Circular Informativa 01-2023

CIRCULAR INFORMATIVA
No.001-2023
PARA: Trabajadores de Sevial S.A
DE: Jefe Administrativa y Financiera
ASUNTO: Notificación del proceso, de Solicitudes de Anticipos, Legalizaciones de

Anticipos, Reembolsos y gastos por Caja Menor.
La presente tiene por objetivo reglamentar el proceso interno para la solicitud y

legalización de Anticipos, Reembolsos y gastos por Caja Menor, para los
colaboradores de la empresa SEGURIDAD VIAL SEVIAL S.A, de conformidad con lo
estipulado en el presupuesto anual, vigencia 2023.
A través de este documento, se presentará de manera detallada el correcto

proceder. Se reconocerán “viaticos” cuando el empleado, deba desplazarse a un
lugar diferente a la Ciudad habitual de Trabajo, entre ellos, los gastos de
desplazamiento, alimentación, alojamiento e imprevistos.
SOLICITUD DE ANTICIPO
Para adelantar la solicitud de anticipo, se deberá remitir el formato FO PA 08

Solicitud de Anticipo, al correo [email protected] ,
especificando los gastos previstos para su desplazamiento.
Dentro del correo debe indicar, la zona en la que requiere hospedarse (si aplica),
de ser posible, el área administrativa, será la encargada de reservarle y pagarle el
hospedaje, anticipando su llegada.
Esta solicitud de anticipo debe remitirla, como mínimo 3 días calendario, antes de
la fecha programada de viaje. En ningun caso, el empleado podrá dar inicio al
desplazamiento, sin que exista la previa autorización por: Su jéfe inmedito, la jéfe
administrativa y financiera y la Gerencia, ni mucho menos, si tiene pendiente de
legalizar un anticipo girado con anterioridad.
Transversal 23 No. 94 - 33 Oficina 602 Edificio Centro 94

Cel.312 4340770 [email protected] Bogotà D.C.
Ejemplo:

LEGALIZACIÓN DE ANTICIPO
El empleado cuenta con 5 días hábiles, posteriores al gasto o al retorno de

labores, para legalizar el Anticipo solicitado, para ello, deberá hacer uso del
formato FO PA 09 Legalización de Anticipo, posteriormente deberá remitirlo al
correo [email protected] y deberá adjuntar los soportes del gasto
escaneados cronológicamente, en un solo archivo de formato PDF. Esto para
evitar reprocesos.
Ejemplo:

GASTOS POR DESPLAZAMIENTOS TERRESTRES
Los gastos de desplazamientos terrestres, serán reconocidos desde el domicilio del

colaborador hacia el lugar de destino, ejemplo: aeropuerto, aeropuerto-hotel,
hotel-lugar de desarrollo de la actividad. Para el caso de los desplazamientos
desde la Oficina Centro 94, que por obligación de su cargo deben realizarse,
también estarán tipificados aquí.
Para el caso de la ciudad de Bogotá, únicamente se reembolsarán valores, que

tengan factura desde aplicaciones de tansporte categoría estandar, estas deben
incluir: el trayecto realizado, la fecha del viaje y el valor del mismo.
Ejemplo:
Maximobility SAS NIT: 900867484-7

Calle 125 n 19-89, Bogotá 110111. Colombia.
Resumen costo trayecto

COLM23CS039008 - 2023-03-01
Descripción # Precio
2023-03-01. Carrera 7, 74-56/64, 1 $13.800

Bogotá. + Cash supplement.. + ASAP
Supplement.. + Puerta a puerta.
Total $13.800
Todos los precios incluyen impuestos
En el caso que dichos recibos no se presenten, únicamente se aceptarán los

siguientes valores legalizados con recibos de caja:
Transporte hacia el Aeropuerto El $ 25.000

Dorado
Transporte dentro de Bogotá $ 5.000
Otras ciudades Sujeto a aprobación.

GASTOS SIN SOLICITUD DE ANTICIPO O GASTOS MENORES
En el caso que el empleado sea quien asuma el gasto,(sin haber solicitado

anticipo) y con previa autorización, la soliticiud de reembolso, debe realizarse
máximo 5 días calendario, posteriores a la fecha del gasto, en el formato FO PA
09 Legalización de Anticipo, esto para cuando el gasto, supere los cincuenta
mil pesos m/cte ($ 50.000), de lo contrario deberá solcitarse a través de la caja
menor, a cargo de la jefe Administrativa y Financiera, cuando el saldo de la misma
lo permita.
Tener especial cuidado, puesto que, si la solicitud se realiza pasados los 5 días
calendario, esta no tendrá validéz, por tanto, no se reembolsarán estos los
valores.
Todos los gastos, deberán estar sustentados por recibos o facturas electronicas,
como lo indica la resolución 013 de 2021 emitida por la DIAN, por la cual se
implementa y desarrolla en el sistema de facturación electrónica ,la funcionalidad
del documento soporte, pago de nómina electrónica y se adopta el anexo técnico
para este documento.
Esto para su conocimiento y fines pertinentes,
Cordialmente,
KAREN LORENA OLARTE OIDOR

Jéfe Administrativa y Financiera
_______________________
Proyectó: Karen Lorena Olarte-
Jefe Administrativa y Financiera
Revisó: Paola Céspedes-Gerente
Aprobó: Paola Céspedes-Gerente
CC. Archivo


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ASUNTO: Notificación del proceso, de Solicitudes de Anticipos, Legalizaciones de

La presente tiene por objetivo reglamentar el proceso interno para la solicitud y

A través de este documento, se presentará de manera detallada el correcto

Para adelantar la solicitud de anticipo, se deberá remitir el formato FO PA 08

Transversal 23 No. 94 - 33 Oficina 602 Edificio Centro 94

Transversal 23 No. 94 - 33 Oficina 602 Edificio Centro 94

El empleado cuenta con 5 días hábiles, posteriores al gasto o al retorno de

Transversal 23 No. 94 - 33 Oficina 602 Edificio Centro 94

Los gastos de desplazamientos terrestres, serán reconocidos desde el domicilio del

Para el caso de la ciudad de Bogotá, únicamente se reembolsarán valores, que

Maximobility SAS NIT: 900867484-7

Resumen costo trayecto

2023-03-01. Carrera 7, 74-56/64, 1 $13.800

Todos los precios incluyen impuestos

En el caso que dichos recibos no se presenten, únicamente se aceptarán los

Transporte hacia el Aeropuerto El $ 25.000

Transversal 23 No. 94 - 33 Oficina 602 Edificio Centro 94

En el caso que el empleado sea quien asuma el gasto,(sin haber solicitado

Esto para su conocimiento y fines pertinentes,

KAREN LORENA OLARTE OIDOR

Transversal 23 No. 94 - 33 Oficina 602 Edificio Centro 94

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