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1 LA CARTA COMERCIAL
1.1 ESTÁNDAR
Aplicamos las normas Icontec en la elaboración y presentación de
correspondencia comercial.

LA CARTA COMERCIAL

1.2. CONCEPTO
Es una comunicación escrita que cursa una empresa
con otras empresas, una empresa con una persona
natural o una empresa con sus empleados.
Es un comunicado personalizado, con carácter
formal. Se utiliza para informar, solicitar, agradecer,
invitar.

La comunicación es interna cuando se da entre la empresa y sus empleados.

Ejemplo: memorandos, circulares internas y solicitudes de los empleados.
La comunicación es externa cuando se da entre personas de varias empresas.
Ejemplo: una empresa solicita a otra, envío de materia prima.

1.3 MÁRGENES - HOJA - FUENTE

Los márgenes de una carta comercial están sujetos a la extensión de la carta:

Superior 3 ó 4 cm
Izquierdo 3 ó 4 cm
Derecho 2 ó 3 cm
Inferior 2 ó 3 cm

Encabezados de las páginas subsiguientes entre 2 y 3 cm.

Todo documento debe elaborarse en hojas tamaño carta.

Se debe utilizar el tipo de letra arial, tamaño 12. La separación entre las líneas de
un párrafo es sensilla.
No se debe subrayar. Se sugiere no utilizar la sangría.
Membrete de la empresa: se pone razón social, sigla o acrónimo, logotipo, y cuit
en la parte superior. No es obligatorio, pero entonces debe estar claro el
remitente.

1.4 MODELOS

Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramación de

la papelería así:

1.4.1 Modelo 1: Comprende tres zonas:

- En la zona 1 se escribe el membrete que es la inscripción impresa del

conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica; así:

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Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa.
Razón social: Nombre que identifica a una empresa.
CUIT : Código Único de Identificación Tributaria. (en el ejemplo NIT
correspondiente a Colombia)
- En la zona 2 se escribe: La dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado postal,
C.P., ciudad y país si se requiere.
– En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicación de la
empresa a donde es enviada.

1.4.2 Modelo 2: Tiene dos zonas:

– En la zona 1 se imprimen los datos del remitente (logotipo, razón social, CUIT,
dirección, teléfono, fax, e-mail, apartado postal, C.P., ciudad y país si se
requiere).
– En la zona 3 se deja libre para el sello de registro o fecha de recibo.

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1.5 ESTILOS

1.5.1 Estilo Bloque Extremo: Todas las líneas partes del margen izquierdo.

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EJEMPLO CON MODELO 1, ESTILO BLOQUE EXTREMO:

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1.5.2 Estilo Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), nombre del
remitente y cargo se colocan partiendo del centro hacia el margen derecho.

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EJEMPLO CON MODELO 2, ESTILO BLOQUE:

1.6 PARTES DE LA CARTA

La carta comercial comprende las siguientes líneas:
– Líneas Principales
– Línea Opcional (asunto)
– Líneas especiales.

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1.6.1 Líneas Principales. Son líneas que aparecen en toda carta comercial
– Número: Pueden numerarse para control

– Ciudad y fecha de origen: En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de
origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlineas del número y en
forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con
punto.
– Datos del destinatario: se dirigen de forma personalizada, es decir a un
funcionario especifico, se escriben de cuatro a seis interlineas de la ciudad y fecha

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de origen. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad
del escrito y la interlineación sencilla. Comprende:
– Tratamiento. Puede ser de cortesía como: Señor, Señora o Señorita o
académico como: Doctor(a), Licenciado(a), Ingeniero(a), Economísta y se escribe
con mayúscula la inicial.
– Nombre del destinatario. El nombre del destinatario se ubica en la segunda
línea. Se escribe a una interlínea del tratamiento con mayúscula inicial o
mayúscula sostenida; de preferencia se escriben los dos apellidos y nombres
completos y no se utiliza negrita. Ejemplo:
Señora
Martha Díaz Pérez
Señora
MARTHA DÍAZ PÉREZ
– Cargo. El cargo se escribe con mayúscula inicial, a una interlínea si el nombre
del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la
armonía con los datos restantes. Ejemplo: Gerente General
– Empresa. La empresa va en la línea siguiente del cargo, a una interlínea con
mayúscula inicial y la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón
social, o sigla o acrónimo, así:

En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y

respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razón
social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se
escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la
institución ante la Cámara de comercio: BGH, IBM, BPN
– Dirección o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la
misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a máquina o
cuatro a computadora, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea
opcionalmente la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle,
carretera, avenida y demás.

