Control Existencias

El Control de Existencias es uno de los puntos
más importantes en cualquier empresa cuya

actividad es el comercio ya sea al por mayor o
al por menor de productos; esta importancia
aumenta en empresas productoras o
transformadoras de productos que tienen
subalmacenes en su empresa.
Vendas el producto que vendas, el resultado

de tu negocio depende de la Gestión eficiente,
del Control de Existencias a diario y de la
realización de inventarios periódicos.
Desgraciadamente el cierre de algunas

empresas se da por no llevar un buen control
de existencias, ya que estas se centran en
comprar y en vender, pero no en el control de
su mercancía, incidencias que no se registran
o no se sabe cómo se deben registrar, por lo
que los datos que calculan el Margen Bruto de
Venta o de Compra se van distorsionando
hasta perder la perspectiva de la realidad.
Algunas empresas que cierran es porque

cuanto más venden, más pierden, y sin
saberlo.
Control de
Existencias
Las incidencias son muy variadas pero en la mayoría de las empresas se repiten en mayor o
menor grado, lo que da lugar a esa realidad paralela que falsea el margen bruto al que vendes
y que hace que el resultado de la contabilidad no coincida con el Margen Bruto Comercial, el
problema es que la alerta de la contabilidad llega muy tarde y por tanto las soluciones llegan
tarde, después de estar perdiendo dinero durante muchos días.
Las incidencias que pueden darse son devoluciones de mercancía, productos rotos o en mal
estado, registro informático de la entrada de un producto y salidas del mismo producto físico
pero con otro código distinto, salidas de un producto que no han entr ado en el almacén,
productos en tránsito, es decir mientras viajan; existencia de depósitos en casa del cliente o
del proveedor, traspasos de mercancía entre almacenes de la propia empresa, acumulación de
movimientos sin registrar, productos que no se venden, hurtos, etc.
Como comparativa real, la variación de las existencias entre dos periodos es la cifra más
importante en el resultado de una empresa del sector de distribución, pues si tu negocio
compra y vende productos, ten la seguridad que tu foco principal debe estar en llevar un buen
control de existencias y en la realización de inventarios periódicos, si no lo haces, tus costes
comerciales no serán reales y corres el riesgo de perder mucho dinero.
C ontrol y gestión de e xistencias de una e mpresa

Ya tenemos claro que el Control de Existencias es muy importante en la actividad de la empresa
y esta responsabilidad se centra en el departamento de compras, por lo que la pregunta es:
cómo llevar un buen control de las entradas y salidas de productos?
No es una tarea fácil, pero esencialmente es debido a tres causas, que son evitables y
solucionables:
• El tiempo, es decir, la urgencia en los movimientos de la mercancía, que impiden el
registro ordenado de las entradas y salidas de mercancía
• La formación del personal que desconoce cómo afectan las incidencias sobre el margen
bruto comercial, por lo que desconocen las soluciones para que los márgenes sean
fiables
• El software de gestión de almacenes poco adaptables a las necesidades o
particularidades de cada empresa y que tienen una gran carencia en la emisión de
informes y en realizar cálculos erróneos
La automatización de los almacenes solucionan en gran medida, todas las incidencias que
tienen que ver con el contacto de personas y mercancía, pero requieren una gran inversión
inicial.
“Para administrar el riesgo con proveedores es necesario profundizar en el

conocimiento de ellos y estar alerta al movimiento del mercado”
Francisco Candia
Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad, para
clasificarlas de acuerdo a las características que cada artículo o grupo de artículos presentan,
con el fin de facilitar su control, y también se debe estar al tanto de su movimiento o detención,
y lograr renovaciones adecuadas en relación a la necesidad que se tenga de cada artículo.
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:

• Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un
incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos
clientes se fueran a la competencia
• Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y
distribución cuando la demanda sea estacional y dependa de la época del año, por
ejemplo, una empresa que fabrica abrigos tiene demanda en los meses de invierno;
por tanto, durante los meses de primavera y verano fabrica e incrementa las existencias
• Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad ,
aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos
En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar mejor los ritmos de compras,
producción y ventas, suavizando las diferencias; de esta forma se puede aprovechar mejor las
oportunidades de negocio y reducir el efecto negativo de las amenazas (inflación, incremento
inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo de entrega, etc.). La empresa dedica
una parte de sus recursos a mantener un cierto nivel de existencias, ya que la gestión de las
mismas genera una serie de costes relevantes económicamente.
Si bien la gestión, el control y la optimización de existencias están relacionadas entre sí, cada
concepto lleva a cabo una tarea distinta:
• Ge stión, se atribuye al método de valoración contable que se utiliza para la
administración contable de las existencias
• C ontrol, en este caso el control de existencias se refiere a la ubicación, las
características cualitativas y la cuantitativas según el filtro que queramos usar: zona,
tipología, intervalo de tiempo, precio de venta, etc.
• Optimización, como hemos mencionado antes, el escenario ideal de la gestión de
existencias es colocar todo el stock que compremos de forma sistemática, de esta
forma conseguiríamos una rotación de stock plena; este escenario es prácticamente
imposible de conseguir a no ser que sea un producto que la demanda supere
ampliamente a la oferta
Recordemos que administrativamente el control se logra a través de una correcta gestión

