Procedimiento Facturacion de Patrocinios

CÓDIGO: P-GC-02
PUEBLO VIEJO COUNTRY CLUB

VERSIÓN: 0
FECHA: 23/09/2019
PROCEDIMIENTOS DE FACTURACION DE PATROCINIOS
PÁGINA: 1 DE 3
1. OBJETIVO
Garantizar la facturación y cumplimiento de la gestión de patrocinios para eventos en Pueblo Viejo Country Club.
2. ALCANCE Y/O CAMPO DE APLICACIÓN

Este procedimiento aplica para todos los patrocinios que se gestionen para cualquier tipo de evento a realizar en Pueblo
Viejo Country Club
3. DEFINICIONES
 PVCC: Pueblo Viejo Country Club
4. POLÍTICAS
 La Dirección Comercial es la responsable de la consecución de los patrocinios para los diferentes

eventos de PVCC, y contará con el apoyo de los Departamentos de Deportes.
 La información detallada de cada uno de los eventos deportivos debe estar disponible por escrito y ser
de completo conocimiento del Departamento Comercial.
 Para cada patrocinio debe firmarse un contrato con las condiciones del mismo, en donde se incluya el
tiempo, fecha y condiciones para recoger la publicidad instalada y plazos de pago del patrocinio una
vez se termine el evento.
 Deportes entrega a la Dirección Comercial toda la información que requiera el evento a realizar para
que inicie el proceso de consecución de patrocinios.
 Deportes será el encargado de definir la meta de patrocinio para cada evento deportivo y la Dirección
Comercial de hacer la composición de patrocinadores y valores para alcanzar la misma.
5. REGISTROS QUE INVOLUCRA EL PROCEDIMIENTO

 Contrato Patrocinio
 F-CT-05 SOLICITUD DE FACTURACION
Última actualización: 28-Ago-2013

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Gerencia General”
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
INICIO
Construcción de la oferta comercial Dirección Comercial
1.
para el patrocinio.
2. Búsqueda de posibles patrocinadores. Dirección Comercial
Informar mediante correo electrónico
(Razón Social, contacto, teléfono,
3. Dirección a cargo
correo, etc.) a la Dirección Comercial
de posible patrocinador.
Contactar a posible patrocinador y
enviar (correo electrónico y otros
4. Dirección Comercial
medios, tener trazabilidad del envío)
oferta comercial.
5. Cerrar participación del patrocinador. Dirección Comercial
Solicitar documentación para creación
del patrocinador.
Entrega al departamento de cartera de
7. formato de facturación patrocinio y Dirección Comercial
documentación al respecto.
Solicitar la facturación de patrocinio al
F-CT-05 SOLICITUD DE
8. área de cartera a través del formato F- Dirección Comercial
FACTURACION V0
CT-05 Solicitud de Facturación.
Facturar patrocinio y remitir a
9. Jefe de Cartera
patrocinador.
Dar copia de factura a la Dirección
10. Jefe de Cartera
Comercial.
Patrocinador
11. Firmar contrato de patrocinio.
Dirección Comercial
Informar a la Dirección Comercial del
12. Jefe de Cartera
pago obtenido.
Si el pago no se obtiene en la fecha
acordada, informar a la Dirección
13. Jefe de Cartera
Comercial para su debida gestión de
cobro.
Dirección Comercial
14. Informar a cartera del pago realizado.
Instalar publicidad de acuerdo a lo
Patrocinador
estipulado en el contrato.

Gerencia General”
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Retirar la publicidad una vez haya

terminado el evento y de acuerdo a lo Patrocinador
estipulado en el contrato.
Enviar al patrocinador comunicación de
agradecimiento de la participación y
adjuntar fotos de la exposición de la
marca.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
F-CT-05 SOLICITUD DE FACTURACION
9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
0 28 de Agosto de 2013 Creación del documento
1 29 de septiembre de 2019 Creación de formato de facturación de patrocinios F-CT-05.
REVISÓ APROBÓ
FIRMA: FIRMA:
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
NOMBRE: MARIA HELENA GOMEZ NOMBRE: EDERSON JAVIER MENESES LIZCANO

CARGO: JEFE DE CALIDAD CARGO: GERENTE GENERAL
FECHA: 29 de septiembre de 2019 FECHA: 29 de septiembre de 2019

Gerencia General”

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 La Dirección Comercial es la responsable de la consecución de los patrocinios para los diferentes

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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

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