GESTION DE

OPERACIONES Y
LOGISTICA
Sesión 2
Facilitador: Lic. Adm. Aníbal Francisco Salazar Morales

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LOGRO:
• Conocer los conceptos de compras, sus políticas y
las negociaciones de compras

IMPORTANCIA:
• Saber implementar el área de compras y tener la
capacidad de negociación con los proveedores

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

AGENDA:
• Las compras, sus objetivos, alcances y limitaciones
• Organización de compras
• Principios de la adquisición y normas para definir la política
de compras
• Métodos de compras
• Las negociaciones de compras

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS COMPRAS, SUS OBJETIVOS,
ALCANCES Y LIMITACIONES

COMPRAS:
La gestión de compras es el conjunto de actividades que realiza la empresa para
satisfacer sus necesidades del mejor modo, al mínimo costo, con la calidad adecuada y
en el momento oportuno.

Su concepto es sinónimo de abastecimiento, provisión.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS COMPRAS, SUS OBJETIVOS,
ALCANCES Y LIMITACIONES
Con una buena gestión de compras, la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al
cliente, en tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la
gestión de compras es decisiva para que la empresa tenga éxito o fracaso. 

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS COMPRAS, SUS OBJETIVOS,
ALCANCES Y LIMITACIONES
Minimizar los costes de compra, de almacenamiento y de
distribución. Éste es quizás uno de los objetivos de compras a los
que más se suele recurrir
Asegurar el flujo de producción continuo. Es deber de este
departamento asegurar que nunca hay roturas de stock y que el
OBJETIVOS ciclo de compra siempre está en marcha
DE COMPRAS:
Aumentar la rotación de activos

Desarrollar y planear fuentes alternativas de suministro para

evitar quedarse sin stock

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS COMPRAS, SUS OBJETIVOS,
ALCANCES Y LIMITACIONES
Fomentar buenas relaciones con los proveedores, ya que ello
ayudará a cumplir el resto de objetivos del área de compras

Conseguir una buena integración con el resto de

OBJETIVOS departamentos de la empresa

DE COMPRAS:
Mantener el registro actualizado de todos los datos

Presentar informes de gestión cada cierto tiempo a modo de

control

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS COMPRAS, SUS OBJETIVOS,
ALCANCES Y LIMITACIONES
Competencias Actuales en el Área de Compras:
 Conocer previsiones y proyectos de la empresa
 Inventario de proyectos urgentes e importantes
 Análisis de estructuras de costos de productos y de mercados
 Entender la tecnología de los productos
 Penetración de mercado, proveedores mundiales
 Selección y diagnóstico de proveedores
 Perfeccionamiento de su capacidad de negociación con los proveedores
 Rol integrador en la empresa

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS COMPRAS, SUS OBJETIVOS,
ALCANCES Y LIMITACIONES
Nueva Misión del Comprador:

1. Comportarse como centro de beneficio antes

que como centro de costos
2. Actuar indistintamente en los planos técnico,
comercial, industrial y administrativo
3. Amplia comunicación con las otras áreas de la
empresa
4. Trabajar y desarrollar costos según los objetivos
de la empresa

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS COMPRAS, SUS OBJETIVOS,
ALCANCES Y LIMITACIONES
Actividades del gestor de compras:
1. Búsqueda y evaluación de proveedores
2. Mantenimiento de un archivo actualizado de productos
3. Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entregas
4. Planificación de pedidos por artículo y proveedor
5. Preparación de órdenes de compra y seguimiento de los mismos
6. Solventar discrepancias en la recepción del producto
7. Analizar variaciones precios, plazos de entregas y calidad

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS COMPRAS, SUS OBJETIVOS,
ALCANCES Y LIMITACIONES
Alcances de Compras:
Compras englobe todas las actividades asociadas a la identificación y definición de
necesidades de adquirir de materiales, equipos y contratación de servicios, así como
la tramitación de los pedidos-contratos a los proveedores, finalizando con la recepción
de los mismos en la organización y la selección y evaluación de aquellos proveedores
de productos y servicios que incidan en la calidad de los servicios prestados por la
organización

https://www.youtube.com/watch?v=09-8psqJD2g

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

El departamento de compras ocupa una posición única debido a su importancia

dentro de una organización, porque las compras son una de las claves para el éxito de
una empresa o negocio de producción que basa su trabajo en un flujo continuo de
materiales adecuados que se entregarán eficientemente.

