E3.1.P3 Procedimiento Comunicacion Del SIG v03fRRRR

Procedimiento de Comunicación del Código: E3.1.
P3
Sistema Integrado de Gestión Versión: 3

Procedimiento Fecha: 28/10/2022
Procedimiento de Comunicación del

Sistema Integrado de Gestión
Versión Fecha Control de Cambios

3 28/10/2022 • Numeral V.2.1.5 Se precisa que el idioma de las comunicaciones emitidas
debe considerar al público que recibe la comunicación.
• Numerales V.2.2 y V.2.3 Se establece que puede haber comunicaciones
en materia de SSOMA de los responsables de área.
• Numeral V.3 Se agregó dentro del alcance funcional a aquellas
correspondientes al Comité de SST.
Áreas Responsables Nombres y Cargos

Elaborado:
Deymer Barturén
Oficina de Planeamiento y Especialista en Calidad y Mejora de Procesos
Mejora Continua
Revisado:
Rocío Barja
Supervisor de Imagen Corporativa
Supervisión de Imagen
Corporativa
Jean Pierre Quiroz
Especialista en Seguridad, Salud Ocupacional
Área de Seguridad, Salud
y Medio Ambiente
Ocupacional y Medio
Ambiente
Miguel Tito
Jefe de la Oficina de Planeamiento y Mejora
Oficina de Planeamiento y
Continua
Mejora Continua
Deymer Barturén
Revisado y Homologado: Especialista en Calidad y Mejora de Procesos
Oficina de Planeamiento y Miguel Tito

Mejora Continua Jefe de la Oficina de Planeamiento y Mejora
Continua
Aprobado:
Antonio Montenegro
Gerente General
Gerencia General
Este documento es propiedad de Activos Mineros S.A.C. Queda prohibida su reproducción sin su autorización escrita.
Es una copia auténtica imprimible de un documento electrónico emitido por Activos Mineros S.A.C. Es responsabilidad
del usuario asegurarse que corresponde a la versión vigente publicada en la red interna y/o página web institucional.
Procedimiento de Comunicación del Código: E3.1.P3

INDICE
I. OBJETIVO ........................................................................................................................... 3
II. ALCANCE ........................................................................................................................... 3
III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................... 3
IV. VIGENCIA ........................................................................................................................... 3
V. CONTENIDO ....................................................................................................................... 3
1. DEFINICIONES / CONSIDERACIONES ................................................................... 3
2. DESCRIPCIÓN .......................................................................................................... 3
3. ALCANCES FUNCIONALES..................................................................................... 5
4. REGISTROS / ANEXOS ........................................................................................... 6
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I. OBJETIVO
Establecer las disposiciones para la comunicación interna y externa del Sistema Integrado de
Gestión de Activos Mineros S.A.C. (en adelante AMSAC) con sus grupos de interés.
II. ALCANCE
El presente documento es de aplicación obligatoria para todas las actividades de AMSAC y donde
tenga influencia, en materia de seguridad, salud en el trabajo, medio ambiente, calidad, antifraude
y anticorrupción.
III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
• Ley N° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo – Art. 19, 22, 24, 25, 35, 36, 43, 72 al
75 y 97; y modificatorias.
• D.S. N° 005-2012-TR, Reglamento de la Ley 29783 – Art. 37 y 38; y modificatorias.
• Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad – Requisito 7.4 Comunicación.
• Norma ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisito
7.4 Comunicación.
• Norma ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental – Requisito 7.4 Comunicación.
• Norma ISO 37001:2015 Sistema de Gestión Antisoborno – Requisito 7.4 Comunicación.
• Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo (RISST).
IV. VIGENCIA
Este documento entrará en vigencia a partir del primer día hábil después de la fecha de aprobación.
V. CONTENIDO
1. DEFINICIONES / CONSIDERACIONES
1.1. Comunicación Interna: Aquella que se establece cuando el emisor y el receptor pertenece
a las gerencias y áreas de AMSAC.
1.2. Comunicación Externa: Por exclusión, aquella que no sea interna, que se establece con
grupos de interés externos de AMSAC. Estas comunicaciones incluyen las redes sociales,
notas de prensa, quejas, reclamaciones, denuncias, etc.
1.3. Grupos de Interés: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse
como afectada por una decisión o actividad de AMSAC.
Nota: Para el caso del sistema de gestión antisoborno, aplica para partes externas con las
que la organización tiene o planifica establecer algún tipo de relación contractual, económica
o comercial (socios de negocios, según la norma ISO 37001).
2. DESCRIPCIÓN
2.1. Generalidades
2.1.1. El Jefe de la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua, como dueño del proceso de
Gestión de la Excelencia Operacional, es responsable de que el proceso de
Comunicación del Sistema de Gestión de la Calidad se efectúe cumpliendo los plazos
y las disposiciones previstas en el presente procedimiento.
2.1.2. El Especialista en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, como dueño del
proceso, es responsable de que el proceso de Comunicación del Sistema de Gestión
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de la Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, se efectúe cumpliendo los

plazos y las disposiciones previstas en el presente procedimiento.
2.1.3. El Oficial de Cumplimiento es responsable de que el proceso de Comunicación del

