c o a g ro MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

s o ta q u irá COOPERATIVA AGROPECUARIA DE SOTAQUIRÁ COAGROSOTAQUIRÁ

N.I.T 900.012.182-9

Documento generado en el marco de la

Alianza para el mejoramiento del sistema de
producción y comercialización de leche en el
municipio de Sotaquirá

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s o ta q u irá

Diego Armando Rodríguez Alvarez

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COOPERATIVA AGROPECUARIA DE SOTAQUIRÁ

COAGROSOTAQUIRÁ

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FECHA DE
ELABORACIÓN
FECHA DE APROBACIÓN
s o ta q u irá
Julio de 2015

1. PARÁMETROS INICIALES

1.1. Definición

El manual de procesos y procedimientos, constituye una guía de acción, que

permite especificar y detallar un conjunto ordenado de operaciones o actividades
determinadas por una secuencia lógica, así como los responsables de la
ejecución, teniendo como referencia las políticas y normas establecidas por
COAGROSOTAQUIRÁ.

1.2. Objetivos

Objetivo General: Conocer e identificar los procesos y procedimientos,

requeridos en la gestión directiva y operacional de la Cooperativa Agropecuaria
de Sotaquirá.

Objetivos específicos:

Identificar y describir los procesos gerenciales y operativos de

COAGROSOTAQUIRÁ

Establecer un sistema de indicadores, que permitan medir y evaluar el

desempeño directivo y operacional.

Evaluar el seguimiento del presente documento y proponer estrategias de

mejoramiento

1.3. Alcance

Aplica para personal que labora directamente con la cooperativa. Gerente,

Operarios de producción y recolección del producto.
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ROCESOS GERENCIALES - SUBPROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

MEGAPROCESO PROCESO SUB PROCESO ACTIVIDAD
RESPONSABLE: Junta Directiva y gerencia
OBJETO: Ejercer la dirección de la cooperativa, de acuerdo a los parámetros normativos establecidos, por la normatividad dispuesta para tal fin
PROVEEDOR ENTRADA PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Contador Informes de gestión Establecer indicadores Informe de gerencia Procesos gerenciales
RECOPILAR
Junta Directiva Documentos legales INFORMACIÓN Analizar información Proyecciones, Procesos operativos
Consejo de Admon Informe de ventas estrategias Procesos de soporte
Comités de apoyo a la Informe de
Identificar necesidades Objetivos y metas
gerencia producción PLANEAR
Informes de
Asamblea general Proyectar costos y gastos Acciones correctivas
muestreos
y preventivas

DISEÑAR Establecer objetivos y metas

PLANES Establecer estrategias
Fijar normas y procesos
Elaborar presupuestos

VERIFICAR Y Establecer Responsables

ESTUDIAR Fijar indicadores

Ejecución de planes y
RECURSOS
EJECUTAR estrategias
HUMANO FÍSICO Registro de actividades
Contador Computador
Gerente Papelería
Jefe de producción Útiles CONTROLAR Evaluación de actividades FORMATOS
Personal de ruta Sala de reuniones

INDICADORES
INDICADORES FORMULA FRECUENCIA META
Eficacia Objetivos obtenidos/Objetivos Propuestos Mensual 100%
Tiempo de obtención de los resultados / Resultados
Eficiencia Semestral <1
Obtenidos
Productividad Producción/ Unidad de insumo empleado Mensual >1
ELABORADO: APROBADO: ACTUALIZADO:
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PROCESOS ADMINISTRATIVOS – GESTIÓN FINANCIERA

MEGAPROCESO PROCESO SUB PROCESO ACTIVIDAD
RESPONSABLE: Gerente y contador
OBJETO: Velar por la información oportuna, coherente y ordenada de la cooperativa que permita una oportuna toma de decisiones.
PROVEEDOR ENTRADA PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Reunir soportes de la gestión
Contador Libros contables Informes financieros Junta Directiva
RECOPILAR financiera de la cooperativa:
INFORMACIÓN Facturas, recibos, extractos,
Tesorero Soportes contables Gerencia
etc
i Asamblea general de
Comité Financiero y FR Informes de gestión
socios
Revisar y clasificar los soportes
REVISAR contables,
Identificar y corregir errores

