SECRETARÍA DE INFORMÁTICA

Introducción a las Funciones

MICROSOFT EXCEL
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INTRODUCCION A LAS FUNCIONES

Microsoft Excel es la planilla de cálculos más utilizadas en el mundo y parte de

su éxito se lo debe a la facilidad con que podemos crear fórmulas que nos
permiten manipular y obtener los resultados que necesitamos de nuestra
información.

Las fórmulas generalmente hacen uso de las funciones Excel para producir
los resultados que deseamos obtener, podemos tener fórmulas que utilicen
más de una función para lograr su objetivo.

A continuación, detallamos el índice de temas que trataremos respecto de

las fórmulas y funciones de Excel.

1. Fórmulas de Excel
2. Constantes y referencias de celda
3. Referencias absolutas y relativas
4. Precedencia de operadores aritméticos
5. Comparar valores en Excel
6. Ingresar fórmulas en Excel
7. Asignar nombres a celdas o rangos
8. Insertar funciones

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1- Fórmulas de Excel
El tremendo poder que adquieren nuestras hojas de cálculo, se debe a
las fórmulas de Excel, sin las fórmulas, serían como cualquier otro documento
creado en un procesador de palabras.

Utilizamos las fórmulas de Excel para realizar cálculos en los datos de una
hoja y obtener los resultados actualizados cada vez que los datos cambien.

¿Qué son las fórmulas de Excel?

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda.

Ese código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado
en la celda.

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Cada persona creará la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades

específicas. Las fórmulas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla
que indica que todas las fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).
veamos un ejemplo:

Al pulsar la tecla enter obtendremos el resultado calculado por

Excel y el cual será mostrado en nuestro caso en la celda B1:

Nunca debemos olvidar introducir el símbolo igual (=) al inicio de una fórmula
de lo contrario Excel tratará el texto introducido como si fuera cualquier otro
texto. Observa lo que sucede en la celda B1, al no especificar el signo igual al
inicio del texto:

Una celda contiene el símbolo igual y esa celda muestra el resultado de la

operación, mientras que la otra celda solamente muestra el texto de la
ecuación, pero no realiza ningún cálculo.

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Partes de una fórmula de Excel

Todas las fórmulas de Excel consisten de cualquier de los siguientes

elementos:

• Constantes o texto. Un ejemplo de una constante es el valor 7. Un

texto también puede ser utilizado dentro de una fórmula, pero siempre
deberá estar encerrado por dobles comillas.

• Referencias de celda. En lugar de utilizar constantes dentro de

nuestras fórmulas, podemos utilizar referencias de celdas que apuntarán
a la celda que contiene el valor que queremos incluir en nuestra fórmula

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• Operadores. Los operadores utilizados en Excel son los mismos

operadores matemáticos que conocemos como el símbolo:

SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA

+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIÓN
& UNIÓN / CONCATENAR
= Comparación IGUAL QUE
> Comparación MAYOR QUE
< Comparación MENOR QUE
>= Comparación MAYOR IGUAL QUE
<= Comparación MENOR IGUAL QUE
<> Comparación DISTINTO

• Funciones de Excel. Dentro de las fórmulas de Excel podemos utilizar

funciones de Excel. Un ejemplo de una función de Excel es la función
SUMA la cual podemos incluir como parte de una fórmula.

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2- Constantes y referencias de celda

Las fórmulas nos permiten utilizar Excel como si fuera una calculadora,
solamente debemos introducir la ecuación en la Barra de fórmulas, y al pulsar
la tecla “Enter” calculará automáticamente el resultado. En el ejemplo siguiente
puedes observar un ejemplo de fórmula que utiliza solamente números:

Los números utilizado en la fórmula son constantes, significa que su valor

nunca cambiará y la fórmula siempre obtendrá el mismo resultado mientras no
modifiquemos los números dentro de dicha fórmula. Sin embargo, una de las
ventajas más grandes al utilizar fórmulas, es que podemos utilizar referencias
de celda dentro de la ecuación.

Referencias de celda en fórmulas

Las referencias de celda nos ofrecen mayor flexibilidad en nuestras fórmulas.

Considera el siguiente ejemplo

La celda A1 tiene el valor 2, la celda B1 el valor 5 y la celda C1 el valor 4. En la

celda D1 contiene la siguiente fórmula =A1+B1-C1 y al pulsar la tecla Enter se
obtendrá el resultado de la operación: 3

La diferencia entre utilizar contantes y referencias de celda es que el

resultado de una fórmula con referencias de celda dependerá del valor de
otras celdas. Si el valor de cualquiera de las celdas referenciadas cambia,
entonces el resultado de la fórmula también será actualizado.

