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    Protocolo de Clausuras o Graduaciones

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    Cesar Santos Fajardo
    Este documento proporciona un protocolo y checklist para la organización de una clausura o graduación. Detalla los requisitos antes del evento como invitaciones formales, mesa de honor, y programa. También describe los pasos para la ejecución del evento que incluyen presentaciones, entrega de reconocimientos, y palabras de despedida. Finalmente, sugiere actividades posteriores como compartir fotografías en redes sociales.

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    Protocolo de Clausuras o Graduaciones

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    Este documento proporciona un protocolo y checklist para la organización de una clausura o graduación. Detalla los requisitos antes del evento como invitaciones formales, mesa de honor, y programa. También describe los pasos para la ejecución del evento que incluyen presentaciones, entrega de reconocimientos, y palabras de despedida. Finalmente, sugiere actividades posteriores como compartir fotografías en redes sociales.

    Título original

    PROTOCOLO DE CLAUSURAS O GRADUACIONES

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    Este documento proporciona un protocolo y checklist para la organización de una clausura o graduación. Detalla los requisitos antes del evento como invitaciones formales, mesa de honor, y programa. También describe los pasos para la ejecución del evento que incluyen presentaciones, entrega de reconocimientos, y palabras de despedida. Finalmente, sugiere actividades posteriores como compartir fotografías en redes sociales.

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    PROTOCOLO DE CLAUSURAS O

    GRADUACIONES
    Especificaciones para antes del evento:

    • Es el profesor de grupo quien debe dirigir el evento y el director o subdirector deben


    involucrarse.

    • El evento debe llevarse a cabo en las instalaciones del Plantel y debe contemplarse un
    esquema o protocolo formal.

    • Se debe generar un diseño de invitaciones para los asistentes a la graduación entregándolas


    por lo menos con 15 días de anticipación.

    • Se debe contemplar una mesa principal con invitados especiales en donde la presencia del
    Director es obligatoria (no son jurados porque el evento no es evaluativo) y en donde se
    debe contemplar también a los profesores destacados de algunas carreras y Subdirector.

    • Los invitados especiales deberán permanecer en un lugar frente al escenario y se les


    presenta al inicio.

    • A los participantes de la mesa principal se les debe hacer la invitación al menos con una
    semana de anticipación, dicha invitación debe ser con un aspecto formal y es el Director y
    el profesor del grupo quienes la entregan.

    • Cuando se hace la invitación de participación a los invitados de la mesa principal se les


    menciona su participación con unas palabras el día del evento (sólo a quienes se les
    requiera, el Director como máximo responsable del plantel deberá ofrecer unas palabras de
    bienvenida) con la intención de no improvisar y contemplarlo en el programa.

    • El conductor del evento deberá elaborar el script de su conducción y se recomienda que el


    Director también prepare sus palabras (no se debe dar lugar al error).

    • Es algún profesor especialista de AEI quien debe estar al pendiente de la salida (en el orden
    correspondiente) de los alumnos con respecto a la mención de cada uno.

    • Elaborar el programa de la graduación incluyendo en él los nombres de los alumnos, dicho


    programa sólo se distribuye a la mesa de honor.

    • Se sugiere invitar a alumnos de la carrera ejecutiva a que conformen el staff, su apariencia


    para ese día debe ser formal y se debe distinguir de entre los demás portando distintivos.

    • Las actividades que deben asignarles para el día de la Graduación son las siguientes:
    • Recepción y distribución de invitados en el evento (asignar cantidad dependiendo
    de la magnitud del evento).

    • Una persona que represente el apoyo a la conducción en caso de que se requiera.

    • Dos personas que apoyen a los alumnos para señalarles su lugar (en caso de que se
    requiera).

    • De una a dos personas para que estén asignadas a la mesa principal para la atención
    de los invitados.

    • Las mismas personas que hicieron la recepción deberán contemplar la atención a la


    hora de los bocadillos.

    • Algunos que puedan enfocarse a las fotografías y videos del evento.

    • Es necesario que durante la espera para el comienzo del evento se ambiente con
    música de fondo.

    Pasos para la ejecución del evento:

    1. Se inicia con la reproducción del video institucional (completo).

    2. Al finalizar el video el profesor comienza la conducción agradeciendo la asistencia y


    presentando a la mesa principal.

    3. Se hace la mención de la participación del Director para la Bienvenida oficial.

    4. El profesor retoma la conducción para continuar con el evento explicando el objetivo del
    mismo, así como la mención de unas palabras de reconocimiento a los alumnos.

    5. El conductor del evento deberá mencionar algunas palabras para los invitados refiriéndose
    al esfuerzo de los graduados y al apoyo de sus familiares y/o allegados.

    6. Se debe hacer la presentación del alumno(a) que dedicará unas palabras a los alumnos de
    la Generación que se gradúa, debe tener preparado su script y utilizar el micrófono.
    o Dicho alumno no debe ser uno de los graduados sino alguien que despide a sus
    compañeros (puede pertenecer al nivel MOS o puede estar ya cursando el nivel
    formativo).

