ANA BELÉN TORREZ PÉREZ 1

Manual de Políticas, Normas y Procedimientos

de la División de Diseño y Construcción

ANA BELÉN TORREZ PÉREZ
DIVISIÓN DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN 2 4

Table of Contents

I. BASE LEGAL .................................................................................................................... 5

II. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 6
III. MISIÓN Y VISIÓN DE LA DIVISIÓN DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN ............................ 7
1. Misión ..................................................................................................................................... 7
2. Visión ...................................................................................................................................... 7
IV. OBJETIVOS DE LA DIVISIÓN DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN ...................................... 8
3. Objetivo General .................................................................................................................... 8
4. Objetivos Específicos ............................................................................................................. 8
V. LINEAMIENTOS DE LA DIVISIÓN DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN ................................... 9
5.1 Planificación del crecimiento de la infraestructura institucional: .......................................... 9
5.2. Construcción de edificaciones nuevas. ................................................................................... 9
5.3. Remodelación: ......................................................................................................................... 9
5.4. Mantenimiento: ....................................................................................................................... 9
VI. POLITICAS DE DIVISION DE DISEÑO Y CONSTRUCCION .......................................... 10
Estructura organizativa de la División de Diseño y Construcción ........................................................... 11
1.00 Dirección .............................................................................................................................. 12
1.1Normas: .............................................................................................................................................. 12
2.00 Unidad de Formulación de Proyectos de Construcción....................................................... 12
2.1 Normas: ............................................................................................................................................. 12
Procedimiento de Formulación a partir de una remodelación: ............................................................. 13
2.3 Formulación de Proyectos de construcciones nuevas: .................................................................... 16
3.00 Unidad de Ejecución de Proyectos de Construcción: .......................................................... 19
3.1. Norma: ............................................................................................................................................. 19
3.2 Desarrollo del Proyecto: .................................................................................................................... 19
3.3. Inspección del proyecto: .................................................................................................................. 20
3.4. Archivo y custodia de documentos .................................................................................................. 20
3.5 Registro de Costo del Proyecto: ....................................................................................................... 20
3.6. Terminación y recepción de resultados: .......................................................................................... 20
4.00 Oficina de Mantenimiento y Planta Física ............................................................................ 22
4.1 Políticas de la oficina de planta fisica y mantenimiento ........................................................ 23
5.00 Oficina de Control, Seguimiento y Evaluación. ................................................................... 34
Bodega .......................................................................................................................................... 34
6.1 Función: ............................................................................................................................................. 34

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CRÉDITOS:

Dirección:
MsC. Sonia Orozco / Vicerrectora Administrativa y de Gestión

Elaborado por:
MSc. Arq. Ana Belén Tórrez / Dirección Diseño y Construcción

Ing. Haydee Vallejos Pérez / Responsable Oficina de Planta Física y

Mantenimiento
Ing. Eduardo Molina/ Responsable Unidad de Control y Seguimiento

Colaboradores:

Lic. Arlen Hernandez Rodríguez / Responsable Unidad de Formulación de

Proyectos
Lic. Ronal Ampie / Interino Responsable de Bodega.

Coordinación y Revisión:

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 I. BASE LEGAL

Ø Ley 89 Ley de Autonomía de las Instituciones de educación Superior

publicada en la Gaceta diario Oficial número 77 del 20 de Abril de 1990.

Ø Ley 737 Ley de Contrataciones Administrativas del Sector Público y su

Reglamento (Decreto número 75-2010).

Ø Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Normas Técnicas

de Control Interno, Publicadas en la gaceta Diario Oficial Decreto 625 del
22 de Diciembre de 1980.

Ø Proyecto Institucional, aprobado en Consejo Universitario número 05-2015

del 08-05-2015.

Ø Manual de Control Interno de la UNAN Managua, aprobado el 18 de abril

de 2016

Ø Ley General y Seguridad del Trabajo. Ley 618 aprobada el 19 de abril del
2007, publicada en la gaceta No. 133 del 13 de julio del 2007.

Ø Código del Trabajo (Ley No. 185, aprobado el 5 de septiembre 1996,

publicado en la gaceta No. 205 del 30 de septiembre 1996.

Ø Reglamento Interno del Personal Administrativo aprobado por el Ministerio

del Trabajo 16 de abril del 2013.

