1.

OBJETIVO

Realizar los trámites administrativos para que los servidores públicos y contratistas se desplacen a sitios distintos a la ciudad sede de su lugar de trabajo en desarrollo de sus funciones y
obligaciones, a través de la expedición de actos administrativos y reserva de tiquetes, para dar cumplimiento a los compromisos de la Entidad.

2. MARCO NORMATIVO. 

 Resolución 0179 de 2017 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

 Resolución No.  2017016064 del 24 abril de 2017 Invima – Resolución No 2022500374 del 30 de marzo de 2022 Invima
 Decreto 460 de 2022 Departamento Administrativo de la Función Publica
 Circular No. 204-0649-17 Invima
 Circular No 055 de SIIF NACIÓN
 Circular 54 del 24 de noviembre de 2021 del Ministerio de Salud y Protección Social
 Resolución 1837 del 12 de noviembre de 2021 del Ministerio de Salud y Protección Social

3. ALCANCE

Para las comisiones de servicio al interior de país, el procedimiento inicia con la solicitud de la comisión y/o autorización de viaje, y finaliza con la legalización e informe del mismo. 

Para el caso de las comisiones al exterior, inicia con la solicitud de aprobación para representar al Instituto en escenarios de carácter internacional y/o participar en eventos internacionales en
terceros países y finaliza con la legalización e informe del mismo.

4. CONTENIDO O DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

4.1. COMISIONES AL EXTERIOR

4.1.1. Comisiones al exterior por información que llegue a la Dirección General y/o Oficina de Asuntos Internacionales: Estudio, análisis y pertinencia para atender invitaciones en el marco de la
cooperación internacional y/o negociación o acuerdos internacionales, visitas de IVC, así como participar en eventos de capacitación o entrenamiento por solicitud directa del servidor público
  
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Revisar la Identificar el evento en el exterior que llegue a la Dirección General por los diferentes canales de comunicación, evento internacional que puede ser de Dirección General /
documentación capacitación, entrenamiento o invitaciones de gobiernos o instituciones extranjeras. Director General
externa
 Indagar con las instituciones u organismos oferentes acerca de los contenidos y requerimientos, para determinar, por parte de la Oficina de Asuntos
Internacionales la pertinencia de la participación del INVIMA.

Si la invitación llega directamente a cualquiera de las dependencias del instituto, éstas deben ser remitidas ya sea vía correo electrónico o mediante Oficina de Asuntos
correspondencia interna a la Dirección General, con copia a la Oficina de Asuntos Internacionales. Internacionales /
Servidor público
Si la invitación y/o comisión es para participar en eventos de capacitación o entrenamiento por solicitud directa del servidor público, este deberá responsable 
presentar la solicitud según el procedimiento establecido ante el respectivo Director Técnico o Jefe de Oficina, quien presentará la respectiva solicitud
ante la Dirección General.

Oficina de Asuntos
Estudiar la pertinencia Estudiar la pertinencia y viabilidad de la comisión al exterior, según solicitud de la Dirección General, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Internacionales /
y viabilidad Servidor público
responsable 
Si es pertinente y viable, la Oficina de Asuntos Internacionales informará por los diferentes canales de comunicación institucionales a los Directores
técnicos y Jefes de Oficina, acerca del evento en el exterior, sea capacitación, entrenamiento o invitación, brindando la información completa del
mismo. Así mismo, se solicitará el nombre de los posibles candidatos que participarán de acuerdo al tema y competencias del mismo. Oficina de Asuntos
Internacionales /
El Director Técnico o Jefe de Oficina deberá delegar al servidor público comisionado e informar por los diferentes canales de comunicación Servidor público
institucionales a la Oficina de Asuntos Internacionales – OAI, los nombres de(l) (los) servidor(es) público(s) en un tiempo no mayor a dos (2) días responsable
Asignar la comisión
hábiles después de haber recibido la información del evento en el exterior. Se debe incluir la justificación y los documentos soporte.
Dependencias del
La Oficina de Asuntos Internacionales OAI, debe remitir la documentación completa a la Dirección General, para aprobación, dentro de los dos (2) días INVIMA / Servidor
hábiles siguientes a la recepción de los mismos por el Director Técnico o Jefe de Oficina. público responsable 

Aprobar la asignación realizada por el Jefe de la Dependencia, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la entrega de la información, e informar a Dirección General
Autorizar Comisión
la dependencia interesada y a la Oficina de Asuntos Internacionales, por los diferentes canales de comunicación Institucional.  /Director General

Solicitar la aprobación Dependencias del

para participar en Capacitaciones o entrenamientos:       INVIMA / Servidor
eventos de público responsable 
capacitación en el Presentar mínimo con un (1) mes de anticipación la solicitud para participar en eventos de capacitación en el exterior, mediante oficio dirigido al
exterior Comité de Capacitación con visto bueno del Director Técnico ó Jefe de Oficina, autorización debidamente justificada para participar en el evento en el
exterior, carta de invitación, preinscripción al evento y el programa o agenda de capacitación traducido al español. 