Si actualizo el valor de la celda B1 por 6, tan pronto como pulse la tecla Enter
habrá dos actualizaciones en la hoja de cálculo. En primer lugar, se actualizará
el valor de la celda B1 y en segundo lugar el resultado de la fórmula de la celda
D1 también será actualizado.

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De esta manera puedes observar la flexibilidad que ofrece el

utilizar referencias de celda dentro de nuestras fórmulas ya que podemos
controlar su resultado sin la necesidad de editar la fórmula.

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3- Referencias absolutas y relativas

Una referencia identifica a una celda (o rango de celdas) de manera única en
Excel. Las referencias son como direcciones dentro de un libro de Excel que
permitirán a las fórmulas encontrar cualquier celda y obtener su valor para
utilizarlo en los cálculos.

Seguramente habrás escuchado sobre las referencias absolutas y las

referencias relativas, así que hoy dedicaremos algún tiempo a conocer las
diferencias entre ambos tipos de referencias.

Referencias relativas en Excel

Las referencias relativas son ampliamente utilizadas en Excel porque guardan

una relación con la columna y la fila en donde se encuentran. Lo que esto
quiere decir es que, al momento de copiar una referencia relativa a otra celda,
Excel ajustará automáticamente su columna y su fila.

Hagamos un ejemplo para entender mejor el comportamiento de las referencias

relativas. Comenzaremos por aprender a identificar una referencia relativa, lo
cual es muy fácil, ya que es la combinación de la columna y la fila de una celda.
Por ejemplo, la siguiente fórmula contiene una referencia relativa a la celda A1
sumado cinco.

=A1+5

Así de sencillo es, las referencias relativas siempre son la combinación de una
letra y un número sin caracteres o espacios entre ellos. En la siguiente imagen
puedes observar que he ingresado la fórmula anterior en la celda B1 y el
resultado de dicha fórmula es 15 ya que se obtiene el valor de la celda A1 se le
suma 5.

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Los beneficios de las referencias relativas los observamos al momento de

copiarlas hacia otra celda. Como se mencionó antes, este tipo de referencias
guarda una relación con la fila y la columna en la que se encuentra así que, al
momento de copiar la fórmula, las referencias relativas serán modificadas por
Excel de manera automática.

La siguiente imagen muestra el resultado después de haber copiado la fórmula

hacia abajo. Recuerda que cada resultado de la columna B representa la suma
de los valores de la columna A por 5. La fórmula de la celda B4 muestra una
referencia a la celda A4 en lugar de la celda A1 que tenía la fórmula original.

Este cambio automático en la referencia sucedió porque, al copiar la fórmula

hacia abajo, la referencia aumenta la misma cantidad de filas. Al copiar la
fórmula de la celda B1 a la celda B2, nos movemos una fila hacia abajo y por lo
tanto la fila de la referencia también aumentará en uno.

Al copiar la fórmula hacia abajo, no hemos cambiado la columna sino

solamente la fila de la referencia. Ahora considera el siguiente ejemplo, donde
tengo una fórmula que suma la cantidad de expedientes para el mes de Enero:

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Nuestra fórmula tiene una referencia relativa al rango B2:B5 y al momento de

copiarla hacia la derecha estaremos aumentando la columna por lo que la
formula copiada deberá aumentar también su columna. La siguiente imagen
muestra el resultado de copiar la fórmula de la celda B6 a la derecha:

Al copiar la fórmula a una columna diferente, la referencia relativa modifica su

columna. Por esta razón, cada celda de la fila 6 sumará el rango superior de su
misma columna.

Las referencias relativas permiten a Excel modificar la columna y fila al

momento de copiar la fórmula a otras celdas. El cambio será relativo a la
cantidad de columnas o filas que se ha desplazado la fórmula.

Referencias absolutas en Excel

A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas no permiten

que Excel las modifique al momento de copiarlas. Estas referencias
permanecen fijas sin importar la cantidad de veces que sean copiadas.