    7. El conductor hace mención de la entrega de reconocimientos a los alumnos.


    o Debe haber una lista ordenada para la entrega y antes de iniciar el evento el
    profesor debe solicitar personalmente el apoyo de la mesa principal para la entrega
    de los reconocimientos asignándoles en ese momento los nombres, para que
    cuando se haga mención pública sepan quien lo entrega.
    o Si la persona no se encuentra presente no debe mencionarse y se debe retirar el
    reconocimiento.
    o Los alumnos se van retirando a sus asientos.

    8. Una vez que pasan todos deben pasar al escenario en conjunto todos los titulados y
    detenerse de tal forma que puedan ver a los participantes de la mesa de honor y al público
    en general para recibir las palabras de despedida.

    9. Las palabras deberán ser dadas por un invitado perteneciente a la institución, o por el
    profesor de la carrera.
    o Con esto se concluye el evento.

    10. Se hace la invitación a la convivencia.


    o Para la convivencia se deben tener listos bocadillos sencillos para los invitados y
    aprovechar ese tiempo para las fotografías con familiares.
    o Son los alumnos de Staff quienes atienden a los invitados.

    Actividades Post-evento:
    Se sugiere el envío de fotografías de alta resolución tomadas en el evento o el video
    que evidencie lo acontecido al correo de [email protected] para
    publicarlas en las Redes Sociales.
    PROTOCOLO DE CLAUSURA COMPUKIDS
    Abreviaturas:
    • Resp: Responsables
    • Dir: Director
    • Sub: Subdirector
    • Prof: Profesor
    • GerCom: Gerente de Comercialización

    CHECK LIST - ¿QUÉ NECESITO ANTICIPAR? Resp.   Especificaciones

    Fase 1: Difusión del evento

    • Elaboración de Invitaciones Prof

    • Invitaciones impresas Dir

    • Entrega de invitaciones para Padres de Familia Dir

    Prof

    Fase 2: Ensayo General

    • Simulación del evento para medir tiempos Todos

    • Revisión de Presentaciones de cada alumno Prof

    • Elaboración de script del programa del evento Prof

    • Elaboración de discurso corto de Bienvenida Dir

    Fase 3: Ambientación

    • Determinar el mapa de distribución para audiovisual Dir

    • Verificar condiciones de sala audiovisual (limpieza, ventilación, Dir


    mobiliario)
    • Verificar recursos para implementar mapa de distribución Dir
    (mesa, manteles, equipo de sonido, micrófonos, pantallas, asientos, etc.)
    • Recursos para ambientar el lugar (música de fondo, logos, stands Dir
    de cada alumno o espacio asignado para sus productos, etc.)
    • Asignar a 1 persona p/toma de fotografías Dir
    Fase 4: Recepción

    • Organizar al personal de apoyo para recepción (asignación de roles)

    • Asesorar a personal de apoyo en: Prof


    - Trato y cortesía con padres de familia
    - Disposición
    - Vestimenta formal
    Fase 5: Bienvenida al evento

    • Reproducción de Video de Bienvenida. Sub

    - Funcionamiento de cañón/pantalla, sonido y visualización Sub

    • Preparación de Presentaciones de cada alumno Prof

    • Preparación de script del programa del evento Prof

    • Preparación de discurso corto de Bienvenida Dir

    Fase 6: Demostración de Proyecto Integrador (microempresa)

    • Designar a responsables de sala audiovisual para actividades Prof

    • Definir tiempos con el conductor Prof

    • Indicar lugares para los alumnos Prof

    Fase 7: Curso Computación para adultos

    • Pedir apoyo a Gerente de Comercialización para invitarlos al curso Dir


    de Computación para adultos
    • Organizar a personal de módulo para registro de alumnos GerC
    om

    • Preparar discurso corto de convencimiento para inscripción a GerC


    Computación para adultos om

    Fase 8: Cierre del evento

    • Palabras de clausura del curso por parte del profesor Prof

    ÁREAS DE OPORTUNIDAD - ¿QUÉ MÁS PUEDO HACER?   Notas adicionales

    • Vestirse formalmente para un MOMENTO IMPORTANTE con Padres de Familia

    • El día de la Demostración LLEGAR TEMPRANO

    • ¡Disfrutar con sus alumnos! Es un día especial para ellos… ¡sienta emoción por el trabajo que hacen!
    ORDEN DEL DÍA

    1. Recepción a Padres de Familia


    2. Bienvenida por parte del conductor/profesor
    3. Palabras de Bienvenida por parte del director
    4. Exposición por parte de alumnos – FERIA DEL EMPRENDIMIENTO KIDS
    5. Visita a cada Stand (En caso de que se hayan elaborado Stands por alumno)
    6. Participación por parte del área de módulo
    7. Palabras de Clausura por parte de la profesora
    8. Cierre del evento por parte del director

    Nota Importante:
    Una vez culminado el evento, el director deberá enviar las evidencias del mismo al
    siguiente correo:
    [email protected]

    ¡FELICIDADES PROFESOR Y
    GRACIAS POR SU DESEMPEÑO!

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