Programa de Difusión y Comunicación de Documentos Operativos

del proceso de Administración y Supervisión de Contratos

Guía Operativa para Realizar el Control y Seguimiento de los Trabajos

Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022

Subdirección de Administración del Portafolio

de Exploración y Producción

Gerencia de Integración y Control de Servicios

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Esquema General de Proceso para Administración y
Supervisión de Contratos en PEP

Mejora Continua 5

Partes SAPEP
Interesadas 1 Estrategia Objetivo Política 4
DG PEP Partes
Consejo de Admón. Programación Operativa
Evaluación de Servicios Interesadas
Cartera de DG PEP
Presupuestación Inversión Seguimiento y Evaluación de Consejo de Admón.
Necesidades y Ctrl. de Servicios Contratos
Expectativas
Resultados
2 Administración de Contratos 3
Gestión de Recursos Administración y Supervisión de Contratos Seguimiento Entrega de
Seguimiento
Arranque de Órdenes de Trabajo a la Ejecución Entrega Cumplimiento de
Elaborar e Reporte de Avances Objetivos y Metas
Integrar Bases de
Contrato o de Servicios Ejecución de
Contratación Obras Entrega
Recepción de
Prestación Entrega
Obras Obras y
o Servicios
Suspensión y
Resolución de
de Servicios Servicios
al Área Usuaria
Generación e Reanudación
Integración de las Controversias
Iniciativas de Capitalización de
Clientes Contratación
Modificaciones
Activos
Contractuales

RMSO, RMNE
Clientes
R SUR, R NORTE,
Gestión de Ajuste de Costos.
Terminación de Seguimiento y Control Operativo RMSO, RMNE
Iniciativas de Contratos.
EXPLORACIÓN Validación R SUR, R NORTE,
Contratación. Seguimiento
de servicios EXPLORACIÓN
SPEE,RMSO
STEP Recuperación de
de los
RMNE
SMLIC Rescisión Avances SPEE, STEP
Pagos en exceso Autorización de Físicos-
R SUR SMLIC
Terminación Antici- Pagos Financieros.
R NORTE pada de Contratos (Estimaciones)
Requisitos y
EXPLORACIÓN Penas
Expectativas
SPEE
Convencionales
Satisfacción
Reportes SSTPA

Finanzas
Seguridad, Salud en el Trabajo y
Abastecimiento Soporte Protección Ambiental
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2
 Documentos Operativos
Administración y Supervisión de Contratos
Etapa Color Clave Nombre del Documento Operativo
Gestión de PO-NO-TC-0022-2022 Procedimiento Operativo para la Gestión de Iniciativas de Contratación.
Iniciativas PO-NO-TC-0057-2022 Procedimiento Operativo para la Generación e Integración de las Iniciativas de Contratación.
PO-NO-TC-0023-2022 Procedimiento Operativo para la Administración y Supervisión de Contratos.
PO-NO-TC-0024-2022 Procedimiento Operativo para la Formalización de Órdenes Surtimiento, de Trabajo o de Servicios.
PO-NO-TC-0026-2022 Procedimiento Operativo para la Gestión de Modificaciones Contractuales.
PO-NO-TC-0027-2022 Procedimiento Operativo para la Aplicación de Penas Convencionales.
Administración y PO-NO-TC-0028-2022 Procedimiento Operativo para la Recuperación de Pagos en Exceso al Contratista o Proveedor.
Supervisión PO-NO-TC-0029-2022 Procedimiento Operativo para la Suspensión y Reanudación de los Trabajos o Servicios.
PO-NO-TC-0030-2022 Procedimiento Operativo para la Terminación de Contratos por Incumplimiento (Rescisión).
PO-NO-TC-0031-2022 Procedimiento Operativo para la Terminación Anticipada de Contratos.
PO-NO-TC-0032-2022 Procedimiento Operativo para la Terminación de Contratos.
PO-NO-TC-0041-2022 Procedimiento Operativo para Ajuste de Costos.
PO-NO-TC-0025-2022 Procedimiento Operativo para la Autorización de Pagos (Estimaciones).

Seguimiento y PO-NO-TC-0038-2022 Procedimiento Operativo para el Seguimiento de los Avances Físicos-Financieros.

control PO-NO-TC-0062-2023 Procedimiento Operativo para el Seguimiento, Control y Actualización de Folios Generados en el Sistema RAF.
GO-NO-TC-0051-2022 Guía Operativa para Realizar el Control y Seguimiento de los Trabajos Ejecutados hasta su Facturación.
Entrega de Obras
PO-NO-TC-0043-2023 Procedimiento Operativo para la Entrega Recepción de Obras o Servicios al Área Usuaria.
o Servicios
PO-PE-TC-0052-2022 Procedimiento Operativo para Realizar Evaluaciones de Desempeño de los Contratos.
Evaluación y
Mejora Procedimiento Operativo para Implementación de Acciones de Mejora o Correctivas de Servicios, Sistemas y
PO-NO-TC-0063-2023
Procesos en PEP No Vinculados con el Sistema y Procesos de Auditoría de SSPA.