Ø Plan Estratégico de la Institución 2015-2019, aprobado por el Consejo

Universitario en Sesión Ordinaria No. 05-2015 del ocho de mayo del 2015.
Ø Estatutos de la UNAN Managua, aprobados por el Consejo Universitario en
Sesión No 14-2014 del 11 de septiembre del 2014.
Ø Código de Ética Institucional de la UNAN Managua, aprobado por el
Consejo Universitario en Sesión Ordinaria No 09-2015, del 26 de junio del
2015.

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 II. INTRODUCCIÓN

La División de Diseño y Construcción comprometida al cumplimiento de

los objetivos estratégicos de la Universidad, se ha planteado metas
orientadas a la organización administrativa y funcional.

En este documento se presentan los diferentes procesos organizativos,

administrativos y funcionales de toda la estructura de la División de Diseño
y Construcción, así como los requerimientos hacia otras instancias para la
elaboración de las gestiones construccivas o de mantenimiento.

Ademas está conformado por cuatro acápites, en el primero se describe

información general concerniente al área en mención; el segundo
acápite describe las políticas y normas generales; el tercero, describe las
normas especificas y procedimientos de cada uno de los procesos que se
desarrollan en las diferentes áreas funcionales ..

La División de Diseño y construcción se estructurA con las siguientes áreas:

Unidad de Formulación de Proyectos, Unidad Ejecutora de Proyectos,
Unidad de Control y Seguimiento, Oficina de Planta Física que contiene la
Unidad de Reparaciones ademas de las Bodegas de central de equipo y
la bodega de proyectos.

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III. MISIÓN Y VISIÓN DE LA DIVISIÓN DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN

1. Misión
Contribuir al desarrollo integral de la UNAN-Managua mediante la
formulación, ejecución, seguimiento y mantenimiento de los proyectos de
construcción, con la disposición de técnicos y cuadros profesionales,
comprometidos con la Institución y el desarrollo del plan de Nacional de
desarrollo humano y el país.

2. Visión

Establecer en conjunto con las áreas de la universidad un Plan Maestro de

Desarrollo Físico con tendencia moderna, ajustados a los estándares
nacionales e internacionales, al mismo tiempo que sea una unidad que
pueda ofertar sus servicios a la comunidad universitaria y al público en
general.

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IV. OBJETIVOS DE LA DIVISIÓN DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN

3. Objetivo General

Contribuir con la disposición del talento humano aportando a la solución

de necesidades constructivas a las distintas unidades académicas y
administrativas de la UNAN Managua, enfatizando en el apego al Modelo
de Gestión y Rendición de cuentas implantado por la institución.

4. Objetivos Específicos

1. Realizar propuesta de diseño del crecimiento anual de los espacios

físicos de la UNAN-Managua, según el correspondiente plan de
inversión anual de infraestructura.

2. Planificar, ejecutar y supervisar proyectos con características

constructivas según los lineamientos de la División de Diseño y
Construcción.

3. Brindar mantenimiento preventivo y correctivo a las instalaciones en

generales de la UNAN-Managua.

4. Aplicar las normas y procedimientos en los procesos constructivos,

según la categoría y especialidad aplicada.

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V. LINEAMIENTOS DE LA DIVISIÓN DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN

5.1 Planificación del crecimiento de la infraestructura institucional:

La División de Diseño y Construcción es la instancia encargada de

realizar una propuesta de proyección del crecimiento de los
espacios físicos anual de la UNAN-Managua, en base al Plan
Maestro Estratégico Institucional. Tomando en cuenta las
prioridades institucionales en consideración de las necesidades de
cada unidad académica o administrativa.

5.2. Construcción de edificaciones nuevas.

La construcción de edificaciones nuevas surge de las necesidades

y oportunidades de espacios físicos que posee una Facultad o áreas
administrativas.

5.3. Remodelación:

La División de Diseño y Construcción tendrá el propósito de mejorar

(Adaptar, ampliar, cambiar,) los espacios existentes para generar
calidad del desempeño laboral y académico.

5.4. Mantenimiento:

La División de Diseño y Construcción será la encargada de planificar

un programa permanente de Mantenimiento preventivo y
correctivo a la infraestructura tomando en cuenta su ciclo vital.