Comprar materias primas, productos semi-acabados, materiales, servicios y equipos

es fundamental en muchas empresas de fabricación. En este sencillo punto de relieve
lo importante es que hay una gestión, control y organización del departamento
compras, porque incluso un pequeño ahorro puede reducir los costos de producción
de manera significativa y adecuada por lo tanto añadir beneficios.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

Para la gestión óptima de todo el proceso de compra es necesario prestar atención a

varios puntos como:
 Planificación de las compras: Esto implica una elección, por ejemplo, entre la
compra de un semi-acabado o su producción dentro de la empresa.
 La gestión de la recepción del material y su almacenamiento: La gestión
administrativa de lo que se recibe, por ejemplo, el control de la documentación que
acompañan a las mercancías, etc.
 La capacidad de estandarizar y simplificar la gestión de las compras: Comprende
al análisis del valor de lo que se compra.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

 Manejo de materiales: Un control constante para ver si lo que hemos adquirido se

ajusta a las necesidades reales de la empresa y si no, la posibilidad de iniciar
acciones correctivas.
 La gestión: Cuando sea necesario, si se dispone de materiales en exceso, u
obsoleto.
 La minimización del costo de los materiales: Se hará las compras de suministros de
materiales de la calidad deseada, cuando sea necesario y al menor costo posible
 La identificación de nuevas fuentes de suministro: Siempre se debe tener un
abanico de posibilidades de grandes compras cada vez que se presente la
necesidad de tener que recurrir a nuevos proveedores.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

 La detección oportuna de los cambios en el mercado para poder calibrar las

mejores compras.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

El organigrama es un marco y campo de acción, el cual define tareas, organiza

actividades (división del trabajo) refleja autoridad, obligación y responsabilidades,
define el tramo de control y está sujeto a procesos y procedimientos de trabajo en la
organización para el logro de los objetivos y metas generales.

El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero hay

factores que marcan su amplitud, sus responsabilidades y sus funciones, como son el
tamaño de la empresa, la necesidad de compactar funciones en pocas áreas, los
criterios de considerar a esta área técnica o administrativa o ambas, el asignar
actividades o tareas atípicas de la actividad, entre otras.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

ORGANIZACIÓN DE COMPRAS

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 PRINCIPIOS DE LA ADQUISICIÓN Y
NORMAS PARA DEFINIR LA POLITICA
DE COMPRAS
Las compras deben ser moduladas, por reglas que permitan tomar decisiones
respecto a su elección. Existen aspectos básicos los cuales son: calidad, cantidad,
disminución de los gastos, conocimiento del mercado, análisis de la cartera

 Calidad: La calidad de un producto no indica que esté hecho del mejor material, el
que un artículo sea de calidad implica que satisfaga la necesidad que una persona
tenga.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 PRINCIPIOS DE LA ADQUISICIÓN Y
NORMAS PARA DEFINIR LA POLITICA
DE COMPRAS
 Cantidad: Ya determinada la calidad de los artículos, se necesita precisar la
cantidad correcta. La cantidad se relaciona con el tiempo en que deben comprarse
los materiales, con el que deben buscar, y con el volumen económicamente
justificable, tanto al comprar como al almacenar.