SISTEMATIZAR
Ingresar información al sistema

Medir resultados de la
CALCULAR información
INDICADORES
Analizar resultados

RECURSOS Balance general

INFORMES
HUMANO FÍSICO Estado de resultados
FINANCIEROS
Contador Computador Informes tributarios
CONTABLES Y
Gerente Papelería Presupuestos
TRIBUTARIOS
Tesorero Útiles Flujos de efectivo FORMATOS
Software Recomendaciones

INDICADORES
INDICADORES FORMULA FRECUENCIA META
RAZON CORRIENTE : Activo Corriente
Semestral 1,25
Pasivo Corriente

PRUEBA ACIDA: Activo Corriente –Inventarios Semestral 0.80

Razones de liquidez Pasivo Corriente
CAPITAL DE TRABAJO : Activo Corriente –
Pasivo Corriente Semestral
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INDICADORES FORMULA FRECUENCIA META

ROTACION DE INV (Veces) : Costo de Ventas De acuerdo a política de
Semestral
Inv inventarios
PERIODO DE INV (Días): 365 De acuerdo a política de
Semestral
Rotación de Inv inventarios
ROTACION DE INV MP (Veces) : Compras de MP De acuerdo a política de
Semestral
Inv MP inventarios
PERIODO DE INV MP (Días): 365 De acuerdo a política de
Semestral
Rotación de Inv MP inventarios
Razones de actividad de liquidez
De acuerdo a política de
ROTACION DE INV PT (Veces) : Costo de Ventas Semestral
inventarios
Inv PT
PERIODO DE INV PT (Días): 365 De acuerdo a política de
Semestral
Rotación de Inv PT inventarios
ROTACION DE PROV (Veces) : Costo de Ventas De acuerdo a política de
Semestral
PROV proveedores
PERIODO DE PROV (Días): 3 6 5 De acuerdo a política de
Semestral
Rotación de PROV proveedores
ROTACION DE ACTIVO FIJO (Veces): Ingresos
A. Fijo Semestral >1,5

ROTACION DE ACTIVO CORRIENTE (Veces):

Ingresos
Semestral >4
Razones de Rendimiento Activo Corriente

ROTACION DE ACTIVO TOTAL (Veces): Ingresos

Act TOTAL Semestral >1

Rentabilidad del activo Margen Neto*Rotación de activo Semestral

Proveedores Semestral 20
Cuentas por cobrar Semestral 15
Políticas (días)
Inventario de Materia prima Semestral 3
Producto terminado Semestral 30
Costos de Materia Prima, Mano de Obra, Servicios
Costo de producción Leche públicos, costos indirectos/Litros de leche Mes 700
comprados
Elaboración de Presupuestos De ventas, de producción, de inversiones Anual 1

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PROCESOS OPERATIVOS - SUBPROCESO: RECOLECCIÓN DE MATERIA PRIMA

MEGAPROCESO PROCESO SUB PROCESO ACTIVIDAD
RESPONSABLE: Conductor de ruta
OBJETO: Recolección diaria de leche,de acuerdo a parámetros de calidad establecidos por los comercializadores
PROVEEDOR ENTRADA PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE
Materia prima Inicio
Productores clientes INICIO DE JORNADA Materia Prima Aliados comerciales
(leche)
Alistar vehículo y Proyecciones,
Zona de producciónoperativos
ALISTAMIENTO DE recipientes de recolección estrategias
ELEMENTOS

Dirigirse a la zona Objetivos y Procesos de soporte

DESPLAZAMIENTO A metas
correspondiente, teniendo
ZONA
en cuenta plan de ruta, Acciones
correctivas y
Identificar y corregir errores preventivas
RECOLECCIÓN

DEVOLUCIÓN
Verificar que la leche
cuente con las condiciones
LA CALIDAD fisicoquímicas adecuadas
DE LA LECHE NO
ES BUENA?

SI

MEDICIÓN, REGISTRO Y ACOPIO EN Medición, registro y acopio

VEHICULO

Verificar que se haya

NO
cumplido con la recolección
FIN DE de leche en toda la ruta
RECOLECCIÓN?

SI
Realizar la entrega de
ENTREGA acuerdo a las condiciones
del comprador
FORMATOS
RECURSOS REPORTE DE Verificar informe de entrega
HUMANO FISICOS ENTREGA
Conductor Vehículo
Planillas
Cantinas
FIN
Elementos de prueba
Fin
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INDICADORES
INDICADORES FORMULA FRECUENCIA META
No litros recolectados día No litros recolectados día día
% de devoluciones No litros devueltos/No litros entregados día
Tiempo en recolección Tiempo en recolección día

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