“MANUAL DE COMPRAS”

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

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 INDICE
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................4
OBJETIVOS..........................................................................................................................5
ESTRUCTURA DEL ANUAL.............................................................................................6
MANTENIMIENTO DEL ANUAL.....................................................................................7
POLITICAS DE COMPRAS...............................................................................................8
I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS..................................................8
II.- COTIZACIONES..............................................................................................................8
III.- ORDENES DE COMPRA.-............................................................................................9
IV.- LÍMITES DISCRECIONALES.....................................................................................10
􀂾A- SOLICITUD DE COTIZACIONES:....................... .............................................10
􀂾B- APROBACION COTIZACIONES.............................. ........................................10
􀂾C- APROBACION ORDENES DE COMPRAS.................... ..................................10
V.- RECEPCION DE MERCANCIAS.-........................................... ...................................11
VI.- DISPOSICIONES GENERALES.-............................................ ...................................11
PROCEDIMIENTO DE COMPRA.................................................................................12
INTRODUCCION.-............................................................................ ..................................12
CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS...................................... ................................13
􀂾CONTROL No. 1............................................................................ .........................13
􀂾CONTROL No. 2.................................................................................. ...................13
􀂾CONTROL No. 3......................................................................................... .............13
􀂾CONTROL No. 4............................................................................................... .......14
SECCIONES................................................................................................................... .....14
􀂾SOLICITUD DE COMPRAS… ............................................................................... 15
􀂾COTIZACIÓN.................................. ..............................................................................16
􀂾ORDEN DE COMPRA.............. ................................................................................19
􀂾REGISTRO DE COMPRA............ ............................................................................20
SECCION A........................................................... ............................................................22
PARA COMPRAS HASTA EL MONTO DE RD$4,000.00...............................................22
SECCION B ....................................................................................................................23
PARA LAS COMPRAS CON MONTO DESDE RD$4,001.00 HASTA RD$7,000.00…..23
SECCION C....................................................................................................................24

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PARA COMPRAS DESDE RD$7,001.00 HASTA RD$30,000.00.....................................24
SECCION D.........................................................................................................................25
PARA COMPRAS DE MONTOS MAYORES DE RD$30,000.00.....................................25
SECCION E.........................................................................................................................26
SOLICITUDES DE MATERIAL IMPRESO.......................................................................26
SECCION F.........................................................................................................................27
COMPRAS DE MATERIALES, MOBILIARIOS Y EQUIPOS.........................................27
SECCION G........................................................................................................................28
SERVICIOS DE REFRIGERIOS, ALMUERZOS Y USO DE SALON.............................28
SECCION H........................................................................................................................29
SERVICIOS DE TRANSPORTE.........................................................................................29
FORMULARIOS DEL SISTEMA.....................................................................................30
FORMULARIO REQUISICION DE COMPRAS (FORM. PC11)................................31
OBJETIVO............................................................................................................................31
RESPONSABLE...................................................................................................................31
CONTENIDO........................................................................................................................31
FORMULARIO DE COMPARACION DE COTIZACIONES.....................................32
(FORM. PC2).......................................................................................................................32
OBJETIVO............................................................................................................................32
RESPONSABLE...................................................................................................................32
CONTENIDO.......................................................................................................................32
FORMULARIO ORDENES DE COMPRAS (FORM. PC33).......................................33
OBJETIVO............................................................................................................................33
RESPONSABLES................................................................................................................33
CONTENIDO.......................................................................................................................33
FORMULARIO CONTRATO DE COMPRA (FORM. PC44).....................................34
OBJETIVO...........................................................................................................................34
RESPONSABLES................................................................................................................34
CONTENIDO......................................................................................................................34

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 INTRODUCCIÓN

Para contar con una guía de las políticas y procedimientos de compras,

establecidos por La compañía XY se ha diseñado este manual para que la
administración disponga de una herramienta de control que le permita
manejar con efectividad los procesos de compras. Dicho manual se ha
elaborado con el objetivo de que todo el personal este debidamente
informado sobre el procedimiento a seguir en la adquisición de bienes a ser
utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo la institución.
La utilidad de este manual se mantendrá sólo si se revisa periódicamente y
se introducen los cambios que la dinámica funcional de la institución
requiere

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 OBJETIVOS

Los objetivos específicos del manual son los siguientes:

Establecer un método estándar para ejecutar las operaciones rutinarias

del área de administración de compras. Lo que significa dotar a la
institución de una descripción detallada de cada una de las etapas en que
se descompone la tarea del manejo de las compras.

Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el

proceso. Esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados.

Proporcionar a los niveles de supervisión una herramienta para medir la

eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la
uniformidad en la ejecución de la labor administrativa.

Hacer eficiente el control interno de compras para evitar la duplicidad de

funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de
tiempo y esfuerzo.

Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean

realizadas de manera uniforme y estándar.

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 ESTRUCTURA DEL MANUAL

El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada una

representa el detalle del tema tratado.
Las políticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas
situaciones.

El procedimiento está dedicado a ordenar, en forma lógica, todos

los pasos que se deben ejecutar secuencialmente.

En este esquema se realiza una descripción narrativa donde se

especifica la acción a ejecutar y el responsable de realizar dicha
acción.

MANTENIMIENTO DEL MANUAL

Se recomienda que periódicamente sea revisado el manual para

incorporarle los nuevos estándares y permanezca actualizado para lograr
una adecuada utilización del mismo.
La edición, actualización y distribución de este manual es responsabilidad
de la Administración y el Auditor Interno velará por el cumplimiento del
procedimiento establecido. Cualquier modificación sustancial al manual
será ratificada por la Dirección Ejecutiva.

POLITICAS DE COMPRAS

I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS

I.1. Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el
presupuesto aprobado de la institución.
I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no estén incluidos en el
presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas
para estos casos por las diferentes agencias.
I.3. Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas,
previo análisis de la administración con la aprobación de la
Dirección Ejecutiva.

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 I.4. La administración será responsable de determinar los
renglones de material gastable, formularios y material de
limpieza que requieran reabastecimiento.

II.- COTIZACIONES

II.1. El Formulario de Requisición de Compras (FORM. PC1)

deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la
administración, quien controla el presupuesto de compras y
solicita cotizaciones.

II.2. El Formulario de Requisición de Compras deberá contener la

descripción y las especificaciones claras de los materiales,
productos y servicios a ser adquiridos.

II.3. El Formulario de Requisición de Compras deberá especificar

a que renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente.

II.4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener

mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad
y servicios.

II.5. Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las

especificaciones requeridas en el Formulario de Requisición
para los artículos que se desean comprar.

II.6. Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas

posibles de entrega.

II.7. Las Cotizaciones (FORM. PC2) pueden provisionalmente

recibirse por fax y en el expediente final deben presentarse por
escrito, en original y sin tachaduras.

II.8. Las Cotizaciones serán objeto de estudio por el Director

Ejecutivo y Administración

III.- ÓRDENES DE COMPRA.-

III.1. Las Órdenes de Compra (FORM. PC3) serán con

numeración consecutiva pre-impresa.

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III.2. Las Órdenes de Compra serán preparadas por una persona
diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros
contables.

III.3. Las Órdenes de Compra serán distribuidas de la manera

siguiente:

a. Original para el Proveedor

b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos /
Anexar a la Factura de Pago al Proveedor.
c. Copia para el Cronológico de Contabilidad / para el
Registro Contable.

III.4. Las Requisiciones y Órdenes de Compra dañadas o anuladas

serán selladas como “Cancelada”, devolviéndose el original y
las copias a Contabilidad para ser archivadas.

III.5. Los criterios para la adjudicación de las Ordenes de Compra,

se fundamentarán principalmente en la calidad, precios,
descuentos, transporte y entrega oportuna.