 Disminución de los gastos por medio de los datos: Una de las principales
dificultades del proceso de compras es que, con frecuencia, los datos de dónde se
producen los principales gastos son incorrectos o no están visibles.
Un punto de partida fundamental es asegurarse de que todas esas fuentes estén
incluidas en el seguimiento de los gastos y que sean fiables.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 PRINCIPIOS DE LA ADQUISICIÓN Y
NORMAS PARA DEFINIR LA POLITICA
DE COMPRAS
 Conocimiento del mercado: Cada mercado tiene sus propios proveedores,
dinámica y riesgos. Se necesitan conocimientos profundos del mercado en el que
se opera para poder elegir a aquellos proveedores que te ofrezcan un valor
añadido.

 Análisis de la cartera: Si deseas saber con qué proveedores deberías entablar una
relación comercial, qué aspectos de tu cadena de suministro pueden optimizarse,
qué oportunidades de colaboración hay con otras empresas; cuáles son los
requisitos futuros de la empresa y las fuerzas del mercado y recursos disponibles,
deberás realizar un análisis de la cartera.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 PRINCIPIOS DE LA ADQUISICIÓN Y
NORMAS PARA DEFINIR LA POLITICA
DE COMPRAS
Políticas de Compras:
Como definición de política de compras, podemos decir que se trata de una serie de
pautas en las que las compañías establecen las condiciones, los plazos de pago y
quiénes son los proveedores a la hora de adquirir los productos o servicios necesarios
para el funcionamiento de la empresa.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 PRINCIPIOS DE LA ADQUISICIÓN Y
NORMAS PARA DEFINIR LA POLITICA
DE COMPRAS
Políticas de Compras:
Para que la política corporativa de compras funcione es necesario tener en cuenta el
volumen y tamaño de la misma. Asimismo, al momento de comprar hay que
establecer tres puntos:

 Determinar la inversión que se va a realizar

 Qué servicios o productos se van a adquirir
  A quiénes. Es decir a qué proveedores.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 METODOS DE COMPRAS

Detalle de algunos métodos:

 Licitación: La licitación es un método de compra que consiste en pedir a los

proveedores potenciales que proporcionen previsiones de costos y luego elegir
entre las opciones disponibles. La mayoría de las empresas que aceptan licitaciones
deciden entre las opciones disponibles en función del precio, pero el costo no es el
único criterio. Una oferta de un proveedor también puede incluir consideraciones
de tiempo, tales como la rapidez con que un proveedor puede completar un pedido
y la cantidad de aviso anticipado que necesita. Además, no todos los vendedores
ofrecen productos de calidad comparable, y a veces los artículos de mejor calidad
valen la pena a pesar del gasto adicional.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 METODOS DE COMPRAS
 Compras a granel: La compra a granel permite a una empresa garantizar los precios
bajos mediante la colocación de pedidos importantes. Aunque la compra a granel
ofrece ventajas de precio, no siempre es el mejor método de compra para usar, ya
que no necesitas grandes cantidades de cada producto que compras. En el caso de
los alimentos perecederos, en particular, tiene sentido limitar las compras a la
cantidad que podrás utilizar antes de que los productos se echen a perder. Además,
el mantenimiento de inventario excesivo puede aumentar los costos de mano de
obra debido a la necesidad de almacenar y rotar las existencias.

https://www.youtube.com/watch?v=4SUdLL7kRQA

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 METODOS DE COMPRAS
 Caja chica: La caja chica es un método apropiado para compras pequeñas, como
clips de papel, que te has olvidado de incluir en tu pedido de suministros de oficina.
Las compras de caja chica suelen ser demasiado pequeñas para escribir un cheque,
y son a menudo de naturaleza intermitente. La mayoría de las empresas mantienen
un fondo de caja chica con una cantidad determinada de dinero en efectivo, así
como un registro para registrar la fecha, el tema y la cantidad de la compra de caja
chica.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 METODOS DE COMPRAS
 Trueque: El trueque es un tipo de método de compra que consiste en el
intercambio de productos o servicios que no sean en efectivo por suministros y
materiales. El proceso de trueque puede ampliar tu poder de compra, ya que por lo
general cuesta menos producir un elemento que el valor de venta en el que se basa
su acuerdo de trueque.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

