Informe: importancia de las funciones organización Control y staff

INTRODUCCIÓN En la era actual, la esfera empresarial siempre ha contado con personal

que opera para que los sistemas de información sean más seguros y funcionen
eficazmente, con el fin de lograr los objetivos preestablecidos y así conseguir posicionarse
como una empresa de gran reconocimiento en calidad dentro del vasto mundo
empresarial. Las funciones de organización, de control y de staff, están destinadas a
establecer el progreso y desarrollo continuo de la empresa, por ende, la calidad de la
funcionalidad de esta última, afecta directamente la calidad de los sistemas producidos y
la eficacia en la organización. La función de organización provee la estructura del personal,
instalaciones y flujo de información para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos en
la empresa y la función de control se ocupa en comparar el desempeño actual contra el
planeado, lo cual sirve como una base para ajustar acciones. La intención del presente
informe es definir y conocer las principales características de la función de organización y
staff, con los controles administrativos correspondientes, los cuales permitirán
dimensionar la importancia que poseen estas en el ámbito administrativo y empresarial

ORGANIZACIÓN Organizar es una de las funciones de la administración. Esta se ocupa de

escoger qué tareas deben realizarse, quién las tiene que hacer, cómo deben agruparse,
quién se reporta a quién y dónde deben tomarse las decisiones. Esta función provee la
estructura del personal, instalaciones y flujo de información para alcanzar las metas y
objetivos a ser cumplidos En la función de planeación fijamos objetivos y después
formulamos una estrategia y un conjunto de planes para alcanzar estos objetivos. Pero se
requiere de gente para lograrlos. Se necesita asignar tareas a las personas y estas tareas
deben coordinarse. La organización es un conjunto de convenios, a las cuyas reglas y
normas de conducta deben sujetarse todos los miembros y así, ascender el medio que
permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. Como también la organización se
compone de la administración de recursos humanos, y estructura. A demás de ser el
proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros
de una organización logrando que estos puedan alcanzar las metas de la organización. Las
diferentes metas requieren diferentes estructuras para así poder realizarlos. La
distribución dependerá del trabajo a realizar por las personas comprendidas y el lugar
donde dichas actividades se realizarán. También crea una clasificación que permite la
asignación de autoridad a cada puesto. La organización se utiliza en dos sentidos. Puede
referirse a una empresa o grupo práctico, ya sea un hospital, un negocio o un
establecimiento municipal. Por otra parte, también se le conoce a la organización como el
proceso de organizar y asignar tareas de acuerdo con las necesidades de la empresa, para
cumplir los objetivos de dicha organización. Debemos tener en cuenta los diferentes tipos
de organizaciones, existe la organización informal y La organización formal, la cual es la
forma en que el método de organizaciones fue planteado desde el principio, pero no
precisamente es inflexible o excesivamente limitante. La organización formal debe de ser
flexible, para que el líder asignado a la tarea pueda obtener lo mejor de sí
individualmente, aunque siempre dirigido hacia un grupo u organización en la que se trabaja.
Como todo paso debe de llevar un orden. Aunque no parezca una buena opción, la organización
informal es vital para las empresas, ya que las actividades que no estaban contempladas y salen
espontáneamente, se puedan trabajar en ellas para que estas no afecten el proceso. La forma de
trabajar y de convivir entre personas o en este caso los

empleados también puede ser un tipo de organización informal, puesto que no tienen las mismas
capacidades, pero se dedican a lo mismo y van hacia un mismo objetivo, en una empresa es bueno
tener una organización global, tanto en los procesos como en la convivencia de los empleados. La
organización informal solo se proporciona y dura mientras la organización formal está en
desempeño. El objeto de la organización es hacer que cada uno de los miembros conozca "qué
actividades son las que va a ejecutar". La función organizadora crea líneas definidas de autoridad y
responsabilidad en una organización mejorando así las funciones de activación y control del
gerente.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización

son:
1. Es de carácter continuo, puesto que la empresa y sus recursos están sujetos

a cambios constantes.

2. Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los

objetivos del grupo social.

3. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades

eficientemente con un mínimo de esfuerzos.

4. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades reduciendo los costos e

incrementando la productividad.

5. Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y

responsabilidades.

Por lo que la acción de organizar es de gran importancia para todo organismo

dado que es la función por la cual los administradores darán un uso metódico a

los recursos del sistema administrativo.

