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Tema 6 – Gestión de correspondencia e información

TEMA 6 – GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA E INFORMACIÓN

1. TRAMITACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA
La correspondencia es el conjunto de comunicaciones que mantiene la Eª con el mundo
exterior (clientes, proveedores, empresas de servicios, organismos oficiales...). Es decir,
cualquier comunicación escrita que se recibe por servicio de correos y paquetería (cartas,
telegramas, informes...) o por medios tecnológicos (fax o telefax, correo electrónico...).
La persona que se encarga de la correspondencia realiza una serie de actividades
coordinadas para que se cumpla la confidencialidad y la seguridad de la
correspondencia durante todo el circuito: recepción, registro de entrada y distribución a
los destinatarios; custodia y archivo de las cartas o documentos; recogida y registro de la
correspondencia de salida, cumplimentación y envío a los destinatarios según el servicio
de correos o empresas de mensajería.
El proceso de tramitación de correspondencia de entrada o salida se debe realizar de
forma eficaz; para ello se formalizan los siguientes pasos:
• Recepción de correspondencia. Consiste en recibir cartas, telegramas, faxes, boletines,
revistas de suscripción, paquetes y otros envíos postales; así como sobres y paquetes
que llegan por empresas privadas de mensajería.
• Selección de correspondencia. Consiste en abrir y comprobar el contenido de cada
sobre o paquete. Se hace una primera separación en grupos: cartas, impresos, facturas,
documentos..., que necesitamos registrar y hacer copias porque su información es
necesaria en varios departamentos; otro grupo con la correspondencia que no se
registra, como folletos, revistas, diarios..., pero se archivan porque pueden ser necesarios
en futuras ocasiones.
• Clasificación de la correspondencia. Se debe dar preferencia a cartas, telegramas,
faxes urgentes, para que lleguen lo antes posible a su destinatario. Después se clasifican
según el orden de distribución y entrega.
• Registro de entrada o salida de correspondencia. El libro registro se puede confeccionar
de forma manual o creando un archivo con aplicaciones informáticas (Word o Excel).
Cualquiera que sea el procedimiento, se debe anotar: fecha de entrada, remitente /
destinatario, asunto o resumen del contenido, anexos que contiene la carta...
• Registro de entrada o salida de fax. Este libro es distinto al de correspondencia, su
contenido es: número de fax, fecha y hora de llegada o salida, remitente o destinatario,
resumen del contenido, anexos...
• Distribución de la correspondencia. Consiste en entregar la correspondencia a la
persona o departamento al que va destinada. Para su distribución se prepara una ruta
o itinerario; de esta forma, al mismo tiempo que se realiza la entrega se puede recoger
la correspondencia de salida.
Con el correo de salida, antes de enviarlo, se deben realizar los siguientes pasos: doblar las
cartas o documentos y comprobar que están los anexos que figuran en la carta; hacer
fotocopias del contenido, cuando sea necesario archivarlas; anotar los datos en el registro
de salida correspondiente; franquear y cumplimentar los datos de destino; entregar la
correspondencia en el servicio de correos o en la empresa de mensajería.
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1.1. Registro de la correspondencia

Los libros de entrada y salida de correspondencia no son obligatorios por ley, pero todos
los organismos oficiales y empresas grandes los utilizan para registrar en ellos toda la
documentación de entrada y salida. La finalidad del registro de correspondencia es dejar
constancia de su llegada o salida y cumplir otras funciones, como son:
• Conocer el origen o destino final de una carta o documento.
• Hacer un control y seguimiento, es decir, saber el departamento o persona que ha
recibido la carta o documento.
• Conocer datos significativos, como fecha de entrada o salida, remitente o destinatario,
contenido o asunto principal de la correspondencia...

EJERCICIO 1
La empresa PUBLIS, SL se dedica al diseño de artículos de regalo, envases, carteles
publicitarios... El día 17 de abril del año actual ha recibido la siguiente correspondencia:
1. El jefe de compras de DAIMUS, SA, de Sevilla, envía una carta solicitando presupuesto
para unas agendas de bolsillo.
2. El jefe de compras de TALLERES HNOS. RUBIO, de Granada, envía una carta y en la misma
adjunta un pedido.
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3. El administrador de PLASTIVAL, SA, de Valencia, envía una carta y adjunta la factura n°

89/20xx a cargo de PUBLIS y con Vto. 15 de mayo.
4. La Dirección General de Tráfico de Castellón de la Plana envía un telegrama
comunicando la próxima revisión (ITV) del vehículo matrícula 0124-BGH.
5. El secretario del Ayuntamiento de Alicante envía una carta solicitando presupuesto para
el libro de festejos hogueras de San Juan.
6. El director de marketing de PAPELEAS REUNIDAS de Murcia, envía los nuevos catálogos
de archivadores.
7. Recibe la revista trimestral de la Asociación de Jugueteros de Ibi-Alicante.
8. El jefe de contabilidad de Pinturas MOLTO, con domicilio en Valencia, envía una carta y
adjunta, para su aceptación, L/c a cargo de PUBLIS y con Vto. 10 de mayo.
9. El director general de PORCELANOSA, con domicilio en Villareal-Castellón, envía una
carta comunicando que han recibido su pedido (nuevos catálogos), también adjunta
fotocopia del importe ingresado en la cuenta bancaria indicada por PUBLIS.
10. La Delegación de Hacienda de Castellón de la Plana envía una carta certificada para
comunicar que el próximo 30 abril realizarán una auditoria.
La última anotación de la correspondencia recibida tiene el número 246 y es de fecha 15
de abril de 2023. Confecciona un registro de entrada de correspondencia (con una tabla
de Word, según el modelo del ejemplo).