La gestión de compras de una empresa es fundamental para que el equilibrio

económico de la misma sea el adecuado. El responsable de las compras debe llevar a
cabo unas correctas estrategias de negociación con proveedores para que el acuerdo
al que se llegue sea el más rentable posible para la empresa.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

Negociación con Proveedores:

Una cosa es comprar las materias necesarias para que el proceso de producción se
lleve a cabo, y otra muy distinta es la negociación con los proveedores para que se
realice esta compra. Para negociar con el proveedor, el responsable de la gestión de
compras debe organizarse y anticiparse a éste. Debe saber qué le tiene que pedir, de
qué manera se lo tiene que pedir y lo más importante conocer a quién se lo está
pidiendo. En una negociación las dos partes dominan el terreno, pero lo importante es
saber cómo disponerlo.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

Negociación con Proveedores:

Ante una negociación con proveedores se recomienda:
1. Estar informado: Antes de comenzar una negociación debes informarte siempre de
los diferentes proveedores que hay, los tipos de productos que ofertan, precios,
servicios que facilitan a los clientes, etc.
2. Preparar la negociación con proveedores: No basta con informarse sobre la
competencia, sino que también debemos tener claros los objetivos que queremos
alcanzar y determinar qué queremos y qué podemos asumir. Debes calcular el margen
de beneficio de los productos para poder negociar con criterio.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

3. Dejar que conozca tu empresa: Normalmente el proveedor no sabe nada de tu

compañía, así que es importante que le expliques en qué consiste tu negocio. Es
fundamental también que siempre cuentes la verdad, ya que a veces la mentira es
difícil de mantener. Esto no significa que tengas que contar todo lo que sabes.
4. Mencionar a la competencia: No se trata de amenazar al proveedor, ya que éste
debe ser siempre nuestro aliado, pero no tengas miedo a hablar de la competencia,
menciona si en un aspecto determinado la competencia presenta mejores beneficios.
Además, no tengas miedo a preguntar directamente por incentivos.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

5. Tomar el tiempo que sea necesario: Nunca tomes una decisión apresurada. Piensa
bien las condiciones antes de llegar a un acuerdo. Si algo no te convence, sigue
buscando. Negociar con proveedores puede ser un proceso largo. Compara lo que te
ofrecen varios proveedores y toma una decisión con calma.

https://www.youtube.com/watch?v=79A2t4NEiKU

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

El poder de negociación de los compradores es la capacidad de los clientes para

imponer precios y condiciones de venta. 
El poder de los compradores es alto frente a alguno o varios de los siguientes factores:
1.- Comprador único o difícil de acceder. Ciertos productos muy específicos pueden
tener un único destinatario, o al menos un solo cliente alcanzable con facilidad para la
empresa. Esto ocurre con automotrices, el Estado, cadenas de supermercados, y otros
grandes compradores que determinan no sólo un enorme volumen para el proveedor,
sino que establecen condiciones estrictas de compra a través de procesos como
licitaciones o concursos de precios.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

2.- Proveedor poco clave. ¿Los compradores pueden prescindir de tus productos o

servicios sin verse demasiado afectados? Si es así, es posible que tengas que hacer un
esfuerzo para conseguir ventas y que ellos tengan mucho peso en la fijación de
precios. Un ejemplo de esta situación, es el de los productos innovadores que abren
una categoría, o el de ciertas marcas de lujo o premium que son superfluas para sus
compradores.
3.- Muchos vendedores, pocos compradores. Si la oferta es amplia y los compradores
relativamente escasos, el mercado queda en poder de la demanda. Puede ocurrir
cuando el ciclo de vida de un producto está cercano a su caída.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