Remitirse al  GTH-DPE-PR001-PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN: EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO (GTH-DPE-

 PR001)

Gestionar la solicitud de comisión GTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2) teniendo en
cuenta  los rubros o proyecto de inversión que corresponda, planilla que debe ser firmada por el Director General, los Directores Técnicos o Jefes de
Oficina.
Dependencias del
Esta etapa debe desarrollarse entre los dos (2) días hábiles siguientes a la información de aprobación por parte de la Dirección General. INVIMA / Servidor
Público responsable 
Nota 1: Al momento de incluir rubros que pertenezcan a proyectos de inversión se debe mencionar en la columna denominada “% Rubro/ Proyecto
Elaborar la Comisiòn / actividad suifp/ código actividad interna”, la información de la codificación y nombre de la actividad interna.    Oficina Asesora de
Planeación / Servidor
autorizaciòn de viaje
Las comisiones que afecten los rubros de Inversión deberán llevar los siguientes vistos buenos en señal de revisión y aprobación: público responsable 

Secretaría General /
1. Servidor público
1. Secretaría General. responsable
2. Oficina Asesora de Planeación.

Una vez la planilla cuente con los vistos buenos del Director técnico y/o Jefe de Oficina correspondiente, la Secretaría General, y la Oficina Asesora de
Planeación, deberá remitirse a la Oficina de Asuntos Internacionales para su control y visto bueno. Oficina de Asuntos
Visto bueno Oficina Internacionales /
Asuntos Nota 2: Para el caso de las comisiones al exterior que se realizan en cumplimiento de funciones de las direcciones misionales contempladas en Servidor público
Internacionales - OAI  Resolución 0179 de 2017 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República entre otros tramites no requieren visto bueno de OAI. responsable
Nota 3: Las solicitudes de certificación de BPM para medicamentos de síntesis química provenientes de laboratorios ubicados en países cuyas
Agencias Sanitarias cuentan con la designación de OPS como agencias reguladoras nacionales de referencia regional ARNr nivel: Vinculo

Dirección General /
Las solicitudes de comisiones o autorizaciones de viaje al exterior deben ser remitidas a la Secretaría General cuarenta Director General 
Remitir solicitudes de y cinco (45) días calendarios previos  a su inicio, mediante correo electrónico dirigido a [email protected],
programación  de conformidad en lo establecido en la circular No. 54 del 24 de noviembre de 2021, “Lineamientos para la solicitud de
comisión de servicios o estudios al exterior”, y la resolución 1837 del 12 de noviembre de 2021, emitida por el Ministerio Dependencias del
de Salud y Protección Social, para las programaciones de las fechas de las comisiones. INVIMA / Servidor
Público responsable 
Las solicitudes de comisión de servicios en el exterior de servidores públicos pertenecientes a entidades adscritas al
Ministerio serán radicadas ante la Secretaría General del Ministerio de Salud y Protección Social, dependencia que a su
vez las remitirá a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para su trámite. Oficina Asesora de
Planeación / Servidor
público responsable 
 Nota 4: Dada la situación de pandemia actual, los oficios de las comisiones al exterior que se soliciten para tramite
deben ser enviados al correo [email protected] para su respectiva autorización ante el Ministerio de Salud y
  Secretaría General /
Protección Social.
Secretario General 
Para las comisiones de estudios deberán remitirse al GTH-DPE-PR001-PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN:
Grupo de Gestión
EDUCACIÓN PARA EL TRABAJO Y EL DESARROLLO HUMANO (GTH-DPE-PR001).
Administrativa /
Servidor público
Para las comisiones al exterior en las que se requiera la autorización previa, se debe aplicar lo establecido en el artículo
responsable 
1º y 2 º de la Resolución 0179 de 2017 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República.

Secretaría General/
Recibir de las dependencias las solicitudes de Comisiones y/o autorización de viajeGTH-ATH-FM2 FORMATO DE Técnico o Auxiliar
COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2) debidamente diligenciados, mediante correo Administrativo
electrónico dirigido a [email protected], para la respectiva firma del Secretario General.
Grupo Financiero y
Recepcionar  y Una vez firmada la planilla, la Secretaría General deberá remitir al Grupo Financiero y Presupuestal, quien se presupuestal /
tramitar cuadros de encargará de generar el certificado de disponibilidad presupuestal, y realizar la liquidación de viáticos. Servidor Público
programaciòn responsable
A su vez, la Secretaría General deberá remitir mediante correo electrónico dirigido
a [email protected] la planilla debidamente autorizada por el Secretario General, para realizar la Grupo de Gestión
respectiva cotización de tiquetes, la cual será remitida posteriormente al área solicitante. Administrativa /
Servidor público
Esta etapa debe adelantarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la planilla. responsable  

Seguimiento de oficios Los oficios de solicitud de aprobación y justificación de Comisión de servicios al exterior, serán elaborados por el servidor público responsable de la
de solicitud de Dependencia solicitante, y remitidos a la Secretaría General, mediante correo electrónico dirigido a [email protected], para la revisión final
aprobación y de los mismos por el profesional encargado, adjuntando los documentos soportes de la solicitud, relacionados en el anexo LISTADO DE
justificación de DOCUMENTOS PARA COMISIONES AL EXTERIOR  para solicitud de autorizaciones de Comisiones al exterior,  dentro de los dos (2) días hábiles
comisión al exterior  siguientes. Dependencias del
INVIMA / Servidor
Una vez verificados los oficios, el profesional de la Secretaría General remitirá respuesta al correo electrónico de solicitud, indicando aprobación para Público responsable 
recoger vistos buenos del Director Técnico o Jefe de Oficina respectivo, y la Oficina de Asuntos Internacionales.