EJERCICIO 2
El día 20 de abril del año actual, la empresa PUBLIS, SL, ha enviado la siguiente
correspondencia:
1. El administrador (Juan Castillejo) envía una carta a la operadora de telefonía JAZZTEL
(Alcobendas-Madrid) y en la misma adjunta el contrato firmado para una línea de
teléfono más internet por cable.
2. La comercial (Carmen Salmerón) envía al jefe de compras de DAIMUS SA, (domicilio en
Sevilla) el presupuesto para tarjetas de visitas y bolsas del establecimiento que le había
solicitado en su carta.
3. El administrador (Juan Castillejo) envía a TALLERES HNOS. RUBIO, de Granada, una carta
y adjunta la Fra. 45/2023 correspondiente al envío del 15 de marzo.
4. La comercial (Carmen Salmerón) envía, al secretario del ayuntamiento de Alicante, el
presupuesto solicitado en su carta (libro de festejos hogueras de San Juan).
5. El jefe de compras (Santiago Pavía) envía a PLASTIVAL SA, de Valencia, un pedido
urgente.
6. El jefe de compras (Santiago Pavía) envía a PAPELERAS REUNIDAS, de Murcia, un pedido.
7. El administrador (Juan Castillejo) escribe a Pinturas MOLTO, de Valencia, y le devuelve
la L/c aceptada.
8. El jefe de ventas (Fernando Cuenca) escribe una carta al director del BSCH, de Madrid,
ofreciéndole agendas personalizadas. Adjunta catálogo de estas.
9. La directora de marketing (Magdalena Granel) envía al concejal de festejos
(Ayuntamiento de Alicante) los bocetos de los carteles que había solicitado.
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10. La contable (María Solbes) escribe a El Corte Inglés, de Madrid, reclamando el pago de
la Fra. n° 89/2023, con vencimiento 15 de abril de 2023.
La última anotación de la correspondencia recibida tiene el número 189 y es de fecha 15
de abril de 2023. Confecciona un registro de salida de correspondencia (con una tabla de
Word, según el modelo del ejemplo).

TAREAS DEL RESPONSABLE DE CORRESPONDENCIA

Correspondencia de ENTRADA
1. Abrir la correspondencia, leer el asunto y clasificarla por destinatarios.
2. Registrar la correspondencia en el libro Registro de Entrada.
3. Entregar la correspondencia a los destinatarios (personas y departamentos).
4. Fotocopiar y archivar las copias de la correspondencia de entrada (si en la empresa se
exige).
5. Guardar la más estricta confidencialidad.
Correspondencia de SALIDA
• Recoger la correspondencia saliente.
• Revisar los datos de los destinatarios.
• Registrarla en el libro Registro de Salidas.
• Clasificarla para su envío, realizar el plegado y el ensobrado.
• Franqueo y expedición (poner sello y llevarla a correos).

2. EL FAX: CONTENIDO Y ENVÍO

El fax o telefax es un sistema que permite transmitir a distancia por la red telefónica, escritos,
gráficos o impresos entre dos máquinas de fax. Un fax es básicamente un escáner de
imágenes, un modem y una impresora combinados en un aparato especializado: El
escáner convierte el documento original en una imagen digital: el módem envía la imagen
por la línea telefónica, al otro lado, el módem lo recibe y lo envía a la impresora, que hace
una copia del documento original.
El fax se utiliza en las empresas para enviar y recibir documentos tales como contratos,
pedidos... El aparato del fax contiene:
• Un teléfono para realizar la comunicación entre dos aparatos de fax.
• Un escáner o sensores fotoeléctricos para convertir el documento original en una
imagen digital.
• Un módem para recibir las señales binarias, convertirlas en señales analógicas y enviarlas
por la línea telefónica a la otra parte del fax.
• Un modem receptor para enviar las señales recibidas a un sistema de almacenaje o de
impresión del receptor.
• Un sistema de impresión para imprimir el documento o imagen enviada por el remitente.
Algunos ordenadores incorporan en su propia carcasa todo lo necesario para actuar
como fax. Un ordenador con fax/modem y el software adecuado puede funcionar como
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una máquina de fax. En sistemas operativos multitarea como Windows, el programa de

recepción/transmisión de fax se hace con una impresora que pueda imprimir desde
cualquier aplicación.
La recepción de fax requiere de un programa que se ejecute en segundo plano
“escuchando” el modem en espera de una llamada entrante. Algunas ventajas de usar
este sistema son:
• Los documentos enviados y/o recibidos pueden almacenarse en el disco duro.
• Los documentos pueden exportarse a formatos gráficos estándar y enviarse por correo
electrónico.
• Ahorro de papel: los documentos recibidos solo se imprimen si es necesario. Los
documentos salientes se imprimen directamente desde un editor de texto.
El fax ha logrado ampliarse a todas las tecnologías de comunicaciones actuales, pero
muchos culpan al fax de que la tecnología digital no haya avanzado demasiado como
para empezar a adoptarla, pues a pesar del éxito del fax, está muy lejos la denominada
“oficina sin papeles”.
Los teléfonos móviles también son capaces de enviar y recibir faxes e incluso de enviar un
documento existente como fax. El operador puede requerir un contrato especial para
activar estas posibilidades en su red. Para evitar los costes de comunicaciones a larga
distancia, se emplea también internet para transmitir los datos: si el receptor no dispone de
conexión a internet, suele ser una máquina conectada a la red telefónica (por cable o
fibra) la que se encargue de transmitir el último tramo.
Aunque en la actualidad el uso del fax disminuye en favor de internet y el correo
electrónico ¿para qué imprimir y enviar por fax un documento, si se puede enviar como
fichero adjunto?, son muchas las compañías que mantienen servicios de fax. Por ejemplo:
en sanidad para multitud de expedientes en papel en finanzas y compañías de seguros
(propuestas, partes amistosos de accidentes, facturas, notas a mano de inspectores y
peritos…). El fax en España goza de valor legal por ello se utiliza en la formalización y
cancelación de contratos, y presenta la ventaja de no ser craqueable.