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VI. POLITICAS DE DIVISION DE DISEÑO Y CONSTRUCCION
1. La Dirección de la División de Diseño y Construcción es la encargada
dirigir, coordinar, planificar, gestionar y evaluar los procesos de
construcción, remodelación y mantenimientos que sean
programadas desde la Dirección, desde las Facultades, Centros e
Institutos y desde la Orientación de instancias superiores miembros
del rectorado.
2. Organiza las solicitudes enviadas por la administración central,
facultades y FAREM en los lineamientos de la División.
3. Elabora, Supervisa y da seguimiento al Plan Operativo Anual de la
División.
4. Participa en la evaluación al desempeño en conjunto con el jefe
superior del evaluado para revisar su situación laboral.
5. Asegura la calidad de los entregables a los usuarios.
6. Participa en el comité de adjudicación de la adquisición de los
materiales, bienes o servicios.
7. Mantiene el sigilo con la información formulada, ejecutada,
supervisada.
8. Da seguimiento a los proyectos realizados y próximos a realizarse en
las oficinas y unidades de la División.
9. Entrega informes mensuales a la Vice Rectoría Administrativa y de
Gestión sobre los avances realizados en la División de Diseño y
Construcción.
10. Realiza reuniones continuas con la vice rectoría administrativa y de
gestión y el equipo de responsables de Oficinas y Unidades.
11. Participa de reuniones y actividades de carácter institucional.
12. Se diseña, construye y se genera mantenimiento tomando en
cuenta las normativas de construcción del país.
13. Se diseña, construye y se genera mantenimiento tomando en
cuenta las normativas de medio ambiente del país.
14. Se capacita al personal administrativo y técnico con las nuevas
tendencias del diseño y la construcción.

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Estructura organizativa de la División de Diseño y Construcción

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FUNCIONES ESPECIFICAS Y PROCESOS DE LA DIRECCIÓN
1.00 Dirección
La Dirección forma parte de la División de Diseño y Construcción, y
contiene a la oficina y unidades es la que se encarga de administrar la
planificación y ejecución del programa de proyectos de construcción y
mantenimientos para la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua,
Managua.

1.1Normas:

1. Administra la Formulación y Ejecución de proyectos de construcción

y mantenimiento según los lineamientos y ordenamiento espacial en
los diferentes Recintos, Centro e Institutos y FAREM1 de la UNAN-
Managua.
2. Mantiene completo sigilo con la información.
3. Sigue orientaciones de la Vice Rectoría Administrativa y de Gestión.
4. Gestiona procesos siguiendo los procesos de la División de Diseño y
de otras instancias internas de la Universidad.
5. Gestiona procesos con instancias externas a la Universidad.
6. Toma decisiones.
7. Revisa mensualmente los inventarios de su bodega a cargo,
conforme a la cantidad de proyectos en ejecución.

2.00 Unidad de Formulación de Proyectos de Construcción

2.1 Normas:

1. Formula según los lineamientos y proyectos de ordenamiento espacial

en los diferentes Recintos, Centros de investigación e Institutos y
FAREM2 de la UNAN-Managua.
2. Mantiene completo sigilo con la información elaborada.
3. Formula las especificaciones técnicas de servicios, bienes o recursos,
con ética profesional, transparencia y honestidad.
4. Formula en base a las normas de construcción y ambientales del país.
Formula especificaciones técnicas para adquisición de servicios,
bienes o recursos.

1
FAREM= Facultad Regional Multidiciplinaria
2
FAREM= Facultad Regional Multidiciplinaria

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Procedimiento de Formulación a partir de una remodelación:

Los procesos a partir de construcciones ya existentes, remodelación, por lo

general se formulan con el fin de mejorar los espacios, para la eficiencia
laboral de los recursos y la satisfacción de aprendizaje académico, la
unidad encargada de realizar esta función es la de Formulación de
Proyectos de Construcción.
1. El usuario solicita la formulación y diseño de proceso de remodelación
ante el Vice-Rectorado Administrativo y de Gestión, donde explique
brevemente el propósito, la necesidad, oportunidad o problemática que
posee.
2. El Vice-Rectorado Administrativo y de Gestión revisa y autoriza cuando
son remodelaciones de gran magnitud.
3. Director de la División de Diseño y Construcción entrega carta al
responsable de la unidad de Formulación de proyectos con el visto bueno.
4. Responsable de UFP es la persona encargada de darle posición en el
cronograma de trabajo según lo orientado por el Director.
5. La Unidad de Formulación realiza levantamiento de los requerimientos
que el usuario solicita, llenando ficha técnica.
6. El usuario firma la ficha técnica presentada por la Unidad de
Formulación.
7. Una vez autorizada por el usuario la Unidad de Formulación inicia a
elaboración planos constructivos, especificaciones técnicas, y alcances.
8. Director de la División, analizan la naturaleza del proyecto, el grado de
complejidad, el compromiso de la entrega en tiempo y la solicitud de
usuario para determinar si se ejecutará de manera interna o de manera
externa (contratistas), también se analizan los posibles riesgos y dar
soluciones.
9. Determinada la forma de ejecución de manera interna el Técnico en
presupuesto de la Unidad de Formulación, se encargará de realizar el
presupuesto de materiales, cronograma de trabajo, cantidad y
especialidad de recursos humanos a necesitar.
10. Una vez lista la documentación se presenta al usuario para su
correspondiente revisión y firma del usuario.
11. Director de la División de Diseño y Construcción revisa la
documentación, la autoriza y la envía a la Unidad Ejecutora y Oficina de
Control y seguimiento.
12. La dirección es el encargado de enviar documentación a las
Direcciones correspondiente para la adquisición de bienes, servicios o
recursos.
13. Director de DDC. entrega a la unidad de control y seguimiento la
siguiente documentación:

