medida en que este resultado sea más elevado,
menor es el riesgo de incumplir dicho pago. Su expresión financiera es la siguiente:

Razón Corriente = Activo Corriente / Pasivo Corriente


 Nivel de endeudamiento. Corresponde a los recursos de terceros obtenidos vía deuda
para financiar la actividad y aumentar la capacidad operativa de la empresa. La
expresión financiera es:

Nivel de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total

 Rentabilidad del patrimonio. Indica el rendimiento sobre las utilidades netas que
obtienen los propietarios de la empresa en un período determinado, por comprometer
su dinero en una alternativa de inversión.

Rentabilidad del Patrimonio (ROE) = Utilidad Neta (n) / Patrimonio (n-1)

 Margen EBITDA. Muestra la verdadera utilidad obtenida por la compañía sin incluir
el efecto de la carga impositiva, los costos y gastos financieros y otros gastos que no
generan salida de dinero en efectivo

 Reportes Crediticios. Se verificará si la empresa solicitante del crédito y su


representante legal tienen reportes negativos en las listas de control tanto nacionales
(Fiscalía, Contraloría, Cámara de Comercio, centrales de riesgos afiliadas como
DATA CREDITO o INFORMA).

Hoja De Scoring
Las categorías para la asignación de puntaje, según el criterio evaluado son las
siguientes:

Si el resultado arrojado por el scoring de crédito es superior a 3.0, es decir, clasifica como
riesgo aceptable o riesgo normal, la compañía otorga el crédito.

Si el resultado es igual a 2.5–3.0 la compañía otorga el crédito tomando ciertas


consideraciones comerciales.

Si el resultado es inferior a 2.5 la compañía rechaza otorgar crédito.

Rangos De Exposición Y Pérdida Tolerada

Los rangos máximos autorizados de montos de crédito por tamaño de empresa serán
definidos por la Gerencia General y por el comité de cartera posterior al análisis del
resultado de crédito.

Categorización Clientes

La categorización del cliente se realizará luego de obtener el resultado del Scoring y junto
con la aprobación de la Gerencia General se asignará el rango del cliente el cual
determina el tiempo aprobado de la facturación a dicho cliente para sus respectivos
pagos, el incumplimiento a esta categorización puede conllevar a la pérdida del crédito
autorizado.

Tipo A Contado
Tipo B 30 días
Tipo C 60 días
Tipo D 90 días
Tipo E 120 días

Actualización cupo crédito o ampliación del cupo asignado

El cliente que tenga un cupo de crédito y cambie de razón social o NIT, deberá informar
y solicitar conservación de su cupo a través de una carta dirigida a la empresa y diligenciar
el formulario de Inscripción de clientes marcando como Actualización. De otra
manera se manejará como un cliente nuevo.

5.3.1 Incremento De Cupos

Para este fin será necesario validar nuevamente la información financiera y/o actualizar
la que existe inicialmente en el formato solicitud de crédito. Para otros casos será
necesario establecer una garantía real (Hipoteca – Pignoración vehículo). Para esto los
costos serán por cuenta del cliente y en el caso de pignoraciones, se deberá anexar póliza
del vehículo con endoso a favor de la empresa. Todo incremento del cupo de crédito debe
ser autorizado por la Gerencia General.

COBRANZAS

La gestión de cobranza busca recuperar a tiempo la totalidad de la cartera, conservar y


afianzar relaciones con los buenos clientes, mantener y reforzar la buena imagen de la
organización, y tener satisfacción personal en la labor.

La gestión de cobranza involucra la determinación de los medios que empleará la


organización para informar al cliente sobre el vencimiento de sus cuentas, dentro de los
cuales se contempla:

- Control permanente durante todo el ciclo de la obligación.


- Verificar la recepción y contabilización de la factura de venta.
- Enviar comunicado al cliente para informar el estado de su cuenta.
- Llamada telefónica.
- Gestión de cobro a través de visita al cliente.
- Conciliar los saldos y pagos registrados por el cliente de manera periódica
- Reporte a central de riesgo
- Ejercer legalmente el derecho al pago.

Sólo se aceptarán formas de pago en efectivo y transferencia de fondos. No es permitido


recibir cheques de terceras personas, Teniendo en cuenta que el pago con Cheques se
tramitará como crédito.

