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    Este documento describe los procedimientos para el recibo y clasificación de documentos en una organización. Incluye siete pasos clave: 1) recepción, 2) clasificación, 3) apertura, 4) revisión, 5) radicación, 6) registro y 7) distribución. También describe cómo se clasifican las comunicaciones en internas y externas y cómo se controlan otros tipos de documentos como correspondencia personal y publicaciones.

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    Este documento describe los procedimientos para el recibo y clasificación de documentos en una organización. Incluye siete pasos clave: 1) recepción, 2) clasificación, 3) apertura, 4) revisión, 5) radicación, 6) registro y 7) distribución. También describe cómo se clasifican las comunicaciones en internas y externas y cómo se controlan otros tipos de documentos como correspondencia personal y publicaciones.

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    Este documento describe los procedimientos para el recibo y clasificación de documentos en una organización. Incluye siete pasos clave: 1) recepción, 2) clasificación, 3) apertura, 4) revisión, 5) radicación, 6) registro y 7) distribución. También describe cómo se clasifican las comunicaciones en internas y externas y cómo se controlan otros tipos de documentos como correspondencia personal y publicaciones.

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    Este documento describe los procedimientos para el recibo y clasificación de documentos en una organización. Incluye siete pasos clave: 1) recepción, 2) clasificación, 3) apertura, 4) revisión, 5) radicación, 6) registro y 7) distribución. También describe cómo se clasifican las comunicaciones en internas y externas y cómo se controlan otros tipos de documentos como correspondencia personal y publicaciones.

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    Procedimientos y herramientas

    para el recibo y despacho de


    documentos
    CLASIFICACION DE LAS
    Se clasifican en:
    COMUNICACIONES
    • COMUNICACIONES
    EXTERNAS: Son aquellas
    que se mandan entre
    entidades, instituciones o
    personas naturales

    • COMUNICACIONES
    INTERNAS: Son aquellas
    que se mandan entre
    departamentos de las
    misma entidad, entre
    funcionarios .
    RECIBO DE DOCUMENTOS

    Este es muy importante para el tratamiento de las comunicaciones, aquí de


    debe crear un control que permita comprobar el recibo y la tramitación de los
    documentos , se debe escoger una persona responsable para esto.

    Para el recibo de documentos se necesitan de los siguientes pasos:


    PASOS PARA EL RECIBO DE
    DOCUMENTOS
    1. Recepción: Consiste en recibir los documentos que vengan distintas fuentes y diversos
    conductos. Estos pueden ser directos o indirectos, esta se basa en la revisión de los
    documentos.

    Recepción Directa:
    • revisar si la comunicación esta dirigida a la empresa o algún funcionario
    • Revisar si se trata de una comunicación oficial
    • Revisar que el sobre o el empaque estén en buen estado.
    PASOS PARA EL RECIBO DE
    DOCUMENTOS
    PASOS PARA EL RECIBO DE
    DOCUMENTOS
    Recepción Indirecta:
    • Si el asunto del que se trata le compete a la dependencia a la que va dirigida
    • Si están firmadas
    • Si están a la fecha actual
    • Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente
    • Si se menciona la remisión de anexos, que estos estén completos.
    PASOS PARA EL RECIBO DE
    DOCUMENTOS
    2. CLASIFICACION: Consiste en separa los documentos en los siguientes grupos:

    • Comunicaciones Oficiales: son aquellas recibidas y producidas en el desarrollo de


    las funciones asignadas legalmente por la entidad, independientemente del medio
    utilizado.

    • Comunicaciones personales: estas son las que se denominan correspondencia y


    son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la empresa, a titulo
    personal.
    - A estos de llaman documentos radicales.
    PASOS PARA EL RECIBO DE
    DOCUMENTOS
    3. APERTURA: es la apertura del sobre o el empaque de los documentos oficiales, para la
    extracción del documento y sus anexos.

    4.REVISION: las comunicaciones que ingresen a la entidad deberán ser revisadas para verificar
    la competencia, los anexos, el destino, los datos de origen , dirección de donde se deba
    responder y asunto al que corresponde, si es competencia de la entidad se remitirá a radiación
    de el mismo .
    PASOS PARA EL RECIBO DE
    DOCUMENTOS
    5. RADICACION: Por medio de este paso, las entidades asignan un numero consecutivo a las
    comunicaciones recibidas y producidas buscando que quede constancia de la fecha y hora del
    recibo o envió, este con el propósito de oficializar su tramite y cumplir con los términos de
    vencimiento que indique la ley.
    PROCEDIMIENTOS PARA LA
    RADICACION DE LAS
    COMUNICACIONES
    OFICIALES
    • La radicación empieza con la impresión de un sello que indica que la comunicación es de la
    empresa, a este sello se le llama Sello radicador y puede aplicarse de forma manual o
    mecánica. Es muy importante por que con esta se ubica o matricula el documento.

    6. REGISTRO: ya realizada la radicación se procede al registro que consiste en anotar los datos
    mas significativos de la comunicación en un formato de registro para el control de la entidad.
    PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACION DE
    LAS COMUNICACIONES OFICIALES
    7. DISTRIBUCION O REPARTO: Ya registradas las comunicaciones sigue el reparto o
    distribución de estas, a las oficinas que deben atendérselas o tramitarlas. En una empresa
    pequeña la secretaria es la encargada de repartir a las oficinas las comunicaciones ya que
    es un espacio limitado.
    • Las entidades que cuentan con una oficina de archivo normalizan la entrega de la
    documentación entre oficinas, por medio de un mensajero interno el cual hace
    recorridos en horas fijas. Para mas seguridad estas se mandan en un sobre de manila
    o e carpetas plásticas, marcados y con un formato de control de entrega.
    DOCUMENTOS NO
    RADICABLES
    • A estos documentos solo se les sigue un control para sustentar la entrega a las
    dependencias que deben atenderse en este grupo se encuentran:

    • COMUNICACIONES PERSONALES: estas no se deben abrir simplemente se le pone la


    fecha en el sobre y se les pone un sello con la siguiente información “ si no es personal por
    favor devolver al departamento de administración de documentos para su tramitación.
    DOCUMENTOS NO
    RADICABLES
    • DOCUMENTOS CONTABLES: Se verifica que cumpla con todos los requerimientos establecidos por el
    departamento encargado y se controlan mediante un formato que permite hacer seguimiento especial
    en su recorrido

    • FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICACIONES: este es otro tipo de archivo pero la dependencia


    encargada del recibo y despacho de documentos es encargada de su control, se controla su rotación
    mediante un formato que se le adhiere a la portada.

    • Si las publicaciones están dirigidas a titulo personal se les imprime la fecha de recibo y se entregan
    directamente a la persona.
    GRACIAS!

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