Código: SIG-SST-PD-01

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO Versión: 01

Fecha:
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Procedimiento Para La Elaboración De Documentos

Precisión Ingeniería S.A.S.

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Objetivo
Establecer los lineamientos para la elaboración, codificación, aprobación, actualización y control de
cambios de los documentos del Sistema Integrado de Gestión SIG y el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el trabajo SG-SST.

Alcance
Este procedimiento aplica para la generación y control de todos los documentos relacionados con el
Sistema Integrado de Gestión y Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

Revisión Y Actualización
Los responsables de la aplicación y modificaciones a este procedimiento es el área de SST. Todas
las áreas de la empresa son responsables de la aplicación de la metodología para la elaboración de
los documentos que se generen en cada uno de los procesos

Definiciones
Sistema Integrado de Gestión SIG
Permite unificar los sistemas de una empresa que tradicionalmente se gestionaban por separado en
una única gestión, con el objetivo de reducir costes y maximizar resultados. Los SIG suelen integrar
la gestión de la calidad, del medio ambiente y de la salud ocupacional.

Gestión Documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por la empresa, desde su origen hasta su
destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Documento
Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o
electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Los documentos pueden ser
(procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo;
entre otros).

Documento Interno
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Es aquel elaborado por los procesos de la entidad incluidos los registros, para que la entidad
demuestre el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz planificación,
operación y control de sus procesos.

Documento Externo
Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la ejecución de los
procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión del Ministerio del Trabajo. Entre los
documentos externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones,
manuales entre otros.

Elaboración
cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.

Revisión
Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial (o cuando sea
necesario).

Aprobación
Aceptación de un documento que garantice su aplicación desde el punto de vista del cumplimiento y
coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.

Publicación
Es el proceso que permite dar a conocer un documento.

Distribución
Es la actividad por medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su
aplicación.

Modificación
Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser de
forma o de fondo.

Documento Obsoleto
Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.
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Copia Controlada
Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para informar y
suministrar las actualizaciones que se realicen.

Copia No Controlada
Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero con fines de
información. Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre
estas no hay responsabilidad de actualización.

Política
Directriz o lineamiento general que sirve fundamentalmente para orientar la acción institucional y
facilitar el proceso de toma de decisiones.

Manual del Sistema Integrado de Gestión

Es el documento que describe y especifica el Sistema de calidad de la entidad.

Indicadores
Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos y son medidas
verificables de cambio o resultado de actividades o acciones desarrollados por la entidad.
Plan
Documento que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, directrices y
técnicas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán
para llegar a los fines deseados. Un plan es un instrumento dinámico sujeto a modificaciones en sus
componentes en función de la evaluación periódica de sus resultados.

Programa
Son documentos escritos que definen con claridad los objetivos de una organización y describe los
métodos que se van a emplear para alcanzar dichos propósitos.

Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los
procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

Instructivo
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Documento que describe de forma secuencial y con alto nivel de detalle actividades u operaciones
muy específicas.
Guía
Pautas de acción, esenciales ante un problema, establece recomendaciones, sugerencias u
orientaciones sobre un tema específico.

Anexo
Sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar
formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros.

Formato
Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción.

Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

Listados Maestros
Listas en las cuales se relacionan los documentos controlados.

Generalidades Del Procedimiento

Al elaborar un documento para la Empresa o para el Sistema de Gestión de seguridad y salud en el
trabajo de la organización
Deben aplicarse fundamentalmente las siguientes condiciones:
✔ La presentación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión permite uniformidad, a
excepción de los formatos que se ajustan a los requerimientos de información de la dependencia.
✔ Los documentos entrarán en vigencia una vez estén aprobados y publicados.
✔ Todos los documentos deben ser claros y comprensibles, evitando en lo posible el uso de
términos en otro idioma o abreviaturas. En caso de emplear palabras técnicas o muy
especializadas, se recomienda definirlas o explicarlas.

