PROCEDIMIENTO DE NOMINA VERSION:6 TEC-P-TH-06

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1. OBJETIVO

Establecer las actividades y criterios para el procesamiento y pago oportuno de

la nómina del personal Administrativo y operativo, con el fin de asegurar el
cumplimiento de las políticas establecidas por la organización y las exigidas por
la legislación laboral vigente.

2. ALCANCE

El procedimiento involucra al área de Talento Humano, Contabilidad, Tesorería,

SIG y al Gerente General.

3. DEFINICIONES

Nómina: herramienta administrativa de la contabilidad que permite realizar el

pago de manera legal y organizada a los trabajadores, así como proporcionar
información contable de utilidad para el trabajador, la empresa y el organismo
encargado de regular las relaciones laborales.

Novedades de Nómina: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes

modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que
tienen efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

Horas Laboradas en el mes: un mes tiene 30 días y que la jornada diaria es de

máximo 8 horas, tendremos efectivamente 240 horas mensuales.

Hora extra: es aquella que se genera por necesidad, en horas distintas a las de la
jornada ordinaria laboral, por razones especiales del servicio, con previa
autorización del Jefe Directo.

Hora extra Diurna (HED): es la hora que se labora entre las 06:00 a.m. a las 9:00
p.m. y tiene un recargo del 25% sobre el valor ordinario.

Hora extra Nocturna (HEN): es la hora adicional que se labora entre las 9:00 pm
a las 06:00 a.m. del día siguiente. El recargo de hora extra nocturna es del 75%.
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Recargo Nocturno (REC): Hare referencia al recargo que se debe pagar sobre la
hora ordinaria, por el hecho de laborar en horas nocturnas. El recargo corresponde
al 35% sobre la hora ordinaria según lo estipula el numeral 1 del artículo 168 del
código sustantivo del trabajo.
El recargo nocturno se paga después de las 9 de la noche hasta las 6 a.m. y
corresponde al solo hecho de trabajar de noche, puesto que la jornada ordinaria
se puede trabajar o bien de día o bien de noche, pero en este último caso se debe
pagar un recargo del 35%. Tener en cuenta que el recargo nocturno NO se suma
si se hace horas extras nocturnas.

Hora extra dominical y/o festiva Diurna (HEFD): se puede dar también el caso
de trabajar una hora extra diurna dominical o festiva, caso en el cual el recargo
será del 100% que corresponde al recargo del 75% por ser dominical más recargo
del 25% por ser extra diurna (75% + 25%=100%).

Hora extra Nocturna Dominical y/o Festiva (HEFN): si el trabajador labora una
hora extra nocturna en un domingo o un festivo, el recargo es del 150%, que este
compuesto por el recargo dominical o festivo que es del 75% más el recargo por
ser hora extra nocturna que es del 75%, suma que da un 150%.

Hora dominical o Festiva Nocturna (HFN): si el trabajador, además de laborar

un domingo o un festivo, labora en las noches, es decir, después de las 9 de la
noche, el recargo es del 110% el cual este compuesto por el recargo dominical del
75% más el recargo nocturno que es del 35% sumatoria que da el 110%.

Aportes de Seguridad Social: Valores que se aportan por concepto de salud,

pensión, riesgos profesionales y parafiscales.

Auxilio por Incapacidad: Se define como el reconocimiento de la prestación de

tipo económico y pago de esta que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no
pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente
para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual.

Incapacidad: Se define como incapacidad laboral, la incapacidad que afronta un

trabajador para laborar como consecuencia de una enfermedad o un accidente de
trabajo.
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Sueldo: Es la retribución o recompensa que recibe el personal por sus servicios,

son cantidades de dinero especificas pagadas semanal, quincenal o
mensualmente.

Anticipos: Hacer que ocurra alguna cosa antes del tiempo regular. Tratándose de
dinero darlo antes del tiempo señalado.

Prestamos: Beneficio excepcional proporcionado por la compañía para los

trabajadores, adelanta una cantidad de dinero a corto plazo para atender
necesidades imprevistas o que no puedan cubrir de momento con su ingreso
mensual ordinario, sin intereses.

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Pago de Nómina:

TECSES S.A.S. basado en lo dispuesto en el código sustantivo del trabajo en

cuanto la remuneración a los trabajadores por las labores desarrolladas y
contempladas en el contrato laboral, Establece como pago de los salarios y
novedades de nómina el último día del mes, es decir 30 y/o 31 según
corresponda.

4.2. Reporte de novedades:

CORTE DE NOVEDADES: Se hará de acuerdo con el cronograma de actividades

del año en curso y serán reportadas como se especifica a continuación:

A. Control de Asistencia y Horas Extras: Estas deben reportarse a través

del formato (TEC-F-TH-30 CONTROL DE ASISTENCIA Y HORAS EXTRAS).
El cual debe ir firmado por el Inspector SSTA e Ingeniero Residente (cuando
aplique), en este formato se específica y justifica el reporte de las horas del
personal a cargo. Este será el único formato que se tendrá en cuenta para el
pago de la novedad.