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 • Especificaciones técnicas.
• Alcances del proyectos generales.
• Planos arquitectónicos y especialidades.
• Estudios de suelos, si y solo si aplica.

1. Director de DDC. Entrega a la entregables a la unidad ejecutora:

• Especificaciones técnicas.
• Alcances del proyectos generales.
• Planos arquitectónicos y especialidades.
• Estudios de suelos, si y solo si aplica.
• Documentos de los procesos enviados a las diferentes Direcciones
para las, adquisiciones de bienes, servicios o recursos.
Flujo de procesos en la Formulación de Proyectos a partir de una remodelación.

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2.3 Formulación de Proyectos de construcciones nuevas:

1. Los procesos a partir de construcciones nuevas, por lo general se

formulan con el fin de dar solución a la carencia de espacios o a la
necesidad de nuevos ambientes, para la eficiencia laboral de los
recursos y la satisfacción de aprendizaje académico, la unidad
encargada de esta función es la de Formulación de Proyectos de
Construcción.
2. El usuario solicita la formulación y diseño de proceso de construcción
ante el Vice-Rectorado Administrativo y de Gestión, donde explique
brevemente el propósito, la necesidad, oportunidad o problemática
que posee.
3. El Vice-Rectorado Administrativo y de Gestión revisa y autoriza si
fuera el caso, dicha solicitud.
4. Director de la División de Diseño y Construcción entrega carta al
responsable de la Unidad de Formulación de proyectos con el visto
bueno.
5. Responsable de UFP es la persona encargada de darle posición en
el cronograma de trabajo según lo asignado por el Director.
6. Director designa a especialista para formular el proyecto.
7. Responsable de la Unidad de Formulación y el técnico se encarga
en realizar levantamiento.
8. Director de la División y Responsable de la Unidad de Formulación
de proyectos realizan la ubicación ideal para la ubicación del
proyecto.
9. El técnico de la Unidad de Formulación inicia el proceso de
anteproyecto.
10. Una vez terminado el anteproyecto será presentado ante la
Dirección de la DDC y el usuario.
11. El usuario firma y sellar anteproyecto.
12. Se inicia el proceso de elaboración de planos constructivos.
13. La DDC. Solicita la contratación de servicios Profesionales para los
diseños que requiera la construcción y sus correspondientes
especificaciones técnicas.
14. El Técnico de la Unidad de Formulación unifica y analiza las
diferentes especificaciones técnicas y planos constructivos de las
especialidades del proyecto en general.

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 15. Director de la División revisa documentos formulados y analiza la
forma de ejecución del proyecto.
16. En el caso que la ejecución se realice a manera interna el técnico
en presupuesto de la Unidad de Formulación, se encargará de
realizar el presupuesto de materiales, cronograma de trabajo,
cantidad y especialidad de recursos humanos a necesitar y
cotizaciones para establecer un costeo correspondiente. En el caso
que se ejecute a manera externa luego de este proceso inicia la
contratación de un servicio vía la División de Adquisiciones.
17. El Director realizará las Gestiones para los permisos de construcción
en apoyo con la oficina de Asesoría Jurídica.
18. El Director de la DDC, con el equipo de trabajo correspondiente
analiza la posibilidad de riesgo en el análisis constructivo.
19. La Unidad de Formulación de Proyectos entrega documentos del
proyecto por medio de una carta al Director de la División de Diseño
y Construcción, quien con su visto bueno pasa toda la
documentación a la unidad ejecutora y la unidad de control y
seguimiento.
Flujo de procedimiento de la Unidad Formuladora de Proyectos a partir de una
construcción nueva:

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3.00 Unidad de Ejecución de Proyectos de Construcción:
3.1. Norma:

1. La UEPC se encargará de ejecutar los proyectos de construcción de la

Institución a manera interna.
2. La UEPC administra con sigilo la información a resguardar.
3. La Unidad Ejecutora de Proyectos se encarga de adjudicar los materiales,
recursos y servicios para los proyectos, de manera ética, transparente y
honesta.
4. Construye según las normas de construcción del país.
5. Asegura la protección de los recursos, al momento de la ejecución de una
Obra.
6. Inspecciona la calidad de la Construcción.
7. Asegura el seguimiento de los gastos del proyecto.

3.2 Desarrollo del Proyecto:

1. La Unidad Ejecutora de proyectos recibe orientaciones del Director de

Diseño y Construcción la ejecución de un proyecto.
2. El ingeniero residente será asignado por medio de una carta del
Responsable de Unidad Ejecutora con el Visto bueno del Director, una
vez aprobado el proyecto.
3. El ingeniero residente en conjunto con el Responsable de Unidad
Ejecutora analiza los documentos entregados.
4. El responsable de la Unidad Ejecutora, presenta al equipo de trabajo y
entrega sitio para la ejecución.
5. El residente del proyecto las actividades diarias a desarrollarse en el
proyecto.
6. El residente del proyecto realiza la asignación diaria de trabajo al
personal de campo para cada proyecto.
7. El residente del proyecto posee el control de los materiales asignados
para el proyecto, a través de recibos de salida de la bodega de la
unidad ejecutora de proyectos.
8. El residente del proyecto levanta datos diariamente y se escribe en
Bitácora
9. El residente del proyecto coordina con los proveedores de los servicios
externos.

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 10. El residente del proyecto realiza conciliación de trabajo con el
supervisor asignado.
11. El residente del proyecto elaboración de informes semanales que
reflejen el avance de obra, que serán entregados al responsable de la
Unidad Ejecutora y al responsable de la Oficina de Control, Seguimiento
y Evaluación.
12. El responsable del proyecto ejecuta las órdenes de cambio y obras
adicionales, con el visto bueno del Director.
3.3. Inspección del proyecto:
Se encarga de la fiscalización del proyecto,
1. El responsable de unidad realiza visitas constantes a los proyecto observando
la calidad y cumplimiento de las actividades, según lo formulado.
2. El responsable de unidad revisa el cumplimiento del programa en tiempo y
costo, cuando las cosas no están bien se deja recomendaciones para su
avance.

3.4. Archivo y custodia de documentos

1. El responsable de la Unidad Ejecutora de Proyectos se encarga de velar por la
documentación técnica y financiera de los proyectos.

3.5 Registro de Costo del Proyecto:

1. El Responsable de Unidad Ejecutora de Proyecto se encarga de llevar el
control de los costos de cada proyecto, es decir lleva un registro contable.

3.6. Terminación y recepción de resultados:

1. El ingeniero o arquitecto residente prepara un informe técnico del proyecto.

3. El ingeniero o arquitecto residente realiza un informe de actividades
ejecutadas en todo el proyecto con cantidades reales.
4. El ingeniero o arquitecto residente prepara un informe financiero, donde se
refleja el material utilizado, mano de obra, servicios.
5. Responsable de Unidad realiza entrega del proyecto a los involucrados.
Cada uno de los entregables al final debe ser firmados y sellados, por los
involucrados.

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Flujo de procedimiento de la Unidad Ejecutora de Proyectos:

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OFICINA DE PLANTA FÍSICA Y MANTENIMIENTO
RESPONSABLE

JEFA DE DESPACHO "B" UNIDAD DE REPARACIONES BODEGA DE EQUIPO

RESPONSABLE RESPONSABLE

ASEADOR CONSERJE SUPERVISOR DE TALLER DE TÉCNICO EN OBRAS DE TÉCNICO EN FONTANERÍA TÉCNICO EN OBRAS OBRERO
CARPINTERÍA CLIMATIZACIÓN ELÉCTRICAS POLIVALENTE
4.00 Oficina de Mantenimiento y Planta Física

TÉCNICO EN CARPINTERÍA MECÁNICO DE REFRIGERACIÓN Y AIRE TÉCNICO DE REFRIGERACIÓN Y FONTANERO "A" TÉCNICO EN
ACONDICIONADO "A" AIRE ACONDICIONADO ELECTRICIDAD