Selección de hardware – software
Este es otro punto para evaluar en la función de organización. Dicha selección

involucra la preparación de un manual de especificaciones para la distribución

a vendedores de hardware y software. Debe de estar preparado para

comunicar a los vendedores las necesidades de instalación. Actuar como un

documento de cambio estándar para asegurar uniformidad en los presupuestos

y facilitar la evaluación de estos. Evaluar los presupuestos de ventas y

seleccionar la configuración de hardware y software. Es necesario que sean

planeadas formalmente pruebas de datos, la administración establece pesos

relativos para dar diferentes criterios en la evaluación

FUNCIÓN DE CONTROL
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una

empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional

adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la

situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e

informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto

organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Cuando se evalúa la alta dirección y la dirección de informática, los auditores

se enfocan en las actividades de control que deben ser desarrolladas en la

instalación para asegurar el cumplimiento de los objetivos.

La administración ejerce control sobre las actividades de la instalación

computacional a través de los medios normales: planes y presupuestos, medir

el desempeño actual y Determinar variaciones.

Estándares de desempeño: Junto con el plan de proyecto, estándares de

desempeño forman la base de construcción de presupuestos para proyectos de

sistemas de información.
Los estándares de desempeño describen el uso de recursos que debería ser

esperado al realizar diferentes actividades en la instalación. Esto abarca cuatro

áreas principalmente:

- Uso de equipo

- Análisis de sistemas

- Programación

- Operaciones

Estándares de documentación

Forman una parte importante para el éxito o fracaso de los proyectos de

sistemas de información. Estos tienen cuatro propósitos:

- Control de calidad y control de proyectos

- Referencia histórica

- Referencia instruccional.

- Comunicación interáreas o tareas

Importancia del Control

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque

hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige

para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier

organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece

productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen

materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos

gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a

las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los

cambios que están afectando los productos y los servicios de sus

organizaciones.

Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los

consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra

muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de

esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad

no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener

ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración

japonesa Kinich Ohmio, es agregar valor. Tratar de igualar todos los

movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y

contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una

organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera

que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con

frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de

la medida lograda aplicando procedimientos de control.

Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea

hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar

autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no

disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la

índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el

gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o

participación en el trabajo.

Tipos de Control

Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen todos

los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los

resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados

planificados. Desde esta perspectiva, las políticas son medios importantes para

poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para la

acción futura. Por lo tanto, es importante distinguir entre el establecimiento de

las políticas y su realización. El establecimiento de las políticas forma parte de

la función de la planificación, mientras que se realización corresponde a la

función de control.

Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores que

dirigen el trabajo de sus subordinados; la dirección se refiere a las actividades

del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios y

procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los subordinados

para asegurarse de que se realiza adecuadamente.

Control de retroalimentación: La característica definitiva de los métodos de

control retroalimentativo consiste en que éstos destacan los resultados

históricos como base para corregir las acciones futuras; por ejemplo, los

estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la aceptabilidad de

los resultados históricos y determinar cuáles son los cambios que deberían

hacerse en la adquisición de recursos futuros o actividades operativas.

FUNCIÓN DE STAFF
Cuando hablamos de staff se describe claramente a los empleados que

contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo

de expertos que asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff

tiene un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesoría

técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en cualquier de sus

niveles.

El staff se basa en el principio de especialización funcional y su actividad pura

consiste en el asesoramiento; sin embargo, en la práctica no existen

departamentos staff puros, ya que además de asesorar, se les recomiendan

tareas especializadas que no realizan los departamentos de línea ocupados en

la actividad básica de la empresa. Por otro lado, el empleo del término staff en

las estructuras de una organización pueden corresponder a la necesidad de

ayuda en el manejo de los datos necesarios para la toma de decisiones; los

funcionarios staff ayudan a los funcionarios de línea para que lleven a cabo sus

funciones administrativas, asignando continuamente a los funcionarios staff una

“autoridad de ideas” y a los funcionarios de línea una “autoridad para dar

órdenes”. En cuanto la línea acepta las sugerencias de staff, las convierte en

órdenes que trasmite en su propio nombre a sus subordinados.

El directivo del staff no tiene poder ni facultad para transmitir órdenes a la línea;

solo ejerce autoridad o mando sobre los subordinados de su propia línea, por

esto, en la relación línea - staff se dan los siguientes casos:

CONCEPTO
Es asesorar o auxiliar sobre una o algunas actividades dentro y fuera de la

organización.

¿QUIENES LO FORMAN?

El staff está formado por personas o departamentos que no ordenan

directamente sobre quienes forman la línea.

¿CUÁL ES LA FUNCION DEL STAFF?

La función del staff es asesorar y apoyar, así mismo realizan funciones

especializadas que se sustraen a los departamentos de línea. Apoyan a los

miembros de la línea sobre aspectos de su especialidad y sin responsabilidad

directa sobre los programas de la línea.

Las principales funciones del staff son:

-Servicios

- Consultoría.

- Asesoría.

- Contratación del personal.

- Capacitación de personal.

- Retiro del personal.

bibliográficos
https://www.academia.edu/9767833/Selecci%C3%B3n_y_Adquisici

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