III.6. Para seleccionar la firma ganadora, se utilizará un formulario

de comparación de cotizaciones (FORM. PC2) que incluya
especificación, precio y tiempo de entrega, así como otros
criterios que se consideren necesarios.

III.7. En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de

cotizaciones, la Encargada de Servicios Administrativos
preparará un memorándum de justificación que quedará en
archivo. (Por ejemplo, en el caso de suplidor exclusivo).

III.8. El memorándum estará basado en los siguientes criterios:

(Distribuidores exclusivos y Extensión de un contrato existente).

III.9. Bajo ningún concepto deberá destruirse una Orden de

Compra.

III.10. Se mantendrá un registro y archivo por cada Orden de

Compra emitida, que contendrá todo lo relativo a la solicitud de
compra.

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 III.11. La administración será la responsable de preparar las Órdenes
de Compras Prenumeradas

IV.- LÍMITES DISCRECIONALES

􀂾 A- SOLICITUD DE COTIZACIONES:

Las Compras por valor inferior a la suma de RD$4,000.00 podrán

efectuarse de manera directa sin cotizaciones escritas, procurando en
lo posible diversificar los proveedores.
Para Compras de RD$4,001.00 en adelante se deben solicitar por lo
menos tres (3) cotizaciones escritas.
.

􀂾 B- APROBACION COTIZACIONES

Las Cotizaciones menores de RD$4,000.00 serán aprobadas

directamente por la Administración.
El jefe del departamento de compras revisará y aprobará las
Cotizaciones con valores hasta RD$10,000.00.
Las Compras de valores superiores a los RD$10,000.00 deberán ser
avaladas por el Comité de Compras,
Las Compras de un valor total superior a los RD$35,000.00 deberán
ser ratificadas además por el Gerente General.

􀂾 C- APROBACION ÓRDENES DE COMPRAS

Todas las Ordenes de Compras, previa autorización de las Cotizaciones,

según las políticas establecidas, serán aprobadas por la Dirección Ejecutiva.

VI.- DISPOSICIONES GENERALES.-

VI.1. Ningún empleado de la compañía participará en la selección,

adjudicación o administración de una Orden de Compra y/o
Contrato, si tiene alguna relación, parentesco o negocios con las
firmas que califiquen para la adjudicación del Contrato y/o de la
Orden de Compra.

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 VI.2. Los empleados involucrados en el proceso de Compras de bienes
y/o servicios, no deberán aceptar gratificaciones, favores o
cualquier otro valor monetario de los Suplidores.

VI.3. Las Requisiciones de Compras que no estén debidamente

completadas y autorizadas no serán recibidas por el asistente 1 de
compras

VI.4. Las violaciones a estas disposiciones generales, serán sancionadas

de acuerdo al reglamento interno del trabajo

VI.5. VI.5 Las Compras al Contado se regirán bajo las mismas

reglamentaciones que las compras a Crédito.

VI.6. Los Activos Fijos Comprados deberán ser incluidos en el Seguro

contra todo riesgo. Los Activos de montos menores se incluirán al
realizar la revisión periódica de la cobertura del seguro. Los activos
de alta cuantía como son la adquisición de vehículos, equipo de
cómputos, etc. se asegurarán al momento de su adquisición.

Comité de Compras
Estará conformado por los siguientes funcionarios la empresa
 Gerente financiero Administrativo
 Contralor
 Jefe de Compras

PROCEDIMIENTO DE COMPRA

INTRODUCCION.-

Compra es una de las actividades más importantes que se realiza en toda

institución, ya que cumple con la función de suplir las necesidades de
bienes y servicios que se requieren para mantenerla funcionando y poder
darle continuidad al trabajo que se desarrolla en la misma.
Los Bienes y Servicios incluyen la adquisición de material gastable,
mobiliarios y equipos ya sea de oficina, de cómputos, audiovisuales, de
transporte, etc., al igual que la confección del material impreso en
general. Otro renglón se refiere a la compra de los servicios necesarios
para realizar reuniones, asambleas, y actos incluidos dentro de las
actividades de la institución; como son las compras de refrigerios,
alquiler de mozos, reservación de salones, brindis, compra de flores, etc.