Para hacer que una referencia sea absoluta necesitamos anteponer el símbolo
$ a la columna y fila de la referencia. La siguiente fórmula tiene una referencia
absoluta a la celda A1:

=$A$1-5

En esta fórmula se le resta cinco a la referencia absoluta referenciada por

$A$1. Colocaré la fórmula en la celda B1 y la copiaré hacia abajo. La siguiente
imagen muestra el resultado de dicha acción:

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En esta ocasión tenemos como resultado el número 5 en todas las filas de la

columna B y eso se debe a que la referencia permaneció fija aún después de
haber copiado la fórmula hacia abajo. Esto nos indica que las referencias
absolutas permanecerán inamovibles sin importar que las copiemos a otras
celdas.

Las referencias absolutas son muy útiles cuando queremos que una fórmula
haga referencia a una misma celda sin importar a dónde las copiemos. Cuando
combinamos las referencias absolutas con las referencias relativas, tenemos
una combinación sumamente útil como lo veremos en el siguiente ejemplo.

Referencias absolutas y relativas en Excel

Dentro de una fórmula de Excel podemos tener tanto referencias absolutas

como referencias relativas. Cada una de ellas se comportará de la manera en
que lo he mostrado en los ejemplos anteriores.

Nuestro siguiente ejemplo nos mostrará una fórmula que combina las
referencias absolutas y relativas para obtener el precio de una lista de
productos en la moneda local. Considera la siguiente tabla de datos:

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Nuestro objetivo es obtener el precio en pesos basados en la columna de

precios en dólares y el tipo de cambio que está indicado en la celda F2. El
primer intento que haremos por resolver este problema es utilizando la
siguiente fórmula:

=B2*F2

Ingresaré esta fórmula en la celda C2 y al copiarla hacia abajo tendremos el

siguiente resultado:

La fórmula de la celda C2 devuelve el resultado correcto, pero las fórmulas de

las filas inferiores devuelven cero. Al observar la fórmula de la celda C4 nos
damos cuenta que, al copiar la fórmula hacia abajo, Excel modificó ambas
referencias, inclusive la que hacía referencia a la celda F2 que contiene el
precio del artículo y por esta razón obtenemos el valor cero.

Si queremos que todas las fórmulas hagan referencia a la celda F2 sin importar
que la copiemos a otra ubicación, entonces es necesario hacer que dicha
referencia sea absoluta. Nuestra fórmula quedará de la siguiente manera:

=B2*$F$2

En esta fórmula, la primera referencia es relativa y la segunda es absoluta. En

el momento en que ingresamos esta fórmula en la celda C2 y la copiamos
hacia abajo, obtenemos el resultado correcto para cada uno de los productos.

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Lo mejor de este tipo de fórmulas es que, podrás cambiar el valor del precio del
artículo y obtendrás los nuevos totales automáticamente sin la necesidad de
modificar las fórmulas.

Recuerda que la diferencia entre una referencia absoluta y una referencia

relativa está en que la primera de ellas utiliza el símbolo $ para hacer saber a
Excel que queremos dejarla fija aún después de haberla copiado a otra celda.

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4- Precedencia de operadores aritméticos

Un operador es un símbolo que representa el tipo de cálculo matemático que
se quiere realizar en una fórmula, por ejemplo, la suma operador (+) o la resta
operador (-). Una fórmula generalmente contiene varios operadores, Excel
realiza dichos cálculos en un orden predeterminado que vamos a explicar a
continuación:

Precedencia de operadores

Las fórmulas en Excel son calculadas de izquierda a derecha comenzando a

leer después del signo igual (=). Los valores se calculan de acuerdo a
la precedencia de los operadores como sigue:

1. Porcentaje [%]
2. Exponenciación [^]
3. Multiplicación [*] y división [/]
4. Suma [+] y resta [-]

Seguramente el concepto quedará claro con un ejemplo. Considera la siguiente

fórmula:

=10+2*4-9/3

Las multiplicaciones y divisiones se calcularán primero obteniendo el siguiente

resultado:

=10+8-3

El número 15 es el resultado de multiplicar 2*4 y el número 3 es el resultado de

la división 9/2. Finalmente se realizará la suma y la resta dando como resultado
15 que es precisamente el resultado que obtenemos en Excel:

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Uso de paréntesis con operadores aritméticos

Aun cuando existe un orden predeterminado para los operadores, podemos

influir en la precedencia de operadores al utilizar paréntesis los cuales
tendrán la preferencia sobre los operadores. Considera la siguiente fórmula:

=(10+2)*4-9/3

Esta es una fórmula similar a la anterior solamente que he colocado un

paréntesis para la suma (10+2), la cual será calculada antes que cualquier otra
cosa dejando el siguiente resultado:

=12*4-6/2

Ahora que ya no hay paréntesis Excel aplicará el orden predeterminado

empezando con las multiplicaciones y divisiones para obtener el resultado:

=48-3

Finalmente se hará la resta para obtener el resultado final de 45. Observa

cómo Excel efectivamente obtiene este resultado:

Ya conoces el orden de la precedencia de operadores aritméticos en Excel y

debes tomarlo muy en cuenta al momento de crear fórmulas ya que
definitivamente influirán en el resultado obtenido.