2.1. Proceso de envío del fax

Cuando queremos enviar un fax a una empresa los dos aparatos de fax deben estar
comunicados telefónicamente y el funcionamiento es el siguiente:
• Marcamos el número de fax (teléfono) de la empresa a la cual queremos enviar una
carta o documento.
• Colocamos el documento para que el aparato emisor de fax puede leer su contenido.
• El fax emisor transmite y envía el contenido del documento a través de la línea de
teléfono.
• Los datos llegan al fax receptor y salen impresos del aparato o se copian en el ordenador
conectado al fax.
El fax virtual o “fax por internet” se basa en el mismo sistema de transmisión de datos que
el fax tradicional, mediante una línea telefónica, pero sustituyendo los aparatos
tradicionales de fax por plata formas web o de correo electrónico. El fax virtual presenta
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enormes ventajas con respecto a los sistemas “máquina de fax”. Entre las principales
destacan:
• Ecológicas: se reduce el consumo de papel o tinta y la necesidad de una máquina
especifica.
• Eficientes: permiten la gestión de archivos electrónicos.
• Móviles: servicio de fax desde cualquier lugar con acceso electrónico, incluso por
teléfono móvil.
• Económicas: se reducen los costes del servicio al incluir todo en el coste mensual (cuota
del número y el servicio de fax).

2.2. Portada del fax

La portada del fax es el impreso que precede o acompaña a cualquier comunicación que
se realice por telefax. Su utilización permite la identificación del emisor y del receptor, así
como la comprobación de fecha, hora y número de páginas de que consta el envío. El
contenido y estructura del fax es el siguiente:
• Título: aquí figurará la palabra FAX, en letra Arial Black, tamaño 48.
• Remitente: después de la preposición “De:” se identifica la persona (nombre y apellidos)
y la unidad administrativa o departamento que envía la comunicación.
• Destinatario: después de la preposición “Para:” se ponen los datos del destinatario de la
comunicación; nombre y apellidos si es un particular y, si es un ente administrativo, la
unidad administrativa, cargo y organismo.
• Números: de fax y teléfono del destinatario.
• Asunto: se incluirá una breve descripción del contenido de la comunicación.
• Fecha: día, mes y año que se envía el fax.
• Número de páginas: se utilizará la fórmula: “Número de páginas, incluida esta: ________”.
• Carácter del envío: se indica si el envío es urgente o no y, en su caso, confirmación de
su recepción.
• Cuerpo: está encabezado por la palabra “Texto”. Se utiliza para incluir cualquier
aclaración o dato adicional que se considere oportuno y no se firma, cuando el
contenido del texto sea de carácter meramente informativo. Cuando la comunicación
lo permita se utilizará este espacio para redactar su contenido, utilizando las normas de
cualquier tipo de carta o documento (título, cuerpo, firma y sello).
• Pie: se utiliza para terminar el fax con la siguiente fórmula: “Por favor, en caso de
problemas en la recepción avise al teléfono: ________”. Cuando se estime necesario
también se pone en el pie del fax número de teléfono móvil y correo electrónico.

2.3. Registro de faxes de entrada y salida

Tanto en las empresas como en los organismos oficiales se genera una serie de
documentos, como pedidos, contratos, informes, expedientes..., que se realizan a través
del fax. Estas comunicaciones se deben registrar en el registro de entrada o salida de faxes.
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3. SERVICIO DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA

Cualquier empresa necesita que las comunicaciones escritas lleguen al destinatario
exterior. Para ello puede elegir entre tres medios:
• Los servicios de la oficina de Correos.
• Los servicios de una empresa de mensajería (externa a la propia empresa). Por ejemplo,
SEUR, MRW...
• El servicio propio de mensajería (contratando sus propios mensajeros). Por ejemplo, los
bancos suelen utilizar este servicio que denominan “envío por valija”.
El servicio de Correos está regulado por la Ley Postal y ofrece servicios y productos, tanto
a particulares como a empresas. La Sociedad Estatal de Correos y Telégrafos, por medio
de las oficinas de Correos realiza los siguientes servicios: envío de cartas, documentos, libros
y publicaciones, publicidad diversa, envíos telegráficos, envíos de paquetería, servicios
bancarios...

3.1. Envío de cartas y documentos

Bajo esta modalidad se ofrecen los siguientes envíos:
• Cartas y documentos: cartas en sobres normales y documentos en sobres que no
sobrepasen los 60 cm de dimensión y un máximo 2 kg.
• Sobre prepagado Postal Exprés: envíos en sobres plastificados para que documentos y
objetos delicados (CD, piezas de un ordenador...), circulen mejor protegidos. El peso
máximo de estos sobres es de 1 kg.
• Tarjeta postal: cartulina rectangular que incluye espacio para la dirección. Son las que
se envían sin sobre.
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• Notificaciones administrativas: realizadas por la Administración y órganos judiciales, que

requieren seguridad (envío certificado) y prueba de su entrega (acuse de recibo o aviso
de recibo). Por ejemplo, la Dirección General de Tráfico utiliza este servicio para notificar
las infracciones de circulación.

3.2. Envío de libros, publicaciones, publicidad…

• Libros y publicaciones. Libros y periódicos, revistas..., hasta 2 kg de peso máximo.
• Envío publicitario. Publicidad diversa, como catálogos, cartas sin destinatario y con
respuesta pedido, propaganda electoral, carteles...

3.3. Envíos telegráficos

• Telegrama: mensajes urgentes, a través del Servicio Telegráfico Nacional.
• Fax: se puede enviar desde una oficina de Correos a un destinatario que disponga de
un terminal de fax.
• Burofax: envío de documentación urgente que tiene carácter de prueba frente a
terceros. Por ejemplo, cualquier documento o prueba judicial enviada por burofax tiene
los mismos efectos que si fuera presentada ante un Notario. Correos entrega el burofax
en el domicilio del destinatario cuando este no dispone de terminal de fax.