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 Mapeo del Proceso para Administración, Supervisión, Seguimiento,
Control y Cierre de Contratos en PEP

Se realizó el mapeo de los procesos para la administración y supervisión de

contratos en PEP, tomando de base los 19 Documentos Operativos que se
actualizaron.
Actividades de Pre-contratación Actividades de Ejecución de Contrato Actividades Post-contratación

Planeación y desarrollo de estrategia Administración de contratos Aceptación de bienes, arrendamientos, servicios y obras Actividades Post vigencia
Concertación y contratación Terminación y Cierre de Contratos
de contratación contrato
Áreas

ID 03
PO-NO-TC-0057-2022 Revisar trabajos o
Recibir PO-NO-TC-0027-2022 NO PC 12 PO-NO-TC-0028-2022 PC 18
Registrar Nombramiento de servicios
Elaborar solicitud notificación de ¿La Orden SI 13 Revisión de Reporte Identificar la
Área necesidades de Responsable de Realizar controles del Verificar reclamados 10 Comunicar por escrito PO-NO-TC-0026-2022
interna para formalización de cumple con los Documentar los 09
¿Requiere SI de Avance Físico existencia de Elaborar reporte de
bienes, obras, Revisar especificaciones Supervisión de la cumplimiento técnico de cumplimiento de NO ¿Requiere SI Registro de PO-PE-TC-005-2022 PO-NO-TC-0032-2022 Verificar terminación de los
Ejecutora adquisiciones, la Orden de ¿Es a causa del la necesidad de Documentar las necesidad Confirmar NO Análisis Técnico de Financiero pago en exceso Seguimiento a la terminación o estado
req. y contrato? 08 incumplimientos o Suspensión de Cambios el Cto.?
arrendamientos y/o técnicas ejecución del especificaciones del contrato la Orden contratista? suspensión parcial o de cambios al contrato procedencia de trabajos y servicios indicadores de trabajos o servicios conforme
obras o servicios Surtimiento o 07 NO desviaciones Cto.? terminación del contrato de avance de los
servicios contrato total del contrato modificaciones realizados y GNR s desempeño del alcance y especificaciones
Trabajo o Servicio ¿Cumple con la trabajos o servicios
NO Orden? PO-NO-TC-0029-2022 contrato
SI
ID 02 PC 22 ID 02
Integrar Grupo para
Integrar Requerim. Atender adecuaciones e SI 19 20
atender adecuaciones, Revisar propuesta Obtener autorizaciones para la
de contratación información ¿Incluye NO ¿Requiere NO
aclaraciones o de Modificación gestión de la modificación
complementaria PO-NO-TC-0024-2022 Seguimiento, PUE? Presupuesto?
01 evaluaciones técnicas Gestionar: Revisión de contractual contractual
Área a) Reconcurso control y
Integrar base SI
PC 08
actualización Folios SI Evaluación del
Gestora PO-NO-TC-0022-2022 b) Adecuación Pendientes de de datos de Desempeño de Contratos
Gestionar ID 01
c) Cancelación de folios RAF GO-NO-TC-0051-2022 Deuda Integrar solicitud
Registro en SAP Solicitar análisis y Solicitar suficiencia y validación
Registrar Requerim. Suficiencia de autorización de
Gestión de Iniciativas Recibir Fallo PC 30 autorización de los PUE presupuestal PC 28
en Spya Web Presupuestal convenio
de Contratación PO-NO-TC-0058-2022
PC 01 PC 31 ID 09
PC 26 PC 27
ID 01 PC 07
Recibir Contrato PC 06 Enviar solicitud de
Notificar al Contratista autorización de
Autorizar Formalizado o Proveedor Suscribir Dictamen de PO-NO-TC-0030-2022
Administrador 05 SI (alcance, convenio PC 08 ID 08
Preiniciativa en Spya Enviar solicitud de nombramientos Terminación Anticipada
¿Se declaró presupuesto y
de Proyectos Web Contratación requeridos en Formalizar Acta de
Desierto? Nombrar autorizaciones) Recibir convenio
contrato Extinción de Derechos y
PC 24 R01 PC 25 responsable de formalizado Obligaciones
NO Admón Contrato PC 19
ID 07
15 NO PC 13
Registro de Folio Análisis de ¿Procede Integrar propuesta Aplicar ajuste del 25 Revisar Reporte de Integración de Atención de revisiones o
PO-NO-TC-0023-2022 Realizar junta de de Modificación Gestionar suficiencia y Comunicar SI indicadores de auditorias
RAF requerimiento de Modificación al pago en exceso en Notificar al proveedor Realizar consulta a áreas de Terminación de los