enfocada a la optimización de manera periódica.
“Debemos lograr que la cadena de suministro sea una ventaja competitiva en

contra de la competencia”
Leo Torres
C lasificar las e xistencias
En primer lugar debemos hacer una clasificación de las existencias para entender qué lugar
ocupan en el almacén y qué importancia tiene cada una de ellas:
• Mate rias pr imas, son aquellas utilizadas para fabricar el producto final, es importante
tenerlas controladas ya que son los materiales con los que vamos a trabajar
• Embalajes y e nvase s , en todo almacén suele haber todo tipo de materiales necesarios
para el transporte de los productos de manera eficiente, hay que tenerlo en cuenta, ya
que al fin y al cabo también ocupan espacio en nuestros almacenes
• Mate riales obsole tos , que son aquellos que ya no pueden venderse ni tampoco
reutilizarse para la fabricación de un nuevo producto, este tipo de productos pueden
ocasionar grandes gastos a la empresa si se dejan en el almacén ocupando espacio
• Pr oducto terminado, en el almacén también encontramos el producto listo para su
entrega a los clientes, es importante controlar aquellos productos que llevan tiempo
terminados para que no queden obsoletos y podamos darles salida en un futuro
Se leccionar e l método de control de e xistencias

• C odificación de los materiales , los materiales han de estar codificados introduciendo
su código en un ordenador central, así podremos conocer perfectamente de qué
cantidad de producto disponemos en el almacén. Mediante la codificación podemos
conocer de manera rápida el nombre del producto, el material del que está hecho, su
peso, la referencia, etc. Esta clasificación es muy importante ya que además de tener
los materiales ordenados juntos por tipos en almacén tendremos también una idea
clara y precisa de todo aquello que forma parte del mismo
• Ide ntificación por r adio frecuencia, mediante los sistemas de radiofrecuencia podemos
identificar y localizar todos los artículos que forman parte de nuestra cadena de
suministro de manera rápida y eficaz. Esto es así porque mediante este sistema además
de controlar los productos que disponemos en el almacén, también podemos controlar
las materias primas que están por llegar de nuestros proveedores, los productos
terminados que están viajando para llegar al consumidor final, es decir, tenemos la
capacidad de controlar toda la cadena de suministro de principio a fin dondequiera
que está cada producto de la cadena de suministro. Gracias a este sistema, disminuyen
de manera muy importante las pérdidas de productos, ya que controlamos toda la fase
de producción desde el ordenador situado en nuestra empresa
Un factor muy importante en esta gestión es la determinación del índice de rotación, el cual
nos posibilitará mantener la demanda y ofertar una cantidad suficiente para así no acumular
stock sin sentido.
“Muchas áreas pueden generar valor, pero pocas generan tanto valor como el
departamento de compras”
Roberto Robledo
Estos dos sistemas de control de existencias de las empresas son los más importantes y
utilizados en lo que se refiere al control de las mercancías, pero es fundamental también para
llevar un correcto control de las existencias.
También es importante controlar el stock, hay básicamente tres momentos claves en el stock
de una empresa:
• Stock máximo, se trata de la cantidad mayor de existencias que una empresa puede
tener, es vital que una empresa no llegue a este punto ya que los costes pueden
dispararse y suponer un problema. Este tipo de stock solo aplica a empresas con gran
volumen de negocios que fabrican mucho producto pero también le dan salida al
mismo rápidamente
• Stock mínimo o de segur idad, mediante este tipo de stock la empresa tiene las materias
primas y el producto terminado justo para no romper el punto de stock, es arriesgado
trabajar con el stock mínimo ya que la probabilidad de no poder hacer frente a pedidos
inesperados es alta, por eso, aunque nos ahorre costes de almacenaje, puede
suponernos un gasto posteriormente
• Punto de pe dido, cuando nos encontramos en esta situación debemos reaprovisionar
el almacén teniendo en cuenta los tiempos que vamos a tardar entre la llegada de las
materias primas y el proceso de fabricación, si no controlamos este punto no
satisfaremos los pedidos a tiempo
Una vez definidos los puntos anteriores y como punto final, deberemos elegir un sistema de
clasificación:
• Sistema ABC, mediante el mismo se clasifican las existencias por orden de relevancia
en el almacén, donde las existencias del tipo A son las más importantes y también las
menos abundantes, las del B y C son de menor valor pero son más numerosas. Con
este método se consiguen tener todas las existencias definidas por su valor de mayor
a menor
• Sistema PMP, mediante este sistema se crea un plan de producción, se intenta saber
cuánta cantidad de un producto se debe fabricar en función de los pedidos medios
que hay en una empresa. Mediante este sistema se intenta prever a futuro cuál será la
necesidad de producción de la empresa para intentar optimizar al máximo el proceso
de producción
• Sistema Just in time , mediante este sistema se intenta optimizar al máximo la
producción de manera que se fabrica solamente el producto necesario para cada
pedido, es un sistema arriesgado que sólo suele funcionar en la fabricación de
vehículos ya que si surge un pedido inesperado no se le podrá hacer frente a tiempo

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“Para administrar el riesgo con proveedores es necesario profundizar en el

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:

Recordemos que administrativamente el control se logra a través de una correcta gestión

“Debemos lograr que la cadena de suministro sea una ventaja competitiva en

Se leccionar e l método de control de e xistencias

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