ALBAÑIL "A" CARPINTERO DE SOLDADOR "A" AYUDANTE DE AYUDANTE DE OBRERO ELECTRICISTA DE LA

REFRIGERACIÓN
BANCO "A" REFRIGERACIÓN POLIVALENTE CONSTRUCCIÓN "A"

OBRERO OBRERO OBRERO AYUDANTE DE

POLIVALENTE POLIVALENTE POLIVALENTE ELECTRICISTA

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 4.1 Políticas de la oficina de planta fisica y mantenimiento

2. Garantiza las coordinaciones necesarias para la atención de las diferentes

actividades enmarcadas en el mantenimiento y reparación de la
Infraestructura del RURD.

3. Asegura el mantenimiento y reparación de la infraestructura física de la

institución, apegándose a los nuevos sistemas constructivos y protección
al medio ambiente.

4. Garantiza el suministro continuo y oportuno de los materiales de Oficina y

medios de trabajo requeridos para el buen desarrollo laboral.

5. Asegura el cumplimiento de las presentes normas y los controles internos

establecidos
1 Procedimiento de atención de reparaciones y mantenimiento de trabajos menores a ejecutarse
con servicios de personal interno.

Normas:

1. Los responsables de la Unidad elaborarán propuesta de planificación

anual de compras de materiales para el stock de bodega,
herramientas y medios de Protección, la presentaran a la responsable
de la Oficina de Planta Física a finales del III Trimestre de cada año,
basado en la demanda de cada una de las áreas que se van a
atender y en dependencia de la disponibilidad presupuestaria.
Posteriormente la Responsable de Oficina verifica y corrige para
presentar la propuesta a la División de Diseño y Construcción

2. Las Actividades de Mantenimiento y Reparación se deberán de

atender de forma planificada dando prioridad a las actividades que
han sido reportadas previa planificación de los usuarios.

3. Las solicitudes que se reciben de forma imprevistas mediante reportes

telefónicos o correos se atenderán en base a la disponibilidad de los

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 Recursos humanos y materiales a excepción de las emergencias que
provocan riesgos humanos o a la infraestructura de la Institución.

4. Los materiales sobrantes deberán ser ingresados a la Bodega Central

de Equipos y registrados en los formularios establecidos y con las
justificaciones correspondientes.

5. En caso que no exista material en la Bodega Central, para atender

demandas de trabajo de las dependencias centrales se solicitará la
compra vía caja chica a la División de Servicios Administrativos.

6. En caso que no exista material en la Bodega Central, para atender

demandas de trabajo de las Facultades, Laboratorios Docentes, Becas
y Centros de Investigación, se solicitará la compra vía caja chica a la
Administración de cada Facultad o Centro.

Procedimientos:

1. A inicio de cada trimestre los directores del Nivel Central, Administradores

de Facultad y Centros de Investigación deberán reportar a la División de
Diseño y Construcción las demandas de Mantenimiento y reparación
tanto de la infraestructura como del mobiliario.

1. La Dirección de Diseño y Construcción revisa y orienta al Responsable

de Oficina de Planta Física las solicitudes recibidas.

2. El Responsable de Oficina de Planta Física revisa, clasifica y orienta a

los Responsables de Unidad según rubro y en orden de prioridad.

3. Los Responsables de Unidad planifican visita de inspección en el sitio

en coordinación con cada usuario y los Técnicos especialistas.

4. Los técnicos se presentan al sitio y en conjunto con el usuario o un

representante se realizan la inspección para identificar el problema a
atender.

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5. Se calculan las necesidades de los materiales a utilizar según el
alcance de las actividades a realizar y se procesa el consolidado de
los materiales y el gasto proyectado en formatos correspondientes.

6. Procesada la información, el Responsable de Unidad verifica que las

cantidades de materiales a utilizar se correspondan con las cantidades
de obras proyectadas y presenta la propuesta de los requerimientos
completos al Responsable de Oficina de Planta Física y Mantenimiento.

7. El Responsable de Oficina revisa y firma la solicitud de materiales de

bodega central y remite a la División de Diseño y Construcción, para la
entrega correspondiente.

8. Una vez elaborada la requisa de salida del material en la Bodega

Central le entrega al responsable de la Bodega de Equipo, el Técnico
procede a retirar el material solicitado y distribuye el trabajo de forma
planificada para su posterior ejecución.