A continuación, las Etapas del proceso de cobranza con los términos para su ejecución
y acción.
Se anexa las cartas de recordatorios para el cumplimiento del proceso de gestión
de cartera.

Cheques Posfechados

SMART SERVICES, recibirá cheques posfechados de los clientes que tengan buen
manejo comercial y que además no posean histórico de tres (3) cheques devueltos en un
periodo de un (1) año.

Todo cheque posfechado que sea recibido con fecha posterior al vencimiento de la
factura, deberá ser aprobado por el Gerente General, excepto que el cheque sea
consecuencia de cobro pre-jurídico o jurídico. Ver Instructivo de Cheques Posfechados y
Devueltos.

Cheques Devueltos

El cliente quedará inmediatamente bloqueado, hasta que se recupere este valor en


efectivo, ningún cliente puede incurrir en más de tres devoluciones anuales, si esto
llegase a ocurrir el crédito será cerrado definitivamente. El cliente tendrá 15 días
calendarios para recoger el cheque devuelto de lo contrario se gestionará a protestarlo
ante la entidad bancaria y se genera el cobro sancionatorio según Ley 16 de 1968. Ningún
cheque devuelto con causal imputable al cliente será reconsignado más de una vez a
menos que sea autorizado por la Gerencia General.

Reportes de cartera

Los reportes de cartera se harán semanalmente de forma a la Gerencia General,


Gerencia Financiera y a los asesores comerciales. Con la circularización de cartera de
SMART SERVICES a los clientes, buscará que los saldos contables que aparecen en el
sistema de información, estén de acuerdo a los saldos de cartera en libros de los clientes.
La empresa efectuará un reporte de las obligaciones del cliente, bien sea positivo o
negativo, en la central de riesgo con una periodicidad determinada

Comité De Crédito Y Cartera

El Comité de Cartera monitoreará el cumplimiento de las condiciones establecidas para


el otorgamiento del crédito, a través del seguimiento de la información aportada para cada
cambio de vigencia. De igual manera podrá disminuir el tiempo en días otorgado si el
cliente presenta retraso en sus pagos de manera continua y autorizar los castigos de
cartera o pérdidas de crédito de los clientes, con base en las INSTRUCCIONES DE
PÉRDIDA DE CRÉDITO y POLITICA DE DETERIORO, CASTIGO Y BAJA EN
CUENTAS.

Se realizarán comités de crédito y cartera semanales, este comité estará conformado por
el área contable y cartera, Comercial, Gerente Financiero, Auditor Interno y Gerente
General.

El Comité ejercerá las siguientes funciones:

- Evaluar permanentemente el riesgo de la cartera de créditos


- Establecer prioridades para hacer el seguimiento de la cartera de créditos
- Verificar que los deudores cumplan o estén cumpliendo las condiciones pactadas
para la atención de la respectiva obligación.
- Verificar las acciones de cobro y avances de los procesos legales.
- Presentar informes con los resultados de las evaluaciones de la cartera de crédito.

Pérdida De Crédito Autorizado

Define el lineamiento de las condiciones para que un cliente que tenga un crédito
otorgado pierda el mismo por incumplimiento.

 El cliente que se atrase en el pago de una (01) factura, se le suspenden los créditos
temporalmente hasta que cumpla sus compromisos vencidos y solo se autorizan
despachos de mercancía y nuevas compras de contado (en efectivo o pago
anticipado). Los pedidos podrán ser retenidos por exceder el cupo o simplemente por
mora.
 El atraso repetitivo de un cliente en el pago de sus facturas, 03 facturas año
calendario, tendrá como consecuencia la revisión del cupo de crédito autorizado, de
acuerdo con el concepto emitido en el comité de cartera.
 El cliente que se atrase en el pago de una (01) de sus facturas por más de 60 días
fecha de vencimiento de la factura, tendrá como consecuencia la suspensión
automática y/o cancelación del cupo de crédito.

Cobros Prejúridicos
Todo cliente que cumpla con el rango de vencimiento superior a 60 días, pasará de forma
inmediata a cartera pre jurídica, teniendo en cuenta, que de acuerdo a la situación estas
pueden pasar directamente a cobro jurídico.