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En las ocasiones que se soliciten materiales y artículos especiales, los
cuales requieren de una preparación técnica específica para su
identificación, la Encargada de Servicios Administrativos solicitará la
ayuda del personal especializado.
Por ser Participación Ciudadana una institución con un reducido número
de empleados, la segregación de funciones no dispone de una línea
divisoria muy marcada, pero se han identificado puntos de controles
internos para permitir a los supervisores asegurar transparencia en la
ejecución de las compras.

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 CONTROL INTERNO Y SUS OBJETIVOS

􀂾 CONTROL No. 1

Recibir las Solicitudes de Compras a través del formulario de

requisición de compras.
OBJETIVO
Mantener control de los pedidos realizados por personal
autorizado de cada unidad, departamento o proyecto.

􀂾 CONTROL No. 2

Obtener Cotizaciones de dos o tres suplidores con anticipación a la

ejecución de cada compra.
OBJETIVO
Depurar adecuadamente a los suplidores para realizar compras
bajo las mejores condiciones del mercado, en cuanto a precios,
calidad y servicios.

􀂾 CONTROL No. 3

Expedir una Orden de Compra prenumerada de imprenta por cada

requisición de compras procesadas.
OBJETIVO
􀂃 Establecer el control numérico de los pedidos realizados
por concepto de compras.
􀂃 Mantener control de las órdenes asignadas a los
proveedores.
􀂃 Establecer un documento oficial de la institución para
solicitar las adquisiciones a los proveedores.

􀂾 CONTROL No. 4

Segregar las siguientes funciones:

􀀹 Aprobación de Cotizaciones
􀀹 Preparación de Ordenes de Compras
􀀹 Aprobación de Ordenes de Compras
􀀹 Recepción de Mercancías
􀀹 Registro Contable de las Compras.

OBJETIVOS
􀀹 Establecer verificaciones cruzadas de los artículos o
servicios solicitados en cuanto a cantidad y valor.

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 􀀹 Dificultar la intención de poder realizar fraudes.

SECCIONES

El Procedimiento de Compras se ha dividido en secciones

dependiendo del tipo de compra y de los límites discrecionales
establecidos para la adquisición de los bienes y servicios a adquirir.
El Procedimiento de Compras incluye:

􀀹 Solicitud de Compras
􀀹 Cotización
􀀹 Orden de Compra
􀀹 Registro de la Compra

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 􀂾 SOLICITUD DE COMPRAS

RESPONSIBLE PROCEDIMIENTO COTIZACIÓN

1.-
Unidad o Departamento Solicitante P1.- prepara una Requisición de compras en
original y copia (FORM.PC1) especificando
claramente detalles de los artículos o
servicios solicitados.
2.- Firma el FORM.PC1 en el espacio de
SOLICITADO POR: en señal de
autorización para iniciar el proceso de la
adquisición.

Asistente 1 del departamento de compras 1.- Recibe el (FORM.PC1) debidamente

autorizado.
2.- Verifica si la compra está incluida en el
presupuesto del solicitante.
a) Si no está incluida en presupuesto continua el
Paso No. 3
b) Si está incluida en presupuesto continua al
Paso No. 4
3.- Solicita la aprobación de la compra a la
Dirección Ejecutiva.
a) Si la compra es aprobada continua con Paso
No.4
b) Si la compra es rechazada lo notifica al
solicitante

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 COTIZACIÓN

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

Asistente 1 del departamento de compras 4.- Solicita cotizaciones según los

límites discrecionales establecidos.
Nota: Si existe un proveedor
exclusivo, no será necesario efectuar
cotizaciones y la compra debe estar
amparada con un memo de la
supervisor del departamento de
compras que justifique la ausencia de
cotizaciones
Supervisor del departamento de compras 5.- Analiza las cotizaciones y
recomienda la mejor opción referente
a precio, calidad y responsabilidad en
la entrega.
6.- Remite cotizaciones para su
aprobación según los límites
discrecionales. Para tales fines utiliza
el formulario de cotización (FORM.
PC2).