3.4. Envíos de paquetería

Por el servicio de Correos también se pueden enviar paquetes con documentos o
mercancías y su destino puede ser nacional o internacional. Las modalidades de estos
envíos son:
• Paquetería nacional. Envío de paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra.
Circulan registrados y en caso de que no sea posible proceder a la entrega, se puede
concertar una segunda entrega de forma gratuita.
• Paquetería internacional. Envío de mercancía y objetos de hasta 20 kg. Se entregan al
destinatario bajo firma y cuenta con garantía por pérdida o extravío.
• Paquete postal. Envío de mercancía con máximo de 2 kg. Se denomina “Paquete azul”
cuando el envío supera los 2 kg, sin sobrepasar los 20 kg. Ambos paquetes (menos de 2
kg y más de 20 kg) están sujetos a unas dimensiones máximas y mínimas, reguladas por
Correos. El ámbito geográfico de estos envíos cubre España y Andorra, cuando se
depositan en las oficinas de Correos quedan registrados y se entregan bajo firma del
destinatario.
• Postal Exprés. Son envíos urgentes de paquetería con entrega garantizada en 48 horas.
Se entregan bajo firma, hay amplia cobertura en todo el territorio nacional y tarifas sin
suplementos de reexpedición para cualquier población del territorio nacional,
trazabilidad y seguimiento online.
• EMS Postal Exprés. Paquetes enviados con carácter urgente y bajo firma, pero con
entrega en el ámbito internacional.
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MODALIDADES DE ENVÍO
Correos ofrece distintas formas de envío, que pueden combinarse entre sí (hacerse de
forma conjunta).
• Certificado: es una entrega que garantiza que el destinatario ha recibido el envío. La
garantía es la firma del destinatario cuando recibe el correo. Además Correos indemniza
si se pierde el envío.
• Urgente: garantiza la rapidez del envío. Dependiendo de la distancia de la ciudad de
destino se puede entregar en 24 horas (servicio nacional y 48 horas servicio
internacional).
• Reembolso: el destinatario tiene que pagar a Correos la cantidad que aparece en el
documento de envío cuando recibe la mercancía. Se utiliza para ventas a distancia.
Una vez entregado el envío y cobrado al destinatario, Correos reembolsa al remitente
la cantidad acordada.
• Aviso de recibo: avisa al remitente de que el envío ha sido entregado al destinatario, así
como el día y hora de entrega.
• Correo digital: permite enviar una carta, tarjeta postal o envío publicitario desde la
página web de Correos accediendo desde la sección “oficina virtual”. Para ello, es
necesario estar registrado y que el documento esté en Word o PDF Una vez hecho el
envío, Correos lo imprime ensobra y deposita en el buzón del destinatario. También es
posible realizar con esta modalidad burofax.

3.5. Oficinas multiservicio de Correos

Correos dispone de una amplia cartera de productos y servicios en la red de “oficinas
multiservicio” para atender las necesidades del colectivo de inmigrantes. Las oficinas
multiservicio ofrecen, entre otros, paquetería, envío de dinero en minutos, giro
internacional, servicios bancarios de Ban-Correos, comunicaciones telefónicas,
locutorios…
Los servicios específicos de paquetería para envíos internacionales se realizan en embalaje
prepagado (en dos modalidades: hasta 5 kg como máximo y hasta 10 kg,
respectivamente) para cuyos destinos se han diferenciado cuatro zonas:
a. Bulgaria, Rumania, Polonia, Ucrania y Rusia.
b. Senegal, Marruecos, Túnez, Argelia y Mauritania.
c. Argentina, Colombia y Perú.
d. Ecuador.
Las oficinas postales multiservicio también ofertan servicios bancarios y financieros de
Correos y Deutsche Bank. Entre los más importantes destacan:
• Cuenta “Libreta Postal Futuros” para inmigrantes en condiciones muy beneficiosas, estas
cuentas no tienen gastos de administración ni mantenimiento. El titular dispone de un
talonario de cheques gratuito, acceso sin coste alguno al servicio de banca online las
24 horas del día en www.bancorreos.es. tarjetas de débito y de crédito gratuitas durante
el primer año, cambio automático y gratuito de domiciliaciones...
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• Transferencia electrónica. El dinero enviado llega en apenas 10 minutos al destinatario.

Este lo podrá recoger en el agente Western Union (agencias de viaje, comisarias,
oficinas de correos...) que elija con total comodidad y seguridad.
Correos también ofrece el giro internacional normal para personas que demandan
opciones más económicas o que, por realizar numerosas operaciones de transacciones de
dinero, dan una menor prioridad a la rapidez de entrega.
Correos y Western Unión realizan periódicamente descuentos y tarifas especiales, para los
trabajadores que participan en campañas agrícolas de temporada (fresa, cereza,
aceituna, cítricos, plátano...), la campaña de Navidad, la de verano... Los principales
países receptores de las remesas enviadas desde España son: Marruecos, Rumania,
Argentina, Colombia y Perú.
El Ministerio de Fomento, la Unión Postal Universal (UPU) y Correos firmaron en 2008 un
convenio de colaboración para facilitar a los inmigrantes el envío de dinero a sus países
de origen. Estos acuerdos se firmaron con los operadores postales públicos de Marruecos,
Chile y Uruguay, por los que se ofrece el nuevo servicio de giro postal internacional urgente.
Esta modalidad de giro permite la transferencia de dinero entre España y los países de
destino, y viceversa, de forma rápida, segura y con tarifas muy ventajosas.
Correos también ofrece servicio de locutorio en las oficinas postales situadas en zonas con
alta concentración de inmigrantes. Dispone de más de 300 cabinas telefónicas para que
los usuarios puedan llamar cómodamente a cualquier destino nacional o extranjero, sin
coste por establecimiento de llamada.

4. EL CORREO ELECTRÓNICO
Correo electrónico (conocido como email) es un servicio de red que permite a los usuarios
enviar y recibir rápidamente mensajes y archivos (denominados “mensajes electrónicos” o
“cartas electrónicas”) mediante sistemas de comunicación electrónicos. Con los mensajes
de correo electrónico también se pueden enviar archivos y todo tipo de documentos
digitales, por eso se ha convertido en una herramienta indispensable en los negocios.
La mayoría de las empresas utilizan el correo electrónico para comunicarse con clientes,
proveedores, bancos, realizar gestiones en organismos públicos... Las ventajas, eficiencia y
bajo coste están logrando que el correo electrónico desplace al correo ordinario para
muchos usos habituales. Este medio de comunicación escrita es también un instrumento
comercial poderoso, pero debemos poner mucha atención en el uso que hacemos de él
pues se puede convertir en un arma contra la propia empresa.
La cuenta de correo no solo comunica, también vende. Por ello, es importante utilizar una
estrategia para el uso adecuado del correo electrónico en la empresa.

