LA CORRESPONDENCIA Y SUS ASPECTOS la Policía Boliviana, subcomandante e Características

FUNDAMENTALES: inspectoría general. conocer que, dentro de la Institución Policial, existe un

“Correspondencia” es el arte de la intercomunicación  Estado Mayor General (Direcciones Nacionales): conducto regular que no se debe alterar y se debe
escrita entre personas, instituciones, empresas, documentos que son elaborados por las respetar. Cada documento policial cuenta con su propio
organizaciones y otros, por medio de documentos Direcciones Nacionales que conforman el Estado formato.
La correspondencia policial es el conjunto de Mayor de la Policía Boliviana. CLASIFICACION
documentos redactados y elaborados sobre la base de 2)Correspondencia de Distritos y Reparticiones Policiales: 1. DOCUMENTOS OFICIALES
normas y el conducto regular, que sirven para la  Comandos Departamentales de Policía: OFICIOS
“comunicación oficial” entre miembros de la institución emanados por el despacho del Señor MEMORANDUMS
policial, reparticiones policiales y otras instituciones Comandante Departamental. INFORMES
CLASIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA  Organismos y Unidades Operativas: elaborados CERTIFICADOS
característica general por los diferentes Comandantes o Directores de 2 DOCUMENTACION DE ESTADO MAYOR POLICIAL
a)Correspondencia Oficial: s documentos que son las diferentes reparticiones policiales del nivel HOJA DE RECOMENDACIÓN
redactados para conocimiento de una institución o entidad operativo APRECIACION DE ESTADO MAYOR POLICIAL
en particular, No tienen carácter reservado. b)Por su contenido: 3 DOCUMENTOS DE ANALISIS Y SUGERENCIA
b) Correspondencia Abierta o Pública: documentos que  Ultra Secreta: documentación cuya divulgación APRECIACIOJ DE SITUACION
pueden ser conocidos por toda la opinión pública, No es reservada o prohibida al público ANALISIS CONFLICTIVA
tienen carácter reservado.  Secreto: debe discreción y prudencia, algunos 4 DOCUMENTACION OPERACIONAL Y DE
c) Correspondencia Cerrada o Clasificada: se elaboran de casos pueden ser conocidos por determinada INSTRUCTIVA
una manera muy confidencial, que solamente pueden ser autoridad PLAN OPERACIONES
de conocimiento de una persona o una oficina especial  Reservado o confidencial: se dirigen entre ORDEN DE OPERACIONES
d) Correspondencia Particular o Privada: son personales funcionarios, con finalidades de carácter PLAN OPERATIVO VOGENTE
que en muchos casos pueden ir dirigidos a una persona consultivo con una relación de confianza 5 DOCUMENTACION DE ASISITENCIA
en particular, Estos documentos son de carácter privado. ORDEN DE GUARNICION
 Pública: elaborados por la Policía Boliviana que
e) Correspondencia Institucional: desarrollado por una ESQUELA
deben ser conocidas por la ciudadanía en
organización en particular, por el medio a través del cual INVITACION
general por medios de comunicación.
se realizan negocios o actividades específicas. 6 DOCUMENTACION TELE EXPEDIDO
IMPORTANCIA DE LA CORRESPONDENCIA
Por su característica tecnológica: MENSAJES DE FAX
POLICIAL: Con el uso de la correspondencia, se podrá
a)Correspondencia Manual o Mecanografiada: RADIOGRAMAS
tener por escrito todas las disposiciones que son emitidas
documentos que se han hecho a mano y tinta que fueron MENSAJES DE TELETIPO
por las autoridades policiales dentro de su jurisdicción y
sustituidos por la máquina de escribir. 7 DOCUMENTACION CLASIFICADA
competencias. Factor clave para el desenvolvimiento
b)correspondencia Larga Distancia: 8 DOCUMENTACION CIFRADA O EN CLAVE
diario de las actividades que se realizan en la Institución
correo(documentación en sobres o paquetes), telegrama MENSAJES CRIPTOGRAFICOS
como ser investigaciones, establece comunicación
(lenguaje de signos y puntuaciones electrónicas), fax, 9 DOCUMENTACION DE RESGITRO O DE CONTROL
efectiva con otras instituciones.
teletipo (envío de información por algo similar a una ORDEN DEL DIA
Documentos policiales
máquina de escribir), Las Agencias Noticieras, El Correo LIBRO DE NOVEDADES
El documento es el elemento fundamental de la
Electrónico (comunicación rápida y efectiva que se realiza 10 DOCUMENTACION DE PROCEDIMIENTOS
correspondencia, que sirve como medio principal para la
a través de INTERNET) INVESTIGATIVOS
comunicación formal y escrita de nuestras relaciones
Por su característica específica (Correspondencia 11 DOCUMENTAION LEGAL, ORGANICA Y
sociales y de trabajo.