Sistema de Gestión Antifraude y Anticorrupción, se efectúe cumpliendo los plazos y las
disposiciones previstas en el presente procedimiento.
2.1.4. El Supervisor de Imagen Corporativa debe brindar el soporte requerido a la Oficina de

Planeamiento y Mejora Continua, al Área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente y al Oficial de Cumplimiento, en los mecanismos y materiales de
comunicación interna y externa del Sistema Integrado de Gestión. La información base
para la elaboración de materiales de comunicación serán provistas por la Oficina de
Planeamiento y Mejora Continua, el Área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente y el Oficial de Cumplimiento, según corresponda.
2.1.5. AMSAC ha establecido los procesos de comunicación interna y externa con sus grupos
de interéspertinentes al Sistema Integrado de Gestión, definiendo:
• Qué comunicar
• Cuando comunicar
• A quién comunicar
• Cómo comunicar
• Quién comunica
El detalle de las comunicaciones concernientes al sistema integrado de gestión se

muestra en la Matriz de Comunicaciones del Sistema Integrado de Gestión.
2.1.6. Toda información a comunicar debe ser de fácil lectura y entendimiento para los grupos
de interés, considerando el idioma del público que recibe el mensaje; transparente,
apropiada, veraz, basada en hechos, confiable y coherente con la información
generada dentro del sistema integrado de gestión.
2.2. Comunicación Interna
2.2.1 La Oficina de Planeamiento y Mejora Continua debe comunicar internamente la

información pertinente del sistema integrado de gestión, entre los diversos niveles y
funciones de la organización, incluidos los cambios en el sistema integrado de gestión,
según corresponda; la información específica del Sistema de Gestión de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente debe ser comunicada internamente por el
Especialista en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente u otra área según se
requiera, en coordinación con el Especialista en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente; la información específica del Sistema de Gestión Antifraude y Anticorrupción
debe ser comunicada internamente por el Oficial de Cumplimiento o la Oficina de
Planeamiento y Mejora Continua.
2.2.2 Los mecanismos para la comunicación interna pueden ser informes, memorandos,
correos electrónicos, reuniones, así como comunicados, paneles informativos, afiches,
página web institucional, WhatsApp corporativo u otros, con el soporte del área de
Imagen Corporativa, de ser necesario.
2.2.3 Los colaboradores de AMSAC, o sus representantes en el Comité de Seguridad y Salud

en el Trabajo, pueden comunicar sus sugerencias, comentarios e iniciativas para la
mejora continua de los procesos y del Sistema Integrado de Gestión, mediante correo
electrónico u otro documento a la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua o al Área
de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, según corresponda, las cuales
deben ser atendidas de forma oportuna y adecuada, conforme se establece en el
Procedimiento E3.1.P8 Gestión de la Mejora Continua.
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2.2.4 Los colaboradores de AMSAC, o sus representantes en el Comité de Seguridad y Salud

en el Trabajo, pueden comunicar incidentes o cuasi incidentes de seguridad y salud en
el trabajo al Área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, los cuales deben
ser atendidos de forma oportuna y adecuada, conforme se establece en el
Procedimiento E3.2.2.P4 Reporte e Investigación de Incidentes de Seguridad y Salud
en el Trabajo.
2.2.5 Los colaboradores de AMSAC pueden comunicar incidentes o cuasi incidentes

ambientales al Área de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, los cuales
deben ser atendidos de forma oportuna y adecuada, conforme se establece en el
Procedimiento E3.2.2.P5 Reporte e Investigación de Incidentes Ambientales.
2.3. Comunicación Externa
2.3.1 La Oficina de Planeamiento y Mejora Continua debe comunicar externamente la

información pertinente del sistema integrado de gestión, según lo requieran los
requisitos legales y otros requisitos aplicables; la información específica del Sistema de
Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente debe ser comunicada
externamente por el Especialista en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
u otra área según se requiera, en coordinación con el Especialista en Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente; la información específica del Sistema de Gestión
Antifraude y Anticorrupción debe ser comunicada externamente por el Oficial de
Cumplimiento o la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua.
2.3.2 Toda la información sensible del Sistema Integrado de Gestión, relacionada con alguna
contingencia, que requiera remitirse a algún grupo de interés externo, debe ser
comunicada por la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua, o el Área de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente, según corresponda, con el soporte de la
Gerencia Legal, de ser necesario. En caso se determine la conveniencia de no
comunicar información sensible del Sistema Integrado de Gestión a algún grupo de
interés, siempre que no exista un requisito legal u otro que obligue a ello, esta decisión
debe quedar registrada en el Informe de Revisión por la Dirección.
2.3.3 Los mecanismos para la comunicación externa pueden ser cartas, informes, correos
electrónicos o reuniones, así como comunicados, notas de prensa, paneles
informativos, carteles, afiches, redes sociales, página web institucional u otros, con el
soporte del área de Imagen Corporativa, de ser necesario.
2.3.4 Los colaboradores de las empresas contratistas, proveedores, visitantes u otros