4.1. Dirección de correo electrónico

Para que una persona pueda enviar un correo a otra, ambas deben tener dirección de
correo electrónico. Es decir, para poder enviar y recibir correo electrónico hay que estar
registrado en alguna empresa (proveedor de correo) que ofrezca este servicio (gratuito o
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de pago). El registro permite tener una dirección de correo personal única y duradera, a
la que se puede acceder mediante un nombre de usuario y una contraseña,
La dirección de correo es un conjunto de palabras que identifican a una persona, por
ejemplo, [email protected]. El signo @ (arroba) la divide en dos partes: nombre de
usuario (a la izquierda de la @), y el nombre del servidor y el dominio (a la derecha de la
@; en este caso, servicio.com). Lo que hay a la izquierda de la @ es elección del usuario, y
es aconsejable elegir una dirección fácil de memorizar para así facilitar la transmisión
correcta, puesto que es necesario transmitirla de forma exacta; un solo error hará que no
lleguen los mensajes al destino.
Una dirección de correo se reconoce fácilmente porque siempre tiene la @, que significa
“pertenece a...”; en cambio, una dirección de página web no. Por ejemplo, mientras que
http://www.servicio.com puede ser una página web en donde hay información (como en
un libro), [email protected] es la dirección de un correo, un buzón a donde se puede
escribir.
El funcionamiento de un programa de correo es muy diferente al de un correo web, ya
que un programa de correo descarga de golpe todos los mensajes que tenemos
disponibles, y luego se pueden leer sin estar conectados a internet (además, se quedan
grabados en el ordenador). En cambio, en un sitio web se leen de uno en uno, y hay que
estar conectado a la red todo el tiempo.

4.2. Funcionamiento y escritura del mensaje

El funcionamiento del correo electrónico consiste en crear mensajes y enviarlos, así como
recibir mensajes y responder al remitente; para ello disponemos de una bandeja de
entrada que recoge todos los mensajes entrantes y otra bandeja de salida para los
mensajes enviados.
Cuando una persona escribe un correo, su programa le pedirá como mínimo completar
tres apartados:
• Destinatario: una o varias direcciones de correo a las que tiene que llegar el mensaje.
• Asunto: descripción corta que verá la persona que lo reciba antes de abrir el correo.
• Mensaje: puede ser solo texto, o incluir formato, y no hay límite de tamaño.
Además, se suele dar la opción de incluir archivos adjuntos al mensaje. Esto permite
traspasar datos informáticos de cualquier tipo mediante el correo electrónico.
Para especificar el destinatario del mensaje en el campo Para se escribe su dirección de
correo. Además existen los campos CC y CCO, que son opcionales y sirven para hacer
llegar copias del mensaje a otras personas:
• Campo CC (copia de carbón): quienes estén en esta lista recibirán también el mensaje,
y pueden ver la lista completa tanto el destinatario principal como los del campo CC.
• Campo CCO (copia de carbón oculta): es una variante del CC, los destinatarios reciben
el mensaje sin aparecer en ninguna lista. Con el campo CCO los destinatarios no
pueden ver los datos de otras personas que han recibido el mensaje.
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Una vez que el usuario ha terminado de escribir el mensaje y adjuntar los archivos, los envía
con la opción correspondiente. Los mensajes enviados se almacenan y quedan
guardados en la carpeta “Enviados”.

4.3. Recepción de mensajes

Cuando una persona recibe un mensaje puede ver en la bandeja de entrada:
• Remitente: esta casilla indica quién envía el mensaje. Puede aparecer el nombre de la
persona o entidad que lo envía; si el remitente no ha configurado su programa o correo
web aparecerá su dirección de correo electrónico.
• Asunto: en este campo se ve el tema del mensaje o lo que el remitente desea, cuando
ha dejado esta casilla en blanco se lee “ninguno” o “sin asunto”. Cuando el mensaje es
una respuesta, el asunto suele empezar por RE y cuando procede de un reenvío suele
comenzar por RV.
• Fecha: indica fecha y hora de expedición del mensaje, cuándo fue enviado el mensaje
o cuándo ha llegado a la bandeja de entrada del receptor.
Además pueden aparecer otras casillas como:
• Tamaño: espacio que ocupa el mensaje y, en su caso, los ficheros adjuntos.
• Datos adjuntos: aparece una marca (habitualmente un clip), significa que el mensaje
viene con uno o varios ficheros anexos.
• Prioridad: expresa la importancia o urgencia que el remitente da al mensaje (alta = signo
de exclamación, normal = no suele llevar marca, baja = una flecha apuntando para
abajo).

4.3.1. Primeras palabras del cuerpo del mensaje

Los mensajes recibidos pero que no han sido leídos aún suelen mostrar su resumen en
negrita; después de su lectura figuran con letra normal. A veces si seleccionamos estos
mensajes sin abrirlos podemos ver una previsualización del contenido.
Cuando el destinatario quiere leer el mensaje tiene que abrirlo. Entonces puede ver un
encabezado arriba seguido por el cuerpo del mensaje. En la cabecera del mensaje
aparecen varias o todas las casillas mencionadas (salvo las primeras palabras del cuerpo
del mensaje). Los ficheros adjuntos, si existen, pueden aparecer en el encabezado o
debajo del cuerpo del mensaje.
Una vez que el destinatario ha recibido y leído el mensaje tiene varias opciones, como:
• Responder: escribir un mensaje a la persona que ha enviado el correo. Existe la variante
Responder a todos, al que lo envía y a los que estaban en el campo CC.
• Reenviar (o remitir): pasar este correo a una tercera persona, que verá quién era el
origen y destinatario original, junto con el cuerpo del mensaje. Opcionalmente se puede
añadir más texto al mensaje o borrar los encabezados e incluso el cuerpo (o parte de
él) de anteriores envíos del mensaje.
• Marcar como spam: instruyendo al programa para no recibir mensajes parecidos a este.
Se usa para evitar la publicidad no solicitada (spam).
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• Archivar: guardar el mensaje en el ordenador, de forma que se pueda consultar más

adelante. Esta opción no está de forma explícita, ya que estos programas guardan los
mensajes automáticamente.
• Borrar: se envía el mensaje a la carpeta Eliminados, para vaciarla posteriormente.
• Mover a carpeta o Añadir etiquetas: podemos catalogar los mensajes en distintas
carpetas, por ejemplo, según tema o remitente podemos guardar los correos (recibidos
y enviados) por: clientes, proveedores, bancos, contratos...