Policial): REGLAMENTARIA
Los documentos policiales son todos los medios escritos
a)Por su origen: 12 DOCUMENTACION ABSOLUTA
que utilizan los mandos superiores, jefes de reparticiones,
1) Correspondencia de la Superioridad: instancias de ELEMENTOS DE LA DOCUMENTACION
personal subalterno y administrativo de la Policía
mandos superiores; FECHA
Boliviana para comunicar o impartir disposiciones,
 Comando General: documentos emanados por DESTINATARIO
instructivas, recomendaciones, solicitudes y otros, con la
el Despacho del Señor Comandante General de REFERENCIA
finalidad de realizar o establecer actividades sociales,
ENCABEZAMIENTO
operativas.
CONTENIDO
DESPEDIDA O FIRMA PIE Y FIRMA Debido a que es uno de los canales de comunicación más
¿QUE ES EL INFORME? ESQUELA utilizados hoy día, el correo electrónico se ha convertido
El informe desde un concepto general, es la acción de Las esquelas son textos breves, cordiales y afectuosos en una herramienta imprescindible en las organizaciones.
Transmitir información a otra persona, ya sea de manera que se utilizan para felicitar u ofrecer condolencias. Entre las múltiples ventajas del correo electrónico,
verbal o escrita. Desde un punto de vista policial, los TEMA 3 ARCHIVISTICA cuentan:
informes son documentos oficiales, que siempre se es la ciencia de los archivos, y que como tal ciencia está • Su rapidez. El correo electrónico agiliza la
comunicación.
elaboran de subalterno a superior, en este contexto, su integrada por un conjunto de conocimientos y de métodos
• Su costo. Cuesta menos que el correo postal y el
diseño debe ser claro, sencillo, natural y preciso. para el tratamiento de los documentos y de los archivos,
teléfono.
ELEMENTOS O PARTES DEL INFORME bien que en cuanto tal ciencia es posterior al objeto de su • Permite el envío de un mensaje a más de un
Encabezamiento atención; destinatario de manera simultánea.
Cuerpo o contenido Etimológicamente la palabra Archivo deriva de la voz, • Es versátil, ya que permite enviar archivos de video,
Despedida y firma griega “archeion”, que significa sede o el palacio del imágenes, sonido, entre otros.
TIPOS DE INFORME magistrado. • Reduce el consumo de papel.
INFORME COMUN CLASIFICACION No obstante, este canal de comunicación también
INFORME ESPECIAL ALFABETICO presenta algunas desventajas, quizá la más importante de
EL MEMORANDUM SISTEMA NUMERICO ellas es la posible falta de seguridad y violación a la
El memorándum es un documento de uso interno dentro 1 Estadística: confidencialidad de la información. Para usar el correo
de cada Unidad de repartición u oficina dentro de la La estadística es una herramienta indispensable; tanto electrónico oficial como medio para enviar la
institución policial, se usa generalmente para impartir por tener que trabajar en muchas ocasiones con informes correspondencia de la organización debemos considerar
que incluyen datos de carácter estadístico, como por la los siguientes puntos:
disposiciones e instructivas, casi siempre dirigidas a
necesidad que tiene de organizar y sistematizar los datos • El tipo de correspondencia o contenido del mensaje. No
personal subalterno, o personal del Comando General, o
relativos a la problemática en la que interviene, así como toda la correspondencia puede ser calificada para ser
Comando Departamental o del Comando Departamental enviada por este medio, ya sea por el tipo de carta, nota,
de sistematizar, analizar y evaluar sus intervenciones.
a un Comando Distrital. informe o el destinatario o su contenido.
2 Histograma de frecuencias:
Designación de funciones 3 Tipos de cuenta por correo electrónico:
Los histogramas son diagramas de barras verticales en
• Cambio de destinos los que se construyen barras rectangulares en los límites Corporativo: El correo institucional es también llamado
• Felicitaciones de cada clase. correo corporativo o correo profesional, esto en la
• Sanciones disciplinarias 3 Interpretación de datos estadísticos: actualidad esencial porque es la forma formal de
• Transcripciones El paradigma de búsqueda de relaciones causales compartir información con los demás miembros de la
• Instrucciones especiales persigue encontrar un modelo que explique las relaciones institución u organización, y la comunicación pueda
OFICIO entre las variables de un problema; esto tradicionalmente realizarse en forma sencilla y rápida.