Una vez se cuente con los vistos buenos de los oficios, el área solicitante deberá remitir los mismos en físico nuevamente a la Secretaría General, Grupo de Gestión
para el visto bueno del Secretario General, y posterior firma del Director General. Esta actividad es responsabilidad del área solicitante. Administrativa /
Servidor público
Una vez autorizados por el Director General, deben remitirse al Ministerio de Salud y Protección y la Presidencia de la República al correo responsable 
[email protected] para su respectiva aprobación.
Secretaría General /
Secretario General 
 Dirección General /
Director General

Grupo de Gestión
Realizar seguimiento /
Estar en contacto permanente con las entidades competentes para realizar seguimiento a la aprobación de las comisiones al exterior de los servidores Administrativa /
aprobación de
públicos. Servidor público
Comisiones
responsable 
Dependencias del
INVIMA / Servidor
Una vez se cuente con la autorización de la comisión de parte del Ministerio de Salud y la Presidencia del República, se procederá a emitir el acto Público responsable 
administrativo, que confiere la comisión al exterior. La Secretaría General comunicará el acto administrativo vía correo electrónico al (los) servidor(es)
público(s), con copia al Jefe inmediato, al Grupo de Talento Humano, al Grupo Financiero y Presupuestal y al correo electrónico  Secretaría General/
[email protected]. Técnico o Auxiliar
Administrativo
Emitir y notificar Nota 5:  Los servidores públicos no podrán desplazarse, ni se autorizará el pago de viáticos o gastos de transporte sin haber sido comunicado el acto
autorización interna administrativo que confiere la comisión al exterior y ordena el reconocimiento respectivo. Grupo de Gestión
Administrativa /
Remitirse al procedimiento GTH-ATH-IN7 INSTRUCTIVO PARA SOLICITUD DE COMISION AL EXTERIOR PARA ASISTIR A CAPACITACIÓN Y/O Servidor público
ENTRENAMIENTO (GTH-ATH-IN7) para validar los lineamientos para asistencia de los servidores públicos de carrera administrativa y/o libre responsable 
nombramiento y remoción a capacitación o entrenamiento en el exterior.

Secretaría General /
Secretario General 

Grupo de Gestión
Administrativa/
Gestionar con la agencia de viajes los tiquetes aéreos que se requieran para efectuar las comisiones y/o autorizaciones de viajes al exterior. Servidor público
Solicitar tiquetes responsable 
aéreos
Será responsabilidad de cada servidor público y/o contratista la validación de los requisitos mínimos para el ingreso a cada país.
Dependencias del
INVIMA / Servidor
Público responsable 

El área y/o servidor público autorizado, gestionará ante el Grupo de Talento Humano-Proceso de Seguridad y Salud en el Trabajo, la tarjeta de Dependencias del
Solicitar tarjeta de asistencia médica (assist card), para ser tramitada ante la ARL antes de la fecha de inicio del viaje, por medio del correo electrónico  INVIMA / Servidor
asistencia médica [email protected],  con copia a Secretaría General, al correo electrónico [email protected] Público responsable 
 Será responsabilidad de cada servidor público y/o contratista informar de la recepción de la solicitud de tarjeta de asistencia médica al Grupo de
Talento Humano, antes de la fecha del viaje.
Grupo de Talento
Nota 6: Este documento es obligatorio para el desarrollo de la comisión. Humano / Servidor
público responsable 

Cumplir con el procedimiento Gestión Presupuestal GFP-GPR-PR001-PROCEDIMIENTO GESTIÓN PRESUPUESTAL (GFP-GPR-PR001)  y el Grupo Financiero y
Liquidar los viáticos o instructivo Liquidación de Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior GFP-GPR-IN002-INSTRUCTIVO PARA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE Presupuestal/
gastos de viaje VIAJE AL EXTERIOR (GFP-GPR-IN002), frente a la liquidación de la comisión o viaje, teniendo como soporte la autorización de la misma a través del Servidor público
acto administrativo de Comisiones y/o autorización de viajeGTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH- responsable 
ATH-FM2)  y la planilla de autorización para el caso de los contratistas.

Una vez realizada la comisión al exterior según corresponda; dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la misma, el comisionado
deberá presentar ante el jefe inmediato o supervisor del contrato el formatoGTH-ATH-FM4 LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS O GASTOS DE VIAJE E
INFORME DE ACTIVIDADES (GTH-ATH-FM4) Este deberá ser remitido al Grupo Financiero y Presupuestal diligenciado y firmado electrónicamente
Informe de comisión o junto con los soportes de viáticos al correo legalizació[email protected]. Dependencias del
viaje y Legalización de INVIMA / Servidor
viáticos Nota 7: Cuando se presenten comisiones o viajes continuos, le legalización se realizará a los tres (3) días hábiles siguientes a la última comisión o Público responsable 
viaje realizado. Las legalizaciones deberán ser presentadas de forma independiente.

En caso que la comisión o viaje hubiese generado gastos de transporte terrestre o fluvial, el reintegro se debe tramitar a través de los Formatos Dependencias del
Gastos de Transporte Terrestre GTH-DPE-FM018 y Formato solicitud de adquisición caja menor GAD-GBS-FM001 adjuntando los tiquetes del INVIMA / Servidor
transporte utilizado o los recibos respectivos, en el caso de las empresas de transporte obligadas a facturar electrónicamente debe solicitar la remisión Público responsable 
Reembolsar gastos de de la factura electrónica al correo [email protected], la cual debe estar a nombre del INVIMA unidad ejecutora
transporte 191200  y solicitar el tiquete provisional para radicarlos en la sede de cada uno de los GTT, a nivel central se radica en el Grupo de Gestión Grupo Financiero y
Administrativa de la Secretaría General con el fin de rembolsar el dinero al funcionario o contratista. Presupuestal /
Servidor Público
responsable 

4.1.2. Comisiones al exterior en las que se requiera la autorización previa según lo establecido en el artículo 1º y 2 º de la Resolución 0179 de 2017 del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República. (Auditorias en BPM y BPL para Medicamentos y Productos Biológicos y Certificaciones APPCC).