4.3.2. Cómo utilizar eficazmente el correo electrónico

La mayoría de las empresas contratan un dominio con un proveedor de internet con el
nombre de la empresa para personalizar el correo de los empleados. Una cuenta de
correo personalizada da buena imagen, promociona a la propia empresa y justifica
plenamente el pago mensual de este servicio.
Una vez que se establece el correo electrónico se debe orientar al personal para que todos
hagan un uso correcto y eficaz, tanto en las comunicaciones entrantes como en los
mensajes enviados. Veamos algunos consejos que podemos poner en práctica:
1. Utiliza siempre título o asunto muy descriptivo, para que el destinatario sepa
rápidamente el motivo de tu mensaje.
2. Empieza el texto del mensaje con un saludo o frase de amabilidad.
3. Redacta cuidadosamente, revisa la ortografía y escribe las palabras completas. Un
correo electrónico no es un SMS o un WhatsApp.
4. Utiliza mayúsculas y minúsculas al redactar el mensaje. ¿Sabías qué se considera
grosero, ordinario, descortés, inculto..., usar solo letras mayúsculas?
5. Cuando recibas un correo debes contestar pronto y de forma breve, con respuestas
muy directas. Al incluir un mensaje recibido, adjunta solo la parte necesaria y elimina el
resto.
6. Confecciona los mensajes de correo con texto plano y líneas en blanco para separar
los párrafos. No todos los productos de correo pueden leer mensajes en formato HTML.
7. Debes tener siempre preparados los documentos electrónicos (cartas de venta,
formularios de pedidos, informes...) para adjuntarlos con el mensaje que envías.
8. No envíes archivos adjuntos de 1 Mb o más sin consultar antes con el destinatario.
Cuando los archivos son muy grandes pueden crear problemas al receptor; además, si
envías archivos muy pesados puedes bloquear tu propio servidor.
9. No envíes “correo basura”; si envías masivamente correos sin la debida autorización,
corres el riesgo de convertir en enemigos a las personas que quieres ganar como
clientes.
10. Termina el mensaje con tu firma. Utiliza la opción de firma en todos los correos; la puedes
incluir automáticamente y poner, además de tu nombre y el de tu empresa, un enlace
a tu web y un eslogan o frase promocional.
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5. ARCHIVOS Y FICHEROS
El archivo es el espacio físico donde se conservan los documentos elaborados y recibidos
por una empresa, pública o privada, como consecuencia de sus actividades, y en
cualquier soporte físico (papel) o informático. Utilizamos la palabra archivo para referimos
a varios significados:
• Archivo es un “fondo documental” o conjunto de documentos elabora dos o recibidos
por una persona física o jurídica (pública o privada) en el ejercicio de su actividad.
• Archivo es un espacio físicos donde un conjunto de documentos se ordena siguiendo
un criterio lógico que permita su gestión de forma eficaz.
• Archivo es una “institución o servicios” responsable de la custodia y tratamiento
archivístico del fondo documental protegido por la Ley de Patrimonio Histórico Español.
Un archivo o fichero informático es un conjunto de bits almacenado en un dispositivo.
Cada archivo es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio
que lo contiene. Los archivos informáticos facilitan la forma de organizar y almacenar
permanentemente documentos y datos.
El número exagerado de documentos (facturas, cartas, informes...) que se generan en las
empresas obliga a una gestión eficaz y a darles un tratamiento según la utilidad de estos.
Para ello debemos tener claros algunos conceptos, como:
• Los documentos que se deben conservar y custodiar según establece la legislación
vigente. Dentro de este grupo se incluyen: libros de inventarios y balances, registro de
facturas emitidas/recibidas; contratos con clientes/proveedores, personal laboral,
compañías de seguros, entidades bancarias...; documentos de compraventa (facturas)
y pago/cobro; documentos de alta y gestiones con la Tesorería General de la Seguridad
Social, Hacienda Pública...
• Los documentos que tienen información de utilidad para la empresa. Dentro de este
grupo podemos encontrar: documentos de información confidencial (datos del
personal, informes de morosos...), documentos de información reservada (procesos de
fabricación, informes que ponen en riesgo la seguridad de la empresa...), documentos
cuya utilidad será corta (pedidos, albaranes, cartas de reclamación...) y otros
documentos cuya información es de poca utilidad (felicitaciones, material
publicitario...) y se pueden archivar en segundo plano o destruir.

5.1. Proceso de archivo y soportes

El proceso de archivo consiste en colocar los documentos en carpetas, cajas, estanterías...,
y organizar el sistema informático para su conservación y custodia. Para que el archivo sea
eficaz debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
• Proporcionar un acceso rápido y fácil, para que la persona autorizada pueda consultar
la documentación que necesite en un momento determinado.
• Clasificar la documentación en grupos, según contenido o información, por ejemplo:
facturas, recibos, contratos, correspondencia…
• Guardar la documentación que sea útil en su soporte original (papel) mientras se
consulta con mucha frecuencia. Después se procederá a su microfilmación y
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conservación en dispositivos de almacenamiento informático (disco duro, CD-ROM,

lápiz de memoria...).
• Decidir que documentos se archivan y cuáles se eliminan.
Una vez que sabemos los documentos que necesitamos archivar podemos elegir entre:
• Archivador de carpetas colgantes: son cajoneras que van provistas de unas guías
laterales donde se alojan las carpetas. Cada carpeta tiene una pestaña para poner el
nombre del grupo de documentos que contiene.
• Archivador de carpetas verticales: son carpetas con anillas que se pueden colocar en
estanterías poniendo en el lomo de cada una el tipo de documentos que contiene.
Archivador de tarjetas: son cajones para fichas en las cuales se registran direcciones.
Estos archivadores también se pueden utilizar para documentos de formato pequeño,
como letras pagadas, recibos…
• Cajas de archivo: se utilizan para guardar los documentos inactivos, es decir, aquellos
que no se van a utilizar pero se deben conservar para cumplir la normativa legal.
• Archivadores informáticos: son los que se utilizan para conservar los documentos
microfilmados y copias de seguridad en soportes, como CD, cintas magnéticas...