No pasarán a cobro pre jurídico aquellas facturas que posean acuerdo de pago
debidamente firmado por el cliente y aprobado por la Gerencia General y en caso de
incumplimiento de este acuerdo, las facturas pasarán de inmediato a cobro jurídico.

Como parte del cobro pre jurídico, la persona de Cartera y el Asesor comercial efectuarán
una visita a las instalaciones del cliente para llegar a un acuerdo firmado de pago e
informar que su incumplimiento generará reporte en la central de riesgo.

En caso de no llegar a un acuerdo firmado de pago se enviará una carta (FORMATO


NOTIFICACIÓN PRONTO PAGO) al cliente informando que se efectuará reporte
negativo a la central de riesgo con veinte (20) días de anticipación a dicho reporte (Ley
estatutaria 1266 de 2008 – Hábeas Data).

Cobros Jurídicos

Todas las cuentas mayores a 120 días, o aquellas que estime la Gerencia General serán
tratadas bajo el cobro jurídico, además de las que vengan de la etapa de pre jurídico. La
empresa utilizará los mecanismos establecidos por la ley para efectuar el cobro jurídico
debido al incumplimiento en los acuerdos previamente pactados.

Bloqueo De Clientes

Esta opción aplicara inmediatamente para los clientes que están en la etapa de pre
jurídico y jurídico, además de aquellos que en su historial evidencien malos hábitos de
pago, o cheques devueltos por primera vez, que sugieran el retiro del crédito. Esta
decisión de bloquear en casos de mal hábito de pago será definida en el comité de crédito
y cartera.

5.4 Castigos de cartera

SMART SERVICES castigará cartera únicamente si queda autorizado en el Comité de


Crédito y Cartera y dando cumplimiento con las normas de ley.

Deterioro Y Castigo De Cuentas

Deterioro: Las cuentas por cobrar se reconocerán inicialmente por su valor justo (valor
facturado o nominal) y posteriormente por su costo amortizado (valor actual o real) de
acuerdo con el método de tasa de interés efectiva (cuentas por cobrar con plazo de
vencimiento superior a 90 días con la tasa máxima legal vigente de usura), menos la
provisión por pérdidas por deterioro del valor.

El cálculo se deberá evaluar sobre pérdidas esperadas, bajo la clasificación realizada de


los clientes y las estadísticas de recaudo que se tengan.

Criterios:
- registrar la Provisión de la cartera mayor a 360 días por tercero, durante el año en
curso mensualmente.
- El área de cartera deberá Registrar las Recuperaciones de cartera Vs. provisiones
de años anteriores.

Castigo: Corresponderá al área de cartera realizar seguimiento de las partidas que deben
deteriorarse según los resultados de la gestión de cartera y según los criterios de
deterioro mencionados en el punto anterior. Adicionalmente, el área de cartera deberá
informar mensualmente al Comité de Crédito y Cartera de las partidas sujetas a
deteriorar, y asimismo deberá solicitar aprobación.

Una vez recibida la aprobación de los montos a deteriorar, el área de cartera deberá
elaborar las actas correspondientes del castigo de cartera. Tal como se indica en el
Artículo 145 del Estatuto Tributario Nacional: Deducción de deudas de dudoso o difícil
cobro; Los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, podrán deducir las cantidades
razonables que fije el reglamento como deterioro de cartera de dudoso o difícil cobro,
siempre que tales deudas se hayan originado en operaciones productoras de renta,
correspondan a cartera vencida y se cumplan los demás requisitos legales.

No se reconoce el carácter de difícil cobro a deudas contraídas entre sí por empresas o


personas económicamente vinculadas, o por los socios para con la sociedad, o
viceversa”.

Actualización de información y condiciones comerciales

a través del área Comercial en responsabilidad de cada asesor comercial tener


actualizada la información del cliente para efectos de control y cambio de condiciones de
venta y registrar las autorizaciones y cambios realizados en sus condiciones comerciales.

Los cambios de condiciones a efectuar de cada cliente deberán ser documentados en las
actas del Comité de Crédito y Cartera. Adicional a lo anterior la información básica del
cliente deberá ser actualizada periódicamente, esta labor será responsabilidad del área
comercial.

