Ayudante Jefe de Estado Mayor.

MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. DESCRIPCIÓN DEL CARGO
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Unidad – Dependencia :UNIDAD OPERATIVA MAYOR - JEM
Grado militar :DE SARGENTO SEGUNSO A SARGENTO PRIMERO
Denominación del cargo :AYUDANTE JEFE DE ESTADO MAYOR
Ubicación Geográfica :DONDE SE UBIQUE EL CARGO
Número de cargos :UNO(01)
Cargo del cual depende :JEFE DE ESTADO MAYOR
:MACROPROCESO DE APOYO
Proceso en el que participa
PROCESO:GESTIÓN APOYO Y SOPORTE ADMINISTRATIVO
2. PROPÓSITO PRINCIPAL DEL CARGO
COORDINAR LAS ACTIVIDADES DEL JEFE DE ESTADO MAYOR A TRAVÉS DE LAS INCLUSIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES Y
COMPROMISOS EN LA AGENDA DIARIA, CON EL FIN DE GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS CITAS PROGRAMADAS Y SERVIR COMO
SOPORTE EN LOS PROCESOS EFECTUADOS EN LA SECCION, TENIENDO EN CUENTA LA NORMATIVIDAD VIGENTE.
3. FUNCIONES ESENCIALES
1. Elaborar las actas de reunión, difundir las órdenes que sean de conocimiento del estado mayor e informar al jefe de estado mayorsobre el
cumplimiento de las mismas, con el propósito de notificar oportunamente al personal, de acuerdo a los lineamientos dados por el JEM.
2. Tramitar la correspondencia oficial de conocimiento del jefe de estado mayor garantizando su respuesta oportuna a las secciones
correspondientes, de acuerdo a las órdenes emitidas por el comando.
3. Elaborar, organizar y manejar la agenda del jefe de estado mayor y verificar su cumplimiento de acuerdo a los compromisos adquiridos, con el
propósito de garantizar el cumplimiento de lo planeado por el oficial.
4. Realizar el seguimiento a las respuestas de los diferentes requerimientos internos y externos de los procesos que estén bajo la responsabilidad
del JEM, de acuerdo a los plazos fijados y a la normatividad legal aplicable.
5. Responder por la seguridad de los elementos, documentos y registros encomendados por el jefe de estado mayor, adoptando mecanismos de
control para evitar pérdidas, deterioro y uso inadecuado de estos recursos y garantizar su buen uso.
6. Mantener actualizados los folios de vida del estado mayor con el propósito de documentar las novedades presentadas por el personal, de
acuerdo a la normatividad vigente.
7. Mantener y organizar el archivo de acuerdo a la normatividad vigente.
8. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
4. CONOCIMIENTOS BÁSICOS O ESENCIALES
Conocimientos básicos en sistemas.
Conocimiento en manejo de documentación.
Conocimiento del Manual de Archivo y Correspondencia FF.MM.
Conocimiento en DD.HH y D.I.H
Conocimientos en Cultura Institucional (Principios, valores, organización y estructura del Ejército Nacional; reserva documental, niveles jerárquicos de
la Fuerza).
5. CRITERIOS DE DESEMPEÑO 6. EVIDENCIAS
Se notifica oportunamente al personal elaborando actas, difundiendo órdenes e informando sobre el
Actas de reunión y memorandos.
cumplimiento, de acuerdo a los lineamientos dados por el jefe de estado mayor.
La correspondencia oficial de conocimiento del Jefe de Estado Mayor es tramitada garantizando su
respuesta oportuna a las secciones correspondientes, de acuerdo a las órdenes emitidas por el Planillas de correspondencia.
comando.
La agenda del JEM es elaborada, organizada y manejada verificando su cumplimiento de acuerdo a
los compromisos adquiridos, con el propósito de garantizar el cumplimiento de lo planeado por el Agenda de trabajo.
Oficial.
Las respuestas de los diferentes requerimientos realizados que estén bajo la responsabilidad del JEM
Planillas de correspondencia.
se controlan de acuerdo a los plazos fijados y a la normatividad legal aplicable.
La seguridad de los elementos y documentación a cargo está orientada a mantener un control de los Actas mensuales y de confrontación de
mismos para evitar su perdida, deterioro y uso inadecuado de estos recursos. cargos.
Los folios de vida del estado mayorestán actualizadosdocumentando las novedades presentadas por
Folios de vida.
el personal, de acuerdo a la normatividad vigente.
II. PERFIL REQUERIDO PARA EL CARGO

1. ESTUDIOS
Título Tecnólogo en Ciencias Militares
2. FORMACIÓN
Curso en sistemas.
Diplomado en DDHH y DIH
3. EXPERIENCIA
Seis (06) meses de experiencia relacionada en áreas administrativas, operacionales, instrucción y entrenamiento en la Fuerza 1.
4. HABILIDADES
2. Agilidad y 3. Resistencia
1. Fortaleza Física 4. Velocidad 5. Energía
Flexibilidad Corporal
5. COMPETENCIAS COMPORTAMENTALES
Niveles Niveles Niveles
Organizacionales Directivas De Gestión
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Análisis numérico X
Compromiso
1 x 1 Liderazgo X Construcción de
institucional 2 X
relaciones
Manejo de
3 X
Comunicación Conducción información
2 X 2 X
efectiva de grupos Dirección de
4
proyectos
5 Negociación
Desarrollo Desarrollo de
3 X 3 X Administración del
personal personas 6 X
tiempo
7 Iniciativa X
4 Adaptabilidad X Planeación y
4 X 8 Autocontrol X
control
9 Innovación X
Orientación al
5 X Pensamiento
servicio 10 X
Solución de estratégico
5 X
problemas Pensamiento
11 X
Búsqueda de analítico
6 X
resultados Búsqueda de
12 X
información
Administración
6 x 13 Flexibilidad X
Trabajo en de recursos
7 x Tolerancia a la
equipo 14 X
presión
NOTA: Para definir los niveles de las Competencias de Gestión remítase al instructivo en la intranet en Servicios Generales – Gestión Humana –
Gestión por Competencias.
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES COMPETENCIAS DIRECTIVAS COMPETENCIAS DE GESTIÓN
NIVEL 1 SOLDADOS PROF NIVEL 1 SUBOFICIALES
NIVEL 2 SUBOFICIALES NIVEL 2 OFICALES SUBALTERNO LAS IDENTIFICADAS DE
NIVEL 3 OFICALES SUBALTERNO NIVEL 3 OFICIALES SUPERIORES ACUERDO AL CARGO.
NIVEL 4 OFICIALES SUPERIORES Y DE INSIGNIA NIVEL 4 OFICIALES GENERALES
1
Aquellos cargos asignados a personal recién egresado de las Escuelas de Formación del Ejército Nacional de Colombia,
SUBTENIENTES Y CABOS TERCEROS, no requieren experiencia para desempeñarlos.

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