9. El Responsable de Unidad y el Técnico de cada área, realizan el

seguimiento y supervisión para garantizar la calidad del trabajo
asignado.

10. El Responsable de Unidad y el Técnico de cada área deberá garantizar

la Limpieza del área y traslado de materiales sobrantes a bodega
central de equipos.

11. Concluido el trabajo se garantiza la Recepción Final en formato

correspondiente a trabajos menores, con las firmas de las partes
involucradas y copias correspondientes.

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Flujo para el proceso de atención de reparaciones y mantenimiento de trabajos
menores a ejecutarse con servicios de personal interno

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4.3.2 Atención de reparaciones y mantenimientos de mayor magnitud a ejecutarse con servicios
de personal interno
Procedimientos:

1. A inicio del tercer trimestre de cada año los Directores del Nivel Central,
Administradores de Facultad y Centros de Investigación deberán
reportar a la División de Diseño y Construcción las demandas de
Mantenimiento y reparación tanto de la infraestructura como del
mobiliario del año siguiente a realizarse con servicios externos.

2. La División de Diseño y Construcción, orienta al Responsable de Oficina

de Planta Física las solicitudes recibidas.

3. La Responsable de Oficina de Planta Física revisa clasifica y orienta a

los Responsables de Unidad según rubro y en orden de prioridad.

4. Los Responsables de Unidad planifican visita de inspección en el sitio

en coordinación con cada usuario y los Técnicos especialistas.

5. Los especialistas se presentan al sitio y en conjunto con el usuario o un

representante se identifica el sitio y se realiza las mediciones
preliminares del alcance de la obra.

6. En caso de ser necesario pasa por el proceso diseño de

remodelaciones de la Unidad de Formulación de Proyectos y de
gestión de administrativa de compra de materiales de la Oficina de
Planificación de Proyectos de Construcción.

7. Garantizada la compra del material, Bodega Central remite aviso de

existencia de materiales a la Oficina de Planta Física.

8. El Responsable de Oficina revisa y firma la solicitud de materiales de

bodega central y remite a la División de Servicios Administrativos para
la entrega correspondiente.

9. Una vez elaborada la requisa de salida de los materiales en la bodega

central, el Responsable de Bodega de Equipo procede a retirarlos (En

ANA BELÉN TORREZ PÉREZ 27

 caso de materiales que no son de uso común se hará acompañar del
Responsable de Unidad y/o Técnico Coordinador).

10. El Responsable de la Unidad y el equipo de técnico de cada área,

garantiza el seguimiento y supervisión a los trabajos de reparación y
mantenimientos de mayor magnitud a fin de que se ejecuten con la
calidad requerida y las normas técnicas establecidas.

11. Una vez finalizada la obra se realiza Limpieza del área y traslado de
materiales sobrantes a Bodega Central de equipos

12. Se elabora un Informe de cierre donde se detalla las incidencias del

trabajo realizado y se garantiza la recepción final en el formato
correspondiente, con la firma del usuario y las copias correspondientes

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Flujo de proceso en atención de reparaciones y mantenimientos de mayor
magnitud a ejecutarse con servicios de personal interno

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4.3.3. Prodecimiento de ejecución de proyectos con servicios externos (Casos de Mano de Obra
Especializada).

Procedimientos:

1. A inicio del tercer trimestre de cada año los Directores del Nivel Central,
Administradores de Facultad y Centros de Investigación deberán
reportar a la División de Diseño y Construcción las demandas de
Mantenimiento y reparación tanto de la infraestructura como del
mobiliario del año siguiente a realizarse con servicios externos.

2. La División de Diseño y Construcción, revisa la disponibilidad

presupuestaría y orienta al Responsable de Oficina de Planta Física las
solicitudes recibidas.

3. El Responsable de Oficina de Planta Física revisa, clasifica y orienta a

los Responsables de Unidad según rubro y en orden de prioridad.

4. El Responsable de Unidad planifica visita de inspección en el sitio en

coordinación con el usuario y con los Técnicos especialistas.

5. Los Técnicos se presentan al sitio y en conjunto con el usuario se

levantan las mediciones preliminares del alcance de la obra.

6. En caso de ser necesario se solicita apoyo a la Dirección de Diseño y

Construcción para que el diseñador garantice dos propuestas de
diseños cumpliendo con las normas de construcción y la presenta al
Responsable de Oficina para su correspondiente revisión, corrección.

7. Una vez revisado el diseño por el Responsable Oficina se remite al

usuario del servicio quien verifica, aprueba o corrige el diseño de la
obra.