inicio y verificar PC 17 validación presupuestal Difundir nueva Solicitar cálculo de Solicitar estimación Registrar corrección de ¿Compareció
Dar seguimiento a la Revisar cumplimiento modificación Cto.? SI contractual recuperación de COPADE PO-NO-TC-0041-2022 que está en causales de Elaborar Acta de Finiquito apoyo sobre medidas o trabajos Desempeño del
cumplimiento de vigencia y alcance ajuste de costos de ajuste de costos incumplimientos Proveedor? Integrar Acta de 28
ejecución de los servicios administrativo de pago en exceso rescisión acciones que deban Contrato
especificaciones del PC 16 PC 10 PC 15 Extinción de ¿Hay no NO
especificaciones y NO Elaborar Acta de Extinción NO considerarse en la
Gestionar Derechos y conformidades?
contrato. 14 16 17
Notificar la de Derechos y Obligaciones Calcular cargo por SI PC 21 SI SI terminación del contrato
Suficiencia alcance del Contrato SI ¿Procede SI Comunicar la SI NO PO-NO-TC-0031-2022 23 24 Elaborar Acta entrega- Obligaciones
PC 09 ID 04 Integrar análisis de causales de Suscribir Acta ¿Persiste ¿Procede la concepto de
06 Presupuestal 11 12 Suspensión de suspensión parcial Terminación 22 Recibir Notificación de Realizar finiquito de Recepción SI
Responsable NO NO Documentar Pena suspensión parcial o total o total
Circunstanciada la causa? Suspensión?
Anticipada Actualizar intereses NO Realizar cálculo de ¿Subsanó ¿Subsanó determinación de forma unilateral
PO-NO-TC-0038-2022 ¿Corrigió Cto.? ¿Es a la alza? 26
Admón. del Solicitar la
Incumplimiento?
¿Se fundamenta
Convencional SI NO
programas ajuste a la baja causas? causas? procedencia NO
27
PO-NO-TC-0025-2022
Acciones Preventivas o
PC 02 PC 02 corrección de los rescisión? PC 10 NO 18 calendarizados de SI ¿Tiene algún SI Correctivas
Contrato Verificar PC 23 Generar COPADE, SI
21 ¿Compareció
trabajos o ¿Hay pendientes obra o servicio ¿Procede NO NO pendiente?
requerimiento Conciliar el Formalizar Orden Calcular y aplicar aplicar ajustes y NO PC 14 Solicitar el reclamo Proceder a formalizar Proveedor? PC 29
Entregar servicios no SI penalizaciones de pago? recuperación? ID 06
alcance, monto y de Surtimiento o retenciones Notificar Atender de las garantías que Acta de Finiquito NO Documentar Lecciones
estructura de Validar los programas conformes Formalizar Acta de Solicitar evidencias Prorrogar ID 05
Otorgar periodo de SI
plazo de la Orden Trabajo o Servicio económicas Suscribir Dictamen de procedan Aprendidas
Entrega-Recepción Devolver de cuantificación PC 03 Reanudación de Suspensión Integrar conjuntamente PC 15
desglose de calendarizados de obra o PO-NO-TC-0025-2022 Revisar estimación de acuerdo con Integrar Estimación con gracia para subsanar Justificación de Terminación
Solicitar PTE en de Surtimiento, Parcial o Total de retención de trabajos o Contrato Actualizar Avance Informar documentación de aclaraciones Solicitar terminar Realizar Acta de
conceptos de servicio alcances, especificaciones y plazos Pedido y RAF Realizar Acta de incumplimientos por Incumplimiento Elaborar Acta de
términos del Trabajo o Servicio Autorizar Estimación Solicitar análisis de resultado de ajuste de costos pendientes o corregir Finiquito de forma
trabajo (WBS) Trabajos o Servicios servicios ejecutados Finiquito Físico Financiero Extinción de Derechos y Integrar el libro blanco
contrato. PC 05 PO-NO-TC-0043-2022 en SAP GNR análisis desviaciones unilateral
obligaciones del contrato
PC 20
Integrar iniciativas PC 04
Revisar solicitud de PC 06 PC 07
de contratación al Evaluación del
Contratación
PAC Resolución de Formalización y Desempeño de
Abastecimiento Análisis y Validación de Notificar Factor de Crear Línea SAP para Revisar procedencia Dictamen de Reclamo de
03 04 montos razonables registro de Convenio Proveedores y
02 los PUE Ajuste de Costos ajuste de costos de Terminación por Terminación por Garantías
a pagar Modificatorio Contratistas
Incumplimiento Incumplimiento
Realizar Análisis de Concertación y Migración de
Mercado contratación Contrato a SAP