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

Gestionar la solicitud de comisión GTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE

VIAJES (GTH-ATH-FM2), teniendo en cuenta  los rubros o proyecto de inversión que corresponda, planilla que
debe ser firmada por el Director General, los Directores Técnicos o Jefes de Oficina.
 Esta etapa debe desarrollarse entre los dos (2) días hábiles siguientes a la información de aprobación por parte de Dependencias del INVIMA /
la Dirección General. Servidor Público responsable  
Elaborar y diligenciar la solicitud
de comisión o autorización de Nota 8: Al momento de incluir rubros que pertenezcan a proyectos de inversión se debe mencionar el código
viaje asignado a las actividades.  

Las comisiones que afecten los rubros de Inversión deberán llevar los siguientes vistos buenos en señal de  
revisión y aprobación:

1.
1. Secretaría General.
2. Oficina Asesora de Planeación.

Una vez la planilla cuente con los vistos buenos del Director técnico y/o Jefe de Oficina correspondiente, la
Secretaría General, y la Oficina Asesora de Planeación, deberá remitirse a la Oficina de Asuntos Internacionales
para su control y visto bueno.

Autorizar la programación Avalar la programación de la comisión o viaje a través de visto bueno en el formato de solicitud GTH-ATH-FM2 Dirección General /Director General
FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2)

Las solicitudes de comisiones o autorizaciones de viaje al exterior deben ser remitidas a la Secretaría General Dirección General / Director
cuarenta y cinco (45) días calendarios previos  a su inicio, mediante correo electrónico dirigido General
a [email protected], de conformidad en lo establecido en la circular No. 54 del 24 de noviembre de 2021
“Lineamientos para la solicitud de comisión de servicios o estudios al exterior”, y la resolución 1837 del 12 de Dependencias del INVIMA /
noviembre de 2021, emitida por el Ministerio de Salud y Protección Social, para las programaciones de las fechas de Servidor público responsable
las comisiones.
Remitir planilla (s) de Oficina Asesora de Planeación /
programación Las solicitudes de comisión de servicios en el exterior de servidores públicos pertenecientes a entidades adscritas al Servidor Público responsable
Ministerio serán radicadas ante la Secretaría General del Ministerio de Salud y Protección Social, dependencia que
a su vez las remitirá a la Subdirección de Gestión del Talento Humano para su trámite.
Grupo de Gestión Administrativa / 
Dada la situación de pandemia actual, los oficios de las comisiones al exterior que se soliciten para tramite deben Servidor público responsable  
ser enviados al correo [email protected] para su respectiva autorización ante el Ministerio de Salud y
Protección Social.
Recepcionar y tramitar los Recibir de las dependencias las solicitudes de Comisiones y/o autorización de viaje GTH-ATH-FM2 FORMATO DE
cuadros de programación COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2), debidamente diligenciados, mediante correo Direccion General / Director
electrónico dirigido a [email protected], para la respectiva firma del Secretario General. General
Una vez firmada la planilla, la Secretaría General deberá remitir al Grupo Financiero y Presupuestal, quien se
 Secretaría General/ Secretario
General

Grupo de Gestión Administrativa /

encargará de generar el certificado de disponibilidad presupuestal, y realizar la liquidación de viáticos. Servidor Público responsable 
A su vez, la Secretaría General deberá remitir mediante correo electrónico dirigido a   [email protected] Dependencias del INVIMA /
la planilla debidamente autorizada por el Secretario General, para realizar la respectiva cotización de tiquetes, la Servidor Público responsable 
cual será remitida posteriormente al área solicitante.
Oficina asesora de Planeación /
Esta etapa debe adelantarse dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción de la planilla. Servidor público responsable 

Los oficios de solicitud de aprobación y justificación de Comisión de servicios al exterior, serán elaborados por el
servidor público responsable de la Dependencia solicitante, y remitidos a la Secretaría General, mediante correo
electrónico dirigido a [email protected], para la revisión final de los mismos por el profesional
encargado, adjuntando los documentos soportes de la solicitud, relacionados en el anexo LISTADO DE
DOCUMENTOS PARA COMISIONES AL EXTERIOR  para solicitud de autorizaciones de Comisiones al exterior,  Dependencias del INVIMA  /
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. Servidor público responsable 

Una vez verificados los oficios, el profesional de la Secretaría General remitirá respuesta al correo electrónico de Grupo de Gestión Administrativa /
Oficios de solicitud de solicitud, indicando aprobación para recoger vistos buenos del Director Técnico o Jefe de Oficina respectivo, y la Servidor público responsable 
aprobación y justificación de Oficina de Asuntos Internacionales.
comisión al exterior  Secretaría General / Secretario
Una vez se cuente con los vistos buenos de los oficios, el área solicitante deberá remitir los mismos en físico General 
nuevamente a la Secretaría General, para el visto bueno del Secretario General, y posterior firma del Director
General. Esta actividad es responsabilidad del área solicitante. Dirección General / Director
General
Una vez autorizados por el Director General, deben remitirse al Ministerio de Salud y Protección y la Presidencia de
la República al correo [email protected] para su respectiva aprobación.

. 