8. Definidos los diseños de la obra se entregan al Técnico en Obras para

la elaboración de cálculos, presupuestos de materiales y documentos
bases de la obra.

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9. Procesada la información, el Responsable de Unidad verifica que las
cantidades de obras se correspondan con los diseños.

10. Se presenta el expediente completo al Responsable de Oficina de

Planta Física y Mantenimiento para su revisión.

11. El Responsable de Oficina reporta el Proyecto en los formatos

correspondientes a la División de Diseño y Construcción, para la
compra del servicio ante la División de Adquisiciones

12. La División de Adquisiciones, publica el proceso de compra del servicio

y la calendarización de las fechas de cumplimiento.

13. La División de Adquisiciones coordina con División de Diseño y

Construcción la visita al sitio, la apertura de ofertas para su análisis,
verificación y sugerencia de adjudicación.

14. Firmado el Contrato, la División de Adquisiciones lo remite mediante

carta formal a la División de Diseño y Construcción para su
correspondiente ejecución.

15. La Oficina Planta Física procede a la coordinación con el Contratista

de la obra para el cumplimiento de las condiciones del Contrato,
mediante seguimiento y uso de Bitácora.

16. Ejecutado el proyecto se recibe mediante acta de recepción final, en

conjunto con el usuario.

17. Se reporta el pago conforme las cláusulas del Contrato y avalúo final.

18. Se cierra y resguarda expediente de cada Proyecto

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 Flujo para prodecimiento de ejecución de proyectos con servicios
externos (Casos de Mano de Obra Especializada).

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Elaboración de diagnósticos de equipos y mobiliario

Procedimientos:

1. A inicio de cada trimestre los Directores del Nivel

Central, Administradores de Facultad y Centros de
Investigación deberán reportar a la División de Diseño y
Construcción las demandas de Elaboración de
diagnóstico de equipos y mobiliarios, mediante listados
correspondientes.

2. La Dirección de Diseño y Construcción revisa y

orienta al Responsable de la Oficina de Planta Física las
solicitudes recibidas.

3. La Responsable de Planta Física Previa

coordinación con los Administradores o Responsables
de Oficinas Centrales, planifica la fecha y hora del
trabajo a realizar.

4. Una vez que el usuario del servicio confirma que

el mobiliario y los equipos a diagnosticar están
concentrados en un solo local, se orienta al
Responsable de unidad para su correspondiente
ejecución.

5. El Responsable de Unidad en conjunto con los

Técnicos, proceden a la inspección y en dependencia
de las condiciones y características de los equipos,
elabore el diagnostico correspondiente.

6. El responsable de la Unidad de Reparaciones

verifica, firma y presenta el dictamen al responsable de
la Oficina de Planta Física y Mantenimiento, mediante
un informe consolidado.

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 7. El Responsable de la Oficina de Planta Física y Mantenimiento verifica
y valida el dictamen mediante firma y sello.

8. Se remite el dictamen a los Administradores o Responsables de Oficinas

Centrales, mediante comunicación formal.

9.
5.00 Oficina de Control, Seguimiento y Evaluación.

Determinar las desviaciones que se generen en el proyecto con el fin de

proponer modificaciones y adecuaciones como resultado del Control, que
garanticen que la obra termine adecuadamente en tiempo y forma

Realizar un seguimiento permanente a la ejecución de un proyecto con la

finalidad de garantizar que las obras que se ejecuten se realicen mediantes
planos, especificaciones técnicas, alcances, presupuesto, programa de trabajo
y demás documentos establecidos en el proyecto.

Bodega
6.1 Función:

La bodega coordinar y garantiza las actividades pertinentes para recepción de

materiales, procurando el debido almacenamiento, control y resguardo de
insumos, materiales, herramientas y equipos; asegurando un stock permanente
de productos procurando un despacho controlado llevando registros de las
existencias ajustándose a las necesidades de la Institución.

Las Bodegas de la División de Diseño y Construcción se divide en dos áreas, la

bodega de central de equipo que atiende a la oficina de mantenimiento y la
bodega de Proyectos de Construcción que almacena lo necesario para los
proyectos nuevos y las remodelaciones, cada uno de los responsables de
bodegas, deberán entregar informes mensuales de salidas y entradas de
materiales, herramientas y equipos a los respectivos jefes de unidad y a la División
de Diseño y Construcción.

Las normas, funciones y procedimientos son similares, la diferencia es que rinden

cuenta a oficinas diferentes

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