Notificar terminación Cuantificación de

Contratista o Entregar Garantías, Elaborar Propuesta Recibir y realizar Orden de Realizar cuantificación Documentar
Presentar estimación con sus Realizar suspensión de Reanudar trabajos o Reportar Avance Documentar
Realizar cálculo de
Presentar estimación de Atender causales de Notificación de
documentación legal y Elaborar programas físico de orden de Atender No Atender de trabajos o serv. argumentos de pago Dar atención a
Proveedor financieros calendarizados
Técnico Económica Surtimiento, Trabajo o
surtimiento, Trabajo o
de trabajos o servicios Caso Fortuito o
soportes en Ventanilla única trabajos o servicios servicios Físico-Financiero ajuste de costos
ajuste de costos con sus
incumplimientos
terminación por Terminación de Obras,
Firmar Contrato (PTE) Servicio formalizada Conformidades Incumplimientos realizados y GNR S en exceso soportes en Ventanilla única incumplimiento Serv. o Adquisiciones
realizados Fuerza mayor
Servicio

Descripción detallada de Actividades

PC Identificación de Puntos de Control del proceso
Tomas de Decisiones
Avance
ID 01 Indicadores Conceptual
R Identificación de Riesgos En proceso
Elaborado
Documentos Operativos

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4
Oficio de Difusión para aplicación y cumplimiento del GO-NO-TC-0051-2022.
Guía Operativa para Realizar el Control y Seguimiento de los Trabajos
Ejecutados hasta su Facturación

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Guía Operativa para Realizar el Control y Seguimiento de los Trabajos
Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022,
noviembre 2022, versión primera.

Disponible para consulta en el SIMAN

https://siman.pemex.com:8040/

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Guía Operativa para Realizar el Control y Seguimiento de los Trabajos
Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022
GO-NO-TC-0051-2022 PÁG: 2 DE: 24
PEMEX EXPLORACIÓN Y NOVIEMBRE DE 2022 VERSIÓN: PRIMERA
PRODUCCIÓN RESPONSABLE TÉCNICO:
JORGE GARCÍA GARCÍA
NOMBRE Y
GERENTE DE INTEGRACIÓN Y CONTROL DE
CARGO:
SERVICIOS
FIRMA:

GUÍA OPERATIVA PARA REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS

EJECUTADOS HASTA SU FACTURACIÓN
GRUPO DE TRABAJO
En la elaboración de este documento participó el personal que se lista a continuación:
Nombre Área de Adscripción Extensión
Díaz Damas Víctor Miguel SAPEP-GICS 801-27843
Gamundi Escalante Raúl SAPEP-GICS 801-27640
García García Jorge SAPEP-GICS 801-28320
García Martínez Roberto Jesús SAPEP-GICS 801-27669
Gómez Peralta Felipe Everardo SAPEP-GICS 801-27881
Sánchez Vargas Omar SAPEP-GICS 801 27677
Vera Orlan Ramón SAPEP-GICS 801 27612
López Ramos Eduardo SMLIC-GMICM 801-53511
Rodríguez Cárdenas Marena del Socorro SMLIC-GMICM 801-52600
Becerra Salvatierra Gustavo SMLIC-GMICT 881-23490
Sánchez Güemes Abner SMLIC-GPE 801-27701
Juárez Pérez Raúl SMLIC-GMICT 881-23600
Márquez Sierra Olivia SMLIC-GPE 801-27621
Maza Amador Roberto SMLIC-GPE 801-27692
Bojórquez Bocardi Leonel SPMP-GSPIP 881-21071
Mar Chavira Jorge SPMP-GSPIP 890-51452
Sánchez Guzmán Arlette Araceli SPMP-GSPIP 890-51433
Solís Vicencio Consuelo SPMP-GSPIP 890-51510
Jiménez Pérez Héctor Elías SPRN-APR 821-55533
López Galindo María del Carmen Rosario SPRN-GPE 892-32971
Wilson Gómez Cinthia SPRS-GMCC 881-27024
Zozaya de Gyves Carlos SPRS-GMCC 881-25447
Arellano González Alexander STEP-GRTE 821-57119
Hernández Martínez Marcos STEP-GRTE 881-704101
López Hernández Julio Cesar STEP-GRTE 801-27664
Ramon Villafuerte Lissette de los
STEP-GRTE 801-27629
Ángeles

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Guía Operativa para Realizar el Control y Seguimiento de los Trabajos
Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022
GO-NO-TC-0051-2022 PÁG: 3 DE: 24
PEMEX EXPLORACIÓN Y NOVIEMBRE DE 2022 VERSIÓN: PRIMERA
PRODUCCIÓN RESPONSABLE TÉCNICO:
JORGE GARCÍA GARCÍA
NOMBRE Y
GERENTE DE INTEGRACIÓN Y CONTROL DE
CARGO:
SERVICIOS
FIRMA:

GUÍA OPERATIVA PARA REALIZAR EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS

EJECUTADOS HASTA SU FACTURACIÓN

ÍNDICE

1. OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 4

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE………………………………………………………………………………………………… 4

3. MARCO NORMATIVO………………………………………………………………………………………………………………………………… 4

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS………………………………………………………………………………………………………….4

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS…………………………………………………………………………………….………………………… 7

6. ANEXOS………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...10

7. CONTROL DE REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO OPERATIVO…………………………………………………….14

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 Guía Operativa para Realizar el Control y Seguimiento de los Trabajos
Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022

1. OBJETIVO

Establecer la metodología y requisitos para realizar el control y seguimiento de los trabajos

ejecutados que se encuentran pendientes de facturación entre ejercicios fiscales.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

Ámbito de Aplicación:
La presente Guía Operativa es de observancia general y de aplicación obligatoria para todo el
personal de PEP que interviene en el control y seguimiento de los trabajos ejecutados que se
encuentran pendientes de facturación entre ejercicios fiscales.