Realizar seguimiento aprobación Estar en contacto frecuente con las entidades competentes para realizar seguimiento a la aprobación de las Grupo de Gestión Administrativa /
de comisiones comisiones al exterior de los servidores públicos. Servidor Público responsable 
 Una vez se cuente con la autorización de la comisión de parte del Ministerio de Salud y la Presidencia del Secretaría General/ Técnico o
República, se procederá a emitir el acto administrativo, que confiere la comisión al exterior. La Secretaría Auxiliar Administrativo
General comunicará el acto administrativo vía correo electrónico al (los) servidor(es) público(s), con copia al Jefe
inmediato, al Grupo de Talento Humano, al Grupo Financiero y Presupuestal y al correo electrónico  Grupo de Gestión Administrativa /
[email protected]. Servidor público responsable 
Emitir y notificar autorización
interna  Nota 9:  Los servidores públicos no podrán desplazarse, ni se autorizará el pago de viáticos o gastos de transporte
sin haber sido comunicado el acto administrativo que confiere la comisión al exterior y ordena el reconocimiento Secretaría General / Secretario
respectivo. General 

Gestionar con la agencia de viajes los tiquetes aéreos que se requieran para efectuar las comisiones y/o
autorizaciones de viajes al exterior. Grupo de Gestión administrativa /
Servidor público responsable 
Solicitar tiquetes aéreos Será responsabilidad de cada servidor público y/o contratista la validación de los requisitos mínimos para el ingreso
a cada país. Dependencias del INVIMA /
Servidor público responsable  

El área y/o servidor público autorizado, gestionará ante el Grupo de Talento Humano-Proceso de Seguridad y Salud
en el Trabajo, la tarjeta de asistencia médica (assist card), para ser tramitada ante la ARL antes de la fecha de inicio Direcciones Técnicas y
del viaje, por medio del correo electrónico  [email protected],  con copia a Secretaría General, al Oficinas / Servidor público
Solicitar tarjeta de asistencia correo electrónico [email protected] responsable 
médica
Será responsabilidad de cada servidor público y/o contratista informar de la recepción de la solicitud de tarjeta de Grupo de Talento Humano /
asistencia médica al Grupo de Talento Humano, antes de la fecha del viaje. Servidor público responsable 
Nota 10: Este documento es obligatorio para el desarrollo de la comisión.

Cumplir con el procedimiento Gestión Presupuestal GFP-GPR-PR001-PROCEDIMIENTO GESTIÓN

PRESUPUESTAL (GFP-GPR-PR001)  y el Instructivo Liquidación de Viáticos y Gastos de Viaje al Exterior GFP-
Liquidar los viáticos o gastos de GPR-IN002-INSTRUCTIVO PARA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE AL EXTERIOR (GFP-GPR- Grupo Financiero y Presupuestal /
viaje IN002),  frente a la liquidación de la comisión o viaje, teniendo como soporte la autorización de la misma a través del Servidor público responsable
acto administrativo de Comisiones y/o autorización de viaje GTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES Y/O
AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2) y la planilla de autorización para el caso de los contratistas.

Presentar informe de comisión o Dependencias del INVIMA /

viaje Una vez cumplida la comisión o viaje, según corresponda; dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de Servidor público responsable 
 la misma, se debe presentar ante el jefe inmediato o supervisor del contrato el formato deGTH-ATH-FM4
LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS O GASTOS DE VIAJE E INFORME DE ACTIVIDADES (GTH-ATH-FM4) )
diligenciado y firmado electrónicamente.

El formato debe ser remitido al Grupo Financiero y Presupuestal diligenciado y firmado electrónicamente junto con
los soportes de viáticos al correo legalizació[email protected].

Nota 10: Cuando se presenten comisiones o viajes continuos, le legalización se realizará a los tres (3) días hábiles
siguientes a la última comisión o viaje realizado. Las legalizaciones deberán ser presentadas de forma
independiente.

En caso que la comisión o viaje hubiese generado gastos de transporte terrestre o fluvial, el reintegro se debe
tramitar a través de los Formatos Gastos de Transporte Terrestre GTH-DPE-FM018 y Formato solicitud de
adquisición caja menor GAD-GBS-FM001 adjuntando los tiquetes del transporte utilizado o los recibos respectivos,
en el caso de las empresas de transporte obligadas a facturar electrónicamente debe solicitar la remisión de la
Reembolsar gastos de Dependencias del INVIMA /
factura electrónica al correo [email protected], la cual debe estar a nombre del
transporte Servidor público responsable 
INVIMA unidad ejecutora 191200  y solicitar el tiquete provisional para radicarlos en la sede de cada uno de los
GTT, a nivel central se radica en el Grupo de Gestión Administrativa de la Secretaría General con el fin de rembolsar
el dinero al funcionario o contratista.

4.2. COMISIONES DE SERVICIOS AL INTERIOR DEL PAÍS

   
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA / RESPONSABLE

Dependencias del INVIMA /

Servidor público responsable o
contratista

 Solicitar CDP El área solicitante deberá remitir la solicitud del certificado tanto por funcionamiento, como por inversión de
Oficina Asesora de Planeación /
disponibilidad presupuestal en cada vigencia al Grupo Financiero y Presupuestal para su respectiva aprobación.
Servidor público responsable 

Grupo Financiero y presupuestal /

Servidor Público responsable

Programar comisión o viaje Dependencias del INVIMA /

Servidor público responsable o
 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA / RESPONSABLE
Gestionar la solicitud de comisiónGTH-ATH-FM3 SOLICITUD VIRTUAL DE COMISIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DE
VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS (GTH-ATH-FM3) de acuerdo a la programación establecida por la dependencia,
teniendo en cuenta los rubros o proyecto de inversión que corresponda, planilla que debe ser firmada por el Director
General, los Directores técnicos, Secretario General, Jefes de Oficina o Coordinadores de Grupos de Trabajo
Territorial.