Jefe del departamento de compras 7.- Recibe el formulario de

cotizaciones, analiza los documentos
y toma las siguientes acciones:
a) Si está de acuerdo con el proceso y
siguiendo el dictamen de los límites
discrecionales procede a recomendar
el proveedor y firma en señal de
aprobación al proceso de compras
Nota: Si el monto de la cotización es
menor de RD$10,000.00 la remite al
asistente del departamento de
compras Pasa Punto No.10
Si el monto de la cotización es mayor
deRD$10,000.00 la remite al Comité
de compras. Pasa al Punto No.8
b Si no está de acuerdo lo comunica al
asistente del departamento de
compras Pasa al Punto No.10
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 COTIZACIÓN

Comité de Compras 8.- Recibe Formulario de Cotización

junto al de Requisición de Compra.
Si está de acuerdo firma el Formulario
de Cotizaciones en señal de
aprobación.
Notas: Si el valor total de la compra no
excede los RD$35,000.00 remite el
documento al asistente del
departamento de compras. Pasa al
Punto No. 10
Si la compra excede del valor de
RD$35,000.00 remite a la Gerencia
General para que proceda a ratificar la
compra estampando su firma en el
Formulario de Cotización. Pasa al No.
9
b Si no está de acuerdo la devuelve al
jefe del departamento de compras
indicando su inconformidad..

Gerencia General 9.- Recibe las Cotizaciones superiores

a los RD$35,000.00
A Si está de acuerdo firma el Formulario
de Cotizaciones en señal de
aprobación. Pasa al Punto No. 10.
b Si no está de acuerdo la devuelve al
comité e compras indicando su
inconformidad.

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 Asistente 1 del departamento de compras 10.- Recibe la Requisición de compra
junto con el Formulario de
Cotización.
a Si está aprobada la cotización sigue al
Punto No. 11
b Si la Cotización no fue aprobada lo
informa al solicitante
11.- Prepara Orden de Compra en
original y dos copias (FORM.PC3)).

ORDEN DE COMPRA

RESPONSABLE PROCEDIMIENTO

Asistente 1 del departamento de compras 12.- Prepara Orden de Compra en original

y dos copias (FORM.PC3)..
13.-Firma la Orden de Compra en el
espacio de Preparado Por y la remite anexa
con el formulario de cotizaciones ya
autorizado y el de Requisición Interna al
jefe de compras.
Jefe de compras 14.- Recibe la Orden de Compra con sus
anexos y revisa si todo está correcto.
a) Si tiene observaciones se comunica con
Asistente 1 del departamento de compras
b) Si todo está correcto sigue al Paso No.
15.- Firma la Orden de Compra en el
espacio de autorizado y la devuelve al
Asistente 1 del departamento de compras

Asistente 1 del departamento de compras 16.- Recibe la Orden de Compra con sus
anexos.
a Si fue rechazada sigue Paso No. 17.
b Si fue aprobada sigue Paso No. 18.

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 􀂾 REGISTRO DE COMPRA

RESPONSIBLE PROCEDIMIENTO

Asistente 1 del departamento de compras 17.- Imprime la palabra anulada en

toda la documentación de la compra y
lo informa al solicitante.
18.- Distribuye la Orden de Compra
como sigue:
* Original al proveedor para realizar la
compra.
* Copia a contabilidad para el registro
contable.
* Copia a logística – bodega para
recibir el bien o servicio y anexarla a
la factura junto a la cotización y a la
requisición para fines tramite de pago.
19 Recibe novedades del área de
bodega, inconformidades o
cumplimientos de proveedores y
actualiza la calificación del proveedor.

20.- Remite el expediente completo de

la compra al contador para fines de
pago

Contador 21.- Recibe copia de la Orden de

Compra para fines de cronológico y
registro contable de la compra.

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