Alcance:
Este Documento Operativo considera las actividades de control y seguimiento de trabajos
ejecutados derivados de obras, servicios, adquisiciones y cualquier otra actividad relacionada, que
cuentan con folio en el Sistema RAF y que no tienen pedido SAP registrado o que no ha llegado a
factura entre ejercicios fiscales.

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 Guía Operativa para Realizar el Control y Seguimiento de los Trabajos
Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022

3. MARCO NORMATIVO
• Ley de Petróleos Mexicanos vigente, agosto 2014.
• Reglamento de la Ley de Petróleos Mexicanos, febrero 2015.
• Estatuto Orgánico de Petróleos Mexicanos, diciembre 2021.
• Estatuto Orgánico de Pemex Exploración y Producción, abril 2022.
• Guía Operativa para Elaborar y Actualizar Documentos Operativos en Pemex Exploración y
Producción, clave: GO-NO-TC-0001-2022, marzo 2022.
• Procedimiento Operativo para la autorización de pagos (estimaciones), clave: PO-NO-TC-
0025-202, noviembre 2022.
• Procedimiento Operativo para la administración y supervisión de contratos, clave: PO-NO-
TC-0023-2022, noviembre 2022.
• Procedimiento Operativo para el seguimiento, control y actualización de folios generados en
el sistema RAF, clave: PO-NO-TC-0058-2022, noviembre 2022.

4. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Para efectos de la aplicación de esta Guía Operativa se debe entender por:

• Compromisos: actividad ejecutada en el año actual que no cuente con pedido SAP.
• Control: es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever
desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias.
• Deuda: folio RAF de Actividad ejecutada en los años anteriores al ejercicio fiscal vigente que
están pendientes de registro del pedido SAP.

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Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022

• Factura: el número de factura SAP generado en SAP para pago al folio correspondiente.
• Formato de control de deuda: el Documento en Excel establecido por la GICS para la
documentación y entrega de la Deuda.
• Formato K: programa operativo trimestral. Es el vínculo entre el Programa Operativo y el
Presupuesto, por lo tanto, es indispensable que contenga toda la información necesaria para el
proceso de presupuestación.
• Folio RAF: consecutivo único registrado en los módulos de Registro de Actividad Física, Ajuste de
Costos/GNR, Seguimiento y Actualización de Pasivos del Sistema RAF con el que se da
seguimiento a las solicitudes de trabajo, el cual sirve de vínculo con los pedidos en SAP R/3.
• GICS: es la Gerencia de Integración y control de Servicios adscrita a la Subdirección de
Administración del Portafolio de Exploración y Producción.
• Pasivos: son folios etiquetados como pasivo en el Sistema RAF que corresponden a los módulos
de “Actividad Física” y “Ajustes de Costos/GNRs”.
• Pedido SAP: mecanismo para separar recursos en devengable y flujo. Con la generación del
pedido en SAP, los recursos presupuestales se toman de la reserva.

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Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022

• Registro de Actividad Física (RAF): generación de un folio en el sistema RAF, que representa la
realización de bienes, arrendamientos, servicios y obras, para tener visibilidad de los
compromisos generados.
• SAP: sistema de Administración de Procesos, Software utilizado por PEMEX para el
procesamiento de datos.
• SAPEP: es la Subdirección de Administración del Portafolio de Exploración y Producción.
• Seguimiento: actividades que consisten en el análisis de la información generada en el proyecto,
para la identificación temprana de riesgos y desviaciones respecto a lo planeado.
• Sistema RAF: herramienta para registrar, autorizar y dar seguimiento a actividad física, ajuste de
costos, gastos no recuperables y pasivos, así como su control de cambios asociado a los recursos
autorizados disponibles.
• Subdirecciones administradoras de contratos: son las Subdirecciones que tienen a su cargo la
administración, supervisión y ejecución de los contratos.
• Subdirección dueña del recurso: son las Subdirecciones a las cuales se les afectará
presupuestalmente con las actividades programadas en el formato K.
• Trabajo ejecutado: toda actividad relacionada con bienes, arrendamientos, obras y servicios, que
fueron ejecutadas y concluidas en su totalidad, que cuentan con un folio RAF y que por
consecuencia generan un compromiso de pago.

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Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022

5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

5.1 Premisas Generales

5.2 Responsabilidades

5.3.1. Actividades preliminares

5.3.2. Integración
5.3 Integración de información 5.3.3. Revisión, conciliación y entrega de la información
5.3.4. Integración, revisión y control de las actividades ejecutas
durante el año en curso y que no cuentan con pedido SAP.
5.4 Actividades de seguimiento
y control

5.5.1 Descripción
5.5 Indicadores de resultados. 5.5.2 Fórmulas de cálculo
5.5.3 Fuente de Información

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5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS.