NOTA: Solicitud de horas extras: Previo a la programación de trabajos en

horario extendido, el ingeniero residente debe solicitar aprobación por correo
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electrónico a la gerencia; una vez autorizado, se procederá con la programación de

actividades. El correo con la autorización se debe adjuntar con las novedades de
nomina para garantizar el pago de estas.

Responsabilidad del diligenciamiento: Inspector SSTA o en los casos en los

que no se cuente con este acompañamiento, será del jefe inmediato.
• Día: Día de la semana que se labora
• Fecha: Fecha de labores
• Nombre: Nombre completo de la persona a quien corresponden las
novedades.
• Actividad Realizada: En este espacio es necesario que el líder de proceso
enuncie de la forma más descriptiva la función y/o actividad que va a desarrollar la
persona en el tiempo extra de labor, esto con el fin de justificar dicho trabajo o falta
de este.
• Hora de Ingreso: Se especifica la hora en que comienza a realizar labores
el trabajo.
• Hora de Salida: Hora en que finaliza su trabajo.
• Firma del Colaborador: El trabajador que realiza la labor debe firmar el
documento como evidencia de aceptación.
• Firma quien realiza el registro: el Inspector SSTA firma como evidencia,
de quien realiza el registro de las horas laboradas.
• Firma Verificación: El jefe inmediato debe firmar como autorización de la
labor a realizar y será la que se tendrá en cuenta para el pago.
• Actividad realizada, observación o motivo de ausencia: Información
donde se debe aclarar: Incapacidades, ausencia a la jornada laboral, si aplica o no
el descuento de hora de almuerzo, y demás eventos.

Entrega de Novedades: Los inspectores SSTA y en su caso el jefe inmediato, es

responsable de radicar en el área de talento humano según cronograma del año en
curso de cada mes, los registros que correspondan.
• TEC-F-TH-30 CONTROL DE ASISTENCIA Y HORAS EXTRAS, firmados
en su totalidad, con las demás novedades de personal a cargo (incapacidades si
es mayor a tres dias con copia historia clínica.
• TEC-F-TH-5 SOLICITUD DE PERMISO, el cual debe estar firmado por el
jefe directo, en este mismo se especifica si el permiso es remunerado o no. En
caso de ser remunerado es necesario adjuntar un soporte que evidencie que
efectivamente cumplió el objetivo del permiso
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• TEC-F-TH-14 SOLICITUD DE VACACIONES

• TEC-F-TH-22 PRESTAMOS y/o otros)
• Para que estos sean incluidos en las novedades de Nómina del mes en
curso.

Liquidación de novedades
Realizar el cálculo de las novedades según la labor y observaciones descritas en el
formato con las autorizaciones y firmas respectivas (sin aprobación de gerencia, no
se tendrán en cuenta cálculos de horas extras).
Realizar el cargue de novedades en SAIREH (conforme al instructivo de SAIREH),
según las fechas estipuladas en el cronograma del año en curso, para revisión por
el área de contabilidad y posterior pago de Tesoreria.

B. Préstamos y Anticipos:

Para el otorgamiento del préstamo el empleado no debe tener otros préstamos

vigentes con la compañía ni que los descuentos de nómina por otros conceptos
superen el 40 % del ingreso mensual ordinario.

Solicitud: La solicitud de cualquier tipo de préstamo o anticipo se debe realizar

de manera escrita y únicamente mediante el formato TEC-F-TH-22 SOLICITUD
DE PRESTAMOS Y ANTICIPOS, y debe ser entregada al área de talento
humano de forma digital o física.

Estudio: El analista de Talento humano realizará el estudio del anticipo de

acuerdo con:

• Monto: Para el caso de un préstamo el monto a solicitar no puede ser mayor

al total de la liquidación laboral del trabajador proyectada a 2 meses a partir de
la solicitud. Para el anticipo no puede ser mayor al 20% del salario básico del
trabajador.

• Cuota: La cuota a descontar del préstamo de forma mensual de la liquidación

de nómina no debe superar el 10% del salario del trabajador. En este proceso
no aplica el Bono extralegal, ya que no hace parte del salario. El anticipo será
descontado en una (1) sola cuota en la liquidación de nómina más cercana.
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• Tiempo: El tiempo para el pago del préstamo será mínimo de 2 meses y

máximo 12 meses. En los casos que el tiempo sea mayor a este, debe ser
autorizado mediante carta firmada por la Gerencia General.

• Antigüedad: para la solicitud de préstamos es necesario tener una antigüedad

de mínimo 6 meses en la empresa indiferente del tipo de contrato manejado.

Duración del estudio: El analista de talento humano realizará el estudio del

préstamo en un tiempo de 2 días hábiles a partir de la fecha de solicitud y será
entregada a la Gerencia General.

Aprobación: La Gerencia revisara la solicitud del préstamo y evaluara el

estudio por el analista de talento humano y con base a ello aprobara o negara el
préstamo en el formato TEC-F-TH-22 SOLICITUD DE PRESTAMOS Y
ANTICIPOS.