5.2. Tipos de archivos según conservación

Según la frecuencia de consulta de los documentos se clasifican en:
• Archivo activo o de oficina. Contiene documentos que se consultan con frecuencia.
Estos archivos tienen que estar ubicados en un lugar accesible y cercano al puesto de
trabajo. Los documentos permanecen en este archivo unos cinco años.
• Archivo semiactivo o central. Contiene documentos que han cumplido su función y se
retiran del archivo activo. Los documentos de este archivo provienen de distintas
oficinas. La permanencia de los documentos en este archivo es de diez años.
• Archivo inactivo. Recibe los documentos del archivo central cuando apenas se
consultan; pero que legalmente deben permanecer en la empresa. Los documentos de
este archivo permanecen bajo custodia treinta años, hasta que se destruyen o pasan al
archivo histórico.
Según el tipo de empresa y la organización de esta los archivos pueden ser:
• Archivo centralizado: cuando todos los documentos están ubicados en el mismo lugar.
La ventaja de este archivo es que todos los documentos están localizados y,
normalmente, bajo la responsabilidad de una persona y, por tanto, existe control de su
utilización. El sistema centralizado es ideal los documentos del archivo inactivo.
• Archivo descentralizado: cuando los documentos están archivados en diferentes
departamentos de la empresa. Este sistema de archivo es muy útil cuando los
documentos se consultan con mucha frecuencia, pues su principal ventaja es la rapidez
de acceso a los documentos.
• Archivo mixto: cuando los documentos activos y semiactivos se archivan en los
diferentes departamentos y el archivo inactivo está centralizado.
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5.3. Clasificación y ordenación de documentos

Existen diferentes sistemas o métodos de clasificación y dependiendo de la organización y
funcionamiento de la empresa se elegirá un sistema único o una combinación de varios.
Antes de elegir el sistema que vamos a implantar debemos tener en cuenta.
• Elegir el sistema de ordenación más adecuado a los documentos que tenemos que
archivar.
• Que el sistema permita la visualización y recuperación rápida del documento que
estemos buscando.
• Utilizar una palabra o un número de referencia que identifique el sistema de clasificación
que utilizamos para cada archivo.
Los sistemas de clasificación más utilizados son: alfabético, numérico, alfanumérico,
cronológico, por materias o asuntos, geográfico…

5.3.1. Clasificación alfabética

Consiste en seguir el orden del abecedario, pero estableciendo la palabra que marcará
el orden a seguir o palabra ordenatriz. Este sistema es el más conocido y sencillo de
implantar, se puede utilizar para todo tipo de documentos y solo se necesita conocer el
nombre. El inconveniente se presenta cuando hay mucha documentación y coinciden dos
nombres iguales, porque se puede generar duplicidad o confusión.
El sistema de clasificación alfabética se puede utilizar para ordenar nombres de personas
físicas o jurídicas (empresas), calles, poblaciones... Pero para cada caso se utilizan unas
reglas concretas.
Los nombres de personas se clasifican colocando en primer lugar la palabra ordenatriz,
que es el primer apellido, después el segundo apellido y en tercer lugar, el nombre.
Cuando dos personas coinciden en el primer apellido, se tiene en cuenta el segundo y
cuando ambos coinciden, el nombre. Por ejemplo, observa cómo se han ordenado los
siguientes nombres:

La clasificación alfabética presenta la particularidad de que no se tiene en cuenta las

partículas, del, la, el, de la..., que preceden a algunos apellidos. Cuando van delante del
primer apellido, al ordenar se colocan después del nombre y cuando preceden al segundo
apellido se sitúan delante del nombre. Observa el siguiente ejemplo:
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Cuando los apellidos compuestos van unidos por un guión se prescinde del guión como si
fuera un solo apellido. Por ejemplo:
Juan López-Cisneros Sánchez, será: López-Cisneros Sánchez, Juan
Laura Sánchez-Ridruejo Cuenca, será: Sánchez-Ridruejo Cuenca, Laura
Para los nombres extranjeros si tendremos en consideración las particulas von, van, da…
Por ejemplo:
Paolo da Silva Chaves, será: Da Silva Chaves, Paolo
Richar Von Jacqson Bakez, será: Von Jacqson Bakez, Richar
Cuando los nombres van precedidos de títulos académicos, militares, eclesiásticos..., no se
tendrán en cuenta para la clasificación, pero se escribirán entre paréntesis después del
nombre. Observa el siguiente ejemplo:

En los nombres con designación cronológica, Alfonso XII, Alfonso XIII... el orden lo marca el
nombre y el número romano. Por ejemplo, la clasificación de los siguientes nombres es:
Alfonso VIII, rey de Castilla
Carlos V, rey de Alemania
Carlos I, rey de España
Luis II, rey de Provenza
Luis XII, rey de Francia

5.3.2. Clasificación numérica

Se emplea para ordenar documentos (facturas, pedidos...) o expedientes. Para la
numeración de documentos y expedientes se suele utilizar número/año.
La principal ventaja es que es muy difícil que se produzca duplicidad; por ejemplo, si
archivamos los clientes por un código numérico no pueden coincidir dos iguales. El
inconveniente de este sistema es que para encontrar un documento se necesita un listado
auxiliar, pues es difícil memorizar el número asignado.
Ejemplo: supongamos que ordenamos las facturas emitidas utilizando el número de
expedición:
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5.3.3. Clasificación alfanumérica

Consiste en aplicar una combinación de números y letras, como en las matrículas de los
coches. La clasificación alfanumérica presenta las ventajas y los inconvenientes del
sistema numérico.