5.1 Premisas Generales

Para minimizar el impacto de los montos de adeudos en los techos presupuestales autorizados de
los ejercicios fiscales, tener una mayor capacidad de ejecución y contratación de servicios por parte
de los administradores de contratos y prestadores de servicios, se indican a continuación las
siguientes premisas para realizar el control y seguimiento de los trabajos ejecutados hasta su
facturación:

a) Los trabajos realizados deben estar sustentados a través de un folio RAF con estatus diferente a
cancelado, no autorizado o en espera de revisión.
b) Para el caso específico de la deuda, se debe considerar exclusivamente los compromisos de
pago cuya fecha de terminación haya sido en los años inmediatos anteriores al ejercicio
presupuestal vigente, incluyendo los que cuenten con pedido registrado en SAP, que por
alguna razón no hayan sido facturados.
c) Para los trabajos ejecutados en el año en curso (compromisos), se debe considerar los trabajos
que no cuenten con pedido registrado en SAP.
d) Los importes reales se deben indicar conforme a la moneda origen, así como el monto
homologado en moneda nacional al tipo de cambio que se establezca en las premisas de
Formatos K.
e) El Documento de control y seguimiento será el establecido por la GICS, el cual se debe requisitar
conforme a lo indicado en la Guía de llenado.
f) Los registros que se reporten, se les asignarán un folio único para control.

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Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022

a) De forma semanal se debe dar seguimiento a la información de compromisos pendientes de pago

para verificar su avance a través de las bases de Formato Azul de Asignaciones, Seguimiento de
avance del registro y del Sistema RAF.
b) Mensualmente se debe verificar los folios que aún están pendientes de solicitar recursos en
Formato Azul, así como los que no han llegado a factura.
c) Previo a adicionar algún registro, las áreas administradoras de contratos deben verificar que no
exista en la base, evitando duplicidades, además de conciliar las cifras con el área dueña del
recurso.
d) La información se documentará por Administrador de contrato, es decir, el ejecutor es el
encargado de reportar la deuda independientemente de a que subdirección/Activo se le afecte
presupuestalmente.
e) Las Subdirecciones/Activos, como dueños de los recursos, pueden hacer observaciones a las áreas
administradoras de los contratos referente a variaciones en lo reportado.
f) Para los trabajos ejecutados a los que se les hayan asignado recursos en FA (Formato azul) y que
cuenten con compromiso en SAP con estatus diferente a Factura, deben de continuar con su
trámite a la brevedad para completar el proceso de registro.

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Ejecutados hasta su Facturación, clave: GO-NO-TC-0051-2022
5.2 Responsabilidades

Normar, coordinar, revisar, conciliar, controlar y dar el

Subdirección de Administración del
seguimiento de la información para el proceso de
Portafolio de Exploración y Producción
integración de los trabajos ejecutados o compromisos de
a través de la Gerencia de Integración y pago pendientes de registro en SAP que se documenten
Control de los Servicios en los POT´s.

Gerencia de Programación y
Establecer las premisas y lineamientos de los Formatos K
Evaluación Operativa adscrita a la
dentro de lo que se encuentra la documentación y
Subdirección de Administración del entrega de la Deuda y el tipo de cambio a utilizar.
Portafolio de Exploración y Producción

Documentar la información de trabajos ejecutados

pendiente de pago en el formato establecido, así como
posterior a su autorización en los Formatos K, además de
Áreas administradoras de contratos gestionar los recursos para pago, registrar pedidos y
demás Documentos hasta factura en SAP y cerrar el folio
correspondiente en el Sistema RAF.

Nombrar oficialmente a los enlaces responsables de los

Subdirecciones de PEP trabajos para la integración, control y seguimiento de la
deuda.

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5.3 Integración de información

5.3.1. Actividades preliminares

La GICS analizará en sistema RAF los folios pendientes de registro en SAP con fecha de término de
ejecución en años anteriores al ejercicio en curso, que no hayan sido incluidos en la base de Deuda del
Formato K, así como actividades terminadas durante el año en curso. De lo anterior se integrará una
base de datos, que debe ser enviada a validación de los Administradores de contratos para que
realicen las acciones siguientes:

a) Verificar si se ejecutaron los trabajos.

b) En caso de que se haya ejecutado, confirmar fecha de término de estos o en su caso gestionar su
reprogramación.
c) Si terminaron al 31 de diciembre del año inmediato anterior, deben documentar los registros
como Deuda vigente para el Formato K siguiente, en la base de deuda.
d) En el supuesto de que se hayan ejecutado y pagado, se debe actualizar pedido y monto
pendiente de registro en SAP para cambiar el folio a Registrado en SAP.
e) Para los casos en los que los trabajos no se hayan ejecutado, enviarlos a cancelar mediante correo
dirigido al personal responsable de la Gerencia de Programación y Evaluación Operativa.

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5.3.2. Integración

La GICS convocará a reunión a los enlaces de las Subdirecciones Administradoras de contratos, para
iniciar los trabajos de integración de la base Deuda, así como indicar las premisas y fechas de
entrega de la información.