Duración Aprobación: El proceso de aprobación o negación por parte de

Gerencia será de 2 días hábiles a partir de la entrega del estudio por parte del
área de Talento Humano.

Novedad de Nómina: El área de talento humano enviara el formato TEC-F-TH-

22 SOLICITUD DE PRESTAMOS Y ANTICIPOS al área contable para proceder
a contabilizar e incluir en la programación de pagos, de esta manera cargara la
novedad a SAIREH (de acuerdo a instructivo) para su respectivo descuento en
liquidación mensual de la nómina.

Todas las solicitudes de préstamos o anticipos deben ser archivadas en la hoja

de vida física y digital en la hoja de vida en KAWAK>Talento humano>hojas de
vida>adjuntar>préstamos y descuentos.

C. Relación de Viáticos

Para el otorgamiento de viáticos y transportes, el Ingeniero Residente a cargo

de la obra debe solicitarlos por medio KAWAK diligenciando el formato TEC-F-
TH-39 Relación de viáticos, para aprobación de Gerencia de Operaciones.

Solicitud: La solicitud debe ser diligenciada toda la información que requiere el

formato en KAWAK.
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Aprobación: La Gerencia de Operaciones, ingresa a KAWAK a validar y

aprobar solicitudes de viáticos y transportes.

Relación de viáticos: El analista de Talento humano, recopila la información en

una planilla de Excel para enviar a contabilidad y tesorería para su respectiva
gestión.

Contabilización: El analista contable realiza la respectiva contabilización de los

valores asignados como transportes al personal relacionado. En cuanto a los
valores como viáticos ingresan directamente a People pass.

Pagos: El analista de tesorería realiza las diferentes trasferencias a terceros.

4. DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTO O

REGISTRO
1. ENVIO DE Los inspectores Inspectores SISO TEC-F-TH-30
DOCUMENTOS SISO de cada obra Control de
deberán enviar los asistencia y horas
soportes extras.
correspondientes vía
email, TEC-F-TH-5
posteriormente los Solicitud de
originales, tales permiso.
como planillas de
asistencia y horas TEC-F-TH-14
extras, solicitud de Solicitud de
permisos, Formatos vacaciones.
de solicitud de
vacaciones, Formato TEC-F-TH-22
de solicitud de Prestamos.
préstamos o
anticipos, en las Incapacidades
fechas estipuladas
del cronograma del
año en curso.
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2. RECEPCION DE El analista de talento Analista de talento SAIREH

NOVEDADES humano recibirá las humano
novedades, realiza el
cálculo de horas
extras y novedades,
enseguida realizará
el cargue de
información a
SAIREH.

3. REVISIÓN La Nomina debe ser Contabilidad SAIREH

presentada al área
de Contabilidad en pdf Pre-nomina
las fechas Admon
estipuladas en el pdf Pre-nomina
cronograma del año Operaciones
en curso para su
revisión y posterior
aprobación. El
analista de talento
humano genera los
archivos de Pre-
nómina y entrega a
contabilidad junto
con la carpeta de
novedades de
nómina.
4. CONTABILIZACION Una vez aprobada la Contabilidad SAHIREH
nómina el área de
contabilidad realiza Sabana Nomina
el cargue en SINCO. Asiento nomina
El analista de talento Asientos
humano genera los parafiscales
archivos Asientos
correspondientes y Provisiones
envía por correo SINCO
electrónico a
Contabilidad.
5. CAUSACION Contabilidad Contabilidad Programa Contable
realizará la nómina y SINCO
está será enviada a
la Gerencia General
para su aprobación.
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6. APROBACION El Gerente General Gerente General Correo Electrónico

revisará la nómina y
realizará las
observaciones
pertinentes para su
corrección y
posterior aprobación.

7. PAGO Una vez aprobada la Tesorería

Nómina se enviará el
reporte al área de
Tesorería para que
realice el pago a
cada trabajador.

8. DESPRENDIBLES DE Una vez cargadas Analista de talento Desprendible de

NOMINA las novedades en el humano Nómina SAIREH
sistema SAIREH, el
analista de Talento
humano emitirá los
desprendibles de
nómina.

9. ENTREGA Se enviará por email Analista de talento Correo electrónico

DESPRENDIBLES DE y/o entrega física el Humano
NOMINA comprobante de
nómina a cada
empleado. A los
cinco días hábiles de
cada mes.

5. Tiempos de Realización de Nómina

TIEMPOS DE ENTREGA
ACTIVIDAD TIEMPO
REGISTRO DE CONTROL DE ASISTENCIA
TEC-F-TH-30 DIARIA
ENTREGA DE NOVEDADES DIA DEL CRONOGRAMA
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REALIZACIÓN DE NOMINA 1 DIA

VERIFICACION DE NOMINA 1 DIA
PAGO DE NOMINA 1 DIA

NOVEDADES

Usuario de Talento
Procesar
Humano
Información

Pre cierre de
nómina

Usuario de contabilidad Revisión

Usuario de contabilidad APROBADO Anular pre-cierre

Usuario de
Talento Humano

Corregir

Cierre definitivo

Generación de
asientos contables

Contabilización en
SINCO

PAGO