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5- Comparar valores en Excel

A través de los operadores de comparación podremos saber si un valor es
mayor, igual o diferente al valor con el cual lo estamos realizando la
comparación.

Al utilizar los operadores de comparación recibiremos como respuesta un valor

VERDADERO o un valor FALSO de acuerdo a como se haya evaluado la
expresión.

El operador Igual a (=)

Para comparar dos valores y saber si son iguales podemos utilizar el

operador Igual a (=). Observa el siguiente ejemplo:

La columna C contiene las expresiones de comparación entre los valores de la

columna A y la columna B. Observa cómo para la celda C1 el resultado es
FALSO por que los valores comparados son diferentes. También podemos
comparar Textos, y la comparación se hará en forma alfabética como se puede
observar en las filas 4 y 5

En la imagen superior he colocado unos paréntesis alrededor de la

comparación de manera que podamos diferenciar el operador Igual a (=) del
signo igual que identifica el inicio de la fórmula. Sin embargo, podemos
quitarlos paréntesis y la fórmula funcionará correctamente.

El operador Mayor que (>)

El operador Mayor que (>) nos permite saber si un valor es mayor que otro.
Observa cómo funciona este operador en los datos de ejemplo:

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Podemos también juntar este operador con el signo de igual de manera que
tengamos una comparación Mayor que o igual a (>=) la cual podremos utilizar
para comparar valores. Observa la diferencia en los resultados al utilizar este
operador:

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El operador Menor que (<)

El operador Menor que (<) verifica que el valor de la izquierda de la expresión

sea menor que el valor de la derecha.

De la misma manera podemos unir el operador menor que con el signo igual
para tener una comparación Menor que o igual a (<=). Observa los resultados:

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El operador Diferente de (<>)

El último operador de comparación es el operador Diferente de (<>). Este

operador nos ayuda a saber si los valores comparados son diferentes, en cuyo
caso obtendremos un valor VERDADERO.

Si los valores son iguales entre sí, entonces el operador nos regresará un valor
FALSO como es el caso de la celda C3 del ejemplo. Es importante
familiarizarse con los operadores de comparación porque serán de gran utilidad
al momento de trabajar con otras funciones de Excel.

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6 - Ingresar fórmulas en Excel

Para ingresar fórmulas en Excel debemos iniciar siempre introduciendo el
símbolo igual (=) de manera que indiquemos a Excel que la celda contendrá
una fórmula en lugar de un texto. Excel nos da la oportunidad de utilizar
diferentes métodos para ingresar nuestras fórmulas.

Ingresar una fórmula manualmente

La manera más simple de introducir una fórmula en Excel es capturando

todo el texto que la compone directamente en la celda o en la barra de
fórmulas. Tal como cualquier otro texto podemos utilizar las flechas para
movernos entre el texto, así como realizar cualquier edición con el teclado.

Ingresar fórmulas con el ratón

Existe un método alterno que nos permite ingresar una fórmula de una
manera más rápida y menos susceptible a errores. Con este método utilizamos
el ratón para seleccionar las celdas que forman parte de una fórmula.

Este método inicia igual que todos: introduciendo el símbolo igual (=) y cada
vez que necesitamos introducir una referencia a una celda debemos
seleccionarla con el ratón en lugar de introducirla con el teclado.

Ingresar fórmulas con las flechas del teclado

Este método es similar que el anterior, pero la diferencia es que en lugar de

utilizar el ratón para seleccionar las celdas utilizamos las flechas del teclado
para movernos en la hoja de Excel hacia la celda a la que deseamos crear una
referencia en nuestra fórmula.

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Utilizar autocompletar para ingresar una función

Las fórmulas de Excel pueden utilizar funciones y para insertarlas en la fórmula

podemos hacer uso de la funcionalidad de Autocompletar la cual hace más
sencillo introducir el nombre de la función.

En este ejemplo utilicé las facilidades del autocompletar y también del ratón
para introducir las referencias de las celdas dentro de la fórmula.