Nota 12: Al momento de incluir rubros que pertenezcan a proyectos de inversión se debe mencionar en la columna
denominada “% Rubro/ Proyecto actividad suifp/ código actividad interna”, la información de la codificación y
nombre de la actividad interna.   

Las comisiones que afecten los rubros de Inversión deberán llevar el visto bueno de la Oficina Asesora de
Planeación.

Esta actividad la debe realizar el área solicitante. contratista

Nota 13: Las comisiones y/o autorizaciones de viajes que se requieran de forma prioritaria, deben ser elaboradas
en el GTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2), el cual
deberá ser remitido mediante correo electrónico a [email protected], para la respectiva firma del
Secretario General.

De acuerdo a las instrucciones impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, aquellas solicitudes de
comisión inicial que afecten diferentes rubros presupuestales deberán ser tramitadas en el formato GTH-ATH-FM3
SOLICITUD VIRTUAL DE COMISIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS (GTH-ATH-FM3)
Mediante este trámite se emitirán y comunicarán dos solicitudes SIIF parciales, obedeciendo al trámite realizado por
el módulo de viáticos de SIIF, liquidando los viáticos de acuerdo a los porcentajes requeridos en su solicitud.

Las solicitudes de comisiones de servicios y autorizaciones viajes deben ser remitidas en físico ante el despacho en Dependencias del INVIMA /
Dar visto bueno oficina asesora la Secretaría General o remitidas al correo electrónico [email protected] para los casos en que se Servidor público responsable o
de Planeación requiera remisiones electrónicas. contratista

Recepción de las solicitudes Recibir de las dependencias la solicitud en el formatoGTH-ATH-FM3 SOLICITUD VIRTUAL DE COMISIÓN Y/O Grupo de Gestión administrativa /
virtuales de comisión y/o AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS (GTH-ATH-FM3), verificando que la información relacionada Servidor público responsable 
autorización de viaje al interior en la base de datos corresponda a la registrada en formato, de acuerdo con el procedimiento ya establecido.
del país Secretaría General/ Técnico o
Las comisiones que afecten rubros de Inversión deberán llevar el visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación. Auxiliar Administrativo
Esta actividad la debe realizar el área solicitante.

Las solicitudes de comisiones o autorizaciones de viaje deben ser remitidas a la Secretaría General quince (15) días
 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA / RESPONSABLE
calendarios previos a su inicio, mediante correo electrónico dirigido a [email protected].

Nota 14: Las comisiones y/o autorizaciones de viajes que se requieran de forma prioritaria, deben ser elaboradas en
el GTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2), el cual
deberá ser remitido mediante correo electrónico a [email protected], para la respectiva firma del
Secretario General.

Una vez revisada la planilla GTH-ATH-FM3 SOLICITUD VIRTUAL DE COMISIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DE VIAJE
AL INTERIOR DEL PAÍS (GTH-ATH-FM3), la Secretaría General deberá remitir mediante correo electrónico a
[email protected] al Grupo Financiero y Presupuestal, quien se encargará de realizar la liquidación
de viáticos.
 
A su vez, la Secretaría General deberá remitir mediante correo electrónico dirigido a  
[email protected] la planilla debidamente autorizada por el Secretario General, para realizar la Grupo de Gestión administrativa /
Revisar las solicitudes virtuales respectiva cotización de tiquetes, la cual será remitida posteriormente al área solicitante. Servidor público responsable 
de comisión y/o autorización de
viaje al interior del país Nota 15: Si se requiere, el despacho de la Secretaría General solicitará ajustes, explicación o soportes de las Grupo Financiero y Presupuestal /
mismas. Servidor público responsable

Nota 16: Las comisiones y/o autorizaciones de viajes que se tramiten en el GTH-ATH-FM2 FORMATO DE
COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2) deberán ser remitidas con
la respectiva firma del Secretario General mediante correo electrónico a [email protected] al Grupo
Financiero y Presupuestal, quien se encargará de realizar la liquidación de viáticos.

Cumplir con el GFP-GPR-PR001-PROCEDIMIENTO GESTIÓN PRESUPUESTAL  y el GFP-GPR-IN003-

INSTRUCTIVO PARA LIQUIDACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS, frente a la
liquidación de la comisión o viaje, teniendo como soporte la autorización de la misma a través del acto
 Liquidar viáticos y/o gastos de administrativo de las GTH-ATH-FM3 SOLICITUD VIRTUAL DE COMISIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL Grupo Financiero y Presupuestal /
viaje INTERIOR DEL PAÍS(GTH-ATH-FM3) Servidor Público Responsable 

Nota 16: Para el caso de las comisiones y/o autorizaciones de viajes prioritarias extraordinarias, se debe elaborar
el GTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2)y remitir al
correo electrónico Comisiones y Autorizaciones SG [email protected].

Validar la Liquidación y Verificar y aprobar la liquidación de la comisión en el Sistema SIIF Nación, con el perfil control viáticos, para Grupo Financiero y Presupuestal /
Programación - SIIF Nación Servidor Publico Responsable 
 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA / RESPONSABLE
remisión al ordenador del gasto.