Los oficios son denominados también “Cartas se ha basado en relaciones probabilísticas simétricas Personal: Este email puedes utilizarlo para todo lo que
Protocolares”, que se usan para la comunicación formal y entre las variables, lo cual es de utilidad, ya que una quieras. Participar de las redes sociales, registrarte en
mayor probabilidad implica mayor verosimilitud del efecto, diferentes sitios webs, suscribirte a todas las newsletters
disciplinada de una institución a otra, o en algunos casos
pero no siempre certeza. que te interesen, comunicarte con tus amigos y familia,
como en la Policía entre las diferentes reparticiones
1 Correspondencia Informática etc.
policiales, su estructura debe ser sobria, directa y sencilla, 4 Definiciones para la correspondencia digital:
La correspondencia informática es un tipo de intercambio
utilizando palabras del léxico comunes y normales Certificado digital: Es un documento digital firmado
de información y envío de documentos personalizados
LAS ACTAS. digitalmente por una entidad certificadora autorizada que
para un destinatario concreto, que se realiza
SON DOCUMENTOS MEDIANTE LA CUAL LA POLICIA generalmente dentro una institución, haciendo uso del vincula unos datos de verificación de firma a un signatario
BOLIVIANA DEJA CONSTANCIA DE UN HECHO O internet y de las herramientas que se encuentran en la y confirma su identidad. El certificado digital es válido
SITUACION, SIRVE PARA VERIFICAR LA VERACIDAD web: correo electrónico, WhatsApp, Messenger y otros. únicamente dentro del periodo de vigencia, indicado en el
SE DEBE FORMULAR EN EL MISMO LUGAR EN ESE 2 Importancia: certificado digital.
INSTANTE Y CON LA FIRMA DE INTERESADOS Y El envío y recepción de correspondencia informática está Correspondencia digital: Es toda comunicación o
TESTIGOS basado en el servicio de la red y funge como un sistema documento digital cuya finalidad es el de intercambio de
PARTES FUNDAMENTALES de comunicación basado en protocolos estándares. información y envío de documentos personalizados para
ENCABEZAMIENTO Principalmente se usa este nombre para denominar al un destinatario concreto, generalmente dentro una
conjunto de servicios que nos proporcionan todas estas institución, haciendo uso del internet y de las
INTRODUCCION
CUERPO posibilidades.
herramientas que se encuentran en la web: correo
electrónico, WhatsApp, Messenger y otros.
Documento digital: Es toda representación digital de
actos, hechos o datos jurídicamente relevantes, con
independencia del soporte utilizado para su fijación,
almacenamiento o archivo.
Firma digital: Es la firma electrónica que identifica
únicamente a su titular, creada por métodos que se
encuentran bajo el absoluto y exclusivo control de su
titular, susceptible de verificación y está vinculada a los
datos del documento digital de modo tal que cualquier
modificación de los mismos ponga en evidencia su
alteración
4 Medio de almacenamiento digital: Soporte capaz de
almacenar información en forma digital. Los medios de
almacenamiento digital incluyen, entre otros, discos
duros, medios ópticos, tales como discos compactos (CD)
y discos digitales versátiles (DVD), así como tarjetas de
memoria
5 Estructura de un correo electrónico: El correo
electrónico está compuesto por tres elementos: el
encabezamiento, el cuerpo, y la firma. La firma debe
incluir el nombre, puesto que ocupa la persona en la
institución que envía el mensaje, nombre de la oficina y
teléfono. Cuando vaya a preparar el mensaje, siga los
siguientes pasos:
• El punto donde va el destinatario del correo electrónico
es esencial. Verificar la dirección de correo electrónico del
destinatario y asegurarse de que el correo está dirigido a
la persona correcta. Recordar que, si no se cuenta con el
correo electrónico correcto, la correspondencia puede
llegar a una persona equivocada.
• Si es necesario enviar copia del mensaje a otro
destinatario, igualmente, verificar que tenga la dirección
correcta. En la línea de asunto indicar de manera clara el
motivo del mensaje.
• Redactar un mensaje breve, pero cortés que le exprese
al destinatario la razón del correo electrónico. Teniendo
en cuenta que el mensaje debe incluir un saludo y la
despedida. Asimismo, solicite al remitente que le envíe un
acuse de recibo.
• Este correo electrónico es un documento oficial de la
institución y, por lo tanto, el mensaje debe respetar la
ortografía y demás puntos que se explican en él.
• Asegúrese de adjuntar la carta o documento al que hace
referencia.
• Antes de enviar, verifique que el correo electrónico va
dirigido a la persona correcta y, al igual, tome el tiempo
necesario para asegurarse de que el documento que
adjunta es el correcto.