Ejemplo:

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Señora
MARÍA ANGÉLICA RUIZ PÉREZ
Jefa de Proyectos
Carvajal S.A.
Calle 75 3842 ó Casilla de Correo 479
-Nombre de la ciudad. Se escribe con mayúscula inicial a una interlínea de la
dirección o apartado si lo hay. No se subraya ni se coloca punto. La ciudad se
identifica por su nombre, aun tratándose de correspondencia local. Cuando se
necesita aclarar la división geogréfica, se escribe coma (,) después de la ciudad y
a continuación la división geográfica.
Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de
la ciudad o en la línea siguiente, dependiendo de la extensión de los datos.
Ejemplo para destinatario local:
La Plata, 25 de marzo de 2020
Ejemplo de destinatario de otra ciudad:
Señora
MARÍA ANGÉLICA RUIZ PÉREZ
Jefa de Proyectos
Carvajal S.A.
Calle 75 3842 ó Casilla de Correo 479
(1900) La plata, Buenos Aires

– Asunto (opcional)
El asunto es opcional; constituye la síntesis del tema de la Carta, expresada en
máxima cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se escribe a tres
interlineas de los datos del destinatario cuando no hay saludo independiente y a
dos cuando lo hay. Ejemplo con tres palabras:

Asunto: Solicitud de equipos de computación

Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque

– Saludo
El saludo o vocativo: Frase o línea de cortesía que finaliza en dos puntos
cuando se trata de vocativo o en punto cuando se trata de saludo. Para las

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damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir
cualquiera de las siguientes opciones:
– Como saludo independiente se escribe a tres interlíneas de los datos del
destinatario cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
Ejemplos:
Apreciado señor Botero:
Apreciada ingeniera Gloria:
Señora Ministra:
Cordial saludo señor Martínez:

– Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis interlineas de los datos
del destinatario, o a tres del asunto si lo hay.
Ejemplo:
– Tenemos el gusto de saludarlo, señor Suárez y al respecto me permito …
– Con agrado lo saludamos, señor Suárez, y le comunicamos …
– Respetuosamente lo saludamos y confirmamos …
– Con nuestro cordial saludo adjuntamos …

– Texto o cuerpo de la carta

El texto Es el mensaje que se transmite al destinatario. Está contenido en uno o
varios párrafos. La carta debe ser concisa por lo que, por lo general, el texto no se
extiende a más de una carilla. Se escribe con una interlinea sensilla entre
renglones y con dos entre párrafos y se debe redactar en forma clara, breve,
directa, sencilla y cortes; de preferencia se debe expresar en primera persona del
plural (nosotros) ya que representa a un grupo empresarial, así se trate de un solo
firmante. Se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta
no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
Se debe tratar un solo tema por carta. En las comunicaciones comerciales se
omiten los temas personales.
Inicie el texto de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no
hay asunto ni saludo independiente. Comience a tres interlineas del asunto o del
saludo independiente, cuando los hay. El texto siempre debe digitarse en modo
justificado.

– Despedida
La despedida es una expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del
texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque; puede emplearse una
palabra seguida de coma o una frase terminada en punto.
Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,

Ejemplos de despedida con frase de cortesía terminada en punto (.):

Agradecemos su gentil colaboración.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Muchas gracias por su amabilidad y rápida acción.
Para nosotros es un gusto servirle.

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– Datos del remitente
El Remitente es el nombre que se sitúa de cuatro a seis interlineas de la
despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en
mayúscula sostenida a con mayúscula inicial. El cargo se anota en la línea
siguiente, a una interlínea del nombre del remitente con mayúscula inicial, sin
centrar.
El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado. En el caso
de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja.
En caso de más de dos firmantes, si el número es impar, el último se centra.
Ejemplo:

Carlos Andrés Pérez Rueda

Gerente General

Estilo Bloque Extremo Estilo Bloque

1.6.2 Líneas especiales

El anexo. Se emplea cuando junto a la carta se envían otro documento (cheques,

letras, pedidos, facturas, folletos, catálogos, etc.). La línea de anexos permite al
remitente y al destinatario verificar el envío y recibo de ellos. Si se quiere se
detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas del firmante contra el
margen izquierdo la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos
espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o
el tipo de anexo. Ejemplo:

Anexo: uno (cinco hojas)

Anexos: tres (dos usbs y un cheque)
Anexos: tres (nueve hojas) –se puede referir a tres documentos, en total 9
hojas-

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La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los
hay, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, seguida de dos
puntos (:). A dos espacios se relacionan a los destinatarios, así: tratamiento,
nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma empresa
se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla. Se puede escribir de dos
formas:

– En línea separada.
Copia: Sr. Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A:
Dr. Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.

– En línea seguida.
Copia: Señores Andrés Páez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A.; Dr.
Fabio Pedraza Díaz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A.

Las copias fijas para el archivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una
empresa. (las que quedan para la empresa o se imprimen para acusar recibo)

La identificación del transcriptor a dos interlineas del firmante o del último

renglón escrito, se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial del apellido de
la persona responsable de transcribir (dictado, borrador, otro idioma) el
documento, y se recomienda utilizar letra más pequeña; en caso de nombre
compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo:

Andrea P. Para mujer

R. Celis. Para hombre

Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se

necesita identificación del transcriptor.

Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sitúa su rúbrica

contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de
correspondencia.

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