DESCUENTOS COMERCIALES MAXIMOS PERMITIDOS


Se debe establecer por parte de la Gerencia General, el descuento máximo a ofrecer por
parte de los asesores y aquel que supere este valor deberá venir autorizado mediante e-
mail o firma en la solicitud por parte de la Gerencia General.

Descuentos Financieros

Se tendrá establecido como incentivo en términos de descuento financiero por pronto


pago a aquellos clientes que su condición de pago es igual o superior a 30 días, un
porcentaje equivalente al 1.5, que se descontará al momento del pago siempre y cuando
el pago sea dentro de los siguientes 10 días a la factura. Este porcentaje podrá variar en
la medida que cambie el entorno financiero y se comunicará oportunamente.

Este descuento financiero no es una política comercial y como tal su aplicación requiere
la aprobación de la Gerencia General y no es para ofrecerlo a los clientes.

INDICADORES DE CONTROL

Son los parámetros utilizados para monitorear el cumplimiento de los objetivos y metas
trazados por la organización. Para el seguimiento que garantice el cumplimiento de los
objetivos trazados se utilizaran inicialmente los siguientes indicadores que son:

 Rotación de cartera: Indica el comportamiento global de la cartera, determinando


cada cuanto día me pagan los clientes. Este indicador entre otros aspectos permite
ver cual es el asesor que mejor rota su cartera y que en menor Nº de días consigue
cobrar sus facturas.

 Porcentaje de cartera vencida a más de 60 días: Indica que porcentaje del 100%
de mi cartera tengo vencida a mas de 60 días. Este indicador permite ver claramente
los asesores que afectan directamente el recaudo y ponen en riesgo los recursos de
la empresa. Su resultado debe ser menor al 3% del total de la cartera.

 Porcentaje de cartera Difícil Cobro: Valor total Cartera Difícil Cobro / Valor total
Cartera. Indica que porcentaje del 100% de mi cartera tengo de difícil cobro (proceso
Jurídicos). Este indicador permite ver claramente los asesores que afectan
directamente el recaudo y ponen en riesgo los recursos de la empresa. Su resultado
debe ser menor al 1% del total de la cartera.

 Variaciones del capital de Trabajo. Indica la capacidad de efectivo que tiene la


empresa para operar y cumplir con sus obligaciones en el corto plazo.
Medidas para evaluar los Riesgos: Existen diferentes elementos dentro de las
empresas que permiten evaluar el riesgo que toman al momento de otorgar créditos a
sus clientes, a estos elementos se les conoce como medidas para la evaluación de riesgo
de la cartera, ya que dependiendo del indicador que presenten se puede definir si la
cartera es sana o no, además este análisis sirve como insumo para determinar que
políticas de cartera se deben tomar y que nivel de riesgo se está dispuesto a asumir.
(Bello, Milena, & Yessenia, 2018, pág. 9). La actividad principal de las entidades de
crédito es prestar capital a sus clientes con el fin de financiar sus necesidades de gasto
o de inversión, dichos préstamos pueden exponer a las entidades financieras a la pérdida
parcial del capital y el rendimiento del valor del dinero impactando directamente en sus
resultados financieros. A lo anterior, se le conoce como riesgo de crédito, y se entiende
como la pérdida monetaria generada por la posibilidad de impago en la cartera de los
clientes (Superfinanciera, 2002). Este riesgo de crédito se clasifica en: riesgo de impago
y de calificación; el primero es aquel en el que el deudor no realiza sus pagos a tiempo;
y el segundo asume la calidad crediticia de la persona o un grupo de personas. Como
factor de análisis los scoring y rating’s califican el nivel de riesgo de impago de los clientes
y reportan las características personales que pueden influenciar dicho impago, sea de un
cliente o de una cartera de clientes (Rodriguez & Carrasquilla, 2016, pág. 2). Según lo
anterior, hay varios métodos o medias para la evaluación del riesgo, lo importante es
saberlo ejecutar y hacerle un seguimiento continuo para que den buenos resultados y
evitar Perdidas.