El ordenador del Gasto autoriza la solicitud de comisión y/o autorización de viaje en la plataforma SIIF Nación, a
través de la cual se emite el acto administrativo electrónico. Secretaría General /Secretario
General
Autorización Comisión Una vez aprobado, la secretaria general informa al Grupo Financiero y Presupuestal por medio de correo el estado
de autorización de las solicitudes. Grupo Financiero y Presupuestal /
Servidor Público Responsable 

 
Una vez autorizado o rechazado la comisión, el acto administrativo en el Sistema SIIF Nación, se debe escanear y Secretaría General / Secretario
enviar por correo electrónico a los servidores públicos comisionados y/o contratistas, con copia al jefe inmediato y al General 
Comunicar acto Administrativo Grupo de Talento Humano.
Secretaría General/ Técnico o
Auxiliar Administrativo

Gestionar con la agencia de viajes los tiquetes aéreos que se requieran para efectuar las comisiones y/o
autorizaciones de viajes. Grupo de Gestión Administrativa /
Solicitud de Tiquetes aéreos
Servidor público responsable  
En caso de tener dudas o inquietudes del proceso de solicitud de tiquetes, el servidor público y/o contratista, deberá
remitirse a la Circular 2000-069-21

Informe de la comisión o Dependencias del INVIMA /

autorizaciones de viaje y Una vez cumplida la comisión o autorización de viaje, según corresponda; dentro de los tres (3) días hábiles Servidor público responsable o
Legalización de viáticos siguientes al término de la misma, se debe presentar ante  el jefe inmediato o supervisor del contrato el formato contratista
de GTH-ATH-FM4 LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS O GASTOS DE VIAJE E INFORME DE ACTIVIDADES (GTH-
ATH-FM4) diligenciado y firmado electrónicamente.

El formato debe ser remitido al Grupo Financiero y Presupuestal diligenciado y firmado electrónicamente en formato
pdf  junto con los soportes de viáticos al correo legalizació[email protected].

En caso  de modificación (adición-reducción) diligenciar las casillas indicadas en el formato y anexar los actos
administrativos que soporten la modificación al momento de legalizar la  comisión.

Nota 18: Cuando se presenten comisiones o viajes continuos, la legalización se realizará a los tres (3) días hábiles
siguientes a la última comisión o viaje realizado. Las legalizaciones deberán ser presentadas de forma
independiente.
 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA / RESPONSABLE

Nota 19: Para el caso de las comisiones y/o autorizaciones de viajes prioritarias extraordinarias, se debe elaborar
el GTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2)) y remitir al
correo electrónico Comisiones y Autorizaciones SG [email protected].

En caso que la comisión o viaje hubiese generado gastos de transporte terrestre o fluvial, el reintegro se debe
tramitar a través de los  GTH-ATH-FM1-GASTOS DE TRANSPORTE TERRESTRE (GTH-ATH-
FM1) y  GAD-GBS-FM001-FORMATO SOLICITUD ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS CAJA MENOR (GAD-GBS-FM1) adjuntando los tiquetes del transporte utilizado o los Dependencias del INVIMA /
Reembolsar gastos de transporte recibos respectivos, en el caso de las empresas de transporte obligadas a facturar electrónicamente debe solicitar Servidor público responsable o
la remisión de la factura electrónica al correo [email protected], la cual debe estar contratista
a nombre del INVIMA unidad ejecutora 191200  y solicitar el tiquete provisional para radicarlos en la sede de cada
uno de los GTT, a nivel central se radica en el Grupo de Gestión Administrativa de la Secretaría General con el fin
de rembolsar el dinero al funcionario o contratista.

  4.3 MODIFICACIONES Y CANCELACIONES DE COMISIONES O VIAJES:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA / RESPONSABLE

Informar la modificación y/o Dependencias del INVIMA / Servidor
cancelación Posterior al trámite de alguna comisión o autorización de viaje, en caso de presentarse alguna modificación darle la público responsable o contratista
correspondiente importancia y gestión que haya al lugar, para evitar hechos económicos o hechos cumplidos que
no estén cubiertos, o cancelación, debe ser informada  inmediatamente al despacho de la Secretaría General, a Grupo Financiero y Presupuestal /
través de los formatos establecidos GTH-ATH-FM3 SOLICITUD VIRTUAL DE COMISIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DE Servidor Público Responsable
VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS (GTH-ATH-FM3), con la debida justificación y/o soporte, a través del  correo
electrónico [email protected]. Grupo de Gestión Administrativa /
Servidor público responsable
Las modificaciones y cancelaciones que se generen por incapacidades, situaciones administrativas y necesidad del
servicio, deben ser notificadas ante el Grupo de Talento Humano de la Secretaría General, adjuntando evidencia de Secretaría General / Secretario
la misma, según lo señalado por la Resolución No.  2017016064 del 24 abril de 2017 y la Circular No. 204-0649-17. General 
El formato debe ser firmado por el Director General, los Directores Técnicos y/o Jefes de Oficina.
Secretaría General/ Técnico o
Nota 20: En los casos en que se presente cancelación, modificación o suspensión de una comisión o autorización Auxiliar Administrativo
de viaje, o si fuese cumplida en un término menor al previsto; el servidor público o contratista deberá reintegrar al
Instituto el dinero consignado por concepto de viáticos o gastos de viaje, dentro de los tres (3) días hábiles
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN ÁREA / RESPONSABLE
siguientes a la fecha en que se presenta la novedad. Si existe exceso en el no reintegro del dinero solicitado y no
exista respuesta alguna por parte de los funcionarios a los correos remitidos, se transmitirá la situación al Grupo de
Instrucción Disciplinaria para lo de su competencia.