Estructura Del Manejo De Carpetas Y Documentación De La Administración Documental Del

SIG
El administrador del sistema integrado de gestión guardará copia de los documentos en carpetas
digitales además de realizar copia back up de las carpetas de la gestión documental y de las de los
documentos publicados y codificados.
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Manejo Y Control Del Listado Maestro De Documentos

Se realiza por medio del Formato Listado Maestro de Documentos SIG-SST-FT-05 este documento
se encuentra en Excel y contiene toda la información de la documentación del Sistema Integrado de
Gestión.

Se maneja el código de colores de la siguiente manera:

✔ Color Rojo: Utilizado en las filas del registro para cada uno de los documentos obsoletos
controlados.
✔ Color Amarillo: Utilizado para identificar que este documento está siendo objeto de solicitud
de modificación documental.
✔ Color Verde: Utilizado para significar la versión actualizada y vigente.

Para los dos casos se debe siempre tener trazabilidad de la documentación, es decir adicionar filas
en el registro con el siguiente criterio:
✔ Eliminación: No se adiciona fila, se sombrea rojo.
✔ Modificación: Se adiciona fila debajo del documento que quedará obsoleto, este se sombrea
rojo y la nueva versión se sombrea verde.
✔ Creación: Se adiciona fila según criterio de creación de documentos.

Estructura Y Formato De Presentación De Los Documentos Del Sistema Integrado De Gestión

Los documentos del SIG se elaboran respetando, en lo posible, las recomendaciones presentadas a
continuación. Las siguientes recomendaciones se establecen para lograr cierto grado de uniformidad
en los documentos.

Elementos Comunes
Todos los documentos que conforman el SIG deben tener uniformidad en su encabezado y sección
de control de cambios según se establece a continuación.

Encabezado
Cada una de las páginas que conforman los documentos deben tener un encabezado que consta de:
✔ Logotipo, al lado izquierdo de la página.
✔ Título del documento centrado (en mayúscula sostenida).
✔ Código del documento al lado superior derecho de la página.
✔ Versión actual del documento al lado derecho central de la página.
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✔ Fecha de la versión al lado derecho inferior indicando el mes en letras.

✔ Páginas del documento.

Ejemplo de encabezado

Tipo Letra: Arial Narrow Tipo Letra: Arial Narrow Tipo Letra: Arial Narrow
Logotipo Tamaño: 12 Tamaño: 14 Tamaño: 8

Código:
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TRABAJO
Versión:

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE Fecha:

DOCUMENTOS Página:

Contenido
El documento debe estar en tipo de letra Arial Narrow y tamaño 12.

A nivel General la documentación del SIG debe contener:

Otros
Manuale
Tipo de documentos Procedimiento Instructivo Formato documento
s
s
Encabezado Si Si Si Si Si
Pie de página Si Si Si No Si
Titulo Si Si Si Libre Libre
Portada Libre Libre Libre No Libre
Tabla de contenido Libre Libre Libre No Libre
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Control de cambios Si Si Si No Libre

Introducción Libre No Libre No Libre
Objetivo Si Si Si No Libre
Alcance Si Si Si No Libre
Condiciones Generales Libre Libre Libre No Libre
Responsables Libre Si Libre No Libre
Definiciones Si Si Si No Libre
Método Libre Si Libre No Libre
Flujo Grama Libre Libre Libre No No
Registros Libre Libre Si No Libre
Documentos
Libre Si Libre No Libre
Asociados
Código Si Si Si Si Libre
Anexos Libre Libre Libre Libre Libre

Control de Cambios y Control de Documentos

Al finalizar la última página del documento se encuentra una tabla para mantener los controles de los
cambios que ha sufrido el documento en cada una de sus versiones y otra tabla con el control de
documentos que indica nombre y cargo de quién elaboró, revisó y aprobó la presente versión.

Nota: Los controles y los cambios de los documentos se visualizan en los listados maestros
generados.

Ejemplo de control de cambios

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN ELABORADO POR CARGO

Ejemplo de control de documentos

ELABORADO REVISADO APROBADO
Nombre Nombre Nombre
Cargo Cargo Cargo
Fecha Fecha Fecha
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Presentación de documentos
La presentación de los documentos debe hacerse en los siguientes tamaños de papel por regla
general:
✔ Tamaño carta: Manuales, procedimientos, instructivos, resoluciones, anexos,
caracterización.
✔ Tamaño oficio: Otros documentos cuando por el volumen de los mismos sea requerido.
✔ Tamaño pliego: Planos.
✔ Tamaño de papel: Para los registros varía según el contenido de la información que se
requiera dejar registrada.