Una vez concluida la reunión, la GICS debe solicitar mediante correo electrónico a las Subdirecciones
Administradoras de contratos, la revisión, validación, actualización, integración y entrega de la
información correspondiente a Deuda vigente con término de ejecución al año anterior en un plazo
que no exceda lo indicado de 10 días hábiles.

La integración de la información para el seguimiento de la Deuda se debe realizar a través del

formato de control de deuda, ver anexo 6.1, en el cual se establecen los campos de información e
indican la forma de llenado de cada columna, ver anexo 6.2.

Anexo 6.1

Anexo 6.2

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5.3.3. Revisión, conciliación y entrega de la información
Una vez entregada la información por los enlaces de las Subdirecciones Administradoras de
Contratos, la GICS procederá a revisar e integrar la información, validando su estatus en el Sistema
RAF, Formatos Azules de Asignación de recursos, Reporte de Seguimiento de Registros y SAP,
verificando que lo documentado no haya sido pagado.
La GICS convocará a cada Subdirección Administradora al ciclo de conciliación de registros y cifras
para la entrega de la información a cargar en SIVAP, actividad que se debe realizar en un plazo que
no exceda de 15 días hábiles.
Concluido lo anterior, la GICS debe entregar al responsable de cargar la información en SIVAP, el
formato de deuda conciliado con cada una de las Subdirecciones.

5.3.4. Integración, revisión y control de las actividades ejecutas durante el año en curso y que no
cuentan con pedido SAP.
La GICS en conjunto con las Subdirecciones Administradoras de contratos como parte de las
actividades de monitoreo y control de los trabajos ejecutados en el año en curso pendientes de pago
y/o factura deben:
a) Identificar y analizar en sistema RAF folios con término de ejecución vencido en el año en curso,
que estén sin pedido o pedido sin recepción para monitoreo y acciones que permitan controlar
su impacto en la Deuda del siguiente año.
b) En el caso de las actividades ejecutadas que por alguna causa no se puedan registrar en SAP en el
ejercicio vigente, se deben gestionar en su momento, su registro en el formato de control de
deuda.

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5.4 Actividades de seguimiento y control

Las Subdirecciones Administradoras de contratos con base en lo documentado como Deuda

pendiente de pago, deben realizar las acciones tendientes a registrar en SAP hasta la facturación
correspondiente, para lo cual deben considerar lo siguiente:

a) Conciliar con los proveedores y certificar los trabajos ejecutados.

b) Solicitar los recursos a través del Formato Azul de asignaciones establecido.
c) Una vez asignado el recurso, deben generar en SAP el o los pedidos correspondientes y llegar
hasta factura.
d) La GICS y las Subdirecciones Administradoras deben dar seguimiento a la información a través
de los Documentos de control establecidos, tales como: el Formato Azul de Asignaciones
semanales, el reporte de Avance de registro diario y los reportes de SAP.

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5.5 Indicadores de resultados.
5.5.1 Descripción
Se desarrolló el indicador “% de importe de trabajos ejecutados sin facturar”, que se revisará
trimestralmente para controlar la variación, que no sea mayor a 17% del techo anual autorizado, lo
anterior para tener una mayor capacidad de ejecución y contratación de servicios.

5.5.2 Fórmulas de cálculo

5.5.3 Fuente de Información

• Reporte de avance de registro de las Subdirecciones Administradoras.
• RAF (Registro de Actividad Física) actualizado.
• Formato Azul de asignaciones.
• Reporte de monitor COPADE de SAP.
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6. ANEXOS.
6.1 Formato de control de deuda.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
TEXTO (200
TEXTO TEXTO TEXTO TEXTO TEXTO
CARACTERES)

Consecutivo control ID SPP Fuente ID_SUBD Tipo Ppto Req Base Modulo POT Folio RAF Integrador

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
TEXTO (100 TEXTO (400 TEXTO (100 TEXTO (100 TEXTO (30
TEXTO TEXTO TEXTO TEXTO FECHA
CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES)
Subdirección Gerencia Nombre del
Clasificación General
Administradora del Administradora del Administrador de ID único Activo Tipo de actividad Embarcación Equipo Fecha Inicio Contrato
Pagable/No Pagable
contrato contrato Proyecto

21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
TEXTO (10 TEXTO (500
FECHA FECHA FECHA TEXTO TEXTO TEXTO TEXTO NUMERO
CARACTERES) CARACTERES)

Fecha término Fecha Inicio de Fecha término de

No. de Contrato Política de pago No. Acreedor-Sap Estado del contrato Folio ARES No. estimación Monto Pesos
Contrato Ejecución de Actividad Ejecución de Actividad

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
TEXTO (16 TEXTO (30 TEXTO (6000 TEXTO (6000 TEXTO (50
NUMERO NUMERO TEXTO TEXTO (8 CARACTERES) TEXTO (9 CARACTERES)
CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES)

Monto Homologado
Monto MonExtranjera Fondo Cgestor Pospre Prog pres EPEP Des. Actividad Pozo Reserva
TC Actual

41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51
TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50 TEXTO (50
CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES) CARACTERES)

Documento de
Residente Supervisor Evento de asignación Número de pedido Hoja de entrada COPADE Factura Estado Detalle GUÍA Fecha Registro
aceptación

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6.2 Guía de llenado del Formato de control de deuda.

