Departamento Administrativo

Nacional de Estadística

Proceso Gestión Documental

GDO

Procedimiento para la Organización de

archivos de gestión

Mayo 2014
 CÓDIGO: GDO-040-PD-01
PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE VERSIÓN: 01
ARCHIVOS DE GESTIÓN PÁGINA: 2
FECHA: 30-05- 2014
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
APROBÓ: COORDINADOR
ELABORÓ: COORDINADOR GRUPO
REVISÓ: LÍDER SIGI SECRETARIA GENERAL GRUPO ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

1. OBJETIVO
Organizar los archivos de gestión del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) aplicando las
Tablas de Retención Documental (TRD) y las disposiciones legales vigentes.
2. ALCANCE
Todos los archivos de gestión del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) tanto a nivel central
como territorial y subsedes.
3. INSUMO (INFORMACIÓN DE ENTRADA)
 Tablas de Retención Documental
 Formato Único de Inventario Documental
 Guía para la organización de Archivos de Gestión y Aplicación de TRD
4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN O LINEAMIENTOS
 La TRD debidamente aprobada es la base para la organización y almacenamiento de los archivos físicos y
electrónicos de cada una de las oficinas a nivel nacional del DANE conforme a la codificación de series y
subseries documentales y aplica a la documentación en trámite y de frecuente consulta en las Unidades
Administrativas
 Los archivos de gestión se organizan en las oficinas productoras, por el tiempo que duren los trámites de los
documentos y hasta cuando la consulta de los mismos sea frecuente, con base en lo establecido en las Tablas
de Retención Documental.
 Toda dependencia que recibe, produce y tramita documentación, debe organizar en expedientes por vigencias,
las distintas series documentales que de acuerdo con los procesos y las funciones establecidas en las
disposiciones legales, han sido definidas en las Tablas de Retención Documental.
 Los documentos en copias, fotocopias y borradores de trabajo que cumplen una función administrativa
transitoria, no forman parte de los archivos de gestión de las dependencias.
 Se deben foliar todas y cada una de las unidades documentales de una serie. En el caso de series
documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series documentales complejas (contratos, historias
laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola
foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra repartido en más de una unidad de conservación
i
(carpeta), la foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la continuación de la primera.
 Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar con los nombres de las series, sub series
y título del expediente, utilizando el formato establecido en la Guía para la organización de archivos.
 Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo establecido en la guía para la gestión
documental en todas las dependencias de la Entidad, cumpliendo con la aplicación de las TRD, en la
organización de los documentos, su foliación, retiro de material metálico, matrícula de los expedientes e
inventario documental.
5. DEFINICIONES
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne
los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua
utilización y consulta administrativa.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos
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PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE VERSIÓN: 01
ARCHIVOS DE GESTIÓN PÁGINA: 3
FECHA: 30-05- 2014
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
APROBÓ: COORDINADOR
ELABORÓ: COORDINADOR GRUPO
REVISÓ: LÍDER SIGI SECRETARIA GENERAL GRUPO ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

archivísticos.
Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa.
Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y
preservación.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen
agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánica funcional de la entidad productora (fondo, sección,
series y/o asuntos).
Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace
parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública
o privada en razón de sus actividades o funciones.
Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por
medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en
razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento inactivo: Documento que ha dejado de emplearse al concluir sus valores primarios.
Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
Documento original: Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su
autenticidad e integridad.
Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y
funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las
series o asuntos de un fondo documental.
Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las
agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación
documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que
la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la
ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que
los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central,
tal como se consigna en la tabla de retención documental.
Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias
laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Subserie Documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para
préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
Tipo Documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y
contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de
conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su
preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y
los libros o tomos.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN DE VERSIÓN: 01
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FECHA: 30-05- 2014
PROCESO: GESTION DOCUMENTAL SUBPROCESO: ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
APROBÓ: COORDINADOR
ELABORÓ: COORDINADOR GRUPO
REVISÓ: LÍDER SIGI SECRETARIA GENERAL GRUPO ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Responsable Registro
Cargo y/o Grupo resultado Punto de
No Actividad Descripción
responsable / (Documento Control
Dependencia Evidencia)
La apertura e identificación de las carpetas Archivos de
Responsables en
debe reflejar las series y subseries gestión físicos y/o
todas las
1. Clasificar correspondientes a cada Unidad Administrativa electrónicos
Dependencias del
de acuerdo con la estructura orgánico- organizados
DANE a nivel nacional
funcional según TRD

La ubicación física de los documentos

Responsables en
responderá a la conformación de los
todas las
2. Ordenar expedientes. Los tipos documentales se Expedientes
Dependencias del
ordenarán de tal manera que se pueda
DANE a nivel nacional
evidenciar el desarrollo de los trámites.

