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    Tema 3 Actividad 2

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    La organización de un archivo consiste en clasificar y ordenar documentos. Es necesaria para guardar y encontrar documentos fácilmente. Antes de elegir un criterio de clasificación, se debe considerar cómo está organizada la empresa, qué documentos se tramitan y quién los gestiona.

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    La organización de un archivo consiste en clasificar y ordenar documentos. Es necesaria para guardar y encontrar documentos fácilmente. Antes de elegir un criterio de clasificación, se debe considerar cómo está organizada la empresa, qué documentos se tramitan y quién los gestiona.

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    TEMA 3 ACTIVIDAD 2

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    TEMA 3 ACTIVIDAD 2

    16. ¿Qué es la organización de un archivo?


    La organización de un archivo consiste en ordenar y asignar los
    documentos al propio archivo. Primero se clasifican y luego se
    ordenan.
    17. ¿Por qué es necesaria la organización en los archivos?
    Para guardar los documentos y además no perder el tiempo buscándolos.
    18. ¿Qué pasos se deben dar para archivar un documento?
    19. ¿Qué se debe saber antes de elegir un criterio de clasificación del archivo?
     Cómo está organizada la empresa: departamentos, secciones,
    instalaciones…
     Qué documentos se tramitan.
     Quién realiza el trámite de cada documento.
     Qué documentos deben guardarse.
     Lugar donde deben guardarse los documentos.
     Designación del personal autorizado para consultar la
    documentación.
    20. ¿En qué consiste la clasificación alfabética?
    Los documentos se organizan siguiendo el orden alfabético de alguno
    de sus atributos (nombres, título, formato, tipo de documento…).
    21. ¿A qué se denomina testigo en el archivo?

    22. ¿Para qué sirven los índices o fichas auxiliares en la clasificación numérica?
    Para relacionar los números con los expedientes que ordenar.
    23. ¿Cómo es la clasificación ascendente en el sistema alfabético y numérico?
     En el sistema numérico se clasifican de manera ascendente del 0
    al infinito.
     En el sistema alfabético se clasifican de manera ascendente de
    la A a la Z.
    24. Si gestionas el almacén de una tienda de ropa, ¿cuál crees que el mejor sistema
    de clasificación para los artículos? ¿Y para las facturas?
     El sistema de clasificación para las facturas es el
    cronológico.
     El sistema de clasificación para los artículos es por asunto.
    25. Si tenemos que archivar expedientes de clientes de la misma comunidad
    autónoma y de la misma provincia, ¿cuál será el siguiente criterio geográfico por el
    que se archive?
    Por municipios.
    26. ¿Cuándo se debe tener un seguimiento especial con los documentos de los
    archivos?
    Cuando la documentación pasa de un archivo a otro.
    27. ¿Qué medidas y medios serán necesarios para conservar los documentos en los
    archivos?
     Mantenimiento y control de las instalaciones.
     Adopción de medidas preventivas.
     Control de acceso.
    28. ¿Qué se emplea cuando se quiere convertir un documento en virutas?

    29. ¿Qué normas de seguridad se pueden establecer en los archivos?


     Identificación del personal autorizado con acceso a la
    documentación.
     Claves que impidan acceso a personal no autorizado.
     Correctas condiciones ambientales.
     Actualización de programas antivirus.
     Copias de seguridad.
     Instalación de Firewall (cortafuegos).
    30. ¿Qué significa confidencialidad?
    La confidencialidad es la propiedad de la información mediante la cual
    se garantiza que está accesible únicamente a personal autorizado para
    acceder a ella.

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