Act

ivi
dad2

• ¿
Quéesunaof
ici
na?

Unaofici
naesunsalóndest
inadoalt
rabaj
o.Exi
stenmuchasfor
masdedistr
ibui
rel
espaci
oenunaofi
cinasegúnlafunci
ónycuántasper
sonastr
abajar
ándent
rodelmismo
l
ocal.

• ¿
Quéesunasecr
etar
iaycual
essui
mpor
tanci
a?

Unasecret
ariaounsecr
etar
ioesunapersonaqueseencar
gadereci
biryr
edact
arla
cor
respondenci
adeunsuperi
orjer
árqui
co,l
lev
aradel
ant
elaagendadeést
eycustodiar
yordenarl
osdocumentosdeunaofici
na

I
mpor
tanci
a

Lafuncióndel aSecr etari

aesbási caenl aestructuradel aOr gani
zación,yaque
parti
cipademaner amuycer canaenel desarr
olloeconómi co,t
ecnológicoycultur
alde
l
asoci edadact ual.Lasecr et
ariaest ápresenteent odasl osmoment osdel pr
oceso
empr esari
al;yaseaenpr esenci afí
sica,hacialeinteri
oryhaci aelexterior
,comoen
presenciaescrita,tel
efónica,yt odoel t
iempoej erceunaf unciónprimor di
al:materi
ali
zar
i
deaspl asmándol asenunahoj aenbl anco, r
ecibirmensaj esdesdelosmássi mples
hastalosmáscompl ejos,guar darterri
tori
os,secretos,serconsejera,darcontenciónala
ansiedaddel j
ef e,
at ravésdeconcr etarlasherramientasbási casconl asquehabr áde
l
ucharenel campoor ganizacional.

• Di
gal
asf
unci
onespr
inci
pal
esdeunasecr
etar
iaydef
inat
resdeel
l
as.

Gest
ióndel
aagenda

Esr
esponsabi
l
idaddel
asecr
etar
iamant
eneral
díal
aagendadel
aper
sonapar
ala

cualtr
abaja.Al
l
ídeber
efl
ejart
odossuscompr
omi
sosl
abor
alesy
,enocasi
ones,
personal
es.

At
enci
ónal
publ
i
co

Laat enciónalpúbli
coesdelastareasmásfundamentalesquedeber eal
i
zarla
secretar
ia.Deberesponderl
l
amadasyr egi
str
arelmotivodelasmi smas,asícomo
todosaquellosdatosqueleper
mi t
anasuempl eadorhacerunefecti
voseguimient
odel
asunto.
Gest
iondedocument
os

Ademásdeserl apersonaquer ecibeygest

ionalacorrespondenci
adesuj ef
e,una
secr
etari
aescri
be,l
ee,respondeyar chi
valamay orí
adel ascart
as,not
if
icaci
ones,
memor andosycorr
eosel ect
rónicosdesuempl eador.

Manej
odei
nfor
maci
ón(
Ext
ernaei
nter
na)

Entr
elasfuncionesquedist
inguenaunabuenasecr
etari
afi
gur
amanejaradecuaday
ef
ici
entementetodainf
ormaciónsumamenteimport
antepar
alaoper
acióndela
empresaoinsti
tuci
ónenlaquet rabaj
a.

Or
gani
zaci
óndel
aof
ici
na

Lasecr
etari
adebeoperarymantenerenoperaci
ónlosequi
posyelmobil
iar
iodela
ofi
ci
na:t
eléfonos,
fot
ocopi
ador
as,impresor
as,proy
ector
es,muebl
es,
archiv
adores,
ent
reotr
os.

El
abor
aci
óndepr
esent
aci
ones

Nor
malmenteunej
ecut
ivodebepr
esent
arsusreport
esenfor
madepresent
aci
onesque
r
esumanyjerar
qui
cenl
ainfor
maci
ón.Paraest
atareasuel
epedi
ray
udaasusecret
ari
a.

• Menci
onecual
esequi
posymat
eri
alesseut
il
izanenl
aof
ici
na.

Computadora,
Tel
éfono,
Fotocopi
adora,
Sumadora-Cal
cul
ador
a, Archi
veroArchiver
o
expandi
ble,
Papel
eradeescri
tori
o,Sacagr
apa,Grapador
aPerforadora,
Legajador.

• Est
abl
ezcal
adi
fer
enci
aent
reet
iquet
aypr
otocol
o.

Laet i
quet
ayel protocoloimpli
cannormasdecompor tami
entoest
abl
ecidasparahacer
l
av idasoci
almásagr adabl
e,perol
adiferenci
asemarcaenquelaeti
quetaregul
ala
conductapersonal yelprot
ocoloest
ableceloscr
it
eri
osdetrat
oyprocedenciadeuna
personaoinsti
tución.

• Por
queesi
mpor
tant
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Lassecret
ariasson,enlamay orpart
edelasocasiones,
laspr i
mer
aspersonasque
reci
benaloscl i
ent
esoi nv
itados,yporlot
antodanlapri
merai magenoimpresióndelo
quepuedeserl aempresa.Porlotantodebenconocermuybi enel
prot
ocolo,ysinos
visi
tanext
ranjer
osdebenconocerl ascost
umbresdeesepaí s.

• ¿
Queesl
aet
iquet
aenl
amesa?

Laetiquet
aenlamesaesunadelasmásimport
ant
es.Lamismaconsi
steensaber
ut
il
izarcadael
emento,
desdel
oscubi
ert
osylosmantel
eshast
alafor
maadecuadade
sentarseycómodebemoscombinarlosvi
nosconlascomi
dasquesesir
ven.Ot
ro
aspectov i
tal
delaeti
quet
aenlamesaeslapresent
aci
óndelosal
i
mentosylas
porcionesquesesir
venalosi
nvi
tados.

• Menci
onel
osut
ensi
l
ioquedebel
l
evarunamesael
egant
e

• l
oscubi
ert
os

• t
enedor
es

• cuchar
it
a

• Baj
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• El
vinot
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o

• Elpl
atodepanysucuchi
l
lo,
asícomolatazadecaféyl
acucharaparael
post
re
podr
emoslocal
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osenlapar
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• Par
aust
ed,
cual
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afor
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aquedebedev
est
irunasecr
etar
ia?

Formalperonoenexcesoyunmaquil
l
ajediscr
eto.par
ami
haydi
fer
ent
est
iposde
secret
ari
asyseguneltr
abaj
osevi
stendif
erent
e

• I
nvest
igue:

-
Tecni
cascor
rect
adecami
nar

Cami
naconl
abar
bil
l
aenal
toyl
oshombr
oshaci
aat
rás..
..

Dej
aqueeltal
óndelpi
etoqueelpi
sopr
imer
o,l
uegodej
aquesupesosi
gael
movi
mient
ohaciaadel
ante..
..

Cami
naconl
osdedosdel
ospi
esapunt
andohaci
adel
ant
e..
..

Muev
elosbr
azosnat
ural
ment
eal
cami
nar
.

-
Post
uracor
rect
aal
cami
narysent
arse

Sucolumnav er
tebr
alti
enetrescur
vasnatural
es:Enelcuel
lo,enlapart
emedi a
delaespal
dayenl apartebajadel
aespalda.Lapostur
acor r
ectadeberí
a
mantenerest
ascurvas,peronoaumentarl
as.Sucabezadebemant enerse
er
guidasobresushombr osysushombr osdebenali
nearseconsuscader as.