4.- Clientes que pueden integrarse hacia atrás. Si el cliente puede convertirse en su
propio proveedor, ampliando su actividad o comprando una empresa, es posible que
evalúe muy cuidadosamente los números y ponga presión sobre sus proveedores
actuales. Es el caso de empresas productores que pueden comprar campos para
obtener sus propias materias primas, o empresas comercializadoras que pueden
incursionar en la fabricación y volverse autosuficientes dejando afuera del mercado a
ciertos proveedores. Ejm: Gloria – Trupal, Deprodeca

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 LAS NEGOCIACIONES DE COMPRAS

5.- Productos estandarizados sin diferenciación. Si los productos o servicios tienen

una buena diferenciación a los ojos de sus clientes, es menor el poder de negociación
de los compradores. Si, en cambio, da lo mismo comprarle a un proveedor que a otro,
el poder del cliente aumenta. Puede verse esta situación en la competencia entre
casas de deporte o casas de electrodomésticos, que ofrecen productos de marcas
similares y, luego, deben buscar diferenciarse por otros factores --atención al cliente,
financiación, ubicación, etc-- para no perder clientes.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 CASO – CEDER O NO ANTE UN CLIENTE

Julio es propietario de una empresa y está preocupado porque en los últimos meses
las ventas han bajado, aunque aparentemente había hecho todo lo necesario para
lograr que éstas subieran.
Un día, uno de sus mejores clientes - pero que en las últimas semanas había
disminuido su nivel de compras- le comenta que puede volver a los niveles anteriores
de pedidos, a condición de que le ofrezca un descuento superior al 20 por ciento.

Julio no sabe qué responder. De aceptar la propuesta de su cliente, habría

consecuencias importantes para las finanzas de su negocio. Pero si se niega, podría
perder a su cliente más importante. El emprendedor decide no dar una respuesta
inmediata y lleva esta situación a la sesión de coaching. Y comenzamos a trabajar.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 CASO – CEDER O NO ANTE UN CLIENTE

El objetivo para Julio está claro: dar a su cliente la respuesta más conveniente para su
negocio. Al preguntarle respecto a la definición de convenientes e inconvenientes de
vender en estas condiciones, le pido que haga un listado de las ventajas y las
desventajas de ceder a las peticiones del cliente.

Le  pregunto qué le impidió dar una respuesta inmediata y me contesta que tuvo
miedo de equivocarse, de que no estaba seguro de qué era lo correcto. Además, hay
algo que lo hace sentir muy inquieto.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 CASO – CEDER O NO ANTE UN CLIENTE

Analizando las consecuencias de acceder a las peticiones de su cliente se da cuenta de

que realmente se siente molesto con él, de que considera su petición como un abuso
de su parte. Descubre que eso es lo que realmente lo tiene mal, lo hace sentir
incómodo y lo impulsa a buscar alguna forma de enfrentar la situación.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 CASO – CEDER O NO ANTE UN CLIENTE

Con la ayuda de su coach, Julio descubre que tiene que tomar acción al respecto y
encuentra la estrategia que buscaba:

 Encontrar más clientes, seguramente de menor tamaño, que juntos sumarán

incluso una mayor cantidad de ventas que las del cliente abusivo.

 Enviar a su fuerza de ventas a desarrollar este nuevo segmento de mercado y

notificarle a su “gran cliente" que no puede bajar más el precio.

Con esta decisión, basada en una estrategia, Julio se siente aliviado y reconfortado.
Y seguro de que ahora cuenta con las herramientas necesarias para lograr no sólo la
supervivencia, sino el crecimiento de su negocio.

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas

 ACTIVIDADES A DESARROLLAR

Actividad 01:
En equipos, explicar la estructura del área de compras de una empresa

Actividad 02:
En equipos, explicar el proceso de negociación de una empresa

EXAMEN PARCIAL

Agenci a de car ga i nt er naci onal y aduanas