El sistema alfanumérico se puede hacer anteponiendo primero los números seguidos por
una o varias letras, en este caso el orden lo marcarán los números y cuando dos o más
números sean iguales, se establece el orden alfabético. Cuando la combinación sea de
letras seguidas de uno o varios números, la ordenación es alfabética y en segundo lugar,
por números.

Observa los códigos que aparecen en la tabla siguiente:

5.3.4. Clasificación cronológica

Consiste en ordenar los documentos teniendo en cuenta la fecha de emisión (cuando
fueron redactados) o la fecha de recepción (cuando fueron recibidos). El sistema
cronológico es muy fácil de utilizar para archivar y localizar los documentos, pero tiene el
inconveniente de que necesitamos conocer la fecha del documento que estamos
buscando.

La clasificación cronológica es ideal para ordenar letras de cambio por la fecha de

vencimiento, de esta forma podemos controlar el pago o cobro. La fecha se expresa
día/mes/año (en algunos solo figuran los dos últimos números del año). El criterio a seguir
es 1º, el año; 2°, el mes y 3º, el día. Podemos tener varios documentos del mismo año y
dentro de este del mismo mes o incluso del mismo día, cuando coincidan las tres fechas
adoptaremos el orden alfabético con el nombre del proveedor o cliente.

Ejemplo: tenemos en un cajón las letras de cambio que aparecen en la tabla siguiente y
tenemos que ordenarlas por fechas en orden creciente orden de antigüedad).
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5.3.5. Clasificación por materias

Consiste en ordenar los documentos por temas, utilizando después una clasificación
alfabética, numérica o cronológica. Las principales ventajas son: rapidez para ordenar y
poder intercalar posteriormente nuevos asuntos o materias, y que también se pueden
utilizar dentro de cada materia otros sistemas de clasificación.

La ordenación se realiza siguiendo el orden alfabético: primero se agrupan por materias,

siguiendo un orden alfabético o un agrupamiento lógico, donde una materia comprende
la inmediata inferior y a su vez, queda comprendida en la superior.

Ejemplo: tenemos que ordenar una serie de contratos de varias características. Primero
asignamos el 0 al grupo contratos, dentro de este establecemos subgrupos (0.1. / 0.2. /
0.3...) y en cada subgrupo hacemos otro desglose:

0. Contratos.

0.1. Contratos de obras.

0.1.1. Empresas de construcción.

0.1.2. Empresas de fontanería.

0.2. Contrato de servicios.

0.3. Contrato de suministros.

5.3.6. Clasificación geográfica

Se utiliza cuando se quieren clasificar los clientes según la zona geográfica o localidad
donde está ubicada la empresa. Con esta clasificación geográfica el orden a seguir es de
mayor a menor extensión.

Por ejemplo, tenemos un fichero de clientes; primero agrupamos las fichas por
comunidades autónomas, después por provincias, dentro de cada provincia por ciudades
y estas las reducimos a distritos, barrios, sectores, calles, números...; utilizando en cada
bloque geográfico el orden alfabético.

5.4. Conservación y destrucción de documentos

Existen documentos que la ley exige conservar durante unos plazos establecidos, este es el
caso de facturas, escrituras, libros contables... Otros, en cambio, aunque la ley no obliga
se pueden conservar por motivos prácticos, históricos... La conservación de determinados
documentos se puede establecer por un tiempo determinado y después se podrán
destruir, aunque previamente se suele digitalizar y guardar en soportes informáticos. Otros
documentos no se destruyen nunca, como la escritura de constitución de la empresa.
¿Qué documentos y cuánto tiempo están obligados a conservar los empresarios y
profesionales?
Se pueden conservar en papel o en soporte electrónico, siempre y cuando los datos
almacenados conserven fielmente su contenido original. La Agencia Tributaria manifiesta
que los empresarios y profesionales tienen la obligación de conservar durante el plazo
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fijado en la Ley General Tributaria para proceder a la inspección del Ejercicio los siguientes
documentos, atendiendo al tipo de procedimiento.
• Facturas o documento sustitutivo que hayan emitido.
• Copias y matrices de las facturas expedidas conforme al Reglamento por el que se
regulan las obligaciones de facturación y las copias de los documentos sustitutivos
expedidos.
• Facturas recibidas y sus justificantes contables de acuerdo con el cifrado reglamento y
la Ley General Tributaria.
• Facturas expedidas de acuerdo con el artículo 2.3 del citado Reglamento, así como sus
justificantes contables.
• Recibos justificativos del reintegro de la compensación del régimen especial de la
agricultura, ganadería y pesca, tanto el original de aquel, por parte de su expedidor,
como la copia, por parte del titular de la explotación.
• Documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.
El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios están obligados a
conservar “libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su
negocio durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros”. En caso de
fallecimiento del empresario dicha obligación se traslada a sus herederos legales. Y para
el caso de disolución de la sociedad, traslada la obligación a los liquidadores.
Dichos documentos se deben conservar en cualquier lugar dentro del territorio nacional y
se deberán poner, sin demora, a disposición de cualquier Administración (Seguridad Social,
Hacienda...) que los solicite. Asimismo, no se exige que se conserven por orden
cronológico; pueden estar agrupados por razones lógicas, como todos los concernientes
al mismo cliente, mismo proveedor...
La Ley 10/2010, de 28 de abril, regula la protección de la integridad del sistema financiero
y de otros sectores de actividad económica mediante el establecimiento de obligaciones
de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
El artículo 25 de la Ley 10/2010, sobre Conservación de Documentos, obliga a conservar
durante un periodo mínimo de 10 años la documentación de operaciones financieras de
los sujetos obligados:
• Conservar en custodia copia de los documentos exigibles durante un periodo mínimo
de 10 años desde la terminación de la relación de negocios o la ejecución de la
operación.
• Conservar en custodia, original o copia con fuerza probatoria de los documentos o
registros que acrediten adecuadamente las operaciones, los intervinientes en las mismas
y las relaciones de negocio durante un periodo mínimo de 10 años desde la ejecución
de la operación o la terminación de la relación de negocios.
• Mantener en custodia las copias digitalizadas de los documentos de identificación que
comprueben la identidad de los intervinientes en operaciones mediante documentos
fehacientes.