Taller en Clase Filtros y Subtotales

Taller en Clase filtros y subtotales
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Los filtros Excel facilitan la busqueda de un subconjunto de datos dentro de un
rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado
muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar
formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta
temporalmente las filas que no se desean mostrar.
Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:
1. Autofiltro.
2. Filtro avanzado.
Autofiltro
Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requiran de
filtros con criterios simples.
Filtro avanzado
Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del
Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos
en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.
Subtotales
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales
generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel
esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de
cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos
subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de
cualquier columna que contenga números.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede
utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales
Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio.
Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales
Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los
valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de
resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de
detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el
total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados
Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales
existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en
una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores
Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por
todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las
filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales
Columna cuyos subtotales se desea calcular
Subtotales
1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente
formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares
y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el
ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales
desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de
resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla
dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales
automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de
resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los
subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna
que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior,
seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla
de verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han
calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de
verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.
Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales
con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los
subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales
actuales.
Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales,
haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila.
Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales
individuales.

Insertar subtotales anidados
 Subtotales exteriores
1. Subtotales anidados
1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente
formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares
y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de
subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales
anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna
Región y después por la columna Deporte.
¿Cómo?
Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de
columna.
1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee
ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic
en Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores.
¿Cómo?
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales
exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de
resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla
dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales
automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de
resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los
subtotales.
4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a
cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el
ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla
de verificación Salto de página entre grupos.
6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han
calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de
verificación Resumen debajo de los datos.
4. Inserte los subtotales anidados.
¿Cómo?
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales
anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que
combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de
consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de
datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y
Promedio.) y otras opciones.
4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más
exteriores.

Insertar una fila total en una lista
1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos
relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos
mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.
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