Recuperación: Acción y efecto de recuperar o recuperarse (REAL, 2018, pág. 2)

Cartera vencida: Registra los créditos, en todas sus modalidades que no hubieran sido
canceladas dentro de los plazos establecidos por la cooperativa (COAC CREA considera
como cartera vencida a partir de los 15 días), o registra también las operaciones
contingentes pagadas por la institución por cuenta de los clientes. La cartera por vencer
y la cartera que no devenga intereses mantiene una sub clasificación por maduración, es
decir en función del rango del vencimiento futuro de las operaciones, cuotas o dividendos;
y, la cartera vencida mantiene una sub clasificación en función de los días que se
mantiene cada operación, cuota o dividendo como vencida (Jimenez, 2009, pág. 56).

Cuentas incobrables: Se refiere a aquellos sujetos con los cuales se llevó a cabo un
determinado negocio a crédito y que por determinadas circunstancias ya no van a
Cancelarse el saldo adeudado (Panes, 2019, pág. 2).

Cartera: “Conjunto de documentos emitidos a favor de la empresa que los tiene, los
cuales son títulos de crédito que incorporan un derecho literal y autónomo cuyo ejercicio
o transferencia es imposible independientemente del título; los cuales tienen la calidad
de bienes muebles, tales como: letras de cambio, pagarés, cheques, obligaciones de las
sociedades o debentures, certificados de depósito, bonos de prenda, cartas de porte,
conocimientos de embarque, facturas cambiarias, cédulas hipotecarias, vales, bonos
bancarios y certificados fiduciarios. Otros escritores sobre esta materia indican que
cartera de una empresa, es el lugar donde se guardan los documentos mercantiles”
(Mendez, 2011, pág. 35).

Ejecución de Políticas de Crédito y Cobranza. (Van Horne, James C. y Wachowicz,


John Jr, 2010) Políticas de crédito y cobranza Son los pasos que se deben seguir para
lograr los objetivos específicos de la organización. Las condiciones económicas, el precio
de los productos, la calidad de estos y las políticas de crédito de la empresa son
importantes factores que influyen sobre su nivel de cuentas por cobrar. Todos ellos,
menos el ultimo, están fuera del control de gerente de finanzas. Sin embargo, al igual que
sucede con otros activos corrientes, el administrador puede variar el nivel de las cuentas
por cobrar equilibrando la rentabilidad y el riesgo. Bajar los estándares de crédito permite
estimular una demanda que, a la vez, podría llevar a ventas y ganancias más altas. Pero
hay un costo al aceptar cuentas por cobrar adicionales, al igual que un riesgo mayor de
pérdidas por deudas incobrables Nos indica que las cuentas por cobrar son influenciadas
por: las condiciones económicas ya que no sabemos en qué situación se encuentre la
empresa dentro del país o mercado al que pertenece, el precio de los productos y la
calidad que tengan son importantes para mantener o aumentar las ventas. Y por último
por las políticas de crédito adoptadas por la empresa y estas son controladas por la
Gerencia Financiera que debe saber equilibrar la rentabilidad y el riesgo, debe saber
jugarse entre vender más con un riesgo alto o vender menos con riesgos bajos.

Supervision de Credito (Lawrence J. y Chad J., 2012) El aspecto final que una empresa
debe considerar en su administración de las cuentas por cobrar es la supervisión de
crédito, que consiste en una revisión continua de sus cuentas por cobrar para determinar
si los clientes están pagando de acuerdo con los términos de crédito establecidos. Si los
clientes no pagan a tiempo, la supervisión de crédito advertirá a la compañía del
problema. Los pagos lentos son costosos para una compañía porque prolongan el
periodo promedio de cobro, incrementando así la inversión de la empresa en las cuentas
por cobrar. Dos técnicas que se usan con frecuencia para la supervisión de crédito son
el periodo promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por cobrar. Adicionalmente,
las compañías utilizan varias técnicas comunes de cobro Lo que nos quieren decir los
autores Lawrence y Chad, es que las cuentas por cobrar deben ser tratadas
cuidadosamente ya que de ellas depende que la empresa tenga la rentabilidad que
necesita, por eso debemos controlarla periódicamente y asi poder observar si los clientes
estan cumpliendo los términos de crédito. Con esta supervisión se preparan informes que
advierten a los administradores si algo anda mal. Se puede utilizar algunas 36 técnicas,
las mas utilizadas son: periodo promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por
cobra.