A continuación, se relacionan los documentos que deben incluir las tablas de control de cambios y
control de documentos.

TIPO DE DOCUMENTO CONTROL DE CAMBIOS CONTROL DE DOCUMENTOS

Manual X X
Caracterizaciones X X
Procedimientos X X
Trámites N/A N/A
Instructivos X X
Guía X X
Programas X X
Planes X X
Formatos N/A N/A
Indicador N/A X
Mapa de Riesgos N/A N/A
Otros documentos N/A N/A

Responsabilidad Para Elaboración, Revisión Y Aprobación

Los responsables del proceso documental de la organización se referencian a continuación:
Responsable de Responsable de
Tipo de documento Aprobación
elaboración revisión
Manual de seguridad y Coordinador SG-
Coordinador SST Gerente
salud. SST
Procedimientos Coordinador SG- Líder del proceso sg- Gerente
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sst
Manual de Procesos y Líder del Proceso sg-
Gerente
Procedimientos sst
Manuales (Operativos, Líder del proceso sg Gerente
SST y Líderes de
Funciones) sst
proceso
Líder del Proceso sg- Gerente
Instructivos
sst
Líder del Proceso sg-
Formatos Gerente
sst

Codificación De La Documentación
La codificación de los documentos tendrá como máximo cuatro (4) campos, los dos primeros
representados en letras y los dos (2) siguientes serán representados por números de dos (2) dígitos.

Identificación De Tipos De Documentos Del SIG

TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACIÓN

Acta A
Formato FT
Guía G
Indicador ID
Instructivo I
Manual M
Mapa de Riesgos MR
Otros Documentos OD
Planes PL
Políticas PT
Procedimiento PD
Proceso PR
Programa PG
Reglamento RT
Tabla De Retención Documental TRD

Identificación de Procesos
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TIPO DE DOCUMENTO CODIFICACIÓN

Gestión Gerencial GG
Gestión Calidad GC
Gestión SST SIG SST
Gestión Talento Humano GT
Gestión Mantenimiento GM

Identificación de Consecutivo
Expresado en números arábigos, iniciando con el 01 en orden ascendente.

Ejemplos de codificación
Para documento de procedimiento con el siguiente código SIG-SST-PR-01, se realiza:
✔ Primeras Dos (2) letras: equivalen al proceso que administre el procedimiento. Ej. SIG SST
corresponde al proceso de Sistema Integral de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo.
✔ PR: Equivale a la abreviatura del tipo de documento Procedimiento.
✔ Dos (2) dígitos siguientes: equivalen al consecutivo del tipo de documento ej. 01.

Pautas Para Elaboración De Flujogramas

DEFINICIÓN DE SÍMBOLOS
Significado Símbolos Definición
Inicio y fin de una Se emplea para el inicio o fin del diagrama, en su interior se
actividad escribe FIN o INICIO, según sea el caso

Es empleado generalmente para indicar la realización

Actividad
de una actividad

Decisión Se emplea para el análisis de situación y toma de decisión.

Enlace Conexión o relación entre puentes de un diagrama

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Conector fuera de Representa el vínculo entre páginas, en su interior se

página escribe una letra o número que sirva de vínculo

Con esta figura se representan dos situaciones diferentes- la

Conector De
unión entre símbolos y el
Línea
movimiento físico de documentos

Documentos De Referencia
✔ Proceso calidad y mejoramiento continuo procedimiento elaboración y control de
documentos
https://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/33109233/
Procedimiento+Elaboracion+y+Control+de+Documentos.pdf/31db3d19-923b-76a4-4cc0-
f6b9631679cb?version=1.0&t=1505526071553

ELABORADO REVISADO APROBADO

Leidy Serna Nombre Nombre
SST Cargo Cargo
02/06/2022 Fecha Fecha

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN ELABORADO POR CARGO
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