también pueden comunicar sus sugerencias para la mejora continua de los procesos y
del Sistema Integrado de Gestión, mediante correo electrónico u otro documento a la
Oficina de Planeamiento y Mejora Continua o al Área de Seguridad, Salud Ocupacional
y Medio Ambiente, según corresponda.
2.3.5 Las comunicaciones relacionadas con denuncias de sospechas o actos de

incumplimiento de los principios, deberes y normas de conducta, así como la
inobservancia de las prohibiciones establecidas en el Código de Ética y Conducta,
deben cumplir lo establecido en el procedimiento de Formulación e Investigación de
Denuncias al Código de Ética y Conducta (S5.4.3.P2).
3. ALCANCES FUNCIONALES
3.1. Gerente General

• Disponer los recursos necesarios para el cumplimiento del presente procedimiento.
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3.2. Jefe de la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua

• Conducir el proceso de Comunicación del Sistema de Gestión de la Calidad, Antifraude y
Anticorrupción, cumpliendo las disposiciones establecidas en el presente
procedimiento.
• Velar porque el procedimiento se mantenga vigente, siendo responsable de realizar
revisiones y actualizaciones periódicas, así como de la difusión y conocimiento del mismo
por parte del equipo de trabajo y áreas vinculadas.
3.3. Especialista en Calidad y Mejora de Procesos

• Cumplir las disposiciones del proceso de Comunicación del Sistema de Gestión de la
Calidad, Antifraude y Anticorrupción, establecidas en el presente procedimiento.
• Realizar el seguimiento y control para el cumplimiento del presente procedimiento.
• Identificar oportunidades de actualización del procedimiento.
3.4. Especialista de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

• Conducir el proceso de Comunicación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente, cumpliendo las disposiciones establecidas en el
presente procedimiento.
3.5. Comité de Seguridad, y Salud en el Trabajo

• Realizar el seguimiento a las comunicaciones en materia de SST que le correspondan.
• Atender y responder de manera oportuna las comunicaciones recibidas en materia de
SST.
3.6. Oficial de Cumplimiento

• Cumplir las disposiciones del proceso de Comunicación del Sistema de Gestión
Antifraude y Anticorrupción, establecidas en el presente procedimiento.
3.7. Supervisor de Imagen Corporativa

• Brindar el soporte requerido a la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua, al Área de
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, y al Oficial de Cumplimiento en los
mecanismos y materiales de comunicación interna y externa del Sistema Integrado de
Gestión.
3.8. Colaboradores de AMSAC

• Comunicar sus sugerencias para la mejora continua de los procesos y del Sistema
Integrado de Gestión a la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua, al Área de
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, o al Oficial de Cumplimiento, según
corresponda.
• Comunicar los incidentes o cuasi incidentes al Área de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente, según corresponda.
4. REGISTROS / ANEXOS
• Formato E3.1.P3.F1 Matriz de Comunicaciones del Sistema Integrado de Gestión.
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Sistema Integrado de Gestión Versión: 3

Procedimiento de Comunicación del

Versión Fecha Control de Cambios

Áreas Responsables Nombres y Cargos

Oficina de Planeamiento y Miguel Tito

Sistema Integrado de Gestión Versión: 3

Sistema Integrado de Gestión Versión: 3

III. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Sistema Integrado de Gestión Versión: 3

de la Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, se efectúe cumpliendo los

2.1.3. El Oficial de Cumplimiento es responsable de que el proceso de Comunicación del

2.1.4. El Supervisor de Imagen Corporativa debe brindar el soporte requerido a la Oficina de

El detalle de las comunicaciones concernientes al sistema integrado de gestión se

2.2. Comunicación Interna

2.2.1 La Oficina de Planeamiento y Mejora Continua debe comunicar internamente la

2.2.3 Los colaboradores de AMSAC, o sus representantes en el Comité de Seguridad y Salud

Sistema Integrado de Gestión Versión: 3

2.2.4 Los colaboradores de AMSAC, o sus representantes en el Comité de Seguridad y Salud

2.2.5 Los colaboradores de AMSAC pueden comunicar incidentes o cuasi incidentes

2.3. Comunicación Externa

2.3.1 La Oficina de Planeamiento y Mejora Continua debe comunicar externamente la

2.3.4 Los colaboradores de las empresas contratistas, proveedores, visitantes u otros

2.3.5 Las comunicaciones relacionadas con denuncias de sospechas o actos de

3.1. Gerente General

Sistema Integrado de Gestión Versión: 3

3.2. Jefe de la Oficina de Planeamiento y Mejora Continua

3.3. Especialista en Calidad y Mejora de Procesos

3.4. Especialista de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

3.5. Comité de Seguridad, y Salud en el Trabajo

3.6. Oficial de Cumplimiento

3.7. Supervisor de Imagen Corporativa

3.8. Colaboradores de AMSAC

• Formato E3.1.P3.F1 Matriz de Comunicaciones del Sistema Integrado de Gestión.

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