EBITDA es un indicador contable de la rentabilidad de una empresa. Se calcula como


ingresos menos gastos, excluyendo los gastos financieros (impuestos, intereses,
depreciaciones y amortizaciones de la empresa).

La matriz de la asignación de responsabilidades (RACI por las iniciales de los tipos


de responsabilidad) se utiliza generalmente en la gestión de los proyectos para
relacionar actividades con recursos (individuos o equipos de trabajo). De esta manera se
logra asegurar que cada uno de los componentes del alcance esté asignado a una
persona o a un [equipo].(
https://es.wikipedia.org/wiki/Matriz_de_asignaci%C3%B3n_de_responsabilidades)
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
DPTO
DPTO DPTO DE
ACTIVIDAD FINANCIERO GERENCIA
COMERCIAL CONTABILIDAD
Y CARTERA GENERAL
IINFORMACIÓN CLIENTES
Registro de clientes R A C I
Verificación y aprobación
C R A I
creación clientes
Actualización de
información y R A C I
condiciones comerciales
CRÉDITO
Solicitud Crédito R C A I
Aprobación crédito I A R C
Actualización cupo
I C R A
crédito
CARTERA
Cobranzas R A C I
Cheques posfechados R C I A
Cheques devueltos C R I A
Reportes de Cartera C A R I
Pérdida de crédito
I C R A
autorizado
Cobro pre jurídico I C R A
Cobro jurídico I C R A
Descuentos financieros R C I A
Indicadores de control I A R I

Descripción Rol
Este rol corresponde a quien efectivamente realiza la tarea. Responsable R
Este rol se responsabiliza de que la tarea se realice y es el que
Aprobador A
debe rendir cuentas sobre su ejecución.
Este rol posee alguna información o capacidad necesaria para
Consultado C
realizar la tarea.
Este rol debe ser informado sobre el avance y los resultados de
Informado I
la ejecución de la tarea.
Cuadro de operacionalización de las Variables

Objetivo General Establecer las herramientas para mejorar el recaudo de la empresa


IPS SMART SERVICES

Variable Dimensión Indicadores Autores


Objetivos
Específicos

Identificar la Cartera Crédito


cartera vencida vencida y La buena o (Zapata,
Herramientas Cartera mala 2014, Pág.
para mejorar el Castigada administración 35)
recaudo de de las cuentas
cartera por cobrar
Indicadores Granos Y
Mora Alimentos
Scoring De
Segmentación Colombia
Flujo de caja de Sas
tesorería Granos Y
Contabilidad y Alimentos
Cratera De
Castigada Colombia
Sas
(Rosillo C.,
2008 Pág.
8)
(García,
2008, Pág.
19)
implementar las Políticas de Segmentación y Granos Y
políticas de crédito y registro de Alimentos
crédito y cobranzas clientes De
cobranza Términos del Solicitud de Colombia
Crédito crédito Sas
Actualización
cupo crédito o
ampliación del
cupo asignado
Cobranzas
Reportes de
cartera
Castigos de
cartera
Actualización de
información y
condiciones
comerciales
Descuentos
comerciales
máximos
permitidos
Indicadores de
control

Evaluar el Supervisión de (Lawrence


deterioro de la Evaluar el Crédito J. y Chad
cartera vencida, deterioro de la Medidas para J., 2012)
y decidir a qué cartera vencida evaluar los
porcentaje se Riesgos:
puede recuperar. Recuperación
Cuentas
incobrables
Cartera
Cartera vencida

Establecer mecanismo de Ejecución y Granos Y


mecanismo de recuperación implementación Alimentos
recuperación de de la cartera de Políticas deDe
la cartera Crédito y Colombia
Cobranza Sas
(Van
Horne,
James C. y
Wachowicz
, John Jr,
2010)
MATRIZ DE Granos Y
RESPONSABILI Alimentos
Establecer Asignación de DADES De
Responsabilidad Roll Colombia
es y Roles a Sas
cada
departamento
RECOMENDACI ESTABLECER POLICTICAS Y PROCEDMIENOS DE GESTION Y
ONES COBRO DE CARTERA , ELABORAR ORGANIGRAMA DE LA
EMPRESA Y ASIGNAR RESPOSABILIDADES SEGÚN EL PERFIL
DE CADA UNO .

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