El documento más antiguo en la producción

Responsables en
corresponderá al primer documento y el más
todas las
3. Archivar reciente al último. El sistema de clasificación Expedientes
Dependencias del
alfabético, numérico o mixto se subordina a las
DANE a nivel nacional
características de cada serie.

Los tipos documentales que integran las

Responsables en
unidades documentales de las series y
todas las
4. Foliar subseries estarán debidamente foliados con el Expedientes Expediente
Dependencias del
fin de facilitar su organización, consulta y
DANE a nivel nacional
control.

Las carpetas se deben identificar, matricular y

Responsables en
rotular teniendo en cuenta los siguientes datos:
todas las
5. Matricular Entidad, serie, subserie, (nombre si lo Expedientes Expediente
Dependencias del
requiere), número de expediente, numero de
DANE a nivel nacional
folios y fechas extremas

Responsables en
Para identificar el contenido del expediente se
Registrar Hoja de todas las Hoja de Control de Hoja de Control
6. diligenciará la Hoja de Control de Ingreso de
Control de Ingreso Dependencias del ingreso de Ingreso
los documentos al expediente (Ver Nota 1-3)
DANE a nivel nacional
Registrar en el formato de inventario único Responsables en
documental las series y subseries todas las Inventario Inventario
7. Inventariar
documentales que durante la vigencia Dependencias del documental documental
conforman el archivo de gestión DANE a nivel nacional
Responsables en
Seleccionar la documentación que ha cumplido
todas las
el tiempo de retención en el archivo de gestión
Dependencias del
y transferirla al archivo central, de acuerdo con Inventario
8. Transferir DANE a nivel nacional
el procedimiento establecido y el Plan de documental
y Grupo
transferencias que establezca el Grupo de
Administración
Administración Documental. (Ver Nota 4)
Documental
Responsables en
Cuando se trate de series documentales todas las
contempladas en la TRD se aplicará el Dependencias del Acta de Acta de
9. Eliminar
procedimiento que establezca el Grupo de DANE a nivel nacional Eliminación Eliminación
Administración Documental. (Ver Nota 5) y Grupo
Administración
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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTAL

Documental

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Notas:

(1) La organización de las Historias Laborales cumplirá lo establecido en la Circular AGN 04 de 2003
(2) La organización de los expedientes contractuales cumplirá lo establecido en la Circular 03 de 2014 y otras que produzca el DANE en el
mismo sentido
(3) La organización de los documentos normativos y contractuales (convenios) cumplirá lo establecido en el subproceso de documentos
normativos y contractuales
(4) Para los documentos electrónicos se aplicará el procedimiento que se establezca conjuntamente con la Oficina de Sistemas a través del
Grupo de Administración Documental
(5) Los documentos de apoyo no forman parte de la TRD y por lo tanto, pueden ser eliminados cuando pierdan su utilidad y vigencia dejando
constancia en acta suscrita por el jefe de la dependencia.

7.DIAGRAMA DE FLUJO
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DOCUMENTAL

RESPONSABLE EN LA DEPENDENCIA O TERRITORIAL RESPONSABLE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

INICIO

1. Clasificar

2. Ordenar

3. Archivar

4. Foliar

5. Matricular

6. Registrar en hoja
de control de
ingreso

7. Inventariar

8. Transferir 8. Transferir

9. Eliminar 9. Eliminar

FIN

8.REGISTROS (Documento Evidencia)

Código Nombre Almacenamiento Físico Almacenamiento Magnético
GDO-040-PD-01-r1 Acta de Eliminación X X
Hoja de Control de Ingreso de Documentos a
GDO-040-PD-01-r2 X
cualquier expediente
GDO-040-PD-01-r3 Formato Único de inventario Documental X X

ANEXOS
N.A.

iColombia. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación d un Programa de Gestión

Documental. Santafé de Bogotá, 2006.