Nota 21: Acorde con las instrucciones impartidas por SIIF NACIÓN, para los casos en que la modificación no altere
de ninguna forma el valor liquidado de la comisión, se tramitará en el GTH-ATH-FM2 FORMATO DE COMISIONES
Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2), firmado por el ordenador del gasto, registrando la novedad y
adjuntando a la orden de pago que reposa en el Grupo de Tesorería de la entidad. En los casos que la modificación
si altere el valor liquidado a pagar, se debe gestionar tal cual como tramitó por primera vez la solicitud de comisión
y/o autorización de viaje.

Nota 22: Aquellas modificaciones que no sigan una continuidad en cuanto a pernoctar en las fechas de la comisión
y regresen a su ciudad de origen en la misma solicitud de comisión y/o autorización de viajes, deberán ser
tramitadas de acuerdo a la nota 21, listando en el documento las fechas que no pernocten por separado.

Nota 23: Aquellas solicitudes de cancelación que no hayan surtido ningún trámite Financiero o Presupuestal, ni
hayan sido tramitados en SIIF, serán tramitadas en el formato GTH-ATH-FM3 SOLICITUD VIRTUAL DE COMISIÓN
Y/O AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS (GTH-ATH-FM3). Este tipo de cancelaciones serán
comunicadas con la planilla de cancelación a los servidores públicos y/o contratistas implicados, mediante un correo
informativo.

Nota 24: Para el caso de las cancelaciones que ya hayan sido notificadas y ya estén pagas, serán tramitadas en el
formato en el que se hayan tramitado inicialmente. Si fueron tramitadas mediante formato GTH-ATH-FM2
FORMATO DE COMISIONES Y/O AUTORIZACIONES DE VIAJES (GTH-ATH-FM2), serán notificadas mediante
acto administrativo. Si por el contrario fueron tramitadas mediante formatoGTH-ATH-FM3 SOLICITUD VIRTUAL DE
COMISIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL INTERIOR DEL PAÍS (GTH-ATH-FM3), la comunicación del mismo
será realizada una vez se surta el trámite del reintegro del dinero.

Nota 25: Aquellas solicitudes de cancelación que hayan surtido tramite, pero no estén pagas serán tramitadas en el
formato en el que hayan sido tramitadas inicialmente.

Nota 26: De acuerdo con las instrucciones impartidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, aquellas
solicitudes de comisión por cancelación o modificación que afecten diferentes rubros presupuestales deberán ser
tramitadas en el formato GTH-ATH-FM3 SOLICITUD VIRTUAL DE COMISIÓN Y/O AUTORIZACIÓN DE VIAJE AL
INTERIOR DEL PAÍS (GTH-ATH-FM3).  Mediante este trámite se emitirán y comunicarán dos
solicitudes SIIF parciales, obedeciendo al trámite realizado por el módulo de viáticos de SIIF, liquidando los viáticos
de acuerdo con los porcentajes requeridos en su solicitud.
 5.  TIEMPO MÁXIMO DEL PROCEDIMIENTO:

 Comisiones al interior: Cincuenta (50) días calendario desde el inicio del trámite hasta la legalización del informe.
 Comisiones al exterior: Sesenta y cinco (65) días calendario desde el inicio del trámite hasta la legalización del informe.

6. PUNTO DE CONTROL

CONTROL RESPONSABLE FRECUENCIA EVIDENCIA

Base de datos (carpeta compartida) con la relación de las
Realizar seguimiento a los días de viáticos
Grupo de Talento Humano Cada vez que se requiera comisiones de servicios otorgadas con los días de viáticos
pagados por servidores públicos
pagados a los servidores públicos de la Entidad.
Realizar la entrega Tarjetas de asistencia
Relación de las tarjetas de asistencia médicas generadas para
médica del Grupo de Talento Humano para Grupo de Talento Humano Cada vez que se requiera
las comisiones y autorizaciones de viajes al exterior.
Comisiones de servicios al exterior.
Verificar que las comisiones y autorizaciones Base de datos con la relación de los actos administrativos
de viaje aprobadas cuenten con el respectivo Secretaría General Mensual aprobados.
acto administrativo.
Cumplir con la Política de seguridad SIIF Grupo Financiero presupuestal Permanente Cumplimiento de la Circular No 055 de SIIF NACIÓN

Revisar los requisitos mínimos para las Direcciones Cada vez que se requiera Relación de los requisitos mínimos para las comisiones y
Comisiones de servicios al exterior autorizaciones de viajes al exterior

7. ANEXO AL PROCEDIMIENTO

7.1 LISTADO DE DOCUMENTOS PARA COMISIONES AL EXTERIOR

Documento Responsable
Oficio autorización comisión al exterior, para envío a la secretaria general del Ministerio de
Dependencia – servidor público encargado del trámite
Salud
Justificaciones auditorias BPM y BPL en el exterior (al país de destino) Dependencia – servidor público encargado del trámite
Oficio autorización comisión al exterior, para envío al Director del Departamento
Dependencia – servidor público encargado del trámite
Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE
Certificación laboral con funciones expedida por el Grupo de Talento Humano Servidor público encargado del trámite
 Cotización tiquetes aéreos Secretaría General – Grupo de Gestión administrativa
Certificado de disponibilidad presupuestal, expedido por el Grupo Financiero y Presupuestal Dependencia – servidor público encargado del trámite
Soportes de pago visita por parte de los laboratorios Dependencia – servidor público encargado del trámite