En la Tabla 1 se indica la guía para llenar los campos requeridos del formato de control de deuda, el
formato a utilizar, la fuente de la información utilizada y responsable del registro.
Tabla 1. Guía de llenado del Formato de control de deuda.

Formato
No. Campo Descripción Fuente Responsable
campo
Número de control interno generado por la GICS,
Consecutivo SE ADICIONA
1 el cual permite tener rastreabilidad de la TEXTO GICS-SAPEP
control PARA CONTROL
información.
Número consecutivo generado por la DCF, en el
SE ADICIONA
2 ID SPP cual se asigna folio a cada registro para tener TEXTO SPP-DCF
PARA CONTROL
rastreabilidad de la información.
Campo de control en el cual se indica si los
SE ADICIONA
3 Fuente registros pertenecen al Formato K actual o si son TEXTO GICS-SAPEP
PARA CONTROL
registros adicionales.
Número de control interno generado por las
Subdirecciones administradoras de contratos, el SE ADICIONA ADMINISTRADOR DE
4 ID_SUBD TEXTO
cual les permite tener rastreabilidad de la PARA CONTROL CONTRATO
información.
Se debe indicar en todos los registros el concepto
ADMINISTRADOR DE
5 Tipo Ppto Req "Doble línea", al tratarse de trabajos ejecutados TEXTO
CONTRATO
pendientes de pago.
Se debe indicar en todos los registros el concepto
ADMINISTRADOR DE
6 Base "FA", al tratarse de trabajos ejecutados TEXTO
CONTRATO
pendientes de pago.

En este campo se debe indicar dependiendo del

tipo de trabajos y año de término lo siguiente:
Ajuste de costos ADMINISTRADOR DE
7 Modulo TEXTO POT
Pasivo años anteriores CONTRATO
Actividad Física 2020
Actividad Física 2021

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7. CONTROL DE REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO OPERATIVO

La Gerencia de Integración y Control de los Servicios de la Subdirección de Administración del Portafolio de Exploración
y Producción revisará este Procedimiento Operativo cada 5 años.

Dicha Revisión debe realizarse inclusive antes de la Frecuencia de Revisión establecida a este Procedimiento Operativo,
si se presentan cualquiera de las siguientes circunstancias:

• Requerimientos justificados del Área Usuaria Generadora (Propone) o Usuaria por innovaciones, modificaciones o
cambios en instalaciones, equipos, tecnologías, proceso, filosofía de operación, modificaciones en las funciones del
personal o de las unidades administrativas, o en la normatividad de mayor jerarquía que modifique o altere los
requisitos establecidos.

Toda área de PEP puede hacer sugerencias o recomendaciones a este Documento Operativo. Las sugerencias o
recomendaciones deben ser enviadas a la Gerencia de Integración y Control de los Servicios de la Subdirección de
Administración del Portafolio de Exploración y Producción a la siguiente dirección: edificio administrativo Playa Norte,
Av. Paseo del Mar núm. 4, cruzamiento Av. Juárez y Robalo, Colonia Justo Sierra, Ciudad del Carmen, Camp. C.P. 24114, la
cual debe analizar la procedencia de cada una de ellas y en su caso realizar la revisión correspondiente.

Fecha de Próxima Revisión del Procedimiento Operativo: noviembre 2027.

Revisión: Fecha: Nombre Descripción de Cambios Versión

Noviembre Eduardo Poblano
0 Primera
2022 Romero

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 6.3 Cuestionario de Evaluación del Procedimiento Operativo

Subdirección: Coordinación/Gerencia/Activo:
Subgerencia: Área/ Instalación:
Clave del Documento Difundido: Fecha:
Nombre del Trabajador: Ficha:
Puesto Funcional:

Responda a las siguientes preguntas:

1. ¿Por qué se requiere el seguimiento de los trabajos ejecutados hasta su facturación?

2. ¿A qué se refiere el concepto de deuda?

3. ¿Quién es el responsable de documentar la información de trabajos ejecutados pendiente de pago?

4. ¿Qué acciones deben realizar las Subdirecciones administradoras para reportar los trabajos ejecutados pendiente de pago?

5. Mencione tres de las premisas para el control y seguimiento de los trabajos ejecutados hasta su facturación.

6. ¿Cuál es el Documento establecido con el que se realiza el control y seguimiento de la deuda?

7. ¿Qué área es responsable de coordinar el proceso de integración de los trabajos ejecutados pendientes de registro en SAP que
se documentan en los POT´s?

8. ¿Qué actividades de seguimiento y control de deuda deben realizar las Subdirecciones Administradoras de contratos?

9. Indicar 5 campos del formato de control de deuda

10. ¿Cómo se monitorea la tendencia del registro y facturación de los trabajos ejecutados?

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Fin de la Presentación

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