Editar fórmulas en Excel

Después de haber ingresado una fórmula es probable que tengamos la

necesidad de realizar alguna modificación. Para editar una fórmula podemos
seguir cualquier de las siguientes opciones:

• Seleccionar la celda y editar la fórmula directamente en la barra de

fórmulas.
• Hacer doble clic sobre la celda y editar la fórmula directamente en la
celda.
• Seleccionar la celda y pulsar la tecla F2 para editar la fórmula en la
celda.

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7- Asignar nombres a celdas o rangos

Hasta ahora se ha utilizado el estilo de referencia "A1" y "A1:F5" para
referirnos tanto a una celda cuya columna es A y cuya fila es 1 y en el caso de
un rango que va de la Fila 1 Columna A hasta la Fila 5 Columna F, pero
también existe la posibilidad de crear un nombre descriptivo que los represente
adecuadamente.

Asignar un nombre a un rango de celdas

Estos nombres se pueden utilizar dentro de una fórmula para ayudar en la

compresión de la misma posteriormente. Para asignar un nombre a una celda
sigue los siguientes pasos. Selecciona la celda o rango a la que asignarás un
nombre y haz clic en el cuadro Nombre que se encuentra en el extremo
izquierdo de la barra de fórmulas:

Escribe el nombre que deseas y presiona Entrar.

Otra manera de crear un nombre para un rango es desde la ficha Fórmulas y el

botón Asignar nombre.

Una vez que hayas seleccionado el rango de celdas oprime este botón y se
mostrará el cuadro de diálogo Nombre nuevo:

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En la caja de texto Nombre coloca el nombre que asignarás a la celda o rango

y oprime el botón Aceptar.

Utilizar un nombre en una fórmula

Como ejemplo final utilizaré el nombre que acabamos de crear dentro de una
fórmula para que observes cómo Excel interpreta correctamente el nuevo
nombre del rango, observa la barra de fórmulas:

Ahora ya sabes que puedes nombrar tanto celdas como rangos y utilizar ese
nombre dentro de tus fórmulas para facilitar tu trabajo.

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8- Insertar funciones
El cuadro de diálogo Insertar función simplifica el uso de las funciones en
nuestras hojas ya que este cuadro de diálogo nos brinda ayuda para localizar la
función adecuada y nos da información sobre sus argumentos.

Si utilizas el cuadro de diálogo Insertar función podrás evitar utilizar el teclado

y podrás hacer prácticamente todo con el puntero del ratón.

Desplegar el cuadro de diálogo Insertar función

Existen tres maneras de mostrar este cuadro de diálogo. La primera es

haciendo clic sobre el botón Insertar función de la ficha Fórmulas. La otra
alternativa es utilizar el icono mostrado en la barra de fórmulas el cual se
muestra como fx. El tercer método es seleccionar la opción de menú Más
funciones que se muestra al pulsar el botón Autosuma.

Seleccionar la categoría de la función de Excel

De manera predeterminada se mostrará la categoría de funciones Usadas

recientemente. Esto permitirá que hagas una revisión rápida sobre la lista para
saber si la función que buscas se encuentra ahí.

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De lo contrario, puedes seleccionar la categoría de la función que estás

buscando para poder encontrarla rápidamente. Si no conoces la categoría de la
función tienes dos alternativas, la primera es seleccionar la opción Todo dentro
de la lista desplegable lo cual mostrará todas las funciones de Excel y podrás
buscar entre ellas. La otra opción que tienes es utilizar el cuadro Buscar una
función para introducir el nombre de la función que buscar y oprimir el botón Ir
para permitir que Excel encuentre dicha función.

Seleccionar la función

Una vez que has encontrado la función que se necesita, se debe seleccionar y
hacer clic en el botón Aceptar o también puedes hacer doble clic sobre su
nombre y de inmediato Excel mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de
Función.

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Ingresar los argumentos de la función

Dentro de este nuevo cuadro de diálogo deberás seleccionar las celdas que
contienen cada uno de los argumentos de la función. Una vez que hayas
terminado de especificar los argumentos deberás pulsar el botón Aceptar para
terminar con la inserción de la función de Excel. Una ventaja del cuadro de
diálogo Argumentos de función es que provee una descripción de ayuda para
cada uno de los argumentos de la función utilizada de manera que si has
olvidado alguno de ellos puedas rápidamente recordar el uso de cada uno de
los argumentos.

Ej: calcular el promedio

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